Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP) 1 1.1. Latar Belakang Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi pemerintahan berupa pembangunan, pemberdayaan, pelayanan dan pengaturan seperti yang dikemukakan oleh Rosenbloom (1993 :14) dan Rasyid (1997 :14), pemerintah dituntut untuk menyediakan anggaran yang setiap tahun semakin meningkat sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kualitas yang diharapkan oleh semua stakeholders. Anggaran tersebut dipergunakan untuk berbagai keperluan guna mendukung dan melancarkan pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan, salah satunya adalah dalam rangka pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang optimal berpengaruh positif terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan. Oleh karena itu, tuntutan dan kebutuhan akan peningkatan kualitas dan kuantitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah pun semakin meningkat. Untuk memenuhi tuntutan dan kebutuhan tersebut diperlukan suatu organisasi khusus yang berfungsi untuk melayani dan menangani proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Berkenaan dengan hal tersebut diatas, pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah jo Peraturan Presiden Republik Indonesia BAB I PENDAHULUAN
83
Embed
BAB I PENDAHULUAN - Sistem Informasi Unit Layanan ...siulp.lkpp.go.id/uploads/pdf/merged.pdf · pengaturan seperti yang dikemukakan oleh Rosenbloom (1993 ... Oleh karena itu, ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
1
1.1. Latar Belakang
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi pemerintahan
berupa pembangunan, pemberdayaan, pelayanan dan
pengaturan seperti yang dikemukakan oleh Rosenbloom (1993
:14) dan Rasyid (1997 :14), pemerintah dituntut untuk
menyediakan anggaran yang setiap tahun semakin meningkat
sesuai dengan tingkat kebutuhan dan kualitas yang diharapkan
oleh semua stakeholders. Anggaran tersebut dipergunakan untuk
berbagai keperluan guna mendukung dan melancarkan
pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan, salah satunya
adalah dalam rangka pengadaan barang/jasa pemerintah.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang optimal
berpengaruh positif terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan. Oleh karena itu, tuntutan dan kebutuhan akan
peningkatan kualitas dan kuantitas dalam pengadaan barang/jasa
pemerintah pun semakin meningkat. Untuk memenuhi tuntutan
dan kebutuhan tersebut diperlukan suatu organisasi khusus yang
berfungsi untuk melayani dan menangani proses pengadaan
barang/jasa pemerintah.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, pemerintah melalui
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah jo Peraturan Presiden Republik Indonesia
BAB I PENDAHULUAN
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
2
Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, telah mengatur dan menetapkan organisasi yang
khusus menangani proses pengadaan barang/jasa pemerintah
dalam bentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP). ULP merupakan
unit yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dan Institusi
(K/L/Pemda/I) yang bersifat permanen. ULP dapat berdiri sendiri
atau melekat pada unit yang sudah ada. Dalam Pasal 14 dan 130
ayat (1) Peraturan Presiden tersebut dinyatakan bahwa ULP
bertugas untuk memberikan pelayanan/pembinaan di bidang
Pengadaan Barang/Jasa, sehingga wajib dibentuk pada
K/L/Pemda/I paling lambat pada Tahun Anggaran 2014.
Kemudian dalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015 tentang
Unit Layanan Pengadaan, disebutkan tujuan pembentukan ULP,
yaitu:
1. Menjamin pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa lebih
terintegrasi atau terpadu sesuai dengan Tata Nilai Pengadaan;
dan
2. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan
tugas dan fungsi K/L/Pemda/I
Berdasarkan tujuan pembentukan ULP tersebut, diharapkan
ULP yang ideal adalah sebuah organisasi mandiri yang mampu
mencapai tujuan pembentukannya.
Pada saat ini kondisi ULP yang ada di K/L/Pemda/I sebagian
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
3
kecil masih pada tahap konsolidasi pembentukan dan sebagian
lainnya sudah ada yang dibentuk secara permanen. Bentuk
kelembagaan ULP belum mempunyai keseragaman selain itu masih
banyak anggota pokja yang tersebar baik di pemerintah pusat
maupun di pemerintah daerah. Bentuk kelembagaan ULP ini juga
ikut mempengaruhi peran dan kinerja ULP dalam mewujudkan
pengadaan barang/jasa pemerintah yang transparan, adil, efisien,
efektif dan profesional. Berikut data ULP yang sudah terbentuk di
K/L/Pemda/I sampai dengan akhir Februari 2015:
Gambar 1. Diagram Jumlah ULP yang Terbentuk di
K/L/Pemda/I
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
4
Dari gambar tersebut dapat terlihat bahwa jumlah ULP yang
sudah terbentuk di K/L/I sebanyak 85 ULP atau sekitar 52,1% dari
total 165 K/L/I di Indonesia. Sedangkan untuk Pemerintah Daerah
(Provinsi, Kabupaten dan Kota), secara keseluruhan sudah
terbentuk 454 ULP atau sekitar 83,8% dari total keseluruhan 542
Provinsi, Kabupaten dan Kota.
Melihat perkembangan dalam pengadaan barang/jasa
Pemerintah yang semakin kompleks dan mempunyai peran dan
fungsi yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan
yang efisien, bersih, bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme, maka
profesionalisme dan peningkatan kapasitas organisasi ULP
merupakan suatu keharusan yang mendesak untuk dilaksanakan.
Untuk meningkatkan kapasitas dan profesionalitas ULP, maka
perlu dilakukan pengembangan kapasitas ULP baik oleh ULP sendiri
maupun oleh LKPP. Pengembangan kapasitas dan profesionalitas
ULP harus dilakukan secara terarah/terfokus, sistematis dan sesuai
dengan kondisi nyata masing-masing ULP.
Dalam rangka mempercepat pengembangan kapasitas dan
profesionalitas ULP menuju pada kondisi yang ideal, maka perlu
diukur dan dipetakan tingkat kapasitas dan kematangan organisasi
masing-masing ULP, sehingga dapat disusun dan dirumuskan
program peningkatan kapasitas yang tepat dan terukur serta
sistematis sesuai dengan kondisi setiap ULP.
Pengukuran dan pemetaan kapasitas/kematangan ULP
memerlukan indikator dan tata cara pengukuran yang tepat sesuai
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
5
dengan tugas, fungsi dan karakteristik kelembagaan ULP sebagai
bagian dari lembaga pemerintah. Dengan indikator dan tata cara
yang tepat maka akan diperoleh gambaran dan informasi yang
akurat dan menyeluruh tentang kematangan dan kapasitas masing-
masing ULP. Dengan diketahuinya tingkat kematangan/kapasitas di
masing-masing ULP, maka langkah dan strategi peningkatan
kapasitas ULP dapat disusun dan dipetakan dengan cermat dan
tepat.
Kajian ini bertujuan untuk menyusun indikator, tata cara
pengukuran tingkat kematangan ULP serta tata penyusunan
rekomendasi program peningkatan kapasitas ULP di K/L/Pemda/I.
1.2. Rumusan Masalah
Adapun permasalahan dalam kajian pengukuran tingkat
kematangan organisasi ULP ini adalah :
1. Variabel (kriteria dan indikator) apa saja yang digunakan
untuk mengukur tingkat kematangan organisasi ULP?
2. Bagaimana cara mengukur tingkat kematangan organisasi
ULP?
3. Bagaimana cara menyusun roadmap kematangan organisasi
ULP?
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dari kegiatan Penyusunan Kajian Pengukuran Tingkat
Kematangan Organisasi ULP ini adalah untuk mengetahui variabel-
variabel dan indikator yang mempengaruhi tingkat kematangan
organisasi ULP yang dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
6
kematangan organisasi ULP yang ada.
Tujuannya adalah untuk menyusun dan menghasilkan tools
atau perangkat pengukuran yang dapat digunakan untuk menilai
tingkat kematangan organisasi ULP serta untuk membantu
organisasi ULP dalam menemukan area/variabel yang perlu
ditingkatkan dalam rangka pengembangannya.
1.4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kajian pengukuran tingkat kematangan
organisasi ULP ini meliputi :
1. Melakukan identifikasi variabel dan indikator yang berkaitan
dengan tingkat kematangan organisasi ULP berdasarkan
landasan teori melalui studi literatur dan diskusi atau FGD
(Focussed Group Discussion)
2. Menyusun instrumen pengukuran tingkat kematangan
organisasi ULP berdasarkan identifikasi variabel, kriteria dan
indikator tingkat kematangan organisasi ULP
3. Membuat pedoman penyusunan roadmap kematangan
organisasi ULP.
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
7
2.1 Pertumbuhan Organisasi
Sebuah organisasi dapat diibaratkan sebagai makhluk hidup,
yang dapat tumbuh berkembang, diakui keberadaannya, namun dapat
juga “mati” dan hilang eksistensinya. Demikian pula halnya dengan
organisasi pemerintah. Sepanjang sejarah penyelenggaraan
pemerintahan di Indonesia, organisasi pemerintah terus mengalami
perubahan. Ada organisasi pemerintah yang tetap eksis dan diakui
keberadaannya dari dulu sampai sekarang, sebagai contoh
Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Pertahanan dan
Kementerian Luar Negeri. Di sisi lain, ada kementerian yang hilang,
eksis pada sebuah rezim pemerintahan namun tidak diakui dalam
sebuah rezim pemerintahan yang lain, sebagai contoh yaitu
Kementerian Penerangan. Selain itu adapula sebuah kementerian
yang walaupun tetap ada tapi terus-menerus mengalami perubahan
baik nomenklatur maupun ruang lingkup kewenangannya.
Eksistensi atau keberadaan sebuah organisasi termasuk
organisasi pemerintah tidak terlepas dari kemampuan organisasi
tersebut beradaptasi dengan lingkungan internal dan eksternal.
Perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan
eksternal akan berimplikasi pada bentuk dan pola kerja organisasi
tersebut.
BAB II KERANGKA TEORI
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
8
Siklus hidup organisasi adalah suatu tahapan perkembangan
yang dialami oleh setiap organisasi beserta kondisi, kesulitan dan
masalah-masalah transisi serta implikasi dari setiap perkembangan
tersebut. Seperti juga makhluk hidup, pertumbuhan dan kemunduran
setiap organisasi terutama disebabkan oleh dua faktor yaitu
fleksibilitas dalam merespon setiap perubahan lingkungan dan
”kekakuan” (controllability) dalam merespon setiap perubahan
(Adizes, 1996). Setiap tahapan-tahapan yang dilalui oleh organisasi
akan selalu memunculkan kesulitan atau masalah yang memerlukan
penanganan baik secara internal maupun eksternal (intervensi dari
pihak luar).
Tahapan perkembangan organisasi sendiri sebenarnya dapat
diprediksi dan bersifat repetitif (Adizes, 1999). Oleh karena itu,
pemahaman terhadap setiap perkembangan tahapan organisasi
memberikan kemampuan kepada pimpinan organisasi untuk proaktif
dan preventif dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi
dimasa datang, atau jika tidak mampu, sebisa mungkin menghindari
masalah-masalah tersebut.
1. Tahap-tahap Perkembangan (Siklus) Organisasi.
Ichak Adizes (1989) menguraikan tiga tahapan utama yaitu :
a. Tahap Pertumbuhan (growing stages), yang meliputi masa
pengenalan (courtship), masa bayi (infancy), dan masa kanak-
kanak (go-go);
b. Masa ”coming of age”, yang meliputi masa kedewasaan
(adolescence) dan masa puncak/ keemasan (prime); dan
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
9
c. Tahap Penurunan (aging organizations), yang meliputi masa
kemapanan (stable organizations), masa aristokrasi
(aristocracy), masa birokrasi awal (early bureaucracy) dan
masa birokrasi dan mati (bureaucracy and death).
Dari sembilan tahapan yang dirinci di atas, dalam tulisan ini
yang akan diuraikan hanya 7 (tujuh) tahap yang paling penting,
yaitu :
a. Masa Pengenalan (Courtship)
Ciri utama organisasi pada masa pengenalan adalah,
banyaknya ide atau gagasan yang ingin diwujudkan, meskipun
organisasi belum berdiri. Banyak sekali gagasan-gagasan
tentang masa depan tanpa adanya kegiatan yang nyata. Oleh
karena itu pada tahap ini antusiasme dan ketertarikan secara
emosional sangat tinggi. Antusiasme dan ketertarikan secara
emosional yang sangat tinggi itulah yang membangkitkan
komitmen. perkembangan dalam masa pengenalan
menunjukkan ciri-ciri normal yaitu apabila komitmen disertai
dengan uji kenyataan secara realistis dan risiko diperhitungkan
secara moderat.
Sedangkan ciri-ciri abnormal yaitu gagasan tidak diuji secara
realistis dan sesuai dengan kenyataan, serta risiko tidak
diperhitungkan secara moderat. Gagasan-gagasan yang tidak
realistis dan berisiko tinggi, memungkinkan organisasi hanya
berwujud dalam gagasan dan angan-angan. Dalam bahasa
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
10
yang lain, organisasi akan mengalami ”keguguran” sebelum
lahir.
b. Masa Bayi (Infant Periode)
Gagasan-gagasan dan ide yang dibangun pada tahap
pengenalan apabila disertai kemampuan untuk mewujudkannya
merupakan siklus awal dari kehidupan organisasi. Tentu saja
tidak semua gagasan dapat diwujudkan, karena hal tersebut
berkaitan langsung dengan ketersediaan dan kemampuan
sumber daya organisasi, baik Sumber Daya Manusia (SDM)
maupun sumber daya lainnya.
Meskipun risiko telah diperhitungkan secara moderat,
organisasi pada tahap awal membutuhkan kerja keras dan
aktivitas-aktivitas berkelanjutan yang dilakukan oleh pendiri
atau pelopor.
Satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa pada tahap ini
aktivitas organisasi masih bertumpu pada pimpinan atau
pendiri (baik dalam komitmen maupun dalam pengambilan
keputusan). Oleh karenanya sistem dan prosedur masih
sederhana, pengelolaan serta struktur hirarkinya sempit.
Tanpa komitmen dari pendiri untuk memberikan ”kasih sayang”
kepada organisasi (dalam bentuk perhatian, tenaga, bahkan
uang), maka organisasi akan mati dikala masih bayi (infant
mortality).
c. Masa Anak-Anak (Go-Go)
Organisasi yang berhasil mewujudkan gagasan dalam bentuk
yang nyata dianggap telah melewati masa awal. Dalam jumlah
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
11
terbatas, ide-ide dapat dilaksanakan dan mulai menunjukkan
aktivitas. Keberhasilan dalam masa ini akan mendorong pendiri
untuk memperbanyak ide dan mencoba untuk mewujudkan
setiap ide yang muncul dalam angan-angan. Sehingga banyak
sekali ide yang ingin direalisasikan.
Karena semua adalah prioritas, setiap peluang dan kesempatan
“dihadapi” tanpa memperhitungkan kekuatan sumber daya
organisasi. Akibatnya banyak sekali pekerjaan yang harus
dikerjakan pada saat bersamaan. Sindrom ”go-go” adalah
semua ingin dikerjakan, persis seorang anak yang selalu
melahap apa saja yang ditemukan, tak peduli makanan atau
bukan. Organisasi dikendalikan oleh setiap ”temuan” peluang,
bukan organisasi yang mengendalikan peluang.
d. Masa Kedewasaan (Adolescence)
Organisasi yang berhasil melewati masa Go-Go yaitu yang
secara selektif memilih peluang bidang untuk dikerjakan,
apakah melalui penetapan skala prioritas secara seksama,
pilihan yang paling realistis atau secara radikal mengganti
tujuan, dan menetapkan kembali visi dan misi organisasi.
Organisasi yang berhasil melewati masa ini telah mencapai
kedewasaan yang dicirikan dengan berpikir dan bertindak
realistis serta bekerja dalam level risiko yang moderat.
Tentu saja penggantian tujuan ini membutuhkan perenungan,
pemikiran, waktu, dan memerlukan refleksi. Risikonya, pada
saat orang bertempur memperebutkan berbagai peluang untuk
dikerjakan, masuk dalam bidang-bidang yang dikerjakan,
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
12
organisasi ini masih bersenang-senang dengan program
rekayasa ulang atau jargon-jargon reformasi. Oleh karena itu,
refleksi dan perumusan penggantian tujuan harus dilaksanakan
secara seksama, agar momentum tidak hilang dan organisasi
mengalami penurunan atau ”penuaan dini” (premature aging).
Dengan kata lain organisasi belum sampai kepada visi dan misi
yang diimpikan, komitmen dan sumber daya sudah berkurang
dan tidak efektif lagi untuk berjuang, akhirnya organisasi
mengalami penuaan dini (premature aging).
e. Masa Puncak/Keemasan (Prime)
Organisasi yang berhasil melewati masa dewasa akan
mencapai masa puncak organisasi. Hal ini ditandai dengan
sasaran-sasaran yang secara realistis ditetapkan berhasil
dicapai dengan baik.
Organisasi dapat dikendalikan dengan baik karena sistem dan
prosedur, serta mekanisme pengambilan keputusan telah
tersusun dengan baik serta diterapkan secara konsekuen.
Kendati organisasi secara ketat menjalankan sistem dan
prosedur, organisasi tetap fleksibel dalam arti masih mampu
mengadopsi berbagai perubahan yang terjadi di lingkungan.
Oleh karena itu tahap ini disebut pula sebagai tahap Go-Go
kedua atau second birth new infant. Organisasi secara agresif
mencari berbagai peluang dan kesempatan untuk memperluas
usaha dan diversifikasi berbagai bidang usaha, yang secara
bersamaan diikuti dengan perhitungan dan prediksi secara
ketat dan pengendalian dalam implementasinya.
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
13
f. Masa Kemapanan (Stable Organizations)
Apabila organisasi secara konsisten mampu mempertahankan
masa puncak selama beberapa periode tertentu, maka dapat
dikatakan bahwa organisasi itu mengalami atau berada pada
posisi kestabilan. Tentu saja pada tahap ini banyak sekali
”godaan” dan tantangan yang muncul secara internal maupun
eksternal.
g. Masa Penurunan dan Kematian Organisasi
Secara internal godaan yang muncul adalah munculnya
rutinitas pekerjaan sehingga mematikan kreativitas dan inovasi.
Setiap gagasan atau inovasi yang muncul selalu akan
kegiatan; (4) pengawasan kegiatan; dan (5) sarana dan prasarana
Pengukuran kematangan organisasi ULP dalam kajian ini
mengacu pada teori Capability Maturity Model (CMM) dengan model
bertingkat (staged model) yang dibagi ke dalam 5 (lima) tingkatan
yaitu Initial, Repeatable, Defined, Managed and Optimized. Empat
variabel yang diukur dalam kematangan organisasi ULP dibagi
kedalam sub variabel yang selanjutnya setiap sub variabel diuraikan
ke dalam indikator yang menunjukkan kematangan organisasi pada
setiap tingkatan. Adapun tingkat kematangan organisasi ULP
berdasarkan variabel, sub variabel dan indikator dapat dilihat pada
tabel berikut:
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
40
Tabel 2.
Variabel, Sub Variabel dan Indikator Tingkat Kematangan Organisasi ULP
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
1. ORGANISASI
1. Struktur Panitia ULP berada pada masing-masing unit kerja K/L/I atau pada masing-masing SKPD Pemerintah Daerah (belum terintegrasi)
ULP terintegrasi (ex-officio) pada salah satu unit struktural
ULP sudah menjadi unit kerja struktural dan ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinan K/L atau Perda namun struktur ULP masih berupa birokrasi mesin
ULP sudah menjadi unit kerja struktural dan ditetapkan berdasarkan peraturan Menteri/Pimpinan K/L atau Perda dan struktur ULP sudah menjadi organisasi profesional (operating core adalah Pejabat fungsional- Pejabat Pengelola Barang/Jasa- PPBJ)
2. Tugas dan Fungsi (Tusi)
Belum ada struktur dan uraian tugas
Tugas dan fungsi sudah didefinisikan, namun belum
Tugas dan fungsi sudah didefinisikan
Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan
Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
41
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
dan fungsi berbasis beban kerja dan belum sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja, namun belum seimbang.
dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Akan tetapi pelaksanaan distribusi pekerjaan belum sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Tetapi distribusi, monitoring evaluasi masih dilakukan secara manual (belum komputerisasi atau berbasis teknologi informasi).
berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. pelaksanaan distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan, monitoring evaluasi dilakukan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
42
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
3. Budaya organisasi
Belum terbentuk nilai-nilai organisasi
Sudah terbentuk nilai organisasi namun masih belum ada penetapan peraturan tentang nilai organisasi
Nilai organisasi sudah ditetapkan dan sudah ada program internalisasi, namun belum ada program evaluasi terukur dan tindak lanjut
Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi
Nilai organisasi sudah ditanamkan melalui program internalisasi. Selain itu telah dilakukan evaluasi terukur dan tindak lanjut (reward/punishment) yang dilakukan menggunakan sistem berbasis teknologi informasi
2. TATA LAKSANA
1. Pemilihan Penyedia
Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (Standard Operating Procedure/SO
Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP
Pedoman tata laksana pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah
SOP pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah
SOP pemilihan penyedia sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
43
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
P) tentang pemilihan penyedia
ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya
sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada mekanisme monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.
dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada mekanisme monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan
2. Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyimpanan dokumen asli pemilihan
Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau
Pedoman tata laksana penyimpanan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun berdasarkan
SOP Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan
SOP Penyimpanan Dokumen Asli Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
44
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
penyedia barang/jasa
belum ditetapkan menjadi SOP
notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya
sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.
menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan
3. Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada Unit
Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang
Pedoman tata laksana pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD
SOP Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit
SOP Pelayanan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kepada Unit
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
45
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
Kerja/SKPD pelayanan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada unit kerja/SKPD
sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP
barang/jasa kepada unit kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya
Kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan.
Kerja/SKPD sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
Belum ada dokumen yang mengatur tata laksana (SOP) tentang penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa
Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun namun belum mengikuti notasi resmi atau belum ditetapkan menjadi SOP
Pedoman tata laksana penyusunan laporan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP. Akan tetapi SOP yang telah ditetapkan belum sesuai dengan peraturan dan atau belum diimplementasikan seluruhnya
SOP Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan namun belum ada sistem monitoring terhadap SOP dan mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada
SOP Penyusunan Laporan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa sudah disusun berdasarkan notasi resmi dan sudah ditetapkan menjadi SOP yang isinya telah sesuai dengan peraturan. SOP telah dilaksanakan dan telah ada sistem monitoring terhadap SOP serta mekanisme tetap untuk penanganan apabila ada bagian SOP yang tidak dilaksanakan
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
47
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
bagian SOP yang tidak dilaksanakan.
3. SDM
1. Status Kepegawaian Anggota ULP
Sebagai panitia pengadaan yang ad-hoc
Sebagai anggota ULP tetapi masih menjadi pegawai satker/SKPD (belum penuh waktu)
Sebagian atau seluruh anggota Pokja ULP sudah menjadi pegawai tetap ULP tetapi belum menjadi pejabat fungsional PPBJ
Sudah ada anggota Pokja yang menjadi pejabat fungsional PPBJ namun jumlahnya belum sesuai formasi
Seluruh anggota Pokja sudah menjadi Pejabat Fungsional PPBJ dan jumlahnya sudah sesuai formasi
2. Pengembangan Kompetensi
Belum ada pengembangan kompetensi pegawai melalui diklat, magang ataupun metode reguler lainnya setiap tahun
Sudah ada pengembangan kompetensi pegawai misalnya melalui diklat, magang ataupun metode lainnya, namun tidak ada pola perencanaannya
Sudah ada pola perencanaan pengembangan kompetensi pegawai namun belum ada monitoring evaluasi pengembangan kompetensi.
Sudah disusun pola perencanaan pengembangan kompetensi dan Sudah ada monitoring evaluasi pelaksanaan pengembangan kompetensi,
Sudah disusun pola perencanaan pengembangan kompetensi pegawai dan sudah ada monitoring evaluasi serta tindak lanjut yang sistematis. Selain itu sistem
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
48
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
namun belum menggunakan sistem berbasis teknologi informasi.
pengembangan kompetensi telah terakomodasi dalam sistem berbasis teknologi informasi.
3. Kinerja Pegawai
Belum ada target kinerja pegawai
Sudah ada target kinerja pegawai namun belum dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan
Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan namun belum ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya
Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya namun masih manual belum berbasis teknologi informasi
Sudah ada target kinerja pegawai yang telah dijadikan komitmen pencapaian yang disetujui pimpinan, ada mekanisme reward/punishment atas pencapaiannya dan telah berbasis teknologi informasi
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
49
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
4. Kinerja organisasi/ ULP
Belum ada target kinerja organisasi ULP
Sudah ada target kinerja organisasi ULP namun belum mengacu dokumen perencanaan dan belum ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya
Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya namun belum ada rencana tindak lanjut perbaikan kinerja.
Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah ada mekanisme monitoring evaluasi atas pencapaiannya dan rencana tindak lanjut perbaikan kinerja namun belum berbasis teknologi informasi
Sudah ada target kinerja organisasi ULP yang mengacu pada dokumen perencanaan dan sudah memiliki mekanisme monitoring evaluasi disertai rencana tindak lanjut perbaikan kinerja berbasis teknologi informasi
4. MANAJEMEN 1. Manajemen Resiko
Belum ada manajemen resiko dalam proses seleksi penyedia barang/jasa
Sudah ada manajemen resiko dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa namun belum ada prosedur
ULP sudah menetapkan prosedur (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan
ULP sudah menetapkan prosedur (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan
ULP sudah menetapkan prosedur (SOP) pengelolaan resiko dalam pengadaan barang/jasa dan
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
50
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
-nya (SOP) barang/jasa namun belum dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya
barang/jasa dan sudah dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya namun belum berbasis teknologi informasi
sudah dilakukan monitoring evaluasi pelaksanaannya serta sudah berbasis teknologi informasi
2. Manajemen Informasi
Informasi dikelola oleh masing-masing unit atau petugas secara manual.
Data dan informasi sudah disimpan secara teratur oleh masing-masing perangkat kerja, namun masih bersifat manual.
Data dan informasi sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, namun masih dilakukan secara manual.
Data sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, secara komputerisasi, namun masih memerlukan pengolahan dan entry data secara manual pada setiap jenis data.
Data sudah dikelola secara terpadu pada satu unit pengolah dan penyimpan data, secara komputerisasi. Entry data dilakukan sekaligus pada saat pelaksanaan setiap proses pengadaan. Data hasil kerja otomatis masuk
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
51
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
dalam sistem informasi
3. Perencanaan Kegiatan
Belum ada perencanaan kegiatan ULP
Sudah ada perencanaan kegiatan namun belum terpola dan terdokumentasi
Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, namun belum ada monitoring evaluasi terhadap pelaksanaan perencanaan kegiatan ULP
Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi, dan telah ada monitoring evaluasi pelaksanaan perencanaan namun belum berbasis teknologi informasi
Sudah ada pola perencanaan yang terdokumentasi dan telah ada sistem monitoring evaluasi dan berbasis teknologi informasi
4. Pengawasan Kegiatan
Belum ada pengawasan oleh pimpinan ULP
Sudah ada pengawasan oleh pimpinan ULP namun masih dilakukan secara insidental
Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP namun belum ada mekanisme tindak lanjutnya yang
Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP
Sudah ada pola pengawasan yang terstruktur oleh pimpinan ULP dan sudah ada mekanisme tindak lanjut yang ditetapkan dalam SOP serta telah
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
52
VARIABEL SUB
VARIABEL
TINGKAT KEMATANGAN
TINGKAT 1 (INITIAL)
TINGKAT 2 (REPEATABLE)
TINGKAT 3 (DEFINED)
TINGKAT 4 (MANAGED)
TINGKAT 5 (OPTIMIZED)
ditetapkan dalam SOP
namun pelaksanaannya masih manual
berbasis teknologi informasi
5. Sarana dan Prasarana
Belum memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP
Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk kegiatan ULP, namun belum sesuai dengan standar gedung/ruangan kerja ULP
Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar akan tetapi belum berdasarkan analisis kebutuhan.
Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan analisis kebutuhan namun inventarisasi-nya masih dilakukan secara manual
Sudah memiliki sarana dan prasarana sendiri untuk menunjang kegiatan ULP dan sudah sesuai standar serta sudah berdasarkan analisis kebutuhan dan telah dilakukan menggunakan berbasis teknologi informasi
Kajian Pengukuran Tingkat Kematangan Organisasi Unit Pelayanan Pengadaan (ULP)
53
3.2 Tata Cara Pengukuran Kematangan ULP
Berdasarkan indikator yang sudah disusun diatas, maka pengukuran terhadap
setiap indikator dilakukan sebagai berikut :
A. Variabel Organisasi
1. Struktur
Kematangan Tingkat I :
Apabila ULP Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Instansi
(K/L/Pemda/I) belum terbentuk dan pengadaan barang/jasa
pemerintah dilakukan oleh panitia. Indikator ini dibuktikan dengan
belum adanya pembentukan ULP pada K/L/Pemda/I.
Kematangan Tingkat II :
Sudah ada ULP, namun Pokja masih tersebar pada masing-masing
SKPD di pemerintah daerah atau masih pada masing-masing unit
kerja eselon I/eselon II di K/L/I. Indikator ini dbuktikan dengan cara