8 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Gondodiyoto dan Idris (2003, h.27), Sistem Informasi Akuntansi adalah struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk mengubah data transaksi keuangan atau akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (user). Menurut Weygandt et al, (2005, h.377), Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan data transaksi dan informasi keuangan untuk pihak-pihak yang membutuhkannya. Jadi, sistem informasi akuntansi adalah sebuah struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang terdiri dari kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi users dalam mengambil keputusan. 2.1.2 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Hall (2001, h.18) pada dasarnya tujuan disusunnya sistem informasi adalah:
43
Embed
BAB 2 LANDASAN TEORI - Library & Knowledge Centerlibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2008-1-00176-KA BAB 2.pdf · 2.1 Sistem Informasi Akuntansi ... Kegiatan pemesanan dimulai
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Gondodiyoto dan Idris (2003, h.27), Sistem Informasi Akuntansi
adalah struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber
daya fisik dan komponen lain, untuk mengubah data transaksi keuangan atau
akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi
kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (user).
Menurut Weygandt et al, (2005, h.377), Sistem Informasi Akuntansi
adalah sistem yang mengumpulkan data transaksi dan informasi keuangan
untuk pihak-pihak yang membutuhkannya.
Jadi, sistem informasi akuntansi adalah sebuah struktur yang menyatu
dalam suatu entitas, yang terdiri dari kumpulan sumber daya seperti manusia
dan peralatan, yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi yang
berguna bagi users dalam mengambil keputusan.
2.1.2 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
2.1.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Hall (2001, h.18) pada dasarnya tujuan disusunnya
sistem informasi adalah:
9
a. Untuk mendukung fungsi pertanggungjawaban (responsibility)
kepengurusan (management) suatu organisasi/perusahaan, karena
manajemen bertanggung jawab untuk menginformasikan
pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi tersebut.
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, karena
sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh
pihak manajemen untuk melakukan tanggung jawab pengambilan
keputusan.
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari
(day-to-day). Sistem informasi membantu personil operasional
untuk bekerja lebih efektif dan efisien.
2.1.2.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Gondodiyoto (2007, h.124) yang dirangkum dari
berbagai sumber, sistem informasi akuntansi memiliki
manfaat/kegunaan sebagai berikut :
a. Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya
klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi
(Information Value Added Mechanism) bagi pihak untuk
pengelolaan kegiatan usaha (manajer) serta para pihak terkait
(stakeholder).
10
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur
informasinya.
c. Untuk menerapkan (implementation) sistem pengendalian,
memperbaiki kinerja dan tingkat kehandalan (reliability)
informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap
mengenai pertanggungjawaban.
d. Menjaga atau meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.
2.1.3 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, h.6), bahwa arus transaksi
operasional dapat dikelompokan sesuai dengan 4 (empat) siklus aktivitas
bisnis, yaitu:
1. Siklus Pengeluaran (Expenditure cycle)
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan memperoleh barang dan jasa
dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang
berkaitan.
2. Siklus Produksi (Conversion cycle)
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya
menjadi barang dan jasa.
3. Siklus pendapatan (Revenue cycle)
Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa
ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang
berkaitan.
11
4. Siklus Keuangan (financial cycle)
Pemrosesan data yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana
modal, termasuk kas.
2.1.4 Siklus Sistem Informasi Persediaan
Menurut Romney dan Steinbart (2003, h.23), Siklus Transaksi Sistem
Informasi Persediaan terdiri dari:
1. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)
Meliputi peristiwa penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan menjual
barang jadinya kepada pelanggan melalui siklus pendapatan yang
meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas.
Subsistem yang terdapat dalam siklus penerimaan yaitu :
a. Proses pemesanan penjualan (Sales order processing)
Perusahaan banyak melakukan penjualan kredit yang meliputi
langkah-langkah yakni : menyiapkan Formulir Pesanan Penjualan
(Sales Order), memberikan kredit, mengirimkan produk ke
pelanggan, menagih ke pelanggan, dan mencatat transaksi dalam
akun (piutang usaha, persediaan, beban, dan penjualan).
b. Penerimaan Kas (Cash receipts)
Meliputi tahap menerima kas, menyimpan kas dalam bank, dan
mencatat transaksi dalam akun piutang usaha dan kas.
Siklus pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk
mengubah produk atau jasa menjadi (pendapatan dari) pelanggan. Fungsi-
12
fungsi umum meliputi pemberian kredit , penerimaan dan pemrosesan
order, pengiriman barang, dan piutang dagang.
Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan
dengan menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi
mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai
pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu alamat
penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya
pengiriman (jika ada) belum diketahui. Faktur dibuat setelah barang
dikirimkan dengan memberitahukan kegiatan ini ke department
penagihan.
Dalam beberapa kasus, order pelanggan bahwa order produksi
harus diterbitkan untuk memproduksi barang, karena barang ada dalam
persediaan. Catatan-catatan persediaan untuk menunjukkan kuantitas
aktual tercatat dipersediaan dari order penjualan yang kemudian akan
disampaikan bersamaan dengan barang ke fungsi pengiriman.
Setiap organisasi mendefinisikan sistem aplikasi sesuai kebutuhannya
sendiri. Organisasi besar mungkin memiliki beberapa subsistem aplikasi
khusus dalam sistem aplikasi piutang dagang dan penjualan. Contohnya,
sistem aplikasi penjualan dan pencatatan order mencakup subsistem
penentuan harga secara terpisah sampai pengumpulan file, dokumen dan
prosedur-prosedur digunakan untuk menentukan harga barang yang
kompleks seperti peralatan-peralatan elektronik. Subsistem lainnya
adalah yang mencakup daftar produk dan jasa yang diberikan perusahaan.
Aplikasi pengiriman dapat mencakup subsistem gudang yang
13
menunjukkan lokasi gudang dimana barang harus diambil. Sistem gudang
otomatis harus dapat menunjukkan jalur yang paling efisien dalam
mengambil barang untuk meminimalkan jarak yang harus dilalui dalam
mengambil order barang.
2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)
Meliputi aktivitas pembelian yang terdiri dari kegiatan pemesanan,
penerimaan dan penyimpanan, dan pembayaran barang, perlengkapan,
dan jasa. Pemesanan barang merupakan kegiatan utama dalam siklus
utama pengeluaran. Pertama kali akan ditentukan apa, kapan, dan berapa
banyak jumlah barang yang akan dibeli, serta menentukan suppliernya.
Kegiatan pemesanan dimulai dari fungsi pengendali persediaan
(inventory control function) akan meminta pembelian barang atau
perlengkapan. Dalam perusahaan besar, biasanya permintaan pembelian
akan dilakukan jika barang persediaan berada di bawah reorder point.
Tapi dalam perusahaan kecil, yang meminta pembelian barang adalah
pegawai yang mengawasi catatan persediaan barang.
Untuk pembelian barang, akan dimulai dari pembuatan purchase
requisition. Purchase requisition adalah dokumen, atau formulir
elektronik, yang mengidentifikasi dan meminta pembelian, lokasi dan
tanggal pengiriman, item number, deskripsi, kuantitas, dan harga tiap
barang yang dipesan, dan supplier yang disarankan. Purchase requisition
juga mengindikasi department number dan account number, serta orang
yang bertanggung jawab. Kemudian purchase requisition akan
diserahkan ke bagian pembelian. Bagian pembelian kemudian akan
14
memilih supplier untuk menyediakan barang yang dibutuhkan. Setelah itu
akan dibuat Purchase Order dan dikirimkan ke supplier yang telah
dipilih. Purchase Order adalah dokumen atau formulir elektronik yang
meminta supplier untuk menjual dan mengirim produk sesuai spesifikasi
dan harga yang telah disetujui. Purchase Order berisi nama supplier dan
agen pembelian, tanggal order dan pengiriman, lokasi pengiriman dan
metode shipping, dan informasi tentang barang yang dipesan.
Untuk penerimaan dan penyimpanan barang, dimulai dari bagian
penerimaan yang bertanggung jawab menerima pengiriman barang dari
supplier. Setelah barang datang, petugas penerimaan akan
membandingkan referensi nomor purchase order dalam slip pembungkus
supplier dengan file open purchase order untuk memverifikasi bahwa
barang yang diterima adalah benar barang yang dipesan. Petugas
penerimaan juga menghitung kuantitas barang yang dikirim. Kegiatan ini
sangat penting, karena jika perusahaan menerima kiriman barang yang
tidak sesuai dengan pesanan atau yang memiliki kualitas yang tidak
sesuai, maka barang tersebut akan menunggu lama di dalam gudang
sebelum dapat dikembalikan. Sebelum meneruskan barang ke gudang
atau pabrik, petugas penerimaan akan memeriksa barang jika ada
kesalahan. Kesalahan ini ada 3 (tiga) macam, yaitu jika kuantitas yang
diterima tidak sama dengan yang dipesan, barang yang diterima rusak,
atau barang yang diterima memiliki kualitas yang buruk dan lolos dari
pemeriksaan. Jika terjadi kesalahan tersebut, maka Department
Pembelian akan menyelesaikannya dengan supplier. Biasanya supplier
15
akan mengijinkan pembeli untuk memperbaiki kuantitas yang tidak
sesuai. Untuk barang yang rusak atau memiliki kualitas buruk, dokumen
yang disebut Memo Debit akan disiapkan setelah supplier setuju untuk
menerima kembali pengurangan barang atau harga. Salinan dari Memo
Debit ini akan dikirimkan kepada supplier. Departemen Account Payable
akan menyesuaikan hutang kepada supplier berdasarkan Memo Debit.
Salinan Memo Debit lainnya akan digunakan oleh Bagian Pengiriman
untuk mengembalikan barang kepada supplier.
Departemen Penyimpanan Persediaan bertugas menyimpan barang
dan melaporkan kepada Kepala Gudang. Informasi tentang penerimaan
barang harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan
untuk mengupdate catatan persediaan. Setelah barang diterima dan
dipesan, maka dibuat laporan penerimaan (receiving report). Laporan
penerimaan adalah dokumen sumber yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran, isi dokumen tersebut adalah detail
dari tiap pengiriman, meliputi tanggal penerimaan, pengirim, supplier,
dan nomor purchase order. Untuk setiap barang yang diterima,
menampilkan item number, deskripsi, unit of measure, dan kuantitas,
serta tempat kosong yang mengidentifikasi orang menerima dan
memeriksa barang untuk memastikan kualitas barang yang diterima.
3. Siklus Sumber daya (Human Resourc cycle)
Meliputi peristiwa memperkerjakan dan membayar karyawan.
4. Siklus Produksi (Production cycle)
Meliputi peristiwa transformasi bahan mentah menjadi produk jadi.
16
5. Siklus Keuangan (Financing cycle)
Meliputi peristiwa pengumpulan data dari investor dan kreditur dan
membayar mereka kembali.
2.2 Sistem Pengendalian Intern
2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern
Menurut Weber (1999, h.35), “A control is a system that prevents,
detects, or correct unlawful events”. Pengendalian adalah suatu sistem untuk
mencegah, mendeteksi, dan mengkoreksi kejadian yang timbul saat transaksi
dari serangkaian pemrosesan yang tidak terotorisasi secara sah.
Menurut Mulyadi (2001, h.165), Sistem Pengendalian Intern meliputi
struktur organisasi, prosedur pencatatan, tugas dan fungsi organisasi dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Jadi, sistem pengendalian intern adalah kumpulan kebijakan, prosedur,
latihan, sturktur organisasi, dan metode-metode yang disusun top management
dengan tujuan menjaga kekayaan organisasi, serta keefektifan dan keefisienan
operasi dari sebuah organisasi.
2.2.1.1 Pentingnya Sistem Pengendalian Intern
Menurut Gondodiyoto (2007, h.249) ada beberapa faktor-faktor
yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian , yaitu:
17
1. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas
struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi makin rumit. Untuk
dapat mengawasi operasi organisasi, manajemen hanya
mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.
2. Tanggung jawab utama untuk melindungi aset organisasi,
mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta
kecurangan-kecurangan terletak pada manajemen, sehingga
manajemen harus mengatur sistem pengendalian yang sesuai
untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.
3. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara
yang tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bisa
terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu
karakteristik sistem pengendalian yang baik.
4. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa
pengendalian yang baik dianggap lebih tepat dari pada
pemeriksaan secara langsung dan detil oleh pemeriksa (khususnya
yang berasal dari luar organisasi).
2.2.1.2 Keterbatasan Sistem Pengendalian intern
Menurut Gondodiyoto (2007, h.253), disamping perlu diingat
bahwa sistem pengendalian yang terbaik adalah bukan struktur
pengendalian yang seketat mungkin secara maksimal, sistem
pengendalian juga mempunyai keterbatasan-keterbatasan, antara lain
sebagai berikut :
18
1. Persekongkolan (kolusi)
Pengendalian intern mengusahakan agar persekongkolan dapat
dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan mengharuskan giliran
bertugas, larangan dalam menjalankan tugas yang bertentangan
oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan
mengambil cuti dan seterusnya. Akan tetapi pengendalian intern
tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi.
2. Perubahan
Struktur pengendalian intern pada suatu organisasi harus selalu
diperbaharui sesuai dengan perkembangan kondisi dan teknologi.
3. Kelemahan manusia
Banyak kebobolan terjadi pada sistem pengendalian intern yang
secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena
lemahnya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang
bersangkutan. Oleh karena itu personil yang paham dan kompeten
untuk menjalankannya merupakan salah satu unsur terpenting
dalam pengendalian intern.
4. Azas biaya-manfaat
Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan
kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu
mungkin melebihi kegunaannya, atau manfaat tidak sebanding
dengan biaya yang dikeluarkan (Cost-Benefit Analysis). Mengenai
pengendalian intern, seringkali menghadapi dilema antara
menyusun sistem pengendalian yang komprehensif dengan biaya
19
yang relatif menjadi makin mahal, atau seoptimal mungkin
dengan risiko, biaya dan waktu yang memadai.
2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Gondodiyoto (2007, h.260), tujuan dari sistem pengendalian
intern adalah:
a. Meningkatkan pengamanan (improve safeguard) assets sistem informasi.
b. Meningkatkan integritas data (improve data integrity), sehingga dengan
data yang benar dan konsisten akan dapat dibuat laporan yang benar.
c. Meningkatkan efektifitas sistem (improve system effectiveness).
d. Meningkatkan efisiensi sistem (improve system efficiency).
2.2.3 Komponen sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001, h.165), komponen sistem pengendalian intern,
terdiri dari:
1. Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern, yaitu:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh
untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan,
dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
20
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi. Praktik yang sehat yang umum ditempuh
perusahaan ialah:
- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang.
- Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa campur
tangan dari orang atau unit organisasi lain.
- Perputaran jabatan (job rotation).
- Keharusan pengambilan cuti bagi yang berhak. Jadi, saat
orang yang bersangkutan mengambil cuti, jika terjadi
kecurangan diharapkan dapat diungkap oleh orang yang
menggantikan.
- Secara periodik dilakukan mencocokan fisik kekayaan
dengan catatan.
- Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang
lain.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya:
- Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
dituntut pekerjaannya.
21
- Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai tuntutan perkembangan
pekerjaannya.
2. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik
dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal
perusahaan. Efektivitas unsur pengendalian internal sangat ditentukan
oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian, yang memiliki
empat unsur, yaitu:
a. Filosofi dan gaya operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang
menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi
merupakan apa yang seharusnya dikerjakan oleh perusahaan.
Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang
bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan.
b. Berfungsi Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksaan
Dewan Komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan
berbadan hukum Perseroan Terbatas. Dewan ini berfungsi
mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh
manajemen (direksi).
Komite Pemeriksaan (Audit Committee) adalah komite yang
anggotanya seluruh atau terutama terdiri dari pihak luar perusahaan.
Tujuan dibentuknya komite ini adalah untuk memperkuat
independensi akuntan publik yang oleh masyarakat dipercaya untuk
22
menilai kewajaran pertanggungjawaban keuangan yang dilakukan
oleh manajemen. Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung
berdampak terhadap akuntan publik adalah:
- Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan
tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.
- Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.
- Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik
mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh
akuntan dalam pemeriksanaannya.
- Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat
pemeriksaan akuntan selesai dilakukan.
3. Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan
pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan
perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui
4 (empat) tahap, yaitu penyusunan program (rencana jangka panjang),
penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), pelaksanaan dan
pengukuran, dan pelaporan dan analisis.
4. Kesadaran Pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan
oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan
pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau akuntan publik.
23
2.2.4 Sistem Pengendalian Intern pada sistem berbasis komputer
2.2.4.1 Pengendalian Umum (General Controls)
Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.250), Pengendalian
Umum ialah sistem pengendalian intern komputer yang berlaku umum
meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara
menyeluruh.
Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.251) ruang lingkup
yang termasuk dalam pengendalian umum adalah sebagai berikut :
1. Pengendalian top manajemen (top management controls), dalam
lingkup ini termasuk pengendalian manajemen sistem operasi
(information system management controls).
2. Pengendalian manajemen pengembangan sistem (system
development management controls), termasuk manajemen
program (programming management controls).
3. Pengendalian manajemen sumber data (data resources