Automazione e dematerializzazione dei documenti tecnici in SEA Aeroporti di Milano

XXV Congresso Nazionale

“MANUTENZIONE CRESCITA ED INNOVAZIONE” Learning Center General Electric - Firenze, 18-19 Novembre 2014

Process Document Management Infrastrutture

In collaborazione con

N

dipendenti del Gruppo 4.749

Ricavi totali 724,1 milioni di euro

Utile netto 33,7 milioni di euro

Passeggeri 26,8 milioni

Movimenti Aerei 251,8 mila

Movimenti Merci 436,1 mila (tonnellate)

LIN

AT

E

MA

LP

EN

SA

Il sistema aeroportuale Milanese - Dati 2013

%

Revenue

Aviation 1

Non Aviation 2 Handling 3 Energia 4

4 Business Units che erogano servizi integrati a passeggeri, operatori e territorio

53%

25%

17%

Source: SEA

5%

CONCESSIONE STATO A LUNGO TERMINE SINO A MAGGIO 2041

Il business di SEA

Modello dei processi supportati dall’ICT di SEA

Bagagli Aero-

mobili Passeg-geri

Controllo Voli Traffico

Gestione Mezzi

Controllo Accessi

Coordinamento Scali

Ciclo Attivo

Ciclo Passivo

Controlling e Finanza

Gestione del Personale

Processi Interni

Commerciale

PROCESSI di BUSINESS

PROCESSI

GESTIONALI

Terminal 2

Area Totale 79.000 mq

58 Check-in

28 Piazzole Aeromobili

23 Gates

5 Pontili Mobili

Piazzale Aeromobili 306.000 mq

Terminal


74 Check-in


24 Gates

5 Pontili Mobili


Terminal 1


198 Check-in


60 Gates

26 Pontili Mobili


MA

LP

EN

SA

Sedime complessivo 10.000.000 mq

LIN

ATE

Sedime complessivo 3.000.000 mq

PDM Infrastrutture

Descrizione

Sistema di Gestione Documentale Progetti con gestione della firma elettronica per

Direzione Infrastrutture.

Il sistema di Gestione, permette di archiviare, tracciare e gestire i documenti di progetto

e realizzazione, di impianto o di infrastrutture, implementando l’utilizzo della firma

digitale.

Benefici Ottenuti:

consultazione rapida e sicura del patrimonio documentale;

riduzione dei tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale;

controllo e visione degli stadi di progettazione e delle comunicazioni

cliente/fornitore;

garanzia di Sicurezza e Conservazione del patrimonio documentale prodotto;

progressiva riduzione dei costi di produzione, copisteria, la documentazione fino ad

oggi prodotta in forma cartacea sarà sostituita dal formato digitale (DVD/CD).

PDM Infrastrutture

10 firme e sigle

Frontespizio tipo di un

elaborato di progetto

PDM Infrastrutture

Produzione Anno 2011 Totale Progetti/Provvedimenti 263 1.600.000 Fogli A4 utilizzati pari ad una riga continua A4 x 485 km corrispondenti a 5.500 kg CO2 Costo annuo per Servizi di Copisteria di € 150.000

PDM Infrastrutture

Dopo 2 Anni di Utilizzo, è stato tagliato il traguardo delle 21.000 firme apposte. Totale Progetti/Provvedimenti: 403

Totale Documenti: 8.500 Totale Fogli A4: 208.128* Totale Firme: 21.610

* Valore che rappresenta la sommatoria di tutti i formati utilizzati A0-A1-A2-A3 trasformati e convertiti in A4

PDM Infrastrutture

Quali erano gli obbiettivi del progetto Realizzare uno strumento Semplice ed Intuitivo con accesso tramite browser

Ottimizzare e migliorare l’organizzazione del Lavoro

Condivisione e distribuzione delle Informazioni

Utilizzo di un unico Repository Centralizzato ed eliminazione dei tempi di trasporto

per l’acquisizione delle firme

Riduzione costi ed Energy Saving

PDM Infrastrutture - Strumenti “DocFlow Contract&Project”

PDM Infrastrutture - Strumenti “HSM”

PDM Infrastrutture - Struttura Progetto

PDM Infrastrutture - Processo Iter Approvativi

PDM Infrastrutture - Schema Visti e Firme Attese

PDM Infrastrutture - Processo Appalto

PDM Infrastrutture - L’Applicazione

PDM Infrastrutture

Riduzione Costi Economici per la produzione dei Progetti, in due anni la spesa sostenuta per il Contratto di Servizio Copisteria è stata ridotta del 50% circa, da € 150.000 annui a € 75.000, un ulteriore risparmio è inoltre derivato sulla voce costi materiali di consumo, cancelleria. Sicurezza e Tracciabilità: Autenticità Integrità e non Ripudio sono caratteristiche dei documenti firmati digitalmente , la tracciabilità è garantita dall’applicazione attraverso la quale l’utente verifica immediatamente lo stato del progetto, dei documenti e le firme attese. Ottimizzazione Tempi di Trasmissione Interna, con l’annullamento dei tempi di trasporto in quanto non sarà più necessario trasportare i progetti da un ufficio all’altro per raccogliere le firme, la richiesta viene inviata immediatamente via email .