auxiliar de escritório

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Instituto Beneficente Ao Cidad.

CURSO

DE AUXILIAR DE ESCRITRIO

Adriano Locatelli ago/10.



NDICE

1 Apresentao

2 Desenvolvimento de Cartas e Relatrios

3 Arquivos

4 Folow-up

5 Pagto de Contas Emisso de Cheques

6 Utilizao de Fax, Xerox e internet



1 APRESENTAO

Descrio do Cargo:

Executar servios de apoio nas reas de recursos humanos, administrao, finanas e logstica; atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo informaes sobre produtos e servios; tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessrio referente aos mesmos; preparar relatrios e planilhas; executar servios gerais de escritrio. Formao:

Para os profissionais que desejam especializar-se nesta rea, as opes de programas so diversas, passando por temas como gesto empresarial, negcios internacionais, mtodos quantitativos, economia de empresas, operaes logsticas, marketing e tecnologia, entre outros. Estudos voltados para o meio ambiente e para a administrao universitria tambm se encaixam em alguns programas do pas. So aceitos como alunos destes cursos os profissionais graduados em Administrao de Empresas, Direito, Cincias Contbeis, Cincias Econmicas e Engenharia. Formao Bsica:

Para atuar como auxiliar administrativo, preciso ter no mnimo o Ensino Mdio completo, de preferncia na rea tcnica, alm de noes em informtica. Na maioria das empresas, estar realizando um curso Superior conta muitos pontos a favor.

Mercado de Trabalho:



O mercado no apresenta perspectivas de crescimento nesta rea. Aspectos Favorveis:

Nos ltimos anos houve um aumento do nmero de empregos no mercado formal nesta rea, no entanto as preferncias so dadas aos profissionais com alguma experincia, ou que tenham cursos de especializao em vendas, computao, organizao, recepo, entre outros.

Os salrios variam entre o mnimo R$ 415,00 e R$ 1.200,00, dependendo da rea de atuao, do porte e do Estado de domcilio da empresa.

2 Desenvolvimento de Cartas e Relatrios:

Ao escrever uma carta, alguns cuidados se fazem necessrios:

Escreva-a de forma clara e concisa. Seja positivo, no d chance do leitor discordar de voc. Tente personalizar sua carta ao mximo. Revise a carta, caso tenha dvidas pea para algum revis-la. Guarde cpia da correspondncia para follow-up. Existem vrios tipos de cartas que voc poder usar em sua campanha de busca de um emprego: cartas de marketing, cartas de resposta a anncios de jornal e cartas para consultorias de seleo.

Carta de marketing: Uma carta de marketing tem como alvo algumas empresas previamente pesquisadas. Selecione as empresas e as pessoas a quem vai envi-las. Utilize uma srie de informaes sobre as organizaes escolhidas para tornar a carta o mais personalizada possvel.

Carta de resposta a anncio de jornal: O anncio de jornal continua sendo um dos canais de busca de emprego onde necessria uma carta de apresentao que acompanhe o currculo. O ideal diferenciar-se da maioria das pessoas que, como voc, tambm iro responder ao anncio. Ao ler os requisitos expostos no anncio, especifique na carta como voc atende a cada um deles.

Carta para empresas de consultoria de recrutamento e seleo



Ao enviar seu currculo para consultorias de recrutamento e seleo, junte a ele uma carta objetiva e criativa, denotando seu toque pessoal.

Como elaborar uma Carta de Apresentao: As cartas de apresentao devem ser divididas em 3 partes: Introduo, Corpo e Fechamento.

Introduo - Voc pode escolher vrias maneiras de fazer uma introduo: apresentando um comentrio sobre uma notcia lida (carta de marketing), fazendo referncia ao anncio de jornal ou a algum conhecido comum. Corpo - Esta a parte mais relevante da carta, onde voc ir expor sua experincia profissional: anos de experincia, tipos de posies ocupadas, rea de atuao, segmentos da economia vivenciados, bem como seus diferenciais. Se estiver respondendo a um anncio de jornal, especifique como voc atende a cada um dos requisitos solicitados. Tente mostrar com dados como voc atende ou supera o que est sendo pedido. Fechamento Se a carta for enviada para empresas de seleo ou respondendo a um anncio de jornal, escreva que voc est anexando o currculo e que tem grande interesse em fazer um contato pessoal para detalhar suas qualificaes. Coloque-se disposio do destinatrio. Em qualquer carta de apresentao que voc for escrever, tente se diferenciar ao mximo. No tente copiar, use de originalidade e faa sua prpria carta.

10 dicas para fazer uma carta de apresentao:

Voc est procura de emprego e de repente descobre que, justamente aquele anncio pelo qual se interessou pede que seja enviada uma carta de apresentao junto com o currculo. E agora, o que fazer?

Redigir uma carta de apresentao mais fcil do que aparenta. s seguir algumas regras bsicas para no se perder no meio do caminho: 1. A carta de apresentao serve, principalmente, para currculos enviados pelo correio, quando h necessidade de informar a pretenso salarial. Cabe



tambm para apresentar o profissional - no caso de uma indicao, por exemplo. 2. Coloque sempre o nome e o cargo da pessoa - ou o departamento - para quem voc vai enviar a carta.

3. Ao contrrio do currculo, que no deve ser assinado, na carta deve ter sua assinatura no final.

4. A primeira impresso sempre a que fica. Portanto, tenha ateno redobrada para o vocabulrio e o tom que voc vai adotar no texto. 5. No esquea de colocar o nome da empresa (tenha certeza de que ele est correto). Isso mostra que voc sabe com quem est falando. 6. Redija a carta colocando caractersticas profissionais e pessoais que faam com que o leitor o considere para a posio pretendida.

7. No mencione aspectos negativos ou que no tenham relao com o cargo. 8. Antes de enviar a carta, leia-a diversas vezes para evitar erros gramaticais e certifique-se de que as informaes foram colocadas em uma ordem lgica.

9. A carta no pode passar de uma pgina e deve ser redigida em A4 ou papel-carta de boa qualidade.

10. O papel deve ser branco ou de cor suave. No use papis muito chamativos, pois eles destroem a sobriedade da carta.

3 Arquivos

O arquivo um importante instrumento para controlar a administrao de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que devero ser conservados como comprovantes.



Organizar documentos a mesma coisa que organizar a empresa, sem exageros. Um erro comum nas administraes o de tratar o arquivo da empresa como um mero depsito de documentos, quando na verdade o arquivo um centro ativo de informaes.

Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

1. Revelar o que j foi feito e os resultados obtidos 2. Revelar o que est para ser feito 3. Diminuir a duplicidade de trabalho 4. Evitar repeties desnecessrias de experincias 5. Evitar improvisos e inadequaes 6. Encontrar bons parceiros e fornecedores 7. Avaliar o empreendimento por partes 8. Avaliar o empreendimento com um todo 9. Transmitir ordens e ensinar como fazer 10.Libert-lo para aproveitar o dinheiro

No cometa o erro de menosprezar seu arquivo. Ele a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e ajuda muito na tomada decises.

Porm, antes de conseguir fazer do seu arquivo um parceiro administrativo, um amigo conselheiro e gerador de ideias, ser preciso conhecer algumas tcnicas de arquivamento.

Como dar vida ao seu arquivo de documentos

Gosto da ideia de empresas como organismos vivos. Elas so mesmo! Bom, algumas delas so. Assim como qualquer outro organismo, chega um momento que elas passam a viver sozinhas, onde a administrao o crebro que mantm tudo coordenado e crescendo.

Seguindo este raciocnio, o arquivo de documentos seria ento a memria nesse crebro administrativo. Onde tudo que aprendido, tudo que foi feito e ser feito deve ficar armazenado.

Se voc deixar que algum (funcionrio) ou voc mesmo guarde para si essa memria, toda a empresa corre o risco de ficar vagando sem rumo caso essa pessoa se ausente. Portanto, tambm preciso muito cuidado com os perfis centralizadores de informao.

Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:

1. As exigncias da legislao pblica



2. Organizao interna da empresa.

Os princpios bsicos para comear arquivar so:

1. A classificao dos tipos de documentos 2. A codificao, que pode ser alfabtica ou numrica

Tudo muito simples no mesmo? Mas existe um insight genial reservado aos que levam a fase da classificao de documentos a srio. nessa etapa que comeamos a fazer a engenharia reversa da empresa, descobrindo como ela funciona de trs para frente.

possvel fazer essa engenharia reversa, porque todas as atividades devem gerar documentos comprobatrios, sejam eles fsicos ou digitais. Tudo que feito durante o trabalho gera algum tipo documento, se no gerar provavelmente alguma coisa est faltando.

4 Folow-up

Organize seu Sistema de Follow-up Tenha uma pasta tipo sanfonada dividida de 1 a 31,ou de 1 a 12 de forma

que lhe permita agendar assuntos pelos dias do ms, ou pelos meses do

ano, de acordo com as datas de vencimento.

Faa um lembrete para si mesmo na sua agenda de papel ou eletrnica.

Coloque depois o papel ou documento (se existir) relativo ao lembrete, na

mesma data, no sistema de acompanhamento na pasta sanfonada.

muito importante que voc crie o hbito de anotar absolutamente tudo

que seja importante e exija um acompanhamento (follow up), para garantir

que a tarefa seja cumprida a contento e dentro do prazo. Isto tem impacto

direto sobre sua produtividade e sobretudo sua tranqilidade. Anotando em

sua agenda prontamente e rotineiramente, sua mente fica livre e voc

menos Stressado.



Por exemplo:

Se voc teve informao de que o ingresso para aquele show que

voc ou seu companheiro(a) querem tanto ir, s estar a venda daqui

a 2 semanas, v sua agenda e anote que daqui a 15 dias voc

dever ligar e checar novamente.

Se voc delegou uma tarefa importante a algum, anote a data em

que voc dever cobrar esta pessoa e fazer um follow up em sua

agenda.

Se voc precisa levantar dados e informaes para uma reunio que

acontecer daqui a 2 meses, anote em sua agenda com tempo

suficiente para que esta tarefa possa ser realizada com segurana.

5 Pagto de Contas Emisso de Cheques

Cheque uma ordem de pagamento vista, sacada contra um banco e com

base em suficiente proviso de fundos. O banco o responsvel pelo

pagamento do cheque, desde que haja proviso de fundos.



Todo cheque dever ser emitido com cpia para representar e descrever o

que esta acontecendo:

Assim, alm dos dados bsicos do cheque, seu verso dever conter

indicao de tudo o que esta sendo pago com:

a) Nome do fornecedor;

b) Nmero da nota fiscal;

c) Valor Pago Original e Encargos incidentes;

d) Se houver descontos;

e) Nmero do Cheque e do Banco;

6 Utilizao de Fax, Xerox e internet

Todo bom auxiliar de escritrio dever necessriamente aprender a passar um fax, entrar na internet e tirar uma cpia na mquina de Xerox, assim daremos algumas dicas em sala de aula.

Adriano Locatelli

Voluntrio

auxiliar de escritório

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