Automatización de oficinas

Los programas automatizados para equipo decomputo personales instalados en las oficinas sehan convertido en una parte indispensable de laadministración electoral en muchos países, losprogramas de procesamiento de textos hanremplazado las maquinas de escribir; losprogramas de bases de datos han reemplazado alas listas electorales basadas en papel, losinventarios y las listas personal así como losprogramas de organización personal hanreemplazado a las agendas de papel.

La informática, tan versátil y variada, comenzóaplicarse a diferentes campos, empezando en primerlugar al campo militar.

Se llama ofimática: al equipamiento hardware ysoftware usado para idear ycrear, coleccionar, almacenar, manipular ytransmitir digitalmente la información necesaria enuna oficina para realizar tareas y lograr objetivosbásicas.

Es deseable que todos los usuarios de los programasautomatizados sean capacitados para su uso. En muchospaíses se puede recurrir a capacitadores externos.Algunas autoridades electorales puede ser capaces deproveer capacitación interna utilizando a su propiopersonal.

o Producir todas o la mayoría de sus publicacionesde manera interna, incluyendolibros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado, incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos.

Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación.

Compartir archivos a través de una red.

La evolución a lo largo del último año en el entornode la oficina, supone un claro mensaje: No estamossolos. No se trata de una ciencia ficción, sino de laconfirmación de que la unión hace la fuerza. Lacolaboración transforma el equipo o grupo detrabajo en la unidad básica de la organización(empresas o institución), y este concepto hay queentenderlo y comprenderlo bien, permitiendoaplicar nuevas técnicas como el Groupware, en laforma de solucionar los problemas.

Los productos estrella del año, en lo que oficina serefiere, han sido las suites, que combinan lasaplicaciones más populares en un solo paquete, lo querepresenta un gran campo de batalla de tres de losprincipales gigantes de la informática. El programamás significativo de las suites, el procesador detextos parece no tener limite.

Muchas de las pautas seguidas por la informáticade oficina se deben al propio concepto de red. Delcontacto con las grandes redes de comunicación,sobre todo internet, se exportan modelos decomportamiento más productivos que losoriginales. La distribución de documentos de todala empresa sin precisar del papel, con facilidad deactualización en un menor tiempo, encuentra sumedio ideal en las intranets, de las que hay unabuena gama de opciones adaptables a las diversascomplejidades de las compañías.

La oficina es un entorno de trabajo complejo, nopor la dificultad técnica que puedan requerir lostrabajos en ella realizados, sino por su enormevariedad, que supone el manejo de una grancantidad de información con diferentes tipos deprocesamiento. Para un análisis de la oficina.

Se concibe aquí la oficina como un entorno quelleva acabo actividades encaminadas a apoyar lagestión de una organización. Hemos de tener encuanta razones para la utilización de unaherramienta importante a la hora de realizar laintegración del sistema. La relación de lasactividades que se realizan, pone de manifiestouna serie de necesidades básicas comunes alentorno de la oficina.

Intenta comprender las razones que hay detrás de lasactividades que se realizan, donde hay siempre unobjetivo mas amplio que la propia tarea a realizar. Esuna perspectiva intermedia entre las actividades y elgrado superior que suponen la integración adecuada detodos los componentes y herramientas individualesfacilitando al tiempo una adaptación a los objetivos oconseguir y una capacidad de evolución importante.

La oficina se concibe como un conjunto de funciones yprocedimientos. Una función se compone de variasactividades elementales. Así, se puede descomponertoda la labor realizada en tareas mas concretas ydefinidas y construir un diagrama de bloques deprocesos de la oficina.

Los editores son programas que permitencrear archivos, texto y programas fuente.Están pensados para facilitar la elaboración detextos y posibles modificaciones futuras. Sustareas fundamentalesserán, visualizar, borrar, insertar ybuscar/sustituir caracteres.

Editorial de líneas: se opera línea a línea. Unejemplo seria EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX.

Editores De Pantalla: Se puede manejar toda lapantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. Elprograma EDIT se utiliza para la creación yedición de archivos tipo texto, esdecir, mantenimiento de archivos cuyos registrosestán compuestos de caracteres ASCILimprimibles. Otros programas serian: NORTONEDITOR (DOS), EX (UNIX).

Un procesador de texto es un software informáticodestinado a la creación y edición de documentos detexto y que se muestra como una alternativa a laantigua maquina de escribir. Los procesadores detexto brindan una u otras posibilidades según laaplicación de que se dispongan.

Microsoft Word: las hojas de cálculo (hojaselectrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad deadaptar los sistemas de planificación utilizados en lasgrandes computadoras a las nuevasmicrocomputadoras.

Vesical: nació en 1979, de una idea de un estudiante deadministración de empresas de la Universidad deHarvard. Los cálculos empresariales manejan unascantidades de datos que suelen variar dependiendo alos supuestos, por lo que hasta la inversión de hojaelectrónica.

MS EXE, para Windows: es la mas difundida debida asu gran potencia y facilidad de uso. Ha desplazado a latan conocida Lotus 1, 2, 3.

Gráficos: nos referimos con programas de gráficostanto a los estadísticos como a los de dibujo ydiseño.

Los gráficos de gestión: permanecen al área deprogramas de dibujo para presentaciones dediagramasestadísticos, organigramas, esquemas, etc. Sonprogramas integrados o relacionados con otros degestión de datos: hojas de calculo, bases dedatos, procesadores de texto, etc..

Gráficos de dibujo y diseño: se dispone defiguras geométricas (punto, retas y curvas) yfunciones de gestión de lasimágenes(borrado, centrado, traslaciones, giros yampliaciones, etc.).

Paquetes integrados: se considera como paqueteintegrado a un “conjunto de software que incluyelas funciones de varios programas en un sistemainterrelacionado, bien como módulos de cadaaplicación o formado varios programas

Bases de datos, Hojas de calculo. Procesadores de Texto, Gráficos, Comunicaciones. Agenda ejemplo de paquetes integrados. ASSISWTANT. LOTUS. SIMPHONY. ABILITY. WORKS. OPEN ACCESS MS OFFICE.

Los programas llamados de “gestión”, sonaquellos cuya principal misión es mantenerorganizada y procesar de modoadecuado, volúmenes de datos relativamentegrandes, para los cuales es preciso haceruso de almacenamiento masivo, como losdiscos magnéticos (u ópticos).

Estos programas tradicionalmente se handividido en cuatro categorías, aunque, porsupuesto, existen programas de gestión queno encajan en estas categorías. Estas son:CONTABILIDAD, FACTURACION, ALMACEN Y NOMINAS,

Es un concepto que describe varios tipos desoftware, incluyendo programas, asignaciónde recursos, software decolaboración, comunicación y sistemas dedocumentación, utilizados para ayudar aorganizar un proyecto completo endiferentes tareas y en un tiempodeterminado.

Un programa de presentación es un paquete desoftware usado para mostrarinformación, normalmente mediante una serie dediapositivas. Típicamente incluyen tres funcionesprincipales:

Un editor que permite insertar un texto y darleformato.

Un método para insertar y manipular imágenes ygráficos.

Un sistema para mostrar el contenido en formacontinua.

correo electrónico, o en ingles e-mail, es unservicio de red que permite a los usuarios enviar yrecibir mensajes rápidamente (tambiéndenominados mensajes electrónicos o cartaselectrónicas) mediante sistemas de comunicaciónelectrónicos.

Un navegador web o explorador web ( delingles, navegador o browser) es una aplicación softwareque permite al usuario recuperar y visualizardocumentos de hipertexto, comúnmente descritos enHTML., desde servidores web de todo el mundo a travésde internet.

Existe una lista detallada de navegadores, motores derenderizacion y otros temas asociado en la categoríaasociada.

Amaya del W3CInternet Explorer y derivados: Avant browser Maxthon G-browserMozilla (seamonkey) derivados: Mozilla firefox Beonex Navegador web IBM para OS/2.

Personal Digital Assistant, es un computador demano originalmente diseñado como agendaelectrónica (calendario, listan de contactos, blocde notas y recordatorios) con un sistema dereconocimiento de escritura. Hoy día se puedeusar como una computadora domestica ( verpelículas, crear documentos, juegos, correoelectrónico, navegador por internet, reproducirarchivos de audio, etc.).

La mayor parte de esta documentacion ha tratado detecnología y técnicas que se dispone. Sin embargo, havalido la pena considerar brevemente algunas de lastecnologías consideradas hasta hace poco tiempo comoemergentes, que están solo precisamente comenzandoa traducirse en productos del mercado.

El termino Intranet era casi desconocido hace algunosaños en el mundo de la computación pero ha tomadouna gran importancia en los diferentes medios quedifunden lo referente al mundo de la computación, tales así que la han considerado como una de las nuevasrevoluciones del mundo de la información.

INTERNET permite suscribirnos a lasdenominadas “listas de interés” que existen entodo el mundo, que se han creado considerandotemas especiales y a las que podemos accedersin ningún costo adicional. Por otra parte, nosbeneficiamos con la suscripción en una lista deinterés conociendo a otraspersonas, instituciones, organismos, grupos degente, sociedades, todas ellas con un mismoobjetivo de enteres común.

Casi todas las redes de negocios necesitandarles a las personas una manera de llamarpara leer e intercambiar archivos. Estosarchivos pueden ser correoelectrónico, reportes, ordenes de productos yotras cosas similares, usan principalmenteinternet.