Audit veřejných zakázek dle Zákona č. 137/2006 sb.

Vítejte na webináři

„Audit veřejných zakázek dle Zákona č. 137/2006 sb.“

V případě technických problémů s připojením prosím volejte

na tel. číslo: 774 604 636

Představení společnosti eNovation s.r.o.

• Dotační a grantové poradenství

• Investiční pobídky

• Veřejné zakázky

• Audity, analýzy, studie

• Event Management

• Projekty za 10 mld. Kč, 95% úspěšnost

Co je to audit?

• Z latiny (auditus = slyšení): slyšení, poslouchání, dozvídání se

• Přezkoumání a zhodnocení dokumentů nezávislou osobou

• Účelem je zjistit, zda doklady podávají platné a spolehlivé informace o skutečnosti

• Probíhá na vzorku dokumentů, je zaměřen na konkrétní oblast

• Různé druhy auditu: interní (v rámci organizace – zák. 320/2001 Sb., o finanční kontrole); externí (NKÚ), finanční (účetní závěrky); personální, systémové atd.

Audit vs. Kontrola

• Kontrola je prováděna při přípravě operací před

jejich schválením, při průběžném sledování

uskutečňovaných operací až do jejich konečného

vypořádání a vyúčtování a při následném

prověření vybraných operací v rámci hodnocení

dosažených výsledků a správnosti hospodaření.

• Audit je organizačně oddělené a funkčně nezávislé

přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a

účinnosti kontroly, včetně prověřování správnosti

vybraných operací.

Audit vs. Kontrola v pojetí fondů EU

• V terminologii Evropské komise spočívá klíčový rozdíl mezi termínem kontrola a audit v tom, že kontrola zahrnuje jak kontrolu ex ante, tak interim a ex post, zatímco audit se týká výlučně kontroly ex post.

• Hlavní rozdíl je tedy v tom, že audit následuje po kontrole a ověřuje, jestli kontrola byla provedena správně a dle stanovených postupů a předpisů. Za účelem zjištění správnosti kontroly jsou prováděny audity na vybraném vzorku operací.

Primární kontrolní systém = kontrola Sekundární kontrolní systém = audit

Řídící orgán (např. MPO, MMR, ROP)

Zprostředkující subjekt (např. CI, CRR)

Auditní orgán (MF)

EK, EÚD

NKÚ

Procesní pravidla při auditu

aneb

Co si může dovolit kontrolor a co musí kontrolovaná osoba

Auditní orgán

• Oznámení o zahájení kontroly (termín není stanoven)

• Písemné pověření ke kontrolní akci od příslušné osoby/úřadu se všemi náležitostmi (datum, podpis, předmět)

• Povinnost zachovávat mlčenlivost a zajistit ochranu dokladů

• Povinnost prokázat zjištění podklady a pořídit auditní zprávu

• Povinnost seznámit auditovanou osobu s navrhovaným obsahem auditní zprávy

• Povinnost vypořádat písemné stanovisko auditované osoby

• povinnost umožnit vstup do objektů, na pozemky a jiných prostor, pokud to souvisí s předmětem kontroly

• povinnost poskytnout veškeré informace a doklady rozhodné pro posouzení předmětu kontroly

• povinnost vytvořit základní podmínky k provedení kontroly a poskytnout technické a materiální zabezpečení pro výkon kontroly (v nezbytně nutném rozsahu)

• povinnost poskytnout náležitou součinnost při kontrole

• povinnost přijmout opatření k odstranění zjištěných nedostatků

• povinnost podat na požádání kontrolního orgánu ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků

Auditovaná osoba

Proces auditu

• Zahájení – oznámení o provedení auditu, pověření, dojednání podrobností (!rozsah a zaměření kontroly!)

• Ověření na místě – analýza dokumentů, auditní rozhovor, fyzické ověření, identifikace předběžných zjištění

• Návrh auditní zprávy – popis rozsahu kontroly, právního základu, ověřovaných dokumentů, zjištěných skutečností včetně argumentace a odkazu na předpisy, které byly porušeny

• Stanovisko auditované osoby – vyjádření k návrhu auditní zprávy, min. lhůta 5 dnů

• Závěrečná auditní zpráva – vypořádání stanoviska, ukončení auditu

• Předání výsledků příslušným orgánům – ŘO, FÚ, policie atd.

Nejčastější pochybení

v oblasti veřejných zakázek

Výběr dodavatele bez realizace zadávacího řízení

- v přípravné fázi projektu (před vydáním rozhodnutí)

- např. na základě předchozí zkušenosti nebo dlouhodobé spolupráce

- dílčí zakázky v rámci jednoho projektu pod stanovený limit (sečíst předpokládané hodnoty plánovaných investic a posoudit, zda je může plnit stejný okruh dodavatelů)

- u zakázek malého rozsahu nutno postupovat podle vnitřní směrnice zadavatele nebo podle podmínek programu

- min. požadavky: cenový průzkum nebo poptávka alespoň u 3 dodavatelů

Účelové dělení zakázek (§13 odst. 3))

• Úřad: „zadáním jedné veřejné zakázky, nutno rozumět i souhrn jednotlivých zadání relativně samostatných plnění, týkají-li se plnění spolu úzce souvisejících zejména z hledisek místních, urbanistických, funkčních, časových nebo technologických“

• Soudní dvůr EU: „pokud jednotlivé části mají totožnou ekonomickou a technickou funkci (směřují ke stejnému výsledku), nemůže být taková činnost rozdělena“

Účelové dělení zakázek (§13 odst. 3)

Zadavatel uzavřel dvě smlouvy na základě VZMR. Předmětem první

smlouvy byla oprava prostor varny – VŠZ Hojsova Stráž, předmětem druhé

smlouvy byla oprava kanalizace, lapače tuku – VŠZ Hojsova Stráž. Oprava

prostor varny byla provedena kvůli odstranění hygienické závady, oprava

kanalizace kvůli poruchovostí venkovní kanalizace. Zakázky byly

prováděné na dvou samostatných stavebních objektech. Obě akce byly

připravovány a realizovány samostatně a samostatně byly vedeny

ve schváleném plánu oprav a údržby.

Jedná se o stavební práce na vnitřní a vnější kanalizaci, které se svým

charakterem podstatně neliší a jejichž návaznost z hlediska funkčnosti je

nesporná. Proto dělení zakázky je neodůvodněné. Zařazení dvou

navazujících stavebních akcí do plánu oprav a údržby nemovitého

majetku na příslušné rozpočtové období jako samostatných stavebních

akcí není důvodem pro volbu jednoduššího postupu, i když se jednalo

o stavební akce plánované v prvním pololetí roku.

• Lze realizovat jednu zakázku s podáváním nabídek na její části = umožnění účasti více uchazečům

• Zakázku lze rozdělit, ale je nutno postupovat v „přísnějším“ režimu

• Při podezření na dělení zakázek může Úřad kontrolovat i VZMR

Účelové dělení zakázek (13 odst. 3)

Široké vymezení předmětu zakázky

• Nerozdělení předmětu VZ na části, ačkoliv to povaha

předmětu připouští (§ 98 x §6)

• Požadavek na plnění, která spolu vzájemně nesouvisí = diskriminace

• Rozdělení zakázky → širší okruh uchazečů, více nabídek

Diskriminační vymezení předmětu zakázky

(§ 44, odst. 11)

• uvedení názvů konkrétních značek produktů příznačných pro jednoho

dodavatele (program AutoCAD, reproduktory Creative, vazba PC

dodávky na procesor Intel Pentium atd.)

• výjimky:

– odůvodněno předmětem zakázky (např. kompatibilita se stávajícím

IS)

– popis předmětu by nebyl dostatečně srozumitelný

• novela ZVZ – u stavebních prací použití značky umožněno za

předpokladu, že zadavatel akceptuje obdobná řešení

• praxe: používání technické specifikace odpovídající pouze jedné

značce; uvedení konkrétní značky s připuštěním kvalitativně obdobného

řešení (musí být odůvodněno, nikoliv u běžných předmětů typu barva

Primalex)

Požadavky na kvalifikační předpoklady ve zjednodušeném podlimitním řízení nad rámec zákona

• §62/3 – ve ZPŘ se splnění kvalifikačních předpokladů prokazuje předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu bude zřejmé, že dodavatel kvalifikační předpoklady splňuje = 1 ČP !!!

• Požadavky na prokázání splnění kvalifikačních předpokladů dalšími způsoby jsou nad rámec zákona

• Vítězný uchazeč předloží před uzavřením smlouvy originály/ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace (x přísnější postup než u otevřeného řízení)

Hodnotící kritéria x kvalifikační předpoklady

• Chybně stanovena hodnotící kritéria, která jsou ve

skutečnosti kvalifikačními předpoklady

• Nutno rozlišit vlastnosti plnění x vlastnosti uchazeče

• Vlastnosti uchazeče nemohou být hodnotícími kritérii,

např.: kvalita realizačního týmu, zkušenosti a reference

uchazeče, výše sjednaného pojištění, velikost firmy,

obrat…

• Kritérium č. 1: Celková výše nabídkové ceny bez DPH – váha 55 %

• Kritérium č. 2: Výhodnost předloženého návrhu smlouvy – váha 40 %

– Termín plnění předmětu veřejné zakázky stanovený v týdnech

– Způsob vyřízení reklamace zhotovitelem

– Výše smluvních pokut dle čl. XVII Obchodních podmínek zadavatele

• Kritérium č. 3: Plán organizace postupu provádění předmětu veřejné zakázky – váha 5 %

– Identifikace rizik a návrh opatření k jejich eliminaci (systém kontroly provádění díla)

– Bezpečnostní opatření, ochrana životního prostředí, zásady řešení zařízení staveniště

– Odpovědnost za škodu

Hodnotící kritéria …..příklad z praxe:

• Preference zadavatele – váhy (pořadí) u dílčích kritérií i subkritérií

• Metodika hodnocení – způsob přidělování bodů

• Specifikovat, co přesně se bude hodnotit (kvalita?)

• Stanovit „stropy“ hodnot a nejvýhodnější řešení

Hodnotící kritéria …..shrnutí:

Nedodržení lhůty pro předkládání nabídek

• EK – důraz na uveřejnění, lhůty přiměřené (nikoliv minimální)

• Korekce až 25 %

• Novela ZVZ § 16a – významná veřejná zakázka – prodloužení lhůt o polovinu (pouze veřejný zadavatel)

• Zahájení ZŘ – odesláním oznámení nebo výzvy (§26)

• Profil zadavatele – uveřejnění textové části ZD ode dne

uveřejnění oznámení (ne ode dne odeslání oznámení) - § 48/1

Nevyloučení uchazeče za nesplnění požadované kvalifikace

• Výpis z evidence RT – musí být doložen pro právnickou osobu i všechny členy statutárního orgánu

• Seznam referenčních zakázek – neobsahuje osvědčení vydané odběratelem, příp. smlouvu a doklad o uskutečnění

plnění (§56/1) – ČP ne!

• Možnost dodatečného vyžádání dokladů (§59, odst. 4) – nutno dodržet zásadu nediskriminace

Vyloučení uchazeče kvůli nesplnění formálních požadavků na nabídku

• §44 odst. 3 písm. j – jiné požadavky na plnění veřejné zakázky

• barva papíru, číslování stránek, způsob vazby = pouze doporučující požadavky, při jejichž nesplnění nelze uchazeče vyřadit

• formální požadavky nevypovídají o kvalitě nabízeného plnění

• Jediné, co lze požadovat po formální stránce je uzavřená obálka a její označení

Netransparentnost při hodnocení jednotlivých nabídek

• Přiřazení počtu bodů nabídkám bez podrobnějšího odůvodnění, není zřejmé v čem je vítězná nabídka lepší než ty ostatní → netransparentní hodnocení

• Hodnocení je klíčovou fází v celém procesu, proto musí být provedeno objektivně a transparentně

• Prevence: důkladně specifikovat a vymezit hodnotící kritéria a také jejich váhy již v zadávacích podmínkách

Vícepráce, dodatky k SoD, JŘBU (§ 23, odst. 7)

• Vícepráce jsou pro zadavatele běžné, je s nimi dopředu kalkulováno, berou je jako něco zcela normálního, myšlenka, že vícepráce by měly být pouze jako nezbytné práce k dokončení díla za předpokladu, že je zadavatel nemohl předvídat, je zcela cizí

Zadavatel má uzavřenou smlouvu na stavbu školy. V průběhu stavby obdrží zadavatel dodatečně přidělené finanční prostředky účelově vázané na přístavbu malé tělocvičny. Zadavatel zahájí

JŘBU s dodavatelem z důvodu v §23 odst. 7 písm. a).

Podmínky nejsou pro použití JŘBU nejsou naplněny, zadavatel sice nemohl předvídat dodatečné přidělení prostředků, ale nová přístavba není nezbytná pro dokončení původní VZ.

Vícepráce, dodatky k SoD, JŘBU (§ 23, odst. 7)

Zadavatel má uzavřenou smlouvu na rekonstrukci školy. V průběhu stavby se zjistí, že část původně plánovaných prací není nutné provést, objem nerealizovaných prací tvoří 10 % původní zakázky. Zároveň se objeví potřeba nových nezbytných dodatečných prací v rozsahu 25%. Zadavatel neuskutečněné práce a dodatečné stvební práce započte, takže celkový objem tvoří 15% původní veřejné zakázky. Z toho důvodu zadavatel zahájí JŘBU se současným dodavatelem. Zadavatel nemůže započítat proti sobě tzv. méněpráce a dodatečné stavební práce. Dodatečné stavební práce jsou novou veřejnou zakázkou, která může být za naplnění podmínek ze zákona zadána v JŘBU.

Soutěž o návrh x JŘBU

• § 23 odst. 6 – JŘBU lze použít v návaznosti na soutěž o návrh = široké vymezení, podle rozh. praxe Úřadu lze použít pouze pokud se jedná o dopracování návrhu nebo plánu předloženého v SoN do finální podoby, což může provést jen autor sám

• pokud plnění může provést širší okruh dodavatelů – nelze zadat v JŘBU

„Ztracená“ dokumentace k ZŘ

• Riziko při personálních změnách; při nenastaveném vnitřním kontrolním systému

• Archivovat veškerou dokumentaci 10 let (nebo podle podmínek programu), všechny nabídky

• Korekce až 100 %

• Po novele ZVZ – profil zadavatele

Zrušení zadávacího řízení

Zadavatel si vyhradil v zadávacích podmínkách možnost zrušení

zadávacího řízení bez udání důvodu.

Zákon vymezuje důvody pro zrušení zadávacího řízení, kdy zadavatel musí

nebo může zrušit zadávací řízení. Vždy je povinen zrušení odůvodnit.

§ 84 odst. 2 písm. d) a e):

Zadavatel může bez zbytečného odkladu zrušit zadávací řízení, pouze

pokud

- odpadly důvody pro pokračování v zadávacím řízení v důsledku

podstatné změny okolností, které nastaly v době od zahájení

zadávacího řízení a které zadavatel s přihlédnutím ke všem okolnostem

nemohl předvídat a ani je nezpůsobil,

- v průběhu zadávacího řízení se vyskytly důvody hodné zvláštního

zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení

pokračoval.

Další častá pochybení

• předčasné uzavření smlouvy (lhůta pro podání námitek – 10/15 dnů)

• uzavření odlišné smlouvy od zadávacích podmínek §82/7 (např. rozšíření předmětu veřejné zakázky)

• absence zveřejnění (profil zadavatele)

• nedostatečné zveřejnění

• neprůkazná reakce na žádost o dodatečné informace

Metodika….

• ZVZ 137/2006 Sb., novela č. 55/2012

• Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v programovém období 2007-2013: sjednocení postupů po dlouhých diskusích, vydal NOK MMR, UV 48/2009

• Rozhodnutí o poskytnutí dotace + Podmínky (PPŽ/P atd.)

• POKYNY KE STANOVENÍ FINANČNÍCH OPRAV COCOF 07/0037/03-CS

• POZOR: ÚOHS není součástí implementační struktury OP – závěry se mohou lišit od pohledu EK/úředníků ŘO atd.

POKYNY KE STANOVENÍ FINANČNÍCH OPRAV COCOF 07/0037/03-CS

• nedodržení postupů zveřejňování (25-100%),

• zakázky přidělené bez veřejné soutěže při neexistenci krajní naléhavosti

způsobené nepředvídatelnými událostmi nebo v případě dodatečných prací,

služeb či dodávek při neexistenci nepředvídané okolnosti (100%)

• dodatečné stavební práce nebo služby překračující mezní hodnoty stanovené

směrnicemi, provedené za nepředvídaných okolností (100% částky překračující

50% hodnoty původní zakázky)

• neuvedení všech kritérií pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a udělení

zakázky v zadávací dokumentaci nebo v oznámení o zakázce (5-25%)

• použití nezákonných kritérií pro udělení zakázky (5-25%)

• nezákonná kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků a/nebo udělení

zakázky stanovená během výběrového řízení (25-100%)

• nedostatečná nebo diskriminační definice předmětu zakázky (5-25%)

• vyjednávání během výběrového řízení (5-25%)

• snížení hmotného předmětu zakázky (25%)

• nesprávné použití některých méně podstatných ustanovení (2-5%)

Děkuji za pozornost

Ing. Karolína Vlašánková

[email protected]

800 190 163

[email protected]

www.enovation.cz