APROBAT, RECTOR, Prof. Dr. DORU PAMFIL _______________ PROCEDURĂ DE SISTEM AUDITUL INTERN COD PS-03 EDIŢIA : 2 STANDARDE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1 ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT Responsabil Sistem de Management Integrat al Calităţii (RSMC) Prof. Dr. Socaciu Carmen Reprezentant Management Calitate (RMC) Ec. Poruţiu Viorel SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru __________________________ ___________________________ _____________________ ______
17
Embed
Auditul intern - USAMV Clujdac.usamvcluj.ro/data/3 REGULAMENTE SI PROCEDURI/SIMC... · Web viewChestionar de audit intern Formular F-PS-03-04 RSMC RSMC Auditat 3 ani 5. Raport de
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
APROBAT, RECTOR,
Prof. Dr. DORU PAMFIL
_______________
PROCEDURĂ DE SISTEM
AUDITUL INTERN
COD PS-03
EDIŢIA : 2
STANDARDE DE REFERINŢĂ SR EN ISO 9001:2008DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1
ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZAT
Responsabil Sistem de Management Integrat al Calităţii (RSMC)
VALABILĂ DIN DATA DE _______________________________
Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca. Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei.
Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU
MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PS-03
EDIŢIE: 2
PROCEDURĂ DE SISTEMAUDIT INTERN
REVIZIE: 1Data: 14.02.2011PAG. 2 din 12
INDICATORUL REVIZIILOR
Nr.crt.
Ediţia/revizia/
data
Conţinut sumar sau identificaremodificare/analiză
Elaborat Verificat Aprobat
Funcţie, nume, prenume şi semnătură
1. Ed.2 Rev.1/ 14.02.2011
Elaborare procedură de sistem PS–03 Ed.2 Rev.1 /14.02.2011
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU
MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PS-03
EDIŢIE: 2
PROCEDURĂ DE SISTEMAUDIT INTERN
REVIZIE: 1Data: 14.02.2011PAG. 3 din 12
1. SCOP ŞI DOMENIU DE APLICAREProcedura descrie activităţile desfăşurate pentru planificarea şi efectuarea auditurilor interne în
scopul de a verifica dacă SMC este conform cu cerinţele standardului adoptat, efectiv implementat şi menţinut eficient şi eficace.
Procedura stabileşte responsabilităţile personalului implicat în activitatea de audit intern şi se aplică de către toate compartimentele din cadrul USAMV Cluj-Napoca.
2. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
2.1. MSMC - Manualul de management al calitatii ;2.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;
La elaborarea prezentei proceduri s-au consultat şi urmatoarele documente:2.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular;2.4. SR EN ISO 19011:2003 –Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu
3. TERMENI, DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3.1. TERMENI ŞI DEFINIŢI
Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC.Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin termenii: Audit = proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit şi
de evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (SR EN ISO 9000:2006);
Auditor = persoană care are aptitudini demonstrate si competenta demonstrata de a efectua un audit (SR EN ISO 9000:2006);
Auditat = organizaţie care este auditată (SR EN ISO 9000:2006); Echipă de audit = unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit, sustinuti daca este
nevoie de experti tehnici (SR EN ISO 9000:2006).
3.2. PRESCURTĂRI DGA - Director General Administrativ;DA- Directia AdministrativaRM - Reprezentant management pentru calitate ;RSMC – Responsabil sistem de management calitate ;SMC - Sistem de management al calitatatii ;MSMC - Manualul sistemului de management al calitatatii ;RNAc/Ap - Raport de neconformităţi, acţiuni corective/acţiuni preventive;Ac/Ap - Acţiuni corective/Acţiuni preventive;AI - Audit intern;PS - Procedură de sistem în managementul calitatii;
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU
MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PS-03
EDIŢIE: 2
PROCEDURĂ DE SISTEMAUDIT INTERN
REVIZIE: 1Data: 14.02.2011PAG. 5 din 12
5. DESCRIEREA ACTIVITĂŢII
5.1. Planificarea auditurilor interneAuditurile interne sunt planificate funcţie de natura şi importanţa proceselor/activităţilor şi
locaţiilor ce urmeaza a fi auditate, pe baza rezultatelor evaluării riscurilor activităţilor şi după caz, funcţie de constatările auditurilor anterioare.
Planificarea este făcută astfel încât fiecare compartiment/proces să fie auditat cel puţin o dată pe an.
5.1.1. Întocmirea programului anual de audit intern Programul anual de AI se întocmeşte de către RSMC şi se aprobă de către DGA, conform model
formular F-PS-03-01 din Anexa 1 la prezenta procedură. Acesta se difuzează prin grija RSMC tuturor compartimentelor din cadrul USAMV.
Auditul intern va fi efectuat de către auditori competenti. Echipa de audit planificată trebuie să fie competentă şi independentă de zona auditată. După caz se poate reprograma auditul sau se poate modifica echipa de audit.
5.1.2. Calificarea auditorilor interniAuditorii interni ai USAMV se instruiesc prin cursuri efectuate de către firme specializate.
Aceştia se introduc în "Lista auditorilor interni calificaţi", conform model formular F-PS-DA-03-02 din Anexa 2 la prezenta procedură. Această listă se întocmeşte de Coordonatorul programelor de audit şi se aprobă de RM. Pana la instruirea auditorilor interni, auditurile interne sunt efectuate de auditori externi, prin subcontractare.
5.2. Pregătirea auditului intern Auditorul şef întocmeşte Planul de audit intern, conform model formular F-PS-03-03 din
Anexa 3 la prezenta procedură, anunţă entitatea auditată, convin detaliile şi transmite o copie a Planului cu cel puţin 3 zile înaintea auditului.
Auditorul şef întocmeşte un chestionar de audit intern în care se consemnează cerinţele examinate, conform model formular F-PS-03-04 din Anexa 4 la prezenta procedură.
5.3. Desfăşurarea auditului internAuditul intern se desfăşoară conform planificării.Atunci când este necesar (la reclamaţii frecvente, la schimbări semnificative în sistem, verificări
de realizări Ac/Ap, etc.) se pot desfăşura audituri neplanificate, de regulă la propunerea RM.Auditul intern demarează cu o scurtă reuniune între auditor şi auditaţi în care se precizează
obiectivele şi criteriile auditului, programul, cerinţele examinate, modul de identificare şi rezolvare a neconformităţilor.
În continuare se examinează procesele şi activităţile desfăşurate pentru stabilirea conformităţii cu cerinţele documentelor SMC şi cu standardul de referinţă.
Constatările din auditul intern sunt înregistrate de către auditorul şef în chestionarul de audit intern, conform model formular F-PS-03-04 din Anexa 4 la prezenta procedură.
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU
MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PS-03
EDIŢIE: 2
PROCEDURĂ DE SISTEMAUDIT INTERN
REVIZIE: 1Data: 14.02.2011PAG. 6 din 12
Auditorul şef întocmeşte Raportul de AI conform model formular F-PS-03-05 din Anexa 5 la prezenta procedură care conţine constatările, neconformităţile şi concluziile vizavi de obiectivele auditului.
Se mai menţionează după caz, realizarea obiectivelor calităţii şi dovezile de eficacitate a SMC în zonele auditate.
Rapoartele de AI se păstrează la compartimentele auditate si RSMC.
5.5. Analiza neconformităţilor. Acţiuni corective/Acţiuni preventiveEventualele abateri constatate faţă de cerinţele standardelor de referinţă şi documentelor SMC se
notează de către auditorul şef în Raportul de AI. Neconformitatea se discută cu auditatul, se deschide RNAc/Ap de către auditorul şef conform model formular F-PS-05-01 din Anexa 1 la PS-DA-05: "Acţiuni corectiva şi preventive".
Auditorul intern participă la analiza neconformităţilor şi poate stabili Ac/Ap.RNAc/Ap se păstrează la compartimentele auditate si RSMC.
5.6. Verificarea acţiunilor corective La termenele fixate prin RNAc/Ap, RM sau auditorul şef verifică stadiul rezolvării acţiunilor
corective/preventive, eliminarea cauzelor care au condus la neconformităţi şi completează RNAc/Ap conform model formular F-PS-05-01 din Anexa 1 la PS-05. Eficacitatea acţiunilor corective realizate se examinează la auditul intern următor.
5.7. Înregistrarea auditului Înregistrările auditului (plan de audit intern, chestionar de audit intern, raport de audit intern,
rapoarte de neconformităţi) se păstrează de către RSMC şi entităţi auditate şi constituie elemente de intrare la analiza efectuată de management.
6. RESPONSABILITĂŢI 6.1. Directorul General Administrativ
Aprobă Programul anual de audit intern; Aprobă instruirea şi nominalizarea auditorilor interni; Aprobă Lista auditorilor interni calificaţi; Poate propune audituri neplanificate.
6.2. RSMC Întocmeşte Programul anual de audit intern; Întocmeşte Lista auditorilor interni calificaţi.
6.3. Auditorul intern Auditează activitatea planificată; Participă la analiza neconformităţii şi poate stabili Ac/Ap; Poate urmări desfăşurarea implementării acţiunilor corective/preventive.
6.4. Auditorul şef Întocmeşte Planul de audit intern; Întocmeşte chestionarul de audit intern şi consemnează constatările; Auditează activitatea planificată, stabileşte neconformităţi şi le înregistrează în RNAc/Ap; Participă la analiza neconformităţii şi poate stabili Ac/Ap;
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA Calea Manaştur 3-5, 400372, Cluj-Napoca Tel: 0264-596.384 int. 352, Fax:0264-593.792 www.usamvcluj.ro
PROCEDURA SISTEMULUI INTEGRAT PENTRU
MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PS-03
EDIŢIE: 2
PROCEDURĂ DE SISTEMAUDIT INTERN
REVIZIE: 1Data: 14.02.2011PAG. 7 din 12
Întocmeşte raportul de audit intern şi stadiul rezolvării acţiunilor corective/preventive; Verifică stadiul rezolvării acţiunilor corective/preventive şi completează RNAc/Ap; Verifică eliminarea cauzelor care au condus la neconformităţi.
6.5. Auditatul Pune la dispoziţie toate înregistrările şi dovezile obiective privind SMC; Cooperează în desfăşurarea cât mai obiectivă a auditului intern; Analizează cauzele neconformităţii şi stabileşte Ac; Poate deschide RNAc/Ap; Efectuează activităţile solicitate de către auditor; Păstrează o copie a înregistrărilor auditului.