Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsgrundsätze für ...€¦ · rungsgründe für Geschäftsunterlagen des Versicherungsbe-triebes“ zu aktualisieren. Nach einer Einführung
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Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsgrundsätze für Geschäftsunterlagenvon Versicherungsunternehmen
4., völlig neu bearbeitete Auflage
Herausgeber:
Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e. V.
Während handelsrechtlich grundsätzlich nur Kaufleute im Sin-
ne des Handelsgesetzbuches zur Aufbewahrung von Unterla-
gen verpflichtet sind (§ 257 Abs. 1 HGB), gelten die steuerrecht-
lichen Aufbewahrungspflichten für zweierlei Gruppen:
1. Zum einen (abgeleitet bzw. derivativ) für diejenigen, die
nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher
und Aufzeichnungen zu führen haben, die für die Besteu-
erung von Bedeutung sind (§ 140 AO). Dazu zählen alle
aufsichtsrechtlich für Versicherungsunternehmen zulässi-
gen Rechtsformen (§ 7 Abs. 1 VAG), namentlich die (Versi-
cherungs-)Aktiengesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB i. V. m. § 3
Abs. 1 AktG), die Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit
(§ 16 Satz 2 VAG) und die Körperschaften und Anstalten des
öffentlichen Rechts, die den Betrieb von Versicherungsge-
schäften zum Gegenstand haben (§ 55 Abs. 1 VAG).
2. Darüber hinaus (originär) für gewerbliche Unternehmer,
die für den einzelnen Betrieb
a) Umsätze von mehr als 350.000 Euro im Kalenderjahr getätigt haben, wobei steuerfreie Umsätze (z. B. Leis-tungen aufgrund eines Versicherungsverhältnisses; Umsätze aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter und -makler; § 4 Nr. 10 und 11 UStG) einzubeziehen und bestimmte andere Umsätze ausgenommen sind (§ 141 Abs. 1 Nr. 1 AO) oder
b) einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 30.000 Euro im Wirtschaftsjahr erzielt haben (§ 141 Abs. 1 Nr. 4 AO).
Voraussetzung ist in diesen Fällen zudem, dass die Finanz-
behörde die Verpflichtung den Steuerpflichtigen vorher
mitgeteilt hat (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO). Damit soll Rücksicht
auf die Unerfahrenheit bisher nicht buchführungspflichti-
ger Steuerpflichtiger genommen werden. Zu den insoweit
Verpflichteten können insbesondere Versicherungsvertre-
ter zählen, deren Unternehmen einen in kaufmännischer
Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert (§ 1
Abs. 2 HGB).
Zwei Gruppen
20 Allgemeine rechtliche Situation
Die Aufbewahrungspflicht folgt hier der Buchführungs-
und Aufzeichnungspflicht.
1.2.2 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Die Frage, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, ist
für das Steuerrecht (§ 147 Abs. 1 AO) im Wesentlichen überein-
stimmend mit dem Handelsrecht (§ 257 HGB) geregelt. So sind
die folgenden Unterlagen nach der Abgabenordnung aufzube-
wahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Ver-
ständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonsti-
gen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels-oder Geschäfts-
briefe,
4. Buchungsbelege,
4a. (Zoll-) unterlagen,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind.
Da sich die Abgabenordnung mit ihren Aufbewahrungspflich-
ten im Gegensatz zum Handelsrecht nicht nur an Kaufleute,
sondern auch an andere Personen wendet, die keine Handels-
geschäfte tätigen (wie z. B. Freiberufler, Land- und Forstwirte),
ist in § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO nicht von Handelsbüchern, sondern
nur von Büchern und Aufzeichnungen die Rede.
Gleiches gilt für den Begriff der Handelsbriefe. Handelsbriefe
sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257
Abs. 2 HGB). Nach § 343 Abs. 1 HGB sind Handelsgeschäfte alle
Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handels-
gewerbes gehören. Durch § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO wird bestimmt,
dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen für Kaufleute die
Handelsbriefe, für andere Berufsgruppen die Geschäftsbriefe
sind.
Im Wesentlichen überein-stimmende Regelungen in AO und HGB
21Allgemeine rechtliche Situation
Ein weiterer Unterschied zwischen § 147 Abs. 1 AO und § 257
Abs. 1 HGB besteht darin, dass nach der steuerrechtlichen Vor-
schrift auch sonstige Unterlagen aufbewahrt werden müssen,
soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Handels-
rechtlich ist eine solche Regelung entbehrlich.
1.2.3 Form der Aufbewahrung
Auch die steuerlichen Vorschriften über die Form der Aufbe-
wahrung der maßgeblichen Unterlagen (§ 147 Abs. 2 AO) stim-
men im Wesentlichen fast wörtlich mit den handelsrechtlichen
(§ 257 Abs. 3 HGB) überein.
So können alle oben angeführten Unterlagen in Originalform
aufbewahrt werden. Möglich ist aber auch eine Aufbewah-
rung der Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder
auf anderen Datenträgern; Voraussetzung ist jedoch insoweit,
dass dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die
Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und
den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unter-
lagen inhaltlich übereinstimmen (richtig und vollständig
sind), wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit ver-
fügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell
ausgewertet werden können.
Bis Ende 2001 reichte es demgegenüber für Nr. 2 in voller Über-
einstimmung mit dem Handelsrecht, dass die Wiedergabe oder
die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfüg-
bar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar
gemacht werden können. Gleichlautend in beiden Gesetzen
konnten bisher Unterlagen, die gem. § 146 Abs. 5 AO auf Da-
tenträgern hergestellt wurden, statt auf Datenträgern auch
ausgedruckt aufbewahrt werden. Die Frist zur Lesbarmachung
von Unterlagen wurde auf „unverzüglich“ verkürzt, weil moder-
ne Technologien die sofortige Lesbarkeit ermöglichen und die
Einräumung einer angemessenen Frist demnach nicht mehr
realitätsnah sei.
Entscheidende und weitreichende Neuerung ist jedoch, dass
diese Daten seit Anfang 2002 (Art. 97 § 19b EGAO) „maschinell
Im Wesentlichen überein-stimmende Regelungenin AO und HGB
22 Allgemeine rechtliche Situation
auswertbar vorgehalten werden müssen“. Für die Lesbarma-
chung ist der Aufbewahrungspflichtige verantwortlich (§ 147
Abs. 5 AO). Damit ist die Aufbewahrung eines Ausdrucks origi-
när digitaler Unterlagen weiterhin möglich und ggf. auch rat-
sam, aber nicht mehr ausreichend.
Ebenso reicht insoweit die alleinige Aufbewahrung auf Mikro-
film, z. B. nach Aufzeichnung im COM-Verfahren (Computer-
Output-on-Microfilm), oder als sog. pdf-Datei nicht mehr aus.
Erforderlich ist die Archivierung auf Computer-Festplatte, CD-
ROM, Diskette o. Ä. Originär in Papierform angefallene Unter-
lagen (z. B. Eingangsrechnungen) können dagegen weiterhin
mikroverfilmt werden; Unterlagen, die zwar per EDV erstellt
wurden, aber nicht zur Weiterbearbeitung in einem EDV-ge-
stützten Buchführungssystem geeignet (z. B. Textdateien) sind,
brauchen nicht maschinell auswertbar zu sein. Die genannten
Änderungen sollen das Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf
die Daten der Unternehmen gem. § 147 Abs. 6 AO absichern.
Einzelheiten hierzu sind in dem BMF-Schreiben „Grundsät-
ze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 (BStBl. I S. 415, Anhang 6.3) gere-
gelt. Ausgenommen von der Möglichkeit zur elektronischen
Wiedergabe der Daten sind lediglich der Jahresabschluss und
die Eröffnungsbilanz, die weiterhin stets im Original aufbe-
wahrt werden müssen (§ 147 Abs. 2 AO). Ebenso wie nach Han-
delsrecht sind die Unterlagen auch nach Steuerrecht geordnet
aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 AO). Weitere Einzelheiten dazu
werden in Kapitel 3 dargestellt.
1.2.4 Aufbewahrungsfristen
Unterschiede zwischen Handels- und Steuerrecht bestehen da-
gegen bei den Aufbewahrungsfristen. Das betrifft allerdings in
der Regel nicht die Dauer der Frist selbst, sondern ihr Ende. So
sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüs-
se, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Ver-
ständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen
Organisationsunterlagen und (seit 24. Dezember 1998) auch
Buchungsbelege (Art. 97 § 19a EGAO bzw. Art. 47 EGHGB) zehn
Jahre lang aufzubewahren.
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der
abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Un-
terlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Unterschiedliche Rege-lungen in AO und HGB nicht bei Dauer, sondern bei Ende der Frist
legnachweise, Bücher) vernichtet, beschädigt oder den Finanz-
behörden zur Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthält, erfüllt
den Straftatbestand der Urkundenunterdrückung (§ 274 Abs. 1
Nr. 1 StGB). Aufgrund der steuerrechtlichen Vorschriften wird
den Belegen über angefallene (privatrechtliche) Geschäftsvor-
fälle Beweiskraft für die Dokumentation rechtserheblicher Tat-
sachen beigemessen, die die Grundlage für die Festsetzung von
Steuern oder für die Gewährung von Steuervergünstigungen
bilden.
Im Zusammenhang mit einer Insolvenz macht sich derjenige
zusätzlich wegen Verletzung der Buchführungspflicht (§ 283b
Ordnungswidrigkeit derSteuergefährdung kann zu einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro führen
75Folgen nicht rechtskonformer Aufbewahrung
Abs. 1 Nr. 2 StGB) strafbar, der Handelsbücher oder sonstige
Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht
verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs-
frist beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt
und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand er-
schwert (vgl. oben 4.1). Ein Zusammenhang mit einer Insolvenz
besteht, wenn der Täter seine Zahlungen eingestellt hat oder
über sein Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet oder der
Eröffnungsantrag mangels Masse abgewiesen ist (§ 283 Abs. 6
StGB). Gleiches, allerdings mit erhöhter Strafandrohung, gilt im
Falle eines Bankrotts (§ 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB). Die Regelung gilt
nicht für die Verletzung von Aufbewahrungspflichten, die sich
lediglich aus dem Steuerrecht, nicht aber aus dem Handels-
recht ergeben.
Verstöße gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflich-
ten berechtigen nicht dazu, gesetzliche Steuervergünstigun-
gen generell zu versagen. Die Inanspruchnahme der Steuerver-
günstigung setzt jedoch voraus, dass der Steuerpflichtige die im
Einzelfall erforderlichen Aufzeichnungspflichten (z. B. § 6 Abs. 2
Satz 4 und 5, § 6b Abs. 4 Satz 1 Nr. 5, § 7a Abs. 8 EStG) ordnungs-
gemäß erfüllt. Bis einschließlich des Veranlagungszeitraumes
1974 war die Gewährung gesetzlicher Steuervergünstigungen
an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gekoppelt.
4.3 Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften
4.3.1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Die EU-Datenschutzrichtlinie hat die Mitgliedstaaten verpflich-
tet, Sanktionen festzulegen, die bei Verstößen gegen nationale
Vorschriften greifen, die zur Umsetzung der Richtlinie erlassen
worden sind (Art. 24 EU-Datenschutzrichtlinie). Der deutsche
Gesetzgeber ist dieser Forderung mit den Bußgeldvorschriften
in § 43 BDSG und der Strafvorschriften in § 44 BDSG nachge-
kommen. Nach § 43 Abs. 2 BDSG handelt ordnungswidrig, wer
unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein zu-
gänglich sind, vorsätzlich oder fahrlässig verarbeitet, d. h. spei-
chert, übermittelt, verändert, sperrt oder löscht. Damit wird
z. B. die Aufbewahrung personenbezogener Daten nach Ablauf
der Aufbewahrungsfrist sanktioniert.
76 Folgen nicht rechtskonformer Aufbewahrung
4.3.2 Strafgesetzbuch (StGB)
Nach § 203 Abs. 1 Nr. 6 StGB macht sich derjenige strafbar, der
unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönli-
chen Lebensbereich gehörendes Geheimnis offenbart, das ihm
als Angehöriger eines Lebens-, Kranken- und Unfallversicherers
anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Nach herrschen-
der Meinung in der Literatur ist unstreitig, dass Geheimnis in
diesem Sinne bereits die Tatsache ist, dass eine bestimmte Per-
son bei einem bestimmten Unternehmen versichert ist. Nur
insoweit solche Daten steuerrelevant sind, besteht für die ge-
nannten Unternehmen eine Befugnis zur Offenbarung gegen-
über der Finanzbehörden. Mit einer weitergehenden Offenba-
rung ist der Tatbestand des § 203 Abs. 1 StGB erfüllt. Die Tat
wird allerdings nur auf Antrag verfolgt.
77Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
5 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Das nachfolgende Verzeichnis ist als Hilfsmittel und Unter-
stützung für die betriebliche Praxis gedacht. Im Fokus stehen
Geschäftsunterlagen von Versicherungsunternehmen. Die Un-
terlagen sind alphabetisch aufgeführt. Ein Anspruch auf Voll-
ständigkeit wird nicht erhoben.
Die Bezeichnungen der Unterlagen lassen Interpretationsspiel-
räume zu. Dies zeigt auch die Fachliteratur, die teilweise zu un-
terschiedlichen Einschätzungen kommt, wie lange eine Unter-
lage aufzubewahren ist. Entscheidend für die Beurteilung von
Aufbewahrungsfristen und -formen ist, wie die Funktion der
Unterlage (z. B. als Buchungsbeleg oder als Handelsbrief) gese-
hen wird.
Die gesetzlichen Aufwahrungsfristen stellen insbesondere auf
die Vorschriften des HGB und der AO ab. Nur in Einzelfällen
sind in dem nachfolgenden Verzeichnis Aufbewahrungsfris-
ten aufgeführt, die sich aus anderen gesetzlichen Vorschriften
ergeben. Entscheidend bei der Fristangabe ist somit die han-
dels- und steuerrechtliche Relevanz. Sofern keine gesetzliche
Aufbewahrung erforderlich ist, ist individuell zu prüfen und zu
entscheiden, ob gegebenenfalls interne Gründe für eine Aufbe-
wahrung im Unternehmen sprechen.
Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung wird zwischen Origi-
nal und Wiedergabe unterschieden. Ist das Original gefordert,
ist entweder die Papierform oder die digitale Form zu wählen,
wobei für Unterlagen mit Urkundencharakter stets die Papier-
form empfohlen wird. Bei der Wiedergabe wird zwischen bild-
lich und inhaltlich differenziert (vgl. Kapitel 3).
Zu den aufgeführten Unterlagen ist nicht angegeben, ob für sie
die Anforderung nach der Aufbewahrung in einer maschinell
auswertbaren Form zutrifft. Die Aufbewahrung in dieser Form
ist nur dann erforderlich, wenn es sich um eine steuerlich rele-
vante und zugleich originär digital erstelle Unterlage handelt.
Ob diese Bedingungen erfüllt sind, lässt sich jedoch nur im Ein-
zelfall entscheiden.
78 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Abbildungen/Pläne (ohne Baupläne o. Ä.) 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Abbuchungsaufträge für Lastschriften 10 X
Abfi ndungserklärungen (Leistungs-/Schadenbearbeitung, Personalwesen) 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Abhängigkeitsberichte 10 X
Ablaufdiagramme 10 X Soweit zum Verständnis der Buch-führung erforderlich.
Abrechnungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Abrufl isten für Einzugsverfahren 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Abschlussbuchungsbelege 10 X
Abschreibungsunterlagen 10 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Abstimmungsunterlagen (Jahres-, Mo-nats-Abschlussunter lagen) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich dagegen um eine Bilanzunterla-ge handelt, reicht inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Abtretungserklärungen, -anzeigen6
XSoweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. - Aufbewahrungsfrist gilt nach Erledigung.
Agenturverträge, -schlussnoten 6 X
Aktenvermerke 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht inhaltliche Aufbewah-rung aus.
Aktienbuch 10 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Altersvorsorgeunterlagen (als Anbieter privater bzw. betrieblicher Altersversor-gung bzw. als Arbeitgeber im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung)
10 X X X
Aufbewahrungsformen alternativ; Unterlagen sind nach Ablauf der Frist zu löschen bzw. zu vernichten (§ 19 Abs. 4-6 AltvDV).
Anfechtungsschreiben 6 X
Anfragen/Angebot mit Auftragsfolge oder von rechtlicher Relevanz 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht dagegen inhaltliche Aufbewahrung aus.
Anfragen/Angebot ohne Auftragsfolge oder ohne rechtliche Relevanz 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Angestelltenversicherung 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Anlagevermögens-Bücher und -Kar-teien 10 X
Anordnungen/Anweisungen von Be-hörden 6 X
79Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Anschriftenänderungsmitteilungen 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht inhaltli-che Aufbewahrung aus.
Anstellungsverträge (nach Vertrags-ende) 6 X
Anträge 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich auch nicht um Bilanzunterlagen handelt, reicht eine 6-jährige Aufbe-wahrung aus.
Antragsentscheidungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich auch nicht um Bilanzunterlagen handelt, reicht eine 6-jährige Aufbe-wahrung aus.
Anwesenheitslisten 10 X
Soweit Beleg für Lohnbuchhaltung. – Vgl. auch § 16 Abs. 2 ArbZG (2 Jah-re) und § 6 Abs. 7 FahrpersonalVO (1 Jahr).
Arbeitsablaufuntersuchungen, Arbeitsanalysen 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Arbeitsanweisungen und sonstigeOrganisationsunterlagen 10 X
Soweit zum Verständnis der Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Bilanzen erforderlich. – Soweit keine steuerliche Bedeutung, besteht kei-ne Aufbewahrungspfl icht.
Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge 10 X Soweit Buchungsbeleg, ansonsten 6 Jahre.
Arbeitsgerichtsvorgänge 10 X Soweit Buchungsbeleg oder steuer-lich relevant, ansonsten 6 Jahre.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Arbeitszeitordnungen 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Arztrechnungen (bei PKV eingereichte) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um empfangene Handels-/Geschäfts briefe handelt, reicht le-diglich eine 6-jährige Aufbewah-rung aus.
Aufsichtsratsvergütungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Aufzeichnungen (von steuerlicher Be-deutung) 10 X Vgl. Anmerkung bei „Bücher“.
Ausbildungspläne/-unterlagen 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Ausbuchungsbelege 10 X
Ausgleichsanspruchsberechnungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
80 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Auskunftsunterlagen (z. B. AVAD und private Auskunfteien) 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Außendienstberichte 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Außendienstabrechnungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich dagegen lediglich um einen empfangenen Handels-/Geschäfts-brief handelt, reicht eine 6-jährige Aufbewahrung aus.
Außendienstverträge 6 XSoweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Frist beginnt nach Vertragsende.
Autokostenabrechnungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Bankauszüge 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Bankeinzahlungen 10 X
Banküberweisungen 10 X
Barauszahlungsquittungen 10 X
Baupläne (Gebäude) 6 XLängere Aufbewahrung kann aber aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Bauvorschriften (betrieblich) 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Behördliche Bescheinigungen, Erlasse, Genehmigungen und Verfügungen 6 X
Beilagen/Durchschriften vom Versicherungsschein/Nachträge 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Beitragsdepot (Akten) 10 X Frist beginnt nach Vertragsende.
Beitragseingangsunterlagen 10 X
Beitragsabrechnungen und -nachweise in der Sozialversicherung 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Je nach So-zialversicherungszweig sind spezielle Vorschriften des Sozialgesetzbuches zu beachten: Außer in der Unfallver-sicherung sind die Abrechnungen bis zum Ablauf des auf die letzte Prü-fung folgenden Kalenderjahres auf-zubewahren (§ 28f Abs. 1 SGB IV). In der gesetzlichen Unfallversicherung sind sie mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren (§ 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII).
Beitragserhöhungen (einfach, dyna-misch) 10 X
Beitragsrechnungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Beitragsrückerstattungen 10 X
Beiträge für Verbände (Vereine) 10 X
81Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Belastungsanzeigen (-aufgaben) 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Belege, Sammelbelege, Beleglisten und -zusammenstellungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Beleihungsunterlagen (Grundstücke, Lebensversicherungen) 10 X Frist beginnt nach Ablauf.
Benachrichtigung der Realgläubiger 6 X
Beratungsverträge 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief.
Beschaffungen (Büroeinrichtung, -ma-terial, EDV) 10 X
Soweit es sich um ein „Inventar“ handelt, reicht inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Bescheide über Steuern, Gebühren, Beiträge 10 X
Beschwerden (Ombudsmann, BaFin und sonstige) 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Bestätigungsschreiben 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Bestandsunterlagen, -übertragungs-nachweise (Versicherungsverträge) 10 X Soweit Buchungsunterlagen.
Bestellungen 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Beteiligungsunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich dagegen um eine Bilanzunter-lage handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus. – Aus betriebli-chen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Betriebskostenabrechnungen 10 X
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6 X
Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Beurteilungsunterlagen (Personal) 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Bewerbungskorrespondenz 0Soweit die Korrespondenz nicht zu einem Anstellungsverhältnis ge-führt hat.
Bewirtungsrechnungen (Formblatt) 10 X
Bilanzen 10 X
Bilanzauswertungen, Berichte, Analy-sen, Prognosen 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus
betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
82 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Bonus-Unterlagen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Bordereau (Verzeichnis eingelieferter Wertpapiere) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um „Inventar“ handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewah-rung aus.
Briefwechsel, Handelsbriefe 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Börsenunterlagen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Bücher 10 XSoweit Handels- und Geschäftsbü-cher (z. B. Haupt-, Grund-, Neben-, Kontokorrentbücher, Kontenkarten).
Buchungsanweisungen 10 X
Buchungsaufgaben 10 X
Buchungsbelege 10 X
Buchungslisten 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Buchungsnoten 10 X
Bürgschaftserklärungen 6 X Frist beginnt nach Vertragsende.
Courtagerechnungen (Maklerschluss-noten) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit empfangener Handels-/Geschäfts-brief, reicht eine 6-jährige bildliche Aufbewahrung aus; soweit abge-sandter Handels-/Geschäftsbrief, reicht eine 6-jährige inhaltliche Auf-bewahrung aus.
Courtagevereinbarungen 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief.
Darlehensunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus. – Soweit es sich um einen empfangenen Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige Aufbewahrung aus. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Datenträgeraustausch (Vereinbarung) 6 X
Dauerauftragsunterlagen 6 X
Dauervorschüsse 10 X
Debitorenlisten 10 X Soweit Bilanzunterlage.
Deckungsstockverzeichnisse 10 X
83Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Deckungszusagen (vorläufi ge) 6 X Soweit abgesandter Handels-/Ge-schäftsbrief.
Deklaration (Sachversicherung) 6 X Frist beginnt nach Ende des Ver-trages.
Deklaration (Transportversicherung) 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Depotauszüge, -belege 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus. – Soweit es sich um einen empfangenen Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige bildliche Aufbewahrung aus.
Devisenbelege 10 X Soweit Buchungsbeleg. – Vgl. auch Währungsbeleg.
Dienstleistungsverträge 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich da-gegen um einen Vertrag i. S. d. § 11 BDSG handelt, ist Aufbewahrung im Original erforderlich.
Dividendenbelege 10 X
EDV-Dokumentationen, soweit zum Verständnis der Buchführung erfor-derlich
10 X
Eidesstattliche Erklärung/Versicherung 10 X Soweit Buchungsbeleg oder steuer-lich relevant.
Einheitswertbewertung, Angaben zur 6 X
Einheitswertbescheide 10 X Frist beginnt mit Auslaufen des Be-scheides.
Einzahlungsunterlagen (Kasse, Bank, Postbank) 10 X
Erfassung von Vertragsdaten für Versi-cherungen 6 X Frist beginnt mit Auslaufen der Ver-
sicherung.
Erfolgsrechnungen (Gewinn- und Ver-lustrechnungen) 10 X
Ergebnisabführungsverträge 10 X
Erklärungen des Versicherungsnehmers zu Rabattübertragungen 6 X
Eröffnungsbilanzen 10 X
Ersatzurkunden Richtet sich nach der Originalur-kunde.
84 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
E-Mails 6 X
Soweit empfangener bzw. abgesand-ter Handels-/Geschäftsbrief. – So-weit es sich um Buchungsbelege handelt, ist eine 10-jährige Aufbe-wahrung erforderlich. – Aufbewah-rung nur erforderlich, soweit steuer-lich relevant. – Etwas anderes gilt für Anhänge zu E-Mails (vgl. die betref-fenden Unterlagen selbst).
Fahrtenbücher (sofern für die Lohnsteu-er von Bedeutung) 6 X
FAX (Korrespondenz über) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um einen Handels-/Geschäfts-brief handelt, reicht eine 6-jährige Aufbewahrung aus. Bei abgesand-ten Briefen reicht inhaltliche Aufbe-wahrung.
FAX (Sendeprotokoll) 0Aufbewahrung kann ggf. aus be-trieblichen Gründen (Beweisgrün-den) sinnvoll sein.
Festgeldkonto, -abrechnungen 10 X
Freistellungserklärungen für Vermittler (Haftungsfreistellung bzw. Haftungsü-bernahmeerklärung, Regressverzichts-erklärung)
6 X
Freistellungsaufträge und -erklärungen (für Kapitalerträge) 6 X
§ 44a Abs. 3 EStG (BMF-Schreiben vom 3.6.2004). – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Auf-bewahrung sinnvoll sein.
Freistemplerabrechnungsunterlagen 10 X
Führungs- und BeteiIigungsgeschäft 10 X
Funktionsausgliederungen (§ 5 Abs. 3 Nr. 4 VAG) 10 X
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Baugenehmi-gungen)
10 X
Soweit Buchungsunterlage. – Soweit es sich um Inventar handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus. Als sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen wären sie lediglich 6 Jah-re aufzubewahren. – Aus betriebli-chen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Gefahrerhöhungsanzeigen 6 X
Gehaltsabrechnungen 10 X
Da regelmäßig EDV-mäßig erstellt. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Gehaltskonten, -listen 10 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Gehaltspfändungen 10 XAus Beweisgründen kann Aufbe-wahrung in Papierform empfehlens-wert sein.
85Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Genehmigungsurkunden der BaFin 10 X
Frist beginnt mit Auslaufen der Ge-nehmigung. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Auf-bewahrung sinnvoll sein.
Generalagenturverträge 10 X Soweit Buchungsbeleg. – Sonst le-diglich 6 Jahre.
Generalpolicen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen abgesandten Handels-/Geschäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Auf-bewahrung aus.
Gerichtsurteile vgl. Rechtsstreitfälle 10 X Soweit sich aus Urteil Kostenfolge ergibt.
Geschäftsanweisungen (innerbetrieb-lich) 10 X Soweit zum Verständnis der Buch-
führung etc. erforderlich.
Geschäftsberichte 10 X
Gilt für Berichte der Gesellschaft selbst. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewah-rung sinnvoll sein. – Geschäftsbe-richte von Beteiligungsgesellschaf-ten können als Bilanzunterlage auch lediglich inhaltlich aufbewahrt wer-den. – Für Geschäftsberichte von fremden Gesellschaften kann die Aufbewahrung aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Geschäftsbriefe vgl. Handelsbriefe
Geschäftsordnungen von Organen 6 X Soweit für die Besteuerung von Be-deutung.
Geschäftspläne (§ 5 Abs. 2 VAG) 10 X Frist beginnt nach Ablauf der Gel-tung.
Geschenknachweise 10 X
Gesundheitserklärungen 6 X Soweit eingehender Handels-/Ge-schäftsbrief.
Gewinnbeteiligung vgl. Rückvergü-tungsanweisung
Gewinn- und Verlustrechnung 10 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Gleitzeitabrechnungen 6 X Soweit für Errechnung des Lohnes von Bedeutung.
Grundbuchauszüge 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Inventurunterlage handelt, reicht eine inhaltliche Auf-bewahrung aus. – Soweit der Grund-buchauszug der Kreditsicherung dient, ist er nach Vertragsablauf als empfangener Handels-/Geschäfts-brief 6 Jahre bildlich aufzubewahren.
Grundsteuerbescheide 10 X Soweit Buchungsbeleg.
86 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Grundstücksunterlagen vgl. Gebäu-deunterlagen
Grundstücksverzeichnis 10 X Soweit Inventar.
Gutachten 10 X
Soweit es sich um versicherungs-mathematische Gutachten handelt (Bilanzunterlage). – Soweit das Gut-achten von steuerlicher Bedeutung ist, braucht es als sonstige steuerlich bedeutsame Unterlage lediglich 6 Jahre inhaltlich aufbewahrt zu wer-den. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewah-rung sinnvoll sein.
Gutschriftenanzeigen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Handbücher 10 XSoweit zum Verständnis von Bü-chern, Aufzeichnungen, Inventaren und Bilanzen erforderlich.
Handelsbilanzen 10 X
Handelsbriefe 6 X
Soweit empfangener Handelsbrief. – Soweit es sich um abgesandte Han-dels-/Geschäftsbriefe handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus.
Handelsbücher 10 X
Handelskammervorgänge 10 X Soweit beitragsrelevant und somit Buchungsbeleg.
Handelsregisterauszüge 10 X
Soweit Bilanzunterlage. – Aus be-trieblichen Gründen (Rechtsschutz) kann ggf. eine längere Aufbewah-rung und im Original sinnvoll sein.
Hauptbuchkonten 10 X
Hausverwaltungsunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um Bilanzunterlagen handelt, reicht eine bildliche Aufbewahrung aus.
Identifi zierungen (nach dem Geldwä-schegesetz) 6 X
Zugleich Sonderregelung nach § 9 Abs. 3 Satz 1 und 2 GWG: Aufbe-wahrungspfl icht (lediglich inhalt-lich, Abs. 2) bis 6 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung. – Vgl. Tz. 22 der Verlautbarung des Bundes-aufsichtsamtes für das Kreditwesen über Maßnahmen der Kreditinstitute zur Bekämpfung und Verhinderung der Geldwäsche vom 30. März 1998.
Inkassounterlagen 10 X
Instandhaltungsunterlagen Gebäude 6 X Soweit sonstige steuerlich bedeutsa-me Unterlage.
87Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Inventare (u. a. Bestandslisten, Ab-schreibungslisten) 10 X Soweit Bilanzunterlage.
Inventurunterlagen 10 XSoweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um Inventare handelt, reicht ei-ne inhaltliche Aufbewahrung aus.
Jahresabschlüsse (einschl. Erläuterung) 10 X
Journale 10 X
Soweit für Hauptbuch oder Kon-tokorrent. – Soweit es sich um Bu-chungsbelege handelt, ist eine bildli-che Aufbewahrung erforderlich.
Kapitalerhöhungsunterlagen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Kapitalertragsteuerunterlagen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Kassenabrechnungen 10 X
Kassenbelege und -durchschriften 10 X
Kassenberichte 10 XSoweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um ein „Buch“ handelt, reicht ei-ne inhaltliche Aufbewahrung aus.
Kassenbestandsaufnahmebücher und -listen 10 X Soweit Bilanzunterlagen.
Kassenbücher/-blätter 10 X Als Buchungsbelege.
Kaufanträge 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Kaufverträge 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um eine sonstige steuerlich bedeutsame Unterlage handelt, reicht eine 6-jährige Aufbe-wahrung aus. – Frist beginnt nach Ablauf des Vertrages. – Aus betrieb-lichen Gründen kann ggf. eine länge-re Aufbewahrung (in Originalform) sinnvoll sein.
Kautionsbelege und -unterlagen (Kau-tionskosten und Zinsrechnung); Kauti-onsrückgabequittungen
10 X
Kilometergeldabrechnungen 10 X
Kontenabstimmungen 10 X
Soweit externe Abstimmungen. – Soweit es sich um einen (internen) Buchungsbeleg handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus.
Kontenpläne (einschl. Änderungen und Ergänzungen) 10 X
88 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Kontoauszüge 10 X
Konzernabschlüsse 10 X Soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Konzernlageberichte 10 X Soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Kostenartenverzeichnisse 10 X
Kostenstellenverzeichnisse 10 X Soweit sonstige steuerlich bedeutsa-me Unterlage.
Kostenträgerrechnung 10 XSoweit es sich um einen Buchungs-beleg handelt, ist eine bildliche Auf-bewahrung erforderlich.
Kraftloserklärungen (von Urkunden) 6 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Kündigung der Versicherung vgl. Ver-tragsbeendigung
Kundenbriefe (z. B. Beschwerden) 6 X
Kurstabelle (z. B. Börsenkurse zum 31.12. des Jahres) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Auf-bewahrung sinnvoll sein.
Wie oben (vgl. Gehalt). – Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Ka-lenderjahres, das auf die zuletzt ein-getragene Lohnzahlung folgt, aufzu-bewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 10 EStG).
Lohnsteuerkarte X Während des Dienstverhältnisses (§ 39b Abs. 1 Satz 2 EStG).
Lohnsteuerunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um ein Lohnsteuerkonto han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Lohnsummenanmeldungen für Gewer-besteuerzerlegung 10 X
89Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Lohnunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV lediglich bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzube-wahren.
Mahnbescheide 6 X
Aus betrieblichen Gründen (Beweis-gründen). – Aus steuerlichen Grün-den reicht eigentlich bildliche bzw. inhaltliche Aufbewahrung, soweit es sich um empfangene bzw. abgesand-te Handels-/Geschäftsbriefe handelt. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Mahnungen 6 X
Soweit es sich um einen abgesand-ten Handels-/Geschäftsbrief han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Maklervereinbarungen, -akten , Cour-tagezusagen 6 X
Maximaltabellen 6 X
Meldungen an AVAD 0 Aufbewahrung kann ggf. aber aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Mietunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um Handels-/Geschäftsbriefe handelt, reicht eine 6-jährige Aufbe-wahrung und bei abgesandten Han-dels-/Geschäftsbriefen eine inhaltli-che Aufbewahrung aus.
Mikroverfi lmung-Verfahrensbeschrei-bung, wenn für Bilanz erforderlich 10 X
Mikrofi lm-Verfi lmungsnachweise 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – So-weit es sich um Bücher (einschl. [Prüf-]Protokolle) handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus. – So-weit es sich um Handels-/Geschäfts-briefe (einschl. [Prüf-]Protokolle) handelt, reicht eine 6-jährige und bei abgesandten Handels-/Geschäfts-briefen (einschl. [Prüf-]Protokolle) eine inhaltliche Aufbewahrung aus.
Nachträge zu Versicherungsscheinen und Prämienvereinbarungen 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Nebenkassenbelege 10 X
Notarielle Urkunden 10 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Novation vgl. Versicherungsvertrag 10 X
Optionssätze Bauten (Umsatzsteuer) 6 X
90 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Organisationsverträge, -vereinbarun-gen, Kundenschutzabkommen und Bestandsschutzvereinbarungen (Au-ßendienst)
10 X Aus Beweisgründen Papier sinnvoll.
Organisationsunterlagen 10 X Soweit zum Verständnis der Bilanz-unterlagen erforderlich.
Pensionskassenunterlagen (betriebli-che Altersvorsorge) 10 X
Pensionsrückstellungsermittlungen 10 X
Pensionszahlungen 10 X
Personalakten (soweit nicht die Vergü-tung betreffend) 0
Aufbewahrung kann über das Ende des Beschäftigungsverhältnisses hin-aus aber aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein. Datenschutzrechtlich sind personenbezogene Daten dann zu löschen, wenn sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.
Pfändungsunterlagen vgl. Rechtsstreit-fälle
Policen aller Art 10 X
Frist beginnt nach Ablauf der Versi-cherung. Aus zivilrechtlichen Grün-den ist Aufbewahrung im Original nützlich.
Portokassenbücher 10 XSoweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um Bücher handelt, reicht eine inhaltliche Aufbewahrung aus.
Postein- und Postausgangsbücher 0 Aufbewahrung kann aber aus be-trieblichen Gründen sinnvoll sein.
Postquittungsbücher 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Postbankauszüge 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit die Auszüge Grundbuchfunktion haben, reicht eine inhaltliche Aufbewah-rung aus.
Postvollmachten 6 X
Aus zivilrechtlichen Gründen (§ 175 BGB). – Als „sonstige steuerlich be-deutsame Unterlage“ bräuchte die Vollmacht lediglich inhaltlich auf-bewahrt zu werden. – Frist beginnt nach Erlöschen.
Prämien... vgl. Beitrags...
Preislisten 10 X Soweit Bewertungsunterlagen.
91Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Protokolle 10 X
Soweit die Protokolle den Jahres-abschluss (Vorstand, Aufsichtsrat, Hauptversammlung) betreffen. – Soweit es sich um sonstige Proto-kolle (z. B. über Gremiensitzungen) handelt, reicht eine 6-jährige Auf-bewahrung aus. – Aus betrieblichen Gründen (Beweisgründen) kann ggf. eine bildliche Aufbewahrung oder im Original sinnvoll sein.
Provisionsabrechnungen (einschl. -be-nachrichtigungen und -vereinbarun-gen)
10 X
Prozessunterlagen vgl. Rechtsstreitfälle
Prüfungsberichte (der BaFin) 0
Prüfungsberichte (der Wirtschafts-/Steuerprüfung 10 X
Quittungen 10 X Soweit Buchungsbelege.
Rechnungen 10 X § 14b UStG.
Rechtsstreitfälle (mit allen Unterlagen) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um eine sonstige steu-erlich bedeutsame Unterlage han-delt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Aufbewahrung aus. – Frist beginnt nach Abschluss des Rechtsstreits.
Registerauszüge vgl. Handelsregister-auszüge
Registerkarten Solange wie die eigentlichen Unter-lagen (§ 147 Abs. 1 AO: „geordnet“).
Regulierungsberichte (Schäden) 6 X
Reisekostenabrechnungen 10 X
Repräsentationsaufwand (insbesonde-re Bewirtung) 10 X
Das Gesetz sieht Schriftform vor (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG; § 87a Abs. 3 AO).
Revisionsberichte 0
Aufbewahrung kann aber aus be-trieblichen Gründen sinnvoll sein (zur Zeit in der Diskussion mit der BaFin).
Risikoänderungsanzeigen 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief.
Risikobeurteilungen (versicherungs-technisch) 0 Aufbewahrung kann aber aus be-
trieblichen Gründen sinnvoll sein.
Risikoprüfungen (Arztpapiere) 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Aus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Auf-bewahrung sinnvoll sein.
92 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Rückgängigmachung eines Vertrages vgl. Vertragsbeendigung
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich dagegen lediglich um eine sons-tige steuerlich bedeutsame Unterla-ge handelt, reicht eine 6-jährige in-haltliche Aufbewahrung aus.
Rundschreiben (BaFin, GDV usw.) 0 Aufbewahrung kann aber aus be-trieblichen Gründen sinnvoll sein.
Sachkonten 10 X
Saldenbestätigungen 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Saldenlisten bzw. -verzeichnisse 10 X Soweit Bilanzunterlagen oder Buch-funktion.
Saldennachweise der Inkassovertreter nebst Schriftwechsel 6 X
Sammelbelege für wiederkehrende Buchungen 10 X
Sammelmitteilungen über Zahlungs-eingänge und -ausgänge 10 X
Satzungen 10 X Frist beginnt mit Außerkrafttreten der betreffenden Fassung.
Schätzungsprotokolle (Leistung/Scha-den) 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Schadenabrechnungen 10 X
Schadenakten 6 XAus betrieblichen Gründen kann ggf. eine längere Aufbewahrung sinn-voll sein.
Schadenanzeigen 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief.
Schadenaufzeichnungen 6 X
Schadennachweise 6 X
Schadenreservelisten 10 X Soweit Bilanzunterlage.
Schadenstatistiken 10 XSoweit die Schadenstatistik Bedeu-tung für die Bildung von Rückstel-lungen hat.
SchadenzahIungsregister 10 X
93Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Scheckkarten 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Schecks 10 X Soweit Buchungsbeleg.
Scheckverzeichnisse 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Schriftwechsel vgl. Handelsbriefe
Schuldanerkenntnisse (abstrakte) 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Aus be-trieblichen Gründen kann ggf. beim Gläubiger eine längere Aufbewah-rung sinnvoll sein.
Schuldscheine 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Aus be-trieblichen Gründen kann ggf. beim Gläubiger eine längere Aufbewah-rung sinnvoll sein.
Schuldtitel 10 X Soweit Buchungsbeleg. – Frist be-ginnt nach Erledigung.
Schuldurkunden 10 X Soweit Buchungsbeleg. – Frist be-ginnt nach Erledigung.
Schwerbehindertenverzeichnisse
Verzeichnis ist so lange laufend zu führen, wie der Arbeitgeber schwer-behinderte bzw. ihnen gleichgestell-te behinderte Menschen und sonsti-ge anrechnungsfähige Personen be-schäftigt (§ 80 Abs. 1 SGB IX; vormals § 13 Abs. 1 SchwbG).
Sicherheitsvorschriften 6 X
Soweit Allgemeine Versicherungsbe-dingungen und steuerlich bedeut-sam. – Frist beginnt nach Ende des Vertrages.
Sicherungsbestätigung, -schein 6 X
Urkunde, die ein Versicherungsun-ternehmen einem Kreditgeber zur Sicherung von Rechten aus einem Versicherungsvertrag erteilt, wenn mit diesem Vertrag sicherungsüber-eignete Gegen stände versichert sind. – Soweit abgesandter Handels-/Ge-schäftsbrief. – Frist beginnt mit Ende des Versicherungsverhältnisses.
Sonderbedingungen 6 X
Soweit Allgemeine Versicherungsbe-dingungen und steuerlich bedeut-sam. – Frist beginnt nach Ende des Vertrages.
Sozialversicherung, (An-, Ab-, Um-) Meldungen zur (u. a. an Krankenkasse) 6 X
Soweit sonstige steuerlich bedeut-same Unterlage. – Nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV lediglich bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres) aufzube-wahren (vgl auch § 28 Abs. 2 Satz 2 DEÜV).
Spendenbelege, -bescheinigungen 10 X
Spesenabrechnungen 10 X
94 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Statistiken 10 X Soweit Bilanzunterlage (Rückstel-lungen).
Stellenausschreibungen (extern und intern) 0
Aufbewahrung kann aber aus be-trieblichen Gründen (z. B. Antidiskri-minierungsgesetz) ggf. sinnvoll sein.
Sterbeurkunden 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief.
Steuerbescheide, -erklärungen 10 X Aus betrieblichen Gründen wird eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein.
Steuerrückstellungsberechnungen 10 X
Stornobelege 10 X
Stundungsbelege 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.
Tankquittungen 10 X
Tätigkeitsberichte 0
Tarifverträge 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um eine sonstige steu-erlich bedeutsame Unterlage han-delt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Aufbewahrung aus.
Taxibelege 10 X
(Teil-)Konzernabschlüsse 10 X Soweit gesetzlich vorgeschrieben.
Telekommunikation(-sunterlagen): Te-lefon, Internet etc. 10 X Soweit Buchungsunterlagen.
Testamente (eröffnetes), Erbscheine 6 X
Testate 10 X Soweit Bilanzbestandteil.
Todesfallanzeigen 6 X
Überweisungsaufträge und -belege 10 X
Umbuchungsbelege 10 X
Umsatzmeldung in der Einheitsversi-cherung/bei einer Umsatzpolice 6 X
Umschläge von Briefen 0
Aufbewahrung (im Original) kann aber aus betrieblichen Gründen (Be-weisgründen) sinnvoll sein (z. B. als Eingangsnachweis bei Postzustel-lungsurkunde oder Einschreiben).
Unterlagen (sonstige) 6 X Soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
95Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Unternehmensverträge 10 X Soweit Bilanzunterlage. – Frist be-ginnt nach Vertragsende.
Unterschriftsanweisungen, -proben, -vollmachten 0
Aufbewahrung kann aber ggf. über die Geltungsdauer hinaus aus be-trieblichen Gründen sinnvoll sein.
Urkunden vgl. jeweilige spezielle Un-terlagen
Urlaubsanträge, -blätter 0 Aufbewahrung kann aber aus be-trieblichen Gründen sinnvoll sein.
Urlaubslisten 10 XSoweit zur Ermittlung von Rückstel-lungen oder zur Abrechnung erfor-derlich.
Veränderungsanzeigen zum Versiche-rungsvertrag 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen empfange-nen Handels-/Geschäftsbericht han-delt, reicht eine 6-jährige Aufbewah-rung aus.
Verbandsvorgänge 10 X
Soweit Buchungsbeleg (Beitragszah-lung). – Soweit sonst für die Besteu-erung von Bedeutung, reicht eine 6-jährige inhaltliche Aufbewahrung aus. – Ansonsten besteht keine Auf-bewahrungspfl icht.
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine sonstige Unterlage mit steuerlicher Bedeutung handelt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Auf-bewahrung aus.
Verhandlungsprotokolle 6 X
Soweit sonstige Unterlage mit steu-erlicher Bedeutung. – Aufbewahrung kann sonst auch aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Verkehrswertgutachten von steuerli-cher Bedeutung 6 X
Verlusterklärungen zum Versicherungs-schein 6 X Soweit empfangener Handels-/Ge-
schäftsbrief.
Vermögenswirksame Leistungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um einen empfangenen Han-dels-/Geschäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige Aufbewahrung aus.
Verpfändungsunterlagen 10 X Soweit Inventar.
Verrechnungspreisdokumentation Es gelten die allgemeinen Regeln (§ 90 Abs. 3 AO).
Versicherungsanträge 10 X Soweit durch sie ein Vertragsverhält-nis begründet wird (Buchungsbeleg).
Versicherungsbestätigungen nach § 29a StVZO vgl. auch vorläufi ge De-ckungszusage
6 X Soweit abgesandte Handels-/Ge-schäftsbriefe.
96 Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Versicherungsschein/-register und An-lagen zum Versicherungsschein 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen abgesandten Handels-/Geschäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Auf-bewahrung aus.
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen empfange-nen Handels-/Geschäftsbrief han-delt, reicht eine 6-jährige Aufbewah-rung aus. – Frist beginnt mit Ablauf der Versicherung.
Versorgungsunterlagen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um einen empfangenen Han-dels-/Geschäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige Aufbewahrung aus. – Soweit es sich um einen abgesand-ten Handels-/Geschäftsbrief han-delt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Aufbewahrung aus.
Verträge (z. B. Kauf, Miete, Wartung, Beratung) 6 X Soweit handelsrechtlich oder steuer-
rechtlich relevant.
Vertragsänderung (auch Bestätigungs-schreiben, Nachtrag zum Versiche-rungsschein)
10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen abgesandten Handels-/Geschäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige inhaltliche Auf-bewahrung aus. – Frist beginnt mit Ablauf der Versicherung.
Vertragsbeendigung 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief (Kündigung durch Ver-sicherungsnehmer; Rückgängigma-chung; Rücktritt, Anfechtung). – So-weit es sich um einen abgesandten Handels-/Geschäftsbrief (Kündigung durch Versicherung; Rückgängig-machung; Rücktritt, Anfechtung) handelt, reicht eine inhaltliche Auf-bewahrung aus. – Frist beginnt mit Vertragsbeendigung.
Verzichtserklärungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich lediglich um einen empfange-nen Handels-/Geschäftsbrief han-delt, reicht eine 6-jährige Aufbewah-rung aus. – Soweit es sich lediglich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine 6-jährige bildliche Aufbewahrung aus.
Vollmachten 6 X
Aus zivilrechtlichen Gründen (§ 175 BGB). – Als „sonstige steuerlich be-deutsame Unterlage“ bräuchte die Vollmacht lediglich inhaltlich auf-bewahrt zu werden. – Frist beginnt nach Erlöschen.
97Aufbewahrungsgut und Aufbewahrungsfristen
Unterlage Gesetzliche Aufbewah-rungsfrist
(nach HGB und AO)
in Jahren
Gesetzlich vorgeschriebene Form der Aufbewahrung
Anmerkungen
Original Wiedergabe
Papier digital bildlich inhalt-lich
Vollständigkeitserklärungen (bei Prü-fung) 10 X
Vollstreckbare Urkunden 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Aus betrieblichen Gründen ist eine Aufbewahrung mindestens bis zur Erfüllung sinn-voll. – Soweit es sich dann um einen Buchungsbeleg handelt, ist eine 10-jährige bildliche Aufbewahrung (nach Erfüllung) erforderlich.
Vollstreckungsbescheide 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Aus betrieblichen Gründen ist eine Aufbewahrung mindestens bis zur Erfüllung sinn-voll. – Soweit es sich dann um einen Buchungsbeleg handelt, ist eine 10-jährige bildliche Aufbewahrung (nach Erfüllung) erforderlich.
Vorläufi ge Deckungszusagen 6 X Soweit abgesandter Handels-/Ge-schäftsbrief.
Vorschlagswesen (betriebliches) 10 X Soweit Auslobungszahlen.
Vorsteuerberichtigungen Bauten 6 X
Wagnisbeurteilungen vgl. Risikobeur-teilungen
Währungsbelege 10 X Soweit Buchungsbeleg. – Vgl. auch Devisenbeleg.
Wechsel 10 X
Wertpapierabrechnungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage (Wert-papieraufstellung) handelt, reicht ei-ne inhaltliche Aufbewahrung aus.
Wertschätzungen 10 X
Soweit Buchungsbeleg. – Soweit es sich um eine Bilanzunterlage han-delt, reicht eine inhaltliche Aufbe-wahrung aus.
Wettbewerbsvorschriften, -richtlinien 0 Aufbewahrung kann aber ggf. aus betrieblichen Gründen sinnvoll sein.
Willenserklärungen 6 X
Soweit empfangener Handels-/Ge-schäftsbrief. – Soweit es sich um einen abgesandten Handels-/Ge-schäftsbrief handelt, reicht eine in-haltliche Aufbewahrung aus.