BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2012-1-00591-SI Bab 3.pdfAdapun pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di PT.Indomarco Adi Prima

48

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

3.1.1 Sejarah PT.Indofood Sukses Makmur Tbk

PT.Indofood Sukses Makmur Tbk pertama kali didirikan dengan nama

PT.Panganjaya Intikusuma pada tanggal 14 Agustus 1990. Perseroan tersebut kemudian

mengubah namanya yang semula PT.Panganjaya Intikusuma menjadi PT.Indofood

Sukses Makmur Tbk pada tanggal 5 Februari 1994 yang dibuat oleh Benny Kristianto,

SH., notaris di Jakarta.

Awalnya PT.Indofood Sukses Makmur Tbk merupakan perusahaan yang

bergerak dalam produksi mie instan. Kemudian Indofood berkembang pesat dan

menjadi perusahaan yang berkomitmen menjadi perusahaan total food solution.

Perusahaan ini berkantor pusat di Plaza Sudirman, Indofood Tower di Jalan Jendral

Sudirman Kav. 76-78. Jakarta. Kegiatan operasional PT.Indofood Sukses Makmur Tbk

melingkupi seluruh tahapan proses produksi makanan, pengolahan bahan baku hingga

menjadi produk akhir yang dipasarkan.

Sebagai perusahaan terkemuka dalam bidang industri makanan di Indonesia,

PT. Indofood Sukses Makmur Tbk juga didukung oleh sistem distribusi yang produktif

sehingga produk-produknya dikenal di seluruh pelosok Indonesia.

48

49

PT. Indofood Sukses Makmur Tbk memiliki empat bidang usaha yang saling berkaitan

satu sama lain, yaitu:

1. Indofood CBP

ICBP(Indofood Consumer Branded Products) berdiri sebagai entitas terpisah

pada bulan September 2009 dan tercatat sebagai perusahaan publik di BEI pada tanggal

7 Oktober 2010. ICBP didirikan melalui proses restrukturisasi internal Grup CBP dari

Indofood, perusahaan induk yang tercatat sebagai perusahaan publik di BEI sejak tahun

1994.

Berbagai kegiatan usaha dan merek yang digunakan untuk produk ICBP telah

dikenal sejak lama, dimana beberapa diantaranya merupakan pemimpin pasar.

Bisnis yang mencakup dalam ICBP antara lain:

- Mie instan (noodles), yang terdiri dari Indomie, Sarimi, Supermi, Mi

instan Sakura, Pop Mie, Pop Mie Bihun, Mie Telur Cap 3 Ayam.

- Dairy, yang terdiri dari Indomilk, Cap Enak, Tiga Sapi, Kremer, Crima,

Nice Yogurt, Orchid Butter, IndoEsKrim.

- Penyedap Makanan yang terdiri dari Indofood Bumbu Racik, Freiss,

Sambal Indofood, Kecap Indofood, Maggi, Piring Lombok, Bumbu

Instan Indofood.

- Makanan Ringan yang terdiri dari Lays, QTela, JetZ, Chitato, Chiki

Balls, Cheetos.

- Nutrisi dan Makanan Khusus yang terdiri dari Sun dan Promina.

- Kemasan yang terdiri dari Corrugated, dan Flexible.

50

2. Agribisnis

Grup Agribisnis merupakan bisnis yang terintegrasi secara vertikal dan

memiliki beragam produk bermerek terkemuka berbasis kelapa sawit. Kegiatan usaha

grup ini meliputi seluruh mata rantai kegiatan mulai dari riset dan pengembangan,

pembibitan kelapa sawit dan pemuliaan hingga pengolahan, penyulingan, branding dan

pemasaran minyak goreng, margarin, shortening serta produk turunan kelapa sawit. Di

samping itu, Grup Agribisnis bergerak di perkebunan karet, kakao dan teh. Produk

Agribisnis antara lain Bimoli, Simas Palmia, Happy Salad Oil. Grup Agribisnis terdiri

dari tiga divisi operasional yaitu Perkebunan, Minyak Goreng & Margarin serta Divisi

Komoditi.

3. Bogasari

Bogasari memproduksi berbagai macam tepung terigu untuk berbagai

keperluan dibawah naungan merek-merek terkemuka, antara lain Segitiga Biru, Kunci

Biru dan Cakra Kembar. Merek-merek Bogasari melambangkan kualitas dan

merupakan merek-merek pilihan pelanggan industri dan konsumen.

Bogasari juga merupakan produsen pasta terbesar bukan hanya di Indonesia,

tetapi juga di Asia Tenggara. Di Indonesia, produk pasta Bogasari dipasarkan dengan

merek La Fonte, yang merupakan pimpinan pasar, dikenal karena kualitas dan rasanya

yang lezat. Bogasari juga mengekspor produk pasta ke beberapa negara, antara lain

Filipina, Korea dan Jepang.

51

4. Distribusi

Salah satu unit bisnis dari PT.Indofood Sukses Makmur Tbk yang bertugas

dalam mendistribusikan produk-produk dari PT.Indofood Sukses Makmur Tbk adalah

PT.Indomarco Adi Prima (IAP). PT.IAP mendistribusikan mayoritas dari produk

Indofood dan juga beberapa produk non Indofood ke beberapa wilayah di Indonesia.

Saat ini, PT.IAP memiliki 25 Cabang di beberapa kota besar di Indonesia

seperti Medan, Yogyakarta, Jakarta, Bandung, Surabaya, Makasar, Denpasar, dan

sebagainya, dengan lebih dari 1.100 Stock Point yang menjual sebanyak 223 item jenis

barang, dan memiliki lebih dari 300.000 outlet. Stock Point yang dibangun di wilayah

mulai dari tingkatan pasar modern, retail hingga pasar tradisional, memungkinkan Stock

Point untuk melayani setiap wilayahnya masing-masing dengan seefisien dan seefektif

mungkin.

Beberapa produk-produk yang didistribusikan oleh PT.Indomarco Adi Prima

antara lain adalah:

- Produk-produk dari Indofood, seperti: Indomie, Indomilk, SUN, Segitiga

Biru, Bimoli, Simas Palmia, Pepsi, La Fonte, Lays Potato Chips, Fress,

Trenz dan Kecap Indofood.

- Produk-produk dari non Indofood, seperti: Unicharm, Sariwangi,

Quaker.

52

3.1.2 Sejarah PT.Indomarco Adi Prima

PT.Indomarco Adi Prima (IAP) adalah salah satu unit bisnis dari PT Indofood

Sukses Makmur Tbk yang bergerak di bidang distribusi consumer product.

PT.IAP pada tahun 1952 mengawali usaha di bidang apotek dengan nama perusahaan

PT.PEBAPAN. Perusahaan ini mulai mendistribusikan produk-produk farmasi pada

tahun 1952 dan pada tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer products . Di tahun

1988 perusahaan ini menghentikan distribusi produk-produk farmasi dan memfokuskan

diri menjadi distributor consumer products khususnya mendistribusikan produk dari

PT.Indofood Sukses Makmur Tbk. Lalu pada tahun 1994, berganti nama menjadi

PT.Indomarco Adi Prima yang merupakan bagian dari PT.Indofood Sukses Makmur

Tbk hingga saat ini.

Dalam melayani customernya, PT.IAP memiliki dua kategori customer

berdasarkan tingkatan harga, yaitu:

1. Wet Market Customer

yaitu, customer atau pelanggan yang memiliki usaha yang tidak terlalu

besar dan berada dekat tempat tinggal konsumen sehingga dapat

dijangkau oleh konsumen dengan mudah. Contohnya: retailer, agen,

toko-toko.

2. High Class Outlet (HCO)

yaitu, customer atau pelanggan yang menjual aneka kebutuhan

konsumen, dengan suasana yang nyaman dan modern. Contohnya:

Hypermart, Carefour, Giant, Hero, Alfamart.

53

Sedangkan berdasarkan nominal transaksi, customer PT.IAP dibagi menjadi

dua kategori, yaitu:

1. Customer PKP (Perusahaan Kena Pajak)

yaitu, customer yang memperdagangkan barang dan/atau jasa yang

dikenakan pajak berdasarkan Undang-undang, dan memiliki omset /

penerimaan bruto dalam satu tahun lebih dari Rp 600.000.000

(berdasarkan keputusan Menteri Keuangan Nomor 571/KMK.03/2003)

2. Customer PTKP (Perusahaan Tidak Kena Pajak)

yaitu, customer yang omsetnya tergolong dalam kategori pengusaha

kecil, sehingga perusahaan tersebut tidak diharuskan terkena pajak.

Customer dalam kategori ini memiliki omset /penerimaan bruto dalam

satu tahun tidak lebih dari Rp 600.000.000 (berdasarkan keputusan

Menteri Keuangan Nomor 571/KMK.03/2003)

Berikut ini adalah logo dari perusahaan PT.Indomarco Adi Prima:

Gambar 3.1 Logo PT.Indomarco Adi Prima

54

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Adapun visi dari PT.Indomarco Adi Prima adalah “Bagaimana

mendistibusikan produk kepada pelanggan dalam waktu yang sesingkat mungkin”.

Sedangkan misi yang dimiliki oleh PT.Indomarco Adi Prima adalah

1. Memiliki jaringan wilayah distribusi yang mengjangkau secara nasional.

2. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.

55

3.2 Struktur Organisasi

3.2.1 Struktur Organisasi PT.Indofood Sukses Makmur Tbk

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Umum PT.Indofood Sukses Makmur Tbk Sumber: Human Resources Development of PT.Indomarco Adi Prima

56

Adapun pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di

PT.Indomarco Adi Prima (IAP) adalah sebagai berikut:

Direksi

Direksi adalah pemegang kekuasaaan tertinggi dalam PT.IAP dan pemegang

saham yang besar dalam perusahaan. Direksi memiliki wewenang dan tanggung jawab,

antara lain sebagai berikut:

• Mengawasi proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan.

• Menentukan tugas, wewenang, dan tanggung jawab karyawan dalam

perusahaan.

• Berperan dalam menetapkan strategi perusahaan, pengambilan keputusan

serta kebijakan dalam pegembangan usaha.

Commercial

Bagian commercial memiliki tugas dan wewenang:

• Menangani semua yang berkaitan dengan promosi produk kepada

pelanggan.

• Menerima claim yang berkaitan dengan produk dari pelanggan.

• Membina hubungan baik dengan supplier perusahaan.

• Menetapkan harga suatu produk.

Operation

Bagian operation ini menangani semua yang berkaitan dengan pelaksanaan

penjualan produk hingga distribusi produk kepada Stock Point di daerah-daerah.

57

Internal Audit

Internal audit memiliki wewenang dan bertanggung jawab dalam hal:

• Memeriksa apakah terjadi penyimpangan dalam perusahaan dan Cabang

dari perusahaan, baik dalam bidang keuangan, stok barang, serta

distribusi barang.

• Memberikan laporan pertanggungjawaban secara financial kepada

Direksi.

Supporting

Supporting bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan bertempat di

kantor pusat.

Logistic Department

Logistic departement memiliki tugas dan wewenang yaitu:

• Melakukan stock opname (memeriksa stok barang, peralatan,

perlengkapan).

• Mengatur alur masuk dan keluarnya barang.

• Membuat laporan mengenai barang-barang yang ada di gudang.

HR & GA (Human Resource & General Affair) Department

Human resource & general affair department memiliki tugas dan tanggung

jawab, sebagai berikut:

• Memfasilitasi kebutuhan karyawan dalam perusahaan.

58

• Menangani masalah absensi dan penggajian karyawan.

• Melakukan rekrut dan pemberhentian karyawan.

• Melakukan pencatatan aset atau inventaris kantor

Finance & Accounting Department

Bagian finance & accounting department memiliki tugas dan wewenang yaitu:

• Mengelola arus kas perusahaan (Cash Flow).

• Mencatat setiap transaksi perusahaan baik penjualan maupun

pembayaran.

• Membuat laporan keuangan.

• Melakukan evaluasi Stock Point.

• Melakukan arsip bukti transaksi.

IT Departement

IT departement memiliki tugas dan wewenang yaitu:

• Memfasilitasi semua kebutuhan perusahaan untuk mendukung penjualan

secara akurat.

• Memelihara serta mendukung infrastruktur perusahaan (hardware dan

software).

• Memberikan solusi masalah teknis yang berkaitan dengan sistem dan

teknologi.

• Mengorganisir data-data dari Stock Point perusahaan dengan baik.

59

Region

Region bertanggung jawab kepada kantor pusat, dimana setiap satu region

membawahi delapan kantor Cabang yang ada.

Branch

Branch atau juga disebut sebagai kantor Cabang, bertanggung jawab kepada

region dan juga membawahi beberapa Stock Point. Branch bertanggung jawab dalam

mendistribusikan barang ke Stock Point dan mengatur persediaan stok barang di Stock

Point.

Sales

Sales memiliki tugas dan bertanggung jawab:

• Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran produk, penjualan serta

pembelian.

• Melakukan restock produk pada outlet-outlet sebelum barang tersebut

habis.

• Melakukan penelitian pasar, mengenai produk-produk yang diminati

pada masing-masing outlet.

• Membuat laporan penjualan.

Office

Office memiliki tugas dan bertanggung jawab untuk mengoranisir finance dan

accounting Cabang.

60

Logistic

Logistic bertanggung jawab terhadap ketersediaaan barang dan gudang kecil

(Stock Point) yang nantinya menjadi wakil dari departemen dan logistic dari kantor

pusat.

Human Resources (HR)

Human Resources memiliki wewenang dan tanggung jawab menjadi wakil HR

& GA (Human Resource & General Affair) dari kantor pusat (Head Office).

61

3.2.2 Struktur Organisasi PT.Indomarco Adi Prima

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT.Indomarco Adi Prima Sumber: Human Resources Development of PT.Indomarco Adi Prima

62

Uraian tugas dan tanggung jawab yang ditinjau dari bagian masing-masing

yang terkait pada PT.Indomarco Adi Prima, adalah sebagai berikut:

Branch Manager

Branch Manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Mengkoordinasikan semua manager yang ada dibawahnya.

• Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan organisasi di Cabang.

• Bertanggung jawab menjaga nama baik perusahaan di wilayah

koordinasinya.

• Mengelola operasional Cabang secara efisien.

• Mengawasi, menegur dan memperbaiki kinerja Cabang perusahaan.

• Membuat laporan analisis kinerja penjualan setiap awal bulan.

Secretary

Tugas dan bertanggung jawab dari secretary, yaitu:

• Membantu bawahan atau karyawan ketika hendak bertemu dengan

pimpinan.

• Menyusun dan mempersiapkan jadwal perjalanan dinas pimpinan,

pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pidato dan

presentasi.

• Sebagai asisten atau tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas

perusahaan.

63

• Sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin

berhubungan dengan pimpinan.

• Sebagai mediator antara pimpinan dengan bawahan atau karyawan.

• Sebagai sumber informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas

dan tanggung jawab.

Sales Manager

Sales Manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Memeriksa pekerjaan dari Sales Supervisor

• Memimpin dan mengawasi Salesman di area tanggung jawabnya.

• Mengkoordinasikan tugas staf-staf yang berada dibawahnya.

• Mengajukan usulan program promo aktivitas penjualan (sales).

• Mengusahakan penjualan semaksimal mungkin.

Sales Supervisor

Tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh Sales Supervisor yaitu:

• Menentukan target penjualan.

• Menjalin hubungan baik dengan pelanggan.

• Menentukan customer yang akan dikunjungi.

• Meningkatkan sumber daya manusia dibidang penjualan guna

membentuk opini Salesman yang baik.

• Menyusun rencana kerja dan melaporkan kegiatan Salesman di lapangan.

• Menyusun rencana dan menentukan sasaran rencana penjualan Salesman.

64

• Mengoptimalkan kemampuan Salesman dalam pemberian kredit limit

terhadap customer.

• Mencegah terjadinya barang rusak di toko.

• Melakukan persetujuan (approval) dari pesanan yang tertahan (Order on

Hold).

• Melakukan persetujuan (approval) dari Permohonan Persetujuan Retur.

Salesman

Salesman memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Menawarkan produk dagang kepada agen atau outlet yang menjadi

pelanggan tetap dan konsumen lain yang tertarik.

• Memperkenalkan produk-produk baru kepada customer.

• Memenuhi target penjualan yang ditentukan Sales Supervisor.

• Mencari agen atau outlet agar dapat mencapai target penjualan yang telah

ditentukan.

Logistic Manager

Logistic manager bertanggung jawab dalam hal:

• Mengkoordinasikan staf-staf yang berada dibawahnya.

• Bertanggung jawab untuk pengefektifan biaya-biaya pengeluaran

logistic.

• Bertanggung jawab menjaga keseimbangan stock (over stock dan under

stock).

65

• Bertanggung jawab memantau keseluruhan kegiatan logistic disetiap

harinya dengan bekerja sama dengan berbagai departemen.

• Menangani dokumentasi dan mengawasi semua keluar masuknya barang.

Go-down Supervisor

Go-down Supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu:

• Memberikan informasi data yang benar dan akurat pada pimpinan sesuai

prosedur yang berlaku.

• Membina hubungan kerja yang harmonis di lingkungan logistic

department sehingga menghasilkan proses kerja yang baik, efektif, dan

efisien.

• Bertanggung jawab menjaga dan memelihara keberadaan barang untuk

memperlancar proses penjualan yang menyangkut proses penerimaan,

pengeluaran dan pemesanan barang.

Go-down Clerk

Go-down clerk memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu:

• Membuat SJi (Surat Jalan Intern) untuk depo.

• Mencatat P2R (Permohonan Sales Return) ke buku register.

• Membuat CMO (Commitment Monthly Order) per principal dan surat

pesanan ke logistic.

• Membuat PPBR (Persetujuan Pemusnahan Barang Rusak) dan

mengirimkan ke HO (Head Office).

66

• Menginput dan mengupdate BPB (Bukti Penerimaan Barang).

• Memberi laporan ke Logistic Manager mengenai barang-barang yang

datang dari HO (Head Office) dan principle.

• Membuat surat ke HO (Head Office).

• Menyiapkan dokumen BPB (Bukti Penerimaan Barang), SJ (Surat Jalan)

retur yang akan dikirim ke HO(Head Office).

Go-down Master

Go-down master memiliki tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:

• Memonitor stock gudang.

• Memonitor aktivitas gudang.

• Menyusun layout gudang.

• Menjalankan prosedur yang berlaku.

• Memastikan FIFO (First In First Out) berjalan dengan baik.

• Memastikan pengadaan kartu bin berjalan dengan baik.

• Memonitor kebersihan kerapian gudang.

• Memonitor stock gudang.

• Melaporkan produk yang mendekati over date pada atasan.

Chief Delivery

Tugas dan tanggung jawab yang dimiliki chief delivery, yaitu:

• Menerima faktur dari sales service.

• Merekap faktur yang akan dikirim.

67

• Menarik dan menukar barang rusak.

• Menyetor faktur yang sudah terkirim ke bagian collection.

• Menyerahkan faktur ke delivery.

• Menerima faktur yang kembali dari pengiriman.

• Membuat rekap insentif delivery.

Go-down Keeper

Go-down keeper memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:

• Mengatur pembagian tugas Pick-Packer.

• Mengawasi pembagian tugas Pick-Packer.

• Memeriksa hasil kerja Pick-Packer.

• Memeriksa barang yang rusak.

• Menjaga dan memelihara kebersihan gudang.

• Memeriksa barang yang akan di loading.

Driver Delivery

Driver delivery memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:

• Kendaraan yang digunakan dalam pengantaran barang.

• Pengantaran barang pesanan sampai ke tujuan dengan aman dan utuh.

• Membantu Delivery Man dalam menaikkan dan menurunkan barang.

• Menjalankan prosedur yang berlaku.

• Mematuhi peraturan lalu lintas di jalan raya.

68

Delivery Man

Delivery Man memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu:

• Mencocokkan jumlah barang yang akan dikirim dengan jumlah barang di

faktur yang harus dikirim.

• Menghitung jumlah faktur dan jumlah barang yang akan dikirim.

• Mengatur rute pengiriman barang bersama Driver delivery.

• Menarik dan menukarkan barang yang rusak dengan barang

penggantinya.

• Mengantar barang sampai ke tempat tujuan sesuai dengan faktur.

• Memastikan faktur telah ditandatangani oleh penerima barang.

Pick-Packer atau Bagian Gudang

Tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang Pick-Packer adalah:

• Menyiapkan barang untuk diloading.

• Mengecek barang masuk dan keluar dari gudang.

• Memposting kartu bin.

• Menjalankan sistem FIFO (first in first out)

• Menjaga kebersihan gudang.

• Melakukan stock opname.

• Mengatur posisi stock barang.

• Memeriksa expired date dari produk.

69

Office Manager

Office Manager memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Mengontrol masalah administrasi, surat-menyurat, kontrak dan aspek

legal.

• Membuat perencanaan, laporan, dan bertanggung jawab mengenai

masalah keuangan.

• Memimpin dan bekerjasama dengan anak buah.


Office Supervisor

Office supervisor bertanggung jawab dalam hal:

• Memeriksa penugasan dan perhitungan jam lembur.

• Memeriksa dan melengkapi permohonan cuti karyawan.


• Menginformasikan karyawan yang tidak hadir kepada manajer

atasannya.

Stock Point Officer/Clerk

Stock Point officer/clerk memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:

• Melakukan docking data-data tagihan customer dan rute perjalanan

(RPS - Rute Perjalanan Salesman) ke PDA Salesman.

• Mengambil data pemesanan dan tagihan customer dari PDA Salesman.

70

• Memeriksa ketersediaan stock barang yang dipesan lewat purchase order

customer.

• Mencetak Edit Listing, Order on Hold, Invoice, dan Loading Sheet.

• Menerima setoran dan menyetorkan uang dari Salesman ke Bank.

• Mengerjakan NKR (Nota Kredit Retur).

• Menginput order manual dan fakturisasi.

• Mengoreksi surat pesanan customer dari piutang yang over credit limit

dan over due.

Kasir

Tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang kasir adalah:

• Menginformasikan ke Office Manager apabila terjadi kesalahan

pembukuan pada Stock Point, depo, dan HCO (High Class Outlet).

• Bertanggung jawab atas pengeluaran biaya via Petty Cash.

• Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan penuh tanggung

jawab.

• Mendokumentasikan dokumen kasir dengan rapi dan benar.

Collection Clerk

Collection clerk memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu:

• Melakukan penagihan kepada customer.

• Mengevaluasi secara periodik atas prestasi collection Cabang bersama

Office Manager.

71

• Mengawasi penyelesaian giro, janji customer dan kasus-kasus lainnya.

• Mendokumentasikan dokumen-dokumen penagihan collection.

• Melengkapi dokumen-dokumen atas kasus bad-debts.

Merchandise Clerk

Merchandise clerk memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:

• Menangani tata letak barang (display barang).

• Memonitor kadaluarsa dari produk yang dijual oleh customer.

• Mengontrol stock barang customer.

EDP (Electronic Data Processing)

EDP memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu:

• Memelihara atau maintenance peralatan komputer baik hardware

maupun software.

• Mengirim data harian, mingguan, dan bulanan ke kantor pusat (Head

Offiice).

• Melakukan backup data harian, mingguan dan bulanan.

• Melakukan closing setiap dua minggu dan bulanan.

• Memonitoring perkembangan ketentuan dari Cabang atau kantor pusat

atas struktur harga jual, potongan harga, program promosi dan

sebagainya.

• Menginput program-program promosi pada sistem ERP MARS di

komputer.

72

• Menginput perubahan harga barang dagangan.

• Menerima dan memproses data dari depo.

• Melakukan rekonsiliasi data Cabang depo.

• Mencetak dan mengirim laporan-laporan yang diminta principle atas

persetujuan Office Manager.

Claim

Bagian claim memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu dalam hal:

• Membuat trade promo.

• Membuat surat-surat tagihan atau pajak dari principle untuk diclaim.

• Membuat kartu claim.

• Membuat surat-surat atau proposal untuk diclaim.

General Ledger

Bagian General Ledger memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

• Bertanggung jawab closing laporan keuangan.

• Membuat Laporan Laba/Rugi dari Cabang dan Stock Point.

• Bertanggung jawab atas keakuratan pembuatan data di General Ledger.

• Pembuatan laporan dan sejenisnya sampai terkirim ke tujuan atau

penerima.

• Bertanggung jawab atas selisih biaya-biaya atas kesalahan pembuatan

akun Bank yang harus segera direalisasikan.

• Pengecekan dan penyetoran pajak.

73

Human Resources Manager

Human resources manager memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal:

• Melakukan perekrutan dan pemberhentian karyawan dalam kantor

Cabang maupun Stock Point yang dipimpinnya.

• Memfasilitasi kebutuhan karyawan dalam Cabang maupun Stock Point.

• Menangani masalah absensi dan penggajian karyawan diCabang maupun

Stock Point yang dipimpinnya.

74

3.3 Length of Effort

Tabel 3.1 Length of Effort Tanggal Waktu

kegiatan Jumlah

jam Kegiatan Peserta Materi Hasil kegiatan

05 Juli 2011

08:00-10:00

2 Briefing peraturan di bagian CSR

1. Kepala CSR (Bapak Hisyam Harris)

2. Anggota tim skripsi

Briefing peraturan Penjelasan peraturan yang berlaku di PT.Indofood Sukses Makmur Tbk., pemberian ID card dan kartu absensi

10.00-14.00

4 Briefing magang di bagian IT

1. Supervisor IT (Bapak Eddy Wu)


Briefing pengenalan magang di bagian IT

Menjelaskan detail internship dan kebutuhannya, serta batas lingkupannya

06 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Pengenalan profil perusahaan dan struktur organisasi

1. Mentor(PIC) (Bapak Iwan Budiman)


1. Company profile

2. Struktur Organisasi PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.

1. Mendapatkan pengetahuan mengenai PT. Indofood Sukses Makmur Tbk,. serta anak-anak perusahaan PT. Indofood Sukses Makmur Tbk.

2. Memperoleh gambaran mengenai struktur organisasi perusahaan secara detail dan pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing – masing bagiannya.

3. Melakukan pembagian dan pembatasan lingkupan pembahasan skripsi

07 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Pengenalan proses bisnis Sales and Distribution

1. Mentor(PIC) 2. Anggota tim

skripsi

Proses bisnis pada modul Sales and Distribution

Memperoleh penjelasan secara garis besar mengenai proses bisnis Sales and Distribution pada PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.

75

Tanggal Waktu kegiatan

Jumlah jam

Kegiatan Peserta Materi Hasil kegiatan

08 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Indomarco Adi Prima (IAP) information gathering

1. Mentor(PIC) 2. MARS

Developer (Bapak Slamet)


Proses bisnis Sales and Distribution IAP

1. Mengetahui gambaran kegiatan yang terjadi pada PT. Indomarco Adi Prima(IAP)

2. Melakukan diskusi tanya jawab dengan MARS Developer dari IAP

11 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Pengenalan sistem aplikasi

1. Mentor(PIC) 2. Anggota tim

skripsi

Pengenalan tentang software ERP yang digunakan oleh PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. dan IAP

Memperoleh pengetahuan tentang garis besar alur proses sistem software ERP SAP dan MARS di PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. dan IAP pada modul Sales and Distribution

12 Juli 2011

08:00- 12:00

4 Pendalaman proses bisnis modul Sales and Distribution

1. Mentor(PIC ) 2. Anggota tim

skripsi

Proses bisnis Sales and Distribution

Memperoleh penjelasan mengenai proses bisnis Sales and Distribution secara lebih detail pada PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.

13.00-17.00

4 Pengajuan peminjaman komputer dan client SAP

Peminjaman pemakaian komputer

Membuat surat pengajuan peminjaman komputer dan client SAP

13 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Indofood CBP information gathering dan demo sistem SAP


skripsi

Proses bisnis penjualan PT. Indofood Sukses Makmur Tbk.

1. Mendalami proses bisnis yang terjadi dalam kegiatan penjualan PT. Indofood Sukses Makmur Tbk.

2. Mendapatkan pengetahuan mengenai pembuatan Sales Order sampai invoice pada sistem SAP

76


Jumlah jam


14 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Indofood CBP information gathering


skripsi

Product knowledge Memperoleh pengetahuan mengenai produk-produk yang diproduksi oleh PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. dan produk yang didistribusikan oleh IAP

15 Juli 2011

08.00- 12.00

4 Information gathering


skripsi

IT Infrastructure Mendapatkan gambaran mengenai infrastruktur IT yang digunakan oleh PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.

18 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Eksplorasi proses bisnis (Sales)

Anggota tim skripsi

Proses bisnis sales Membuat rich picture untuk proses sales order

19 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Eksplorasi proses bisnis (collection dan retur)

Anggota tim skripsi

Proses bisnis tagihan dan retur

Membuat rich picture untuk proses penagihan dan retur

20 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Eksplorasi proses bisnis (Distribution dan Inventory)

1. MARS Developer


1. Proses bisnis distribusi, penerimaan dan pengeluaran barang

2. Konfirmasi dan revisi rich picture

1. Membuat rich picture untuk proses pendistribusian, dan penerimaan serta pengeluaran barang

2. Melakukan konfirmasi dan revisi atas keseluruhan pembuatan rich picture dari IAP

21 Juli 2011

08:00- 17:00

8 Terms and agreement


skripsi

1. Pengarahan mengenai perjanjian-perjanjian yang harus disepakati

2. SAP testing

1. Memperoleh perjanjian-perjanjian lisan mengenai informasi yang bisa diakses pada sistem SAP.

2. Mendapatkan pengalaman dalam kegiatan Sales and Distribution selama melakukan percobaan sistem SAP

77


Jumlah jam


22 Juli 2011

08.00-17.00

8 Testing System SAP

Anggota tim skripsi

1. Demo sistem SAP 2. Testing data

1. Memahami kinerja sistem SAP yang digunakan oleh PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.

2. Memperoleh gambaran umum mengenai plant, product item dan data-data lainnya.

25 Juli 2011

08.00-17.00

8 Testing System SAP

Anggota tim skripsi

Proses penerimaan Purchase Order dari sistem MARS

Mengetahui proses penerimaan Purchase Order dari sistem MARS hingga diproses ke bagian principal

26 Juli 2011

08.00-17.00

8 Proses Bisnis summary

1. MARS Developer


Membuat proses bisnis IAP secara keseluruhan

1. Mengetahui secara visual alur data dan kegiatan bisnis dari IAP

2. Mendapat pengarahan dalam penggunaan sistem ERP MARS

27 Juli 2011

08.00-17.00

8 Testing system MARS

Anggota tim skripsi

Membuat satu siklus Sales Order

Mengetahui secara umum kinerja sistem MARS dalam proses sales

28 Juli 2011

08.00-17.00

8 Pengarahan sistem MARS Sub menu Logistic

1. MARS Developer


Analisis sub menu dari logistic pada sistem MARS

Memahami secara khusus penggunaan sub menu logistic pada sistem MARS, yaitu inventory dan purchase order

29 Juli 2011

08.00-17.00

8 Pengarahan sistem MARS Sub menu Marketing

1. MARS Developer


Analisis sub menu marketing pada sistem MARS

Memahami secara khusus penggunaan sub menu marketing pada sistem MARS, yaitu sales dan operational

78


Jumlah jam


01 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Pengarahan sistem MARS Sub menu Accounting

1. MARS Developer


Analisis sub menu accounting pada sistem MARS

Memahami secara khusus penggunaan sub menu accounting pada sistem MARS pada bagian reports dari keuangan

02 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Testing system MARS

Anggota tim skripsi

Testing sistem MARS secara keseluruhan dari Menu Logistic, Marketing, dan Accounting berikut sub- menunya

1. Mempelajari kembali proses pembuatan sales order - invoice

2. Mempelajari kembali proses permintaan barang dari sistem MARS ke SAP (purchase order)

3. Mempelajari secara langsung proses pembuatan reports

4. Menyusun beberapa pertanyaan terkait dengan sistem MARS

03 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Demo sistem MARS

1. MARS Developer


1. Demo sistem MARS

2. Tanya jawab seputar sistem MARS

1. Memahami lebih lanjut seputar alur informasi pada sistem MARS di IAP

2. Mendapatkan informasi terkait dari jawaban atas pertanyaan yang diberikan

04 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Membuat tutorial penggunaan sistem MARS

Anggota tim skripsi

Aplikasi sistem MARS

Mendapatkan informasi mengenai penggunaan sistem MARS yang digambarkan secara narasi maupun print screen

05 Agustus

2011

08.00-12.00

4 Pengenalan Profil PT.IAP

1. HRD PT.IAP 2. Anggota tim

skripsi

Penjelasan profil perusahaan & struktur organisasi

Mendapatkan informasi mengenai profil perusahaan, struktur organisasi dan tugas wewenang dari PT.IAP.

79


Jumlah jam


08 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Pengarahan sistem MARS mengenai retur

1. MARS Developer


1. Sistem return MARS

2. Diskusi tanya jawab seputar sistem MARS

1. Memahami lebih lanjut seputar alur proses return pada sistem MARSs di IAP

2. Mendapatkan informasi terkait dari jawaban atas pertanyaan yang diberikan

09 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Praktek sistem MARS full version

Anggota tim skripsi

Membuat satu siklus proses penjualan sampai proses pengiriman serta dalam mengatasi kondisi-kondisi tertentu

Memahami lebih lanjut mengenai pengolahan data dari PDA ke sistem MARS hingga ke sistem SAP

10 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Pembuatan flow chart (sales)

Anggota tim skripsi

Alur data proses penjualan

Membuat flow chart untuk proses sales order dan sales canvas

11 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Pembuatan flow chart (collection dan retur)

Anggota tim skripsi

Alur data proses penagihan dan retur

Membuat flow chart untuk proses penagihan dan retur

12 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Pembuatan flow chart (Distribution dan Inventory)

Anggota tim skripsi

Alur data proses distribusi, penerimaan dan pengeluaran barang

Membuat flow chart untuk proses pendistribusian, dan penerimaan serta pengeluaran barang

80


Jumlah jam


15 Agustus

2011

08.00-12.00

4 Pengajuan ijin observasi lapangan

1. Mentor(PIC) 2. Kepala CSR 3. Anggota tim skripsi

Ijin untuk observasi lapangan

Mengurus pengajuan ijin untuk observasi lapangan (Stock Point)

16 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Testing sistem MARS

Anggota tim skripsi

Testing sistem MARS untuk proses tagihan dan retur

Mempelajari proses pengolahan tagihan dan retur dari customer

19 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Analisis sistem MARS

1. Kepala CSR 2. Anggota tim skripsi

1. Analisis master data dari sistem MARS

2. Pengajuan observasi lapangan

1. Memahami penggunaan master data customer, Salesman, product, customer credit limit, dan sebagainya

2. Mengkonfirmasi kembali perihal ijin untuk observasi lapangan (Stock Point)

22 Agustus

2011

08.00-17.00


Anggota tim skripsi

Testing sistem MARS untuk proses distribusi dan inventory

Mempelajari proses pendistribusian dan penerimaan-pengeluaran barang

23 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Visual data dari sistem MARS

Anggota tim skripsi

Pengambilan data visual dari sistem MARS

Melakukan pengambilan data dummy dari sistem MARS(capture data lewat print screen)

24 Agustus

2011

08.00-17.00

8 Diskusi sistem MARS dan operasional IAP

1. MARS Developer


Tanya jawab seputar sistem MARS dan operasional IAP

Melakukan diskusi tanya jawab perihal sistem MARS dan proses bisnis operasional yang berjalan di Stock Point IAP

81


Jumlah jam


25 Agustus

2011

08.00-17.00


Anggota tim skripsi

Testing sistem MARS

Me-review kembali sistem MARS sesuai ruang lingkup skripsi yang diambil

26 Agustus

2011

08.00-17.00


1.Mentor(PIC ) 2. Anggota tim skripsi

Testing sistem MARS

1. Me-review kembali sistem MARS sesuai ruang lingkup skripsi yang diambil

2. Memberikan laporan lisan perihal review sistem MARS

05 September

2011

08.00-15.00

6 Exploring sistem MARS

Anggota tim skripsi

Sistem MARS Menu Logistic (sub menu Inventory dan Purchase order)

Menemukan problems dalam sistem MARS khususnya pada menu Logistic

15.00-17.00

2 Diskusi 1.Mentor(PIC ) 2. Anggota tim skripsi

Melakukan diskusi tanya jawab perihal sistem MARS

06 September

2011

08.00-15.00


Anggota tim skripsi

Sistem MARS menu Marketing (sub menu Sales)

Menemukan problems dalam sistem MARS pada menu Marketing

15.00-17.00



07 September

2011

08.00-15.00


Anggota tim skripsi

Sistem MARS menu Accounting (sub menu Account Recevable)

Menemukan problems dalam sistem MARS pada menu Accounting (Account receivable reports)

15.00-17.00



08 September

2011

08.00-12.00

4 Konfirmasi pengajuan observasi


Pengajuan observasi lapangan

Mengkonfirmasi kembali perihal ijin untuk observasi lapangan (Stock Point)

82


Jumlah jam


09 September

2011

08.00-15.00

6 Exploring sistem MARS dan SAP

Anggota tim skripsi

Sistem MARS dan SAP

Mempelajari penerimaan dokumen dan data dari MARS ke SAP maupun sebaliknya

15.00-17.00

2 Diskusi 1. MARS Developer Anggota tim skripsi

Melakukan diskusi tanya jawab perihal sistem MARS dan SAP

12 September

2011

08.00-17.00

8 Analisis problem dalam sistem MARS

Anggota tim skripsi

Sistem MARS Menganalisis adanya problem yang telah ditemukan dalam sistem MARS dan melakukan diskusi

16 September

2011

08.00-12.00

4 Konfirmasi pengajuan observasi lapangan


Pengajuan observasi lapangan

Mengkonfirmasi kembali perihal ijin untuk observasi lapangan (Stock Point)

20 September

2011

08.00-12.00


Diskusi mengenai sistem MARS

Melakukan diskusi mengenai keseluruhan problem yang ditemukan dalam sistem MARS

21 September

2011

08.00-17.00

8 Revisi keseluruhan hasil analisis

1.Mentor(PIC ) 2. Anggota tim skripsi

Revisis hasil analisis

Melakukan revisi terhadap data-data dari hasil analisis sistem MARS

26 September

2011

08.00-12.00

4 Persiapan surat pengantar observasi lapangan

1. Mentor(PIC) 2. Kepala CSR 3. Anggota tim skripsi

Surat pengantar untuk observasi lapangan

Melakukan pengurusan surat pengantar dan contact person untuk observasi lapangan ke Stock Point JKT1 Cabang Grogol

83


Jumlah jam


27 September

2011

09.00-13.00

4 Observasi lapangan

Anggota tim skripsi

Review proses penjualan dan distribusi yang berjalan secara langsung di Stock Point JKT 1 Cabang Grogol

1. Melakukan observasi langsung terhadap proses penjualan dan distribusi

2. Memahami secara langsung proses pengolahan order dari customer

28 September

2011

09.00-13.00


Anggota tim skripsi

Review proses penerimaan dan pengeluaran barang yang berjalan secara langsung di Stock Point JKT 1 Cabang Grogol

1. Melakuan observasi langsung terhadap proses penerimaan dan pengeluaran barang (inventory)

2. Memahami secara langsung proses penerimaan dan pengeluaran barang dari Stock Point

30 September

2011

09.00-13.00


Anggota tim skripsi

Review proses collection dan retur pada Stock Point JKT 1 Cabang Grogol

1. Melakukan observasi langsung terhadap proses tagihan (collection) dan retur dari customer

2. Memahami secara langsung proses penagihan dan retur di Stock Point

03 Oktober

2011

08.00-12.00


Anggota tim skripsi

Review proses purchase order pada Stock Point JKT 1 Cabang Grogol

1. Melakukan observasi langsung terhadap proses pembuatan purchase order ke Cabang dan proses docking data PDA

2. Melihat dan memahami secara langsung proses docking data customer ke PDA Salesman

84


Jumlah jam


04 Oktober

2011

15.00-17.00


Anggota tim skripsi

Interview dengan pihak terkait

1. Melakukan wawancara dengan Stock Point Clerk dan Salesman, guna mengetahui adanya kendala-kendala yang dihadapi dalam proses bisnis yang berlangsung

2. Melihat dan memahami langsung proses docking data pesanan customer dari PDA Salesman

05 Oktober

2011

08.00-12.00

4 Pelaporan observasi magang

1. Kepala CSR 2. Mentor (PIC) 3. Anggota tim

skripsi

Laporan observasi magang

Memberikan laporan observasi magang kepada mentor(PIC) dan kepala CSR secara lisan

85

3.4 Data Transfer and Process Landscape

Pada dasarnya data transfer dan gambaran proses aliran data terdiri dari

hardware, software dan network devices. Berikut adalah data transfer dan gambaran

proses aliran data dari PT.Indomarco Adi Prima:

Wide Area Network

Internet

Gambar 3.4 Data Transfer and Process Landscape PT.IAP

Sumber: MARS Developer of PT.Indomarco Adi Prima

Penjelasan Gambar:

Di setiap Stock Point di PT.IAP menggunakan sistem MARS dan aplikasi

PDA. Sedangkan di setiap kantor Cabang dan Head Office (HO) menggunakan dua

86

sistem yaitu sistem MARS dan SAP. PDA yang digunakan oleh setiap Salesman di

Stock Point, akan dilakukan sinkronisasi data ke dalam sistem MARS di Stock Point

yang bersangkutan. Selanjutnya data tersebut akan diolah dan setiap akhir hari akan

dikirimkan ke Cabang dan HO. Hampir dari setiap pengiriman data dari Stock Point ke

Cabang dan HO, maupun sebaliknya, menggunakan email khusus yang dibuat oleh

PT.IAP. Fasilitas email tersebut dirancang khusus agar terjamin keamanannya dalam

pengiriman maupun penerimaan data dan informasi.

87

3.5 Arsitektur Jaringan Perusahaan

Berikut merupakan infrastruktur jaringan pada PT.IAP yang sedang berjalan :

Gambar 3.5 Arsitektur Jaringan PT.Indomarco Adi Prima Sumber: MARS Developer of PT.Indomarco Adi Prima

Penjelasan gambar:

PT.IAP mempunyai server yang terpusat pada kantor pusat (HO). Dimana

server tersebut terdiri dari consolidation server, email server, dan server utama adalah

database server. Semua kantor pusat dan cabang memiliki hubungan dengan MPLS

(Multi-Protocol Label Switching) dimana MPLS ini menghubungkan kantor cabang dan

kantor pusat secara langsung dan untuk pengiriman data dari kantor cabang akan

88

dilakukan dengan mengkonsolidasikan data melalui consolidation server dan

dilanjutkan pada database server (server utama).

3.6 Teknologi Informasi Perusahaan

3.6.1 Spesifikasi Hardware dan Software di Stock Point IAP

Berikut ini adalah spesifikasi hardware dan software yang ada pada salah satu

Stock Point IAP, yaitu Stock Point JKT1 Cabang Grogol, Jakarta Barat:

Tabel 3.2. Spesifikasi hardware dan software perusahaan Jenis Spesifikasi & Peralatan Jumlah

Hardware : - Intel Celeron® • PC Desktop - CPU 2.40 GHz 2

- 504MB of RAM - Hard Disk Drive 160 GB - LAN Card on Board - VGA on Board - Monitor LCD 14"

• PDA - HP iPaQ 112 Classic Handheld 3 - Microsoft Windows Mobile 6 Classic - Microsoft Office Mobile (Word, Excel, Powerpoint) - Microsoft Office Outlook Mobile - Integrated Wi-fi (IEEE 802.11b/g)1

with support for WPA 2 security - Integrated bluetooth v 2.0 with EDR1

- 3,5-inch TFT display, 320x240 resolution - Marvell PXA310 624MHz processor - 64MB SDRAM, 256MB Flash ROM (190MB user available) - SD10 card slot - USB 2.0 to synchronize and charge

Input Device - Mouse 2 - Keyboard 2

Output Device

- Printer EPSON LQ-2180 1 - Dot Matrix Printer Server 1 - UPS

Telecommunication LAN CARD on Board 2

89

Device • Internet Connecting Device - Modem Huawei 1 Security Device - Windows Firewall 2 - Kapersky Corporate ver 6 Software

- Windows XP Professional version 2002 Service Pack 2 - Microsoft Office - Open Office 2 - SQL Server - PDF Adobe Reader - Firefox - Winzip

Application - MARS ( Market based Advance eRp System ) 2 - Sync Master version 2.1.0

3.6.2 Aplikasi MARS

Semakin meningkatnya kebutuhan bisnis, menuntut setiap perusahaan untuk

semakin meningkatkan teknologi informasi yang digunakan perusahaan untuk

mendukung proses bisnis dalam perusahaan. Selain menggunakan sistem aplikasi SAP

sebagai back-office, IAP juga menggunakan sistem aplikasi lain sebagai front-office

mereka. Oleh karena itu, IAP membuat sebuah sistem aplikasi yang khusus digunakan

oleh IAP sendiri (Software Built-In House) dalam membantu proses bisnisnya, yaitu

MARS. MARS adalah singkatan dari Market based Advanced eRp Systems. MARS

mulai digunakan secara stabil oleh IAP pada tahun 2007.

Dalam penggunaannya, MARS berbeda dengan SAP, yakni MARS menangani

transaksi dalam skala kecil, sedangkan SAP menangani transaksi dalam skala besar.

MARS merupakan aplikasi yang berdiri sendiri tanpa campur tangan SAP dan MARS

melakukan sinkronisasi data dengan sistem aplikasi SAP.

90

Gambar 3.6. Modul MARS

Modul-Modul yang dimiliki MARS terdiri dari lima modul, yaitu :

1. Modul Sales

Modul ini menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan:

• Order

Penjualan produk kepada pelanggan berdasarkan pemesanan dari

pelanggan

• Sales Canvass

Penjualan produk kepada pelanggan secara langsung tanpa pemesanan

terlebih dahulu

• Return

Pengembalian barang dari stock yang dimiliki customer (retur).

91

Proses Order/ Sales Canvass dan Return dapat dilakukan dengan

mempergunakan aplikasi PDA. Fitur-fitur yang ada pada modul Sales adalah:

• Route Management

• PO Electronic

• Ordering System

• Canvass System

• Credit Limit & Overdue Check

• Pricing Structure

• Discount scheme (item, customer/item, mix item)

• Order on Hold for over credit limit/overdue

• Inventory Check

2. Modul Delivery

Modul ini menangani dalam hal proses rekapitulasi atas invoice-invoice

ke dalam satu pengiriman/delivery dan sebagai bukti permintaan barang

ke gudang. Modul ini berfungsi untuk mendukung proses pengiriman

barang ke customer berdasarkan pemesanan yang dilakukan sebelumnya.

Fitur-fitur yang dimiliki modul ini adalah:

• Partial Delivery

• Delivery Route

• Vehicle, Deliveryman, Driver

• Loading Capacity Check

• Van Stock Monitoring

92

3. Modul Inventory

Modul ini menangani dalam hal proses transaksi penerimaan dan

pengeluaran barang baik dari/ke Principal atau Cabang, maupun transfer

antar Cabang.

Fitur-fitur yang ada pada modul ini adalah:

• Inventory Recieve

• Inventory Issue

• Inventory Internal Transfer

• Inventory External Transfer

• Inventory Adjustment

• Multiple Location

4. Modul A/R dan Collection

Modul ini memiliki peranan dalam proses transaksi penerimaan

pembayaran secara cash atau giro, proses giro cair atau giro tolak dan

fungsi monitoring piutang/AR (Account Receivable), selain itu modul ini

juga menangani penagihan terhadap pelanggan (invoice collection).

Modul ini terdiri dari fitur-fitur:

• Cash/giro receipt

• Giro cair/giro tolak

• Sundry Credit/Debit

• Tukar Faktur

• Others Income/expenses

93

• Kwitansi

• AR Monitoring

5. Modul Expenses

Modul Expenses ini menangani mengenai proses biaya operasional dan

perhitungan ongkos delivery sesuai dengan tarif yang disepakati/tarif

yang berlaku. Fitur-fitur yang ada pada modul ini adalah:

• Delivery Expenses/Ongkos Kuli

• Operating Profit Analysis

94

3.7 Proses Bisnis yang Berjalan

3.7.1 Proses Penjualan

Gambar 3.7 Flowchart Proses Penjualan

95

Narasi proses bisnis penjualan:

Setiap harinya Salesman melakukan kunjungan ke customer sesuai dengan rute

kunjungan Salesman yang telah ditetapkan. Sebelum Salesman memulai kunjungannya,

Stock Point Clerk melakukan persiapan untuk perjalanan Salesman dengan

memasukkan data tagihan (collection) customer dan juga data produk (harga dan promo

info) ke dalam PDA Salesman. Selain itu, Salesman juga dipersiapkan dengan

membawa form SPL (Surat Pesanan Langganan), DT (Daftar Tagihan), dan faktur

(invoice) yang telah jatuh tempo.

Ketika Salesman berkunjung, pada awalnya Salesman diwajibkan untuk

memeriksa sisa stock yang masih tersedia dicustomer. Hal ini dilakukan untuk

mengontrol adanya stock milik customer yang tidak laku, rusak atau sudah mendekati

kadaluarsa. Apabila hal tersebut terjadi, maka akan dibuatkan permohonan untuk sales

return.

Sebelum melakukan pemesanan, Salesman akan memeriksa tagihan yang

dimiliki customer, apabila customer yang bersangkutan tidak memiliki tagihan, maka

customer dapat melakukan pemesanan sesuai dengan credit limit yang dimiliki.

Sedangkan apabila customer memiliki tagihan, Salesman akan melakukan

penagihan atas outstanding faktur customer yang telah jatuh tempo (14hari sebelum

tanggal jatuh tempo, tagihan harus dilunasi). Jika customer melakukan pembayaran,

maka pembayaran tersebut akan mempengaruhi data piutang customer (proses

Collection) sehingga customer dapat melakukan pemesanan sesuai dengan credit limit

yang dimiliki. Namun, jika customer tidak melakukan pembayaran, customer tetap

diperbolehkan melakukan pemesanan sesuai dengan sisa credit limit yang dimiliki,

96

tetapi pesanan tersebut akan dihold. Semua pemesanan customer tersebut akan diinput

oleh Salesman ke dalam PDA atau diisi ke dalam SPL.

Kemudian customer akan menandatangani SPL serta membubuhi dengan

stempel toko (jika ada), SPL rangkap satu akan diserahkan ke customer sebagai bukti

pemesanan, dan SPL rangkap dua diserahkan kembali ke Salesman.

Pada akhir hari atau tengah hari, Salesman akan menyerahkan hasil tagihan,

faktur yang tidak tertagih dan SPL ke Stock Point Clerk untuk diinput secara manual,

atau jika menggunakan PDA, data tersebut dapat langsung di synchronize kedalam

sistem MARS.

Stock Point Clerk akan memeriksa stock yang dimiliki oleh gudang melalui

sistem MARS. Jika ada stock yang tidak cukup, maka Stock Point Clerk akan

menghapus barang pesanan customer yang tidak cukup atau tidak ada, dan memproses

barang pesanan customer yang ada. Kemudian melalui Salesman, customer akan

mendapatkan konfirmasi secara lisan atas hal tersebut melalui telepon atau pada saat

kunjungan Salesman berikutnya.

Sedangkan jika stock cukup untuk di order, maka sistem akan melakukan

pengecekan terhadap data piutang customer. Dan apabila ada faktur yang telah jatuh

tempo atau permintaan pesanan yang melebihi batas credit limit, maka order akan

disimpan dan dihold (Sales Order on Hold).

Kemudian Stock Point Clerk akan mengirimkan order on hold tersebut beserta

dengan history informasi pembayaran customer yang bersangkutan melalui email

khusus, untuk mendapatkan approval dari pihak Cabang. Cabang akan melakukan

approval atas order on hold dengan meninjau data-data pembayaran faktur sebelumnya.

97

Jika tidak disetujui oleh Cabang, maka Stock Point Clerk akan melakukan konfirmasi

secara lisan ke customer melalui telepon. Sedangkan jika disetujui, Cabang akan

memberikan key release kepada Stock Point Clerk untuk melakukan release terhadap

order on hold tersebut. Kemudian proses tersebut akan dilanjutkan dengan memproses

invoice.

Namun jika tidak ada faktur yang jatuh tempo atau pesanan yang melebihi

credit limit, maka Stock Point Clerk akan langsung mencetak Edit Listing (Print Pre-

view pada layar komputer) dari hasil inputan pesanan untuk kemudian dicek apakah

data sudah sesuai. Jika data sesuai, maka proses akan dilanjutkan dengan membuat

invoice sebanyak tiga rangkap dan satu rangkap invoice akan diarsipkan oleh Stock

Point Clerk. Sedangkan apabila data tidak sesuai, akan dilakukan penginputan data

ulang.

98

3.7.2 Proses Distribusi

Gambar 3.8 Flowchart Proses Distribusi

99

Narasi proses bisnis distribusi:

Proses distribusi merupakan kelanjutan dari proses Sales Order pada tahap

terakhir yaitu proses invoice. Setelah Stock Point Clerk mencetak invoice, maka Stock

Point Clerk akan mencetak TTH (Tanda Terima Hadiah) sebagai bukti untuk

penerimaan barang hadiah atau bonus untuk customer yang bersangkutan. Namun

apabila stock barang di gudang tidak mencukupi ataukosong untuk hadiah, maka TTH

tersebut akan diarsipkan. Sampai kemudian barang datang, maka TTH baru akan

dikirim ke customer bersamaan dengan barang bonus yang tertera di TTH.

Apabila barang untuk TTH mencukupi, selanjutnya akan dilakukan

pengelompokkan rute dan area pengiriman guna mempermudah pengiriman dan

membuat proses pengiriman menjadi lebih efisien. Setelah itu, Stock Point Clerk

membuat loading sheet (SLnD-Stock Loading and Delivery atau RKAB-Rekap Kirim

dan Antar Barang) dan apabila ada tambahan pengiriman maka akan dilakukan

pengecekkan kesesuaian rute dan kapasitas kendaraan. Jika sesuai dengan rute dan

kapasitas kendaraan mencukupi, maka akan dilakukan penginputan tambahan pada

SLnD/RKAB tersebut dan akan dicetak. Dokumen Picking List dicetak secara otomatis

setelah pembuatan SLnD/RKAB, Picking List ini digunakan untuk mempermudah Pick-

Packer dalam menaikkan barang ke kendaraan atau van. Dokumen SLnD/RKAB akan

diberikan kepada Office Manager terlebih dahulu untuk mendapatkan persetujuan atas

pengeluaran barang dari gudang, sebelum diserahkan kepada Pick-Packer.

Kemudian SLnD/RKAB yang telah disetujui tersebut dan dokumen Picking

List akan diserahkan ke Pick-Packer (bagian gudang) sebagai bukti pengeluaran barang

dari gudang ke van untuk dikirim ke customer. Berdasarkan SLnD/RKAB tersebut,

100

Pick-Packer akan melakukan loading goods ke kendaraan yang sudah ditentukan dan

mencatatnya dalam Bin Card. Dokumen SLnD/RKAB rangkap dua dan dokumen

Picking List akan diarsipkan oleh Pick-Packer, sedangkan SLnD/RKAB rangkap satu

diserahkan kembali ke Stock Point Clerk untuk dilakukan pengupdatean terhadap

Delivery Order ke dalam sistem.

Selanjutnya Stock Point Clerk menyerahkan dokumen SLnD/RKAB tersebut

beserta dokumen P2R (Permohonan Persetujuan Return) jika sebelumnya ada

permohonan retur dari customer, dan juga invoice(faktur) ke Delivery Man.

Delivery Man melakukan pengiriman barang (goods) ke customer sesuai

dengan daftar invoice yang dibawa beserta P2R dan SLnD/RKAB. Setelah menurunkan

barang, Delivery Man menerima kembali dokumen yang telah ditanda-tangani oleh

customer sebagai bukti bahwa barang telah diterima, dan melakukan penarikan barang

retur sesuai dengan dokumen P2R.

Jika terdapat penolakan pengiriman dari customer atau sisa barang (faktur

yang tidak terkirim), juga apabila ada penarikan barang retur, maka akan dilakukan

unloading barang. Kemudian Stock Point Clerk akan melakukan edit/cancel invoice

yang telah diterbitkan atas penolakan/sisa barang kiriman tersebut, dan akan mencetak

Delivery Return (SLnD Return) yang akan dijadikan cross check atas penerimaan

unloading barang di gudang. Pick-Packer kemudian akan melakukan unloading barang,

melakukan sortir atas barang tersebut dan menginputnya kembali kedalam Bin Card.

Dokumen SLnD Return rangkap satu diberikan kembali ke Stock Point Clerk untuk

kemudian dilakukan proses re-print invoice.

101

Apabila customer langsung membayar atas pengiriman yang telah dikirimkan

oleh Delivery Man (COD-Cash On Delivery), Stock Point Clerk akan menginput

nominal cash/giro ke dalam sistem. Kemudian Stock Point Clerk mencetak Bukti

Setoran (disertai dengan proses pencetakan invoice register) untuk diberikan ke

Delivery Man, sebagai informasi akan jumlah uang yang harus disetorkan ke Stock

Point Clerk. Delivery Man akan menyerahkan uang tersebut sesuai dengan nominal

yang tertera pada Bukti Setoran. Stock Point Clerk yang menerima uang tersebut, akan

menandatangani Bukti Setoran sebagai bukti bahwa uang telah diterima dari Delivery

Man.

Sedangkan apabila customer tidak membayar secara COD, maka Stock Point

Clerk akan langsung mencetak invoice register sebagai daftar invoice untuk diarsipkan

sebagai bukti dari perubahan invoice dan nantinya akan digunakan dalam proses

penagihan. Lalu mencetak kembali invoice (re-print invoice) yang telah disesuaikan

dengan jumlah barang yang dikirimkan untuk kemudian diperiksa apakah sesuai.

Invoice yang telah dicetak ulang tersebut dilampirkan pada invoice asli yang ditanda-

tangani oleh customer dan diarsipkan.

Setelah itu, pada akhir hari, Stock Point Clerk akan mengupdate invoice

sebagai konfirmasi bahwa transaksi sudah benar dan sudah selesai. Stock Point Clerk

juga akan mengirimkan keseluruhan data penjualan pada hari itu (daily close) melalui

email khusus ke Cabang dan FAD HO untuk proses konsolidasi atau untuk keperluan

laporan. Stock Point Clerk juga akan mencetak Van Stock Movement Report untuk

pengontrolan inventory yang diberikan kepada Office Manager dan mengirimkan

laporan penjualan (Sales Report) untuk diberikan ke Sales Manager.

102

Gambar 3.9 Rich Picture Proses Sales Order dan Distribusi

103

3.7.3 Proses Collection

Gambar 3.10 Flowchart Proses Collection

104

Gambar 3.11 Rich Picture Proses Collection

Narasi proses bisnis collection (penagihan):

Proses collection dimulai ketika Stock Point Clerk membuat DT (Daftar

Tagihan) yang nantinya akan diberikan ke Salesman untuk menagih ke customer yang

akan dikunjungi pada hari tersebut. Stock Point Clerk membuat DT dengan

memasukkan tanggal rencana kunjungan ke dalam sistem kemudian sistem secara

otomatis akan menyiapkan data customer yang harus dikunjungi sesuai dengan master

data rute kunjungan salesman .

Kemudian Stock Point Clerk akan memeriksa apakah terdapat data penagihan

di luar rute rencana kunjungan dan tagihan yang sudah ada. Jika ada, maka Stock Point

105

Clerk akan memasukan data tambahan customer tersebut ke dalam sistem. Selanjutnya

Stock Point Clerk mencetak DT sebanyak 3 rangkap, dengan pilihan yaitu:

- Semua Faktur

- Hanya Faktur yang sudah jatuh tempo

- Faktur yang jatuh tempo kurang dari jumlah hari yang ditentukan.

Sebelum dilakukan proses penagihan ke customer, Stock Point Clerk juga akan

menyiapkan Faktur, NK (Nota Kredit) dan NKR (Nota Kredit Return) sesuai dengan

DT yang telah dicetak untuk diberikan kepada Salesman. DT rangkap 2 akan

diarsipkan, sedangkan DT rangkap 1 dan 3 diberikan kepada Salesman.

Setelah menerima DT dan dokumen – dokumen pendukung yang diberikan

oleh Stock Point Clerk, Salesman akan melakukan penangihan ke customer berdasarkan

dokumen-dokumen yang dibawa dan melihat referensi data tagihan customer yang ada

pada PDA Salesman.

Apabila customer tidak membayar tagihan tersebut, maka order yang

dilakukan oleh customer akan dihold. Kemudian jika customer membayar lunas

tagihannya, maka customer akan mendapatkan Faktur asli dari Salesman. Sedangkan

apabila tidak dibayar lunas, maka Faktur asli tidak diberikan ke customer.

Pembayaran dari customer dapat berupa cash (uang tunai), cek dan giro. Untuk

pembayaran giro, Salesman akan menginformasikan kepada customer untuk

mencantumkan tanggal jatuh tempo giro, ditujukan atas nama PT Indomarco Adi Prima,

dan diterbitkan oleh customer tersebut.

106

Selanjutnya Salesman menyerahkan DT yang telah diisi dengan hasil tagihan

berupa cash (uang tunai) maupun giro, serta mengembalikan Faktur yang tidak tertagih

kepada Stock Point Clerk.

Kemudian Stock Point Clerk memeriksa hasil tagihan salesman dan

mengarsipkan Faktur yang tidak tertagih. Sedangkan hasil tagihan yang tertagih akan

diinput ke dalam sistem dan Stock Point Clerk akan mencetak Edit Listing (Print Pre-

view) sebagai bahan pemeriksaan atas data yang telah dimasukkan.

Kemudian Stock Point Clerk memeriksa kembali data yang telah diinput ke

dalam sistem, jika data tersebut tidak ada masalah, maka Stock Point Clerk akan

mencetak Slip Setoran sebagai informasi akan jumlah uang yang harus disetorkan

Salesman ke Stock Point Clerk. Setelah itu, Salesman menyerahkan Slip Setoran

tersebut beserta hasil uang tagihan, yang sesuai dengan jumlah yang tercantum di Slip

Setoran.

Setelah menerima hasil tagihan yang dapat berupa cash (uang tunai), cek

maupun giro, Stock Point Clerk akan menandatangani Slip Setoran tersebut sebagai

bukti bahwa uang telah diterima, dan mengupdate hasil tagihan tersebut ke dalam

sistem. Kemudian secara otomatis sistem akan mengurangi piutang customer dan akan

menambahkan sisa credit limit customer.

Pada akhir hari, Stock Point Clerk akan mengirimkan AR Detail by Invoice

Report sebagai laporan dari total piutang customer pada hari itu dan juga akan Cash

Receipt Register Report sebagai laporan penerimaan pembayaran dari customer pada

hari itu, laporan-laporan tersebut dikirimkan ke Cabang. Selain itu, Stock Point Clerk

juga akan mengirimkan data tagihan daily close ke Cabang.

107

3.7.4 Proses Retur Stok dari Customer

Gambar 3.12 Flowchart Proses Retur Stok dari Customer

108

Gambar 3.13 Rich Picture Proses Retur Stok dari Customer

109

Narasi proses bisnis retur stok dari customer:

Kegiatan dalam proses retur dimulai ketika customer mengajukan permohonan

untuk sales return yang diberikan kepada Salesman pada saat berkunjung ke toko

customer. Salesman memproses yang telah diajukan oleh customer tersebut dengan

terlebih dahulu memeriksa sisa stok barang yang akan diretur berdasarkan permohonan

sales return dari customer. Selanjutnya Salesman mengisi Form PSR secara manual

atau diinput ke dalam PDA, dan PSR rangkap dua akan diberikan kepada customer.

Pada akhir hari/tengah hari, Salesman menyerahkan SPL (Surat Pesanan

Langganan), hasil tagihan berserta dengan PSR untuk diinput manual oleh Stock Point

Clerk atau langsung melakukan synchronize data dari PDA. Kemudian Stock Point

Clerk akan mencetak Edit Listing (Print Preview) dan memeriksa hasil inputan atau

hasil synchronize dari PDA. Jika data benar dan sesuai, Stock Point Clerk akan

mencetak P2R (Permohonan Persetujuan Return) sebanyak dua rangkap.

Kemudian, Stock Point Clerk akan memberikan P2R tersebut kepada Sales

Supervisor untuk memproses persetujuan atas permohonan retur tersebut. Jika tidak

disetujui, maka P2R yang batal atau yang perlu diubah, akan diproses kembali di sistem

dan dikonfirmasikan kembali ke Salesman, hingga kemudian mendapat persetujuan dari

Sales Supervisor. Sedangkan P2R yang disetujui oleh Sales Supervisor, diserahkan

kepada Stock Point Clerk, sehingga dapat dilakukan proses penarikan barang yang

ingin diretur oleh customer.

Dokumen P2R yang telah disetujui oleh Sales Supervisor, akan diberikan oleh

Stock Point Clerk kepada Delivery Man yang kemudian dapat langsung diproses untuk

penarikan. Bersamaan pada saat pengiriman barang ke customer, Delivery Man akan

110

melakukan proses penarikan barang sesuai dengan P2R yang disetujui. Setelah barang

diterima oleh Delivery Man, customer menandatangani P2R sebagai bukti bahwa

barang telah ditarik oleh Delivery Man. P2R rangkap satu akan diberikan pada

customer.

Kemudian Delivery Man menyerahkan barang yang telah ditarik dari customer

ke Pick-Packer, dan Pick-Packer akan melakukan sortir barang retur dari customer dan

mencatatnya ke dalam BC (Bin Card). Jika hasil sortir barang tersebut bukan

merupakan bad stock (barang yang masih baik), maka Pick-Packer mencatat barang

baik tersebut kedalam P2LBi (Permohonan Permindahan Lokasi Barang Intern). Dari

dokumen P2LBi tersebut, maka kemudian akan dilakukan proses Internal Stock

Transfer.

Sedangkan, apabila hasil sortir barang tersebut merupakan bad stock (barang

rusak), maka Pick-Packer akan mencatat barang rusak tersebut ke dalam Catatan

Barang Rusak. Berdasakan Form Catatan Barang Rusak tersebut, Pick-Packer akan

membuat laporan barang rusak yang akan dikirim ke Cabang untuk mendapatkan

persetujuan atas pengeluaran barang rusak dari Stock Point ke Cabang (berlanjut ke

proses no 3). Setelah melakukan sortir barang, Pick-Packer menandatangani P2R dan

diserahkan ke Stock Point Clerk .

Ketika Stock Point Clerk menerima P2R, Stock Point Clerk akan melakukan

edit/cancel P2R tersebut sesuai dengan fisik barang yang diterima. Fisik barang yang

diterima meliputi antara lain: quantity product, harga product, discount, dan alasan

retur.

111

Selanjutnya, Stock Point Clerk mencetak Edit Listing dalam bentuk print-

preview sebagai bahan koreksi apakah data tersebut sudah benar. Edit Listing yang

dicetak tersebut, kemudian akan diarsipkan oleh Stock Point Clerk. Jika data dalam Edit

Listing tersebut belum benar, maka Stock Point Clerk memeriksa kembali dan

mengubahnya.

Jika data sudah benar, maka Stock Point Clerk akan memeriksa kategori

customer tersebut, apakah termasuk dalam kategori PKP (Perusahaan Kena Pajak) atau

tidak. Jika customer tersebut masuk dalam kategori PKP, maka Stock Point Clerk

mencetak NK (Nota Kredit). Sedangkan apabila customer bukan merupakan customer

kategori PKP, maka Stock Point Clerk akan mencetak NKR (Nota Kredit Return). NK

atau NKR tersebut dicetak masing-masing sebanyak dua rangkap, dan dokumen

tersebut akan digunakan sebagai dasar untuk pemotongan piutang (AR) dari customer.

NK atau NKR tersebut nantinya akan dibawa oleh Salesman pada saat kunjungan rutin

ke customer. Kemudian setiap akhir bulan, Stock Point Clerk akan membuat Sales

Return Reports untuk diberikan ke Cabang.

Narasi Lanjutan proses no 3:

Ketika Laporan Catatan Barang Rusak tersebut telah disetujui dan ditanda-

tangani oleh Cabang, Stock Point Clerk mencatat secara manual data barang yang akan

dikeluarkan dan mencetaknya ke dalam dokumen. Proses pengeluaran barang

berdasarkan atas permintaan cabang atau berdasarkan kondisi fisik barang (rusak,

overdate atau mendekati expired). Pengeluaran barang yang baik (good) dari Stock

112

Point yang bersangkutan, dapat dilakukan ke Principal (pabrik), Cabang atau Stock

Point lain. Sedangkan khusus untuk barang rusak (bad) selalu dikirimkan ke Cabang.

Setelah melakukan pencatatan pengeluaran barang, Stock Point Clerk akan

membuat SPB-R (Surat Pengantar Barang Rusak) untuk diberikan ke Cabang. Sistem

MARS akan melakukan pengecekkan terhadap jumlah stock yang akan dikeluarkan.

Jika stock barang tidak mencukupi, maka Stock Point Clerk akan mengubah SPB-R

dalam sistem. Sebaliknya, maka Stock Point Clerk akan melakukan update stock dan

mencetak SPB-R sesuai dengan tujuan pengiriman. Kemudian SPB-R tersebut akan

digunakan sebagai Surat Jalan. SPB-R yang telah dicetak sebelumnya akan diberikan

kepada Office Manager untuk mendapatkan persetujuan atas pengeluaran barang dari

gudang. Setelah disetujui dan ditanda-tangani, SPB-R diserahkan kepada Pick-Packer.

Berdasarkan SPB-R, Pick-Packer akan mengeluarkan barang dan mencatatnya

pada Bin Card gudang serta menyerahkan SPB-R tersebut kepada Delivery Man.

Selanjutnya Delivery Man menandatangani SPB-R sebagai bukti bahwa barang telah

diterima oleh Delivery Man.

Setelah itu, Delivery Man akan mengirimkan barang bad tersebut ke Cabang.

SPB-R yang telah ditanda-tangani oleh Cabang, kemudian akan diserahkan oleh

Delivery Man kepada Stock Point Clerk untuk diarsipkan dan SPB-R rangkap satu

diserahkan ke Cabang.

113

3.7.5 Proses Pengadaan Barang dari Principal

Gambar 3.14 Flowchart Proses Pengadaan Barang dari Principal

114

Gambar 3.15 Rich Picture Proses Pengadaan Barang dari Principal

115

Narasi proses bisnis pengadaan barang dari Principal (pabrik):

Setiap pengadaan barang yang terjadi di Stock Point dikontrol oleh pihak

Cabang. Go-down Clerk di kantor Cabang akan membuat RPB (Rencana Pemesanan

Barang) dengan berdasarkan referensi dari data penjualan daily close yang dikirim oleh

Stock Point setiap harinya. RPB ini dibuat berdasarkan nilai default yang diperoleh dari

rumus sebagai berikut:

Standard Buffer Stock ditentukan mengikuti aturan tertentu sesuai dengan

principalnya masing-masing (contoh: Buffer Stock Promina = Estimasi sales/2),

sedangkan Estimasi Ending Stock Bulan Berjalan adalah:

Kemudian Go-down Clerk akan mencetak RPB tersebut dan memberikannya

kepada Logistic Manager untuk dikonsolidasi dan dikoreksi. Apabila data sesuai, maka

Go-down Clerk akan membuat SP (Surat Pesanan) berdasarkan RPB consolidate

tersebut. SP yang telah diinput ke sistem, akan dikirimkan ke HO (Head Office) dalam

bentuk data untuk dikoreksi. Koreksi yang dilakukan HO akan selalu diinformasikan ke

Cabang yang bersangkutan.

Data SP yang telah dikoreksi oleh HO, selanjutnya akan dikirim oleh Cabang ke

Stock Point yang bersangkutan sebagai informasi detail barang yang akan diterima oleh

Stock Point tersebut. Apabila barang dikirim dari Cabang ke Stock Point, maka SP akan

dicetak sebanyak dua rangkap. SP rangkap dua tersebut nantinya akan digunakan untuk

proses pengiriman barang dari Cabang ke Stock Point.

RPB = Estimasi Sales Bulan Depan + Standard Buffer Stock – Estimasi Ending Stock Bulan Berjalan

Estimasi Ending Stock Bulan Berjalan = (Stok Awal Bulan Berjalan + Sisa SP Outstanding) – (Estimasi Sales Bulan Berjalan + Pengeluaran Barang)

116

Sedangkan jika barang dikirim langsung dari Principal ke Stock Point, maka

Go-down Clerk akan mencetak dokumen SP sebanyak satu rangkap untuk kemudian

diarsipkan. Selain itu, HO akan melakukan konsolidasi (penggabungan) SP dari setiap

Cabang menurut Principalnya masing-masing, kemudian mencetaknya sebanyak dua

rangkap. Kemudian SP tersebut akan diberikan kepada Principal masing-masing dalam

bentuk dokumen maupun data.

Selanjutnya Principal akan melakukan “Principal Order Process” dan

mengirimkan barang yang dipesan (goods) bersamaan dengan SPB (Surat Pengantar

Barang) sebanyak empat rangkap sebagai surat jalan. Stock Point yang menerima SPB

dan barang dari Principal tersebut, akan mencombine SP yang telah dikirimkan Cabang

sebelumnya. Kemudian Stock Point Clerk akan membuat BPBi (Bukti Penerimaan

Barang intern) ke dalam sistem untuk melihat apakah barang yang diterima sesuai

dengan SP, lalu membuat edit list BPBi untuk dilakukan cross check terhadap BPBi

tersebut berdasarkan data SP yang telah dikirim oleh pihak Cabang. BPBi yang datanya

sudah sesuai, kemudian akan dicetak dan diberikan kepada Office Manager untuk

mendapatkan persetujuan. Ketika membuat BPBi, sistem secara otomatis akan

memberikan peringatan bila jumlah barang yang diterima melebihi jumlah barang yang

dipesan, namun tetap bisa dioverwrite berdasarkan persetujuan dari Office Manager.

Apabila BPBi tersebut telah disetujui, maka Pick Packer akan melakukan

penurunan barang dan melakukan sortir barang. Selain itu, Pick Packer juga akan

menginputnya ke dalam Bin Card gudang dan menandatangani SPB dan BPBi sebagai

bukti bahwa barang telah diterima dan masuk ke gudang. Kemudian Pick Packer akan

memberikan BPBi kepada Stock Point Clerk, dan juga memberikan SPB kepada Office

117

Manager untuk ditanda-tangani kembali. SPB rangkap satu dan dua diserahkan kepada

Principal kembali, sedangkan SPB rangkap tiga dan empat diberikan kepada Stock

Point Clerk untuk diproses lebih lanjut.

Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima, Stock Point Clerk akan

mengupdate BPBi dan stock barang ke dalam sistem MARS. Stock Point Clerk juga

akan memeriksa apakah ada barang yang rusak atau hilang, berdasarkan dengan hasil

sortir barang yang telah dilakukan Pick Packer sebelumnya.

Jika barang yang diterima tidak hilang atau rusak, maka semua data dan

dokumen akan langsung dikirimkan ke FAD (Financial & Accounting Department)

HO, sedangkan untuk EDP (Electronic Data Processing) di Cabang atau HO, Stock

Point Clerk akan mengirimkan data penerimaan barang tersebut.

Sebaliknya, apabila ada barang yang hilang atau rusak, maka Stock Point Clerk

akan membuat dan mencetak NBH (Nota Barang Hilang) / NBR (Nota Barang Rusak).

Setelah ditanda-tangani oleh Office Manager, NBH/NBR rangkap satu dan dua tersebut

akan diberikan kepada FAD HO dan juga kepada EDP (Electronic Data Processing) di

Cabang atau HO. Tidak hanya dokumen, data NBR/NBH juga akan dikirimkan ke FAD

HO. Dokumen rangkap lainnya seperti BPBi, SPB, dan NBH/NBR, akan diarsipkan

oleh Stock Point Clerk. Stock Point Clerk juga akan membuat Inventory Receipts

Reports untuk diberikan kepada Office Manager.

118

3.7.6 Proses Pengadaan Barang dari Cabang

Gambar 3.16 Flowchart Proses Pengadaan Barang dari Cabang

119

Gambar 3.17 Rich Picture Proses Pengadaan Barang dari Cabang

Narasi proses pengadaan barang dari Cabang:

Proses pengadaan barang dari Cabang dimulai dari kelanjutan proses

pembuatan SP rangkap dua oleh Go-down Clerk. Berdasarkan SP yang ada, Go-down

Clerk akan membuat SLnD (Stock Loading and Delivery) sebanyak dua rangkap dan

memeriksa kapasitas kendaraan yang akan digunakan untuk pengiriman. SLnD yang

120

telah dicetak akan diberikan kepada Pick-Packer untuk melakukan loading barang

(goods) dari gudang Cabang.

Barang yang telah dikeluarkan dari gudang kemudian akan diberikan ke

Delivery Man, sedangkan dokumen SLnD rangkap satu akan diberikan ke Go-down

Clerk. Berdasarkan dokumen SLnD tersebut, Go-down Clerk membuat SJ Branch

(Surat Jalan) sebanyak tiga rangkap untuk diberikan kepada Delivery Man sebagai surat

jalan.

Delivery Man akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan tujuan. Setelah

menerima barang bersama dengan SJ Branch dari Delivery Man, Stock Point Clerk

akan menginput penerimaan barang ke dalam sistem sesuai dengan SJ Branch yang

diterima. Kemudian Stock Point Clerk akan membuat BPBi (Bukti Penerimaan Barang

intern) ke dalam sistem untuk melihat apakah barang yang diterima sesuai dengan SP,

lalu membuat edit list BPBi untuk dilakukan cross check terhadap BPBi tersebut

berdasarkan data SP yang telah dikirim oleh pihak Cabang. BPBi yang datanya sudah

sesuai, kemudian akan dicetak dan diberikan kepada Office Manager untuk

mendapatkan persetujuan. Ketika membuat BPBi, sistem secara otomatis akan

memberikan peringatan bila jumlah barang yang diterima melebihi jumlah barang yang

dipesan, namun tetap bisa dioverwrite berdasarkan persetujuan dari Office Manager.

BPBi yang telah disetujui selanjutnya akan diberikan oleh Stock Point Clerk

ke Pick-Packer berserta dengan SJ Branch dan barang. Pick Packer akan melakukan

penurunan barang dan melakukan sortir barang. Selain itu, Pick Packer juga akan

menginputnya ke dalam Bin Card gudang dan menandatangani SJ Branch sebagai bukti

bahwa barang telah diterima dan masuk ke gudang. Kemudian Pick Packer akan

121

memberikan BPBi kepada Stock Point Clerk, dan juga memberikan SJ Branch kepada

Office Manager untuk ditanda-tangani kembali. SJ Branch rangkap satu dan dua

diserahkan kepada Delivery Man kembali, sedangkan SJ Branch rangkap tiga diberikan

kepada Stock Point Clerk untuk diproses lebih lanjut.

Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima, Stock Point Clerk akan

mengupdate BPBi dan stock barang ke dalam sistem MARS. Stock Point Clerk juga

akan memeriksa apakah ada barang yang rusak atau hilang, berdasarkan dengan hasil

sortir barang yang telah dilakukan Pick Packer sebelumnya.

Jika barang yang diterima tidak hilang atau rusak, maka semua data

penerimaan barang akan langsung dikirimkan ke FAD (Financial & Accounting

Department) HO dan EDP (Electronic Data Processing) di Cabang atau HO. Stock

Point Clerk juga akan mengirimkan BPBi rangkap dua kepada Branch Manager

(pengirim).

Sebaliknya, apabila ada barang yang hilang atau rusak, maka Stock Point Clerk

akan membuat NBH (Nota Barang Hilang) / NBR (Nota Barang Rusak). Data dari

NBH/NBR tersebut juga dikirimkan ke FAD HO dan EDP. NBH/NBR akan dicetak

sebanyak dua rangkap, rangkap satu dan dua akan diberikan kepada Branch Manager

(pengirim). Dokumen rangkap lainnya seperti BPBi, SJ Branch, dan NBH/NBR, akan

diarsipkan oleh Stock Point Clerk. Stock Point Clerk juga akan membuat Inventory

Receipts Reports untuk diberikan kepada Office Manager.

122

3.8 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi berkaitan dengan ruang lingkup yang diangkat

dalam skripsi ini adalah:

Tabel 3.3 Analisis Masalah dan Dampak Analisis Masalah

1. Masalah:

Sistem di Cabang tidak terintegrasi langsung dengan Stock Point sehingga jumlah

barang yang ada digudang terkadang berada dibawah batas minimum, karena

kemungkinan perkiraan estimasi yang salah dan jumlah stock barang antara

Cabang dan Stock Point yang tidak real-time .

Dampak:

Pemesanan dari customer yang tidak dapat terpenuhi dan pengiriman barang ke

customer yang tertunda, sehingga secara tidak langsung dapat mengurangi

pendapatan perusahaan.

Gambar 3.18 Pembuatan RPB melalui Estimasi

123

2. Masalah:

Pada saat akan melakukan pencetakan laporan, sistem tidak merespon permintaan

pencetakan tersebut dengan cepat.

Dampak:

Pembuatan laporan menjadi tertunda, sehingga mengakibatkan proses

pengambilan keputusan menjadi terhambat.

(Permasalahan ini didapatkan berdasarkan hasil keluhan dari responden secara

tertulis pada kuesioner)

3. Masalah:

Pada saat pencetakan faktur penjualan, sistem terkadang mengalami error dimana

data faktur tidak terbaca (hilang)

Dampak:

User harus melakukan cancel invoice dan membuat kembali faktur tersebut

dengan nomor faktur yang baru, sehingga membuat user harus mencetak ulang

kembali faktur tersebut dan tidak dapat melanjutkan tugas atau proses bisnis

lainnya.



124

4. Masalah:

Sistem mengalami error dan keluar dari program aplikasi pada saat

penggabungan faktur-faktur ke dalam SLnD/RKAB, apabila terlalu banyak item

didalamnya. Dan ketika mencetak SLnD/RKAB dari banyak faktur yang

digabungkan, aplikasi menjadi error dan keluar dari program aplikasi tersebut.

Dampak:

Stock Point Clerk harus melakukan log-in kembali ke dalam sistem aplikasi dan

harus mengulang kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga

memperlambat kinerja Stock Point Clerk untuk melakukan tugas atau proses

bisnis lainnya.

(Permasalahan ini didapatkan berdasarkan dari hasil wawancara dengan Stock

Point Clerk)

5. Masalah:

Stok barang tidak dapat ditampilkan secara online. Ketika Salesman menginput

data pesanan ke dalam SPL ataupun PDA, Salesman tidak dapat mengetahui

jumlah stock barang secara langsung melalui PDA, sehingga setiap pesanan dari

customer akan selalu diterima.

Dampak:

PDA Salesman memiliki menu display Ending Stock, namun tidak dapat berfungsi

untuk menampilkan informasi mengenai jumlah stok barang, sehingga Salesman

tidak dapat mengetahui jumlah stok barang yang dimiliki gudang secara real-time

dalam proses penerimaan pesanan dari customer. Akibatnya Salesman menerima

125

semua pesanan customer tanpa memperhatikan stok barang yang dipesan tersebut

tersedia atau tidak. Pada saat pengolahan pesanan customer, kinerja Stock Point

Clerk menjadi lambat karena harus melakukan pengecekkan kembali terhadap

ketersediaan barang pesanan secara manual di sistem.

Dan apabila stok barang tidak ada, perusahaan tidak dapat memenuhi setiap

pesanan dari customer (order on hold) dengan tepat waktu karena harus

menunggu tersedianya barang tersebut.

Gambar 3.19 Menu untuk Melihat Stok di PDA

126

Gambar 3.20 Display Ending Stock di PDA

Di dalam PDA Salesman, terdapat menu untuk melihat ending stock yang ada

pada sistem MARS (terintegrasi dengan stock digudang). Di dalam menu ini,

terdapat header kolom menu yaitu No, Custcd, Customers, dan Alamat. Hal ini

tidak berkesinambungan dengan fungsi dari Menu Display Ending Stock itu

sendiri. Sehingga menu tersebut tidak dapat digunakan Salesman untuk melihat

data jumlah stock barang.

Gambar 3.21 Pengecekan Kembali Ketersediaan Stok Barang

Stock Point Clerk melakukan pengecekan kembali terhadap stok barang pada

sistem MARS secara manual guna mengetahui pesanan mana yang stoknya tidak

mencukupi.

127

6. Masalah:

Fungsi pada menu sistem MARS yang tidak digunakan, dikarenakan ada proses

bisnis yang dibuatkan fungsinya namun kenyataannya proses bisnis tersebut tidak

dilakukan pada Stock Point tertentu.

Dampak Permasalahan:

Menu dan memori sistem menjadi sia-sia atau tidak terpakai.

• Proses bisnis sales canvass

Gambar 3.22 Menu Sales Canvass

128

Gambar 3.23 Form Sales Canvass

Sales canvass digunakan untuk penjualan dimana Salesman membawa langsung

barang yang akan dijual ke customer. Namun pada kenyataannya ada beberapa

Stock Point yang tidak melakukan proses tersebut, dan sales canvass digunakan

hanya untuk penawaran produk baru (promosi) saja. Oleh karena itu, sales canvas

ini menyimpang dari teori sebenarnya, dimana canvass adalah kegiatan dimana

salesman membawa langsung barang dan menjualnya ke customer tanpa melalui

pesanan terlebih dahulu.

129

• Proses bisnis resuffling

Gambar 3.24 Menu Resuffling yang tetap Enabled

130

Gambar 3.25 Form Menu Resuffling

Sebelumnya apabila ada retur dari customer, maka dapat dilakukan pemotongan

piutang customer (Credit Note Return) atau pertukaran barang (resuffling). Namun

sekarang retur dari customer selalu dilakukan dengan pemotongan piutang, bukan

dengan pertukaran barang, sehingga menu Resuffling tidak digunakan lagi. Akan

tetapi menu tersebut tetap enabled (dapat dipilih atau digunakan).

7. Masalah:

Jumlah barang fisik dengan data yang ada di MARS jarang sesuai. Jika ada TTH

(Tanda Terima Hadiah) dan stock barang hadiah (bonus) habis, maka stock barang

untuk TTH disistem MARS menjadi minus (-).

131


Jumlah stok barang digudang menjadi tidak sesuai dengan jumlah stok barang di

sistem, karena secara otomatis sistem melakukan pengurangan terhadap stok

barang yang sebenarnya sudah tidak ada (habis) digudang dan barang tersebut

menjadi minus (-) di sistem.



8. Masalah:

Apabila stok barang tidak mencukupi atau kosong, pesanan dari customer akan

dihapus sehingga pesanan tersebut tidak diprioritaskan.


Tidak adanya prioritas pesanan customer, sehingga mengurangi kepuasan dari

customer dan mengakibatkan peluang perusahaan untuk mendapatkan keuntungan

menjadi hilang.

(Permasalahan ini didapatkan berdasarkan dari hasil wawancara dengan Stock

Point Clerk dan Office Manager di Stock Point)

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 …thesis.binus.ac.id/Doc/Bab3/2012-1-00591-SI Bab 3.pdfAdapun pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di PT.Indomarco Adi Prima

Documents