BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2007-2-00293-KA-Bab 4.pdf · sistem informasi persediaan barang jadi di perusahaan, antara lain Divisi

97

BAB 4

EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG JADI

Pengendalian terhadap sistem informasi dalam suatu perusahaan adalah penting

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Untuk

memastikan bahwa pengendalian yang berjalan dalam perusahaan telah berjalan dengan

baik, maka perlu dilakukan pemeriksaan (audit).

Pemeriksaan melibatkan pengumpulan, review, dan dokumentasi bukti-bukti

audit dan akhirnya menghasilkan rekomendasi yang berguna untuk penyempurnaan

sistem informasi perusahaan di masa mendatang.

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pelaksanaan audit terhadap sistem

informasi persediaan barang jadi pada PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk.

4.1 Perencanaan Audit

4.1.1 Penentuan Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit yang ditentukan adalah sistem informasi

persediaan barang jadi pada PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk., yang

difokuskan pada prosedur mutasi barang masuk dan prosedur mutasi barang

keluar. Pengendalian yang akan di-audit adalah pengendalian manajemen dan

pengendalian aplikasi.

Pengendalian manajemen mencakup:

- Pengendalian manajemen operasi

- Pengendalian manajemen keamanan.

97

98

Pengendalian aplikasi mencakup:

- Pengendalian Boundary

- Pengendalian Input

- Pengendalian Output.

4.1.2 Tujuan dan Sasaran Pelaksanaan Audit

Tujuan pelaksanaan audit adalah untuk menganalisa dan

mengevaluasi sistem informasi yang mendukung prosedur mutasi barang

masuk (mutasi in) dan mutasi barang keluar (mutasi out) yang berjalan dalam

perusahaan. Evaluasi dilakukan untuk memeriksa kehandalan dari sistem

informasi persediaan yang melindungi aset perusahaan, memenuhi efektifitas

dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan. Evaluasi dilakukan terhadap

pengendalian manajemen keamanan, pengendalian manajemen operasi,

pengendalian boundary, pengendalian input dan pengendalian output.

Sasaran yang hendak dicapai adalah mengumpulkan bukti-bukti audit

yang berhubungan dengan prosedur yang akan dievaluasi, untuk menentukan

kehandalan pengendalian dan perlindungan aset perusahaan yang sedang

diterapkan dalam perusahaan.

4.1.3 Pengumpulan bukti-bukti audit

Pengumpulan bukti-bukti audit dilakukan dengan tiga cara, yaitu:

99

a. Pengamatan (observation)

Melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan

operasional perusahaan di kantor dan di gudang penyimpanan dan

terhadap sistem informasi persediaan yang berjalan dalam perusahaan.

b. Wawancara

Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan

sistem informasi persediaan barang jadi di perusahaan, antara lain Divisi

Teknologi Informasi dan Divisi Logistik.

c. Check list

Daftar pertanyaan yang diberikan kepada beberapa responden

yang berhubungan dengan sistem informasi persediaan barang jadi untuk

mempermudah dalam pengumpulan data yang meliputi pengendalian

manajemen dan pengendalian aplikasi.

4.1.4 Jadwal Pelaksanaan Audit

Jadwal pelaksanaan audit digunakan untuk menyusun kegiatan yang

akan dilakukan selama pelaksanaan audit.

Kegiatan audit yang direncanakan dan telah dilaksanakan akan dijelaskan

pada tabel 4.1.

100

No Kegiatan Metode Waktu

1 Memperoleh informasi

tentang Perusahaan, antara

lain:

Profil Perusahaan

Sejarah Perusahaan

Bidang Usaha

Visi, misi dan tujuan

Struktur Organisasi

Uraian tugas

Wawancara Minggu ke-3 sampai ke-4

di bulan September 2006

2 Memperoleh informasi

tentang prosedur Sistem

Informasi yang berjalan

Wawancara

dan

Observasi

Minggu ke-1 sampai ke-4

di bulan Oktober 2006

3 Pengumpulan data

tampilan Input dan Output,

antara lain:

Tampilan Input

Laporan / Output

Tabel

Dokumen

Observasi Minggu ke 2 dan minggu

ke-4 di bulan Nopember

2006

101

No Kegiatan Metode Waktu

4 Membuat dan

mendistribusikan check list

tentang pengendalian,

antara lain:

Security Management

Controls

Operation Management

Controls

Boundary Controls

Input Controls

Output Controls

Wawancara,

Observasi

Dan

Check list

Minggu ke1 sampai ke-2 di

bulan Desember 2006

5 Identifikasi dan Analisa

temuan audit

Studi

Dokumentasi

Minggu ke-3 sampai

minggu ke-4 di bulan

Desember 2006

6 Penyusunan Laporan Audit

Studi

Dokumentasi

Minggu ke-1 sampai ke-2

di bulan Januari 2007

Tabel 4.1 Jadwal Pelaksanaan Audit

102

4.2 Daftar check list Pengendalian

Auditor memberikan daftar pertanyaan yang disusun menjadi check-list

yang kemudian diberikan kepada pihak yang berkaitan dengan sistem informasi

yang dibahas. Jawaban yang didapat dari semua pertanyaan akan digunakan untuk

mengidentifikasi kelemahan dalam pengendalian yang berjalan dalam perusahaan.

4.2.1 Pengendalian Manajemen Operasional

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Apakah terdapat mesin absensi

sebelum masuk ke dalam ruang

kantor?

√ Terdapat mesin absensi

dengan menggunakan

handprint

2 Apakah terdapat prosedur keamanan

untuk penerimaan pengunjung dari

luar perusahaan?

√ Tamu harus melapor

dahulu ke petugas

keamanan (satpam)

3 Apakah barang yang masuk ke

gudang terlebih dahulu diletakkan

di ruang transit?

√

4 Apakah terdapat batasan antara

lokasi barang (line) yang satu

dengan yang lainnya dengan jelas?

√

5 Apakah peletakan barang di gudang

selalu sesuai pada tempatnya?

√

Beberapa kali barang

diletakkan pada nomor line

yang salah.

103

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

6 Apakah terdapat pemisahan tugas

untuk petugas yang melakukan

input data mutasi barang masuk dan

mutasi barang keluar?

√ Kegiatan input dilakukan

oleh petugas yang sama

7 Apakah petugas input data barang

masuk juga bertugas menentukan

letak barang di gudang?

√ Penentuan lokasi barang di

tentukan oleh petugas

gudang dan ditulis secara

manual pada dokumen

Picking In List.

8 Apakah petugas input data barang

keluar juga bertugas menentukan

letak barang yang akan dikeluarkan

dari gudang?

√ Penentuan lokasi barang di

tentukan oleh petugas

gudang dan ditulis secara

manual pada dokumen

mutasi barang keluar. .

9 Apakah kartu persediaan selalu diisi

oleh petugas gudang?

√ Petugas mengisi kartu

persediaan secara manual

10 Apakah dilakukan konfirmasi

setelah barang dimasukkan ke

gudang?

√

11 Apakah kesalahan input dapat

diperbaiki langsung oleh petugas?

√ Dengan terlebih dahulu

melapor kepada supervisor

104

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

12 Apakah barang yang akan dikirim

kepada pelanggan diletakkan di area

tertentu untuk diperiksa?

√ Diletakkan di working area

13 Apakah barang yang keluar harus

memiliki dokumen yang lengkap?

√

14 Apakah dokumentasi terhadap

dokumen-dokumen sudah dilakukan

dengan tepat?

√

15 Apakah formulir yang digunakan

untuk mencetak dokumen output

tersedia di printer?

√

16 Apakah posisi meja, komputer dan

kursi yang digunakan oleh petugas

input data telah nyaman dan dapat

disesuaikan?

√

17 Apakah ruang server ditempatkan

ditempat yang tepat? (jarang

dilewati orang dan di tempat tinggi)

√

18 Apakah terdapat prosedur untuk

memasuki ruang server?

√

19 Apakah dilakukan perawatan

terhadap hardware?

√

105

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

20 Apakah setiap karyawan

mempunyai akses yang berbeda ke

data perusahaan?

√ Terdapat pembatasaan

akses sesuai dengan

otorisasi username dan

password

21 Apakah setiap karyawan

mempunyai akses yang berbeda ke

hardware perusahaan?

√

22 Apakah perusahaan menggunakan

jaringan untuk menghubungkan

komputer dalam perusahaan?

√ Local Area Network

23 Apakah terminal pengendalian

jaringan dapat mengawasi koneksi

LAN (Local Area Network)?

√

24 Apakah dilakukan pengecekan

barang di gudang secara berkala?

√ Dilakukan setiap hari

25 Apakah terdapat petugas technical

support di perusahaan?

√

27 Apakah diberikan pelatihan untuk

setiap calon karyawan?

√

28 Apakah dilakukan evaluasi kinerja

perusahaan secara rutin?

√ Diadakan evaluasi setiap

bulan

Tabel 4.2 Check list Pengendalian Manajemen Operasional

106

4.2.2 Pengendalian Manajemen Keamanan

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Apakah setiap karyawan dilengkapi

dengan kartu identitas?

√

2 Apakah terdapat sistem keamanan

untuk mencegah orang yang tidak

berkepentingan?

√ Setiap tamu yang datang,

harus melapor kepada

petugas keamanan

3

Apakah dilakukan back-up atas data

perusahaan?

√ Back-up data dilakukan

setiap hari

4 Apakah terdapat prosedur keamanan

sistem yang melindungi data dari

otorisasi yang tidak sah?

√ User harus memiliki user

name dan password untuk

dapat akses ke dalam

sistem informasi

6 Apakah setiap komputer dilengkapi

dengan anti virus?

√ Hanya komputer yang

memiliki jaringan internet

yang dilengkapi dengan

anti virus

7 Apakah anti virus di-update secara

berkala?

√ Anti virus ter-update secara

otomatis.

8 Apakah sistem dilengkapi dengan

anti hacker (intrusion detection

system)?

√ Sistem hanya dilengkapi

dengan prosedur keamanan

”kick out” dan ”fake

server”

107

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

9 Apakah ada prosedur pengamanan

untuk mengantisipasi tindakan

hacking?

√ Password, dan personil

departemen Teknologi

Informasi yang mengawasi

sistem yang berjalan

10 Apakah karyawan bertanggung

jawab atas keamanan dan

kerahasiaan password masing-

masing?

√

11 Apakah terdapat alarm kebakaran di

a. gedung kantor?

b. gudang?

√

√

12 Apakah terdapat alat pemadam

kebakaran otomatis untuk

melindungi karyawan,

perlengkapan, peralatan, dan

dokumen dari bahaya kebakaran?

a. gedung kantor

b. gudang

√

√

Hanya terdapat alat

pemadam kebakaran

manual dan hanya tersedia

di gedung kantor.

Sedangkan di gudang tidak

ada.

13 Apakah alat pemadam kebakaran

manual terletak di tempat yang

strategis?

√

108

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

14 Apakah dilakukan pemeriksaan

kondisi alat pemadam kebakaran

secara berkala?

√ Pemeriksaan dilakukan

oleh petugas dari kantor

pemadam kebakaran

15 Apakah terdapat penutup untuk

melindungi hardware ketika tidak

digunakan?

√

16 Apakah semua aset perusahaan

sudah memiliki asuransi

perlindungan?

√

17 Apakah terdapat stabilizer yang

dapat menstabilkan tegangan listrik

jika terjadi naik turunnya voltase

listrik?

√

18 Apakah perusahaan memiliki sistem

baterai / generator untuk

menyimpan arus listrik cadangan?

√

19 Apakah terdapat server cadangan

untuk melakukan back-up data?

√

20 Apakah semua aset perusahaan

(termasuk sistem informasi)

diletakkan di tempat yang aman dari

ancaman kerusakan secara fisik?

√

109

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

21 Apakah lokasi kantor dan gudang

perusahaan terletak di tempat yang

jarang terjadi bencana alam, seperti

gempa atau banjir ?

√ Sering terjadi banjir.

Tabel 4.3 Check list Pengendalian Manajemen Keamanan

110

4.2.3 Pengendalian Boundary

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Apakah setiap user mendapatkan

password langsung dari

perusahaan?

√ Perusahaan memberikan

password awal yang harus

diganti oleh user.

2 Apakah sistem hanya dapat di akses

oleh orang-orang yang memiliki

otorisasi saja?

√ Hanya user yang memiliki

user name dan password

yang dapat melakukan

akses.

3 Apakah setiap user dibatasi dalam

melakukan akses ke semua menu

dalam sistem informasi persediaan?

√

4 Apakah user diperbolehkan

mengganti password kapan saja?

√

5 Apakah perusahaan menetapkan

perubahan password secara berkala?

√ Password diubah hanya

seperlunya saja

6 Apakah terdapat jumlah minimal

dan jumlah maksimal karakter dari

password?

√ Jumlah minimal 3 karakter

Jumlah maksimal 8

karakter

7 Apakah password yang dimasukkan

diubah menjadi simbol tertentu pada

tampilan layar?

√ Password diubah menjadi

simbol bintang (*)

111

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

8 Apakah sistem selalu melakukan

verifikasi terhadap user name dan

password yang dimasukkan oleh

user?

√

9 Apakah ada pembatasan jumlah

kesalahan dalam memasukkan input

user name dan password?

√ Maksimal kesalahan adalah

3 kali dan aplikasi akan

tertutup secara otomatis

10 Apakah setiap user yang masuk ke

dalam sistem persediaan, tidak

dapat mengganti data yang ada?

√ Kecuali user yang

memiliki hak akses

otorisasi terhadap data.

11 Apakah selama ini tidak pernah

terjadi manipulasi data oleh orang-

orang yang tidak berwenang?

√

12 Apakah terdapat sistem log off jika

sistem informasi tidak digunakan

(idle)?

√

Tabel 4.4 Check list Pengendalian Boundary

112

4.2.4 Pengendalian Input

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Apakah metode peng-input-an data

selalu menggunakan keyboard?

√

2 Apakah proses peng-input-an data

ke dalam sistem secara real time?

√

3

Apakah penulisan pada dokumen

sumber selalu jelas dan bisa

dimengerti oleh petugas input data?

a. Dokumen Hasil Produksi

b. Dokumen Delivery Order

√

√

4 Apakah dokumen sumber selalu

diberi nomor urut (prenumbered)?

√

5 Apakah dokumen sumber

didistribusikan dan dipakai secara

berurutan?

a. Dokumen Hasil Produksi

b. Dokumen Delivery Order

√

√

7 Apakah desain tampilan layar input

baik, jelas, mudah dimengerti dan

mudah untuk digunakan oleh user?

√

113

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

8

Apakah peng-input-an data pada

menu persediaan dapat dilakukan

dengan mudah?

√

9 Apakah sistem aplikasi dilengkapi

dengan panduan bantuan (help

facility) untuk membantu user

dalam melakukan input?

√

10

Apakah tampilan menu input pada

layar terlihat jelas dan mudah

dimengerti oleh user?

√

11 Penginputan data pada dokumen

input berdasarkan:

a. Kode barang?

b. Nama Barang?

c. Jenis Barang?

√

√

√

12 Apakah pemberian kode untuk

setiap jenis barang selalu

konsisten?

√ contoh kode barang =

AAAAABCC-D-EE-FF

AAAAA = ukuran

(060060 = 60x60)

B = merek produk

(0=essenza, 1=Inesa)

114

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

CC = jenis produk (01 =

PRINCE RUBERT, dll)

D= kualitas (1 atau 2 )

EE = jenis kaliber

(poles, tidak poles, kasar )

FF = jenis warna

13 Apakah terdapat konfirmasi

sebelum data disimpan?

√

14 Apakah terdapat peringatan

kesalahan (error message)

pada saat petugas melakukan

kesalahan input?

√

Tabel 4.5 Check list Pengendalian Input

115

4.2.5 Pengendalian Output

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1 Dalam bentuk apa output yang

dihasilkan oleh sistem yang

berjalan?

a. Hasil cetakan printer?

b. Tampilan pada layar?

√

√

2 Apakah ada pembatasan akses untuk

mencetak laporan persediaan yang

terdapat dalam sistem?

√

3 Apakah dilakukan pemeriksaan

terhadap hasil output setelah

dicetak?

√

4 Apakah laporan yang dihasilkan

didistribusikan kepada pihak yang

berwenang secara berkala?

√ Pihak yang memerlukan

laporan dapat melihat

laporan tersebut kapan saja.

5 Apakah letak printer berada di dekat

komputer input?

√

6 Apakah dokumen output disimpan di

tempat yang mudah ditemukan?

a. Dokumen Stock In

b. Dokumen Delivery Order

√

√

116

No Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

7 Apakah dokumen yang tercetak

selama ini telah terhindar dari

kehilangan atau penggunaan oleh

pihak yang tidak berwenang?

√

8 Apakah laporan yang dihasilkan

berisi data-data berikut ini:

a. Nama Laporan?

b. Waktu dan tanggal laporan

dibuat?

c. Jumlah lembar laporan?

d. Periode proses pembuatan

laporan?

e. Program yang digunakan

untuk pembuatan laporan?

f. Nama orang yang mencetak

laporan?

g. Halaman?

√

√

√

√

√

√

√

Tabel 4.6 Check List Pengendalian Output

117

4.3 Hasil Temuan

4.3.1 Pengendalian Manajemen Operasi

• Tidak terdapat batasan antara lokasi barang (line) yang satu dengan yang

lainnya dengan jelas. Nomor line hanya tertulis di lantai dan hanya

dipisahkan oleh garis.

• Beberapa kali pernah terjadi kesalahan dalam kegiatan peletakan barang.

• Tidak terdapat pemisahan tugas antara petugas input data pada proses

mutasi barang masuk dan mutasi barang keluar.

• Penentuan lokasi barang untuk barang masuk ke gudang ditentukan oleh

petugas gudang yang berada di lapangan, dan nomor lokasi barang

tersebut ditulis secara manual

• Penentuan lokasi barang keluar di gudang untuk dikirim ditentukan oleh

petugas gudang yang berada di lapangan, dimana nomor lokasi barang

tersebut ditulis secara manual

4.3.2 Pengendalian Manajemen Keamanan

• Tidak setiap komputer dilengkapi dengan anti virus, hanya komputer

yang memiliki jaringan internet

• Sistem informasi yang berjalan dalam perusahaan tidak dilengkapi

dengan anti hacker (intrusion detection system)

• Tidak terdapat alarm kebakaran di gudang penyimpanan.

• Tidak terdapat alat pemadam kebakaran baik manual maupun otomatis di

gudang penyimpanan barang. Dan hanya terdapat alat pemadam

kebakaran manual di ruang kantor.

118

• Kondisi hardware rawan akan debu.

• Semua aset perusahaan tidak dilengkapi dengan asuransi pelindungan.

• Lokasi kantor dan gudang perusahaan terletak di tempat yang sering

terjadi banjir

4.3.3 Pengendalian Boundary

• Perusahaan tidak menetapkan peraturan untuk perubahan password

secara berkala. Password hanya diubah seperlunya saja

• Tidak terdapat sistem log off jika komputer tidak sedang digunakan (idle)

4.3.4 Pengendalian Input

• Penulisan pada dokumen hasil produksi tidak selalu jelas karena

dilakukan secara manual.

4.3.5 Pengendalian Output

• Pendistribusian laporan yang dihasilkan tidak dilakukan pada awal

periode, tetapi hanya berdasarkan kebutuhan saja.

4.4 Resiko

4.4.1 Pengendalian Manajemen Operasi

• Dapat terjadi kesalahan peletakan barang di lokasi barang yang salah.

(Medium)

• Hal tersebut dapat menyebabkan persiapan barang yang memakan waktu

lama karena barang tersebut harus dicari terlebih dahulu sampai ketemu

sebelum dilakukan pengiriman barang ke pelanggan. (Medium)

119

• Petugas yang bersangkutan tidak menjalankan tugasnya secara maksimal

dan dapat terjadi kecurangan yang dilakukan oleh petugas yang

bersangkutan. (Medium)

• Kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar karena human error jika

penentuan nomor lokasi barang berasal dari data komputer kemudian

didistribusikan ke petugas gudang untuk melakukan proses picking in.

(Medium)

• Kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar karena human error jika

dibandingkan dengan jika data tersebut segera dimasukkan ke dalam

komputer. Dan akan memakan waktu yang lama untuk persiapan

pengiriman karena harus mencari barang yang akan dikirim tersebut

(Medium)

4.4.2 Pengendalian Manajemen Keamanan

• Komputer yang tidak dilengkapi dengan anti virus tersebut dapat juga

terkena virus yang berasal dari disket atau media penyimpanan lain di

luar komputer yang digunakan untuk membuka data di komputer

tersebut. (High)

• Dapat terjadi pencurian dan modifikasi data oleh orang yang tidak

berwenang tanpa otorisasi. (Medium)

• Karyawan tidak dapat mengetahui dengan cepat jika terjadi kebakaran di

ruang kantor maupun di gudang penyimpanan. (High)

• Jika terjadi kebakaran di area gudang penyimpanan barang, perusahaan

dapat menderita kerugian akibat kehilangan aset perusahaan. (High)

120

• Banyaknya debu dan kotoran yang dapat menempel pada hardware (

misalnya, komputer dan printer) akan menyebabkan cepat rusaknya

hardware tersebut. (Low)

• Jika terjadi bencana dan pencurian, perusahaan akan menanggung

kerugian yang besar. (High)

• Walaupun hanya jalan di depan perusahaan yang tergenang banjir, tetapi

hal tersebut juga dapat mengganggu jalan nya operasional perusahaan,

dalam pengiriman barang. Dan ada kemungkinan jika terjadi banjir besar,

air genangan dapat masuk ke dalam gudang atau kantor. (Medium)

4.4.3 Pengendalian Boundary

• Jika password user diketahui, maka akan terjadi kecurangan dan

modifikasi data oleh pihak yang tidak berwenang (High)

• Jika user yang sedang login sedang meninggalkan ruangan, dapat terjadi

penyalahgunaan akses oleh orang yang tidak berwenang. (Medium)

4.4.4 Pengendalian Input

• Kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar jika dibandingkan dengan

jika data tersebut segera dimasukkan pada komputer atau melalui scan

langsung terhadap barcode. (Medium)

4.4.5 Pengendalian Output

• Pimpinan tidak dapat mengetahui perkembangan perusahaannya secara

cepat sehingga sulit dalam membuat dan mengambil keputusan yang

tepat. (Low)

121

4.5 Rekomendasi Audit

4.5.1 Pengendalian Manajemen Operasi

• Penomoran lokasi barang sebaiknya diletakkan di tempat yang jelas

terlihat oleh petugas yang melakukan peletakan barang. Misalnya:

penomoran di gantung di atas line yang bersangkutan agar mudah terlihat

oleh petugas yang meletakkan barang sehingga dapat mengurangi

kesalahan.

• Peletakan barang dilakukan oleh petugas dengan menggunakan forklift

bersama dengan petugas lain yang bertugas mengawasi kebenaran

pelaksanaan nya untuk menghindari terjadinya kesalahan peletakan

barang di gudang.

• Sebaiknya dilakukan pembagian tugas yang jelas untuk petugas yang

melakukan input data mutasi barang masuk dan mutasi barang keluar.

• Pengisian data nomor lokasi barang sebaiknya dilakukan dengan

menggunakan komputer untuk menghindari kesalahan penulisan secara

manual dan jika memungkinkan langsung di-generate secara otomastis

dengan memilih lokasi yang tersedia untuk meningkatkan efektifitas

kegiatan operasional perusahaan.

• Pengisian data nomor lokasi barang sebaiknya dicantumkan pada

dokumen mutasi barang keluar secara terkomputerisasi yang berasal dari

data line untuk mengurangi kesalahan pencatatan pada dokumen mutasi

barang keluar.

122

4.5.2 Pengendalian Manajemen Keamanan

• Sebaiknya di setiap komputer dilengkapi dengan anti virus untuk

mencegah penyebaran virus yang dapat merusak bahkan menghilangkan

data yang ada di dalam komputer tersebut.

• Walaupun sistem informasi persediaan yang berjalan dalam perusahaan

sudah memiliki prosedur keamanan ”kick out” dan ”fake server”,

sebaiknya sistem juga menggunakan anti hacker di dalam server untuk

prosedur keamanan yang lebih baik, yaitu keamanan berlapis.

• Seharusnya dipasang alarm kebakaran agar dapat dilakukan

penanggulangan yang cepat jika terjadi kebakaran.

• Seharusnya dipasang alat pemadam kebakaran di gudang penyimpanan

barang dan ditempatkan di tempat yang strategis.

• Seharusnya digunakan penutup komputer dan printer setiap kali setelah

komputer selesai digunakan oleh user untuk melindungi komputer dan

printer tersebut dari debu dan kotoran.

• Sebaiknya semua aset perusahaan dilengkapi dengan asuransi

perlindungan untuk meminimalisasi kerugian yang harus ditanggung oleh

perusahaan jika terjadi bencana atau pencurian.

• Sebaiknya perusahan meletakkan aset perusahaan yang penting dan

mudah rusak jika terkena air, di tempat yang tinggi misalnya di lantai 2.

Atau dapat juga dibangun saluran air untuk menyerap air banjir di dekat

lokasi perusahaan.

123

4.5.3 Pengendalian Boundary

• Sebaiknya ditetapkan peraturan untuk melakukan perubahan password

secara berkala untuk menjaga keamanan dan integritas data. Dan setiap

user bertanggung jawab atas kerahasiaan password masing-masing

password.

• Sebaiknya perusahaan mengaplikasikan sistem log off pada semua

komputer di perusahaan.

4.5.4 Pengendalian Input

• Pengisian data pada dokumen sumber sebaiknya dilakukan dengan

menggunakan komputer untuk menghindari kesalahan penulisan secara

manual.

4.5.5 Pengendalian Output

• Sebaiknya laporan yang dihasilkan didistribusikan tepat pada waktunya

oleh karyawan yang membuat laporan tersebut kepada pihak yang

seharusnya menerima laporan.

124

4.6 Laporan Audit

LAPORAN HASIL EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN

BARANG JADI PT. INTERNUSA KERAMIK ALAMASRI TBK.

15 Januari 2007

Klien : PT. Internusa Keramik Alamasri Tbk.

Bagian : Persediaan Barang Jadi pada Departemen Logistik

Oleh : Stephanie Rosnawati Husin

Benny Setiady Setiawan

Lina Tjahyadi

Kami telah melakukan evaluasi sistem persediaan barang jadi pada PT.

Internusa Keramik Alamasri Tbk., yang dilakukan pada bulan September 2006

sampai dengan Januari 2007. Evaluasi dilakukan terhadap Pengendalian

Manajemen dan Pengendalian Aplikasi. Pengendalian Manajemen meliputi

Pengendalian Manajemen Operasi dan Pengendalian Manajemen Keamanan.

Sedangkan Pengendalian Aplikasi meliputi Pengendalian Boundary, Pengendalian

Input dan Pengendalian Output.

Evaluasi yang dilakukan bertujuan untuk membantu pihak manajemen

perusahaan dalam mengidentifikasi kelemahan yang ada dan memberikan

rekomendasi atas kelemahan yang telah teridentifikasi, sehingga dapat diambil

keputusan yang dapat mengurangi dan mencegah resiko yang ada.

125

Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara dan check list yang telah

dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan yang terdapat dalam sistem

pengendalian perusahaan, antara lain:

1. Pada pengendalian manajemen operasi, antara lain:

- Tidak terdapat batasan antara lokasi barang (line) yang satu dengan yang

lainnya dengan jelas dan nomor line hanya tertulis di lantai dan hanya

dipisahkan oleh garis.

- Beberapa kali pernah terjadi kesalahan dalam kegiatan peletakan barang. .

- Tidak terdapat pemisahan tugas antara petugas input data pada proses

mutasi barang masuk dan mutasi barang keluar.

- Penentuan lokasi barang untuk barang masuk dan barang keluar ditentukan

oleh petugas gudang yang berada di lapangan, dan nomor lokasi barang

tersebut ditulis secara manual.

2. Pada pengendalian manajemen keamanan, antara lain

- Tidak setiap komputer dilengkapi dengan anti virus, hanya komputer yang

memiliki jaringan internet

- Sistem informasi yang berjalan dalam perusahaan tidak dilengkapi dengan

anti hacker (intrusion detection system).

- Tidak terdapat alarm kebakaran dan alat pemadam kebakaran baik manual

maupun otomatis di gudang.

- Tidak terdapat penutup untuk melindungi komputer dan printer ketika tidak

digunakan.

- Semua aset perusahaan tidak dilengkapi dengan asuransi perlindungan.

126

- Lokasi kantor dan gudang perusahaan terletak di tempat yang sering terjadi

banjir.

3. Pada pengendalian boundary, antara lain:

- Perusahaan tidak menetapkan peraturan untuk perubahan password secara

berkala dan hanya diubah seperlunya saja.

- Tidak terdapat sistem log off jika komputer tidak sedang digunakan (idle).

4. Pada pengendalian input, antara lain:

- Penulisan pada dokumen hasil produksi tidak selalu jelas karena dilakukan

secara manual.

5. Pada pengendalian output, antara lain:

- Pendistribusian laporan yang dihasilkan tidak dilakukan pada awal periode,

tetapi hanya berdasarkan kebutuhan saja.

Demikianlah laporan evaluasi atas sistem informasi persediaan pada PT

Internusa Keramik Alamasri Tbk. ini dibuat.