6 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Dalam bukunya O’Brien (2005, p5) mendefinisikan sistem informasi sebagai kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Whitten & Bentley (2007, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menghasilkan output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu pengaturan dari hardware, software, orang, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses dan menghasilkan output dan informasi yang dibutuhkan bagi organisasi. Peran dasar sistem informasi dalam bisnis antara lain: a. Mendukung proses dan operasi bisnis b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Keberhasilan sistem informasi tidak hanya diukur dari sisi efisiensi seperti meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi.
26
Embed
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasilibrary.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2011-1-00370-KA BAB 2.pdfdari hardware, software, orang, jaringan komunikasi dan sumber daya data
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Dalam bukunya O’Brien (2005, p5) mendefinisikan sistem informasi
sebagai kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Whitten & Bentley (2007, p6), sistem informasi adalah suatu
pengaturan dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling
berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menghasilkan
output yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu
organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu pengaturan
dari hardware, software, orang, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang
saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses dan menghasilkan output
dan informasi yang dibutuhkan bagi organisasi.
Peran dasar sistem informasi dalam bisnis antara lain:
a. Mendukung proses dan operasi bisnis
b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya
c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
Keberhasilan sistem informasi tidak hanya diukur dari sisi efisiensi seperti
meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi.
7
Keberhasilan implementasi sistem informasi juga diukur dari efektivitas sistem
tersebut dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan proses
bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya serta meningkatkan nilai
pelanggan dan bisnis perusahaan.
2.2 Proses Bisnis
Menurut Brady (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan aktivitas-
aktivitas yang mengambil satu atau beberapa jenis masukan (input) dan
menciptakan keluaran (output) yang berguna bagi pelanggan.
Menurut Rama (2006, p4), proses bisnis diartikan sebagai serangkaian
aktivitas yang dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi
dan penjualan barang atau jasa.
Jadi, proses bisnis adalah rangkaian kegiatan bisnis yang dimulai sejak
kegiatan pengambilan data masukan hingga menghasilkan informasi/ keluaran
yang diinginkan perusahaan setelah melalui proses pengolahan dan penyimpanan.
Gambar 2.1 Proses Bisnis
(Sumber : www.teach-ict.com)
8
2.3 Flowchart
Menurut Mulyadi (2001, p11), bagan alir dokumen (flowchart) merupakan
sebuah peta yang memberikan gambaran menyeluruh mengenai struktur dan
proses suatu sistem. Bagan alir data terdiri dari simbol-simbol standar yang biasa
digunakan oleh analis sistem (system analyst) untuk mengkomunikasikan hasil
rancangannya kepada pemakai rancangannya. Pada flowchart terdapat simbol-
simbol standar yang masing-masing memiliki makna. Simbol dan maknanya
dapat dilihat pada lampiran 4 (L-28).
2.4 Efektivitas
Menurut Aras (2003, p6), efektivitas adalah suatu keadaan dimana
kemampuan suatu sistem sesuai dengan keinginan dari pengguna, baik dari sistem
pengaplikasiannya maupun sistem pengoperasiannya. Kemampuan sistem berarti
kesanggupan sistem untuk melakukan suatu hal. Keinginan pengguna adalah
suatu tambahan atas kebutuhan yang diharapkan dapat dipenuhi sehingga
pengguna merasa lebih puas.
Menurut Budi (2005, p7), menjadi efektif berarti dapat memilih tujuan-
tujuan yang tepat dari seperangkat alternatif atau pilihan cara dan menentukan
suatu pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Sehingga efektivitas dapat diartikan
sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang
ditentukan.
9
Dapat disimpulkan pengertian dari kata efektivitas yaitu pengukuran
keberhasilan sistem dalam memenuhi kebutuhan dasar pengguna maupun
kebutuhan tambahannya sehingga tujuan-tujuan sistem dapat tercapai.
2.5 Efisiensi
Menurut Anthony dan Govindarajan (2003, p.149) menyatakan bahwa
“Efficiency is the ratio of outputs to inputs, or the amount of output per unit of
input.” Yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan bahwa Efisiensi merupakan
perbandingan output terhadap input atau banyaknya output perunit yang
dihasilkan dari suatu input.
Menurut Budi (2005, p6), efisiensi diartikan sebagai sebuah ukuran yang
menunjukkan bagaimana baiknya sumber daya digunakan dalam proses produksi
untuk menghasilkan output. Efisiensi merupakan karakteristik dari proses yang
mengukur performansi aktual dari sumber daya relatif terhadap standar yang
ditetapkan. Peningkatan dalam efisiensi pada proses bisnis akan mengurangi
biaya.
Dapat disimpulkan bahwa efisiensi adalah penggunaan sumber daya
secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap
bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari
cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya
dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara
masukan dan keluaran yang diterima.
10
2.6 Investasi
2.6.1 Pengertian Investasi
Menurut Reily & Brown (2006, p708), investasi adalah komitmen
pendanaan untuk periode waktu tertentu yang akan memberikan hasil
sebagai kompensasi bagi investor selama waktu tersebut dan resiko yang
termasuk didalamnya.
Menurut Bodie, Kane dan Marcus (2009, p1), Investment is the
current commitment of money or other reaping future benefits. Yang
berarti investasi adalah sebuah komitmen mengenai uang atau hal lain
untuk mencapai manfaat dimasa yang akan datang. Investasi pada
dasarnya adalah pengorbanan yang dilakukan saat ini dengan
mengharapkan manfaat dari pengorbanan tersebut.
Jadi investasi adalah komitmen pendanaan yang dikeluarkan untuk
mencapai manfaat dimasa yang akan datang.
2.6.2 Jenis investasi
Investasi dibagi menjadi dua jenis berdasarkan objeknya, yaitu:
a. Real assets
Real assets adalah sumber daya seperti tanah, gedung, pengetahuan
serta mesin yang digunakan untuk memproduksi barang dan sumber
daya manusia yang berkemampuan untuk menggunakan sumber daya
tersebut.
11
b. Financial asset
Financial asset adalah klaim terhadap pendapatan yang dihasilkan dari
real assets atau klaim pendapatan dari pemerintah. Financial assets
memberikan kontribusi pada kesejahteraan perseorangan ataupun
perusahaan yang memilikinya. Contoh financial assets antara lain
saham ataupun bonds.
2.6.3 Investasi Teknologi Informasi
Menurut Sitpatrick (2005, p28), investasi TI tersusun dari total
daur hidup keseluruhan atau sebagian proyek yang melibatkan TI,
termasuk post-project, operating cost dari sistem yang telah
diimplementasikan. Investasi berakhir saat investasi tersebut digantikan
atau dieliminasi karena alasan tertentu.
Pertimbangan-pertimbangan yang perlu diperhatikan oleh
perusahaan sebelum mengambil keputusan untuk melakukan investasi
sistem dan teknologi informasi antara lain:
a. Strategi bisnis organisasi secara keseluruhan
b. Posisi organisasi pada pasar termasuk menganalisa fasilitas yang ada
untuk persaingan dan pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan
c. Situasi keuangan organisasi
d. Keahlian TI yang dimiliki organisasi
e. Analisa trend dan standart TI
12
2.7 Enterprise Resource Planning
Dalam bukunya O’Brien (2005, p320) mendefinisikan Enterprise
Resource Planning (ERP) sebagai software lintas fungsi terpadu yang merekayasa
ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia dan proses
bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,
kelincahan dan profitabilitasnya.
Sedangkan menurut Brady (2001, p153), ERP adalah sistem yang
membantu mengatur proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian dan
akuntansi secara terintegrasi dan menyimpan datanya dalam database umum yang
digunakan oleh seluruh sistem informasi di dalam perusahaan.
Menurut Whitten & Bentley (2007, p26), ERP merupakan sebuah aplikasi
software yang mengintegrasikan suatu sistem informasi dan fungsi bisnis
(termasuk proses transaksi dan manajemen informasi untuk semua fungsi bisnis
dalam perusahaan).
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi
yang dapat mengakomodasikan kebutuhan - kebutuhan sistem informasi secara
spesifik untuk departemen - departemen yang berbeda pada suatu perusahaan.
ERP terdiri dari bermacam – macam modul yang disediakan untuk berbagai
kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul
untuk proses distribusi (Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem
Informasi Terintegrasi, Setyawan Wibisono, 2005, p150-159)
Jadi ERP adalah sistem yang saling terintergrasi antara fungsi yang satu
dengan yang lain baik fungsi akuntansi, pembelian, produksi, penjualan dan
13
gudang yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem bisnis
perusahaan dan menyatukan data dalam sebuah database.
Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, dimana awalnya hanya
berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan. Dan sekarang ini,
sistem ERP telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian
menjadi pengelolaan sumber daya.
Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagi berikut :
a. ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang
mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi, keuangan,
akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen.
b. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan
melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.
c. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di
seluruh enterprise.
Pada dasarnya implementasi sistem ERP pada perusahaan memiliki
banyak manfaat, diantaranya:
1. Kualitas dan Efisiensi
ERP menciptakan kerangka kerja yang mengintegrasikan dan meningkatkan
proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan
dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
14
2. Penurunan Biaya
Banyak perusahaan yang melaporkan terjadinya penurunan secara signifikan
pada biaya pemrosesan transaksi, hardware, software serta karyawan
pendukung sejak penggunaan ERP dilakukan.
3. Pendukung Keputusan
ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat
penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan
meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat
waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.
4. Kelincahan Perusahaan
Pengimplementasian sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen
dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya
informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab
manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel, sehingga organisasi serta
tenaga kerja yang ada dapat lebih lincah dan adaptif hingga mampu
memanfaatkan berbagai kesempatan bisnis dengan lebih mudah.
2.8 Biaya
Menurut Simamora (2002, p40), biaya adalah kas atau setara kas yang
dikorbankan (dibayarkan) untuk barang atau jasa yang diharapkan memberikan
manfaat (pendapatan) pada saat ini atau dimasa mendatang bagi organisasi.
15
Lima tujuan umum adanya informasi mengenai biaya bagi manajemen
adalah:
1. Penilaian persediaan.
Manajemen harus mengetahui biaya-biaya apa saja yang akan dilekatkan
dalam persediaan perusahaan.
2. Penentuan laba perusahaan
Manajemen perlu mengetahui biaya mana saja yang akan dikurangkan dari
pendapatan dalam laporan laba rugi untuk menentukan laba usaha selama
periode.
3. Perencanaan keuangan
Manajemen membutuhkan informasi biaya untuk merencanakan masa depan
dengan tujuan finansial yang dikehendaki.
4. Pengendalian kegiatan usaha
Manajemen membutuhkan informasi perihal hasil biaya sesungguhnya
dibandingkan dengan biaya yang dianggarkan.
5. Pengambilan keputusan
Manajemen kerap kali harus mengevaluasi biaya yang berhubungan dengan
serangkaian alternatif tindakan yang darinya lantas dipilih opsi yang paling
baik.
16
Biaya dapat dipisahkan menjadi beberapa kategori menurut kegunaan
pemakaiannya, yaitu:
a. Biaya Implementasi
Biaya implementasi adalah setiap pengeluaran yang dikeluarkan oleh
perusahaan ketika akan melakukan suatu investasi atas suatu sistem ataupun
dalam bentuk aset. Contohnya adalah biaya license dan biaya server.
b. Biaya Operasional
Biaya operasional adalah biaya yang dibelanjakan oleh perusahaan atas setiap
kegiatan harian, bulanan, maupun tahunan perusahaan. Biaya ini dikeluarkan
secara rutin untuk mendukung jalannya sistem bisnis perusahaan. Contohnya
adalah biaya listrik, biaya air dan biaya telpon.
Biaya juga dapat digolongkan berdasarkan bentuk biaya itu sendiri,
contohnya biaya hardware, biaya software, biaya internet dan lainnya. Biaya
hardware adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli perangkat keras seperti
komputer, laptop serta alat-alat pendukung hardware lainnya.
2.9 Manfaat
Manfaat merupakan sebuah konsekuensi positif dari pengambilan
keputusan investasi TI. Sedangkan dalam bukunya, Remenyi (2007, p27)
mengatakan bahwa pada kenyataannya, sangat sulit untuk mengidentifikasi
manfaat secara jelas dan akurat. Situasi ini menjadi lebih rumit lagi ketika
pengupayaan menggunakan metriks manfaat TI secara khusus. Dalam
17
kenyataannya, tidak ada metriks khusus yang diperlukan. Metriks kinerja bisnis
secara umum adalah yang paling memadai dalam mengidentifikasi manfaat TI.
Ada dua aspek manfaat dari penggunaan TI, yaitu :
a. Tangible benefits
Tangible benefit seringkali disebut sebagai hard cost yang selalu tampak dan
secara langsung memperbaiki kinerja perusahaan, seperti pengurangan biaya
dan secara lebih jelas dapat terlihat dalam akun organisasi sebagai perbaikan
dalam profit dan pada Return On Investment (ROI). Tangible Benefit secara
relatif mudah untuk diidentifikasi dan dihitung dalam bentuk fisik.
b. Intangible Benefit
Intangible benefit seringkali disebut sebagai soft cost dimana dapat
memperbaiki keadaan secara umum dari staff dan membuat kegiatan
perusahaan menjadi lebih mudah, secara tidak langsung difokuskan untuk
pengidentifikasian perbaikan kinerja dan biasanya tidak akan mudah terlihat
dalam akun perusahaan.
Walaupun sangat sulit untuk memastikan nilai aktual, terutama dari segi
finansial, intangible benefit dapat memberikan kontribusi kritikal terhadap
kesuksesan sebuah organisasi. Intangbile Benefit dapat diukur dengan
menggunakan instrumen pengukuran seperti kuisioner, tapi tetap saja sulit untuk
membuat koneksi antara apa yang dapat diukur dengan dampak terhadap hasil
finansial perusahaan.
18
2.10 Logistik
Menurut Schonsleben (2003, p7), logistik dalam sebuah perusahaan
merupakan sebuah organisasi, perencanaan dan realisasi atas seluruh arus barang,
data dan pengendalian terhadap keseluruhan siklus hidup produk.
Manajemen logistik dalam hal ini menyetujui dan merancang kegiatan
produksi harian perusahaan secara efektif dan efisien. Sedangkan customer
service atau customer support merupakan bagian dari perusahaan yang
berkemampuan untuk mengatur mengenai kebutuhan atas permintaan dan pesanan
dari pelanggan. Dalam banyak area, pelayanan itu sendiri lebih penting dari
kegiatan produksi jasa itu sendiri.
Siklus hidup produk terdiri atas tiga periode waktu, yaitu :
a. Design and Manufacturing
b. Use (and ultimate consumption)
c. Disposal
Siklus hidup produk material umumnya dimulai dari alam yang kemudian
didesain dan diproduksi bagi pengguna akhir. Pada banyak kasus, siklus ini
diakhiri dengan kembali ke alam, dimana bahan baku tersebut dikembalikan ke
alam.
Sedangkan siklus hidup produk non-material dimulai dengan topik atau
masalah tentang apa yang dapat dipisahkan. Kegiatan ini diakhiri dengan
informasi yang dihapus atau dihilangkan. Produk ini juga dapat dikembalikan ke
alam.
19
Bagian design and manufacturing logistic melingkupi seluruh kegiatan
logistik barang sampai kepada pelanggan. Disposal logistic berjalan terbalik ke
pelanggan, sedangkan service logistic mencakup fase-fase kegiatan logistik.
2.11 Business Planning and Control System
Business Planning and Control System (BPCS) merupakan suatu sistem
ERP yang biasa digunakan untuk mengatur operasi pada perusahaan manufaktur.
BPCS atau yang biasa disebut “bee picks” merupakan sistem ERP yang
dikembangkan oleh System Software Assosiated (SSA), yang kemudian menjadi
SAA Global Technology.
BPCS memasukan MRP Logic dalam operasional manufaktur yang
disajikan dalam standarisasi yang tinggi atas validitas data seperti spesifikasi
mesin dan akurasi persediaan. BPCS dijalankan pada beberapa sistem dengan
menggunakan sistem IBM i atau yang biasa dikenal sebagai IBM AS/400 atau
IBM eServer iSeries. BPCS dibangun dengan menggunakan bahasa As/Set, RPG,
SQL dan beberapa bahasa unik lainnya.
Hampir kebanyakan sistem BPCS berdiri secara independen, tergantung
kepada pilihan dan kebutuhan perusahaan misalnya sebuah perusahaan hanya
ingin mengimplementasikan aplikasi keuangan saja dan tidak