BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Saat ini, jabatan sekretaris tampaknya memiliki daya tarik yang luar biasa. Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan sekretaris, baik tingkat kursus maupun tingkat akademi. Pada umumnya, para calon mahasiswa tersebut menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan yang terhormat, bergaji tinggi, dan memiliki wewenang luas di tempatnya bekerja. Tugas sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah dipahami dan dikerjakan. Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya merupakan salah satu peranan sekretaris yang sangat penting. Dalam meniti karier sampai pada jenjang yang paling atas, disamping harus cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di lapangan bisnis modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang mantap disertai rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu, dituntut juga kemampuan berinteraksi yang efektif dan berkomunikasi dengan baik. Oleh karena itu, setiap sekretaris perlu menyadari dan memahami bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Proses pengembangan pribadi ini meliputi proses penemuan diri, perwujudan diri, dan pengembangan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam masyarakat. Seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris bekerja tiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.
62
Embed
BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Susanti.pdf · 3) Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan lewat telepon, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Saat ini, jabatan sekretaris tampaknya memiliki daya tarik yang luar
biasa. Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan
sekretaris, baik tingkat kursus maupun tingkat akademi. Pada umumnya, para
calon mahasiswa tersebut menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan
yang terhormat, bergaji tinggi, dan memiliki wewenang luas di tempatnya
bekerja.
Tugas sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak
dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk
memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah
dipahami dan dikerjakan.
Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan
perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang
diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya
merupakan salah satu peranan sekretaris yang sangat penting.
Dalam meniti karier sampai pada jenjang yang paling atas, disamping
harus cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan
sekretaris yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di
lapangan bisnis modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang
mantap disertai rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu, dituntut juga
kemampuan berinteraksi yang efektif dan berkomunikasi dengan baik.
Oleh karena itu, setiap sekretaris perlu menyadari dan memahami
bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Proses
pengembangan pribadi ini meliputi proses penemuan diri, perwujudan diri, dan
pengembangan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam
masyarakat.
Seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan dalam melaksanakan
tugas-tugasnya. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris bekerja tiap
hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.
Tugas-tugas khusus meliputi membuka surat, menerima tamu, menyimpan
surat/arsip, menerima telepon, menyusun, dan membuat jadwal pimpinan.
Tugas-tugas sekretaris diantaranya:
1) Tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar
diselesaikan secara khusus dengan disertai pendapat, pertimbangan, dan
pengalamannya. Tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsur
kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
2) Tugas istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.
3) Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan lewat telepon, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk pimpinan,
dan menyusun acara kerja pimpinan.
4) Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan
bank dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.
5) Tugas sosial, yaitu tugas yang berhubungan dengan kegiatan sosial.
6) Tugas business meeting, yaitu tugas seorang sekretaris dalam
mengorganisasikan suatu pertemuan.
Di dalam melaksanakan roda perusahaan seorang pimpinan melakukan
banyak komunikasi baik itu melalui telepon, surat-menyurat, rapat, perjalanan
dinas, dan lain-lain. Hal itulah yang membuat sekretaris banyak terlibat dalam
tugas-tugas telepon dan korespondensi. Bahwa dalam menjalankan
kepemimpinannya, seseorang direktur harus banyak berhubungan dengan
kertas-kertas kerja yang membuat seseorang sekretaris wajib memiliki
pemahaman atas pengeloaan dokumen kantor dan arsip.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah adalah
bagaimana seorang sekretaris mampu untuk menangani segala macam tugas
sekretaris atau job deskriptionnya? dan apakah tugas yang dikerjakan oleh
sekretaris dapat mempengaruhi kinerja pimpinan?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja sekretaris dalam
melaksanakan tugas sehingga apa yang dikerjakan oleh sekretaris berpengaruh
pada keefektifitasan pimpinan.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan. Kalau
tujuan penelitian dapat tercapai, dan rumusan masalah dapat terjawab secara
akurat. Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Membantu peneliti untuk mengetahui pengaruh dari pekerjaan sekretaris
terhadap pimpinan maupun perusahaan.
2. Mengetahui pekerjaan-pekerjaan apakah sajakah yang paling menyita
waktu sekretaris dan resiko menjalani profesi sekretaris.
1.5. Hipotesa Penelitian
Menurut (Sugiyono, 70, 2003) hipotesis adalah jawaban sementara
terhadap rumusan masalah penelitian. Berdasarkan rumusan masalah yang
telah diuraikan sebelumnya maka hipotesis penelitian yang diajukan adalah
sebagai berikut :
1. H1 : Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT Angkasa Pura 1
(PERSERO).
2. H0 : Tidak Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas
Sekretaris Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6. Metode Penelitian
Metode penelitian disini dimaksudkan sebagai cara untuk melakukan
penelitian dalam rangka memperoleh data dan informasi yang relevan untuk
dijadikan dasar pengambilan keputusan. Metode yang digunakan dalam
penelitian di sini adalah :
1.6.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh adalah penelitian regresi linear
yaitu penelitian yang meneliti tentang hubungan antara 2 variabel yang diteliti.
Analisis linear pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui seberapa besar
hubungan yang ada diantara dua variabel atau lebih, jika memang diantara
variabel tersebut terdapat hubungan yang signifikan (Sigit Santoso, 349,
2005).
1.6.2. Populasi dan Sampel
Populasi adalah objek atau subjek yang mempunyai kuantitas dan
karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulan. Sedangkan sampel adalah sebagian dari jumlah
dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.
Dibandingkan dengan metode yang lain, pengumpulan data dengan
cara sampling membutuhkan dana yang jauh lebih sedikit, waktu yang lebih
cepat, dan dapat menghasilkan cakupan data yang lebih luas serta terperinci.
Hal ini berarti teknik pengambilan sampel penelitian yang gunakan adalah
representasi dari jumlah karyawan pada PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.3. Sumber Data
Sumber data yang digunakan untuk keperluan penelitian karyawan
pada unit Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT
Angkasa Pura 1 (PERSERO) antara lain:
1. Data primer merupakan data yang diperoleh peneliti untuk tujuan khusus
dalam menjawab masalah penelitian.
2. Data Sekunder adalah berupa data mengenai Standard Operation Procedure
Karyawan, Struktur Organisasi, tabel-tabel, buku acuan, dan lain-lain.
3. elakukan survey ke PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam an penelitian
ini antara lain:
1. Penelitian Kepustakaan
Melakukan penelitian dan mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan
tertulis yang berupa buku-buku serta media lainnya yang berkaitan dengan
pembahasan dan konsep yang ada kaitannya dengan motivasi dan kinerja
peneliti.
2. Penelitian Lapangan
a. Wawancara
Yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperkuat
fakta atau meningkatkan kepercayaan atas data yang telah didapatkan.
b. Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencatat,
memfotocopy atau menyalin dokumen-dokumen dalam perusahaan
yang ada kaitannya dengan permasalahan yang diteliti.
c. Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
mengamati langsung terhadap aktivitas yang diteliti.
d. Kuesioner
Kuesioner yang dibagikan secara langsung oleh kepada
karyawan/populasi.
Adapun instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan dengan
menggunakan skala ordinal (ordinal scale) dengan 5 kategori untuk masing-
masing pertanyaan dimana dapat diuraikan sebagai berikut:
Untuk pertanyaan variabel independen dalam hal ini Pelaksanaan
Tugas Sekretaris, jawabannya adalah:
Tabel 1.1.
Skor jawaban untuk Variabel
Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sedangkan uraian nomor item dari daftar pertanyaan
pelaksanaan tugas sekretari dan kinerja pimpinan adalah sebagai
berikut:
Tabel 1.2.
Uraian Nomor item pertanyaan dari Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Tugas
Sekretaris dan Aktivitas Pimpinan
Variabel Nomor Item Pertanyan Jumlah
Pelaksanaan Tugas
Sekretaris (X)
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
10
Kinerja DDTP (Y)
11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
10
Sedangkan jawaban untuk variabel dependen tentang Kinerja Deputi
Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I
(PERSERO) sebagai berikut:
Tabel 1.3.
Skor Jawaban untuk variabel dependen Kinerja Deputi Direktur Teknik
Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I (PERSERO)
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sebagai pedoman interprestasi untuk melihat kuat atau lemahnya
hubungan berdasarkan hasil koefisien korelasi (R) dapat ditampilkan dalam
tabel 1.4.
Tabel 1.4.
Pedoman untuk Memberikan Interprestasi Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Tingkat Hubungan
0.00 - 0.199 Sangat Rendah
0.20 - 0.399 Rendah
0.40 - 0.599 Sedang
0.60 - 0.799 Kuat
0.80 - 1.000 Sangat Kuat
1.6.5. Teknis Analisis Data
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah
dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik
terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan
regresi linear.
Adapun analisis regresi linear seperti di bawah ini:
1. Analisis Kuantitatif
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah
dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik
terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan
regresi linear, adapun analisis regresi linear bentuk persamaan umumnya
adalah sebagai berikut:
dimana:
Y = Kinerja DDTP
Y= a + bx
a = Konstanta
b = Koefisien Regresi
X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Pengujian hipotesis dengan menggunakan bentuk sebagai berikut:
Uji t dilakukan untuk melihat pengaruh dan untuk mengetahui apakah
koefisien model regresi yang diperoleh dari hasil analisis mempunyai nilai yang
signifikan. Koefisien regresi yang signifikan akan digunakan untuk menyusun
persamaan regresi.
2. Alat Bantu Olah Data Regresi
Untuk memudahkan pengolah data dari rumus-rumus yang ada tersebut di
atas maka digunakan alat bantu olah data menggunakan perangkat lunak aplikasi
statistik dari SPSS 17 yang paling familiar digunakan oleh .
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sekretaris
Menurut (John Robert Powers, 1, 2007) Arti sekretaris secara umum
berasal dari kata “secret” yang berasal dari bahasa Latin “secretum”, yaitu
rahasia. Sesuai dengan arti asalnya tersebut, maka sekretaris diartikan sebagai
seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat ‘menyimpan rahasia’
atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia
(confidential employee).
Beberapa definisi tentang sekretaris dan beberapa pendapat tentang
pengertian sekretaris dari para ahli.
1. H.W. Fowler dan F.G. Fowler,
“Secretary:
1. Person employed by another to assist him in correspondence, literary work,
getting information and other confidential matters.
2. Official appointed by society or company or corporation, and deal in the
first instance with business.
3. Minister in charge of Goverment Office Secretary of State of State-United
State of America and Vatican.”
(Sekretaris:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan
korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-
masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk
melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang
berurusan dengan perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri di Amerika
Serikat dan Vatikan)
2. Louis C. Nanassy dan Willian Seldem,
“Secretary: an office employee who has responsible position than a
stenographer and whose duties usually include taking and transcribing
dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers,
and making appointments; and maintening or filling records, letters, etc. A
secretary frequently acts as an administrative assistants or junor secretary.”
(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih
bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya
meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk
menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan
memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang
sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau
pimpinan muda.)
3. Webster’s New Words Dictionary:
“Secretary:
1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other
writing task, etc., for an organization or individual.
2. A general official in ober all charge of such work.
3. An offcial in charge of department government.
4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.”
(Sekretaris:
1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan
tugas-tugas lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan.
2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)
Berdasarkan pengertian para ahli di atas, kita bisa menyebutkan bahwa
sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam
membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan
administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan
operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata
hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang
berkepentingan dengan perusahaan.
Sekretaris masa kini dituntut tidak hanya piawai di bidang administrasi
perkantoran, namun harus mampu memahami bidang-bidang yang lain mulai
kehumasan hingga marketing perusahaan. Layaknya seorang sutradara baik
bagi atasan maupun perusahaan maka peran inilah yang harus dikuasai oleh
seorang sekretaris.
Sutradara sebagai orang di belakang layar biasanya tidak tampak berarti
namun kesuksesan seorang aktor atau keharmonisan keserasian skenario
membuat orang luar mengetahui hasil kerja sang sutradara.
Kita telah memahami bahwa abad 21 ini semua arus akan mengalir
dengan deras tanpa dapat dibatasi. Baik itu berupa arus informasi, arus sumber
daya manusia, arus teknologi serta arus budaya dari negara-negara di luar
Indonesia. Mengingat kecendrungan setiap perusahaan mengharapkan hasil
yang optimal, maka tuntutan terhadap kinerja sumber daya yang ada juga harus
optimal dan profesional.
Sekretaris sebagai sutradara, mengandung pengertian :
1. Ke dalam :
a. Menguasai filosofi perusahaan sehingga paham akan semua karakter
personil yang terlibat di dalamnya.
b. Dapat menciptakan keserasian atau keharmonisan hubungan antar
sesama personil melalui pembuatan laporan-laporan/report yang
disajikan menarik dan transparan (memiliki pola pikir yang positif
terhadap masing-masing individu). Sehingga atasan selaku pemain
utama dapat memahami dengan jelas apa dan bagaimana langkah-
langkah yang harus dilakukan.
2. Ke luar :
a. Semua peran dari pemain-pemainnya harus tampak apik. Seorang
sekretaris harus mampu mengatur kapan, dimana, bagaimana, dan apa
yang harus dilakukan atasan selaku pemain utama untuk menjadikan
perusahan berhasil (memiliki perencanaan kerja dan memahami
manajemen waktu).
Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu
berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam
organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayan jasa
administratif yang menunjang kegiatan operasional
organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi
pengetikan, penanganan telepon, penanganan agenda, penggandaan, dan
lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris mengetikkan laporan yang dibuat oleh atasan,
menerima telepon, memproses surat masuk, menyimpan atau mengambil
kembali arsip yang dibutuhkan atasan, dan mengatur agenda kerja atasan.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan
organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor
dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan,
perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi,
teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris memberikan informasi tentang produk yang
dihasilkan kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut
melalui telepon, membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang
berkaitan dengan bank, melakukan penyempurnaan format laporan petty
cash yang dibuat setiap bulan agar lebih mudah dikaji, membina hubungan
baik dengan rekan sepekerjaan, berkomunikasi secara luwes dengan relasi
perusahaan sehingga tercermin citra positif perusahaan tempat ia bekerja,
dan membuat persiapan rapat dengan baik dan cermat.
2.2. Efisiensi, Efektivitas, dan Produktivitas Kerja Sekretaris
2.2.1. Efisiensi Kerja Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 81, 2009) Sekretaris sebagai tangan
kanan pimpinan dalam membantu kegiatan penyelenggaraan administrasi
sehari-hari, harus mampu bekerja secara efektif dan efisien. Efisiensi
mengandung arti bahwa dalam bekerja, seorang sekretaris harus memenuhi
persyaratan nilai guna, ketepatan waktu, ekonomis dalam tenaga dan biaya,
serta praktis dan memuaskan semua pihak yang dibantunya.
Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam
bekerja untuk mendukung efisiensi kerja, antara lain:
1. Penggunaan alat-alat kantor, yang ditempatkan dengan tepat dan rapi di atas
meja sehingga mudah dijangkau.
2. Penataan ruang kerja, mesin-mesin kantor dengan kesesuaian ruang gerak,
frekuensi, dan jangkauan, serta menjaga kebersihan ruang kerjanya.
3. Penggunaan agenda kerja harian, yang dibuat sebagai alat bantu pengingat
dan penentu prioritas kerja.
Selain hal-hal di atas, ada beberapa faktor penunjang yang akan
mendorong sekretaris bekerja secara efisien, antara lain:
1. Bekerja secara penuh.
2. Setia kepada pimpinan dan perusahaan.
3. Itikad baik dan kemauan bekerja.
4. Tanggung jawab yang penuh dari sekretaris untuk melaksanakan tugas.
5. Saling percaya antar sesama pegawai.
6. Jujur dalam bekerja.
7. Mengakui bahwa atasannya (bosnya) adalah pimpinan yang harus
dipatuhinya.
2.2.2. Efektivitas Kerja Sekretaris
Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai
nilai baik. Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa
setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan
hasil kerja yang maksimal.
Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa
hal yang harus menjadi perhatian bagi seorang sekretaris, adalah :
1. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon
berlama-lama dengan teman.
2. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya: jika tak ada
instruksi, lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.
3. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan.
Misalnya: membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil.
4. Melakukan pendelegasian. Misalnya: melaksanakan pendistribusian surat
undangan rapat ke unit-unit lain.
5. Melaksanakan penyaringan atau seleksi terhadap tugas-tugas yang
menjadi tanggung jawabnya.
2.2.3. Produktivitas Kerja Sekretaris
Produktivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan
yang dilakukan oleh sekretaris harus berhasil mencapai tujuan dengan cara
menghasilkan daya produksi. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan
untuk menghasilkan produktivitas kerja bagi sekretaris.
1. Adakah hubungan dengan tugas lain?
2. Apakah penundaan kerja akan merugikan biaya perusahaan?
3. Jika pekerjaan tertunda, apakah ada yang gawat?
4. Adakah pekerjaan lain yang sama pentingnya (jika ada, pilih yang paling
mudah dan cepat)?
2.3. Peranan Sekretaris
(Hartiti Hendarto, 5, 2006) Sekretaris dibutuhkan oleh setiap
organisasi untuk membantu dalam bidang organisasi dan kedinasan, atau
dengan kata lain, melaksanakan fungsi perkantoran pimpinan agar pimpinan
bisa berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-tugas manajerial dengan baik.
Manajer yang sibuk membutuhkan banyak kaki tangan dalam meringankan
pelaksanaan tugasnya dan sekretaris merupakan posisi yang paling dekat dan
sering kali menjadi orang pertama yang mengetahui rencana kebijakan yang
dibuat pimpinan.
Dengan peranannya ini sering kali pekerjaan sekretaris menjadi
serabutan. Ia mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan, dari hal-hal
yang memang berhubungan perusahaan tempat ia bekerja, jabatan-jabatan lain
yang mungkin dipegang oleh pimpinan di luar perusahaan sampai hal-hal yang
bersifat pribadi/keluarga. Kelihatannya pekerjaan tersebut hanya kecil-kecil
saja, tetapi bila ditilik lebih jauh, hal-hal tersebut sangat besar kontribusinya
bagi kelancaran perusahaan karena dengan melakukan hal-hal tersebut,
pimpinan terbebas dari segala hal-ihwal pekerjaan administratif dan mampu
berkonsentrasi pada tugas-tugasnya.
Dalam menyelesaikan persoalan-persoalan penting, biasanya disertai
juga dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat menyurat, mempersiapkan
pertemuan, menelepon, dan lain-lain. Hal-hal yang sepele inilah yang justru
menghambat tugas-tugas kepemimpinan pimpinan dan disinilah sekretaris
berperan. Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan terbebas dari tugas-
tugas yang menyangkut urusan informasi, penyimpanan arsip, dan
korespondensi supaya konsentrasi pimpinan tidak kacau balau. Data dan
informasi disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh-sungguh
mendapatkan data yang akurat dan valid.
Bila dirangkum, akan terlihat bahwa sekretaris memainkan peranan-
peranan seperti di bawah ini:
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak
bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur
jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris
mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan
mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan. Boleh
dikatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal
yang strategis dari sebuah perusahan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan
untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan
perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang
tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat.
6. Penghubung atau Humas
Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu
sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun
menjadi penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan
keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya
menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan
tidak menjadi cepat lelah.
2.4. Jenis Jabatan Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 35, 2009) Dalam praktiknya, terdapat dua
macam sekretaris, yaitu:
1. Sekretaris organisasi (executive secretary)
2. Sekretaris pribadi (private secretary)
Kedua macam sekretaris tersebut dibedakan berdasarkan luas ruang
lingkup tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat
dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah
tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan
administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang
sekretaris organisasi, di samping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga
bertuga dan mempunyai kedudukan sebagai pemimpin pelaksana yang
memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan,
melakukan koordinasi atas pelayanan admnistrasi, mengadakan
pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja.
Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi,
prinsip-prinsip, dan asas-asas manajemen atau organisasi dengan baik.
Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah sekretaris perusahaan,
kepala sekretariat, corporate secretary, atau administrator manager. Contoh
sekretaris organisasi, di antaranya sekretaris jenderal, sekretaris wilayah
daerah, dan sekretaris perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
a. Memimpin suatu unit kerja (sekretariat)/pimpinan sekretariat
instansi/perusahaan.
b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).
c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen (POAC), yaitu ikut
membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat
pengarahan, koordinator pelayanan administrasi, serta melakukan
pengawasan dan penyempurnaan organisasi.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.
2. Sekretaris Pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan
Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus
menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu
pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang
bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi, di antaranya:
a. Seorang pelaksana, bukan seseorang pimpinan.
b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan
perkantoran.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertentu.
Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu
organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan.
Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.
Adapun sekretaris pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan
tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas
perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan. Sekretaris
pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang
bersangkutan.
Perbedaan prinsipil antara sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi
adalah sekretaris organisasi, di samping bekerja atas perintah pimpinan,
memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat
keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengoordinasian, menjalankan
kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta
bekerja terutama untuk kepentingan organisasi membantu melakukan fungsi
manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan,
pengarahan, pengoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Adapun
sekretaris pribadi pimpinan, hanya melaksanakan atas perintah pimpinan dan
melakukan tugas yang sifatnya pribadi untuk kepentingan pimpinan. Dengan
kata lain, sekretaris pribadi pimpinan tidak melakukan fungsi manajemen
tertinggi. Di samping itu, tugas sekretaris pribadi pimpinan hanya
melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran
kegiatan manajerial pimpinan.
Dengan demikian, jelas bahwa wewenang sekretaris organisasi lebih
luas daripada wewenang sekretaris pribadi dan sekretaris pimpinan.
Jenis jabatan sekretaris, selain dibedakan menurut luas ruang lingkup
tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat dibedakan berdasarkan:
1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris
dibedakan menjadi dua :
a. Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru memulai
karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki
banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehingga
masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari
sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu
ada. Selain itu, keberadaan mereka dalam bekerja pun tidak
bisa dilepas secara mandiri, tetapi harus mendapatkan
pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain,
sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi
jabatan sekretaris dalam organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki
kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja
sebagai seorang sekretaris. dalam bekerja, ia tidak lagi harus
mendapatkan perhartian dan pengawasan yang seksama seperti
sekretaris junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai
dengan tugas yang diberikan kepadanya.
2. Spesialisasi Bidang Keahlian
Jenis sekretaris bisa dilihat berdasarkan spesialisasi bidang keahlian
yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus
memiliki kemampuan dan kererampilan kerja sebagai seorang
sekretaris, dia juga harus terampil dan memiliki pengetahuan khusus
sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya. Contohnya sekretaris
bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.
2.5. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 39, 2009) tugas sekretaris pada dasarnya
mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas
kesekretarisannya. Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang
sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara
optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut
dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan,
memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama
dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan
fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif)
sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok
besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.
1. Menurut wewenangnya
a. Tugas rutin
Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa
menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu
harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya.
Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/Minggu/bulan)
dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job descriptions). Contoh
tugas rutin antara lain:
1. Mengurus dan mengendalikan surat
2. Korespondensi
3. Menangani dan menata arsip
4. Melayani tamu kantor
5. Menangani tamu dan bertamu
6. Menelpon dan menerima telepon
7. Mengatur jadwal kerja pimpinan
8. Melakukan pengetikan (surat, laporan proposal)
b. Tugas Intruksi.
Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,
tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari
pimpinan. Jadi tugas tersebut tidak rutin setiap hari/Minggu/bulan,
bahkan tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan
kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang
dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal
berikut: konsentrasi penuh, mendengarkan dengan sungguh-sungguh,
bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan
meningkatkan wawasan.
Contoh tugas intruksi antara lain:
1. Mempersiapkan rapat
2. Membuat notulen rapat
3. Membuat konsep surat keluar
4. Mempersiapkan perjalanan dinas
5. Pengaturan Keuangan.
c. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas inisiatif
sekretaris sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya
guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.
Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau
menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Tugas kreatif inipun tidak
terdapat dalam uraian tugas. Contoh tugas kreatif antara lain: