BAB 7PENGGUNAAN SISTEM TEKNOLOGI SERTA PERALATAN PEJABAT
7.1 Penggunaan sistem teknologi di pejabat
Perkembangan dalam dunia teknologi telah menaiktaraf sistem
operasi kerja dalam sesetengah firma. Dunia teknologi pada masa
kini telah dianggap sebagai keperluan asas yang harus ada bagi
tujuan pembangunan dalam sesebuah syarikat mahupun firma.
Kebanyakan syarikat masa kini mengutamakan penggunaan teknologi
seperti komputer bagi melakukan semua tugas yang berkaitan,
terutama bagi syarikat yang mempunyai kepadatan pekerja yang banyak
seperti PETRONAS Carigali Sdn.Bhd ini. Antara contoh teknologi
pejabat yang sering digunakan di PETRONAS Carigali ialah PETRONAS
Intranet Portal, Microsoft Office dan LYNC.
Sepanjang saya ditempatkan di Unit Pembelajaran dan
Kebolehupayaan (Leadership & Capability Management Unit -LCM),
saya mendapati bahawa hampir keseluruhan tugas di pejabat dilakukan
dengan mengunakan teknologi pejabat terutamanya Microsoft Office
dan LYNC 2007. Perisian yang paling kerap digunakan sepanjang
tempoh latihan ialah Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft
Power point 7.1.1 Microsoft Office
7.1.1.1 Microsoft Word
Microsoft Word
Microsoft Word digunakan untuk menghasilkan surat , memo ,
flyer, laporan , borang dan sebagainya. Ia merangkumi aktiviti
seperti menaip, mengemaskini, menformatkandokumen,
mengesahkandokumen, serta mencetakdokumen.
7.1.1.2 Microsoft Excel
Microsoft Excel
Microsoft Excel juga sering digunakan untuk membuat pengiraan,
laporan , perancangan , penganalisaan data dalam pelbagai kaedah
serta persembahan dalam bentuk grafik dan rajah (diagram).
7.1.1.3 Microsoft Outlook
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook yang digunakan secara kerap untuk menghantar
dan menerima email daripada pekerja di pejabat. Microsoft Outlook
ini berlainan daripada kemudahan penghantaran email biasa kerana ia
hanya dapat membuat penghantaran email kepada pekerja di dalam
pejabat sahaja dan bukan untuk di luar kawasan pejabat seperti
penggunaan penghantaran email biasa.
7.1.1.4 Microsoft Lync
Microsoft Lync
Microsoft Lync ini juga digunakan untuk berhubung dengan para
pekerja lain. Selain itu, ianya dapat juga digunakan untuk
penghantaran dokumen atau file kepada pekerja dengan mudah dan
cepat. Pangilan video juga boleh dilakukan dengan adanya Microsoft
LYNC tersebut. Hampir kesemua pekerja PETRONAS Carigali Sdn Bhd
mengunakan Microsoft kerana ianya lebih menjimatkan masa dan tenaga
pekerja. Malah , saya sendiri juga menggunakan kemudahan ini untuk
berhubung dengan pekerja lain termasuk penyelia saya sendiri
tentang apa-apa yang berkaitan dengan tugasan yang diberi.
7.1.1.5 Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint
Microsoft Powerpoint merupakan perisian yang turut digunakan
oleh para pekerja di Jabatan Pengurusan Sumber Manusia ini secara
meluas terutama dalam membuat persembahan dan pembentangan yang
menarik dan dinamik. Microsoft Powerpoint ini antara kemudahan yang
penting khasnya dalam mesyuarat atau program-program syarikat.
7.1.2 Intranet
PETRONAS Intranet Portal
Seterusnya ialah kemudahan pengunaan intranet dan internet. Di
dalam pejabat saya hanya boleh mengakses intranet. Hal ini kerana
hanya intranet sahaja yang boleh diakses bagi semua pengguna
komputer peribadi di dalam organisasi. Pengguna hanya boleh
mengakses mana-mana laman web PETRONAS dan MLNG. Tetapi bagi
internet pula, penguna perlu memohon dan mendapatkan kebenaran
daripada Jabatan i-Perintis bagi mengelakan sebarang masalah
berlaku dalam kemudahan internet.
7.2 Penggunaan peralatan pejabat
7.2.1 Pengenalan
Sebagai salah sebuah syarikat yang mempunyai nama besar dalam
bidang perniagaan, PETRONAS Carigali juga tidak terkecuali daripada
melakukan tugas harian mereka dengan mengunakan pelbagai jenis
peralatan yang ada di pejabat. Antara contoh-contoh peralatan
pejabat yang digunakan ialah komputer peribadi (personal computer),
mesin faks, telefon pejabat , mesin pencetak, mesin fotostat, mesin
pengimbas, dan mesin penjilid (Binding Machine). Peralatan pejabat
yang telah disediakan kepada para pekerja boleh dikategorikan
kepada beberapa kumpulan.
Kumpulan pertama yang digunakan secara peribadi ialah komputer
peribadi. Manakala bagi mesin faks, telefon pejabat, mesin
pencetak, , mesin fotostat,mesin pengimbas, dan mesin penjilid pula
dikategorikan sebagai kumpulan kedua. Semasa dalam latihan, saya
berasa amat berterima kasih kerana telah berpeluang mengetahui dan
mengunakan beberapa peralatan pejabat yang terdapat di syarikat dan
telah diberi pendedahan tentang cara yang lebih betul menggunakan
peralatan tersebut.
7.2.2 Senarai peralatan pejabat
1.Komputer
2.Mesin Pencetak
3.Mesin Faks
4.Mesin Pencarik (Shredder)
5.Mesin Penjilid (Binding Machine)
6.Telefon Pejabat
7.2.2.1 Komputer
Komputer
Menerusi zaman siber yang serba canggih dan maju ini, pengunaan
komputer dalam membuat urusan perniagaan kini adalah amat penting.
Dengan adanya pengunaan komputer boleh mempercepatkan dan
memudahkan lagi sesuatu kerja itu dilakukan. Ianya boleh digunakan
untuk menyimpan data, mengakses internet, berhubung dengan pekerja
,menaip maklumat penting dengan lebih kemas dan banyak lagi
pengunaan lain.
Di Petronas Carigali Sdn Bhd, Operasai Sarawak bagi Jabatan
Pengurusan Sumber Manusia (Human Resource Management-BHR),
penggunaan komputer adalah amat penting bagi pengurusan penyimpanan
data-data maklumat yang penting dan juga aktiviti untuk
menghubungkan pekerja yang lain dalam melakukan tugas-tugas yang
tertentu. Secara umumnya, di dalam syarikat ini pekerja banyak
mengunakan perisian Microsoft Excel, Microsoft Word dan Microsoft
Outlook dan Microsoft Lync dan Microsoft PowerPoint.
Dengan adanya sistem komputer ini, segala tugas dapat dijalankan
dengan lancar, mudah dan cepat. Selan itu, ia juga dapat
menjimatkan masa dan tenaga. Kualiti kerja yang lebih baik dapat
dihasilkan dan memberikan kepuasan kepada pekerja.
7.2.2.2 Mesin pencetak
Mesin Pencetak
Mesin ini digunakan untuk mencetak pelbagai jenis dokumen. Mesin
ini mempunyai tiga fungsi yang berbeza iaitu :-a) mencetak b)
membuat salinan fotokopi atau fotostatc) mengimbas (scan)
a) Mencetak dan membuat salinan fotokopi atau fotostat
Berikut pula merupakan langkah bagi mencetak dan membuat salinan
(fotostat) dokumen menggunakan mesin pencetak :-
1. Tekan butang energy saver . Kotak Services Home akan muncul
.
2. Masukkan kertas ke dalam tray yang sepatutnya (Tray 1, Tray 2
, Tray 3 atau bypass)
3. Tekan item copy. Kemudian pilih saiz kertas yang
dikehendaki.*tray 1- untuk kertas A4*tray 2- untuk kertas A4 yang
disusun melintang.*tray 3- untuk kertas bersaiz A3*by pass- untuk
kertas guna semula , Letter Head atau pilihan secara manual.
4. Tekan kuantiti yang dikehendaki dan tekan butang Start
Jadual 7.2.2.2.1 Jadual proses mencetak dan membuat salinan
(fotostat) dokumen menggunakan mesin pencetak.
b) Mengimbas (scan)
Berikut pula merupakan proses mengimbas (scan) :-
1. Tekan Butang Service Home , dan sentuh E-mail
2. Enter the recipients address . Kotak ini akan muncul untuk
tujuan pengisian e-mail penerima .Seterusnya, tekan Address
Book..
3. Kotak E-mail Address Book akan muncul . Cari nama atau alamat
e-mail penerima dan tekan butang To .
Alamat e-mail penerima akan muncul dalam senarai
Recipient(s).
4. Sentuh pada Close. Paparan alamat e-mail penerima akan muncul
kembali sebagai bukti e-mail penerima telah dipilih dan didisi di
dalam senarai .
5. Setelah selesai , tekan Start.
6. Dokumen yang telah diimbas tadi akan masuk ke dalam e-mail
penerima yang ditujui . Paparan dokumen akan dilihat setelah
dokumen masuk ke dalam system komputer .
Jadual 7.2.2.2.2 Jadual proses mengimbas (scan)
Masalah yang sering dihadapi semasa menggunakan mesin pencetak
ini ialah kertas tersekat ketika proses mencetak sedang dijalankan
terutamanya dengan meletakkan kertas di atas tray kertas. Jika
kertas atau dokumen tersekat semasa proses mencetak, baca arahan
yang dipaparkan di skrin mesin sebelum cuba untuk membuang kertas
atau dokumen yang sedang tersekat. Mesin akan memberi panduan
secara automatik untuk membaikinya jika berlakunya sebarang
kerosakkan kecil. Tidak dibenarkan sekali-kali untuk mengakses
kerja dalam mekanisme mesin fotostat tanpa kebenaran dari pihak
atasan. Arus eletrik atau bahagian yang bergerak boleh mencederakan
pengguna atau tindakan tersebut boleh merosakkan mesin pencetak
tersebut.
7.2.2.3 Mesin Faks
AMesin Faks
Mesin faks berfungsi untuk membuat penghantaran dokumen secara
mudah dan pantas.
Langkah-langkah penggunaan mesin faks;
1. Pastikan dahulu nombor telefon penerima faks.1. Letakkan
dokumen di bahagian A pada mesin faks.1. Muka dokumen haruslah
diletakkan terlebih dahulu ke dalam mesin. 1. Tekan nombor telefon
penerima faks.1. Kemudian tekan butang ENTER untuk memulakan proses
faks.1. Sekiranya nombor yang ditekan adalah salah atau sedang
sibuk, tekan butang # untuk terus atau berhenti.1. Tunggu sehingga
dokumen habis diimbas.1. Tunggu sehingga laporan dicetak secara
automatik oleh mesin faks.1. Laporan akan menyatakan bahawa
penerima sudah atau belum menerima dokumen tersebut dengan melihat
nota TRANSMISSION OKatau TRANSMISSION NG1. Laporan faks dan dokumen
dikepil bersama untuk memastikan bahawa dokumen tersebut sudah
dihantar.-Jika membuat penghantaran menggunakan faks, selepas
beberapa minit haruslah menghubungi pihak penerima dokumen tersebut
bagi mendapatkan status dokumen tersebut samada sudah diterima atau
belum.
Semasa menggunakan mesin faks, terdapat banyak cabaran dan
masalah yang dihadapi semasa proses penghantaran . Antaranya ialah
:-
a) Nombor telefon penerima faks tidak digunakan lagi atau nombor
telefon penerima faks adalah salah. Jika berlakunya masalah begini,
maka proses penghantaran akan gagal.b) Ketika sistem tergendala,
maka mesin faks juga gagal untuk berfungsi kerana talian telefon
penerima tidak bersambung dengan talian internet maka penerima juga
gagal untuk menerima dokumen yang dihantar.
7.2.2.4 Mesin Pencarik (Shredder)
Mesin Pencarik (Shredder)
Mesin pencarik (Shredder) ini pula digunakan bagi mencarik dan
melupuskan dokumen-dokumen penting atau dokumen sulit yang tidak
diperlukan lagi.
Langkah-langkah penggunaan mesin pencarik (shredder) :
1. Tekan simbol ON pada mesin. Lampu hijau akan menyala setelah
butang ONditekan.2. Kemudian, masukkan kertas atau dokumen yang
ingin dilupuskan ke dalam lubang tengah mesin.3. Mesin tersebut
akan mencarik secara terus dokumen tersebut dengan hanya meletakkan
kertas ke atas mesin pencarik.
Cabaran ketika menggunakan mesin ini ialah apabila ia tidak
dapat mencarik lebih daripada 20 keping kertas dalam satu kali
carik. Ini akan menyebabkan mesin tersebut gagal berfungsi akibat
kertas yang dicarik terlalu banyak .
7.2.2.5 Mesin Penjilid (Binding Machine)
Mesin Penjilid (Binding Machine)
Mesin penjilid ini adalah penting untuk menjilid dokumen .Ia
juga selalu digunakan di pejabat dalam proses menjilid dokumen
supaya kelihatan lebih kemas dan teratur. Selain itu ianya dapat
mengelakkan dokumen tersebut daripada kehilangan muka surat. Dengan
adanya mesin ini ianya dapat menjimatkan masa dan juga kos. Mesin
ini berfungsi untuk menghasilkan sebuah buku yang siap dijilidkan
dengan kemas dalam masa yang singkat. Mesin tersebut juga dapat
menjilidkan dokumen dalam pelbagai jenis saiz kertas. Antara alatan
spesifikasi yang digunakan ialah mesin penjilid ,kertas yang
digunakan untuk menjilid, kertas lutsinar, kertas berwarna dan
gelang pengikat (ring).
Langkah-langkah penggunaan mesin binding ini adalah seperti
berikut;
a) Asingkan kertas A4, kertas keras berwarna dan kertas lut
sinar.b) Masukkan kertas mengikut had maksimum yang telah
ditetapkan.c) Tekan butang Start untuk memulakan proses menebuk. d)
Setelah selesai, keluarkan kertas dari lubang.e) Masukkan gegelung
pengikat ke dalam bahagian tepi mesin.f) Pastikan gegelung pengikat
terbuka sebelum memasukkan dokumen.g) Masukkan lubang kertas ke
dalam gegelung pengikat.h) Tekan Start untuk memulakan proses
mengikat dokumen yang telah ditebuk.i) Setelah selesai, ianya akan
menghasilkan sebuah buku yang lebih tersusun.
Terdapat beberapa masalah yang dihadapi semasa menjilid. Antara
masalah nya ialah mesin tersebut tidak dapat menebuk kertas lebih
daripada 20 helai kertas. Manakala bagi kertas jenis lut sinar PVC
hanya 2 helaian sahaja dapat ditebuk dalam satu masa. Jika bilangan
kertas melebili daripada bilangan maksimum tersebut, mesin tersebut
akan mengalami kerosakan dan kertas akan tersekat di dalam mesin
tersebut. Hanya pihak mekanikal sahaja yang dibenarkan untuk
membaikinya kerana pisau penebuk mesin tersebut dapat melukakan
tangan pengguna. 7.2.2.6. Telefon Pejabat
Telefon Pejabat
Seterusnya ialah telefon pejabat .Penggunaan telefon amat
penting di dalam sesebuah pejabat bagi tujuan berhubung. Kebanyakan
pekerja telah diberi satu telefon setiap seorang. Tetapi hanya
pekerja tertentu sahaja yang dapat membuat panggilan luar. Bagi
mereka yang tidak dapat membuat panggilan luar pula, mereka perlu
menghubungi operator atau bahgian resepsi (receptionist) terlebih
dahulu. Kemudian, operator telefon akan menghubungi nombor yang
kita ingin hubungi dan operator akan menyambung talian tersebut
terus ke talian kita.
7.3 Cadangan serta dapatan
Penggunaan teknologi serta segala peralatan pejabat banyak
memberi input kepada saya terutama dalam menyelesaikan tugas diberi
. Segala kerja saya menjadi mudah dengan bantuan
kemudahan-kemudahan seperti komputer , telefon , mesin-mesin serta
kemudahan teknologi seperti Intranet dan Microsoft Office. Ini juga
dapat menjimatkan dari segi aspek masa kerana segala kerja dapat
dipercepatkan hasil daripada penggunaan teknologi dan peralatan
.Oleh itu, penggunaan seperti ini haruslah digunakan dan
dipraktikkan sebaik-baiknya tidak kira di pejabat mahupun di
mana-mana firma sebagai tujuan pembangunan dan peningkatan prestasi
syarikat.
7.4 Kesimpulan
Sebelum ditempatkan di PETRONAS Carigali Sdn Bhd ini , banyak
yang saya tidak tahu mengenai teknologi-teknologi serta
peralatan-peralatan canggih seperti yang digunakan di dalam pejabat
ini . Contohnya Microsoft Lync dan Microsoft Outlook . Perisian
seperti Microsoft Excel , Word dan PowerPoint ada didedahkan tetapi
hanya lebih kepada perkara-perkara asas sahaja . Tetapi setelah
saya didedahkan kepada situasi pekerjaan yang sebenar selama 20
minggu ini,,banyak ilmu yang telah saya perolehi secara mendalam,
khasnya dalam penggunaan peralatan-peralatan canggih dalam pejabat
.Oleh itu, saya berasa bersyukur kerana telah diberi peluang untuk
belajar menggunakan segala peralatan di pejabat ini dan justeru itu
,segala ilmu tentang penggunaan kemudahan ini dapat juga saya
jadikan pedoman apabila saya melangkah ke alam pekerjaan suatu hari
nanti.68