NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS TRTs 12ª E 18ª REGIÕES PROFESSOR RENATO FENILI 1 Prezado amigo(a) concursando(a), Como foi a semana de estudos? Espero que tenha sido muito proveitosa, e que tudo esteja correndo de acordo com o seu planejamento de estudos. Eis a programação que seguiremos nesta aula: AULA CONTEÚDO 4 As compras nas organizações: aquisição dos materiais e do patrimônio. Na última aula, concluímos o conteúdo referente à Gestão de Estoques. As últimas duas aulas foram densas, com um conteúdo muito importante para a prova. Hoje passaremos ao estudo de outra atividade inserida na Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: as Compras. Trata-se de um conteúdo que vem ganhando espaço nas cobranças em concursos. Nesse contexto, recomendo muita atenção ao estudar esta aula! Tudo pronto? Então, vamos ao trabalho!!
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NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAISTRTs 12ª E 18ª REGIÕES
PROFESSOR RENATO FENILI
1
Prezado amigo(a) concursando(a),
Como foi a semana de estudos? Espero que tenha sido muito
proveitosa, e que tudo esteja correndo de acordo com o seu planejamento de
estudos.
Eis a programação que seguiremos nesta aula:
AULA CONTEÚDO
4 As compras nas organizações: aquisição dos materiais e dopatrimônio.
Na última aula, concluímos o conteúdo referente à Gestão de Estoques.
As últimas duas aulas foram densas, com um conteúdo muito importante
para a prova.
Hoje passaremos ao estudo de outra atividade inserida na
Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais: as Compras. Trata-se de
um conteúdo que vem ganhando espaço nas cobranças em concursos.
Nesse contexto, recomendo muita atenção ao estudar esta aula!
Tudo pronto? Então, vamos ao trabalho!!
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1. ATRIBUTOS DAS COMPRAS ORGANIZACIONAIS
Como vimos em nossa primeira aula, a Administração de Recursos
Materiais, segundo Gonçalves (2007), divide-se em três grandes nichos de
atividades, representados no esquema abaixo:
Na última aula, concluímos nosso estudo sobre a Gestão de Estoques.
É por meio dessa atividade que, de forma geral, são gerados os sinais para a
área de compras de uma organização, a fim de iniciar um processo de
aquisição.
“Comprar bem”, nas organizações, é condição necessária à eficiência
da gestão de materiais.
Mas, afinal, o que significa “comprar bem”?
Pensando somente na economia de recursos, poderíamos, inicialmente,
remeter o “comprar bem” a adquirir um determinado item de material por
um preço econômico. No entanto, isso não é suficiente.
A obra Licitações & Contratos – Orientações Básicas, de autoria do
Tribunal de Contas da União (TCU), traz alguns exemplos de compras que
são feitas rotineiramente pelo menor preço, mas que trazem resultados
insatisfatórios:
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canetas cuja tinta resseca, vaza ou falha ao ser usada;
cola que tem mais água do que componente colante;
borracha que, ao apagar, se desfaz e às vezes não apaga;
clips que enferrujam, grampeadores que não grampeiam;
mesas com madeiras que incham em contato com a água,
gavetas que não deslizam, parafusos que espanam etc.
Assim, há de se buscar a conciliação da prática de um preço econômico
com a obtenção de um bem de qualidade.
A busca pela qualidade no produto adquirido é bem mais complicada
quando a compra se dá por licitação, na qual a indicação de marca não é a
regra, mas sim restrita a casos específicos.
Quando uma empresa privada deseja comprar uma impressora, por
exemplo, pode-se escolher a marca que mais transparece confiança: Epson,
Canon, LG etc. Todavia, nos órgãos públicos, é vedada a escolha de marca
com base no que o “senso comum” estabelece como uma boa compra. Desta
maneira, grande parte da qualidade do objeto adquirido é obtida a partir de
uma especificação bem feita, que atenda perfeitamente às necessidades do
órgão solicitante e que reduza a possibilidade de se comprar “gato por
lebre”.
Ok...agora estamos comprando de forma econômica e obtendo um
produto de qualidade. Isso é suficiente? Ainda não.
Outro aspecto que devemos buscar na atividade de compras é a
celeridade.
Geralmente não nos damos conta do quanto que certa aquisição pode
demorar em uma empresa, especialmente nos órgãos públicos. Para ter uma
noção mais próxima da realidade, há órgãos em que a média de aquisição de
um bem se aproxima a 150 dias!! Órgãos públicos de referência na área de
compras governamentais conseguem diminuir este interstício para cerca de
45 dias – é o caso dos Correios, por exemplo.
Uma compra célere (rápida) traz consigo uma série de benefícios:
evita a falta de um material no instante em que ele é necessário, demanda
menos homem-hora para a condução da burocracia necessária à pesquisa de
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mercado e negociação com fornecedores (reduzindo o custo de pedido, por
exemplo) e torna o processo independente de variáveis suscetíveis ao tempo
(inflação, evolução tecnológica etc.).
Dessa maneira, finalmente chegamos aos três atributos essenciais em
uma Gestão de Compras eficiente: preço econômico, qualidade e
celeridade.
1. (CESPE / CEHAB PB / 2008 - adaptada) Em um processo decompras, a qualificação dos fornecedores não se torna
relevante para a análise, visto que o menor preço sempre é o
que melhor atenderá os interesses da empresa compradora.
O menor preço, nem sempre, é o que melhor atenderá os interesses da
empresa compradora.
Em todas as ocasiões, há de se buscar a melhor combinação entre o
preço econômico, a qualidade e a celeridade. A ênfase em apenas um desses
quesitos pode acarretar resultados indesejados à organização.
No caso do enunciado, uma atenção excessiva à obtenção do menor
preço poderá, como vimos, comprometer a qualidade do bem adquirido.
Dessa maneira, a questão está errada.
Mas como obter qualidade nas compras feitas por órgãos públicos, nas
quais, geralmente, a regra é o julgamento pelo menor preço? A resposta é
dada através da próxima questão.
2. (CESPE / SEAD FUNESA SE / 2008) As especificaçõesfuncionais, essenciais para a execução de compras que
garantam a qualidade de produtos ou serviços, podem serdescritas, no setor público, por marca, especificação de
características físicas e químicas, método de produção e
desempenho, por desenhos de engenharia, entre outros.
As especificações funcionais de um determinado objeto devem ser
capazes de definir, com o máximo nível de precisão possível, a qualidade
necessária ao seu uso efetivo pela organização. Usualmente, uma
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especificação funcional pode ser descrita pelos seguintes modos (ou, ainda,
pela combinação deles):
por marca;
por caracterização de aspectos físicos e químicos;
por método de produção e/ou desempenho;
por desenho de engenharia;
outros (similaridade com objetos existentes etc).
Contudo, não é usual que a especificação funcional se dê por indicação
de marca nos órgãos públicos. Veja o conteúdo do §7º do artigo 15 da Lei nº
8.666/1993 (Lei de Licitações e Contratos):
§ 7o Nas compras deverão ser observadas, ainda:
I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de
marca;
Contudo, a indicação de marca pode ser admitida, quando
tecnicamente justificável. Este é um caso bastante particular. Um
exemplo típico é a compra de tinta de parede de determinada fabricante, já
que a pintura com material de outra marca poderá acarretar diferença de
tonalidade.
Assim, visto que o enunciado da questão faz menção genérica à
possibilidade de descrição de uma especificação funcional, no setor público,
por marca, ele está errado.
3. (CESPE / UEPA / 2008) Melhores condições de compra de
determinado bem são proporcionadas por situações nas quais
existem materiais similares com a mesma qualidade do bem a
ser adquirido, vários fornecedores para o mesmo bem e
quantidades a serem adquiridas superiores às quantidades
habituais.
Vejamos como os fatores listados no enunciado relacionam-se com os
atributos de uma compra eficiente:
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• Materiais similares com a mesma qualidade → favorecem a obtenção
de preço econômico;
• Vários fornecedores → maior competitividade → favorecem a obtenção
de preço econômico e de qualidade;
• Maior quantidade a ser adquirida → economia de escala → preço
econômico.
Dessa forma, a questão está certa.
2. A FUNÇÃO COMPRAS
As atividades de compras, em uma organização, respondem por
parcela considerável da sua busca por uma vantagem competitiva no
mercado. Assim, sempre que olhamos para as compras organizacionais sob a
ótica estratégica – e não simplesmente operacional – estamos falando da
função compras.
A expressão “função compras” transcende (e engloba) aquilo a que
nos referimos usualmente como “compra” em uma organização. Ao passo
que esta define o ato operacional de procura de bens e serviços e posterior
suprimento à empresa, a função compras demanda responsabilidade e
complexidade maiores.
A parte operacional de certa aquisição é tão somente o “núcleo duro”
de um encargo mais complexo – a função
compras.
Segundo Gonçalves (2007), a função
compras requer planejamento e
acompanhamento, processos de decisão,
pesquisa e seleção de fontes supridoras dos
diversos materiais, diligenciamento dos
fornecedores (para assegurar que o produto
será recebido sem atrasos, no momento
esperado). Requer, ainda, uma coordenação
geral entre os diversos órgãos da empresa:
almoxarifados, finanças e todos os diversos
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setores que são revestidos do papel de clientes da compra a ser realizada.
Os objetivos da função compras podem ser sintetizados no quadro
abaixo:
OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS
Garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços, nas
quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos;
Comprar com qualidade, celeridade e ao preço econômico;
Manter um cadastro de fornecedores que garanta fluxo de materiais
e serviços;
Planejar as compras (fazendo um calendário de aquisições, por
exemplo);
Manter uma relação próxima com as áreas internas da organização,
em especial os clientes internos, almoxarifados e finanças;
Manter um bom relacionamento com fornecedores (* cai muito
em concursos!!);
Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de
compras.
Em concursos, sempre que a questão fizer alusão às atividades de
compras em uma organização, é recomendável voltarmos nosso raciocínio
para a função compras. Geralmente esta expressão não está explícita no
enunciado, mas o seu conceito permeia a questão. Vejamos a próxima
questão:
4. (CESPE / ABIN / 2010) As funções da equipe de comprasenvolvem todo o processo de localização de fornecedores e
fontes de suprimento, cotação, aquisição de materiais,acompanhamento da ordem de fornecimento junto aos
fornecedores e o recebimento do material comprado, paracontrolar e garantir o fornecimento de acordo com a
especificação solicitada.
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As atividades inerentes ao setor de compras de uma organização
(especialmente de um órgão público) podem ser listadas da seguinte forma:
ATIVIDADES DO SETOR DE COMPRAS DE UM ÓRGÃO PÚBLICO
Manutenção do cadastro de fornecedores (cadastramento / atualização
dos dados / exclusão).
Gerenciamento dos diversos processos (originados internamente à
organização) de solicitação de compras.
Pesquisa de preços no mercado (é cotação ou orçamentação, que
servirá de base para a aquisição futura).
Instrução de processos licitatórios (confecção de editais, de minutas
de contrato etc.) = é a fase interna da licitação.
Abertura e condução de licitações (é onde, efetivamente, faz-se a
seleção dos fornecedores) = é a fase externa da licitação.
Assinatura de contratos ou de atas de registro de preços / entrega de
notas de empenho aos fornecedores. Trata-se do estágio da despesa
chamado empenho. Neste estágio, é oficializada a obrigação da
Administração Pública de efetuar o pagamento, bem como do
particular de fornecer bem.
Acompanhamento da entrega do produto, ou seja, preocupação da
Administração quanto à liquidação da despesa.
Como vemos, as atividades listadas estão de acordo com o enunciado.
A questão, assim, está certa.
5. (CESPE / SEBRAE / 2008) Entre os objetivos dos procedimentosde compras incluem-se: obter mercadorias e serviços na
quantidade e com a qualidade necessárias, inclusiveobedecendo aos fluxos dos programas de produção; obter
mercadorias e serviços ao menor custo; garantir o melhorserviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor;
desenvolver e manter as boas relações com os fornecedores e
desenvolver fornecedores potenciais.
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Os objetivos da função compras diversificam-se em um amplo escopo
dentro da organização, o que é retratado no enunciado da questão.
Ressalta-se que para a banca, os objetivos das compras em uma
organização reúnem a obtenção de quantidade correta, qualidade, preço
econômico, pronta entrega e bom relacionamento com fornecedores.
A assertiva, portanto, está certa.
6. (CESPE / COHAB - BAURU / 2004) A função de compras é um
elemento essencial da administração de materiais, pois, por seu
intermédio, pode-se minimizar custos e aumentar lucro.
Ao comprar ao preço econômico, com qualidade e celeridade (um dos
objetivos da função compras), minimizam-se os custos da organização. Com
menores custos envolvidos, a majoração do lucro é apenas uma decorrência.
A questão está certa.
Ok...tendo visto a importância da função compras, bem como seus objetivos,
na próxima seção iremos ver como as atividades do setor de compras podem
se relacionar.
2.1. Etapas do Processo: o Ciclo de Compras
As atividades diretamente envolvidas na aquisição de um determinado
item de material podem ser concatenadas de modo a formarem o chamado
ciclo de compras.
É o que discutiremos por meio da próxima questão
7. (CESPE / TJ ES / 2011) As etapas do ciclo de compras incluem
o acompanhamento do pedido de compra e o controle do
recebimento do material comprado.
O chamado ciclo de compras de uma organização engloba todas as
atividades que se estendem desde o recebimento (pela área de aquisições)
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das requisições de compras (proveniente dos diversos setores internos da
organização) até a aprovação da fatura para pagamento ao fornecedor.
O ciclo está representado no esquema abaixo:
Na realidade, não se trata de um ciclo propriamente dito. Mas sim de
um processo de trabalho, que se repete incessantemente. De qualquer
forma, a literatura da área usa o termo ciclo de compra, e temos que estar
familiarizados com este conceito, ok?
Das tarefas representadas no esquema acima, apenas o “Recebimento
de Material” é feito por uma área distinta da área de compras: o recebimento
é feito pelos almoxarifados da organização, conforme veremos com mais
detalhe na próxima aula.
O enunciado da questão faz alusão ao acompanhamento do pedido de
compra e ao controle do recebimento. Esta tarefa (representada no esquema
acima) diz respeito à uma preocupação com a determinação do local de
entrega do material, bem como do cumprimento do fornecedor no que
concerne aos prazos de entrega – estando sujeito a multas, caso não os
observe.
A questão, portanto, está correta.
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A atividade de acompanhamento de pedidos é também conhecida como
follow up. Vejamos a próxima questão.
8. (CESPE / SEBRAE / 2008) O procedimento de acompanhamentode pedidos realizado pelo setor de compras, também chamado
follow up, pode ser realizado por contatos pessoais outelefônicos com o fornecedor, mesmo após efetuado o pedido
de compras e, visa localizar problemas antecipadamente e
evitar surpresas desagradáveis.
O setor de compras, após efetuado um pedido, permanece no aguardo do
recebimento do item de material ou da prestação de um determinado
serviço.
No entanto, é cada vez mais cobrada uma postura proativa da área de
compras, antecipando-se à ocorrência de eventuais problemas na entrega do
objeto. Assim, há o que chamamos de “follow up”, ou, simplesmente,
procedimento de acompanhamento / diligenciamento / seguimento de
pedidos.
O follow up visa a obter informações quanto à exequibilidade da
obrigação assumida pelo fornecedor. Isso implica, primordialmente, entregar
o objeto correto, na quantidade correta, no local apropriado e dentro do
prazo acordado. Caso sejam detectados problemas, ações corretivas são
tomadas pela organização, indo desde a procura por outros fornecedores até
a substituição do bem solicitado por outro similar.
A questão, dessa forma, está certa.
9. (FCC / MPE – SE / 2009) A etapa em que o órgão de compras
assegura-se de que a entrega do material será feita dentro dos
prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas
denomina- se:
a) análise das requisições
b) análise de valor
c) recebimento de materiais
d) pesquisa e seleção de fornecedores
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e) seguimento de pedidos
Lembre-se: acompanhamento de pedidos = diligenciamento de pedidos =
follow up = seguimento de pedidos.
Resposta: E.
10. (CESPE / TJ DFT / 2008) Análise da requisição de compra,
recebimento e aceitação da mercadoria e aprovação da fatura
para pagamento do fornecedor são fases do ciclo de compras.
Como vimos, as fases (ou etapas) do ciclo de compras listadas no
enunciado efetivamente fazem parte do ciclo de compras.
A questão está certa.
11. (CESPE / MPE – PI / 2012) O processo de compras
encerra-se na emissão da ordem de compra, uma vez que o
acompanhamento do prazo de entrega, a recepção e a aceitação
das mercadorias são realizados pela equipe responsável pela
guarda dos insumos.
Como vimos, o acompanhamento do prazo de entrega (inserido no follow
up) é tarefa da equipe de compras, o que compromete a assertiva.
A recepção é tarefa da equipe dos almoxarifados, como veremos na
próxima aula. Já a aceitação de mercadorias usualmente é tarefa do órgão
que fez a requisição do material.
A assertiva está errada.
Ok...tendo visto a importância da função compras, bem como seus objetivos,
e o modo como se dá o Ciclo de Compras, na próxima seção iremos conhecer
um pouco da estrutura da área de compras em uma organização.
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2.2. A organização do setor de compras
É usual a departamentalização (= divisão da estrutura administrativa)
da área de compras de acordo com uma estrutura funcional.
Podemos dizer que a estrutura funcional é um tipo de estrutura
organizacional em que o critério empregado para a divisão das áreas é a
função desempenhada pelos setores envolvidos. Isso possibilita maior
especialização dos envolvidos, bem como uma definição clara de
responsabilidades.
No caso da área de compras, é comum a departamentalização de
acordo com as seguintes funções:
Manutenção do cadastro de fornecedores = trata-se de uma função de
apoio à atividade de compras. Há critérios específicos para a seleção
de fornecedores, como veremos mais adiante nesta aula;
Processamento das Compras (Seção de Aquisições (ou Seção de
Compras, ou, ainda, Central de Compras)= o processamento é
efetuado por unidade administrativa responsável pelo recebimento das
requisições de compras (proveniente dos demais órgãos internos da
organização), bem como por toda a instrução do processo de compras
(pesquisa de preços, negociação com fornecedores etc.). Em empresas
privadas, este setor conclui a negociação com os fornecedores, após
sua seleção. Já em órgãos públicos, onde a licitação é obrigatória, este
setor apenas instrui a fase interna do procedimento licitatório. A fase
externa fica por conta da Comissão Permanente de Licitação, que
procede à execução de tarefas como (divulgação de editais, abertura e
condução de procedimentos licitatórios etc.);
Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seção de
Liquidação) = geralmente, há uma unidade administrativa responsável
pelo acompanhamento de pedidos (também conhecido por follow up),
tendo grande ênfase no cumprimento, por parte do fornecedor, dos
prazos de entrega dos itens de material. Após a entrega, esta unidade
encaminha as faturas (notas fiscais) para pagamento.
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Fique atento!! Viana (2006) lista duas unidades funcionais adicionais ao
esquema acima. Trata-se de “Compras Locais” (execução de compras
efetuadas no Brasil) e “Compras por Importação” (compras em países
estrangeiros). No entanto, na prática, não é usual a segmentação dessas
atividades em unidades administrativas distintas. Mas é bom nos
prevenirmos com relação a uma eventual cobrança da banca, ok?
Ainda com relação à estrutura do setor de compras, cabe a discussão
sobre a centralização ou descentralização das compras, trazendo consigo
questões sobre as eventuais vantagens estratégicas provenientes destas
opções de estrutura.
Em uma estrutura centralizada, as compras são concentradas em um
único órgão. Várias são as vantagens decorrentes desta opção: minimiza-se
a chance de haver compras duplicadas (incorrendo em maior custo de pedido
e perdendo-se em economia de escala1,), possibilita-se melhor controle, etc.
Em contrapartida, a centralização de compras é usualmente preterida no
caso de organizações que possuem unidades administrativas dispersas
1Economia de escala é o termo usado para se referir ao preço menor unitário obtido quanto há uma compra em
grandes quantidades.
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geograficamente. Neste caso, opta-se por uma estrutura descentralizada.
A principal vantagem deste desenho organizacional é a maior agilidade no
atendimento das demandas dos clientes internos. Os Correios e as
organizações militares, por exemplo, adotam este tipo de estrutura.
O quadro abaixo apresenta as principais vantagens dessas duas
estruturas:
VANTAGENS DAS ESTRUTURAS DE COMPRAS
CENTRALIZAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO
Obtenção de maior
economia de escala; Possibilita melhor controle
global do processo decompras e dos estoques;
Reduz o custo de pedido(menor número de pedidos
e redução do quadro depessoal);
Evita a disparidade depreços de aquisição de um
mesmo material por
distintos compradores (oque poderia suscitar uma
competição danosa entreeles).
Resposta mais rápida e ágilàs solicitações de compra;
Maior flexibilidade nanegociação com
fornecedores regionais; Maior autonomia funcional
das unidadesadministrativas regionais.
12. (CESPE / ANCINE / 2006) Em grandes organizações, um
aspecto importante a ser considerado se refere à centralizaçãoou descentralização das compras. A centralização apresenta
como vantagens a oportunidade de serem negociadas grandesquantidades de materiais por menores preços, a
homogeneização desses materiais, o menor tempo na sua
aquisição e melhor controle dos estoques.
É correto afirmarmos que a centralização apresenta como vantagem a
oportunidade de serem negociadas grandes quantidades de materiais por
menores preços (economia de escala), a homogeneização destes materiais
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(já que são adquiridos de um mesmo fornecedor) e o melhor controle
(global) de estoques.
No entanto, a centralização exige maior tempo de aquisição, já que se
negociam maiores quantidade com fornecedores inseridos no amplo mercado
(e não no local).
A questão, portanto, está errada.
13. (CESPE / ANTAQ / 2009) Uma vantagem de se adotar a
centralização do processo de compras é a obtenção de maior
controle de materiais em estoque.
Como vimos na tabela acima, a centralização das compras possibilita
melhor controle global do processo de compras e dos estoques.
A assertiva está certa.
2.3. Modalidades de compras
Didaticamente, há autores que dividem as compras de acordo com seus
tipos, ou modalidades. Não se tratam de modalidades de licitação, mas sim
da “categoria” em que é possível classificar uma determinada requisição de
compras recebida pelo órgão responsável por executá-la.
O quadro a seguir sintetiza as principais modalidades de compras:
MODALIDADES DE COMPRAS
De acordo com o item comprado
Compra parainvestimento
Aquisição de bens patrimoniais (equipamentos,
instalações etc.), que irão compor o ativoimobilizado da empresa.
Compra para consumo
Aquisição de matérias primas e produtosintermediários (= materiais produtivos) ou materiais
auxiliares (= materiais improdutivos).
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MODALIDADES DE COMPRAS
De acordo com o local de origem do fornecedor
Compra local O fornecedor é do mesmo país do comprador.
Compra porimportação
Comprador e fornecedor são de países distintos.Nesse caso, há maior exigência burocrática.
De acordo com a formalização das compras
Compras formais
São compras que exigem documentos que
comprovem a instrução do processo de compra (orçamentos, editais, notas fiscais, contratos etc.)
Compras
informais
São compras de pequeno valor, que dispensam
maiores trâmites burocráticos.
No setor público, há exigência de menor formalidade
nas compras por suprimento de fundos, dado seubaixo vulto (valor). No entanto, não há de se falar
em informalidade em órgãos públicos.
De acordo com a necessidade de entrega do item
Compras
antecipadas
São compras que antecedem a necessidade efetiva
de consumo, cujos itens irão compor o estoque da
organização. Essas compras carecem de planejamento prévio do gestor de estoques.
Compras parceladas
(ou
contratadas)
São compras formalizadas por meio de contratosque preveem a entrega dos itens de material
parceladamente, ou em determinada época
desejada.
Compras
emergenciais
São compras urgentes, originárias de uma
necessidade não prevista com a devidaantecedência. São prejudiciais à empresa, dado que
o caráter de emergência reduz o poder de
negociação com o fornecedor (há menos tempo para fazer a pesquisa de mercado, por exemplo).
De acordo com o ineditismo ou a recorrência da compra
Compra nova
São compras inéditas, não realizadas anteriormentepela organização. Quanto maior o custo/risco e
menor as informações disponíveis no mercado,maior o tempo inerente à tomada de decisão da
compra.
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MODALIDADES DE COMPRAS
Recompra direta
São compras rotineiras, realizadas usualmente pela
organização, nas quais as variáveis envolvidas sãoconhecidas, e que a avaliação de alternativas é
considerada desnecessária.
Recompra
modificada
São compras rotineiras, mas que sofrem aalterações nas especificações, nos termos de
compra, nos potenciais fornecedores ou em qualqueroutra variável envolvida, o que exige uma
reavaliação da situação, e nova tomada de decisão.Pode ser simples (poucas variáveis envolvidas) ou
complexa.
14. (Inédita) Compras emergenciais podem ser benéficas às
organizações, já que a urgência, muitas vezes, pode implicar
menores custos de pedido.
Compras emergenciais são sempre danosas às organizações. A
urgência, muito mais do que implicar um eventual decréscimo no custo de
pedido, geralmente ocasiona uma menor pesquisa de mercado, acarretando
compras mais onerosas.
A afirmativa está errada.
15. (Inédita) Em órgãos públicos, a regra é a compra formal, seja
ela de bens de consumo ou para investimento, sendo boa
prática evitar as compras emergenciais.
O enunciado acima sintetiza muito da realidade dos órgãos públicos no
que diz respeito às modalidades de compra.
Seu conteúdo está correto.
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16. (CESPE / GESTOR AC / 2006) Compras em emergência podem
ser lesivas à empresa por dificultarem a concorrência e a
escolha adequada do fornecedor.
Comprar rápido pode, realmente, implicar despesas acima da média,
escolhas incorretas de fornecedor e produtos de menor qualidade.
A questão está certa.
17. (CESPE / MPE-PI / 2012 - adaptada) No caso de um item
adquirido de forma recorrente por uma organização sofrer
alguma variação que modifique os procedimentos normais de
suprimentos, a modalidade de compra indicada é a de recompra
modificada.
O enunciado descreve uma situação na qual a demanda de um item
sofreu alguma espécie de modificação (seja em sua especificação, ou na
perda de exclusividade de um fornecedor, por exemplo). Tal variação implica
a necessidade de reestudo das decisões envolvidas em sua compra.
Trata-se, realmente, de uma situação de recompra modificada. A
questão está certa.
2.4. Seleção e cadastro de fornecedores
A manutenção de boas relações com os fornecedores – um dos objetivos
da função compras – é muito cobrado em
concursos.
Imagine um contrato para o fornecimento
de material de limpeza, celebrado entre um
órgão público e uma empresa privada. Sendo
este contrato fruto de um procedimento
licitatório (por exemplo, pregão), geralmente
são estipulados previamente um preço
máximo a ser pago pelo serviço, as
obrigações da futura contratada e as sanções
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para o caso de descumprimento do contrato.
No caso de condições “muito rígidas” – baixo valor pago pelo órgão
público, obrigações pouco usuais impostas à contratada e sanções pesadas a
serem impostas à empresa privada – alguém poderia dizer que a
Administração Pública “venceu” (e que a empresa “perdeu”). Talvez isso seja
verdade a curto prazo.
No entanto, no decorrer do contrato, não raras são as vezes que a
empresa privada não consegue cumprir o contrato, em geral por dificuldades
financeiras. As multas impostas pelo órgão público somente reforçam os
problemas da empresa. Resultado: a empresa quebra, e a Administração
Pública arca com custos difíceis de mensurar. Ainda, uma possível
contratação emergencial que se seguirá tem maior chance de ser feita com
preços superiores aos do mercado.
Em síntese: compradores e fornecedores não estão em disputa, mas sim
em busca de uma condição em que ambos possam usufruir de vantagens e
de estabilidade.
18. (CESPE / IFB / 2011) Um dos objetivos do setor de compras
é desenvolver e manter boas relações com os fornecedores.
19. (CESPE / ANCINE / 2006) Atualmente, o responsável pelas
compras deve buscar, nas negociações com fornecedorestradicionais, obter o máximo de vantagens para sua
organização, estabelecendo uma disputa na qual ele saiavencedor e a outra parte, perdedora.
20. (CESPE / EBC / 2011) De modo geral, o processo de aquisição
de materiais deve fundamentar-se em uma relação do tipoganha-perde, na qual a empresa ganha descontos e o
fornecedor perde lucratividade.
Com o entendimento exposto acima (de que não há relação de perde-
ganha entre comprador e fornecedor, mas sim uma relação de ganho
mútuo), vemos que as assertivas anteriores podem ser assim julgadas: 18 –
certa; 19 – errada; 20 – errada.
NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAISTRTs 12ª E 18ª REGIÕES
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Ok...agora entendemos que há de se buscar uma relação de ganha-ganha
com os fornecedores. Mas quais os critérios que devemos levar em
consideração para bem selecioná-los?
Antes de responder essa pergunta, devemos analisar como que está
caracterizado o mercado de determinado material, no que diz respeito a seus
fornecedores. Há grande número de concorrentes? Há exclusividade de
fornecimento? Há intenção de a empresa manter um relacionamento
duradouro com um único fornecedor? Estas questões devem ser respondidas
quando falamos de seleção de fornecedores.
Os fornecedores de determinada organização podem ser classificados de
acordo com a exclusividade que detêm sobre o objeto a ser fornecido, bemcomo com o tipo de relacionamento mantido com a organização. As
categorias são as que seguem:
Fonte simples: caracteriza-se por almejar um relacionamento de
longo prazo com a organização. É um fornecedor, selecionado dentreoutros possíveis, que adequa-se a fim de melhor atender à empresa
contratante;
Fonte única: o fornecedor é exclusivo, seja em razões de patentes, dedireitos de exclusividade, de especificações técnicas etc. Em órgãos
públicos, esta contratação dá-se por inexigibilidade de licitação;
Fonte múltipla: há vários fornecedores passíveis de entrega do objetorequerido. Neste caso, há competitividade, o que favorece o poder de
barganha do comprador.
21. (CESPE / ABIN / 2010) A fonte simples é caracterizada pela
existência de apenas um fornecedor disponível no mercado,seja em razão de patentes, especificações técnicas, matéria-
prima, seja em razão de localização.
Pelo exposto anteriormente, vemos que o enunciado refere-se à fonte
única (e não à simples). A questão está, assim, errada.
No caso em que não haja exclusividade do fornecedor com relação a
determinado material, há de proceder à seleção de fornecedores.
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O objetivo, nesta etapa da função compras, é selecionar os
fornecedores mais vantajosos à organização. O termo “mais vantajosos” não
pode ser traduzido em um único aspecto. Como vimos, não é somente o
menor preço que constitui a maior vantagem à organização. Infelizmente,
não raras são as vezes nas quais o “barato sai caro”.
De nada adianta uma proposta de menor preço que apresente um
prazo de entrega muito além de nossas necessidades. Ainda, uma proposta
de maior valor que admite um pagamento parcelado (em 10 vezes, por
exemplo), pode ser mais vantajosa do que outra de menor preço, mas que
só dá margem a um pagamento à vista.
Outros quesitos devem ser analisados: capacidade produtiva (o
fornecedor possui a produção necessária para a quantidade que preciso?),
relacionamento com a organização, reputação no mercado, postura ética,
entre tantos outros.
Podemos listar da seguinte forma os quesitos a serem negociados
entre as partes:
Fonte: Adaptado de GONÇALVES, 2007.
Fatores a serem negociados entre a organização e seusfornecedores
• Preços
• Prazos de entrega
• Condições de Pagamento
• Fatores pós-venda
• Condições de reajuste dos preços ofertados
• Garantias contratuais e suas extensões
• Critério de inspeção e garantias de qualidade
• Custos do transporte
• Custo das embalagens ou introdução de embalagens especiais
• Acréscimos ou reduções de quantidades
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22. (CESPE / HFA / 2004) A seleção de fornecedores é uma das
grandes responsabilidades do departamento de compras, seja
para itens rotineiros, seja para compras esporádicas. Embora aseleção inadequada possa gerar problemas em toda a cadeia de
produção da empresa, o departamento de compras não podeabrir mão do critério de menor preço para escolha do
fornecedor, pois os altos custos podem inviabilizar o preço do
produto final.
Como vimos, o departamento de compras não pode balizar-se unicamente
pelo critério do menor preço.
Uma compra “barata” de um material de péssima qualidade é,
simplesmente, dinheiro “jogado fora”.
O ideal, para a área de compras, é ponderar os fatores listados na tabela
anterior. Às vezes, uma despesa maior na compra pode implicar economia
em longo prazo.
A questão está errada.
23. (CESPE / TJBA / 2003) No que se refere à seleção do número
de fornecedores em determinado processo de compras, écorreto dizer que uma das principais vantagens em situações de
compra de muitos fornecedores é o maior grau de liberdade de
opção na escolha dos fornecedores.
Quanto maior o número de fornecedores de determinado item de
material, maior a liberdade de opção da organização na escolha de
fornecedores.
Pessoalmente, creio que a principal vantagem, mais do que a simples
liberdade de escolha com relação aos fornecedores, é o que a organização
pode obter a partir dela. Neste caso, a maior competitividade do mercado
implica, em regra, menores preços. Por fim, há menor poder de negociação
dos fornecedores, acarretando uma posição mais confortável no mercado
para a organização.
De qualquer forma, a questão está certa.
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Ainda sob o tópico “Seleção e Cadastro de Fornecedores”, cabe discorrer
sobre os procedimentos inerentes a esta atividade que são conduzidos por
organizações públicas federais. Estamos falando do SICAF.
24. (CESPE / PREVIC / 2010) Por meio do credenciamento noSICAF, habilitam-se as organizações interessadas a participar
de pregão, em sua forma eletrônica, bem como na cotação
eletrônica.
O SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores é um
banco de dados mantido em plataforma web, viabilizando o cadastramento
de fornecedores de materiais e serviços para os órgãos / entidades da
Administração Pública Federal Direta, autárquica, fundacional, no âmbito do
Sistema Integrado de Serviços Gerais – SISG (conforme Decreto nº.
1.094/94 da Casa Civil da Presidência da República).
Em outras palavras, o SICAF é um
instrumento básico de apoio aos processos de
compras e contratações pelos órgãos
públicos. Através dele pessoas físicas e
jurídicas que desejam participar de licitações
com os órgãos e entidades integrantes do
SISG são habilitados parcialmente (bastando apenas a validação posterior da
documentação exigida em uma unidade cadastradora).
O SICAF pode ser acessado através do seguinte endereço: