Audit SI - Togaf - Politeknik Piksi Ganesha

report.

AUDIT SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK TOGAF ADM

(STUDI KASUS: SISFO POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG) date created. 10-06-2013

subject.

Control Audit Information System – Imelda, S.T.,M.T.

by.

Nizar Rabbi Radliya NPM.57.101.11.075 Onah Siti Fatonah NPM.57.101.11.077 Mia Fitriawati NPM.57.101.11.086

Class.

MSI-2-BU/S2/Reguler/III

PROGRAM MAGISTER SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

Copyright © 2013 – MSI

Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013

Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 1 of 48

KATA PENGANTAR

Penulisan dokumen ini merupakan dokumentasi dari kegiatan audit sistem informasi

pada Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Harapan penulis

terlepas dari memenuhi salah satu tugas perkuliahan Control Audit Information System,

dokumen ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang sedang mempelajari hal-hal yang

berkaitan dengan audit dan kontrol sistem informasi, khususnya pada sistem informasi

akademik.

Pada dokumen ini akan membahas beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan

audit yang sudah selesai dilakukan selama beberapa bulan ke belakang. Adapun bagian

yang dibahas dari dokumen tersebut diantaranya mengenai persiapan audit, pengenalan

objek yang akan diaudit, analisis enterprise, uraian hasil audit dan sampai pada pembuatan

rekomendasi yang mengacu pada hasil temuan audit.

Penulisan dokumen ini tidak lepas dari bantuan yang diberikan oleh dosen

perkuliahan yang bersangkutan. Oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih

kepada Imelda, S.T.,M.T.; yang telah memberikan banyak pengetahuan mengenai materi

Control Audit Information System.

Bandung, 10 Juni 2013

Penyusun



DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ......................................................................................................................... 2

OVERVIEW .......................................................................................................................... 4

I. PERSIAPAN AUDIT .................................................................................................... 5

1.1. Tujuan Audit ........................................................................................................... 5

1.2. Batasan Audit .......................................................................................................... 5

1.3. Parameter Audit ...................................................................................................... 5

1.4. Metodologi Audit .................................................................................................... 6

1.4.1. TOGAF ADM ................................................................................................. 6

1.4.2. Model Pemetaan McFarlan .............................................................................. 8

1.4.3. Mekanisme Audit .......................................................................................... 11

II. OBJEK AUDIT ........................................................................................................... 12

2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha ............................................................................ 12

2.2. Visi, Misi dan Sasaran .......................................................................................... 13

2.3. Struktur Organisasi ............................................................................................... 14

III. ANALISIS ENTERPRISE ....................................................................................... 16

3.1. Enterprise Business Modeling .............................................................................. 16

3.1.1. Aktivitas Utama ............................................................................................. 16

3.1.2. Aktivitas Pendukung ..................................................................................... 17

3.2. Portofolio Sistem .................................................................................................. 17

3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi ........................................................................... 17

3.2.2. Arsitektur Aplikasi ........................................................................................ 20

3.2.3. Arsiterkur Teknologi ..................................................................................... 22

IV. HASIL AUDIT ......................................................................................................... 25

4.1. Temuan dan Dampak ............................................................................................ 25

4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit ............................................................................. 27

4.3. Hasil Kuesioner ..................................................................................................... 30

4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner ............................................................... 31

4.5. Tabulasi Gap ......................................................................................................... 32

4.5.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi ..................................................................... 32



4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi ................................................................ 34

V. REKOMENDASI ........................................................................................................ 36

5.1. Uraian Rekomendasi ............................................................................................. 36

5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise ...................................................................... 37

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 43

LAMPIRAN ........................................................................................................................ 44



OVERVIEW

Dokumen ini membahas mengenai kegiatan audit sistem informasi pada Sistem

Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Adapun hal-hal yang menjadi fokus

pembasan pada dokumen ini diantaranya:

1. Persiapan audit berupa penentuan tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan

audit dan sampai pada metodologi audit yang digunakan.

2. Objek audit berupa informasi mengenai objek yang akan diaudit, meliputi profil

institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.

3. Analisis enterprise berupa pembahasan pemodelan bisnis pada perguruan tinggi

Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang

mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk

memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan

dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang

berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.

4. Hasil audit berupa pembahasan mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta

pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.

5. Rekomendasi berupa pemaparan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-

temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan

strategi bisnis organisasi.



I. PERSIAPAN AUDIT

Sebelum masuk pada tahap pelaksanaan audit, terlebih dahulu akan menentukan

tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan audit, serta metodologi yang akan

digunakan.

1.1. Tujuan Audit

Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan audit ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses bisnis yang dijalankan di Politeknik Piksi Ganesha

Bandung.

2. Untuk mengetahui peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam

mendukung proses bisnis organisasi.

3. Untuk menghasilkan temuan-temuan yang dapat memberikan dampak negative atau

menghampat peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mencapai

strategi bisnis organisasi.

4. Untuk membuat solusi atas temuan-temuan yang didapat guna merealisasikan strategi

bisnis organisasi.

1.2. Batasan Audit

Batasan masalah dilakukan agar kegiatan audit yang dilakukan lebih fokus dan tidak

keluar dari tujuan semula. Berikut adalah batasan masalah dari audit ini diantaranya

adalah:

1. Framework yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group Architecture

Enterprise – Architecture Development Method (TOGAF – ADM) sebagai panduan

dalam melakukan audit.

2. Fase yang digunakan dalam framework TOGAF ADM adalah fase Opportunities and

Solutions, Migration Planning, dan Implementation Governance.

3. Studi kasus dilakukan di Politeknik Piksi Ganesha Bandung.

1.3. Parameter Audit

Parameter yang digunakan untuk mengaudit dalam penelitian ini adalah fase kelima

dalam framework TOGAF ADM, yaitu fase Opportunities and Solutions.



1.4. Metodologi Audit

1.4.1. TOGAF ADM

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group

Architecture Enterprise (TOGAF). TOGAF memberikan metode yang detail bagaimana

membangun dan menerapkan arsitektur enterprise dan sistem infomrasi yang disebut

dengan Architecture Development Method (ADM) (Open Group, 2011b). ADM

merupakan hasil dari kontribusi secara terus menerus dari banyak pelaksana arsitektur.

ADM menggambarkan sebuah metoda untuk membangun sebuah arsitektur enterprise, dan

membentuk inti dari TOGAF. Metode ini menggabungkan elemen dari TOGAF dengan

kebutuhan bisnis dan TI organisasi (Open Group, 2011b). ADM juga bisa ditentukan

sebagai panduan atau alat untuk merencanakan, merancang, mengembangkan, dan

menerapkan arsitektur sistem informasi untuk organisasi. TOGAF ADM juga merupakan

metode yang fleksibel yang dapat mengidentifikasi berbagai macam teknik pemodelan

yang digunakan dalam perancangan, karena metode ini bisa disesuaikan dengan perubahan

dan kebutuhan selama perancangan dilakukan.

Gambar 1. TOGAF ADM



TOGAF ADM terdiri dari 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus, yaitu architecture

vision, business architecture, information system architecture, technology architecture,

opportunities and solution, migration planning, implementation governance, dan

architecture change management.

Pada 4 (empat) fase pertama, yaitu architecture vision, business architecture,

information system architecture, dan technology architecture merupakan tahapan untuk

melakukan perancangan arsitektur enterprise dan menentukan kebutuhan-kebutuhan

(requirement) dalam membangun suatu arsitektur enterprise. Sedangkan pada 3 (tiga) fase

berikutnya, yaitu opportunities and solution, migration planning, dan implementation

governance merupakan tahapan untuk merealisasikan arsitektur enterprise, dimana pada

fase ini dilakukan proses evaluasi/audit arsitektur enterprise yang telah dibuat pada fase

sebelumnya dengan melakukan analisis gap terhadap kondisi arsitektur yang lama dan

baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data,

arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk

solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem

informasi. Hasil penilaian tersebut lalu diurutkan berdasarkan prioritas selanjutnya yang

akan menjadi dasar untuk penerapan dan migrasi dengan menggunakan matrik penilaian

dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap

penerapan sistem informasi, dan menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tata kelola

penerapan yang sudah dilakukan, meliputi tata kelola organisasi, tata kelola TI, dan tata

kelola arsitektur.

Fase terakhir, yaitu architecture change management merupakan tahapan monitoring

untuk memastikan aristektur yang dibangun mencapai target bisnisnya termasuk mengelola

perubahan terhadap aristektur dari sistem baru yang sedang berjalan dengan cara

melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan

organisasi, baik internal maupun ekternal, serta menentukan apakah akan dilakukan siklus

pengembangan arsitektur enterprise berikutnya atau tidak.



1.4.2. Model Pemetaan McFarlan

Gambar 2. Model Pemetaan McFarlan

Model pemetaan McFarlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem

informasi di suatu operasional Organisasi berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang

direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang bisnis

operasional organisasi. Pemetaan ini mempermudah operasional pihak manajemen untuk

mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi operasional

Organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan operasional Organisasi dalam

menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang tentunya disesuaikan

dengan kapabilitas dan visi serta misi operasional Organisasi di masa yang akan datang.

Pemetaan tersebut dibagi atas kategori yang didefinisikan sebagai berikut:

1. Kuadran Support.

Kuadran ini merupakan kuadran dimana setiap sistem informasi yang ada adalah

aplikasi-aplikasi yang mendukung terhadap aktifitas transaksi bisnis operasional

organisasi. Namun keberadaan sistem informasi ini tidak memberikan pengaruh yang besar

apabila terdapat kerusakan atau kegagalan pada sistem. Meskipun sistem informasi yang

terdapat pada kuadran ini bersifat penting bagi operasional Organisasi namun

ketergantungan operasional Organisasi terhadap aplikasi sangat kecil. Hal ini menunjukkan

bahwa operasional Organisasi tidak menganggap keberadaan teknologi informasi dalam



menjalankan bisnisnya. Dalam arti, bahwa keberadaan teknologi bagi operasional

Organisasi dianggap tidak mempengaruhi kelangsungan bisnis. Pada kuadran ini

operasional Organisasi masih menganggap teknologi informasi sebagai cost center.

Integrasi pada kuadran ini umumnya hanya dipentingkan untuk sistem informasi yang

berhubungan dengan transaksi pada proses bisnis keuangan dan akuntansi.

2. Kuadran Operational.

Kuadran ini merupakan posisi dimana, sistem informasi sangat memberikan

kemudahan pada operasional organisasi. Pada tahap ini sudah disadari bahwa

kelangsungan bisnis cukup dipengaruhi oleh keberadaan teknologi informasi, meskipun

kuadran ini masih belum menunjukkan bahwa teknologi informasi berperan utama dalam

mempengaruhi kelangsungan bisnis. Sehingga dapat dikatakan bahwa posisi ini merupakan

kumpulan sistem informasi yang dioperasikan dalam menjalankan aktifitas bisnis utama.

Dengan demikian pada kuadran operational ini, ketergantungan operasional Organisasi

terhadap penggunaan teknologi informasi sangat besar, namun penggunaan teknologi

informasi pada kuadran ini hanya untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis internal saja.

Integrasi pada kuadran ini sudah cukup dipertimbangkan dengan mengutamakan pada

informasi-informasi yang berhubungan dengan siklus pendapatan (Revenue Cycle) dan

siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) bagi operasional Organisasi tersebut.

3. Kuadran High Potential.

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi bukan hanya dianggap

penting bagi kelangsungan dan proses bisnis internal, tetapi juga proses bisnis yang terjadi

pada transaksi atau aktifitas bisnis eksternal operasional organisasi. Pada kuadran ini pula,

kebutuhan terhadap sistem informasi atau teknologi informasi dianggap sebagai

competitive value bagi kelangsungan bisnis operasional organisasi, dengan demikian

sistem informasi ini berpotensi terhadap kesuksesan pada kelangsungan bisnis di masa

yang akan datang. Integrasi pada kuadran ini tidak hanya dipertimbangkan namun sudah

menjadi kebutuhan dalam mendukung kesuksesan bisnis yang sedang dijalankan. Dengan

demikian integrasi pada kuadran ini sudah melibatkan integrasi keseluruhan proses bisnis

operasional organisasi.



4. Kuadran Strategic.

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi dianggap berpengaruh

signifikan terhadap kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Bahkan kuadran ini

memungkinkan operasional Organisasi untuk mempertimbangkan dalam mempertahankan

kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis. Sistem informasi pada kuadran ini sangat

menentukan terhadap kesuksesan yang dicapai oleh operasional organisasi, sehingga

teknologi informasi dan sistem informasi tidak menjadi cost center tetapi sudah menjadi

service center, bahkan berperan utama dalam menentukan kesuksesan bisnis operasional

organisasi. Integrasi tidak hanya untuk mempermudah proses bisnis dan transaksi bisnis

namun juga digunakan untuk menentukan langkah bisnis dalam mempertahankan

kesuksesan di masa yang akan datang.



1.4.3. Mekanisme Audit

Berikut adalah mekanisme audit yang dilakukan:

Gambar 3. Mekanisme Audit

Mulai

Studi Pustaka

Pengumpulan Data

Fase Opportunities and Solution

Evaluasi gap antara

kondisi as is dan

to be

Perbandingan Data

Perbandingan

Aplikasi

Perbandingan

Platform Teknologi

Architecture vision (as-is)

IS Architecture &

Technology Archcitecture

(to-be)

Information System

Architecture

Technology

Architecture

Fase Migration Planning

Prioritas

Project

Resourcing

dan Biaya

Mitigasi

Risiko

Fase Implementation Governance

Selesai



II. OBJEK AUDIT

Institusi yang akan dijadikan sebagai objek audit adalah Politeknik Piksi Ganesha.

Pada bagian ini akan disampaikan beberapa informasi mengenai objek yang akan diaudit,

meliputi profil institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.

2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha

Pada mulanya, tanggal 17 Juli 1993 di Bandung para sarjana berinisiatif untuk

membuka lembaga pendidikan dengan nama lembaga pendidikan Progress dengan ijin

Depdikbud No. 1197/KEP/MS/1994. Kemudian melihat perkembangan yang cukup baik

dari banyaknya minat masyarakat untuk mengikuti kursus singkat (training) maka mulai

dipikirkan secara matang dengan komitmen yang tinggi untuk terus meningkatkan kualitas

pendidikan dan peluang kerja bagi para lulusan, maka sejak tanggal 15 Desember 1997,

lembaga pendidikan Progress secara formal berganti nama menjadi Piksi Ganesha yang

berada dibawah naungan Yayasan Piksi Ganesha sesuai dengan akta notaris Ny. Martinah

Sumarno, SH. No.1 tanggal 17 November 2004.

Banyaknya lulusan yang bekerja dan tenaga dosen yang berkualitas menjadikan

bekal yang sangat berharga dan kemudian menjadi network dalam setiap konsep pemikiran

dan pengembangan pendidikan lebih lanjut. Dan alhamdulillah, kami bersyukur karena

dengan petunjuk dan karunia-Nya, upaya dari semua pihak mulai dari pengelola, staf,

dosen, mitra verja, mahasiswa dan alumni, akhirnya terhitung sejak 5 Januari 2004 telah

secara resmi menjadi perguruan tinggi dengan nama Politeknik Piksi Ganesha sesuai

dengan surat keputusan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia (MENDIKNAS

RI) Nomor 04/D/O/2004 tanggal 4 Januari 2004.

Dengan demikian tanggal 5 Januari 2004 merupakan tanggal berdirinya Politeknik

Piksi Ganesha sekaligus merupakan hari jadi, hari kebanggaan dan hari bersejarah bagi

Civitas Academika Politeknik Piksi Ganesha. Pemikiran dan konsep memilih Politeknik

dibandingkan dengan sekolah tinggi atau institut dikarenakan melihat sejarah konkrit

bahwa selama ini Politeknik Piksi Ganesha memiliki bekal dan pengalaman yang cukup

matang dalam hal pendidikan praktis. Pendidikan yang praktis merupakan terobosan yang

sangat baik dalam memenuhi kebutuhan lapangan kerja dimana keterampilan adalah modal

seseorang untuk dapat bekerja. Apalagi melihat persaingan kerja yang sangat ketat,

keterampilan adalah modal seseorang untuk dapat bekerja.



Di akhir tahun 2007 Politeknik Piksi Ganesha berusaha untuk terus berkembang,

langkah nyata dari hal tersebut adalah Politeknik Piksi Ghanesa telah terakreditasi oleh

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan nila “B” (baik) dan tahun

2008 telah membuka program Diploma IV (D-IV/S1) dengan jurusan KAT (Komputerisasi

Akuntansi), MIF (Manajemen Informatika), dan IRM (Informatika Medik). Pada tahun

2009 bekerja sama dengan Microsoft yang setiap lulusan diberikan sertifikasi internasional

Microsoft yang berlaku di seluruh dunia, hal ini terbukti bahwa Politeknik Piksi Ganesha

dari tahun ke tahunnya selalu dapat meningkatkan kualitas pendidikan bagi lulusannya.

Dengan dorongan segenap komponen pakar pendidikan yang tetap menjungjung

tinggi komitmen untuk meningkatkan kualitas pendidikan bagi bangsa dan negara, maka

civitas akademik senantiasa memacu dan mengukir prestasi yang lebih baik bagi

pengembangan SDM yang unggul, terampil, dan mudah bekerja.

Secara umum, program pendidikan yang diselenggarakan di lingkungan Politeknik

Piksi Ganesha adalah sebagai berikut:

1. Program Pendidikan Diploma III (DIII), meliputi jurusan:

a. Administrasi dan Keuangan (AKE)

b. Manajemen Informatika (MIF)

c. Rekam Medis dan Informatika Kesehatan (ARM)

d. Teknik Komputer (TIK)

e. Manjamen Pelayanan Rumah Sakit (MPRS)

2. Program Pendidikan Diploma IV (D-IV), meliputi jurusan:

a. Komputerisasi Akuntansi (KAT)

b. Manajemen Informatika (MIF)

c. Informatika Medis (IRM)

2.2. Visi, Misi dan Sasaran

Visi Politeknik Piksi Ganesha

Menjadi Lembaga Perguruan Tinggi Unggulan Yang Mampu Menjawab Tantangan

Di Era Globalisasi Dan Menghasilkan SDM Profesional, Beriman dan Bertaqwa Kepada

Tuhan Yang Maha Esa.



Misi Politeknik Piksi Ganesha

Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan dan diterapkan agar tujuan

organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan visi yang telah

diterapkan. Dengan adanya misi sangat diharapkan seluruh civitas akademika Politeknik

Piksi Ganesha dan pihak lain dapat mengetahui peran dan program serta mewujudkan visi

tersebut di atas, maka misi Politeknik Piksi Ganesha adalah:

1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis link and match.

2. Menjalin kemitraan dan kerjasama dengan dunia usaha dan industri.

3. Menjalankan sistem pendidikan yang berkualitas nasional maupun internasional.

Sasaran Politeknik Piksi Ganesha

Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur yang akan dicapai secara

nyata dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Berdasarkan pengertian

diatas Politeknik Piksi Ganesha menetapkan sasaran sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kompetensi secara professional dan

berkualitas serta sinergi dengan kebutuhan nyata di lapangan.

2. Menciptakan lulusan yang mampu dan terampil sesuai dengan bidang ilmu yang

dimiliki.

3. Menghasilkan penelitian dankarya ilmiah yang berbobot dan dapat

dipertanggungjawbkan.

4. Meningkatkan profesionalisme kerja yang tangguh dan diakui oleh masyarakat luas.

2.3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada di Politeknik Piksi Ganesha Bandung adalah sebagai

berikut:



Gambar 4. Struktur Organisasi Politeknik Piksi Ganesha



III. ANALISIS ENTERPRISE

Analisis enterprise akan membahas pemodelan bisnis pada perguruan tinggi

Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang

mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk

memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan

dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang

berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.

3.1. Enterprise Business Modeling

Politeknik Piksi Ganesha Bandung sebagai salah satu perguruan tinggi memiliki

aktivitas utama yang berpedoman pada tri dharma perguruan tinggi yang mencakup

pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, aktivitas utama ini akan

memerlukan dukungan dari aktivitas lainnya seperti keuangan, administrasi umum, sumber

daya manusia. Identifikasi aktivitas utama dan pendukung di Politeknik Piksi Ganesha

dapat diuraikan dengan menggunakan rantai nilai (value chain) dari Michael E. Porter

yang tampak seperti gambar 2 di bawah ini:

Gambar 5. Value Chain Politeknik Piksi Ganesha

3.1.1. Aktivitas Utama

Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias utama pada proses bisnis

Politeknik Piksi Ganesha:

1. Penerimaan Mahasiswa Baru

Berhubungan dengan sistem penerimaan mahasiswa baru dari rencana penerimaan

sampai dengan registrasi mahasiswa baru.



2. Proses Belajar Mengajar

Aktivitas proses belajar mahasiswa selama masa studi dari proses awal perkuliahan

sampai dengan ujian akhir/sidang.

3. Pelepasan Mahasiswa (wisuda)

Aktivitas pelepasan mahasiswa setelah menempuh seluruh mata kuliah, seminar kerja

praktek, dan sidang tugas akhir, di mana mahasiswa mengikuti wisuda.

3.1.2. Aktivitas Pendukung

Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias pendukung pada proses bisnis

Politeknik Piksi Ganesha:

1. Manajemen Keuangan dan Akuntansi

Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas utama yang

berhubungan cash in flow, cash out flow dan investasi serta pendanaan pemeliharaan

infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi.

2. Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

Aktivitas untuk memberikan dukungan administrasi, layanan bagi seluruh unit yang

ada dan pengelolaan infrastruktur, sarana dan prasarana (aset-aset organisasi).

3. Program Studi dan Bagian Akademik

Aktivitas yang bertujuan memberikan layanan akademik dana administrasi akademik

khususnya bagi mahasiswa.

3.2. Portofolio Sistem

Portofolio sistem merupakan gambaran dari pemanfaatan sistem informasi, arsitektur

aplikasi dan teknologi yang sedang berjalan pada Politeknik Piksi Ganesha.

3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi

Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha terbagi ke dalam tiga bagian

sistem informasi yang diantaranya adalah:

1. Sistem Informasi Akademik

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik Politeknik Piksi

Ganesha. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan

dan pengelolaan data mahasiswa, kegiatan belajar mengajar, kegiatan ujian,

pengelolaan nilai dan sebagainya.



2. Sistem Informasi Keuangan

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi keuangan. Fungsi-fungsi

yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan

pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, pengelolaan kas, pengelolaan piutang serta

pembuatan laporan keuangan seperti arus kas, buku besar dan sebagainya.

3. Sistem Informasi SDM & Umum

Aplikasi ini digunakan untuk mengelola SDM dan Umum. Fungsi-fungsi yang

disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan kehadiran staf dan dosen,

penghitungan honor staf dan dosen, serta pembuatan laporan kehadiran staf dosen,

Administrasi ATK dan sebagainya.

Dokumen aplikasi yang telah disebutkan di atas didefinisikan secara lengkap dan

menjadi katalog yang mendeskripsikan aplikasi, pengelola dan penggunaan aplikasi yang

disajikan dalam Information Resource Catalog (IRC) di bawah ini:

Tabel 1. IRC Sistem Informasi Akademik

Nama Lengkap Sistem Informasi Akademik

Kategori Proses informasi akademik

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur I

Unit Pengguna Bagian Akademik

Deskripsi Digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik.

Fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya:

pencatatan & pengelolaan data mahasiswa/i, dosen

pengajar, penjadwalan kuliah, kegiatan ujian,

pengelolaan nilai, alumni dan sebagainya.

Status Operasional Operasional

Penggunaan Jam kerja (Senin-Sabtu)

Mulai Implementasi 2008

Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi)

Perangkat Lunak Delphi, MySQL

Perangkat Keras PC Standar (Intel)

Jaringan LAN, RJ-45, UTP cable

Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi keuangan akan memudahkan



pemeriksaan kondisi keuangan mahasiswa/i.

Tabel 2. IRC Sistem Informasi Keuangan

Nama Lengkap Sistem Informasi Keuangan

Kategori Proses informasi keuangan

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II

Unit Pengguna Unit pengguna Bagian Keuangan

Deskripsi Sistem ini digunakan untuk mengelola data keuangan dan

pembayaran mahasiswa. Fungsi-fungsi yang disediakan

oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan pendapatan,

pengeluaran, pembayaran tunggakan mahasiswa dan

sebagainya.


Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)


Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi)

Perangkat Lunak Delphi, SQL Server



Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi akademik akan memeberikan

informasi secara langsung mengenai jumlah SKS yang

diambil mahasiswa sehingga total pembayaran yang

harus dibayarkan dapat diketahui tanpa input data baru

secara manual.

Tabel 3. IRC Sistem Informasi SDM & Umum

Nama Lengkap Sistem Informasi SDM & Umum

Kategori Proses informasi staf dan dosen

Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II

Unit Pengguna Bagian SDM & Umum



Deskripsi Aplikasi ini digunakan untuk pencatatan kehadiran staf

dan dosen, penghitungan honor staf dan dosen, serta

pembuatan laporan kehadiran staf/ dosen dan

Administrasi ATK


Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)


Pengembang Bagian Laboratorium

Perangkat Lunak Visual Basic, MS. Access



Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi keuangan akan memudahkan

akses informasi mengenai jumlah honor yang harus

dibayarkan kepada staf dan dosen.

3.2.2. Arsitektur Aplikasi

Arsitektur aplikasi bertujuan untuk mengidentifikasi aplikasi apa saja yang

dibutuhkan arsitektur enterprise secara utuh. Arsitektur aplikasi ini didefinisikan sebagai

kandidat aplikasi berdasarkan model pemetaan McFarlan yang mengacu pada deskripsi

sistem informasi yang sudah dipaparkan diatas.

1. Kuadran I, Straegic Application :

a) Analisis PMB

b) Penyusunnan anggaran PMB

c) Analisis anggaran

d) Analisis keuangan

e) Analisis PBM

f) Manajemen Kurikulum

g) Administrasi alumni

h) Pelaporan akademik

i) Manajemen Anggaran Penerimaan dan Belanja Organisasi (APBO)

j) Manajemen Aktiva



k) Pelaporan Anggaran

l) Laporan Keuangan

m) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja SDM

n) Pengembangan Skill dan Pengetahuan

o) Pelaporan SDM

2. Kuadran II, Key Operasional Applications :

a) Administrasi Cuti Akademik

b) Administrasi Kemahasiswaan

c) Administrasi PBM

d) Administrasi Seminar KP

e) Administrasi Sidang TA

f) Administrasi Ujian (UTS/UAS)

g) Manajemen Perwalian

h) Pembuatan Transkrip Nilai

i) Pembuatan Ijazah

j) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on place

k) Penetapan Status Mahasiswa

l) Pengolahan Hasil TKU

m) Penyusunan Jadwal Mata Kuliah

n) Penyusunan Kalender Akademik

o) Registrasi Mahasiswa Baru

p) Rencana Studi dan Perubahan Rencana Studi

q) Seleksi Tes Kemampuan Umum (TKU)

3. Kuadran III, Support Application :

a) Manajemen Sumber Daya Manusia

b) Manajemen Aset Organisasi

c) Pelaporan Aset Organisasi

d) Manajemen Penerimaan Kas

e) Manajemen Alat Tulis Kantor (ATK)

f) Pelaporan ATK

g) Pengelolaan Transaksi



h) Penjurnalan

i) Neraca Saldo

4. Kuadran IV, High Application :

a) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on line

b) Perpustakaan on line

c) Sistem Informasi Akademik on line

d) Sistem Informasi Akademik Mobile

e) E-Learning

Lebih jelasnya pengelompokan aplikasi-aplikasi tersebut berdasarkan pada:

1. Aplikasi-aplikasi yang telah teridentifikasi di atas, berdasarkan aktivitas utama dan

pendukung yang digambarkan dengan value chain.

2. Aplikasi-aplikasi strategis yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis pada masa

mendatang dimasukkan pada kuadran strategic application. Aplikasi-aplikasi yang

sudah ada dan mendukung operasional organisasi dimasukkan pada kuadran key

operational.

3. Aplikasi-aplikasi yang sifatnya hanya mendukung dikelompokkan pada kuadran

support Apllication. Aplikasi-aplikasi yang bersifat inovatif yang mungkin dapat

memperbesar peluang peningkatan keuntungan dimasa yang akan datang, terdapat

pada kuadran high potential.

3.2.3. Arsiterkur Teknologi

Arsitektur teknologi menggambarakan pemanfaatan teknologi dalam

mengintegrasikan sistem yang diterapkan meliputi perangkat lunak, perangkat keras dan

jaringan. Berikut adalah table-tabel yang memaparkan pemanfaatan dari masing-masing

komponen tersebut.

Tabel 4. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Lunak

No. Kategori Software Produk

1. Sistem Operasi

a. Ms. Windows XP Professional

b. Ms. Windows 2003 Server

c. Mikrotik Router

2. DBMS (Database Management System) a. Ms. Excel



No. Kategori Software Produk

b. MySQL

c. Ms. SQL

3. Server a. PHP

b. Borland Delphi

c. Ms. Visual Basic

4. Bahasa Pemrograman a. Ms. Office (Word, Excel, Powerpoint,

Outlook)

b. Adobe Reader

5. Office Automation a. Adobe Photoshop CS

b. Corel Draw

c. Macromedia Flash MX

d. Macromedia Dreamweaver MX

e. Macromedia Director

Tabel 5. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Keras

No. Kategori Perangkat Keras Produk

1. PC (Personal Computer) Standar (Compatible)

2. Storage a. Flashdisk

b. Harddrive

c. CD/DVD

3. Input Output Device

a. CD/DVD Drive

b. Mouse

c. Keyboard

d. Scanner

e. Monitor

f. Printer (Laser, Ink)

Tabel 6. Pemanfaatan Teknologi Jaringan

No. Kategori Jaringan Produk

1. Networking a. Internet



No. Kategori Jaringan Produk

b. Intranet (LAN)

2. Telephone PABX

3. Network Device a. Switch HUB

b. Router

c. Access Point

d. Rj45 (UTP)

Berikut adalah arsitektur jaringan yang ada pada SISFO Politeknik Piksi Ganesha:

Gambar 6. Arsitektur Jaringan SISFO Politeknik Piksi Ganesha



IV. HASIL AUDIT

Pada bagian ini akan membahas mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta

pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.

4.1. Temuan dan Dampak

Berikut adalah hasil temuan masalah dan dampak yang diperoleh pada saat

pemeriksaan:

Tabel 7. Temuan dan Dampak

Temuan Dampak

Manajemen Kurikulum :

- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam

semester yang sama terkadang tidak sama.

- Untuk mahasiswa : mendapatkan mata

kuliah yang sama 2 (dua) kali, atau kelas

dibiarkan kosong selama 2/3 sks.

- Untuk dosen : pengurangan jadwal

mengajar dari jumlah yang seharusnya.

Administrasi Alumni :

Belum ada aplikasi yang mengolah data

alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan

masih adanya nama mahasiswa yang telah

lulus dalam absensi perkuliahan.

Administrasi Kemahasiswaan :

- Banyak mahasiswa yang telah

melakukan registrasi ulang tetapi datanya

tidak tercatat di akademik.

- Banyak mahasiswa yang sudah

konfirmasi ke bagian keuangan dan

akademik tetapi namanya masih tetap

tidak tercatat di absensi.

- Tidak ada sub sistem yang mengelola

data mahasiswa dengan absensi khusus

(absus)

- Pengawasan pihak akademik terhadap

- Mahasiswa tersebut tercatat ke dalam

daftar mahasiswa yang cuti.

- Mahasiswa tersebut tidak dapat

mengikuti ujian.

- Duplikasi data (untuk mahasiswa absus)

pada setiap lembar absensi.

- Mahasiswa melakukan tindakan curang

seperti meniru tanda-tangan dosen dari

mata kuliah yang bersangkutan agar

presensi kehadirannya memenuhi syarat

yang telah ditetapkan.

- Banyak mahasiswa yang sering tidak



Temuan Dampak

presensi kehadiran mahasiswa absus

sangat kurang.

- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak

kampus ketika syarat minimum

kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi

tidak sesuai dengan kenyataan di

lapangan. (minimum kehadiran 70%,

apabila kurang dari 70% tidak

diperbolehkan ikut ujian).

masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian

saja.

- Tingkat kemampuan / mutu mahasiswa

terhadap mata kuiah yang bersangkutan

kurang.

Administrasi PBM :

- Beberapa dosen sering terlambat

mengumpulkan berkas nilai akhir.

- Tidak ada pembatasan user untuk

mengelola berkas nilai.

- Tidak ada komunikasi antara tim dosen

dengan koordinator mata kuliah.

- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok

antara dosen yang satu dengan dosen

yang lain.

- Waktu belajar disamaratakan untuk

semua mata kuliah.

- Jumlah komputer yang tersedia di lab

tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa

per kelasnya.

- Banyak komputer di lab yang tidak dapat

digunakan.

- Kebijakan kampus yang menganak-

emaskan kelas weekend perlu dikaji

ulang (dalam hal presensi kehadiran dan

pemberian tugas besar untuk UTS dan

- Proses pengolahan data untuk KHS

terhambat

- Miscommunication antara dosen,

mahasiswa, dan bagian akademik.

- Misscommunication antara tim dosen

dan koordinator mata kuliah.

- Waktu belajar terpotong karena harus

mencari ruangan atau kampus lain yang

kosong.

- Tidak semua materi kuliah tersampaikan

kepada mahasiswa, waktu untuk

praktikum kurang.

- Waktu praktikum untuk satu kelas dibagi

menjadi 2 (dua) sesi.

- Praktikum tidak efektif karena 1 (satu)

komputer dipegang oleh 2 (dua) orang

mahasiswa.

- Banyak mahasiswa yang sering tidak

masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian

saja.

- Tingkat kemampuan / mutu mahasiswa



Temuan Dampak

UAS). terhadap mata kuiah yang bersangkutan

kurang.

Administrasi Cuti Akademik :

Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti

akademik masih dicatat dalam buku

“pengajuan cuti akademik”

Bagian akademik kesulitan untuk mencari

data mahasiswa yang akan aktif kembali.

Administrasi Sidang TA :

Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang

tugas akhir masih dicatat dalam buku

“pengajuan sidang TA”

Petugas akademik sering kali kesulitan

mencari buku tersebut karena tercecer

dengan file/buku yang lain.

Administrasi Ujian (UTS/UAS) :

- Soal ujian yang disamaratakan untuk

setiap kelas dan terkadang sama untuk

setiap tahunnya.


mengumpulkan berkas nilai ujian.

- Terjadi kecurangan pada saat ujian.

- Proses pengolahan data untuk KHS

terhambat.

Manajemen Perwalian :

Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /

weekend

Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :

Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas

karyawan dan weekend tidak sesuai dengan

perjanjian yang ada.

- Banyak mahasiswa yang tidak hadir pada

saat perkuliahan.

- Banyak mahasiswa yang harus mengulang.

- Beberapa mahasiswa mengundurkan diri

karena jadwal kuliah yang tidak sesuai

dengan jam kerja.

4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit

Berikut adalah penjelasan dari pihak auditi untuk temuan masalah yang diperoleh:

Tabel 8. Temuan dan Penjelasan

Temuan Penjelasan



Temuan Penjelasan

Manajemen Kurikulum :

- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam

semester yang sama terkadang tidak sama.

Belum ada penjelasan

Administrasi Alumni :

Belum ada aplikasi yang mengolah data

alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan

masih adanya nama mahasiswa yang telah

lulus dalam absensi perkuliahan.

Pihak kampus sedang melakukan perbaikan

dan pengembangan sistem informasi yang

lebih baik dan terintegrasi.

Administrasi Kemahasiswaan :

- Banyak mahasiswa yang telah

melakukan registrasi ulang tetapi datanya

tidak tercatat di akademik.

- Banyak mahasiswa yang sudah

konfirmasi ke bagian keuangan dan

akademik tetapi namanya masih tetap

tidak tercatat di absensi.

- Tidak ada sub sistem yang mengelola

data mahasiswa dengan absensi khusus

(absus)

- Pengawasan pihak akademik terhadap

presensi kehadiran mahasiswa absus

sangat kurang.

- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak

kampus ketika syarat minimum

kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi

tidak sesuai dengan kenyataan di

lapangan. (minimum kehadiran 70%,

apabila kurang dari 70% tidak

diperbolehkan ikut ujian).

- Kelengkapan administrasinya tidak

lengkap.

- Data dari bagian keuangan belum sampai.

- Sistemnya sedang bermasalah / sedang

dalam perbaikan.

- Sudah ada sistem yang mengelola data

mahasiswa dengan absensi khusus.

- Sudah ada aturan yang jelas mengenai

presensi untuk mahasiswa absus, yaitu

mahasiswa absus bebas untuk mengikuti

perkuliahan di kelas manapun dengan

membawa lembar absensi khusus yang

disediakan oleh akademik. Mahasiswa

absus juga dibebaskan untuk mengikuti

ujian di kelas manapun dengan membawa

fotokopi absensi khusus.

- Jumlah minimum untuk presensi

kehadiran mahasiswa dikembalikan

kepada tim dosen / dosen mata kuliah

yang bersangkutan.



Temuan Penjelasan

Administrasi PBM :


mengumpulkan berkas nilai akhir.

- Tidak ada pembatasan user untuk

mengelola berkas nilai.

- Tidak ada komunikasi antara tim dosen

dengan koordinator mata kuliah.

- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok

antara dosen yang satu dengan dosen

yang lain.

- Waktu belajar disamaratakan untuk

semua mata kuliah.

- Jumlah komputer yang tersedia di lab

tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa

per kelasnya.

- Banyak komputer di lab yang tidak dapat

digunakan.

- Berkas nilai yang harus diperiksa sangat

banyak dan tidak memungkinkan untuk

diproses dalam waktu yang singkat.

- Soft copy nilai akhir yang diberikan

terkena virus.

- Petugas yang mengolah nilai akhir

berhalangan hadir.

- Fasilitas untuk komunikasi antar dosen

dilakukan di milis dosen.

- Selain keterbatasan ruangan, waktu

belajar yang disamaratakan untuk semua

mata kuliah adalah kebijakan dari

direktur.

- Keterbatasan ruangan.

- Komputer yang tidak berfungsi di lab

sedang dalam perbaikan.

Administrasi Cuti Akademik :

Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti

akademik masih dicatat dalam buku

“pengajuan cuti akademik”

Meskipun terkadang kesulitan untuk

mencari data mahasiswa yang akan aktif

kembali, tetapi kesulitan tersebut masih

dapat ditangani oleh petugas di bagian

akademik.

Administrasi Sidang TA :

Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang

tugas akhir masih dicatat dalam buku

“pengajuan sidang TA”

Pengadaan sistem untuk data sidang TA

sedang masih dalam proses pengembangan.

Administrasi Ujian (UTS/UAS) :

- Soal ujian yang disamaratakan untuk

setiap kelas dan terkadang sama untuk

setiap tahunnya.

- Untuk memudahkan mahasiswa dan dosen

dalam memberikan penilaian.

- Soft copy nilai akhir yang diberikan

terkena virus.



Temuan Penjelasan


mengumpulkan berkas nilai ujian.

Manajemen Perwalian :

Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /

weekend

Belum ada penjelasan

Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :

Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas

karyawan dan weekend tidak sesuai dengan

perjanjian yang ada.

Belum ada penjelasan.

4.3. Hasil Kuesioner

Kuesioner dilakukan guna mencari temuan-temuan yang terlewatkan pada saat

pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan analisis dokumen). Selain itu, kuesioner dilakukan

guna memverifikasi hasil temuan yang didapat sebelumnya. Kuesioner dilakukan terhadap

beberapa mahasiswa Piksi Ganesha dan stakeholder (Anggota Piksi Tech Center, Staf

Dosen, Staf Akademik, Staf Keuangan) dengan karakterisitik kuesioner yang berbeda.

Detail kuesioner dan hasil perhitungan kesioner dilampirkan pada dokumen ini.

Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan

kepada mahasiswa menyangkut sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB):

1. PMB yang dilakukan sudah sesuai dengan aturan pemerintah.

2. Biaya untuk PMB terjangkau.

3. Proses PMB tidak menggunakan sistem/aplikasi online.

4. Pelaksanaan PMB menghabiskan banyak waktu

5. Jadwal kuliah tidak diberikan pada saat registrasi ulang.

Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan

kepada stakeholder:

1. Pekerjaan / layanan yang diberikan telah mengacu kepada SOP.

2. Jumlah komputer yang ada sudah mencukupi

3. Dibutuhkan adanya aplikasi tambahan untuk mendukung visi dan misi Politeknik Piksi

Ganesha.



4. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai aturan mengenai siapa saja yang dapat

mengoperasikan komputer.

5. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai bagian khusus yang bertanggungjawab dalam

memelihara penggunaan komputer.

6. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam penggunaan

komputer.

4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner

Verifikasi hasil temuan yang diperoleh dari pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan

analisis dokumen) dan hasil temuan kuesioner dilakukan sebelum masuk pada tahapan

tabulasi gap. Hal ini bertujuan untuk memastikan temuan yang diperoleh sudah dapat

dijamin kebenarannya, karena terkadang dalam kegiatan audit sering didapat adanya hal-

hal yang tidak valid antara kenyataan dilapangan dengan temuan yang didapat. Hal

tersebut terkadang disebabkan oleh tidak adanya komitmen dari pihak auditi dalam

memberikan informasi seutuhnya atas keadaan yang sebenarnya. Akan tetapi hal tersebut

juga dapat disebabkan karena kesalahan dari pihak yang mengaudit dalam melakukan

pemeriksaan.



4.5. Tabulasi Gap

Tabulasi gap dilakukan terhadap kondisi arsitektur yang lama dan baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur aplikasi,

dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi terhadap

sistem informasi yang direkomendasikan.

4.5.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi

Pada tahap ini diidentifikasikan peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan.

Berikut adalah Tabulasi Gap Arsitektur Sistem Informasi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing

condition) dengan kondisi di masa depan (future condition). Pada existing condition terdapat sistem-sistem yang ada di SISFO PIKSI Ganesha

merupakan system yang masih dipakai hingga saat ini namun untuk menyesuaikan dengan keadaan di masa yang akan datang diperlukan sebuah

system yang akan menggantikan (replace), menambah (add) maupun menghapus (removed) system yang memang tidak diperlukan lagi. Sistem

yang akan menggantikan, menambah maupun menghilangkan tersebut digambarkan dengan kondisi di masa depam (future):

Tabel 9. Tabulasi Gap Sistem Informasi

Future Eliminate

d

Penyusuna

n

Anggaran

PMB

Analisis

Anggara

n

Analisis

Keuanga

n

Manajeme

n APBO

Pengawasa

n Dan

Evaluasi

Kinerja

SDM

Administrasi

Kemahasiwaa

n

SI

Akademi

k Mobile

Manajeme

n SDM

Manajeme

n Aset

Organisasi

Manajeme

n ATK

Existin

g

Administras

i Alumni

Pelaporan

Akademik

Laporan



Keuangan

Administras

i Cuti

Akademik

Administras

i PBM

Replace

Manajemen

Perwalian

Replace

Pembuatan

Transkip

Nilai

Replace

Penetapan

Status

Mahasiswa

Replace

Penyusunan

Jadwal

Matkul

Replace

Rencana

Studi Dan

FRS

Replace

SI

Akademik

Online

Pelaporan

Aset

Organisasi

Replace

Manajemen

Penerimaan

Kas

Removed

Pelaporan

ATK

Replace



Pengelolaan

Transaksi

Removed

New Add Add Add Add

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan

(future condition) yang memberikan ghasil sebagai berikut:

1. Sistem yang ditambahkan (Add): Penyusunan Anggaran PMB, Analisis Anggaran, Manajemen APBO, SI Akademik Mobile

2. Sistem yang diganti (Replace): Pelaporan ATK, Pelaporan Aset Organisasi, Rencana Studi dan FRS, Penyusunan Jadwal Matkul, Penetapan

Status Mahasiswa, Pembuatan Transkip Nilai, Manajemen Perwalian, Administrasi PBM

3. Sistem yang dihilangkan (Removed): Pengelolaan Transaksi dan Manajemen Penerimaan Kas.

4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi

Pada tahap ini diidentifikasi peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan. Berikut

adalah Tabulasi Gap Arsitektur Teknologi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan

kondisi di masa depan (future condition):

Tabel 10. Tabulasi Gap Teknologi Informasi

Future Eliminated

Ms. Windows

XP

Professional

Mikrotik Router My SQL Adobe Reader PABX Acces Point Router Switch Hub

Existing MS.

Windows

2003

Server

Replace

Ms. Excel Replace



Intranet

Internet

RJ45

New Add Add Add Add Add Add

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan

(future condition) yang memberikan hasil sebagai berikut:

1. Sistem yang ditambahkan (Add): Mikrotik Router, Adobe Reader, PABX, Acces Point, Router, Switch Hub

2. Sistem yang diganti (Replace): Ms. Windows XP Professional dan My SQL



V. REKOMENDASI

Pada bagian ini akan dipaparkan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-

temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan strategi bisnis

organisasi.

5.1. Uraian Rekomendasi

Berikut adalah uraian rekomendasi berdasarkan dampak dari temuan-temuan hasil

pemeriksaan terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha:

1. Membuat sistem informasi akademik yang terintegrasi, sehingga masalah-masalah

yang berkaitan dengan administrasi kemahasiswaan, alumni, kurikulum, proses belajar

mengajar, cuti akademik, pengajuan sidang, hingga penyusunan jadwal kuliah dapat

diminimalisir atau bahkan dihilangkan sama sekali.

2. Memberikan peraturan yang jelas mengenai hak akses ke dalam sistem untuk masing-

masing bagian.

3. Membuat atau menambahkan menu untuk mengelola data mahasiswa dengan absensi

khusus (absus) untuk memudahkan pendataan dan pengawasan.

4. Mengkaji kembali peraturan mengenai syarat minimum kehadiran dalam perkuliahan.

5. Mengaktifkan forum atau milis dosen agar terjalin komunikasi antara tim dosen dan

koordinator mata kuliah.

6. Membuat sub sistem untuk mengelola jadwal perkuliahan dan ruang yang kosong

untuk masing-masing kampus apabila ada jadwal tambahan sehingga tidak ada jadwal

kuliah yang bentrok satu sama lain.

7. Memanfaatkan ruangan yang kosong di kampus 9 untuk dijadikan laboratorium

komputer.

8. Mengganti komputer yang rusak dan tidak dapat digunakan.

9. Mengkaji kembali kebijakan untuk kelas weekend.

10. Mengevaluasi soal ujian yang digunakan untuk UTS dan UAS apakah sudah pernah

digunakan pada semester sebelumnya atau tidak.

11. Membuat sistem untuk perwalian online.



Berdasarkan hasil evaluasi kondisi saat ini (as-is) dan kondisi yang diinginkan (to-

be) terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha secara keseluruhan didapatkan rumusan

rekomendasi sebagai berikut:

1. Menambahkan aplikasi untuk penyusunan anggaran PMB, analisis anggaran,

manajemen anggaran penerimaan dan belanja organisasi (APBO), dan sistem

informasi akademik mobile.

2. Mengganti aplikasi laporan keuangan dengan aplikasi analisis keuangan.

3. Mengganti aplikasi administrasi PBM dan manajemen perwalian dengan aplikasi

pengawasan dan evaluasi kinerja SDM.

4. Mengganti aplikasi pembuatan transkrip nilai, penetapan status mahasiswa,

penyusunan jadwal mata kuliah, dan rencana studi dan FRS dengan aplikasi

administrasi kemahasiswaan.

5. Mengganti aplikasi pelaporan aset organisasi dengan aplikasi manajemen aset

organisasi.

6. Mengganti aplikasi pelaporan ATK dengan aplikasi manajemen ATK.

7. Menghilangkan aplikasi manajemen penerimaan kas dan pengelolaan transaksi.

5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise

Pada penggunaan TOGAF ADM memungkinan melakukan perubahan dari arsitektur

enterprise yang lama menuju arsitektur enterprise yang baru. Maka dari itu pada bagian ini

akan dipaparkan rekomendasi arsitektur enterprise yang baru guna menyelesaikan

permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama, diantaranya:

1. Pemanfaatan SISFO-PIKSI belum dapat dilakukan secara optimal, hal ini disebabkan

penggunaan SISFO-PIKSI belum lama dilakukan. Sosialisasi terhadap sistem ini perlu

dilakukan secara intensif.

2. SISFO-PIKSI merupakan sistem yang relatif baru di lingkungan Politeknik Piksi

Ganesha sehingga memerlukan infrastruktur penunjang lainnya, sehingga perlu waktu

dan biaya untuk diterapkan secara optimal.

3. Sebagai sistem yang masih baru, SISFO-PIKSI masih harus didukung data manual

untuk mengantisipasi kegagalan dari sistem ini.



4. Beberapa aplikasi masih dalam tahap pembangunan atau masih dalam tahap rancangan

seperti pengelolaan data perpustakaan, penyusunan anggaran atau inventarisasi aset

organisasi dan masih banyak lagi aplikasi lain yang perlu pengembangan.

5. Pengolahan data masih ada yang mengalami redudansi seperti data mahasiswa disetiap

bagian berbeda, dikarenakan belum adanya sistem yang terintegrasi secara

keseluruhan.

Dikarenakan permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama

berkaitan dengan pengelolaan data, maka rekomendasi atas arsitektur enterprise yang baru

sebatas pada rancangan arsitektur data. Berikut adalah rancangan arsitektur data guna

menciptakan arsitektur enterprise yang baru:

1. Class Diagram Penerimaan Mahasiswa Baru

Gambar 7. Class Diagram PMB



2. Class Diagram Proses Belajar Mengajar

Gambar 8. Class Diagram PBM



3. Class Diagram Manajemen Keuangan

Gambar 9. Class Diagram Manajemen Keuangan



4. Class Diagram SDM dan Umum

Gambar 10. Class Diagram SDM dan Umum

Adapun spesifikasi teknis untuk SISFO-PIKSI yang akan di kembangkan dalam

arsitektur enterprise yang baru memiliki kriteria teknis sebagai berikut:

1. User Friendly

a. Pembangunan sistem yang disesuaikan dengan kebiasan user.

b. Penyususan efektif dan efisien

c. Penggunaan icon-icon untuk mempercepat proses

d. Petunjuk pengoprasian terdapat pada aplikasi yang akan digunakan untuk

mempermudah apabila terjadi troubleshooting

2. Flexible dan Kompatibilitas basis data

a. Mampu menangani dan mengolah data dalam jumlah besar namun tetap bias

bekerja secara cepat



b. Mengolah data ke dalam basis data yang saling terintegrasi

c. Basis data yang dirancang dapat digunakan untuk jaringan client-server

d. Tidak memerlukan spesifikasi hardware yang tinggi

e. Mampu menampilkan laporan dalam bentuk numerik, tabel dan grafik

3. Keamanan Basis Data

a. Memberikan hak akses user sesuai dengan tugas dan fungsinya

b. Memberikan hak akses penuh untuk pengelola data (admin)

c. Mempunyai data password untuk membatasi hak akses



DAFTAR PUSTAKA

Cakrayana, Iwan. 2011. Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan TOGAF

ADM untuk Penerapan Standar Nasional Pendidikan di Sekolah Menengah Atas.

Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.

J. Ward and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems, Third Edition ed. John

Wiley and Sons Ltd, 2002.

Lambart, Mike. 2008. “TOGAF™ and The Open Group Architecture Forum”. Jurnal of

extension 28 (January). E-Journal on-line. Melalui:

https://www.opengroup.org/conference-live/uploads/40/15719/togaf-tutorial-

jan2008.pdf [28/05/2013]

https://www.opengroup.org/conference-live/uploads/40/15719/togaf-tutorial-jan2008.pdf

https://www.opengroup.org/conference-live/uploads/40/15719/togaf-tutorial-jan2008.pdf



LAMPIRAN

Lampiran 1. Formulir Survey Kondisi Sekarang

Organisasi :

Nama Responden :

Jabatan Responden :

E-Mail :

1. Visi dan Misi Organisasi :

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

2. Sasaran :

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

3. Tujuan :

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

4. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi :

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

5. Jenis Pekerjaan atau Layanan yang diberikan :

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

6. Apakah Jenis Pekerjaan atau layanan yang diberikan mengacu pada SOP :

Ya

Tidak

7. Jumlah Pegawai dalam organisasi :

Koordinator : ...... orang Dosen Honorer : ...... orang

Dosen Tetap : ...... orang Staff Karyawan : ...... orang

8. Berapa jumlah pegawai yang memahami tentang komputer :

Software : .......... orang

Hardware : .......... orang

Jaringan : .......... orang

Internet : .......... orang

9. Apakah jumlah komputer yang dimiliki sudah mencukupi ?

Sudah

Belum

10. Di dalam mendukung visi dan misi, apakah masih dibutuhkan adanya software

aplikasi tambahan ?

Ya

Tidak



11. Bila ya, software aplikasi apa yang dibutuhkan ?

Sebutkan :

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

12. Apakah instansi yang Bapak/Ibu pimpin mempunyai peraturan siapa saja yang dapat

mengerjakan komputer ?

Ya

Tidak

13. Apakah organisasi Bapak/Ibu sudah mempunyai bagian/bidang organisasi yang

bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer dan internet ?

Ya

Tidak

14. Apakah organisasi Bapak/Ibu mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam

penggunaan komputer dan internet?

Ya

Tidak

15. Jika ya, berapa jumlah pegawai tersebut? .......... orang

16. Apa saja tugas staf bagian IT tersebut?

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................



Lampiran 2. Formulir Survey PMB

Nama Responden :

E-Mail :

1. Nama Mahasiswa : .....................................................

2. Jurusan : .....................................................

3. Apakah PMB yang dilakukan sesuai dengan aturan pemerintah?

Ya

Tidak

4. Apakah biaya pendaftaran untuk PMB terjangkau?

Ya

Tidak

5. Apakah proses PMB menggunakan aplikasi online?

Ya

Tidak

6. Apakah waktu pelaksanaan PMB lama?

Ya

Tidak

7. Bagaimana pendapat Anda mengenai materi seleksi?

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

8. Apakah ketika registrasi ulang sudah diberikan jadwal kuliah?

Ya

Tidak



Lampiran 3. Data Tabulasi Hasil Kuesioner

1. Hasil Survey Kondisi Sekarang (nomor 6, 9, 10, 12, 13, 14)

2. Hasil Survey PMB (nomor 2, 3, 4, 5, 6, 8)



Audit SI - Togaf - Politeknik Piksi Ganesha

Documents

nizar rabbi radliya

075 onah siti fatonah

kontrol sistem informasi

sistem informasi akademik

077 mia fitriawati npm

mengenai persiapan audit

uraian hasil audit

hasil temuan audit