BAB 1 SIAPAKAH SETIAUSAHA? 01.01 SEJARAH SETIAUSAHA Setiausaha bermaksud orang yang diambil kerja di dalam pejabat bagi membantu urusan surat-menyurat, menyimpan rekod dan menguruskan temujanji. Predation in berasal daripada istana iaitu ‘Secret Keeper’ yang merujuk penyimpan rahsia peribadi atau rahsia negara kepada raja ataupun permaisuri yang memerintah. Sebelum perang dunia pertama, ramai setiausaha adalah lelaki. Peniaga juga mempunyai setiausaha yang selalunya dikenali sebagai kerani. Pada masa sekarang, peranan dan tangggungjawab setiausaha sudah berubah dibandingkan 70 tahun dahulu. Teknologi baru bermakna kerja dapat dilakukan hingga mencapai ‘standard’ lebih tinggi dalam masa singkat. Objektif topik: Di akhir topik ini, pelajar seharusnya dapat mengetahui: Sejarah setiausaha Senario kedudukan dan jawatan setiausaha Tugas seorang setiausaha Personaliti seorang setiausaha
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB 1SIAPAKAH SETIAUSAHA?
01.01 SEJARAH SETIAUSAHA
Setiausaha bermaksud orang yang diambil kerja di dalam pejabat bagi membantu urusan surat-
menyurat, menyimpan rekod dan menguruskan temujanji. Predation in berasal daripada istana iaitu
‘Secret Keeper’ yang merujuk penyimpan rahsia peribadi atau rahsia negara kepada raja ataupun
permaisuri yang memerintah.
Sebelum perang dunia pertama, ramai setiausaha
adalah lelaki. Peniaga juga mempunyai setiausaha
yang selalunya dikenali sebagai kerani. Pada masa
sekarang, peranan dan tangggungjawab setiausaha
sudah berubah dibandingkan 70 tahun dahulu.
Teknologi baru bermakna kerja dapat dilakukan
hingga mencapai ‘standard’ lebih tinggi dalam
masa singkat.
Dengan itu, setiausaha wanita mula mengurus
surat, akaun, jemputan dan sebagainya dan juga
melakukan tugas-tugas baru yang lebih mencabar serta ‘demanding’.
Setiausaha bermaksud:
Objektif topik:
Di akhir topik ini, pelajar seharusnya dapat mengetahui:
Sejarah setiausaha Senario kedudukan dan jawatan setiausaha Tugas seorang setiausaha Personaliti seorang setiausaha
+SETIA USAHA
- Setia : Kesetiaan seseorang setiausaha boleh dijelaskan sebagai individu yang sentiasa mematuhi
arahan-arahan yang telah ditetapkan oleh organisasi dan menyokong cadangan-cadangan organisasi
tersebut tanpa menyokong kepada pihak-pihak yang lain termasuk pihak ketiga. Sebagai contoh,
setiausaha haruslah seorang individu yang sentiasa mengikut arahan ketua tanpa bantahan, malah
sentiasa mencuba untuk memberikan yang terbaik dalam segala tugasan harian kesetiausahaan.
- Usaha : Manakala perkataan usaha pula menjelaskan bahawa setiausaha merupakan seorang
individu yang sentiasa membawa perubahan-perubahan yang baru dalam mengurangkan tekanan
kerja pihak atasan yang dialami.
Mereka bukan sahaja melakukan perubahan seperti yang diarahkan oleh ketua, tetapi mampu untuk
memberikan idea-idea yang bernas kepada ketua mereka untuk mengurangkan tekanan kerja yang
dialami.
01.02 SENARIO KEDUDUKAN DAN JAWATAN SETIAUSAHA
a. Pengurus dan setiausaha ibarat isi dengan kuku, masing-masing saling
bersandar antara satu sama lain. Dalam organisasi yang menyahut cabaran globalisasi, peranan
pengurus dan setiausaha wajar dimantapkan dari semasa ke semasa. Pemantapan ini dapat
menyediakan organisasi yang kuat demi memperjuangkan matlamat yang ditetapkan oleh pihak
atasan. Sifat berfikiran terbuka di kalangan pengurus serta sikap kerjasama dan ‘supportive’ yang
diberikan oleh setiausaha, menjadikan pengurusan organisasi lebih berjaya serta dihormati oleh
jabatan-jabatan lain.
b. Pengurus yang berpengalaman dapat berkongsi pengalamannya dengan setiausaha,
terutamanya dalam perkara yang memerlukan keputusan dibuat segera ketika pengurus tidak ada.
Dalam masa yang sama, pengurus yang sibuk dengan bebanan tugas luar dan dokumen yang perlu
disiapkan, dapat menyelesaikan tugasnya dengan cemerlang apabila mendapat setiausaha yang
cekap dan bermatlamat.
c. Setiausaha merupakan satu jawatan yang amat penting dalam sesebuah organisasi - yang
besar. Setiap organisasi yang maju tidak kira badan kerajaan mahupun badan swasta amat
menitikberatkan seorang setiausaha yang mahir dan mengurangkan tekanan kerja seharian
mereka.
d. Seorang setiausaha perlu mengetahui maklumat mengenai keseluruhan operasi sesebuah
organisasi apabila beliau sudah mula menjawat jawatan sebagai seorang setiausaha. Ramai daripada
kita menganggap bahawa tanggungjawab seorang setiausaha hanyalah perlu menaip surat,
menyediakan minit mesyuarat, membuat sistem ‘filing’ dan sebagainya, sama sekali tafsiran
tersebut adalah salah bagi urusan perniagaan moden yang telah diamalkan oleh Malaysia, kerana
seorang setiausaha patut memahami keseluruhan operasi organisasi tersebut.
e. Ramai antara kita yang terlepas pandang berkenaan jawatan setiusaha dalam organisasi
tidak kira sama ada organisasi kecil ataupun besar. Tidak banyak syarikat kecil yang mewujudkan
jawatan ini dalam organisasi mereka. Hal ini mungkin disebabkan mereka tidak faham mengapa
jawatan ini penting dan perlu dalam organisasi mereka. Dalam syarikat biasanya, jawatan ini
‘Any fact facing us is not as important as our attitude toward it,
for that determines our success or failure.’
Fakta yang kita hadapi tidak sepenting
sikap kita terhadapnya,
kerana sikap kitalah yang akan menentukan
kejayaan atau kegagalan kita.
disamakan dengan jawatan pembantu pejabat, pegawai ataupun jawatan lain yang menjalankan
semua urusan pejabat yang diketahuinya. Perkara begini mungkin berlaku kerana banyak pengurus
tidak faham dengan jelas bidang setiausaha ataupun mereka tidak tahu langsung mengapa jawatan
ini penting dalam syarikat mereka.
01.03 TANGGUNGJAWAB SEORANG SETIAUSAHA
Bagi menghasilkan laporan, pengurus menulis, kemudian ditaip oleh setiausaha. Hal ini
menggambarkan, satu tugas disiapkan oleh dua individu berlainan. Masing-masing memainkan
peranan menyiapkan tugas yang sama, dalam masa yang berlainan. Dengan itu, dapat kita katakan,
pengurus dan setiausaha mempunyai peranan simbiotik. Satu pihak tidak boleh menafikan satu
pihak yang lain.
Dengan demikian, peranan setiausaha sama penting dengan peranan pengurusnya. Sebelum kita
memegang peranan sebagai seorang setiausaha kita perlu akui ataupun arif mengenai
tanggungjawab-tanggungjawab yang perlu diamalkan oleh seorang setiausaha.
Kebanyakan daripada kita hanya mempercayai bahawa seorang setiausaha harus mengetahui
kemahiran menaip, menyediakan minit mesyuarat dan membuat Rintas, tetapi tidak sama sekali
bagi peredaran dunia yang lebih moden dan global, menunjukkan bahawa seorang setiausaha harus
berperanan dalam mengetahui tugasan-tugasan yang berlebihan, di antaranya :
a. Kemahiran menaip
b. Kemahiran bahasa ringkas -Rintas
c. Kemahiran pentadbiran pejabat
d. Kemahiran dalam menyediakan set kewangan
e. Kemahiran komunikasi
f. Teknik memfail dokumen
a. Kemahiran menaip
Kepantasan menaip seorang setiausaha perlulah mencapai sebanyak 35psm, ini adalah bagi
memudahkan seorang setiausaha dalam menyediakan kerja-kerja yang berkaitan dengan cetakan
supaya disediakan dengan lebih cepat dan tepat.
b. Kemahiran bahasa ringkas -Rintas
Kemahiran bahasa ini adalah penting, supaya
seseorang setiausaha boleh menggunakan kemahiran
ini dalam menyalin sebarang pesanan ataupun catatan
yang perlu diambil oleh setiausaha dan boleh disediakan dengan begitu mudah dan tepat.
c. Kemahiran pentadbiran pejabat
Seorang setiausaha harus memahami fungsi- fungsi jabatan dalam sesebuah organisasi supaya beliau
boleh mengambil alih tanggungjawabnya apabila majikannya tidak dapat menghadirkan diri ke
pejabat. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikenali sebagai orang paling utama bagi seorang
ketua.
d. Kemahiran dalam menyediakan set akaun
Kemahiran dalam menyediakan set kewangan yang teratur dan tepat adalah amat penting bagi
seorang setiausaha. Ini adalah kerana seorang setiausaha dikehendaki mengendalikan akaun yang
berkaitanfdengantperibaditketuanyatdalamtbentuk:
e. Kemahiran komunikasi
Seorang setiausaha harus mempunyai satu personaliti atau komunikasi baik apabila berinteraksi
dengan pelanggan ataupun tetamu tuannya, kefahaman dan kefasihan dalam Bahasa Melayu dan
Bahasa Inggeris juga diberi sebagai keutamaan dalam membentuk seorang setiausaha yang
bertanggungjawab.
d. Teknik memfail dokumen
Pejabat organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan
pelbagai maklumat. Rekod maklumat yang disimpan dalam sistem kabinet khas ini memerlukan
semakan semula. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di dalam pejabat dan tugas menyimpan fail
itu dipermudahkan lagi dengan sesetengah sistem aplikasi komputer yang diuruskan oleh kakitangan
yang mahir dalam bidang komputer.
PERSONALITI SEORANG SETIAUSAHA
- Belanja Tunai
- Pengeluaran Cek Peribadi
- Penggunaan Kad Kredit
TAKRIF: Personaliti ialah keperibadian atau perwatakan seorang setiausaha atau seseorang di
pejabat, personaliti anda adalah diri anda, kemajuan dan pembangunan hidup anda dan jatuh
bangun kerjaya anda.
CIRI – CIRI PERSONALITI
1. Penampilan Diri (Imej)
Untuk membina keterampilan dan imej diri yang tinggi perkara-perkara berikut perlu diambil
perhatian :
a. Perwatakan (rupa diri) yang ceria.
b. Perawakan (rupa keseluruhan jasad) yang mantap
c. Pakaian yang kemas dan bergaya
d. Aksesori yang tidak terlalu sarat dan membebankan
e. Kebersihan diri dan persekitaran
f. Pertuturan yang jelas dan mudah difahami
g. Kekemasan mengikut kesesuaian majlis
h. Fesyen rambut yang sesuai dan kemas
i. Dandanan dan solekan yang tidak keterlaluan dan kemas
j. Budi bahasa yang harmoni
Personaliti seorang setiausaha dinilai paling kurang daripada
tiga aspek utama.
Penampilan(imej) diri
Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan
Kecekapan dan kemahiran dalam
tugas
12
3
2. Perhubungan dengan rakan sejawat dan pelanggan
Ketinggian personaliti seseorang juga dinilai daripada etika perhubungan mereka dengan rakan
sejawat dan juga pelanggan. Antara perkara yang perlu diambil perhatian ialah:
1. Kemesraan 10. Ketegasan dalam tindakan
2. Tabiat sentiasa tersenyum 11. Keyakinan diri
3. Budi bahasa yang tinggi 12. Sedia membantu tanpa mengira waktu
dan situasi
4. Amanah 13. Kerjasama
5. Pengorbanan sesama sahabat 14. Tidak berkira
6. Timbang rasa 15. Adat sopan
7. Sosial yang harmoni 16. Berdaya tahan di bawah tekanan
8. Bersemangat 17. Pandai menyesuaikan diri
9. Kesetiaan 18. Boleh berjenaka
3. Kecekapan dan kemahiran dalam tugas
Personaliti seseorang juga berkait rapat dengan kecekapan dan kemahiran mereka di dalam kerjaya
dan tugas yang dipikul. Antara aspek yang perlu diambil perhatian ialah :