SMK Kesehatan Yannas Husada BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK) 1. Definisi Gudang Farmasi Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk, dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten / kodya yang bersangkutan. 2. Kedudukan Gudang Farmasi Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya. 3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada : (a) Beban kerja (b) Jumlah kefarmasian (c) Institusi kesehatan (d) Jumlah penduduk yang dilayani (e) Jumlah proyek yang dilaksanakan (f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah. Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Ur. Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi Kepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Petugas Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi
22
Embed
BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI …smkkesehatanyannas.sch.id/unduh.php?file=managemen_farmasi_kel… · SMK Kesehatan Yannas Husada BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SMK Kesehatan Yannas Husada
BAB I
PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASI
A. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK)
1. Definisi Gudang Farmasi
Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan
barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya
(seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk,
dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten /
kodya yang bersangkutan.
2. Kedudukan Gudang Farmasi
Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah
dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya.
3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi
Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada :
(a) Beban kerja
(b) Jumlah kefarmasian
(c) Institusi kesehatan
(d) Jumlah penduduk yang dilayani
(e) Jumlah proyek yang dilaksanakan
(f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas
dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah.
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type A
Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type B
Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan
perundang- undangan yang berlaku.
Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
Ur. Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi
Kepala Gudang
Farmasi Kab./Kodya
Petugas Tata Usaha
Sub. Sie
Penyimpanan & Penyaluran
Sub. Sie
Pencatatan & Evaluasi
SMK Kesehatan Yannas Husada
Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan,
kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga.
Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan
tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya.
Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugas-
tugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan
mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan
dan perbekalan farmasi lainnya.
4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian
perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan,
pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di
Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya.
5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya :
(a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat,
alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai
persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
(c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persediaan maupun yang didistribusikan.
(d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk
meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi
dengan unit – unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II,
Kandep Trans, PHB Cabang.
6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat.
Aspek Pengelolaan Obat meliputi :
(a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan
penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode
perhitungan yang telah ditetapkan.
(b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu
obat.
(c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran
dan pengiriman obat.
(d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien.
Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat
Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya
dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan.
7. Dokumen – dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi
pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut :
a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat.
Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat
Formulir II : Data 10 Penyakit terbesar
SMK Kesehatan Yannas Husada
Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat
Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber
anggaran)
b) Dokumen pada saat pengadaan barang.
Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat
Formulir VI : Buku harian penerimaan obat
Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat
c) Dokumen pada saat penyimpanan barang.
Formulir VIII : Kartu stok
Formulir IX : Kartu stok induk
d) Dokumen pada saat distribusi obat.
Formulir X : Kartu rencana distribusi
Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat
Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat
(LPLPO)
Formulir XIII : Form surat kiriman obat
e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
Formulir XIV : Laporan mutasi obat
Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi
Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran
Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran
Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus
Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian
obat untuk dihapus.
8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK
Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi :
(a) Perencanaan
(b) Pengadaan
(c) Penyimpanan
(d) Distribusi
(e) Pencatatan
(f) Penggunaan
(g) Penghapusan obat
(a) Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan
jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan
dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan
pengadaan obat meliputi :
(1) Tahap persiapan yang meliputi :
i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala
Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3
Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag.
Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor
Transmigrasi, dll.
SMK Kesehatan Yannas Husada
ii. Penyiapan dan pengumpulam data :
- Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan
kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB
- Menyusun data 10 penyakit terbesar
- Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat
GFK dan Puskesmas
- Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan
- Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat
inpres tahun lalu)
(2) Tahap pelaksanaan meliputi :
i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu
methode rata – rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah
kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer
stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun.
Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan
menggunakan methode konsumsi adalah : Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata – rata / bulan (x) + persentase kenaikan
kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu
(6 bulan pemakaian) = 20,4 kali Catatan :
Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing – masing
daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis)
ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan
pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus :
a =
b + c + d – e – f
a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april – maret )
c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d = Rancangan stok akhir
e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes
f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret )
Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu
dengan estimasi pemakaian rata – rata / bulan di tambah stok penyangga
Contoh soal :
Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu
= 6 bulan serta rata – rata pemakaian obat tiap bulan x.
Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung :
Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x
Rata – rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000
b = 1/1 s/d
1/4 = 3 bulan = 3x
c = 20,4
d = 6 x
e = 8 x
f = 3 x
Maka a = b + c + d – e – f
= 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x
SMK Kesehatan Yannas Husada
= 40,4 x
= 40,4 x X 300 X Rp. 1.000
= Rp. 12.120.000
Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000
iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia
di Dati II. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Melakukan analisis ABC – VEN
Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah
penyerapan dana, yang terdiri dari :
- Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 %
- Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 %
- Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 %
Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A
adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai
mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase
akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan
obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga
100 %.
VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan,
yaitu :
V = Very Essential
E = Essential
N = Non Essential
(2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia
(3) Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan berdasar data 10
penyakit terbesar
iv. Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan :
(1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing – masing obat per sumber
anggaran
(2) Menghhitung presentase belanja untuk masing – masing obat terhadap
masing – masing sumber anggaran
(3) Menghitung presentase angaran masing – masing obat terhadap total
anggaran dari semua sumber.
(b) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit
pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan
jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta
dapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam pengadaan barang :
(1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
Metoda pengadaan obat ada 4 macam, yaitu :
Pelelangan umum
Pelelangan terbatas
SMK Kesehatan Yannas Husada
Pemilihan langsung
Pembelian / pengadaan langsung
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat :
Penyusunan rencana pemasukan obat
Penerimaan obat
Pemeriksaan mutu obat
Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
Pencatatan harian penerimaan obat
Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
(c) Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan meyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan obat :
(1) Memelihara mutu obat
(2) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
(3) Menjaga kelangsungan persediaan
(4) Memudahkan pencarian dan pengawasan
Kegiatan Penyimpanan Obat :
(1) Pengaturan tata ruang
Pertimbangan dalam menentukan tata ruang adalah :
- Kemudahan bergerak arus barang
- Sirkulasi udara yang baik
- Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet
- Kondisi penyimpanan khusus untuk vaksin, narkotika dan alkohol atau zat
yang mudah terbakar
(2) Penyusunan stock obat
Pengaturan stock obat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut :
- Penerapan prinsip FIFO dalam penyimpanan dan pengeluaran barang
- Penyimpanan khusus untuk narkotika dalam lemari terkunci, vaksin dalam
lemari pendingin, alkohol dan zat –zat yang mudah terbakar dalam ruang
terpisah.
- Obat yang mempunyai batas kadaluwarsa disimpan dan dikeluarkan terlebih
dahulu bagi obat yang mendekati habis waktu kadaluwarsanya.
- Pallet digunakan untuk menyimpan obat dalam kemasan besar
- Obat berbentuk syrup dan cairan diletakkan pada rak / lemari yang paling
bawah
- Cantumkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.
(3) Pencatatan stock obat
Fungsi pencatatan kartu stock :
- Untuk mencatat mutasi obat
- Alat bantu untuk menyusun laporan, prencanaan pengadaan, distribusi,
pengendalian persediaan dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik
dalam tempat penyimpanan
(4) Pengamanan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan karena faktor
fisika maupun kimia. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika
dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan
dengan cara organoleptis, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorium.
SMK Kesehatan Yannas Husada
Tanda – tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut :
Tablet : - terjadi perubahan warna, bau atau rasa
- kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang,
sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda – benda
asing, jadi bubuk dan lembab
- kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi
mutu obat
Kapsul : - perubahan warna isi kapsul
- kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan
lainnya
Tablet salut : - pecah – pecah, terjadi perubahan warna
- basah dan lengket satu dengan yang lainnya
- kaleng atau botol rusak, sehingga menimbulkan kelainan
fisik
Cairan : - menjadi keruh atau timbul endapat
- konsistensi berubah
- warna atau rasa berubah
- botol – botol plastik rusak atau bocor
Salep : - warna berubah
- pot atau tube rusak atau bocor
- bau berubah
Injeksi : - kebocoran wadah (vial, ampul)
- terdapat partikel asing pada serbuk injeksi
- larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada
endapan
- warna larutan berubah
Tidak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :
- Dikumpulkan dan disimpan terpisah
- Dikembalikan / diklaim sesuai aturan yang berlaku
- Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku
(d) Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat – obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis dan
jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit
– unit pelayanan kesehatan. Tujuan distribusi adalah :
(1) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan
(2) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit
pelayanan kesehatan
(3) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan
program kesehatan.
SMK Kesehatan Yannas Husada
Kegiatan Distribusi :
Kegiatan Distribusi Rutin, mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan
umum diunit pelayanan kesehatan. Kegiatan yang dilakukan adalah :
1) Perencanaan distribusi.
2) Penetapan frekwensi pengiriman obat.
3) Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman obat.
Kegiatan Distribusi Khusus, mencakup distribusi obat program dan perbekalan
kesehatan (untuk pelaksanaan program kesehatan yang telah ditetapkan)
Kegiatan distribusi khusus di Gudang Farmasi Kabupaten/Kotamadya dilakukan
b. Pihak yang menyimpan untuk diproses lebih lanjut :
Lembar pertama untuk Dinas Kesehatan Dati II
Lembar kedua untuk Gdang Farmasi Kabupaten / Kodya
Lembar ketiga untuk Arsip Puskesmas
c). Kegiatan yang harus dilakukan :
Mempersiapkan Surat Pernyataan Obat Hilang sesuai dengan petunjuk berikut.
Menyusun daftar obat jadi yang hilang seperti format terlampir.
d). Fungsi :
Sebagai bahan laporan kepada Kepala Dinas Kesehatan Dati II
e). Manfaat informasi Surat Pernyataan Obat Hilang :
Masukan untuk langkah – langkah pengamanan
f). Format Surat Pernyataan Obat Hilang :
Puskesmas : (1)__________________
Pemerintah Daerah Tk II. (2) ____________________________
Surat Pernyataan Obat Hilang
Pada hari ini, tanggal (3) _________ bulan (4) ________, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Kepala Puskesmas (6) ___________________ Daerah Tingkat II Kabupaten / Kotamadya (7) _______________ telah memeriksa dan memastikan adanya
kejadian obat hilang di lokasi (8) ___________________ yang termasuk dalam wilayah kerja Puskesmas (9) __________ bersama –
sama dengan petugas pengelola obat bersangkutan. Jenis dan jumlah obat yang hilang dinyatakan pada lampiran surat pernyataan ini.
Kejadian tersebut timbul sebagai akibat dari (10)____________________________________