127 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur atau Narasi sistem yang diusulkan 4.1.1 Narasi Sistem Usulan (Tender) Dari hasil analisa dan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada bab 3, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan. Oleh karena itu berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka dibuat narasi usulan untuk PT. Landay Auvi Perdana yang dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu : 1. Proses Menerima Proyek (Tender) Proses bisnis ini dimulai pada saat bagian Marketing menerima info mengenai lelang tender dari instansi atau perusahaan yang menggelar kompetisi lelang tender (Klien). Klien yang terkait dalam hal menggelar lelang tender memberikan Draft Pemilihan Lelang Tender kepada bagian Marketing. Setelah menerima Draft Pemilihan Lelang Tender tersebut, bagian Marketing akan mempersiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan pada saat lelang tender dilaksanakan. Bagian Marketing akan membuka Ms_ Klien dan melihat apakah itu Klien lama atau baru. Apabila Klien baru maka bagian Marketing akan menginput data Klien tersebut ke dalam Ms_Klien. Setelah itu bagian Marketing akan menginput penawaran harga yang sebagaimana telah tertera pada Draft Pemilihan Lelang Tender ke dalam
172
Embed
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKANthesis.binus.ac.id/Doc/Bab4/2011-1-00363-ka 4.pdf · RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur atau Narasi sistem yang diusulkan 4.1.1 Narasi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
127
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur atau Narasi sistem yang diusulkan
4.1.1 Narasi Sistem Usulan (Tender)
Dari hasil analisa dan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada
bab 3, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang
berjalan. Oleh karena itu berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka dibuat
narasi usulan untuk PT. Landay Auvi Perdana yang dibagi menjadi beberapa
bagian, yaitu :
1. Proses Menerima Proyek (Tender)
Proses bisnis ini dimulai pada saat bagian Marketing menerima info
mengenai lelang tender dari instansi atau perusahaan yang menggelar kompetisi
lelang tender (Klien). Klien yang terkait dalam hal menggelar lelang tender
memberikan Draft Pemilihan Lelang Tender kepada bagian Marketing. Setelah
menerima Draft Pemilihan Lelang Tender tersebut, bagian Marketing akan
mempersiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan pada saat lelang tender
dilaksanakan. Bagian Marketing akan membuka Ms_ Klien dan melihat apakah
itu Klien lama atau baru. Apabila Klien baru maka bagian Marketing akan
menginput data Klien tersebut ke dalam Ms_Klien.
Setelah itu bagian Marketing akan menginput penawaran harga yang
sebagaimana telah tertera pada Draft Pemilihan Lelang Tender ke dalam
128
Tr_Penawaran_Harga_Pekerjaan_H dan Tr_Penawaran_Harga_
Pekerjaan_D yang akan tersimpan secara otomatis. Selanjutnya bagian
Marketing akan mencetak Penawaran Harga Perkerjaan (PHP) tersebut. Setelah
Penawaran Harga Perkerjaan (PHP) selesai dicetak, bagian Marketing akan
mengirimkan Penawaran Harga Perkerjaan (PHP) beserta Company Profile
kepada Klien. Apabila PT. Landay Auvi Perdana memenangkan lelang tender,
pihak Klien akan mengirimkan Surat Penunjuk Pemenang Pelaksana (SPPP)
kepada bagian Marketing sebagai bukti bahwa PT. Landay Auvi Perdana
memenangkan lelang tender .
2. Proses Melakukan Perjanjian Kontrak
Klien akan memberikan Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) kepada bagian Marketing. Surat Perjanjian (SP) dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang diterima oleh bagian Marketing akan di cek
dengan melihat Tr_PHP, untuk kemudian Surat Perjanjian (SP) akan diotorisasi
oleh bagian Marketing. Selanjutnya bagian Marketing akan menyerahkan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada Presiden Direktur untuk di otorisasi.
Setelah bagian Marketing mengotorisasi Surat Perjanjian (SP) dan
Presiden Direktur mengotorisasi Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), bagian
Marketing akan meng-copy Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) . Setelah selesai di copy, Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) akan dikembalikan kepada Klien. Copyan Surat Perjanjian (SP)
129
akan diarsip, sedangkan copyan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan
diserahkan kepada Manager Operational.
3. Proses Melakukan Kontrak
Setelah Manager Operational menerima copyan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) dari bagian Marketing, Manager Operational akan mengecek
copyan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dan akan menyiapkan kontrak
dengan menginput data kontrak kedalam Tr_Kontrak yang akan tersimpan secara
otomatis. Selanjutnya Manager Operational akan memberikan konfirmasi
kepada Project Manager bahwa terdapat kontrak pekerjaan baru yang harus
dikerjakan.
4. Proses Melakukan Permintaan Pembelian
Selanjutnya setelah Project Manager menerima konfirmasi dari Manager
Operasional, Project Manager akan melakukan permintaan pembelian kepada
bagian Purchasing dengan mengecek data dari Tr_Kontrak dan membuatkan
Form Permintaan Pembelian (FPP) dengan cara menginput data Form
Permintaan Pembelian (FPP) ke dalam Tr_Form_Permintaan_Pembelian yang
akan tersimpan secara otomatis.
5. Proses Memesan Barang
Bagian Purchasing akan mengecek permintaan pembelian dengan
melihat Tr_Form_Permintaan_Pembelian. Apabila terdapat permintaan
130
pembelian bagian Purchasing akan memilih Pemasok dengan melihat pada
Ms_Pemasok dan membuatkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang
akan diinput dan disimpan ke dalam Tr_Surat_Permintaan_Penawaran_Harga.
Bagian Purchasing akan mencetak Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
untuk diserahkan kepada beberapa Pemasok.
Pihak Pemasok akan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada
bagian Purchasing. Setelah menerima Surat Penawaran Harga (SPH), bagian
Purchasing akan membuatkan Pesanan Pembelian (PO) yang yang sesuai dengan
harga telah disetujui yang tercantum dalam Surat Penawaran Harga (SPH)
dengan menginput data ke dalam Tr_Pesanan_Pembelian dan menyimpannya
secara otomatis kedalam Tr_Pesanan_Pembelian. Tr_Pesanan_Pembelian _H
dan Tr_Pesanan_Pembelian_D. Pesanan Pembelian tersebut akan dicetak dan
dikirimkan kepada Pemasok sebagai bukti pemesanan barang.
6. Proses Melakukan Pembayaran Uang Muka
Bagian Finance akan menerima Faktur Uang Muka dari Pemasok yang
berisi mengenai tagihan atas pembayaran Uang Muka sebesar 50% dari total
pembelian. Lalu bagian Finance akan membayarkan sejumlah uang kepada
Pemasok dan mengirimkan bukti transfer atas pembayaran Uang Muka kepada
Pemasok Setelah Pemasok menerima pembayaran dan bukti transfer, Pemasok
akan mengirimkan Kwitansi Uang Muka kepada bagian Finance.
Kwitansi Uang Muka yang diterima oleh bagian Finance akan diarsip.
Setelah itu bagian Finance akan membuatkan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas
131
pembayaran Uang Muka dengan menginput data ke dalam Tr_
Bukti_Pengeluaran_Kas dan menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_
Bukti_Pengeluaran_Kas dan. Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas pembayaran
Uang Muka tersebut akan dicetak dan dikirimkan kepada Pemasok sebagai bukti
bahwa bagian Finance telah membayar Uang Muka.
7. Proses Melakukan Penerimaan Barang
Pada saat bagian Purchasing menerima barang, Faktur Pembelian (FP)
dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap dari Pemasok, maka bagian Purchasing akan
mengecek kecocokan antara barang yang diterima dengan melihat
Tr_Pesanan_Pembelian dan mencocokkannya dengan yang tertera pada Surat
Jalan (SJ) dari Pemasok. Apabila telah dilakukan pengecekan dan barang sesuai
serta dalam keadaan baik, bagian Purchasing akan mengotorisasi Surat Jalan
(SJ).
Setelah itu bagian Purchasing akan membuatkan Formulir Barang Masuk
(FBM) dengan menginput data ke dalam Tr_Formulir_Barang_Masuk dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_Formulir_Barang_Masuk. Barang
menjadi tanggung jawab bagian Purchasing, karena barang berada di perusahaan
hanya dalam kurun waktu 1(satu) sampai 2(dua) hari. Formulir Barang Masuk
(FBM) tersebut akan dicetak dan diserahkan kepada Pemasok bersama dengan
Surat Jalan (SJ) yang telah diotorisasi sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Setelah itu bagian Purchasing akan menyerahkan Faktur Pembelian (FP) kepada
bagian Finance. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dari Pemasok akan diarsip
132
oleh bagian Purchasing. Sedangkan Faktur Pembelian akan diarsip oleh bagian
Finance.
8. Proses Melakukan Perintah Kerja
Setelah barang dari Pemasok telah diterima dan seluruh proses
penerimaan barang telah selesai dilaksanakan, Project Manager akan melakukan
survey lokasi instalasi dan membuat perencangan instalasi. Selanjutnya Project
Manager akan melakukan perintah kerja kepada Teknisi dengan cara melihat
data pada Tr_Kontrak dan membuatkan Surat Perintah Kerja dengan menginput
data ke dalam Tr_Surat_Perintah_Kerja dan menyimpannya secara otomatis ke
dalam Tr_Surat_Perintah_Kerja. Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut akan
dicetak 2 rangkap oleh Teknisi sebagai bukti perintah pekerjaan dari Project
Manager.
9. Proses Mengeluarkan Barang
Teknisi akan meminta pengeluaran barang ke bagian Purchasing dengan
cara menunjukkan Surat Perintah Kerja (SPK). Lalu bagian Purchasing akan
mencocokkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang dimiliki Teknisi dengan Surat
Perintah Kerja (SPK) yang terdapat pada Tr_Surat_Perintah_Kerja. Setelah
proses pencocokan Surat Perintah Kerja (SPK) selesai, bagian Purchasing akan
mengeluarkan barang. Pada saat mengeluarkan barang bagian Purchasing akan
membuatkan Formulir Barang Keluar (FBK) dengan menginput data
pengeluaran barang ke dalam Tr_ Form_Barang_Keluar, yang akan tersimpan
133
secara otomatis ke dalam Tr_ Form_Barang_Keluar. Formulir Barang Keluar
(FBK) yang telah dibuat akan dicetak sebanyak 2 rangkap dan diberikan kepada
Teknisi.
Pada saat Teknisi telah menerima barang dan Formulir Barang Keluar
(FBK) dari bagian Purchasing, Teknisi akan mengirimkan barang, Surat Perintah
Kerja (SPK) 2 rangkap , dan Formulir Barang Keluar (FBK) tersebut kepada
Klient. Selanjutnya Klien akan mengotorisasi Formulir Barang Keluar (FBK)
dan memberikan Tanda Terima Barang beserta Formulir Barang Keluar (FBK)
yang telah diotorisasi kepada Teknisi. Setelah Teknisi menerima Formulir
Barang Keluar (FBK) yang telah diotorisasi dan Tanda Terima Barang, Teknisi
akan memberikan dokumen – dokumen tersebut kepada bagian Purchasing untuk
diarsip oleh bagian Purchasing.
10. Proses Melakukan Penyerah Terimaan Pekerjaan
Selama pengerjaan kontrak instalasi, setiap selesai instalasi yang
dikerjakan oleh Project Manager dan Teknisi, maka Project Manager akan
mencatat penyelesaian yang dilakukan pada hari atau selama pekerjaan
berlangsung, dengan menginput data ke dalam Tr_Pencatatan_Penyelesaian, dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_Pencatatan_Penyelesaian. Untuk
melihat dan mengetahui perkembangan sejauh mana pengerjaan kontrak telah
berlangsung maka dapat dilihat dengan membuka Form Tampilan Kontrak..
Setelah pengerjaan proyek selesai, Klien akan mengotorisasi Surat
Perintah Kerja (SPK) yg diterima dari Teknisi, setelah Surat Perintah Kerja
134
(SPK) diotorisasi , Klien akan mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1
sebagai bukti kerja dan memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2
kepada Teknisi. Selanjutnya setelah Teknisi telah menerima Surat Perintah Kerja
(SPK) rangkap 2 yang telah diotorisasi oleh Klien, Teknisi akan menyerahkan
Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut kepada Project Manager. Apabila Surat
Perintah Kerja (SPK) dari Teknisi telah diterima Project Manager, maka Project
Manager akan membuatkan Bukti Acara Serah Terima Barang (BASTP) dengan
menginput data ke dalam Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam
Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang.
Bukti Acara Serah Terima Barang (BASTP) tersebut akan dicetak 2
rangkap untuk diotorisasi kedua belah pihak. Dalam hal ini pihak PT. Landay
Auvi Perdana yang bersangkutan mengotorisasi Berita Acara Serah Terima
Pekerjaan (BASTP) adalah Presiden Direktur sebagai Pihak Pertama dan klien
sebagai Pihak Kedua. Setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
diotorisasi oleh kedua belah pihak, pihak perusahaan akan menyerahkan Berita
Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) rangkap 1 kepada Klien dan
mengarsip Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) rangkap 2.
11. Proses Melakukan Penagihan
Project Manager akan menginformasikan kepada bagian Finance bahwa
penyerah terimaan pekerjaan telah selesai dilaksanakan dan agar bagian Finance
segera melakukan penagihan kepada Klien. Untuk melakukan penagihan kepada
135
Klien, bagian Finance akan melihat Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang.
Selanjutnya bagian Finance akan membuatkan Faktur dan Faktur Pajak. Project
Manager (FP) dengan menginput data tagihan ke dalam Tr_Faktur yang
disimpan secara otomatis ke dalam Tr_Faktur dan menginput data Faktur Pajak
(FP) ke dalam Tr_Faktur_Pajak yang akan disimpan secara otomatis ke dalam
Tr_Faktur_Pajak.
Lalu Faktur dan Faktur Pajak (FP) yang telah dibuat akan cetak , dalam
hal ini Klien lah yang akan membayarkan pajak ke kantor urusan pajak. Khusus
untuk Faktur akan dicetak oleh bagian Finance sebanyak 3 rangkap. Selanjutnya
dokumen- dokumen tersebut akan dikirimkan kepada Klien sebagai bukti atas
penagihan.
12. Proses Penerimaan Pembayaran
Klien akan membayarkan tagihan yang tertera pada Faktur kepada
bagian Finance dan mengarsip Faktur Sign rangkap 1. Bagian Finance akan
menerima pembayaran dari Klien beserta Faktur Sign rangkap ke-2 , Faktur Sign
rangkap ke-3, dan Faktur Pajak (FP) yang telah dibayarkan oleh Klien, bagian
Finance akan memberikan Faktur Sign rangkap 2 kepada bagian Accounting dan
mengarsip Faktur Sign rangkap 3. Berdasarkan Faktur Sign yang diterima, bagian
Finance akan merubah status pembayaran Klien pada Tr_ Faktur menjadi
“Terbayar” dan Bagian Accounting akan menjurnal penerimaan .
136
13. Proses Membayar Pelunasan Pembelian
Bagian Finance akan menerima Faktur dari Pemasok yang berisi tagihan
atas pelunasan barang. Bagian Finance akan mengecek Faktur dengan cara
melihat Tr_Pesanan_Pembelian akan tertera sisa pembayaran pelunasan
pembelian.Selanjutnya bagian Finance akan membayar pelunasan kepada
Pemasok. Setelah dilakukan pembayaran, bagian Finance membuat Bukti
Pengeluaran Kas (BPK) atas pelunasan tagihan. Bukti Pengeluaran Kas (BPK)
tersebut akan dibuat dengan cara menginput data pelunasan ke dalam
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas yang akan otomatis tersimpan ke dalam
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas . Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas pelunasan
tagihan tersebut akan dicetak dan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) akan diserahkan
kepada Pemasok sebagai bukti bahwa perusahaan telah melunasi pembayaran.
Lalu Bagian Accounting akan menjurnal pengeluaran dengan melihat data yang
tertera pada Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas.
14. Proses Menjurnal
Kegiatan menjurnal akan dilakukan oleh bagian Accounting, pada saat
menjurnal akan dilakukan perubahan status Faktur dengan membuka Form Main
Menu Faktur. Saat status Faktur berubah menjadi “Terbayar”, maka secara
otomatis sistem akan menyimpan dan mencatat Jurnal ke dalam Tr_Jurnal_H dan
Tr_Jurnal_D. Pada saat jurnal ditampilkan dan dicetak, maka nomor akun akan
secara otomatis tercetak dimana data nomor akun diperoleh dari Ms_Akun dan
data jurnal diperoleh dari Tr_Jurnal.
137
15. Proses Membuat Laporan Manajerial
Setiap periodenya Project Manager akan membuat Laporan Manajerial
yaitu, Laporan Pengerjaan Kontrak dengan melihat data pada Tr_Kontrak.
Setelah itu nantinya laporan tersebut akan diserahkan kepada Manager
Operational.
16. Proses Membuat Laporan Financial
Setiap akhir periode bagian Finance akan membuat Laporan Finance
yaitu, Laporan Jurnal Penerimaan Kas dengan melihat data pada Tr_Jurnal dan
Tr_Faktur. Bagian Finance juga akan membuat Laporan Manajerial yaitu,
Laporan Faktur Belum Terbayar dengan melihat data pada Tr_Faktur.Setelah itu
nantinya laporan tersebut akan diserahkan kepada Manager Operational. Bagian
Finance juga akan membuat Laporan Penerimaan Kas dengan melihat Tr_Faktur
diserahkan ke bagian Accounting untuk dilakukan pemerikasaan.
17. Proses Membuat Laporan Analisis
Setiap akhir periode Project Manager akan membuat Laporan Analisis
yaitu, Laporan Kontrak yang Paling Sering dengan melihat Tr_Kontrak, Laporan
Tempat Pengerjaan yang Paling Sering yang Paling Sering dengan melihat
Tr_Kontrak, dan Laporan Klien yang Paling Sering dengan melihat Tr_Kontrak.
Setelah itu nantinya setiap bulannya laporan tersebut akan diserahkan kepada
Manager Operational.
138
4.1.2 Narasi Sistem Usulan (Non Tender)
Dari hasil analisa dan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada
bab 3, ditemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang
berjalan. Oleh karena itu berdasarkan pengamatan yang dilakukan maka dibuat
narasi usulan untuk PT. Landay Auvi Perdana yang dibagi menjadi beberapa
bagian, yaitu :
1. Proses Menerima Proyek ( Non Tender)
Proses bisnis ini dimulai pada saat pihak Klien mengorder proyek yang
direkomendasikan oleh consultan, dimana bagian Marketing akan menerima
Draft (Spesifikasi Pekerjaan) dari Klien kemudian menyerahkan Draft tersebut
kepada Manager Operational , lalu Manager Operational melakukan survey
lokasi. Setelah itu Manager Operational memberikan keputusan apakah proyek
dapat diterima dan dijalankan sesuai dengan keinginan Klien. Lalu apabila
Manager Operational telah menyetujui untuk pelaksanaan proyek, maka bagian
Marketing akan membuka Ms_ Klien dan melihat apakah itu Klien lama atau
baru. Apabila Klien baru maka bagian Marketing akan menginput data Klien
tersebut ke dalam Ms_ Klien.
Setelah itu bagian Marketing akan menginput penawaran harga ke dalam
Tr_Penawaran_Harga_Pekerjaan yang akan tersimpan secara otomatis ke dalam
Tr_Penawaran_Harga_Pekerjaan_H dan Tr_Penawaran_Harga_Pekerjaan_D .
Selanjutnya bagian Marketing akan mencetak Penawaran Harga Perkerjaan
(PHP) tersebut. Setelah Penawaran Harga Perkerjaan (PHP) selesai dicetak,
139
bagian Marketing akan mengirimkan Penawaran Harga Perkerjaan (PHP) kepada
Klien.
2. Proses Melakukan Perjanjian Kontrak
Klien akan memberikan Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) kepada bagian Marketing. Surat Perjanjian (SP) dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang diterima oleh bagian Marketing akan di cek
dengan melihat Tr_PHP, untuk kemudian Surat Perjanjian (SP) akan diotorisasi
oleh bagian Marketing. Selanjutnya bagian Marketing akan menyerahkan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada Presiden Direktur untuk di otorisasi.
Setelah bagian Marketing mengotorisasi Surat Perjanjian (SP) dan
Presiden Direktur mengotorisasi Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), Presiden
Direktur akan memberikan (SPMK) sign ke bagian Manager Operational dan
Bagian Marketing juga akan menyerahkan Surat Perjanjian (SP) sign kepada
Manager Operational.
3. Proses Melaksanakan Kontrak
Setelah Manager Operational menerima Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) sign dan Surat Perjanjian (SP) sign dari bagian Marketing, Manager
Operational akan mengecek Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sign dan Surat
Perjanjian (SP) sign setelah itu akan menyiapkan kontrak dengan melihat data
pada Tr_Penawaran_Harga_Pekerjaan dan menginput data kontrak kedalam
Tr_Kontrak yang akan tersimpan secara otomatis.
140
Setelah Manager Operational membuat Kontrak, Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) sign dan Surat Perjanjian (SP) sign akan diserahkan kembali
kepada Bagian Marketing. Lalu Bagian Marketing akan meng-copy Surat
Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), juga mencetak Kontrak
yang terdapat pada Tr_Kontrak . Setelah selesai di copy dan dicetak, Surat
Perjanjian (SP), Kontrak, dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan
diberikan kepada Klien. Copyan Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) akan diarsip.
Selanjutnya Manager Operational akan memberikan konfirmasi kepada
Project Manager bahwa terdapat kontrak pekerjaan baru yang harus dikerjakan.
4. Proses Melakukan Permintaan Pembelian
Selanjutnya setelah Project Manager menerima konfirmasi dari Manager
Operasional, Project Manager akan melakukan permintaan pembelian kepada
bagian Purchasing dengan mengecek data dari Tr_Kontrak dan membuatkan
Form Permintaan Pembelian (FPP) dengan cara menginput data Form
Permintaan Pembelian (FPP) ke dalam Tr_Form_Permintaan_Pembelian yang
akan tersimpan secara otomatis.
5. Proses Memesan Barang
Bagian Purchasing akan mengecek permintaan pembelian dengan
melihat Tr_Form_Permintaan_Pembelian. Apabila terdapat permintaan
pembelian bagian Purchasing akan memilih Pemasok dengan melihat pada
141
Ms_Pemasok dan membuatkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang
akan diinput dan disimpan ke dalam Tr_Surat_Permintaan_Penawaran_Harga.
Bagian Purchasing akan mencetak Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
untuk diserahkan kepada beberapa Pemasok.
Pihak Pemasok akan mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada
bagian Purchasing. Setelah menerima Surat Penawaran Harga (SPH), bagian
Purchasing akan membuatkan Pesanan Pembelian (PO) yang yang sesuai dengan
harga telah disetujui yang tercantum dalam Surat Penawaran Harga (SPH)
dengan menginput data ke dalam Tr_Pesanan_Pembelian dan menyimpannya
secara otomatis kedalam Tr_Pesanan_Pembelian. Tr_Pesanan_Pembelian _H
dan Tr_Pesanan_Pembelian_D. Pesanan Pembelian tersebut akan dicetak dan
dikirimkan kepada Pemasok sebagai bukti pemesanan barang.
6. Proses Melakukan Pembayaran Uang Muka
Bagian Finance akan menerima Faktur Uang Muka dari Pemasok yang
berisi mengenai tagihan atas pembayaran Uang Muka sebesar 50% dari total
pembelian. Lalu bagian Finance akan membayarkan sejumlah uang kepada
Pemasok dan mengirimkan bukti transfer atas pembayaran Uang Muka
kepadaPemasok. Setelah Pemasok menerima pembayaran dan bukti transfer,
Pemasok akan mengirimkan Kwitansi Uang Muka kepada bagian Finance.
Kwitansi Uang Muka yang diterima oleh bagian Finance akan diarsip.
Setelah itu bagian Finance akan membuatkan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas
pembayaran Uang Muka dengan menginput data ke dalam Tr_
142
Bukti_Pengeluaran_Kas dan menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_
Bukti_Pengeluaran_Kas dan. Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas pembayaran
Uang Muka tersebut akan dicetak dan dikirimkan kepada Pemasok sebagai bukti
bahwa bagian Finance telah membayar Uang Muka.
7. Proses Melakukan Penerimaan Barang
Pada saat bagian Purchasing menerima barang, Faktur Pembelian (FP)
dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap dari Pemasok, maka bagian Purchasing akan
mengecek kecocokan antara barang yang diterima dengan melihat
Tr_Pesanan_Pembelian dan mencocokkannya dengan yang tertera pada Surat
Jalan (SJ) dari Pemasok. Apabila telah dilakukan pengecekan dan barang sesuai
serta dalam keadaan baik, bagian Purchasing akan mengotorisasi Surat Jalan
(SJ).
Setelah itu bagian Purchasing akan membuatkan Formulir Barang Masuk
(FBM) dengan menginput data ke dalam Tr_Formulir_Barang_Masuk dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_Formulir_Barang_Masuk. Barang
menjadi tanggung jawab bagian Purchasing, karena barang berada di perusahaan
hanya dalam kurun waktu 1(satu) sampai 2(dua) hari. Formulir Barang Masuk
(FBM) tersebut akan dicetak dan diserahkan kepada Pemasok bersama dengan
Surat Jalan (SJ) yang telah diotorisasi sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Setelah itu bagian Purchasing akan menyerahkan Faktur Pembelian (FP) kepada
bagian Finance. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1 dari Pemasok akan diarsip
143
oleh bagian Purchasing. Sedangkan Faktur Pembelian akan diarsip oleh bagian
Finance.
8. Proses Melakukan Perintah Kerja
Setelah barang dari Pemasok telah diterima dan seluruh proses
penerimaan barang telah selesai dilaksanakan, Project Manager akan melakukan
survey lokasi instalasi dan membuat perencangan instalasi. Selanjutnya Project
Manager akan melakukan perintah kerja kepada Teknisi dengan cara melihat
data pada Tr_Kontrak dan membuatkan Surat Perintah Kerja dengan menginput
data ke dalam Tr_Surat_Perintah_Kerja dan menyimpannya secara otomatis ke
dalam Tr_Surat_Perintah_Kerja. Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut akan
dicetak 2 rangkap oleh Teknisi sebagai bukti perintah pekerjaan dari Project
Manager.
9. Proses Mengeluarkan Barang
Teknisi akan meminta pengeluaran barang ke bagian Purchasing dengan
cara menunjukkan Surat Perintah Kerja (SPK). Lalu bagian Purchasing akan
mencocokkan Surat Perintah Kerja (SPK) yang dimiliki Teknisi dengan Surat
Perintah Kerja (SPK) yang terdapat pada Tr_Surat_Perintah_Kerja. Setelah
proses pencocokkan Surat Perintah Kerja (SPK) selesai, bagian Purchasing akan
mengeluarkan barang. Pada saat mengeluarkan barang bagian Purchasing akan
membuatkan Formulir Barang Keluar (FBK) dengan menginput data
pengeluaran barang ke dalam Tr_ Form_Barang_Keluar, yang akan tersimpan
144
secara otomatis ke dalam Tr_ Form_Barang_Keluar. Formulir Barang Keluar
(FBK) yang telah dibuat akan dicetak sebanyak 2 rangkap dan diberikan kepada
Teknisi.
Pada saat Teknisi telah menerima barang dan Formulir Barang Keluar
(FBK) dari bagian Purchasing, Teknisi akan mengirimkan barang, Surat Perintah
Kerja (SPK) 2 rangkap , dan Formulir Barang Keluar (FBK) tersebut kepada
Klient. Selanjutnya Klient akan mengotorisasi Formulir Barang Keluar (FBK)
dan memberikan Tanda Terima Barang beserta Formulir Barang Keluar (FBK)
yang telah diotorisasi kepada Teknisi. Setelah Teknisi menerima Formulir
Barang Keluar (FBK) yang telah diotorisasi dan Tanda Terima Barang, Teknisi
akan memberikan dokumen – dokumen tersebut kepada bagian Purchasing untuk
diarsip oleh bagian Purchasing.
10. Proses Melakukan Penyerah Terimaan Pekerjaan
Selama pengerjaan kontrak instalasi, setiap selesai instalasi yang
dikerjakan oleh Project Manager dan Teknisi, maka Project Manager akan
mencatat penyelesaian yang dilakukan pada hari atau selama pekerjaan
berlangsung, dengan menginput data ke dalam Tr_Pencatatan_Penyelesaian, dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam Tr_Pencatatan_Penyelesaian. Untuk
melihat dan mengetahui perkembangan sejauh mana pengerjaan kontrak telah
berlangsung maka dapat dilihat dengan membuka Form Tampilan Kontrak..
Setelah pengerjaan proyek selesai, Klien akan mengotorisasi Surat
Perintah Kerja (SPK) yg diterima dari Teknisi, setelah Surat Perintah Kerja
145
(SPK) diotorisasi , Klien akan mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 1
sebagai bukti kerja dan memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap 2
kepada Teknisi. Selanjutnya setelah Teknisi telah menerima Surat Perintah Kerja
(SPK) rangkap 2 yang telah diotorisasi oleh Klien, Teknisi akan menyerahkan
Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut kepada Project Manager. Apabila Surat
Perintah Kerja (SPK) dari Teknisi telah diterima Project Manager, maka Project
Manager akan membuatkan Bukti Acara Serah Terima Barang (BASTP) dengan
menginput data ke dalam Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang dan
menyimpannya secara otomatis ke dalam
Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang.
Bukti Acara Serah Terima Barang (BASTP) tersebut akan dicetak 2
rangkap untuk diotorisasi kedua belah pihak. Dalam hal ini pihak PT. Landay
Auvi Perdana yang bersangkutan mengotorisasi Berita Acara Serah Terima
Pekerjaan (BASTP) adalah Presiden Direktur sebagai Pihak Pertama dan Klien
sebagai Pihak Kedua. Setelah Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
diotorisasi oleh kedua belah pihak, pihak perusahaan akan menyerahkan Berita
Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) rangkap 1 kepada Klien dan
mengarsip Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) rangkap 2.
11. Proses Melakukan Penagihan
Project Manager akan menginformasikan kepada bagian Finance bahwa
penyerah terimaan pekerjaan telah selesai dilaksanakan dan agar bagian Finance
segera melakukan penagihan kepada Klien. Untuk melakukan penagihan kepada
146
Klien , bagian Finance akan melihat Tr_Bukti_Acara_Serah_Terima_Barang.
Selanjutnya bagian Finance akan membuatkan Faktur dan Faktur Pajak. Project
Manager (FP) dengan menginput data tagihan ke dalam Tr_Faktur yang
disimpan secara otomatis ke dalam Tr_Faktur dan menginput data Faktur Pajak
(FP) ke dalam Tr_Faktur_Pajak yang akan disimpan secara otomatis ke dalam
Tr_Faktur_Pajak.Lalu Faktur dan Faktur Pajak (FP) yang telah dibuat akan
cetak , dalam hal ini Klien lah yang akan membayarkan pajak ke kantor urusan
pajak. Khusus untuk Faktur akan dicetak oleh bagian Finance sebanyak 3
rangkap. Selanjutnya dokumen- dokumen tersebut akan dikirimkan kepada Klien
sebagai bukti atas penagihan.
12. Proses Penerimaan Pembayaran
Klien akan membayarkan tagihan yang tertera pada Faktur kepada
bagian Finance dan mengarsip Faktur Sign rangkap 1. Bagian Finance akan
menerima pembayaran dari Klien beserta Faktur Sign rangkap ke-2 , Faktur Sign
rangkap ke-3, dan Faktur Pajak (FP) yang telah dibayarkan oleh Klien, bagian
Finance akan memberikan Faktur Sign rangkap 2 kepada bagian Accounting dan
mengarsip Faktur Sign rangkap 3. Berdasarkan Faktur Sign yang diterima, bagian
Finance akan merubah status pembayaran Klien pada Tr_ Faktur menjadi
“Terbayar” dan Bagian Accounting akan menjurnal penerimaan .
147
13. Proses Membayar Pelunasan Pembelian
Bagian Finance akan menerima Faktur dari Pemasok yang berisi tagihan
atas pelunasan barang. Bagian Finance akan mengecek Faktur dengan cara
melihat Tr_Pesanan_Pembelian akan tertera sisa pembayaran pelunasan
pembelian.Selanjutnya bagian Finance akan membayar pelunasan kepada
Pemasok. Setelah dilakukan pembayaran, bagian Finance membuat Bukti
Pengeluaran Kas (BPK) atas pelunasan tagihan. Bukti Pengeluaran Kas (BPK)
tersebut akan dibuat dengan cara menginput data pelunasan ke dalam
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas yang akan otomatis tersimpan ke dalam
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas . Bukti Pengeluaran Kas (BPK) atas pelunasan
tagihan tersebut akan dicetak dan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) akan diserahkan
kepada Pemasok sebagai bukti bahwa perusahaan telah melunasi pembayaran.
Lalu Bagian Accounting akan menjurnal pengeluaran dengan melihat data yang
tertera pada Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas.
14. Proses Menjurnal
Kegiatan menjurnal akan dilakukan oleh bagian Accounting, pada saat
menjurnal akan dilakukan perubahan status Faktur dengan membuka Form Main
Menu Faktur. Saat status Faktur berubah menjadi “Terbayar”, maka secara
otomatis sistem akan menyimpan dan mencatat Jurnal ke dalam Tr_Jurnal_H dan
Tr_Jurnal_D. Pada saat jurnal ditampilkan dan dicetak, maka nomor akun akan
secara otomatis tercetak dimana data nomor akun diperoleh dari Ms_Akun dan
data jurnal diperoleh dari Tr_Jurnal.
148
15. Proses Membuat Laporan Manajerial
Setiap periodenya Project Manager akan membuat Laporan Manajerial
yaitu, Laporan Pengerjaan Kontrak dengan melihat data pada Tr_Kontrak.
Setelah itu nantinya laporan tersebut akan diserahkan kepada Manager
Operational.
16. Proses Membuat Laporan Financial
Setiap akhir periode bagian Finance akan membuat Laporan Finance
yaitu, Laporan Jurnal Penerimaan Kas dengan melihat data pada Tr_Jurnal dan
Tr_Faktur. Bagian Finance juga akan membuat Laporan Manajerial yaitu,
Laporan Faktur Belum Terbayar dengan melihat data pada Tr_Faktur.Setelah itu
nantinya laporan tersebut akan diserahkan kepada Manager Operational. Bagian
Finance juga akan membuat Laporan Penerimaan Kas dengan melihat Tr_Faktur
diserahkan ke bagian Accounting untuk dilakukan pemerikasaan
17. Proses Membuat Laporan Analisis
Setiap akhir periode Project Manager akan membuat Laporan Analisis
yaitu, Laporan Kontrak yang Paling Sering dengan melihat Tr_Kontrak, Laporan
Tempat Pengerjaan yang Paling Sering yang Paling Sering dengan melihat
Tr_Kontrak, dan Laporan Klien yang Paling Sering dengan melihat Tr_Kontrak.
Setelah itu nantinya setiap bulannya laporan tersebut akan diserahkan kepada
Manager Operational.
149
4.2 Identifikasi Event Table yang diusulkan
4.2.1 Event Table Usulan (Tender)
No. Event
Internal Agent
in Assuming
Responsibility
Start When Activities in the Event
1. Mengikuti
Tender
Bagian
Marketing
Pada saat
menerima info
mengenai lelang
tender dari Klien
- Menerima Draft.
- Membuat Tr_Klien
- Membuat
Tr_Penawaran_Harga_Pekerj
aan
- Mencetak
Tr_Penawaran_Harga_Pekerj
aan beserta Company Profile
dan diserahkan kepada Klien
2. Mengecek
Perjanjian
Bagian
Marketing
Klien
mengirimkan
Surat Penunjuk
Pemenang
Pelaksana (SPPP)
- Menerima Surat Penunjuk
Pemenang Pelaksanaan
(SPPP)
- Menerima Surat Perjanjian
(SP)
- Menerima SPMK.
- Mengecek Surat Perjanjian
(SP) dengan Tr_PHP
- Mengotorisasi SP
- Menyerahkan SPMK ke
Presiden Direktur
3. Mengotorisasi
SPMK
Presiden
Direktur
Saat menerima
SPMK dari
bagian Marketing
- Menerima Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK)
- Menyetujui Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK).
- Memberikan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) sign ke
150
Manager Operational
4. Melakukan
Kontrak
Manager
Operasional
Menerima Surat
Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
sign dan Surat
Perjanjian (SP)
sign
- Menerima Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) sign
- Menerima Surat Perjanjian
(SP) sign
- Mengecek Tr_PHP
- Membuat Tr_Kontrak
- Menyimpan Tr_Kontrak
- Mengembalikan Surat
Perintah Mulai Kerja
(SPMK) sign dan Surat
Perjanjian (SP) sign ke
bagian Marketing.
5. Meng-copy
SPMK & SP
Bagian
Marketing
Menerima Surat
Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
sign dan Surat
Perjanjian (SP)
sign dari
Manager
Operasional.
- Mengecek SP dan SPMK
- Melihat Tr_Kontrak
- Mencetak Tr_Kontrak
- Meng-copy Surat Perjanjian
(SP) sign dan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) sign
- Mengarsip copy-an Surat
Perjanjian (SP) dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK)
- Menyerahkan Surat Perjanjian
(SP) sign dan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) sign
beserta Kontrak ke Klien
6. Melakukan
Permintaan
Pembelian
Manager
Operational
Saat selesai
perjanjian kontrak
- Melihat Tr_Kontrak
- Membuat Tr_FPP
- Menyimpan Tr_FPP
7. Melakukan Bagian Ketika menerima - Mengecek Tr_FPP
151
permintaan
penawaran
harga
Purchasing perintah dari
Manager
Operational
- Membuat Tr_SPPH
- Mencetak Tr_SPPH dan
mengirimkan ke Pemasok
8. Melakukan
Pembelian
Bagian
Purchasing
Ketika Menerima
Surat Penawaran
Harga (SPH) dari
Pemasok.
- Mengecek Surat Penawaran
Harga (SPH) dari Pemasok.
- Membuat Tr_PP
- Mencetak Tr_PP dan
mengirimkan ke Pemasok.
9. Membayar
Uang Muka
Bagian
Finance
Ketika Pemasok
mengirimkan
Faktur Uang
Muka
- Menerima Faktur Uang Muka
dari Pemasok
- Membayar Uang Muka
Mengirim bukti Transfer ke
Pemasok
- Membuat Tr_BPK (UM)
- Menyimpan Tr_BPK (UM)
10. Menerima
Barang
Bagian
Purchasing
Ketika Pemasok
Mengirimkan
Barang
- Menerima Barang, Faktur
Pembelian, kwitansi Uang
Muka dan Surat Jalan (SJ) 2
rangkap
- Mengecek barang dengan
Surat Jalan (SJ) dan Tr_PP.
- Mengotorisasi Surat Jalan (SJ)
dan menyerahkan Surat Jalan
(SJ) rangkap 2 ke Pemasok.
- Membuat
Tr_Formulir_Barang_Masuk
- Menyimpan
Tr_Formulir_Barang_Masuk
- Menyerahkan Faktur
Pembelian dan Kwitansi Uang
152
Muka ke Bagian Finance
- Mengarsip Surat Jalan (SJ)
rangkap 1 yang telah di
otorisasi
11. Melakukan
Perintah Kerja
Project
Manager
Ketika barang
telah tiba di
perusahaan.
- Melakukan survey lokasi
- Membuat
Tr_Surat_Perintah_Kerja
- Menyimpan
Tr_Surat_Perintah_Kerja
12. Mengeluarkan
Barang
Bagian
Purchasing
Ketika Teknisi
mencetak dan
menunjukkan
Surat Perintah
Kerja (SPK)
- Mencocokkan Surat Perintah
Kerja (SPK) dengan
Tr_Surat_Perintah_Kerja
- Mengeluarkan barang
- Membuat
Tr_Formulir_Barang_Keluar
- Mencetak
Tr__Form_Barang_Keluar
(FBK) dan memberikan
kepada Teknisi.
13. Mengerjakan
Proyek
Teknisi Ketika menerima
barang dan Surat
Jalan (SJ) dari
bagian
Purchasing
- Melihat
Tr_Surat_Perintah_Kerja
- Mencetak
Tr_Surat_Perintah_Kerja
sebanyak 2 rangkap.
- Menyerahkan Formulir
Barang Keluar (FBK) ,Surat
Perintah Kerja (SPK) , dan
Barang ke area instalasi.
- Menerima Formulir Barang
Keluar (FBK) yang diotorisasi
153
Klien.
- Melakukan instalasi.
- Menerima SPK sign rangkap 2
dari Klien
14. Melakukan
Penyerah
Terimaan
Pekerjaan
Project
Manager
Operational
Setelah
pengerjaan
proyek selesai
- Mencatat perkembangan
penyelesaian pekerjaan
kontrak dalam
Tr_Pencatatan_Penyelesaian
- Memeriksa hasil pengerjaan
instalasi
- Membuat
Tr_Bukti_Acara_Serah_Terim
a_Barang
- Mencetak
Tr_Bukti_Acara_Serah_Terim
a_Barang 2 rangkap untuk di
otorisasi dan mengirimkan ke
Klien.
- Menerima Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan resmi
otorisasi 2 pihak .
- Memberikan Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan
(BASTP) rangkap 1 kepada
Klien.
15. Melakukan
Penagihan
Bag. Finance Setelah penyerah
terimaan
pekerjaan selesai
- Membuat Tr_Faktur
- Membuat Tr_Faktur_Pajak
- Mencetak Tr_Faktur 3
rangkap.
- Mencetak Tr_Faktur_Pajak.
154
- Mengirimkan Tr_Faktur,
Tr_Faktur _Pajak ke Klien.
16. Menerima
Pembayaran
Bagian
Finance
Menerima
pembayaran dari
Pemasok beserta
Faktur Pajak (FP)
- Menerima pembayaran dan
Faktur Pajak (FP) yang telah
dibayar
- Menerima Faktur sign
rangkap 2 dan 3
- Memberikan Faktur sign
rangkap 2 ke Bag Accounting
- Mengarsip Faktur sign
rangkap 3
17. Menjurnal
Penerimaan
Bagian
Accounting
Menerima Faktur
sign rangkap 2
dari Bagian
Finance
- Mengecek Faktur sign
rangkap 2
- Melihat Tr_ Faktur dan
Tr_Jurnal
- Menyimpan ke dalam
Tr_Jurnal
18. Membayar
pelunasan
Pemasok
Bagian
Finance
Pada saat
Pemasok
mengirimkan
Faktur Pelunasan
- Menerima Faktur Pelunasan.
- Melakukan pencocokan antara
Faktur dengan
Tr_Pemesanan_Pembelian
- Membayar pelunasan kepada
Pemasok
- Membuat
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas
(Pelunasan)
- Mencetak
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas
(Pelunasan) dan mengirimkan
ke Pemasok
155
Tabel 4.1 Event Table Usulan (Tender)
19. Menjurnal
Pengeluaran
Bagian
Accounting
Setelah transaksi
peluasan
- Melihat
Tr_Bukti_Pengeluaran_Kas
dan Tr_Jurnal
- Menyimpan ke dalam
Tr_Jurnal
20. Membuat
Laporan
Manajerial
Project
Manager
Setiap akhir
periode tertentu
- Membuat Laporan Pengerjaan
Kontrak
21. Membuat
Laporan
Financial
Bagian
Finance
Setiap akhir
periode tertentu
- Membuat Laporan Faktur
Belum Terbayar
- Membuat Laporan Jurnal
Penerimaan Kas
- Membuat Laporan Penerimaan
Kas
22. Membuat
Laporan
Analisis
Project
Manager
Setiap akhir
periode tertentu
- Membuat Laporan Kontrak
yang Paling Sering
- Membuat Laporan Tempat
Pengerjaan yang Paling Sering
- Membuat Laporan Klien yang
Paling Sering
156
4.2.2 Event Table Usulan (Non Tender)
No. Event
Internal
Agent in
Assuming
Responsibility
Start When Activities in the Event
1. Menerima
proyek
( NonTender)
Bagian
Marketing
Klien
menghubungi
Bagian Marketing.
- Menerima Draft
- Melihat Tr_Klien
- Menyerahkan Draft ke
Manager Operational
2. Melakukan
Survey
Manager
Operational
Menerima Draft
dari Bagian
Marketing
- Melakukan area lokasi.
- Mengkonfirmasi Pekerjaan ke
Bagian Marketing
3. Melakukan
Penawaran
Pekerjaan
Bagian
Marketing
Menerima
konfirmasi hasil
survey pekerjaan
- Menerima konfirmasi dari
Manager Operational bahwa
proyek layak dikerjakan.
- Membuat Tr_Klien
- Membuat Tr_Penawaran
_Harga_Pekerjaan
- Mencetak
Tr_Penawaran_Harga_
Pekerjaan dan mengirimkan ke
Klien
4. Mengecek
Perjanjian
Bagian
Marketing
Menerima Surat
Perjanjian (SP)
dan Surat perintah
Mulai Kerja
(SPMK) dari
Pelanggan
- Mengecek Surat Perjanjian (SP)
dengan Tr_Penawaran_Harga_
Pekerjaan
- Melihat Tr_Penawaran_Harga_
Pekerjaan
- Mengotorisasi SP
157
Tabel 4.2 Event Table Usulan (Non Tander)
- Menyerahkan SPMK ke
Presiden Direktur
Selanjutnya sama dengan Event Table Sistem Usulan (Tender) mulai dari event ke 5 sampai
dengan selesai
158
159
160
4.2.4 Workflow Table yang diusulkan
4.2.4.1 Workflow Table Usulan (Tender)
Actor Activity
Klien
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Mengikuti Tender
1. Menginformasikan tender dan menyerahkan Draft
2. Menerima Draft
3. Memilih menu Ms_Klien
4. Menampilkan Ms_ Klien
5. Mengentri data Ms_ Klien
6. Memilih “Simpan Ms_ Klien”
7. Meng-update Ms_ Klien
8. Menutup Ms_ Klien
9. Memilih menu Tr_PHP
10. Menampilkan Tr_PHP
11. Mengentry data Tr_PHP
12. Memilih Klien
13. Menampilkan Detil Klien
14. Memilih Kode Barang
15. Menampilkan Detil barang
16. Menginput Jumlah barang
17. Memilih jenis servis
18. Menampilkan Detil servis
161
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Klien
19. Memilih “Hitung”
20. Menghitung harga pekerjaan
21. Menampilkan harga pekerjaan
22. Memilih “Simpan Tr_PHP”
23. Meng-update Tr_PHP
24. Memilih “cetak Tr_PHP”
25. Mencetak Tr_PHP
26. Mencetak Company Profile
27. Mengirimkan PHP dan Company Profile ke Klien
28. Menerima PHP dan Compay Profile dari Bagian
Marketing
29. Mengirimkan SPPP, SP dan SPMK ke Bagian Marketing
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Klien
Bagian Marketing
Mengecek Perjanjian
30. Menerima SPPP, SP dan SPMK
31. Memilih menu Tr_PHP
32. Menampilkan Tr_PHP
33. Mencocokkan SP dan SPMK dengan Tr_PHP
34. Jika tidak sesuai, maka mengembalikan SP dan SPMK ke
Klien
35. Menerima SP dan SPMK dari Bagian Marketing
36. Merevisi SP dan SPMK
37. Mengirimkan SP dan SPMK ke Bagian Marketing
162
Komputer
Bagian Marketing
38. Jika sesuai, maka mengotorisasi SP
39. Memilih “close Tr_PHP”
40. Meng-update Tr_PHP
41. Memberikan SPMK ke Presiden Direktur
Presiden Direktur
Mengotorisasi SPMK
42. Menerima SPMK dari Bagian Marketing
43. Mengecek data SPMK
44. Mengotorisasi SPMK
45. Menyerahkan SPMK ke Manager Operational
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Melakukan Kontrak
46. Menerima SPMK sign dari Presiden Direktur
47. Menerima SP sign dari Bagian Marketing
48. Memilih menu Tr_PHP
49. Menampilkan Tr_PHP
50. Mengecek SP sign dan SPMK sign serta Tr_PHP
51. Memilih menu Tr_Kontrak
52. Menampilkan Tr_Kontrak
53. Mengentry data Tr_Kontrak
54. Memilih No.PHP
55. Menampilkan Detil Tr_PHP
56. Memilih “Simpan Tr_Kontrak”
57. Meng-update Tr_Kontrak
163
Manager Operational
58. Meng-update Tr_PHP
59. Menyerahkan SPMK sign dan SP sign ke Bagian
Marketing
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Komputer
Bagian Marketing
Klien
Meng-copy SPMK & SP
60. Menerima SPMK sign dan SP sign dari Manager
Operational
61. Mengecek SP dan SPMK
62. Memilih menu Tr_Kontrak
63. Menampilkan Tr_Kontrak
64. Mengentry data Tr_Kontrak
65. Memilih No.PHP
66. Menampilkan Detil Tr_PHP
67. Memilih “Simpan Tr_Kontrak”
68. Meng-update Tr_Kontrak
69. Meng-update Tr_PHP
70. Memilih “cetak Tr_Kontrak”
71. Mencetak Tr_Kontrak
72. Meng-copy Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK)
73. Mengirimkan Kontrak, SP dan SPMK otorisasi ke Klien
74. Mengarsip copy-an Surat Perjanjian (SP) dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK)
164
75. Menerima Kontrak, SP dan SPMK otorisasi dari
Marketing
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Manager Operational
Komputer
Melakukan Permintaan Pembelian
76. Memilih menu Tr_Kontrak
77. Menampilkan Tr_Kontrak
78. Mengecek pekerjaan
79. Memilih menu Tr_FPP
80. Menampilkan data Tr_FPP
81. Meng-entry data Tr_FPP
82. Memilih Kode Barang
83. Menampilkan Detil Barang
84. Menginput Jumlah Barang
85. Memilih “Simpan Tr_FPP”
86. Meng-update Tr_FPP
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Melakukan Permintaan Penawaran Harga
87. Memilih menu Tr_FPP
88. Menampilkan Tr_FPP
89. Melihat Tr_FPP
90. Memilih menu Tr_SPPH
91. Menampilkan Tr_SPPH
92. Meng-entri data Tr_SPPH
93. Memilih No. FPP
165
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Pemasok
94. Menampilkan Detil FPP
95. Memilih kode Pemasok
96. Menampilkan Detil Pemasok
97. Memilih Kode Barang
98. Menampilkan Detil barang
99. Meng-input Jumlah barang
100. Memilih “Simpan Tr_SpPH”
101. Meng-update Tr_SPPH
102. Meng-update Tr_FPP
103. Memilih “cetak Tr_SPPH”
104. Mencetak Tr_SPPH
105. Mengirimkan SPPH kepada Pemasok
106. Menerima SPPH dari Purchasing
107. Membuat SPH
108. Mengirimkan SPH kepada Purchasing
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Melakukan Pembelian
109. Menerima SPH dari Pemasok
110. Memilih menu Tr_PO
111. Menampilkan Tr_PO
112. Meng-entri data Tr_PO
113. Memilih No.SPPH
114. Menampilkan Detil SPPH
166
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Komputer
Bagian Purchasing
Pemasok
115. Menginput No. SPH
116. Menginput Kontak Penghubung
117. Menginput Pembayaran
118. Memilih Kode barang
119. Menampilkan Detil Barang
120. Menginput Jumlah barang
121. Menginput Harga
122. Memilih “Hitung”
123. Menghitung Total Harga
124. Memilih “Simpan Tr_PO”
125. Meng-update Tr_PO
126. Memilih “cetak Tr_PO”
127. Mencetak Tr_PO
128. Mengirimkan PO kepada Pemasok
129. Menerima PO dari Purchasing
130. Membuat Faktur Uang Muka
131. Mengirimkan Faktur Uang Muka ke Finance
Bagian Finance
Komputer
Bagian Finance
Membayar Uang Muka
132. Menerima Faktur Uang Muka dari Supplier
133. Memilih menu Tr_PO
134. Menampilkan Tr_PO
135. Mengecek Faktur Uang Muka
167
Pemasok
Bagian Finance
Komputer
Bagian Finance
Komputer
Bagian Finance
Komputer
Bagian Finance
Komputer
Bagian Finance
136. Jika tidak sesuai, maka mengembalikan Faktur Uang
Muka kepada Pemasok
137. Mengecek ulang Faktur Uang Muka
138. Merevisi Faktur Uang Muka
139. Mengirim Faktur Uang Muka revisi kepada bagian
Finance
140. Menerima Faktur Uang Muka Revisi dari Pemasok
141. Jika sesuai, maka membayarkan Uang Muka 50% dari