103 BAB 4 PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI 4.1 Inisiasi Proyek Implementasi SAP-BPC ini diawali dengan adanya kebutuhan LPS terhadap sistem yang terintegrasi, efisien dan efektif, yang mampu memperbaiki seluruh masalah teknik yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran tahunan dan laporan keuangan dengan menggunakan software Zahir dan Excel Spreadsheet. Beberapa masalah teknik yang timbul seperti: • Dalam proses penyusunan anggaran dilakukan dengan mengkonsolidasikan sejumlah Excel Spreadsheet dengan template yang telah ditentukan sehingga membutuhkan usaha manual tambahan untuk menggabungkan serta membuat perhitungan secara manual, serta transfer data realisasi dari Zahir ke Excel Spreadsheet untuk didistribusikan ke masing-masing divisi dengan usaha manual. • Perubahan atas asumsi anggaran yang mempengaruhi anggaran akan memerlukan waktu dan beban tambahan untuk melihat pengaruh perubahan tersebut terhadap anggaran. • Tidak adanya jaminan hasil yang bebas dari kesalahan manusia dan kesalahan perhitungan lainnya. Untuk itu, LPS melakukan sebuah pitching sistem yang mampu memperbaiki masalah-masalah di atas. Kemudian PT. Astragraphia Information Technology mengajukan solusi untuk mengimplementasi SAP-BPC agar dapat mengatasi masalah- masalah di atas yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran. Dan pihak LPS
54
Embed
BAB 4 PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI 4.1 Inisiasi …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2010-1-00581-si bab 4.pdf · 103 BAB 4 PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI 4.1 Inisiasi Proyek Implementasi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
103
BAB 4
PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI
4.1 Inisiasi Proyek
Implementasi SAP-BPC ini diawali dengan adanya kebutuhan LPS terhadap sistem
yang terintegrasi, efisien dan efektif, yang mampu memperbaiki seluruh masalah teknik
yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran tahunan dan laporan keuangan
dengan menggunakan software Zahir dan Excel Spreadsheet. Beberapa masalah teknik
yang timbul seperti:
• Dalam proses penyusunan anggaran dilakukan dengan mengkonsolidasikan
sejumlah Excel Spreadsheet dengan template yang telah ditentukan sehingga
membutuhkan usaha manual tambahan untuk menggabungkan serta membuat
perhitungan secara manual, serta transfer data realisasi dari Zahir ke Excel
Spreadsheet untuk didistribusikan ke masing-masing divisi dengan usaha manual.
• Perubahan atas asumsi anggaran yang mempengaruhi anggaran akan memerlukan
waktu dan beban tambahan untuk melihat pengaruh perubahan tersebut terhadap
anggaran.
• Tidak adanya jaminan hasil yang bebas dari kesalahan manusia dan kesalahan
perhitungan lainnya.
Untuk itu, LPS melakukan sebuah pitching sistem yang mampu memperbaiki
masalah-masalah di atas. Kemudian PT. Astragraphia Information Technology
mengajukan solusi untuk mengimplementasi SAP-BPC agar dapat mengatasi masalah-
masalah di atas yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran. Dan pihak LPS
104
dapat menerima solusi yang diajukan oleh PT. Astragraphia Information Technology.
Setelah LPS menerima solusi tersebut, maka kedua belah pihak membuat kesepakatan
bersama, bahwa PT. Astragraphia Information Technology bertanggung jawab dan
terlibat secara penuh, dalam melaksanakan pengembangan sistem hingga penerapan
SAP-BPC sesuai dengan kebutuhan LPS atas penyusunan proses bisnis dan konsolidasi
anggaran.
4.2 Tujuan Implementasi SAP-BPC
Adapun beberapa tujuan dari implementasi SAP-BPC di LPS, adalah sebagai berikut:
• Implementasi SAP-BPC ini dapat digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi,
dan pengendalian proses bisnis penyusunan anggaran.
• Mengurangi masalah teknis dalam penyusunan anggaran yang dapat menciptakan
kerumitan dalam penggunaan Excel.
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses konsolidasi usulan
• Memperoleh data secara real time.
4.3 Project Charter
Implementasi SAP-BPC
Project Owner : PT. Astragraphia Information Technology
Start Date : 02 Maret 2009
Completion Date : -
Vendor Project Manager : I Made Suwendra
Client Project Manager : Harapan Sinaga
105
4.4 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT
Metodologi implementasi di bawah ini merupakan gabungan antara usulan
perbaikan dan perencanaan awal PT. AGIT untuk mengatasi masalah-masalah yang
timbul pada proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan
kemunduran waktu go live. Tahapan project preparation tidak dilaksanakan kembali
karena tahapan ini merupakan persiapan awal yang harus dilaksanakan sebelum proyek
ini dimulai. Tahapan-tahapan yang dilakukan untuk melaksanakan perbaikan
implementasi adalah:
• Project Revision
• Business Blueprint
• Realization
• Final Preparation
• Go Live & Support
Gambar 4.1 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC
1. Project Revision
Tahapan project revision merupakan tahapan yang diusulkan untuk mengatasi
masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT, dimana masalah-masalah ini
106
menyebabkan kemunduran proyek implementasi SAP-BPC di LPS. Kegiatan-
kegiatan yang dilakukan dalam tahapan project revision adalah:
• Problem Diagnosis
• Steering Committee Meeting
• Training
Gambar 4.2 Tahapan Project Revision
1.1 Problem Diagnosis
Dengan timbulnya berbagai masalah pada saat pre-UAT, seluruh anggota tim
implementasi melakukan beberapa pertemuan antar tim implementasi untuk
mengidentifikasi dan membahas seluruh masalah yang timbul pada saat pre-UAT.
Setelah penyebab masalah tersebut dapat diidentifikasi oleh tim implementasi,
107
maka tim implementasi me-review kembali seluruh rangkaian kegiatan
implementasi yang telah dilaksanakan dan menentukan solusi agar dapat mengatasi
masalah-masalah tersebut, seperti: pembagian tanggung jawab tim implementasi,
mengadakan training pada tiap tahapan untuk lebih memahami kebutuhan client
dan kemampuan SAP-BPC, melakukan manajemen perubahan organisasi untuk
mengatasi perubahan dan resiko perubahan yang terjadi, dan melakukan
pengecekan kualitas pada tiap tahapan. Langkah-langkah yang dilakukan pada
problem diagnosis adalah:
• Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis: tim implementasi vendor
mengatur jadwal pelaksanaan pertemuan, mempersiapkan materi yang akan
disampaikan, dan menentukan peserta yang terlibat dalam pertemuan ini.
• Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi: pertemuan ini membahas
masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT sehingga dapat
diidentifikasikan penyebabnya, dan bersama-sama mencari solusi untuk
menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
1.2 Steering Committee Meeting
Setelah menentukan solusi masalah yang telah dibahas pada kegiatan
problem diagnosis, lalu tim implementasi mengadakan pertemuan dengan steering
committee untuk menjelaskan permasalahan yang terjadi serta menyampaikan
solusi penyelesaian masalah tersebut. Apabila solusi tersebut disetujui oleh steering
committee, maka tim implementasi dapat merealisasikan solusi mengatasi masalah
yang dapat dijalankan pada kegiatan selanjutnya, dan apabila solusi tidak disetujui
oleh steering committee, maka tim implementasi harus mencari solusi masalah
108
yang lebih baik agar dapat disetujui oleh steering committee. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam kegiatan steering committee meeting:
• Mempersiapkan pertemuan steering committee: tim implementasi mengatur
jadwal pertemuan steering committee, dan mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
• Melaksanakan pertemuan steering committee: tim implementasi melakukan
pertemuan dengan steering committee untuk menyampaikan masalah-masalah
yang timbul pada saat pre-UAT, mengusulkan solusi penyelesaian masalah
tersebut, dan meminta persetujuan kepada steering committee untuk
melaksanakan solusi tersebut.
1.3 Training
Usulan kegiatan ini merupakan salah satu solusi dari masalah yang
berhubungan dengan aplikasi SAP-BPC. Usulan kegiatan training untuk
memberikan pelatihan kepada tim implementasi vendor mengenai fitur dan
fungsionalitas sistem SAP-BPC sehingga tim implementasi vendor mendapatkan
pengetahuan teknikal yang lebih mengenai SAP-BPC serta dapat mengoptimalkan
penggunaan SAP-BPC terhadap kebutuhan proses bisnis LPS. Tim implementasi
yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan training ini adalah vendor
project manager. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan training:
• Membuat perencanaan training tim implementasi SAP-BPC: vendor project
manager mengatur jadwal pelaksanaan training, mengembangkan dan
109
mempersiapkan materi training yang akan disampaikan kepada seluruh tim
implementasi.
• Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil pelatihan: tim
implementasi melaksanakan training fitur teknikal SAP-BPC, setelah
pelaksanaan training selesai vendor project manager bertanggung jawab pada
dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.
2. Business Blueprint
Setelah tim implementasi dapat mengidentifikasikan masalah kegagalan pre-
UAT maka dapat disimpulkan bahwa faktor penyebab kegagalan adalah
penggambaran proses bisnis to-be di dalam dokumen blueprint yang terlalu global
dan dokumen blueprint yang belum sign off sudah direalisasikan ke dalam SAP-BPC
oleh tim implementasi.
Untuk mengatasi dan memperbaiki masalah tersebut, maka tim implementasi
melakukan rangkaian kegiatan berikut ini:
• Organizational Change Management
• Workshop
• Blueprint Documentation
• Review Blueprint
• Sign Off Blueprint
110
Gambar 4.3 Tahapan Business Blueprint
2.1 Organizational Change Management
Kegiatan organizational change management merupakan usulan untuk
mengetahui faktor-faktor sumber daya manusia dan sumber daya non-manusia
yang memiliki pengaruh perubahan terhadap implementasi SAP-BPC. Kegiatan ini
perlu dilakukan untuk memberikan dukungan dan asistensi dalam menggunakan
SAP-BPC setelah implementasi. Tim implementasi yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan kegiatan ini adalah application team leader dan functional team
111
yang dapat mengatasi perubahan persepsi perusahaan, serta respon yang diperoleh
terhadap manajemen perubahan yang mungkin timbul. Langkah-langkah yang
perlu dilaksanakan dalam kegiatan organizational change management adalah:
• Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis setelah implementasi
SAP-BPC: membuat gambaran perubahan merupakan langkah awal dari
proses manajemen perubahan organisasi, yang bertujuan untuk
mempermudah tim implementasi menentukan prioritas dari komponen
rencana perubahan.
• Mengembangkan strategi sponsorship: tujuan dari pengembangan strategi
sponsorship untuk memudahkan komunikasi kebutuhan tim implementasi
vendor pada LPS.
• Membangun framework komunikasi perubahan: framework komunikasi berisi
pendekatan penyaluran informasi yang berhubungan dengan proyek dalam
lembaga.
2.2 Workshop
Kegiatan workshop telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase
pencapaian pelaksanaan sebesar 80% yang berarti proses pelaksanaan workshop ini
belum dilakukan secara maksimal sehingga menyebabkan penggambaran proses
bisnis di dalam dokumen blueprint tidak detil. Di dalam workshop ini, seluruh
anggota tim implementasi mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan
client yang belum tergambar di dalam dokumen blueprint tersebut.
112
• Membuat persiapan workshop kebutuhan umum dan proses bisnis: tim
implementasi vendor bertanggung jawab untuk membuat persiapan
pelaksanaan workshop proses bisnis yang belum tergambar dalam dokuemn
blueprint. Persiapan yang dilakukan tim implementasii vendor adalah
membuat dan menyusun materi yang akan disampaikan kepada client di
dalam workshop, menjadwalkan workshop, dan menentukan peserta
workshop
• Melakukan workshop kebutuhan umum: tim implementasi untuk
mengkonfirmasikan data records, chart of accounts, neraca, peraturan dan
standar untuk transfer data dengan sistem aplikasi.
• Melakukan workshop proses bisnis: sama seperti halnya dalam pelaksanaan
workshop kebutuhan umum, tim implementasi melakukan pertemuan untuk
melengkapkan seluruh proses bisnis, pelaporan, interface, konversi,
enhancements dan otorisasi yang diharapkan client.
2.3 Blueprint Documentation
Setelah workshop kebutuhan umum dan workshop proses bisnis selesai
dilakukan maka tim implementasi vendor melengkapi dokumen blueprint sesuai
dengan hasil workshop yang telah disepakati oleh pihak client dan pihak vendor. Di
dalam dokumen blueprint berisi proses bisnis to-be lembaga yang telah disesuaikan
dengan fungsi dan kemampuan SAP-BPC secara detil yang menjadi dasar
organisasi dan konfigurasi sistem yang akan dikembangkan.
113
2.4 Review Blueprint
Vendor project manager memberikan dokumen blueprint kepada masing-
masing anggota tim implementasi client untuk review blueprint document yang
telah diperbaiki dan dilengkapi oleh tim implementasi vendor. Hal-hal yang
diperhatikan dalam melaksanakan review blueprint document adalah
penggambaran proses bisnis, struktur organisasi, desain teknikal dan tugas dan
peranan user.
2.5 Sign Off Blueprint
Setelah tim implementasi client selesai melakukan review dokumen blueprint,
maka tim implementasi mengadakan pertemuan kembali untuk verifikasi akhir
kelengkapan dan keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang dituangkan
dalam dokumen blueprint. Setelah tim implementasi menyetujui isi dari dokumen
blueprint tersebut, maka steering committee, client project manager, dan vendor
project manager melakukan sign off pada dokumen blueprint dan proyek berlanjut
ke tahapan selanjutnya.
3. Realization
Waktu go live yang semakin dekat dan dokumen blueprint belum sign off
menyebabkan tim implementasi vendor memutuskan untuk melaksanakan tahapan
realization dan business blueprint secara overlap, sehingga pada tahap realization ini
sistem dikembangkan berdasarkan hasil workshop yang telah dilakukan. Oleh karena
itu, terjadi kegagalan pre-UAT, dimana sistem yang dikembangkan tidak sesuai
dengan kebutuhan user. Dalam melaksanakan perbaikan proyek, dokumen blueprint
114
harus mendapatkan sign off dari steering committee, client project manager, dan
vendor project manager, agar dapat melanjutkan ke tahapan realization. Pada
tahapan realization ini seluruh kebutuhan proses bisnis yang tercantum pada
dokumen blueprint yang telah sign off diimplementasikan sepenuhnya ke dalam
SAP-BPC oleh tim implementasi vendor. Sasaran utamanya pada tahapan realization
adalah implementasi akhir di dalam sistem, pengujian secara keseluruhan, dan
penggunaan sistem untuk operasi produksi.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahapanan realization, yakni:
• Project Management
• Organizational Change Management
• Training
• System Development
• Internal Testing
• Pre-UAT
• UAT
• Quality Check
115
Gambar 4.4 Tahapan Realization
116
3.1 Project Management
Kegiatan project management merupakan usulan untuk melakukan pertemuan
antar tim implementasi yang bertujuan untuk membangun dan review seluruh
rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan realization implementasi
SAP-BPC, sehingga mempersiapkan proyek implementasi ini dapat berjalan
dengan optimal. Pada kegiatan project management tim implementasi melakukan
pertemuan untuk membahas aktivitas perbaikan yang akan dilakukan dalam
tahapan ini, menentukan ketidakmampuan SAP-BPC untuk memenuhi kebutuhan
LPS (gap), dan menentukan rencana cutover.
3.2 Organizational Change Management
Organizational change management merupakan usulan kegiatan yang
menjadi tanggung jawab application team leader dan functional team. Pada
kegiatan ini application team leader dan functional team harus mampu
menunjukkan faktor organisasional dan faktor sumber daya manusia yang