Page1 METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDIT Planificarea misiunii de audit Planul de audit intern se întocmeste de catre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face în functie de urmatoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în rapoartele de audit public intern; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspectiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionalitatii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute în mediul în care evolueaza sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse în planul anual de audit public intern al entitatii, realizate în bune conditii si raportate în termenul fixat; d) Numarul entitatilor publice subordonate; e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel putin o data la 3 ani;
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page
1
METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDIT
Planificarea misiunii de audit
Planul de audit intern se întocmeste de catre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face în functie de urmatoarele elemente de fundamentare:
a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni;
b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în
rapoartele de audit public intern; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspectiilor;
deficiente consemnate în rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la
disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica
unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale
functionalitatii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute în mediul în care evolueaza
sistemul auditat;
c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate
masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse în planul anual de audit
public intern al entitatii, realizate în bune conditii si raportate în termenul fixat;
d) Numarul entitatilor publice subordonate;
e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel putin o data la 3 ani;
f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate publica subordonata;
g) Recomandarile Curtii de Conturi.
Proiectul planului de audit public intern este întocmit pâna la data de 30 noiembrie a anului precedent
anului pentru care se elaboreaza.
Conducatorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern pâna la 20 decembrie
a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat în
arhiva institutiei publice împreuna cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii
Arhivelor Nationale.
Proiectul planului anual de audit public intern este însotit de un referat de justificare a modului în care
sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru
Page
1
fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de
justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentale, care au fost avute în vedere la selectarea
misiunii respective.
Planul de audit public intern are urmatoarea structura:
- scopul actiunii de auditare;
- obiectivele actiunii de auditare;
- identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor publice sau a structurilor organizatorice la care se va
desfasura actiunea de auditare;
- durata actiunii de auditare;
- perioada supusa auditarii;
- numarul de auditori proprii antrenati în actiunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de
specialisti cu care urmeaza sa se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este
cazul);
- numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi în actiunile de audit public intern în cadrul structurilor
descentralizate.
Actualizarea planului de audit public intern se face în functie de:
- modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor
operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului;
- solicitarile UCAAPI / entitatea ierarhic imediat superioara de a introduce / înlocui / elimina unele
misiuni din planul de audit public intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin întocmirea unui Referat de
modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducatorul entitatii publice.
Page
1
seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea
activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit
public intern în mod eficient
Pentru stabilirea misiunii de audit intern ce urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al
compartimentului de audit public intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele
elemente: domeniul auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea
riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de
auditori.
În practica, în mod optional, se poate întocmi o informare-cadru privind misiunea de audit intern
care urmeaza a se desfasura, cu scopul de a informa propria conducere despre perioada în care se va
derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru începerea
misiunii.
Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si
în informarea-cadru trebuie sa se mentioneze:
- entitatea publica;
- cadrul legal în baza caruia se va efectua misiunea;
- perioada supusa auditarii;
- perioada alocata desfasurarii misiunii;
- planificarea misiunii, având ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile
preliminare si presupunând: prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor asociate si interventia la fata
- instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate;
- concluzii – prin care se fac recomandari în vederea îndeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu,
respectarea termenelor planificate.
Page
1
Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie înstiintata asupra
misiunii de si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiilor la fata
locului si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume persoanele potentiale care urmeaza sa
furnizeze informatiile necesare, materialele care se solicita prin aceasta, si daca este cazul si exista motive
întemeiate, sa obtina o amânare.
În practica, pe lânga misiunile de audit intern planificate, pot, în mod exceptional, sa mai fie
realizate si misiuni ad-hoc.
Misiunile de audit ad-hoc (misiuni solicitate de conducerea entitatii publice) se desfasoara
conform procedurilor prevazute în norme, însa termenul de notificare poate fi redus, dar nu mai putin de
trei zile calendaristice.
Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, în etapa de pregatire, notificarea se
înainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, însotita de carta auditorului intern,
comunicându-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de
audit.
Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit
intern ale fiecarei entitati.
Misiunile de audit intern se realizeaza printr-o metodologie proprie si presupune parcurgerea
urmatoarelor etape:
1. Pregatirea misiunii de audit intern;
2. Interventia la fata locului;
3. Raportul de audit intern;
4. Urmarirea recomandarilor.
Derularea misiunilor de audit intern conformelor etapelor prevazute presupune respectarea unor
proceduri care se finalizeaza cu documente specifice acestora, conform normelor general privind
exercitarea auditului public intern si normelor specifice elaborate de entitatile publice auditate, avizate de
UCAAPI sau de organul ierarhic superior.
Page
1
Pregatirea misiunii de audit intern
Etapa pregatirii misiunii de audit intern comporta urmatoarele proceduri:
1. Initierea auditului;
2. Colectarea si prelucrarea informatiilor;
3. Identificarea si analiza riscurilor;
4. Elaborarea programului de audit;
5. sedinta de deschidere.
1. Initierea auditului
Procedura de initiere a auditului presupune întocmirea unor documente care autorizeaza misiunea
si creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat
Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin întocmirea si transmiterea
ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de repartiza sarcinile pe
auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern.
Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se
întocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind
efectuarea misiunii de audit intern.
Practicienii mai utilizeaza ordinul de serviciu si pentru urmarirea implementarii recomandarilor în
termenele prevazute, dar în acest caz ordinul precizeaza obiectul deplasarii la entitate pentru urmarirea
modului de implementare a recomandarilor atunci când cei auditati nu respecta procedurile stabilite de
norme cu privire la implementarea acestora.
În cadrul misiunilor ad-hoc, ordinul de serviciu trebuie sa fie aprobat si de conducatorul institutiei
publice, având în vedere ca misiunea nu este cuprinsa în Planul anual de audit intern.
Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin
întocmirea declaratiei de independenta, al carui scop este verificarea incompatibilitatilor personale ale
auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat
Page
1
acolo unde exista incompatibilitati personale, decât daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind
furnizata în acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern.
În situatia aparitiei unei incompatibilitati a auditorilor interni, acestia au obligatia sa raporteze
conducatorului structurii de audit, care va lua masurile de eliminare a acestei incompatibilitati. Un
exemplu de solutionare a incompatibilitatilor se realizeaza prin schimbarea obiectivelor între auditori sau
chiar prin schimbarea auditorului în cauza de la misiunea repartizata.
Daca în timpul efectuarii misiunii de audit apare o incompatibilitate reala sau presupusa, auditorii
sunt obligati sa-l informeze de urgenta pe seful structurii de audit intern. Acesta va constata
incompatibilitatile personale ale auditorilor interni si va proceda la diminuarea lor prin negociere sau
transferul atributiilor între auditori.
2. Colectarea si prelucrarea informatiilor
Procedura de colectare si prelucrare este de fapt pregatirea informatiilor în vederea efectuarii
analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile în vederea
atingerii obiectivelor misiunii de audit.
Cunoasterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea (structura)
auditata
Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfasurarii misiunii de audit intern faciliteaza
realizarea procedurilor specifice si în mod deosebit procedura de analiza a riscurilor.
Concret, auditorii interni:
- porta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii când se vor
solicita principalele documente: organigrama (se comporta cu organigrama pe care o avem), regulamentul
de organizare si functionare, fisele posturilor, regulamente interne;
- se deplaseaza la fiecare compartiment implicat în misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile
cuprinse în plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicita:
- posturile cuprinse în schema;
- circulatia documentelor si situatia de la fata locului;
Page
1
- modul de derulare a activitatii cu caracter general;
- procedurile, normele interne, circularele, iar daca nu au proceduri formalizate, retin aceasta
problema pentru etapa urmatoare de analiza a riscurilor.
Realizarea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un
dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice ca sunt prezenti pentru a întelege
specificul activitatii lor si a-i sprijini pentru îmbunatatirea acesteia.
Auditorii interni completeaza informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de organizare si
functionare a entitatii publice, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care
reglementeaza domeniul auditat, aflate de regula la sediul structurii de audit intern, materializat în
documentul Colectarea informatiilor.
De asemenea, auditorii interni se mai informeaza de pe Internet, din mass-media, din rapoartele altor organe de control, din rapoartele auditorilor externi, daca este cazul.
Prelucrarea informatiilor, presupune analiza acestora cu scopul identificarii obiectelor auditabile.
Colectarea si prelucrarea informatiilor presupun:
è Identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic în care
stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;
promovarea unui stil de exprimare concret si a unui limbaj cât mai uzual;
Page
1
evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;
ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la
concluzii);
evidentierea aspectelor pozitive si a îmbunatatirilor constatate de la ultima misiune de
audit intern.
Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general,
obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia
auditorii au în vedere dovezile de audit raportate în FIAP, FCRI, daca este cazul, si în celelalte
documente de lucru.
Procedura de realizarea a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:
Auditorii:
- redacteaza proiectul raportului de audit intern;
- indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare;
- transmite sefului structurii de audit intern proiectul, împreuna cu dovezile
constatarilor.
Supervizorul:
- analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare,
daca este cazul;
- stabileste daca proiectul în întregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la
compartimentul juridic pentru revizuire.
Auditorii:
- efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat;
- îndosariaza proiectul raportului de audit intern în dosarul permanent, sectiunea A.
Page
1
2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern
Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite în
maximum 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de
catre auditorii interni.
Netransmiterea punctelor de vedere în termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al
structurii auditate în legatura cu proiectul raportului de audit intern. În aceste conditii reuniunea de
conciliere nu-si mai are obiectul.
Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da
posibilitatea acesteia de a analiza si formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile
auditorilor.
Procedura de transmitere a proiectului raportului de audit intern parcurge urmatorii pasi:
- seful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea (structura)
auditata;
- entitatea (structura) auditata realizeaza mai multe activitati: analizeaza proiectul
raportului de audit intern; solocita, daca este cazul, reuniunea de conciliere; transmite
punctul de vedere asupra proiectului raportului de audit intern în termen de 15 zile de la
primirea acestuia.
- auditorii si supervizorul revad raspunsurile de la entitatea (structura) auditata si
pregatesc reuniunea de conciliere, daca este cazul;
- auditorii precizeaza în proiectul raportului de audit intern, aspectele retinute din
punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate, daca se impune, si îndosariaza punctul
de vedere al entitatii (structurii) auditate în dosarul permanent, sectiunea A.
3. Reuniunea de conciliere
În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de
conciliere cu structura auditata, în cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, în vederea
acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se întocmeste minuta reuniunii de conciliere.
Page
1
Scopul reuniunii de conciliere îl constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate
de catre auditori în proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementarea a
recomandarilor.
Rolul pregatirii reuniunii de conciliere revine în totalitate auditorilor, care au în vedere
urmatorii pasi:
- pregatesc întâlnirea de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitatii (structurii)
auditate;
- informeaza entitatea (structura) auditata asupra locului si datei reuniunii, la care va
participa si supervizorul;
- analizeaza constatarile si concluziile din proiectul raportului de audit intern în vederea
acceptarii recomandarilor formulate;
- discuta situatia privind recomandarile ce urmeaza a fi implementate de serviciul
contabilitate.
Auditorii întocmesc minuta reuniunii de conciliere si o îndosariaza în dosarul permanent,
sectiunea B.
Procedura se concretizeaza în întocmirea si semnarea minutei reuniunii de conciliere.
4. Întocmirea raportului de audit intern
Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii
de conciliere. Raportul de audit intern va fi însotit de o sinteza a acestuia.
seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat
superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste
recomandari vor fi însotite de documentatia de sustinere.
Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern în vederea
redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, când el devine complet prin includerea
punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate.
Page
1
În aceasta faza auditorii interni trebuie sa asigure o prezentare riguroasa a concluziilor si
recomandarilor formulate pe baza unor probe de audit pertinente, corecte si complete.
Procedura de întocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care:
- constata introducerea în raport a tuturor modificarilor aprobate în proiectul raportului
de audit intern;
- finalizeaza raportul de audit intern;
- constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit
intern;
- semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.
Supervizorul are în vedere activitatile efectuate de catre auditori si semneaza raportul de audit
intern pe ultima pagina.
Urmarirea recomandarilor
Obiectivul acestei etape este acela de a urmari si a formaliza modul de implementare a
recomandarilor din raportul de audit intern.
Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul
adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor întreprinse de catre conducerea entitatii (structurii)
auditate pe baza recomandarilor din raportul de audit intern.
Procedura de urmarire a recomandarilor se prezinta astfel:
- auditorii întocmesc fisa de urmarire a recomandarilor si verifica implementarea
recomandarilor la termenele stabilite;
- entitatea (structura) auditata transmite auditorilor la termenele stabilite o nota de
informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor din raportul de audit intern;
- seful structurii de audit intern transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior
stadiul progreselor înregistrate în implementare, informeaza conducerea entitatii publice.
Page
1
- Auditorii îndosariaza nota de informare cu privire la stadiul implementarii
recomandarilor în dosarul permanent, sectiunea B.
Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandarilor consta în:
- elaborarea unui plan de actiune, însotit de un calendar pentru implementarea
recomandarilor;
- transmiterea la structura de audit a planului de actiunea si a calendarului privind
îndeplinirea acestuia: stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea în
practica a recomandarilor; comunicarea periodica a progreselor înregistrate.
- evaluarea rezultatelor obtinute.
Structura de audit intern verifica si raporteaza la UCAAPI/DAPI asupra progreselor înregistrate
în implementarea recomandarilor.
STUDIU DE CAZ : „AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA SC X SA
Gestionarea resurselor umane într-o institutie publica reprezinta o functie suport importanta,
fiind un domeniu de preferinta al activitatii auditorului intern, justificata în mare masura de multitudinea
de procese care sunt derulate si în mod implicit de riscurile care le însotesc
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurari managementului asupra modului de
organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitatii, a functionalitatii sistemului de
control intern, respectiv a conformitatii cu cadrul legislativ normativ.
Misiunea de audit intern „AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA S.C X S.A” este realizata în baza Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Normelor
metodologice generale aprobate prin O.M F.P nr.38/2003 privind exercitarea activitatii de audit public intern si a Planului de audit public intern pentru anul 2007, la Serviciul Resurse Umane în
perioada 08.01.2007-30.03.2007.
Desfasurarea misiunii de audit public intern presupune parcurgerea etapelor si procedurilor prevazute de normele metodologice generale.
Emiterea ordinului de serviciu
Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin întocmirea si transmiterea Ordinului de
serviciu auditorului intern.
Page
1
Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se întocmeste de
catre seful acesteia pe baza Planului anual de audit intern .
Page
1
Documentul nr. 1
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
Nr. 1/08.01.2007
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entitatii publice si a Planului de audit intern pentru anul
2007, se va efectua misiunea de audit intern la Serviciul Resurselor Umane în perioada 08.01.2007 – 30.03.2007.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si
Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica.
Misiunea de audit public intern va fi realizata de Pop Mircea. Supervizorul misiunii este seful
structurii de audit public intern.
sef Compartiment Audit Intern
Declararea independentei
Crearea independentei auditorilor fata de entitatea auditata se realizeaza prin întocmirea
Declaratiei de independenta, al carei scop este verificarea incompatibilitatii personale ale auditorilor
interni fata de conducere si personalul entitatii auditate.
Page
1
Documentul nr.2
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
Misiunea de audit intern: AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL
Incompatibilitati în legatura cu entitatea/structura auditataDa Nu
Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura în care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit în orice fel?
- X
Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze în misiunea de audit?
- X
Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?
- X
Aveti responsabilitati în derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane?
- X
Ati fost implicat în elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?
- X
Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pâna la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?
- X
Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?
- X
Ati aprobat înainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?
- X
Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? - XAveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?
- X
Daca în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Compartimentului Audit Public Intern de urgenta?
X -
Auditor, sef Compartiment Audit Intern,
Pop Mircea Radu Mihai
Page
1
1.Incompatibilitati personale: A colaborat la elaborarea procedurilor din cadrul Serviciului Financiar
privind salarizarea personalului. Pentru realizarea acestor proceduri a fost creata o echipa de specialisti din
Directia Resurse Umane si din Serviciul Financiar, din care facea parte în anul 2002.
2.Pot fi eliminate incompatibilitatile: Da
Daca da, explicati cum anume: Participarea s-a limitat la procedurile realizate în cadrul Serviciului
Financiar.
Data: 08.01.2007 Semnatura: Radu Mihai
Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern
Scopul notificarii este acela ca entitatea care urmeaza a fi auditata sa fie înstiintata asupra
misiunii si a principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiile la fata locului
si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume: persoanele potentiale care urmeaza sa furnizeze
informatiile necesare, materiale care se solicita prin aceasta si, daca este cazul si exista motive întemeiate,
sa obtina o amânare.
Specific misiunilor de audit intern este faptul ca notificarea reprezinta o etapa premergatoare care
se înainteaza entitatii auditate din partea structurii de audit intern, însotita de Carta auditorului intern,
comunicându-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de
audit intern.
Page
1
Documentul nr.3
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
Nr. 1/08.01.2007
NOTIFICARE PRIVIND DECLANsAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Catre: Serviciul Resurse Umane
De la: seful Compartimentului Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Stimate domn George Ioan,
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2007, urmeaza ca în perioada
08.01.2007-30.03.2007 sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Auditul intern al ciclului
„Salarii-personal”.
Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere în
vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul interventiei la fata locului;
- alte aspecte.
Pentru o mai buna întelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la
dispozitie urmatoarea documentatie necesara privind activitatea de gestiune a resurselor
Page
1
umane: legile si reglementarile ce se aplica activitatilor dumneavoastra, organigrama serviciului
dumneavoastra, Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, procedurile scrise
care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitatii, un exemplar al
rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refera la aceasta tema.
Daca aveti unele întrebari privind desfasurarea misiunii, va rugam sa-l contactati pe domnul Pop Mircea - auditor sau pe seful structurii de audit intern.
Cu stima, Data: 08.01.2007
sef Compartiment Audit Intern
Colectarea si prelucrarea informatiilor
Procedura de colectare si prelucrare este, de fapt, pregatirea informatiilor în vederea efectuarii
analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile în vederea
atingerii obiectivelor misiunii de audit.
Realizarea procedurii de Colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor
un dialog profesional cu cei auditati, completând informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de
organizare si functionare a entitatii, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care
reglementeaza domeniul auditat.
Documentul nr.4
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 10.01.2007
Page
1
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
COLECTAREA INFORMATIILOR
SERVICIUL RESURSE UMANE DA NU Observatii
Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate
X -
Obtinerea organigramei X -
Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare X -
Obtinerea fiselor posturilor X -
Obtinerea procedurilor scrise - X
Identificarea personalului responsabil X -
Obtinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior - X
Anterior nu au fost realizate
misiuni de audit intern
Analiza riscurilor
Identificarea si analiza riscurilor este cea mai importanta procedura de pregatire a misiunii de
audit intern si presupune parcurgerea urmatoarelor faze:
a. identificarea operatiilor auditabile;
b. identificarea amenintarilor, riscurilor inerente, asociate operatiilor;
c. stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor si nivelurile de apreciere ale acestora;
d. stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;
e. determinarea punctajului total al riscului;
f. clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor si ierarhizarea operatiilor în functie de
analiza riscurilor;
Page
1
g. elaborarea Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate.
Documentul nr.5
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 12.01.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Nr
crtObiective Obiecte auditabile Obs.
I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale2. Salariul de baza
3. Indemnizatii de conducere
4. Sporul pentru conditii deosebite de munca
5. Sporul de vechime în munca
6. Sporul pentru munca suplimentara
7. Sistemul de premiere
Documentul nr.6
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Inexistenta procedurilor privind acordarea
drepturilor salariale
2. Salariul de bazaStabilirea eronata a salariului de baza
3. Indemnizatii de conducereAcordarea unor indemnizatii de
conducere necuvenite
4. Sporul pentru conditii deosebite de munca
Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca
5. Sporul de vechime în muncaStabilirea eronata a sporului
de vechime în munca
6. Sporul pentru munca suplimentara
Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp
de noapte
7. Sistemul de premiereSalariile nu au fost
diminuate pentru abateri disciplinare
Page
1
Documentul nr.7
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC,
A PONDERILOR sI
APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 16.01.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Factori de risc
(Fi)
Ponderea
factorilor de
risc
(Pi)
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N 1 N 2 N 3
Aprecierea
controlului
intern F1
P1 – 50%Exista
proceduri si se aplica
Exista proceduri, sunt cunoscute, dar
nu se aplica
Nu exista proceduri
Aprecierea
cantitativa
F2
P2 – 30% Impact financiar scazut
Impact financiar mediu
Impact financiar ridicat
Aprecierea
calitativa
F3
P3 – 20%Vulnerabilitate
mica
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare
Page
1
Documentul nr.8
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI sI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 17.01.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Nr.
crt.Obiectivele Obiectele auditabile
Riscuri identificate
N1 N2 N3 Punctaj total
I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 1. Procedurile scrise privind acordarea
drepturilor salariale
Inexistenta procedurilor
privind acordarea drepturilor salariale
3 2 2 2,5
Page
1
Nr.
crt.Obiectivele Obiectele auditabile
Riscuri identificate
N1 N2 N3 Punctaj total
2. Salariul de bazaStabilirea eronata
a salariului de baza
3 2 2 2,5
3. Indemnizatii de conducere
Acordarea unor indemnizatii de
conducere necuvenite
3 2 2 2,5
4. Sporul pentru conditii deosebite de
munca
Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite
de munca
2 2 1 1,8
5. Sporul de vechime în munca
Stabilirea eronata a sporului de
vechime în munca
2 2 1 1,8
6. Sporul pentru munca suplimentara
Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
2 2 1 1,8
7. Sistemul de premiere
Salariile nu au fost diminuate pentru
abateri disciplinare
2 2 2 2,0
NOTA:
Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evalueaza
riscurile pe baza documentelor în posesia carora a intrat pâna în acest moment, dar si a expertizei personale în domeniu.
Page
1
Auditorul intern a stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar si în functie de resursele alocate misiunii
(numar de persoane, timpul aferent s.a.) si pentru continuarea analizei, au împartit riscurile, în urmatoarele trei categorii.
Riscuri mici - 1,0 - 1,7 Riscuri medii - 1,8 - 2,2 Riscuri mari - 2,3 - 3,0
Documentul nr.9
S.C X .S.A
Compartimentul Audit Intern
CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Verificarea modului de acordare a indemnizatiilor de
conducere
Recalcularea indemnizatiilor
Auditat 35 Pop Mircea
4.Sporul pentru conditii deosebite de
munca
Verificarea modului de acordare a sporurilor
Recalcularea sporurilor
Auditat 75 Pop Mircea
5.
Sporul de vechime în munca
Verificarea modului de acordare a sporurilor
Recalcularea sporurilor
Auditat 34 Pop Mircea
6.
Sporul pentru munca suplimentara
Verificarea modului de acordare a sporurilor
Recalcularea sporurilor
Auditat 24 Pop Mircea
7.
Sistemul de premiere
Verificarea modului de acordare a premiilor
Recalcularea premiilor acordate
Analiza dispozitiilor de sanctionare
Auditat 18 Pop Mircea
Page
1
sedinta de deschidere
sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni si a personalului structurii
auditate.
Scopul sedintei de deschidere îl reprezinta întâlnirea cu reprezentantii structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si
modalitatile de lucru privind misiunea de audit.
sedinta de deschidere se finalizeaza prin încheierea Minutei sedintei de deschidere.
Documentul nr.14
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
MINUTA sEDINŢEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 23.01.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Page
1
Lista participantilor:
NumeleFunctia/Directia/
Serviciul
Nr.
telefonE-mail Semnatura
Radu Mihai sef Compartiment Audit Public
Intern
676767
Pop Mircea Auditor 676767
George Ioan sef Serviciu Resurse Umane 676768
Georgescu Elena Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
Voinea Lucia Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
Barbu Marcel Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
B. Stenograma sedintei
În cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea auditorului care urmeaza sa efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea functiei de audit intern de catre seful Compartimentului Audit Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului
intern, semnificatia auditului intern;
Page
1
- Prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de
risc efectuate.
În urma discutiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentantii structurii auditate au prezentat o parte din
problemele cu care se confrunta si anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezinta o zona cu risc;
- Complexitatea activitatii Serviciului Resurse Umane si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului
specializat;
- Fluctuatia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncarcarea personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorul le poate contacta în vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a
lua interviuri, programul întâlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- conditiile minime pe care auditatul trebuie sa le asigure în vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare,
posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare în cursul misiunii, informarea sistematica asupra
constatarilor;
Page
1
- data sedintei de închidere, inclusiv a participantilor;
- modalitatea redactarii Raportului de audit intern (când, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate, ca urmare a
eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv a Planului de actiune si a
calendarului implementarii si persoanelor raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.
Interventia la fata locului
Interventia la fata locului consta în colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora.
Scopul acestei proceduri îl constituie efectuarea testarilor stabilite prin Programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe de audit adecvate,
suficiente si relevante, pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.
Pentru realizarea obiectivelor care îi stau în fata, auditorul, în etapa Interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de
audit, si anume:
verificarea-asigura validarea, confirmarea, acuratetea înregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele,
precum si eficacitatea controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite.
b) examinarea: presupune urmarirea în special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor.
c) recalcularea: verificarea calculelor matematice.
Page
1
d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente în scopul validarii acesteia.
e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistrari.
f) garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative.
g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat.
observarea fizica reprezinta o modalitate prin care auditorii interni îsi formeaza o parere proprie.
interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu
documente sau chestionare.
analiza consta în descompunerea unei entitati în elementele componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.
chestionarele si listele de verificare sunt instrumente care cuprind întrebarile pe care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:
a) chestionarul de luare la cunostinta-cuprinde întrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea structurii auditate;
b) chestionarul de control intern-ghideaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii;
c) lista de verificare-utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le îndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de întrebari
standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice si de informare si resursele umane existente;
d) tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit)-permite:
-stabilirea fluxurilor informationale, atributiilor si responsabilitatilor;
Page
1
-stabilirea documentatiei justificative complete;
-reconstruirea operatiunilor de la suma totala pâna la detalii individuale si invers.
e) formularele constatarilor de audit intern-se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatarilor auditorului si sunt:
-formularul de identificare si analiza a problemei-FIAP, care se întocmeste pentru fiecare disfunctionalitate/iregularitate constatata. În cadrul lui sunt
prezentate constatarile, cauzele, consecintele si recomandarile auditorului.
-formularul de constatare si raportare a iregularitatilor-FCRI, care se întocmeste în cazul în care auditorul intern constata abateri de la regulile procedurale
si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate si care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Neregulile
constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care îl va informa, în termen de 3 zile, pe conducatorul entitatii auditate si structura de control
abilitata pentru continuarea verificarilor.
Documentul nr.15
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”. Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 08.02.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern Data: 08.02.2007
1. Sporul pentru munca suplimentara1.1. Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal
de lucru:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura a activitatilor aferente fundamentarii si evidentierii muncii prestate peste programul normal de lucru:
a) aprobarea procedurii de catre persoanele competente; - -
b) stabilirea modalitatii de evidentiere a muncii peste programul normal de lucru;
- -
c) verificarea existentei listei activitatilor pentru realizarea obiectivului;
- -
d) precizarea modalitatii recuperarii în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;
- -
e) cuprinderea modalitatii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;
- -
f) cuprinderea modalitatii de calcul a timpului ce va fi recuperat; - -
Page
1
Nr. crt.
Activitatea de audit DA NU OBS.
g) oferirea unor exemple în acest sens. - -
h) existenta componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activitatilor de control intern în punctele cheie ale procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitatilor privind fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare si ale termenelor aferente fiecarei faze;
- -
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrarilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificarii modelelor de formulare si informatiile activitatilor, algoritm de prelucrare s.a.
- -
1.1.6. Modalitatea arhivarii. - -
1.2. Compararea atributiilor din procedura cu fisele posturilor - -1.3. Examinarea cunoasterii procedurilor de catre persoanele cu responsabilitati
în fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru
- -
1.4. Aprecierea calitatii procedurii de catre responsabilii acestora:
a) considera procedura corespunzatoare? - -
b) constata disfunctionalitati în timpul aplicarii practice? - -
c) exista propuneri de perfectionare a procedurii? - -
1.5. Aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru X Test 1.6. Existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate
peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta acestuia pentru fiecare salariat
X
1.7. Verificarea completarii sistematice a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru
X
Page
1
Nr. crt.
Activitatea de audit DA NU OBS.
1.8. Analiza stabilirii compensarii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:
X Test
a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în urmatoarele 30 de zile dupa efectuarea acesteia
X
b) compensarea orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila
X
c) acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de baza
X
1.9. Depasirea duratei maxime legale a timpului de munca, de 48 de ore pe saptamâna, inclusiv orele suplimentare
- -
1.10. Analiza modalitatii de arhivare a documentelor - -
Data: 12.02.2007 Auditor intern,
Pop Mircea
Page
1
Documentul nr.18
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
TEST
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Obiectivul testului: Sporul pentru munca suplimentara
Descrierea testului:
Esantionul a fost constituit în mod aleator din trei servicii ale entitatii, respectiv a Serviciului Administrativ, Serviciul Financiar Contabilitate,
Serviciul Resurse Umane, din totalul celor 12 servicii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 25,0 %.
Page
1
La fiecare serviciu a fost testat sistemul privind evidenta muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor si instrumentelor
de control stabilite în Lista de verificare :
- aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru;
- existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta
acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematica a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare
salariat;
- compensarea orelor de munca suplimentara prin timp liber echivalent în urmatoarele 30 de zile;
- compensarea orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de baza.
Constatari
Pe baza testului efectuat s-au constatat urmatoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobata în scris de seful ierarhic superior;
- nu este organizata evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal prin înfiintarea si completarea Registrului special de prezenta
pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;
Page
1
- orele suplimentare efectuate au fost platite prin adaugarea unui spor la salariu neurmarindu-se posibilitatea compensarii în timp echivalent în
urmatoarele 30 de zile;
Concluzii
În baza acestui test s-a întocmit FIAP.
Data: 20.02.2005
Supervizor, Auditor intern,
Pop Mircea Radu Mihai
Documentul nr.19
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
FIsA DE IDENTIFICARE sI ANALIZĂ A PROBLEMEI
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 21.02.2007
Page
1
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
PROBLEMA :
Inexistenta unui sistem privind evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal si a modului de compensare a acestora.
CONSTATĂRI:
- Inexistenta unui sistem pentru organizarea modului de evidenta a orelor suplimentare si de recuperare a acestora de catre salariatii entitatii, care
implica utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa în scris de seful ierarhic superior, desi în actul normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reiesit ca nu ar fi fost posibila compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber
corespunzator în urmatoarele 30 de zile, si abia dupa aceea sa poata fi aplicata compensarea în bani.
CAUZE:
- Neutilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru;
- Lipsa personalului specializat si existenta unei fluctuatii însemnate de personal;
- Inexistenta unei proceduri si a unei documentatii aferente evidentei operative si a modalitatilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste
program.
CONSECINŢE:
Page
1
Stabilirea eronata a orelor suplimentare efectuate peste program si compensarea în timp sau în bani, fara a se urmari realizarea în timp
- Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenta a timpului suplimentar peste programul normal de lucru si modul de compensare
al acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a cadrului normativ si informarea sefului compartimentului de audit intern
asupra rezultatelor obtinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensarii în timp sau în
bani si implementarea în cadrul acestuia a activitatilor de control si a responsabilitatilor adecvate;
- Asigurarea unei pregatiri profesionale de specialitate a personalului si evaluarea sistematica a acestuia.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Pop Mircea Radu Mihai George Ioan
Constituirea dosarelor de audit intern
Dupa finalizarea interventiei la fata locului, se constituie Dosarele de audit intern în vederea asigurarii unei legaturi între obiectivele stabilite prin
programul de audit, interventia la fata locului si raportul de audit intern. Documentele culese si/sau întocmite pe timpul misiunii de audit se constituie în
urmatoarele dosare:
A. Dosarul permanent, care cuprinde:
a) Sectiunea A-Raportul de audit intern si anexele acestuia:
Page
1
Ordinul de serviciu;
Declaratia de independenta;
Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);
Teste
Fisele de identificare si analiza a problemelor;
Formularele de constatare a iregularitatilor;
Programul interventiei la fata locului.
b) Sectiunea B-administrativa:
Notificarea privind declansarea misiunii de audit;
Minuta sedintei de deschidere;
Minuta reuniunii de conciliere;
Minuta sedintei de închidere;
Corespondenta cu structura auditata.
c) Sectiunea C-documentatia misiunii de audit intern:
Page
1
Strategii interne;
Reguli, regulamente si legi aplicabile;
Proceduri de lucru;
Materiale despre structura auditata;
Rapoarte de audit intern anterioare;
Documentatia analizei riscului;
Documentatia privind sistemul de control intern.
d) Sectiunea D-supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii si a rezultatelor acesteia
si cuprinde Lista de supervizare a documentelor.
B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirma si sprijina concluziile.
Revizuirea documentelor de lucru
Revizuirea se efectueaza de catre auditorul intern înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura ca documentele de
lucru sunt pregatite în mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate în timpul
misiunii de audit intern.
Procedura de revizuire se concretizeaza prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
Page
1
Documentul nr.20
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 01.03.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Constatarea Document justificativExista
DA NU
Inexistenta unui sistem pentru
organizarea modului de evidenta a
orelor suplimentare si de recuperare a
acestora de catre salariatii entitatii
- Evidenta orelor suplimentare
pentru perioada ianuarie-
decembrie 2006 ale Serviciului
Administrativ, Serviciului
Financiar Contabilitate,
Serviciului Resurse Umane
X
sedinta de închidere
Page
1
sedinta de închidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opniei auditorului intern, a constatarilor si a recomandarilor preliminare,
precum si discutarea unui plan de actiune, însotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se întocmeste Minuta sedintei de închidere.
Page
1
Documentul nr.21
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
MINUTA sEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Mentiuni generale:
Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006
Întocmit: Pop Mircea Data: 02.03.2007
Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Lista participantilor:
NumeleFunctia/Directia/
Serviciul
Nr.
telefonE-mail Semnatura
Radu Mihai sef Compartiment Audit Public
Intern
676767
Pop Mircea Auditor 676767
Page
1
NumeleFunctia/Directia/
Serviciul
Nr.
telefonE-mail Semnatura
George Ioan sef Serviciu Resurse Umane 676768
Georgescu Elena Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
Voinea Lucia Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
Barbu Marcel Inspector Serviciul Resurse
Umane
676768
B. Concluzii:
În cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficientele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitatilor si au fost comentate recomandarile care urmeaza a fi
implementate pentru eliminarea deficientelor constatate.
Pentru constatarile/deficientele prezentate nu au fost formulate obiectii, fiind însusite în totalitate. În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandarilor si datele de realizare ale acestora.
În consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern.
Elaborarea proiectului de raport de audit intern
Elaborarea proiectului Raportului de audit intern presupune respectarea urmatoarelor cerinte:
a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivului misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;
b) recomandarile trebuie sa fie în concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;
Page
1
c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;
d) raportul se întocmeste pe baza FIAP-urilor si a celorlalte documente de lucru.
Scopul elaborarii proiectului Raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile
auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia auditorii au în vedere dovezile de audit raportate în FIAP-uri, FCRI-uri, daca este cazul, si în celelalte
documente de lucru.
Transmiterea proiectului de raport de audit intern
Proiectul Raportului de audit public intern se prezinta structurii auditate care poate raspunde în termen de 15 zile de la primirea raportului.
Scopul înaintarii proiectului este de a da posibilitate entitatii auditate sa analizeze proiectul si sa formuleze un punct de vedere asupra constatarilor si
recomandarilor auditului.
Reuniunea de conciliere
În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza Reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul careia se
analizeaza constatarile si concluziile, în vederea acceptarii recomandarilor formulate. Cu aceasta ocazie se întocmeste Minuta reuniunii de conciliere.
Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori în proiectul Raportului de audit intern si
prezentarea Calendarului de implementare a recomandarilor.
Raportul de audit intern
Page
1
Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul Reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi însotit de o prezentare în sinteza a acestuia.
seful structurii de audit intern trebuie sa informeze organul ierarhic superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii. Aceste recomandari vor fi însotite de documentatia de sustinere.
Rolul auditorului în aceasta procedura este asigurarea prezentarii unei înalte tinute a concluziilor si recomandarilor, a corectitudinii si completitudinii informatiilor continute.
Page
1
Documentul nr.22
S.C X S.A
Compartimentul Audit Intern
RAPORT DE AUDIT INTERN
STRUCTURA AUDITATĂ: SERVICIUL RESURSE UMANE
MISIUNEA DE AUDIT INTERN:
Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Braila
2007
I. INTRODUCERE
Auditor: Pop Mircea -auditor în cadrul Compartimentului Audit Intern
Page
1
Ordinul de efectuare a misiunii de audit – auditarea activitatilor cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2007, s-a facut în baza Ordinului
de serviciu nr.1/08.01.2007.
Baza legala a actiunii de auditare:
Planul de audit intern pentru anul 2007, aprobat de conducerea entitatii;
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, cu modificarile si completarile ulterioare;
Dispozitia prin care se aproba Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entitatii.
Durata actiunii de auditare – 08.01.2007-30.03.2007.
Perioada supusa auditarii – 01.01.2006 - 31.12.2006.
Scopul actiunii de auditare – consta în: a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil.
La S.C x S.A elementele de natura salariala se stabilesc în baza capitolului IV « Salarizarea » din Contractul colectiv de munca si a
Regulamentului privind acordarea sporurilor pentru conditii deosebite de munca, a altor sporuri si drepturi de salarizare si de alta natura.
Din efectuarea Testului, referitor la stabilirea drepturilor cuvenite personalului am constatat urmatoarele :
-elementele de natura salariala sunt înscrise în contractele individuale de munca;
-salariile de baza s-au stabilit cu respectarea limitelor minime si maxime corespunzatoare functiilor si meseriilor prevazute în Nomenclatorul
unic de functii si meserii de la S.C x S.A ;
-sporurile si indemnizatiile, cuantumurile si conditiile de acordare a acestora s-au stabilit în conformitate cu prevederile Codului muncii,
regulamentul de sporuri si a Contractului colectiv de munca pe unitate ;
-cresterea salariilor de baza s-a facut în baza protocolului nr.273/01.01.2006;
-ajutoarele si premiile s-au acordat cu respectarea cadrului legislativ si normative si în baza unor documente justificative (hotarâri ale AGA sau
CA, referate/cereri aprobate de conducerea societatii, însotite de copii ale unor documente etc.).
Un element important al activitatii de evidenta a efectuarii muncii peste programul normal de lucru, consta în fundamentarea acestuia în vederea
compensarii în timp liber echivalent sau în bani.
Din analiza Testului, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare, s-a constatat ca nu exista organizat un sistem de evidenta si de
recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat ca efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa în scris de seful
ierarhic, desi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.
Din aceasta cauza, în practica nici nu s-a mai urmarit compensarea în timp liber corespunzator, în urmatoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate
în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuiala semnificativa pentru entitate care putea fi evitata.
Page
1
Auditorul recomanda utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea
procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzator în urmatoarele 30 de zile, dupa efectuarea acesteia, precum si pentru
plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibila. De asemenea, se recomanda si desemnarea unei comisii pentru reverificarea
evidentei timpului suplimentar peste programul normal de lucru si a modului de compensare a acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a
cadrului normativ.
III. CONCLUZII
Auditorul pe baza testarilor si analizelor efectuate evalueaza activitatea Serviciului Resurse Umane privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite
personalului conform grilei:
NR.
CRT.OBIECTIVUL
APRECIERE
FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC
1. Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personaluluiX
Precizam, faptul ca toate constatarile prezentate au la baza probe de audit obtinute pe baza testului efectuat consemnate în
documentele de lucru întocmite de catre auditor si însusite de catre factorii de management ai entitatii. Aceste evaluari au la baza discutiile
care au avut loc cu privire la recomandarile auditorului în sedinta de închidere a misiunii, apreciate de catre participantii la aceasta sedinta, ca
fiind realiste si fezabile, si materializate în minuta sedintei de închidere.
Auditor,
Pop Mircea
Page
1
Difuzarea raportului de audit intern
seful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern, finalizat, împreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al structurii auditate
conducatorului entitatii care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Dupa avizare, Raportul de audit intern, în copie, va fi comunicat structurii auditate.
Urmarirea recomandarilor
Obiectivul acestei etape este de a urmari si formaliza modul de implementare a recomandarilor din Raportul de audit intern.
Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor
întreprinse de catre conducerea structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit intern.
Procedura de urmarire a recomandarilor se finalizeaza cu documentul Fisa de urmarire a recomandarilor.
Page
1
Documentul nr.23
S.C x S.A
Compartimentul Audit Intern
FIsA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
Page
1
S.C x S.A Compartimentul Audit InternData:
30.03.2007
Misiunea de audit ntern:
Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Raport de audit nr. X/
2007
Rec.
Nr.Recomandarea
Implementa
t
Partial
implementa
tNeimplementat
Data planificata/
Data implementarii
1. Efectuarea unei
reverificari
privind sistemul
de evidenta a
timpului
suplimentar
peste programul
normal de lucru
si modul de
compensare al
acestuia pentru
depistarea
tuturor situatiilor
de nerespectare
a cadrului
X
30.05.2007/30.05.2007
Page
1
S.C x S.A Compartimentul Audit InternData:
30.03.2007
Misiunea de audit ntern:
Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Raport de audit nr. X/
2007
Rec.
Nr.Recomandarea
Implementa
t
Partial
implementa
tNeimplementat
Data planificata/
Data implementarii
2. Elaborarea unei
proceduri pentru
gestionarea
timpului efectuat
peste programul
normal de lucru
în vederea
compensarii în
timp sau în bani
si implementarea
în cadrul
acestuia a
activitatilor de
control si a
X 30.06.2007/30.06.2007
Page
1
S.C x S.A Compartimentul Audit InternData:
30.03.2007
Misiunea de audit ntern:
Auditul intern al ciclului „Salarii-personal”.
Raport de audit nr. X/
2007
Rec.
Nr.Recomandarea
Implementa
t
Partial
implementa
tNeimplementat
Data planificata/
Data implementarii
responsabilitatilor
adecvate;
3. Asigurarea unei
pregatiri
profesionale de
specialitate a
personalului si
evaluarea
sistematica a
acestuia.
X
permanent
Instructiuni
1. Introduceti recomandarile de audit dupa cum sunt