Page 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Pengertian
Yang dimaksud dengan KKP (Kuliah Kerja Praktek) adalah suatu
pelaksanaan kegiatan belajar mengajar di lapangan yang bersifat praktis guna
melatih penerapan teori yang pernah diperoleh dan mengaktualisasikan dalam
kenyataan yang benar-benar ada dalam kehidupan bermasyarakat khususnya
dunia usaha karya secara nyata.
Kuliah Kerja Praktek ini dilakukan selama dua bulan, dari tanggal 19 Mei s/d
19 Juli 2011. Dalam rangka memberikan latihan secara praktek kepada
praktikan sesuai teori yang diajarkan selama ini.
Dengan demikian Kuliah Kerja Praktek adalah merupakan salah satu teori
usaha-usaha yang lebih nyata dan ada didalam kehidupan berbangsa dan
bernegara.
1
Page 2
1.2. Latar Belakang
Dewasa ini komputer tidak lagi menjadi sebuah barang langka dalam
kehidupan bermasyarakat karena komputer tidak hanya sebagai tuntutan
zaman tetapi juga sangat bermanfaat dalam pendidikan, pemerintah dan
khususnya dalam dunia kerja. Kuliah Kerja Praktek ini dilaksanakan dengan
harapan mahasiswa-mahasiswi dapat mengembangkan proses belajarnya
langsung kedunia usaha dan instansi yang sebenarnya terkait dalam
memenuhi persyaratan bagi setiap mahasiswa yang akan menghadapi
semester akhir. Maka dari itu setiap mahasiswa diwajibkan melaksanakan
Kuliah Kerja Praktek (KKP), agar setiap ilmu yang diperoleh selama ini dapat
dituangkan pada instansi terkait. Sehingga menjadi mahasiswa yang kreatif,
inisiatif dan siap kerja.
Untuk mengembangkan para mahasiswa-mahasiswi Kuliah Kerja Praktek
(KKP) di dunia usaha atau instansi diperlukan suatu perangkat yang dapat
memberikan informasi tentang kualifikasi dan jenis-jenis yang berfungsi
sebagai suatu bentuk laporan mahasiswa-mahasiswi selama melaksanakan
Kuliah Kerja Praktek (KKP) di dunia usaha atau instansi terkait.
1.3. Tujuan Kuliah Kerja Praktek (KKP)
a. Tujuan Umum
Tujuan umum Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah untuk meningkatkan
keahlian mahasiswa-mahasiswi sesuai dengan instansi terkait sehingga
menjadi mahasiswa kreatif, professional dan siap kerja dalam dunia usaha.
2
Page 3
b. Tujuan Khusus
Tujuan khusus Kuliah Kerja Praktek (KKP) adalah:
1. Sebagai salah satu syarat menempuh ujian akhir semester pendidikan
Diploma Satu (D1) Manajemen Informatika, maka setiap mahasiswa
wajib melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
2. Membekali mahasiswa dengan pengalaman yang sebenarnya dalam
dunia kerja sebagai persiapan diri dalam mengahadapi dunia kerja
yang sebenarnya.
3. Memberi pandangan terhadap mahasiswa tentang jenis pekerjaan yang
ada ditempat praktek dengan segala persyaratan.
4. Menambah wawasan / pengalaman mahasiswa-mahasiswi dalam dunia
kerja atau instansi.
5. Melatih mahasiswa-mahasiswi berkomunikasi dengan baik dalam
bentuk laporan tertulis.
1.4. Tujuan Pembuatan Laporan Akhir
Sebagai syarat menempuh semester akhir setiap mahasiswa wajib menyusun
laporan akhir berdasarkan hasil penelitian dan pendataan pada objek praktek
tertentu. Dan menambah wawasan / pengalaman mahasiswa – mahasiswi
dalam dunia kerja.
3
Page 4
1.5. Sistematika Pembuatan Laporan
Adapun sistematika pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi: Pengertian, Latar belakang, Tujuan Kuliah
Kerja Praktek (KKP), Tujuan Pembuatan Laporan Akhir dan
Sistematika Pembuatan Laporan.
BAB II URAIAN UMUM
Pada bab ini berisi: Sejarah Instansi, Denah Lokasi, Tugas Pokok
dan Uraian Tugas Secara Struktur Organisasi, Tugas-Tugas
Kearsipan, Cara Menyelesaikan Masalah Pokok Kearsipan,
Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda,
Mengagendakan dan Menemukan Kembali Arsip Surat.
BAB III URAIAN KHUSUS
Pada bab ini berisi: Persiapan Kerja, Disiplin Kerja dan Uraian
Proses Kerja.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisi: Kesimpulan dan Saran
4
Page 5
BAB II
URAIAN UMUM
2.1. Sejarah Instansi
Pringsewu adalah salah satu kabupaten di Provinsi Lampung, Indonesia.
Kabupaten ini disahkan menjadi kabupaten dalam Rapat Paripurna DPR
tanggal 29 Oktober 2008, sebagai pemekaran dari Kabupaten Tanggamus.
Kabupaten ini terletak 37 kilometer sebelah barat Bandar Lampung, ibu kota
provinsi.
Saat ini Pringsewu disetujui menjadi kabupaten tersendiri karena
perkembangannya yang bagus, baik dari segi pendapatan daerah, taraf
ekonomi maupun pendidikan penduduk. Mata pencaharian yang utama di
Pringsewu adalah bertani dan berdagang. Letaknya yang sangat strategis,
sangat sayang jika tidak dimanfaatkan oleh Pemda setempat.
Batas Wilayah
Sebelah Utara : Kabupaten Lampung Tengah
Sebelah Selatan : Kabupaten Pesawaran
Sebelah Timur : Kabupaten Pesawaran
Sebelah Barat : Kabupaten Tanggamus
Kabupaten Pringsewu merupakan salah satu dari 14 daerah otonom
kabupaten/kota di Provinsi Lampung.
5
Page 6
Sejarah Pringsewu diawali dengan berdirinya sebuah perkampungan (tiuh)
yang bernama Margakaya pada tahun 1738 Masehi, yang dihuni masyarakat
asli suku Lampung-Pubian yang berada di tepi aliran sungai Way Tebu (4 km
dari pusat Kota Pringsewu ke arah selatan saat ini).
Selanjutnya, 187 tahun berikutnya yakni pada tahun 1925 sekelompok
masyarakat dari Pulau Jawa, melalui program kolonisasi oleh pemerintah
kolonial Hindia Belanda, juga membuka areal permukiman baru dengan
membabat hutan bambu yang cukup lebat di sekitar tiuh Margakaya tersebut.
Karena begitu banyaknya pohon bambu di hutan yang mereka buka tersebut,
oleh masyarakat desa yang baru dibuka tersebut dinamakan Pringsewu, yang
berasal dari bahasa Jawa yang artinya Bambu Seribu.
Saat ini daerah yang dahulunya hutan bambu tersebut telah menjelma menjadi
sebuah kota yang cukup maju dan ramai di Provinsi Lampung, yakni yang
sekarang dikenal sebagai ‘Pringsewu’ yang saat ini juga merupakan salah satu
kota terbesar di Provinsi Lampung.
Kabupaten Pringsewu mempunyai luas wilayah 625 km2, berpenduduk
377.857 jiwa (data 2011) terdiri dari 195.400 laki–laki dan 182.457
perempuan. Kabupaten Pringsewu terdiri dari 96 pekon (desa) dan 5
kelurahan, yang tersebar di 8 kecamatan, yaitu Kecamatan Pringsewu,
Pagelaran, Pardasuka, Gadingrejo, Sukoharjo, Ambarawa, Adiluwih, dan
Kecamatan Banyumas.
6
Page 7
Dari segi luas wilayah, Kabupaten Pringsewu saat ini merupakan kabupaten
terkecil, sekaligus terpadat di Provinsi Lampung.
Potensi Pariwisata
Tujuan wisata di Kabupaten Pringsewu yang sangat dikenal adalah wisata
religi Muslim Makam KH.Ghalib dan wisata religi umat Katolik Gua Maria
Padang Bulan, sedangkan wisata kuliner adalah Balong Kuring.
Peta Lokasi Kabupaten Pringsewu
Sejalan dengan berdirinya Kabupaten Pringsewu, pemerintah sendiri telah
membentuk suatu instansi/lembaga yang dikhususkan untuk melayani
masyarakat salah satunya adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
berdasarkan Undang-undang No. 48 Tahun 2008 Tentang Pembentukan
Kabupaten Pringsewu (Lembaran Negara Publik Indonesia Tahun 2008 No.
185, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4932.
Peraturan Bupati Pringsewu No. 09 Tahun 2009 Tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Teknis dan Transmigrasi Daerah Kabupaten Pringsewu.Perda
No. 04 Tahun 2010 Tentang Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil, tanggal 22 Desember 2010. Beralamat di Jalan Veteran No.
201, Telp. 23520 Pringsewu – Lampung, pada koordinat: 104°48'-105°08'
BT dan 05°12'-33' LS.
7
Page 8
2.2. Tugas Pokok dan Uraian Tugas Secara Struktur Organisasi
Tugas Pokok Sekretaris dan Kepala Bidang yang mendukung Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain:
a. Tugas Kepala Dinas
Tugas pokok Kepala Dinas adalah memimpin, merencanakan,
mengkoordinasikan, mengatur, membina dan mengendalikan kegiatan
penyelenggaraan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Adapun uraian tugasnya sebagai berikut:
1. Merencanakan anggaran dan rencana kegiatan pembangunan bidang
kependudukan dan pencatatan sipil, informasi kependudukan,
perkembangan kependudukan, pertumbuhan proyeksi dan penyerasian
kebijakan kependudukan.
2. Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk kepada bawahan
dalam rangka pelaksanaan tugas bidang kependudukan dan pencatatan
sipil.
3. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
4. Melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan bidang
kependudukan dan pencatatan sipil.
5. Merumuskan dan menetapkan kebijakan operasional program kerja
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
6. Merencanakan penerimaan pendapatan asli daerah di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil.
8
Page 9
7. Menyelenggarakan pembinaan teknis di bidang kependudukan dan
pencatatan sipil.
8. Menyelenggarakan penetapan proyeksi penduduk menurut struktur,
jumlah dan komposisi penduduk.
9. Menandatangani Akte Catatan Sipil, KK dan KTP.
10. Menyiapkan dukungan khusus untuk mencapai proyeksi penduduk.
11. Menyelenggarakan pembinaan kelembagaan dan institusi.
12. Menandatangani naskah dinas yang bersifat prinsip dan untuk instansi
atasannya.
13. Memantau perkembangan dan mengkoordinasikan dengan
instansi.terkait maupun swasta dalam rangka pelaksanaan program di
bidang kependudukan dan pencatatan sipil.
14. Melaksanakan kebijakan dibidang pendaftaran penduduk, pencatatan
sipil, informasi kependudukan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
15. Menyiapkan perumusan kebijakan dibidang pendaftaran penduduk,
pencatatan sipil, informasi kependudukan.
16. Merumuskan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur dibidang
pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, informasi kependudukan.
17. Mengevaluasi hasil kerja bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas.
18. Melaporkan hasil kerja dibidang kependudukan dan pencatatan sipil.
dalam rangka pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada Bupati
melalui Sekretaris Daerah.
9
Page 10
b. Tugas Sekretaris
Tugas pokok Sekretaris adalah memimpin, merencanakan, mangatur dan
mengendalikan kegiatan penyelenggarakan tata usaha yang melimputi
umum, administrasi kepegawaian, rumah tangga dan keuangan serta
memberikan pelayanan teknis kepada semua unsur di lingkungan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Adapun uraian tugasnya sebagai berikut :
1. Merencanakan program kerja dan rencana anggaran dibidang umum
dan keuangan sesuai dengan kebijakan kepala dinas.
2. Mengkoordinasikan, melakukan pemantauan dan mengendalikan
kegiatan dibidang ketatausahaan.
3. Memilah dan menganalisa surat yang disampaikan oleh kepala sub
bagian umum untuk disampaikan kepada kepala dinas.
4. Meneliti dan memaraf naskah dinas yang akan ditandatangani oleh
atasan.
5. Melaksanakan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
penggunaan, perawatan inventaris dan usul penghapusan barang
perlengkapan yang meliputi gedung peralatan teknis, alat kantor,
mobilitas dan pembukuan.
6. Melaksanakan koordinasi dalam penyusunan Rencana Satuan Kerja
(RASK) dan pelaksanaan anggaran aparatur dan publik.
7. Menyusun dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas dibidang
kepegawaian, umum dan keuangan kepada atasan.
10
Page 11
c. Kepala Sub Bagian Umum
Tugas pokok Sub Bagian Umum adalah memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan sub bagian umum
yang meliputi: pengolahan surat menyurat, kearsipan, keamanan dan
kerumah tanggaan serta umum dan pengolahan administrasi kepegawaian.
Adapun uraian tugas Sub Bagian Umum antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Umum
2. Mendistribusikan tugas dan memberikan petunjuk pengolahan
kepegawaian umum.
3. Mengkoordinasikan kegiatan bawahan.
4. Melakukan pengawasan di unit kerjanya, agar tercapai efektif dan
efisien.
5. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun rencana kegiatan dan
anggaran Sub Bagian Umum bulanan, triwulan dan tahunan.
6. Menyiapkan pelayanan penerimaan tamu-tamu Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil, menyiapkan bahan-bahan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan rapat.
7. Melakukan pemantauan dan telaah masalah-masalah dalam
pelaksanaan perundang-undangan organisasi ketatalaksanaan.
8. Menyampaikan laporan kepada atasan mengenai tugas pekerjaan yang
telah selesai dilaksanaan.
11
Page 12
d. Tugas Kepala Bidang Bina Program
Tugas pokok Bidang Bina Program adalah memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengendalikan penyelenggaraan kegiatan bidang bina
program yang meliputi penyusunan perencanaan dan program pada
bidang-bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
serta melakukan monitoring lintas bidang, evaluasi dan pelaporan.
Adapun uraian tugasnya sebagai berikut:
1. Menyusun rencana kegiatan dan rencana anggaran bidang lintas
bidang-bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil.
2. Menyusun konsep laporan bulanan Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil mengenai perkembangan Pelaksanaan program di
Kabupaten.
3. Melakukan identitas dan masalah yang timbul dalam pelaksanaan
program-program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
4. Mengevaluasi hasil kerja bawahan dalam pelaksanaan tugas bidang
bina program.
5. Melaksanakan dan menyelenggarakan bimbingan teknis dan diklat
bagi para penyelenggara masalah Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kabupaten Pringsewu.
6. Melaksanakan, memotoring dan evaluasi terhadap kegiatan lintas
bidang dilingkungan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
7. Membuat laporan evaluasi kegiatan akhir tahunan.
12
Page 13
e. Tugas Kepala Bidang Pencatatan Sipil
Tugas pokok Kepala Bidang Pencatatan Sipil adalah memimpin,
merencanakan, mengatur dan mengendalikan penyelenggaraan bidang
pencatatan sipil, meliputi pelayanan dan pengadaan serta penerbitan akta
catatan sipil dan melaksanakan koordinasi antara di bidang Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Merencanakan kebijakan teknis rencana kerja dan rencana anggaran
bidang pencatatan sipil dalam lingkungan Kabupaten Pringsewu.
2. Menyelenggarakan pengadaan blangko akta catatan sipil serta poses
penerbitan akta catatan sipil.
3. Menyelenggarakan pelayanan administrasi yang berkaitan dengan
akta pencatatan sipil berupa: Kelahiran lahir mati, perceraian
kematian, pengangkatan anak, pengesahan anak, perubahan nama,
perubahan status kewarganeraan, peristiwa penting lainnya perubahan
dan pembatalan akta.
4. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang
catatan sipil ke atasan.
5. Melaksanakan koordinasi antara bidang dilingkungan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
13
Page 14
f. Tugas Kepala Bidang Data dan Informasi
Tugas pokok bidang data dan inforamasi adalah: memimpin,
merencanakan, mengatur dan mengendalikan kegiatan bidang data dan
informasi kependudukan yang meliputi kegiatan seksi pelayanan
informasi kependudukan dan seksi pengolahan data.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran bidang data dan
informasi kependudukan.
2. Mendistribusikan tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan dalam
rangka pelaksanaan tugas pada bidang data dan informasi
kependudukan.
3. Menyediakan data basis kependudukan.
4. Mengola, mengelolah, dan menyusun profil kependudukan.
5. Melaksanakan Up Dating data penduduk dan menyajikan data
penduduk yang dinamis dan akurat.
6. Mengembangkan jaringan informasi kependudukan basis teknologi
informasi yang maju.
7. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang
data dan informasi kependudukan.
g. Kepala Sub Bagian Keuangan
Tugaspokok Sub Bagian Keuangan adalah memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Sub Bagian Keuangan yang
14
Page 15
meliputi menyiapkan rencana anggaran pendapatan dan tata belanja dinas,
pembukuan, penghitungan anggaran dan verifikasi serta perbendaharaan.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Sub Bagian Keuangan.
2. Menyiapkan bahan-bahan kebijakan operasional dibidang dalam
rangka penyusunan anggaran, pembukuan, pembendaharaan dan
verifikasi.
3. Menghitung konsep Sumbangan Penghitungan Anggaran (SPA),
laporan keuangan bulanan, termasuk laporan verifikasi pertanggung
jawaban bendaharaan.
4. Menyiapkan bahan/data dalam rangka realisasi anggaran kegiatan
rutin, pinjaman / hibah luar negri dan laporan ke Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil.
5. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang
Sub Bagian Keuangan.
h. Kepala Seksi Perencanaan
Tugas pokok Seksi Perencanaan adalah memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengawasi penyelenggaraan seksi perencanaan yang
meliputi pelaksanaan perencanaan program bidang–bidang dilingkungan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran seksi perencanaan.
15
Page 16
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Mengumpulkan dan mendokumentasikan data serta bahan-bahan hasil
pelaksanaan program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
4. Melakukan pekerjaan lain sesuai petunjuk kepala bidang Bina
Program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
5. Mengumpulkan bahan / data hasil pelaksanaan kegiatan di lingkungan
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di wilayah Kabupaten
Pringsewu untuk dianalisa.
6. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun lapoaran hasil kerja
bidang Seksi Perencanaan.
7. Melaksanakan perencanaan program di lingkungan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
i. Kepala Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
Tugas pokok Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan adalah
memimpin, mengatur dan mengawasi lintas bidang kegiatan Seksi
Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan yang meliputi pelaksanaan seksi
monitoring, evaluasi dan pelaporan dilingkungan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Monitoring,
Evaluasi dan Pelaporan.
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
16
Page 17
3. Menyiapkan bahan-bahan untuk penyusunan kebijakan opersional
dibidang pelaksanaan pelaporan dan statistik program kependudukan
dan pencatatan sipil.
4. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun ulasan rekapitulasi laporan
bulanan dan laporan umpan balik pelaksanaan program serta kegiatan
penunjang pengolahan program-program Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil.
5. Melaksanakan dan menyelenggarakan bimbingan teknis dan diklat
bagian aparat penyelenggara masalah Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Se- Kabupaten Pringsewu.
6. Membuat evaluasi kegiatan akhir tahun.
j. Kepala Seksi Kelahiran, Kematian, Pengangkatan dan Pengesahan
Anak
Tugas pokok Seksi Kelahiran, Kematian, Pengangkatan dan Pengesahan
Anak adalah memimpin, merencanakan, mengatur dan mengawasi
penyelenggaraan Seksi Kelahiran, Kematian dan Pengangkatan dan
Pengesahan Anak yang meliputi pelaksanaan pelayanan dalam bidang
akta kelahiran, akta kematian, pengangkatan dan pengasuhan anak bagi
Warga Negara Indonesia (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA).
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Kelahiran,
Kematian, Pengangkatan Anak.
17
Page 18
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan akta
kelahiran, akta kematian, pengangkatan dan pengesahan anak.
4. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Kelahiran, Kematian,
Pengangkatan dan Pengesahan Anak.
k. Kepala Seksi Perkawinan dan Perceraian
Tugas pokok Seksi Perencanaan adalah memimpin, merencanakan,
mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi Perkawinan dan
Perceraian yang meliputi pelaksanaan pelayanan dalam bidang akta
perkawinan dan perceraian bagi Warga Negara Indonesia dan Warga
Negara Asing (WNA).
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penetapan biaya pelayanan
akta perkawinan dan perceraian.
4. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penerbitan akta perkawinan
dan perceraian.
5. Menyiapkan bahan dalam rangka proses penetapan biaya pelayanan
akta perkawinan dan perceraian.
6. Menyusun dan melaporkan hasil kerja seksi perkawinan dan
perceraian.
18
Page 19
l. Kepala Seksi Pengolahan Data Kependudukan
Tugas pokok Seksi Pengolahan Data Kependudukan adalah memimpin,
merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi
Pengolahan Data Kependudukan yang meliputi data basis kependudukan,
menyimpan merawat dan mengamankan data kependudukan dan
melaksanakan penetapan proyeksi penduduk serta melaksanakan Up
dating data kependudukan.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Pengolahan
Data Kependudukan.
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Menyediakan data basis kependudukan.
4. Melaksanakan Up dating data kependudukan yang menyajikan data
kependudukan yang dinamis dan akurat.
5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pengolahan Data
Kependudukan.
m. Kepala Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan
Tugas pokok Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan adalah
memimpin, merencanakan dan mengawasi penyelenggaraan Seksi
Pelayanan Informasi Data Kependudukan yang meliputi penyajian data
dan pendayagunaan informasi kependudukan, mengkoordinasikan
manfaat data kependudukan.
19
Page 20
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Menyiapkan bahan-bahan publikasi mengenai data kependudukan.
4. Mengembangkan jaringan informasi kependudukna berbasis teknologi
yang maju.
5. Mengevaluasi hasil bawahan dan menyusun laporan hasil kerja bidang
Seksi Pelayanan Informasi Data Kependudukan.
6. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pelayanan Informasi
Data Kependudukan.
n. Kepala Seksi Pendaftaran Pendudukan
Tugas pokok Seksi Pendaftaran Penduduk adalah memimpin,
merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi
Pendaftaran Penduduk.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan
pendaftaran penduduk dalam system administrasi kependudukan.
4. Mengevaluasi hasil bawahan dan meyusun laporan hasil kerja bidang
Seksi Pendaftaran Penduduk.
5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pendaftaran Pendudukan.
20
Page 21
o. Kepala Seksi Mutasi Kependudukan
Tugas pokok Seksi Mutasi Kependudukan adalah memimpin,
merencanakan, mengatur dan mengawasi penyelenggaraan Seksi Mutasi
Kependudukan.
Adapun uraian tugasnya antara lain:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran Seksi Perencanaan.
2. Mengkoordinasi kegiatan bawahan.
3. Melaksanakan layanan administrasi yang berkaitan dengan Mutasi.
Kependudukan dalam system administrasi kependudukan.
4. Mengevaluasi hasil bahawan dan menyusun laporan hasil kerja bidang
Seksi Mutasi Kependudukan.
5. Menyusun dan melaporkan hasil kerja Seksi Pendaftaran Penduduk.
2.3. Tugas-Tugas Kearsipan
Kegiatan yang dilakukan oleh tugas kearsipan ada empat tugas pokok yaitu :
1. Menyimpan Berkas Surat.
Seluruh suratdinas harus disimpan di tempat yang aman, nyaman dan bila
dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.
2. Pemeliharaan dan Pengendalian Surat Dinas
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana berupa
almari, rak dan filing cabinet anti karat. Selain itu harus dapat
21
Page 22
mengendalikan surat dinas dengan jalan membuat catatan khusus, atau
format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.
3. Penyusutan dan Pemusnahan Berkas
Penyusutan berarti pengurangan atau memindahkan arsip ke file pasif dan
menyingkirkan arsip yang tidak berguna lagi yang berpedoman kepada
retensi. Pemusnahan dapat dilakukan dengan pembakaran, dengan zat
kimia, atau dengan mesin penghancur kertas.
4. Penemuan Kembali Berkas Surat
Penyimpanan dengan system yang tepat akan menjamin penemuan
kembalin arsip secara cepat.
2.4. Cara Memecahkan Masalah Pokok Kearsipan
Filing sistem adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut pedoman
tertentu untuk menyusun dan menyimpan warkat-warkat sehingga bila
diperlukan dapat ditemukan dalam waktu cepat dan tepat.
2.5. Pengurusah Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
a. Pengurusan Surat Masuk
Surat Masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi.
Surat masuk dapat diterima melalui:
1. Kurir Instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspendisi.
2. Kurir Kantor Pos.
3. Diambil langsung oleh kurir Instansi yang bersangkutan.
22
Page 23
b. Tujuan Pemisahan Surat Masuk
1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk
2. Untuk menemukan prioritas penanganannya.
3. Untuk mempermudah pengawasannya.
2.6. Pengagendaan, Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Surat
Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan dan
mengambil nomor urut agenda nomor surat akan dikirim.
a. Penyimpanan arsip adalah pekerjaan menyimpan, mengatur dan menyusun
berkas-berkas arsip menurut sistem tertentu, agar saat diperlukan arsip
cepat dan tepat.
b. Penyimpanan dan penempatan berkas arsip secara vertikal.
23
Page 24
BAB III
URAIAN KHUSUS
3.1. Persiapan Kerja
Sebelum memulai Kuliah Kerja Praktek (KKP) terlebih dahulu diberikan
wawasan, pengarahan-pengarahan mengenai cara kerja Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil dan peraturan-peraturan yang ada di Dinas
Kependudukan dan Pencataan Sipil.
3.2. Disiplin Kerja
Disiplin kerja merupakan satu pokok untuk sebuah instansi demi ketentraman
manjalankan pekerjaan. Menurut pengamatan kami pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil sudah cukup disiplin dengan
terorganisasi dengan baik, dibuktikan dengan adanya disiplin waktu yaitu
masuk pukul 08.00 sampai 15.30 dan waktu istirahat pukul 12.00 sampai
13.00. Hari kerjanya dimulai pada hari Senin sampai Jum’at. Apalagi
ditambah dengan buku absent kehadiran para pegawai Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil.
3.3. Uraian Proses Kerja
Saat proses kerja yang ditangani staf jabatan tertentu terlebih dahulu
berbentuk draf (konsep). Konsep tersebut diperbaiki oleh sekretaris dinas
kemudian disampaikan dan disetujui oleh Kepala Dinas.
24
Page 25
Adapun proses kerja pada komputer antara lain:
1. Pembuatan KK dan KTP
Penerimaan berkas dari bidang kependudukan diagendakan terlebih
dahulu dan diverifikasi berkas, pemberian nomor pada berkas.
Penyaluran atau distribusi ke Operator masing-masing kecamatan.
Operator entri/infut data dalam sistem LAN SIAK, dengan cara:
a. Aktifkan komputer
b. Pilih star, lalu pilih Internet Explorer.
c. Lalu muncul SIAK
d. Lalu klik kanan Star Explorer, pilih data D cari kumpulan operator.
e. Setelah kumpulan operator ditemukan masukan kode operator,
setelah itu masuk biodata kependudukan permohonan KK baru.
f. Setelah selesai lalu entri kepala keluarga, klik entri, diikuti dengan
anggota keluarga sampai selesai.
g. Keluar.
2. Pembuatan Akta Kelahiran
a. Penerimaan berkas dari loket
b. Lalu verifikasi berkas
c. Aktifkakan komputer, lalu pilih star dan klik Explorer akan otomatis
munculkan Siak Depdegri.
d. Lalu masukan nama pengguna dan kata kunci
e. Masukan nomor PIN dan nomor Otoritas
f. Lalu tulis pencatatan kelahiran.
25
Page 26
g. Masukan NIK dan catat datanya.
h. Cara mencetaknya klik Explorer, pilih kewarganeraan dan jenis
cetakan, lalu tampilkan semua data, setelah semua data tampil pilih
nomor akta kemudian cetak.
26
Page 27
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Setelah kami menyelesaikan Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil maka kami dapat simpulkan bahwa
dengan diadakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dianggap sangat penting
karena penulis dapat menerapkan apa yang telah didapat di lembaga
pendidikan Startech Komputer Pringsewu pada tempat Kuliah Kerja Praktek
(KKP). Dan penulis mendapatkan wawasan dan pengalaman kerja yang
sesungguhnya dan nyata di dunia kerja.Karena komputer tidak hanya sebagai
tuntutan zaman tetapi juga sangat bermanfaat dalam pendidikan, pemerintah
dan khususnya dalam dunia kerja. Seperti di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil sendiri tidak bisa lepas dari komputer karena masih
dibutuhkannya dalam proses pencetakan KTP, KK dan AKTA.
4.2. Saran
1. Untuk Lembaga Pendidikan Startech Komputer Pringsewu antara lain :
Sebaiknya dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek (KKP) agar dapat
diberikan pengarahan dengan jelas serta pemahaman untuk bekal
dalam menghadapi dunia kerja.
27
Page 28
Untuk meningkatkan mutu kompetesi mahasiswa diperlukan dosen
yang professional dan kompeten pada bidangnya.
2. Untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Penulis berharap masih adanya karyawan dan karyawati dan Staf Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Pringsewu agar lebih
meningkatkan kedisiplinan disesuaikan dengan jam kerja dari pukul 08.00
sampai dengan 15.30 WIB. Sebab maju mundurnya sebuah instansi atau
dinasberasal dari kedisiplinan dan ketekunan dalam bekerja.
28
Page 29
DAFTAR PUSTAKA
Kepala Dinas, 2011., Tugas Pokok dan Uraian Tugas Jabatan Struktur Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Pringsewu
Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Startech Komputer, 2011., Buku Panduan Kuliah Kerja Praktek (KKP), Pringsewu
29
Page 30
LAMPIRAN - LAMPIRAN
30