7 BAB 2 LANDASAN TEORI dan KERANGKA PEMIKIRAN 2.1 Teori-teori umum 2.1.1 Definisi Sistem Menurut McLeod (2001, p11) Sistem adalah elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencari suatu tujuan, dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. Menurut O’Brien (2003, p8) Sistem adalah kelompok komponen yang saling terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Sedangkan menurut O’Brien dan Marakas (2006, p22) Sistem adalah sekelompok komponen-komponen yang berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan sebuah output dalam proses perubahan yang teratur. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi serta bekerja sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
58
Embed
BAB 2 LANDASAN TEORI dan KERANGKA PEMIKIRANthesis.binus.ac.id/Asli/Bab2/2008-1-00210-MN BAB 2.pdf · keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. 9 6. Menyetujui atau menolak
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
7
BAB 2
LANDASAN TEORI dan KERANGKA PEMIKIRAN
2.1 Teori-teori umum
2.1.1 Definisi Sistem
Menurut McLeod (2001, p11) Sistem adalah elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud untuk mencari suatu tujuan, dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input,
transformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik.
Menurut O’Brien (2003, p8) Sistem adalah kelompok komponen yang saling
terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input
dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi.
Sedangkan menurut O’Brien dan Marakas (2006, p22) Sistem adalah sekelompok
komponen-komponen yang berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama
dengan menerima input dan menghasilkan sebuah output dalam proses perubahan yang
teratur.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok atau lebih elemen yang
saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi serta bekerja sama untuk mencapai tujuan
dan sasaran yang sama.
8
2.1.2 Definisi Analisis Sistem
Analisis adalah sebuah resolusi dari sesuatu hal, baik sebuah objek dari perasaan
atau dari intelektual, ke elemen-elemen orisinilnya, sebuah pemeriksaan bagian-bagian
komponen dari sebuah subjek, masing-masing secara terpisah, seperti kata-kata yang
membentuk sebuah kalimat, nada-nada dari sebuah lagu, atau proposisi sederhana yang
masuk ke sebuah argumen. (Anonymous, 2006b)
Menurut McLeod (2001, p190) analisis sistem merupakan suatu pembelajaran atau
pengertian terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan dalam menciptakan sebuah
sistem yang baru atau yang telah diperbaharui.
Berdasarkan teori di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan
kegiatan mengevaluasi sistem yang telah ada, mengidentifikasi kelemahan sistem sehingga
dapat merancang suatu sistem yang baru sebagai solusi perbaikan.
Tahap-tahap analisis menurut McLeod (2001, p190) adalah sebagai berikut:
1. Mengumumkan penelitian sistem
Ketika perusahaan menerapkan sistem baru, manajemen bekerja sama dengan
pekerja perihal sistem baru tersebut.
2. Mengorganisasikan tim proyek
3. Mendefenisikan kebutuhan informasi
Melalui wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei.
4. Mendefenisikan kriteria kinerja sistem
Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah
menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem.
5. Menyiapkan usulan rancangan sistem
Analis sistem memberikan kesempatan bagi para manajer untuk membuat
keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya.
9
6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite pengarah sistem informasi manajemen mengevaluasi usulan
rancangan dan menentukan apakah memberi persetujuan atau tidak.
2.1.3 Definisi Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001, p192) Perancangan sistem merupakan sebuah penentuan
proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
Tahap-tahap perancangan menurut McLeod (2001, p192) adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan perancangan sistem secara rinci
Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem
baru menggunakan peralatan tertentu.
2. Mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem
Analis harus mengidentifikasi konfigurasi peralatan komputer yang memberi hasil
sesuai dengan yang diperlukan untuk menyelesaikan pemrosesan.
3. Mengevaluasi alternatif konfiigurasi sistem
Analis bekerja sama dengan manajer untuk mengevaluasi alternatif.
4. Memilih konfigurasi terbaik
5. Menyiapkan usulan implementasi
Menyiapkan usulan penerapan yang memberi ringkasan tugas-tugas penerapan
yang harus dilakukan dari dokumentasi perancangan.
6. Menyetujui dan menolak penerapan sistem.
10
Menurut O’Brien (2003, p352) perancangan sistem tersebut terdiri dari tiga aktivitas yaitu:
1. Desain user interface yaitu merancang layar, formulir dan dialog.
2. Desain data yaitu menentukan entiti (objek), atribut, relationship, kaidah integrasi,
dan lain-lain.
3. Desain proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user service,
applications service, dan data service.
2.1.4 Definisi Data dan Informasi
Menurut McLeod (2001, p15) data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang
relatif tidak berarti bagi pemakai sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau
data yang memiliki arti.
Sedangkan menurut Turban, Rainer, dan Potter (2003, p352) data adalah kumpulan
dari fakta-fakta mentah yang tidak diolah yang tidak memiliki arti yang khusus, sedangkan
informasi adalah kumpulan dari fakta-fakta yang telah diolah agar memiliki arti.
Dari pendapat beberapa ahli diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa data adalah
kumpulan fakta yang tidak memiliki arti sedangkan informasi adalah data yang telah diproses
sehingga memliki arti dan manfaat bagi yang membutuhkannya.
Proses perubahan data menjadi informasi menurut Davenport dan Prusak yang
ditulis oleh Tobing (2007,15), dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan
huruf C yaitu :
- Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan.
- Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data.
- Calculated : menganalisis data secara matematik atau secara statistik.
- Corrected : menghilangkan kesalahan dari data.
- Condensed : meringkas data dalam bentuk yang lebih singkat dan jelas.
11
Suatu sistem yang baik memerlukan informasi. Semakin lengkap dan baik informasi
yang disajikan maka semakin baik pula kualitas dari sistem tersebut. Agar informasi yang
disajikan dapat dipakai, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Akurat
Informasi yang disampaikan haruslah bebas dari kesalahan serta harus
menggambarkan maksud dan tujuan yang hendak dicapai.
2. Relevan
Informasi yang disampaikan haruslah sesuai dengan fakta dan mudah dipahami oleh
para pemakai atau pengguna.
3. Tepat waktu
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi
yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam
keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu
informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya
memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
4. Lengkap
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik,
karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara
keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk
mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
5. Dapat diakses
Informasi yang dibutuhkan harus mudah ditemukan dan dapat diakses.
12
2.1.5 Definisi Sistem Informasi
Ada beberapa pengertian dari sistem informasi, diantaranya adalah :
Bedasarkan pendapat Laudon dan Laudon (2002, p7) sistem informasi adalah
kumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan,
pengkoordinasian, pengendalian analisa dan menampilkannya di dalam suatu organisasi. Di
mana teknologi informasi itu meliputi hardware, software, data, teknologi penyimpanan, dan
penyedia jaringan suatu portofolio dari pembagian sumber teknologi informasi pada suatu
organisasi.
Berdasarkan hasil pencarian pada ensiklopedia online, sistem informasi dapat
diartikan sebagai aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi,
instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.
Definisi lain dari sitem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem
yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman
kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi
antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. (Anonymous, 2007c)
Menurut O’Brien (2003, p7) sistem informasi adalah penggabungan kombinasi antara
orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data melalui pengumpulan,
pengubahan dan penyebaran informasi dalam suatu organisasi. Teknologi informasi adalah
hardware, software, telekomunikasi dan manajemen database dan teknologi pemrosesan
informasi lainnya yang digunakan oleh sistem informasi.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan
13
secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan
masalah dan pengambilan keputusan.
2.1.6 Definisi Knowledge
Menurut pendapat Turban, et.al (2003, p352) knowledge is information that has
been organized and processed to convey expertise as it applies to a business problem.
Berdasarkan Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p718) knowledge adalah data dan
informasi yang disharing lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian,
pengalaman, dan keahlian si penerima. Idealnya informasi mengarah ke kebijaksanaan.
Knowledge adalah pencampuran unsur dari kerangka pengalaman, nilai-nilai,
informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk evaluasi dan
menggabungkan pengalaman baru dan informasi.
Menurut Probst, Gilbert, Raub, Steffen, Romhardt, dan Kai (2004,p24) knowledge
adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang mana individu-individu
menggunakan untuk memecahkan masalah. Itu termasuk kedua teori-teori dan pelaksanaan,
setiap hari aturan-aturan dan instruksi-instruksi untuk tindakan. Knowledge berdasarkan
pada data dan informasi, tetapi tidak serupa ini, itu selalu membatasi pada orang-orang.
Menurut kamus Bahasa Inggris, knowledge dapat diartikan sebagai facts,
information, and skills acquired by a person through experience or education; the theoretical
or practical understanding of a subject.
Dari berbagai pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa knowledge
merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil
suatu keputusan untuk bertindak.
Setiarso (2006) menyatakan bahwa pengetahuan merupakan justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan
14
observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan
pemahaman atas suatu situasi baru dengan cara berpegang teguh pada kepercayaan yang
telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan,
dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya
kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit ditiru atau
disederhanakan. Penciptaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan
dimana perasaan dan kepercayaan tersebut bisa tidak disadari.
Pengetahuan menurut Hendrik (2003) adalah data dan informasi yang digabung
dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten.
Pengetahuan bisa diperoleh dalam banyak bentuk seperti koran, email, majalah, artikel,
manusia dan lain sebagainya.
2.1.7 Definisi Wisdom
Wisdom merupakan pemanfaatan dari knowledge yang telah diakumulasikan dalam
jangka waktu tertentu . Pengertian wisdom berdasarkan salah satu definisi yang disediakan
Webster juga kurang lebih sama, yaitu accumulated philosophic or scentific learning.
Menurut Tobing (2007, p19) knowledge sebagian besar ditarik dari pengalaman,
yang menghasilkan sound judgement dan wisdom. Sehingga wisdom merupakan
knowledge yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan yang menyangkut masa
depan.
Tobing (2007, p20) berpendapat bahwa karakteristik dari wisdom adalah:
1. Merupakan tingkat kesadaran dan pemahaman yang tertinggi dari manusia.
2. Merupakan jawaban terhadap permasalahan manusia yang dalam periode waktu
tertentu belum terjawab.
3. Berada dalam jiwa dan pikiran, yang hanya dimiliki oleh manusia.
15
4. Mengandung etika dan moral.
Gambar 2.1. Hierarki Data, Informasi dan Knowledge
Sumber: Muttaqien (2007).
2.1.8 Definisi Management
Robbins and Coulter (2003, p6) menyatakan bahwa management adalah proses
koordinasi aktifitas pekerjaan supaya terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan
melalui orang lain.
Management juga berarti bagian dari mengarahkan dan mengendalikan sebuah grup
yang terdiri dari satu atau lebih orang atau entiti yang bertujuan untuk menyerasikan dan
mengharmoniskan grup tersebut dalam menyelesaikan sebuah goal (tujuan akhir).
Manajemen sering meliputi penyebaran dan manipulasi dari sumber daya manusia, sumber
finansial, sumber teknologi, dan sumber alam.
16
Menurut Hendrik (2003) manajemen adalah suatu cara merencanakan,
mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan, sumber daya untuk
suatu tujuan.
Jadi manajemen adalah proses mengkoordinasi aktifitas pekerjaan oleh sumber daya
manusia untuk mencapai tujuan yang optimal.
Fungsi manajemen menurut Anonymous (2007e) adalah elemen-elemen dasar yang
akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh
manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi-fungsi tersebut
adalah:
- Planning
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat
membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan
terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
- Organizing
Organizing berarti menciptakan suatu struktur organisasi dengan bagian-bagian
yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian satu
sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur
tersebut. Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam
melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
- Actuating (Leadership)
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan
17
manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah
menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki
secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
- Controlling
Controlling adalah proses pengawasan performa perusahaan untuk memastikan
bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam
operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu
menjadi semakin besar dan mengevaluasinya.
2.1.9 Definisi Knowledge Management System
Ada banyak sekali pengertian tentang knowledge management (KM) yang
diantaranya adalah sebagai berikut:
Menurut seorang pakar knowledge management Chun Wei Choo, knowledge
management is a framework for designing an organization’s goals, structures, and processes
so that the organization can use what it knows to learn and to create value for its customers
and community
Sementara, APQC (dulunya disebut the American Productivity & Quality Center)
mendefinisikan KM sebagai Systemic approaches to help information and knowledge emerge
and flow to the right people at the right time to create value. Sedangkan Pricewaterhouse
Cooper merumuskan: Knowledge management is the art of transforming information and
intellectual assets into enduring value for an organization’s people and its clients.
Karl-Erik Sveiby, menawarkan sebuah definisi ringkas, yaitu: Knowledge
management is creating value by leveraging intangible assets.
18
Menurut pendapat Deborah Wyburn Knowledge management adalah menyangkut
bekerja bersama sebagai sebuah tim untuk berkolaborasi dan berbagi pengetahuan dan
untuk saling belajar. (Tobing, 2007, pp.23-24)
Menurut pendapat Turban, Rainer, dan Potter (2003, p378) knowledge management
adalah proses mengakumulasikan dan menciptakan pengetahuan dengan efisien,
mengkordinasikan pengetahuan dan memfasilitiasi pertukaran pengetahuan sehingga dapat
diaplikasikan secara efektif dalam suatu organisasi.
Menurut Schreiber (2000, p72) knowledge management adalah kerangka dan
kumpulan tool untuk memperbaiki infrastuktur pengetahuan organisasi, yang ditujukan
untuk mendapatkan pengetahuan yang tepat untuk orang yang tepat, dalam bentuk yang
tepat dan pada saat yang tepat.
Knowledge management adalah merencanakan, mengumpulkan, dan mengorganisir,
memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai
bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten (Hendrik, 2003).
Jadi, dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses untuk
mencari, menemukan, menyimpan, dan membagikan pengetahuan (keahlian, ketrampilan,
pengalaman, dan jaringan) yang dimiliki oleh individu-individu di dalam sebuah organisasi
kepada organisasi dan individu-individu lainnya yang ada di dalam organisasi tersebut.
Menurut Housell dan Bell (2001, p47) Knowledge management menawarkan
keuntungan bagi perusahaan untuk:
1. Menangkap dan menganalisis informasi perusahaan kemudian menyimpan
informasi secara strategis dalam formasi Data Warehouse dan Data Mining,
Decision Support System dan Executive Information System.
2. Menciptakan proses akses yang luas mengenai informasi, memungkinkan
karyawan bekerja lebih cepat, lebih terinformasi, dan dapat menghasilkan
19
keputusan yang lebih baik melalui intranet, groupware, dan group decision
support system.
3. Mendokumentasikan kumpulan knowledge dari pengalaman yang pernah terjadi
dalam perusahaan.
4. Mengembangkan dan melengkapi proyek dengan meningkatkan kecepatan,
ketangkasan dan keamanan.
Sedangkan menurut Tobing (2007, p8) Sistem Knowledge Management adalah
mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian
informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi
menjadi aset intelektual organisasi yang permanen.
Knowledge Management System is knowledge based systems that support the
creation, organization, and dissemination of business knowledge within the enterprise.
Examples: intranet access to best business practices, sales proposal strategies, and customer
problem revolution system. (O’Brien, 2003, p26).
2.2 Teori-teori Knowledge Management
2.2.1 Tipe-tipe Knowledge
Menurut pendapat (Pendit, 2007) pengetahuan sebenarnya terdiri dari dua macam