Audit de performance & Audit du recrutement du

PRE-STUDY MEMO Performance Audit of the Directorate of Strategic Policy Planning, Monitoring & Evaluation and Resource Mobilization (SPPMERM) OFFICE OF INTERNAL AUDIT (OIA) AFRICAN UNION COMMISSION May, 2013

IA23310 - 15

Rapport d’audit interne

- Audit de performance & Audit du recrutement du

Conseil consultative africain sur la lutte contre

la corruption (CCUAC)

Bureau de l’audit interne

Commission de l’Union africaine Octobre 2018

O I A R e p o r t – P A a n d R e c r u i t m e n t A u d i t Page i

Table des matières RÉSUMÉ ANALYTIQUE ............................................................................................. 3

CHAPITRE 1 : CONTEXTE DE L’AUDIT .................................................................... 5

CHAPITRE 2 : PLAN DE L’AUDIT ............................................................................. 6

CHAPITRE 3 : DESCRIPTION DE L’AU-ABAC ......................................................... 8

CHAPITRE 4 : CONSTATATIONS DE L’AUDIT DE PERFORMANCE (AP) ........... 11

CHAPITRE 5 : CONSTATATIONS DE L’AUDIT DES RECRUTEMENTS ............... 30

CHAPITRE 6 : CONCLUSION .................................................................................. 32

CHAPITRE 7 : REMERCIEMENTS ........................................................................... 33

O I A R e p o r t – P A a n d R e c r u i t m e n t A u d i t Page ii

Liste des sigles et abréviations

UA Union africaine (également appelée Union)

CUA Commission de l’Union africaine (également appelée la Commission)

AU-ABAC Conseil consultatif de l’UA sur la lutte contre la corruption

AUCPCC Convention de l’Union africaine sur la prévention et la lutte contre la

Corruption

AU-FRR Règlement financier et règles de gestion financière de l’UA

AU-IAR Règlement d’audit interne de l’UA

AU-SRR Statuts et règlement du personnel de l’UA

AICC Centre international de conférence d’Arusha

BCP Bureau du Président

BDCP Bureau du Vice-président

BAI Bureau de l’audit interne

AP Audit de performance

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RÉSUMÉ ANALYTIQUE Contexte général 1. Le Conseil consultatif de l’Union africaine sur la lutte contre la corruption (AU-ABAC) a été créé conformément aux dispositions de l’alinéa a) du paragraphe 5 de l’article 22 de la Convention de l’Union africaine sur la prévention et la lutte contre la corruption (AUCPCC). La Convention a été adoptée à la deuxième session ordinaire de la Conférence de l’Union à Maputo (Mozambique) le 11 juillet 2003, et est entrée en vigueur le 5 août 2006, 30 (trente) jours après le dépôt du quinzième instrument de ratification. Au moment de l’audit, la Convention avait été signée par 49 États membres et ratifiée par ou a enregistré l’adhésion de 40 États membres. 2. Conformément aux décisions EX.CL/Dec.1020 (XXXIII) et EX.CL/Dec.1008 (XXXIII) prises par le Conseil exécutif lors de sa 33e session ordinaire tenue les 28 et 29 juin 2018 à Nouakchott (Mauritanie), le Bureau de l’audit interne (OIA) a réalisé un audit de performance sur les opérations et les processus de recrutement des ressources humaines de l’AU-ABAC. Objectifs et portée 3. L’audit visait principalement à évaluer les réalisations de l’AU-ABAC dans l’accomplissement de son mandat et dans quelle mesure les ressources disponibles sont utilisées de manière économique, efficiente et efficace pour atteindre ses objectifs. L’examen a porté sur les performances et le processus de recrutement dans un échantillon de transactions/activités pour les exercices financiers 2015, 2016, 2017 et 2018. Principales constatations de l’audit de performance (AP) 4. Les principales constatations de l’audit de performance sont résumées comme suit :

a) Non-exécution des mandats b) Enjeux et défis de la gouvernance c) Problèmes de leadership et de travail en équipe d) Supervision de l’approbation des missions par la direction e) Absence de mécanisme de suivi, d’examen et d’évaluation f) Taxes sur la valeur ajoutée non réclamées (TVA) g) Location de la salle de réunion des sessions ordinaires du Conseil en

violation de l’accord de siège Conclusion générale 5. Dans l’ensemble, il ressort des constatations (audit de performance) de l’évaluation de l’AU-ABAC en matière d’économie, d’efficience et d’efficacité dans l’utilisation des ressources disponibles ainsi que de son mandat que la performance de


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l’AU-ABAC doit être davantage améliorée. L’audit a permis de conclure que l’environnement de contrôle actuel ne fournirait pas une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs et des mandats. 6. Dans l’ensemble, il ressort de l’examen de l’audit du recrutement que le système de contrôle interne du processus de recrutement de l’AU-ABAC est satisfaisant, c’est-à-dire que le processus de recrutement était conforme aux Statuts et règlement du personnel et aux autres décisions/directives applicables.


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CHAPITRE 1 : CONTEXTE DE L’AUDIT

1.1. Introduction 7. Le Conseil consultatif de l’Union africaine sur la lutte contre la corruption (AU ABAC) a été créé conformément aux dispositions de l’alinéa a) du paragraphe 5 de l’article 22 de la Convention de l’Union africaine sur la prévention et la lutte contre la corruption (AUCPCC). La Convention a été adoptée à la deuxième session ordinaire de la Conférence de l’Union à Maputo (Mozambique) le 11 juillet 2003, et est entrée en vigueur le 5 août 2006, 30 (trente) jours après le dépôt du quinzième instrument de ratification. Au moment de l’audit, la Convention avait été signée par 49 États membres et ratifiée par ou a enregistré l’adhésion de 40 États membres. 1.2. Justification/motivation de l’audit 8. Conformément aux décisions EX.CL/Dec.1020 (XXXIII) et EX.CL/Dec.1008 (XXXIII) prises par le Conseil exécutif lors de sa 33e session ordinaire tenue les 28 et 29 juin 2018 à Nouakchott (Mauritanie), le Bureau de l’audit interne (OIA) a été chargé de réaliser un audit de performance des opérations ainsi que des processus de recrutement des ressources humaines de l’ensemble des organes de l’UA. Les décisions exprimaient en outre l’urgence de veiller à ce que les rapports d’audit soient disponibles pour discussion au COREP en novembre 2018 et au Sommet en février 2019. 9. Compte tenu de ces décisions, le Bureau de l’audit interne a planifié et réalisé un audit de performance et du recrutement de l’AU-ABAC. Le travail sur le terrain s’est déroulé du 18 août au 8 septembre 2018. 1.3. Termes de références de l’audit interne 10. Le présent audit a été effectué conformément au mandat donné par le Règlement relatif à l’audit interne de l’Union africaine (UA AIR) adopté par le Conseil exécutif dans sa décision EX.CL/720(XXI)i de juillet 2012. Aux termes de l’article 3, le Bureau de l’audit interne est tenu, entre autres, d’évaluer l’adéquation et l’efficacité des systèmes de contrôle interne et des activités administratives et opérationnelles de tous les organes de l’UA et de formuler des recommandations appropriées en vue d’améliorer ces systèmes et procédures.


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CHAPITRE 2 : PLAN DE L’AUDIT

2.1. Objectifs de l’audit 11. L’audit visait principalement à évaluer les réalisations du CCUAC dans l’accomplissement de son mandat et dans quelle mesure les ressources utilisées pour la réalisation des programmes et objectifs établis sont économiques, efficientes et efficaces. Les objectifs spécifiques étaient les suivants : Audit de performance :

• évaluer s’il existe des objectifs clairement définis et s’ils sont alignés sur l’exécution du mandat ;

• évaluer s’il existe des processus et des objectifs de rendement clairement définis et documentés, et si les résultats sont mesurés à l’aune de ces objectifs ;

• vérifier si le CCUAC sollicite des ressources de manière appropriée ;

• vérifier que l’environnement de contrôle (notamment les processus d’achat) donne une assurance raisonnable quant à l’atteinte des objectifs.

Processus de recrutement :

• évaluer si le CCUAC suit le cadre politique, les systèmes et les pratiques de l’UA en matière de RH dans ses activités de recrutement ;

• évaluer si les Statuts et règlement du personnel de l’UA et les autres décisions/directives applicables en matière de recrutement ont été respectés et appliqués ;

• évaluer si les contrôles internes du processus de recrutement sont adéquats;

• évaluer si les processus de recrutement sont menés de manière efficace et transparente ;

• évaluer si les opérations liées au recrutement reflètent une optimisation des ressources et si elles sont correctement comptabilisées.

2.2. Portée de l’audit

12. L’audit a porté sur les opérations/programmes, les questions budgétaires/financières, l’environnement de contrôle ainsi que les activités relatives au


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processus de recrutement de le CCUAC. L’examen s’est concentré sur un échantillon de transactions/activités pour les exercices financiers 2015, 2016, 2017 et 2018. 2.3 Méthodes de collecte des données 13. L’exercice de vérification a adopté les méthodes suivantes pour recueillir les données et les renseignements :

a. l’examen des documents ; et

b. les entrevues et discussions avec le personnel et les membres du conseil

consultatif du CCUAC.


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CHAPITRE 3 : DESCRIPTION DE L’AU-ABAC

3.1 Mandat, vision et mission 14. Le mandat et la mission du CCUAC, tels qu’énoncés à l’article 22 (5) de la Convention, sont les suivants :

a) promouvoir et encourager l’adoption et l’application de mesures anti-

corruption sur le continent ;

b) recueillir et documenter des informations sur la nature et l’ampleur de la corruption et des infractions connexes en Afrique ;

c) mettre au point des méthodes d’analyse de la nature et de l’ampleur de la corruption en Afrique, diffuser des informations et sensibiliser le public aux effets négatifs de la corruption et des infractions connexes ;

d) conseiller les gouvernements sur la manière de traiter le fléau de la corruption et des infractions connexes dans leurs juridictions nationales ;

e) recueillir des informations et analyser la conduite et le comportement des sociétés multinationales opérant en Afrique et diffuser ces informations aux autorités nationales désignées en vertu du paragraphe 1 de l’article 18 de la Convention ;

f) élaborer et promouvoir l’adoption de codes de conduite harmonisés pour les agents publics ;

g) établir des partenariats avec la Commission africaine des droits de l’homme et des peuples, la société civile africaine, les organisations gouvernementales, intergouvernementales et non gouvernementales pour faciliter le dialogue dans le cadre de la lutte contre la corruption et les infractions connexes ;

h) soumettre régulièrement un rapport au Conseil exécutif sur les progrès réalisés par chaque État partie dans l’application des dispositions de la présente Convention ; et

15. S’acquitter de toute autre tâche relative à la lutte contre la corruption et les infractions connexes qui pourrait lui être confiée par les organes délibérants de l’Union africaine.

16. La vision du CCUAC est d’être « une organisation efficace qui apporte un soutien pertinent aux États membres dans la mise en œuvre durable de la Convention de l’UA et dans la lutte contre la corruption en Afrique ».


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3.2. Structure et fonctions essentielles 17. La structure du CCUAC a été approuvée par la décision Ex.CL/687(XX)I du Conseil exécutif de l’UA. La structure approuvée se compose comme suit : Secrétaire exécutif (1), Agent des finances et de l’administration (1), fonctionnaire principal chargé des politiques – questions juridiques et politiques (1), fonctionnaire principal chargé des politiques – questions économiques (1), documentaliste (1), secrétaire bilingue (1) et conducteur/coursier (1). Les fonctions essentielles de l’AU-ABAC sont décrites à l’article 22 (5) de sa Convention tel qu’indiqué dans l’énoncé de mission ci-dessus. 3.3. Description du Conseil consultatif et de son Secrétariat 18. Le Conseil consultatif sur la lutte contre la corruption (AU-ABAC) est composé de onze membres élus par le Conseil exécutif. Le Conseil élit parmi ses membres un Bureau composé d’un président, d’un vice-président et d’un rapporteur. Les membres du Bureau sont nommés pour une période de deux ans. Le Bureau assure la formulation de la planification stratégique et la coordination des activités nécessaires à l’exécution des fonctions du Conseil consultatif en vertu de l’article 22 (5) de la Convention. 19. Le Conseil consultatif établit le Secrétariat qui travaille sous la direction du Bureau et la supervision du Rapporteur. Le Secrétariat fournit un appui professionnel, logistique et administratif de fond au Conseil. Le Secrétariat organise toutes les réunions du Conseil et du Bureau et tient un registre de tous les documents et de la correspondance du Conseil. Le Secrétariat est géré par un secrétaire exécutif et doté d’un personnel professionnel, technique et administratif. 3.4. Financement et exécution du budget 20. Le budget alloué au fonctionnement et aux programmes du CCUAC provient des contributions des États membres. Étant un des organes de l’UA, le CCUAC mène ses opérations en utilisant les fonds alloués conformément à son budget approuvé. Le tableau ci-après présente un résumé des budgets approuvés et de leur exécution pour les années allant de 2015 à 2018 :

Année Budget (en dollars

EU) Réel (en dollars EU) Taux d’exécution

2015 739 436 632 776 86 %

2016 1 376 408 1 346 167 87 %

2017 2 396 246 1 359 957 57 %

2018 2 843 373 875 464* 31 %*

NB : *Chiffres pour la période allant de janvier à juin 2018


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3.5. Les parties prenantes du CCUAC 21. Le CCUAC compte un large groupe de parties prenantes qui ont des intérêts et des attentes différents. L’expression « partie prenante » désigne toute personne au sein ou à l’extérieur du CCUAC, qui a des intérêts et des attentes légitimes en ce qui concerne les extrants et les résultats des opérations menées par le CCUAC. Les principales parties prenantes sont les États membres, les organes délibérants de l’UA, le Conseil consultatif du CCUAC, la direction et le personnel du CCUAC, les partenaires au développement et les autres organes de l’UA.


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CHAPITRE 4 : CONSTATATIONS DE L’AUDIT DE PERFORMANCE (AP)

4.1. Mandat, gouvernance et structure

4.1.1. Enjeux et défis en matière de gouvernance 22. La Convention de l’Union africaine sur la prévention et la lutte contre la corruption stipule ce qui suit : Article 22 (1) « Il est créé un Conseil consultatif sur la lutte contre la corruption au sein de l’Union africaine » et Article 22 (6) « Le Conseil adopte son propre règlement intérieur ». 23. En outre, le Règlement intérieur du Conseil consultatif stipule ce qui suit : Article 15 (1), le conseil établit le bureau du secrétariat qui travaille sous l’autorité du bureau, et Article 15 (2) « le secrétariat fournit tout le soutien administratif au conseil consultatif, tient un registre de tous les documents et correspondances du conseil consultatif, et assure une fonction générale de tenue des archives concernant toutes les activités ». 24. D’autre part, le Règlement financier de l’UA (FRR) stipule ce qui suit :

a) « Administrateur des comptes » désigne un fonctionnaire de l’Union ayant

l’autorité comptable suprême pour toutes les ressources de l’Union et qui est également le Président de la Commission de l’Union africaine (CUA) ».

b) « Fonctionnaire chargé du contrôle » désigne le Vice-Président de la Commission de l’Union africaine, les Chefs des organes et institutions de l’Union, le cas échéant, ayant autorité comptable sur les ressources de leurs organes et institutions respectifs et qui est responsable devant l’Administrateur des comptes » ;

c) Règlement financier de l’UA, article 6, paragraphe 5 : « Les fonctionnaires chargés du contrôle sont chargés de l’administration et des finances de leurs organes et institutions respectifs de l’Union. Dans l’accomplissement de cette tâche, ils sont tous responsables devant l’Administrateur des comptes de l’Union ».

25. L’examen d’audit a permis de mettre à jour les problèmes suivants dans l’application de la Convention du CCUAC, du Règlement intérieur et du règlement financier de l’UA au niveau des rôles administratifs, financiers et opérationnels :

a) Les rôles, responsabilités et obligations redditionnelles du Secrétaire exécutif (fonctionnaire chargé du contrôle) énoncés dans la Convention et le Règlement intérieur et dans les rapports de suivi de l’UA ne sont pas cohérents entre eux. Il en a résulté un malentendu entre le Secrétaire exécutif et le Conseil consultatif, ce qui a nui à l’exécution du mandat du CCUAC.


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b) Le Conseil consultatif a également adopté un Règlement intérieur révisé en

2017, dont l’article 20 (2) stipule que « Le Conseil consultatif tient au moins quatre (4) sessions ordinaires par an, dont chacune dure au moins 15 jours, sauf décision contraire du Conseil consultatif ». Toutefois, l’application de ce Règlement intérieur a été suspendue par la lettre adressée au Secrétaire exécutif par le Bureau du Vice-Président de la CUA (réf. BDCP/H01/101/1012.18 du 12 janvier 2018) en rappelant que les activités ayant une incidence financière doivent être approuvées par les organes délibérants de l’Union. Cet état de fait a également soulevé une préoccupation au sein des membres du Conseil consultatif quant à son impact sur la réalisation des mandats du CCUAC.

c) La décision sur certaines activités opérationnelles a donné lieu à des conflits

entre le Conseil consultatif et le Secrétaire exécutif. À titre d’exemple, dans certains cas, deux formations du personnel organisées à Vienne et à Londres ont été autorisées par le Secrétaire exécutif malgré les réserves (non-approbation) formulées par le Président du Conseil.

Recommandation : 26. Le BCP devrait coordonner et faciliter la définition claire des rôles, responsabilités et obligations redditionnelles du Bureau du Conseil consultatif et du Secrétaire exécutif du CCUAC afin d’améliorer l’exécution et la réalisation des mandats du CCUAC et d’éviter le malentendu actuel.

Commentaires de la direction (BCP)

1. Le BCP doit convoquer un comité de travail technique composé du BCP, du BDCP, du BCJ, du SPPERMM, de l’AHRM, du PBFA et du BIA pour élaborer un cadre de gouvernance et des plans de délégation de pouvoirs entre le président de la CUA, les dirigeants des organes, les chefs du secrétariat et les responsables des services financiers et administratifs des organes, afin de lever les ambiguïtés et de résoudre dans les trois (3) prochains mois les conflits au niveau des organes. 2. Le BCP organisera, dans les six (6) prochains mois, une initiation des Chefs des organes, des Chefs du Secrétariat et des responsables des Finances au cadre approuvé.

4.1.2. Faiblesses en matière de leadership et de travail en équipe

27. L’alinéa a) de l’article 10 des Statuts et règlement du personnel de l’UA stipule que « Le Président ou l’autorité compétente de tout autre organe prend les mesures appropriées pour établir et maintenir une communication continue avec les membres du personnel afin d’améliorer la coopération au travail et d’échanger des informations et des idées pour la réalisation des buts et objectifs de l’Union et de promouvoir une gestion harmonieuse des relations du travail ». Toutefois, le Bureau de l’audit interne a relevé les


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difficultés suivantes en ce qui concerne le leadership et le travail d’équipe au sein du Bureau du Secrétariat et entre le Secrétariat et le Conseil consultatif :

a) Un certain nombre de mémos (courriers) ont été écrits par le Président du Conseil consultatif au Secrétaire exécutif sur des questions couvrant à la fois les domaines administratif et opérationnel. À titre d’exemple, dans une récente note de service référencée AUABC/CHAIR/2018/03/002 en date du 6 mars 2018, le Président a demandé au Secrétaire exécutif d’expliquer pourquoi, entre autres choses, le fonctionnaire chargé des finances et de l’administration (FAO) avait refusé de fournir la ventilation et le calcul nécessaires des indemnités journalières de subsistance pour le personnel chargé des avances temporaires. Le Secrétariat Exécutif a répondu par note datée du 6 mars 2018, référencée AUABC/ES/2018/03/008, notant que les articles 37 et 38 des Statuts et règlement du personnel de l’UA attribuent cette responsabilité à toute personne effectuant des avances temporaires au nom de l’Union. Dans ce cas, le documentaliste qui était le régisseur d’avances pour cette mission a assumé l’entière responsabilité de la régie qui lui a été confiée. Le FAO peut aider à calculer l’indemnité journalière de subsistance. Toutefois, le Président du Conseil lui a de nouveau répondu par note datée du 15 mars 2018, référencée AUABC/CHAIR/2018/03/017, soulignant que le Conseil comprenait les Statuts et règlement intérieur de l’UA mais lui a demandé d’expliquer pourquoi le FAO n’avait pas fourni au personnel en place les calculs de l’indemnité journalière de subsistance en conséquence. Ces échanges de correspondance entre le Secrétaire exécutif et le Président du Conseil consultatif n’étaient pas terminés au moment de l’audit.

b) Des lacunes dans les voies de communication officielles au sein du Bureau du Secrétariat et entre le Conseil et le Secrétariat ont été observées. Par exemple, il n’y a pas eu de délégation officielle des responsabilités de l’administrateur en charge lorsque le Secrétaire exécutif n’est pas en fonction.

c) Absence de réunions régulières du personnel qui auraient pu améliorer la coopération au travail, l’échange d’informations et la gestion harmonieuse des relations de travail.

d) Les entretiens avec les représentants des membres du Conseil et du personnel du Secrétariat ont également montré que l’esprit d’équipe et l’atmosphère de travail n’étaient pas satisfaisants.

28. Tous ces facteurs ont eu une incidence négative sur les résultats obtenus par le personnel dans l’exécution de son mandat.


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Recommandation : 29. Le BCP devrait nommer une équipe composée d’autorités compétentes pour évaluer et prendre les mesures correctives appropriées afin d’améliorer l’esprit d’équipe au sein du Bureau du Secrétariat et entre le Conseil et le Secrétariat pour la réalisation des mandats du CCUAC.


1. Le BCP demandera à l’AHRM d’entreprendre une enquête indépendante sur la culture organisationnelle à l’AU-ABAC et de recommander des mesures correctives au président dans les 60 (soixante) prochains jours ; 2. Le BCP ordonnera à l’AHRM d’offrir une formation en gestion et en leadership aux membres du Conseil et au chef de son secrétariat, au cours des 60 (soixante) prochains jours.

4.1.3. Assurance-maladie et autres indemnités pour les membres du Conseil

30. L’article 5(b)i des Statuts et règlement du personnel de l’Union africaine (AU-SRR) stipule que : « Compte dûment tenu de la nature des fonctions et responsabilités, le Président ou l’autorité compétente de tout autre organe propose au Conseil exécutif, par l’intermédiaire du COREP, pour soumission à la Conférence, des barèmes des traitements, allocations et prestations des employés de l’Union, lesquels sont révisés tous les trois (3) ans à compter de la date du précédent examen ». 31. Il a été noté que les membres du Conseil consultatif se sont inquiétés de l’absence de couverture d’assurance-maladie pendant leur mission et de l’absence d’indemnités pour appels téléphoniques, les services de secrétariat, etc. bien qu’ils ne fassent pas partie du personnel du CCUAC. 32. Cet état de fait résulte d’une absence de politique claire régissant ces avantages/questions qui ont eu un impact sur le moral et la dynamique vers la réalisation du mandat du CCUAC. Recommandation : 33. Le BCP devrait répondre aux préoccupations du Conseil au sujet de l’assurance-maladie, de leur mandat et d’autres allocations.


Le BCP ordonnera au BDCP d’accélérer la finalisation de l’exercice d’harmonisation de la rémunération des élus et de formuler ses recommandations à la Conférence lors du prochain Sommet de l’UA.


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4.2. Planification

4.2.1. Programmes trimestriels de voyage et de mission 34. L’article 2.2 de la politique administrative de l’UA sur les voyages et les missions stipule que « chaque département, division, direction, bureau régional ou de représentation devra soumettre un plan de voyage trimestriel pour approbation par le Président, le Responsable de l’organe ou son représentant dûment autorisé ». 35. L’examen des voyages et des missions a révélé que le CCUAC n’a pas élaboré, adopté ni documenté de programmes trimestriels de voyage et de mission. Ce contrôle exercé par le Bureau du Secrétariat et le Bureau du Conseil consultatif a entraîné des retards dans les réservations et des annulations, ce qui a entraîné des pertes financières du fait de l’achat de billets d’avion onéreux. Recommandation : 36. La direction du CCUAC devrait élaborer et obtenir l’approbation des programmes de voyage et de mission trimestriels conformément à la politique de l’UA sur les voyages afin de réduire les coûts inutiles associés aux réservations tardives et aux itinéraires non rentables.

Commentaires de la direction (CCUAC)

Un programme d’activités est normalement établi après les sessions du Conseil. Toutefois, au cours de la période visée par le rapport de 2018, ces changements se sont produits parce que les membres du Conseil se décident à y participer plus tard. Cette question fera l’objet d’autres discussions avec le Conseil aux fins d’amélioration. Cette question sera examinée à la prochaine session du Conseil.

4.2.2. Faiblesses dans l’approbation des missions 37. La section 2.3 de la Politique administrative de l’UA sur les voyages et les missions stipule que « la demande d’approbation des missions officielles indique clairement le but, le lieu, la durée, le coût estimatif et les résultats attendus de la mission, et comprend un formulaire de décaissement du fonds dûment rempli et signé par un fonctionnaire du budget ».

38. L’article 2.6 de la politique stipule qu’ « en soumettant une demande d’approbation de mission ou de voyage, l’approbation doit être aussi précise que possible et contenir au moins, sans toutefois s’y limiter, les éléments suivants : Nom du voyageur, ...., Objet du voyage et prestations attendues et pertinence du voyage par rapport aux objectifs de l’Union ; Ligne budgétaire pertinente à imputer ; départ proposé... ; Destination exacte ; Durée du voyage ; ... Fonds disponibles dûment rempli et signé pour le fonds ... »


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39. L’article 3.2 de la politique administrative de l’UA sur les voyages et les missions stipule également que « l’unité des voyages ne traitera et n’émettra un billet que sur la base de la note d’approbation du Président, du Responsable d’un quelconque organe de l’UA, ou de son représentant désigné ». 40. L’examen des approbations de mission a révélé les lacunes suivantes :

i) absence de codes et de lignes budgétaires détaillés,

ii) non clarification des objectifs de la mission/résultats escomptés de la

mission,

iii) absence de lien entre la mission et le plan de travail annuel,

iv) absence de rôles clairs pour les participants et les employés du Secrétariat qui assistent aux réunions,

v) absence de notes de référence pouvant faciliter le suivi de la mission ; et

vi) absence de formulaire de disponibilité des fonds. 41. Cette situation peut entraîner des dépenses sur des activités non planifiées, générer des coûts inutiles du fait que le personnel voyage pour des tâches injustifiables, sans obtenir une délégation appropriée des tâches et des responsabilités, et entraîner un dépassement du budget approuvé. Par conséquent, elle peut mener à des gains d’efficience et causer des inefficacités. Recommandation : 42. La direction du CCUAC devrait s’assurer que toutes les approbations des missions comprennent au moins les éléments suivants : (a) Objectif de la mission, (b) Détails du budget (à savoir l’indemnité journalière de subsistance, les billets, le téléphone et la location de véhicule), (c) Durée de la mission, lieu, liste des participants, etc., (d) Lien de la mission au plan de travail annuel, (e) Rôles des participants présents lors des réunions, (f) Note officielle et faisant référence au document de mission et (g) Formulaire signé pour l’approbation des fonds disponibles.


Démarré en août 2018.

4.2.3. Prévisions budgétaires irréalistes pour desservir les missions 43. L’article 10 (9) du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’UA stipule que « La proposition de budget doit être présentée en fournissant des estimations


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réalistes et assortie des extrants et résultats escomptés ». Normalement, un budget réaliste doit être préparé et un montant raisonnable doit être prévu à titre d’avances. 44. L’audit a permis de relever certains cas où des sommes d’argent excessives ont été prélevées à titre d’avances par rapport aux dépenses réelles. Par exemple : 20 000 dollars EU) d’avances temporaires ont été encaissées (réf. D000760 du 15/01/18), dont seulement 5 299,09 dollars EU ont été dépensés (réf. AV180203 du 07/02/18). Dans un autre cas, une avance de 4 000 dollars EU a été consentie (D000758 du 05/01/18), dont seulement 509 dollars EU ont été dépensés aux fins prévues (Réf AV180205 du 19/02/18). 45. D’autre part, dans certains cas, le CCUAC a retiré moins d’argent pour assurer le service des missions (réf. D000884 du 28/6/18 40 000 dollars EU) et, par conséquent, un autre membre du personnel s’est déplacé pour remettre de l’argent au personnel affecté à cette mission (réf. D000888 du 26/6/18 20 000dollars EU) et (réf D000872 du 23/6/18 5 000 dollars EU). 46. Cet état de fait s’explique par l’absence d’estimations détaillées et réalistes de la part d’AU-ABAC, ce qui a entraîné soit l’immobilisation de fonds qui auraient pu être utilisés pour d’autres activités liées au fonctionnement et qui auraient pu entraîner une mauvaise utilisation ou une perte d’argent, soit des coûts évitables encourus par le personnel qui doit se déplacer pour remettre des fonds supplémentaires. Recommandation : 47. Le CCUAC devrait s’assurer qu’un budget estimatif réaliste est élaboré sur la base d’un plan de mission détaillé afin d’éviter de transporter trop ou moins d’argent.


Démarré en septembre 2018.

4.3. Exécution du budget

4.3.1. Faible taux d’exécution du budget 48. Selon l’article 31 (1) du Règlement financier, « Les crédits approuvés par la Conférence constituent une autorisation pour l’Union d’engager et d’effectuer des paiements aux fins pour lesquelles les crédits ont été votés et à concurrence des montants ainsi votés ». L’article 10 (9) du Règlement financier de l’Union africaine stipule en outre que « la proposition de budget doit être présentée en formulant des estimations réalistes et doit être assortie de résultats attendus ».

49. L’examen d’audit de l’exécution du budget a révélé les insuffisances suivantes :


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a) sur le budget-programme approuvé de 761 576 dollars EU pour l’année 2018, seulement 100 000 dollars EU ont été reçus par le CCUAC au 30 juin 2018 ;

b) faible taux d’exécution des budgets-programmes pour l’année 2017 (c’est-à-dire que sur le budget approuvé de 534 300 dollars, seuls 186 726 dollars EU (soit 35 %) ont été utilisés) ;

c) le budget d’investissement approuvé pour l’année 2017 était de 60 000 dollars EU alors que les dépenses réelles étaient de 30 000 dollars EU (50 % du budget approuvé), et

d) pour les années 2015 et 2016, les dépenses réelles pour le budget opérationnel ont dépassé le budget approuvé pour les réunions du conseil.

50. Cet état de fait s’explique principalement par les raisons suivantes :

a) absence d’un calendrier complet et réaliste des activités et non-respect du

plan stratégique approuvé (jusqu’en janvier 2018),

b) manque de personnel au sein du Secrétariat pour exécuter les activités, et

c) manque de travail d’équipe entre le Secrétariat et les membres du Conseil et au sein du Secrétariat.

Recommandation

51. Pour atteindre les buts et objectifs, il est recommandé que le CCUAC établisse un calendrier complet et réaliste pour toutes les activités du programme de travail annuel (budget, calendrier, ressources humaines) et s’acquitte de ses tâches en conséquence.


Démarré en septembre 2018.

4.4. Mise en œuvre du programme

4.4.1. Non-respect du mandat

52. L’article 22 (5) de la Convention a mandaté le CCUAC pour accomplir les fonctions clés suivantes :

a) promouvoir et encourager l’adoption et l’application de mesures anti-corruption sur le continent ;

b) recueillir et documenter des informations sur la nature et l’ampleur de la corruption et des infractions connexes en Afrique ;


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c) mettre au point des méthodes d’analyse de la nature et de l’ampleur de la

corruption en Afrique, diffuser des informations et sensibiliser le public aux effets négatifs de la corruption et des infractions connexes ;

d) conseiller les gouvernements sur la manière de traiter le fléau de la corruption et des infractions connexes dans leurs juridictions nationales ;

e) recueillir des informations et analyser la conduite et le comportement des sociétés multinationales opérant en Afrique et diffuser ces informations aux autorités nationales désignées en vertu du paragraphe 1 de l’article 18 de la Convention ; et

f) élaborer et promouvoir l’adoption de codes de conduite harmonisés pour les agents publics.

53. Toutefois, l’examen d’audit a révélé les faiblesses suivantes en ce qui concerne la réalisation de ces mandats clés :

a) les résultats des entretiens avec six des membres du Conseil consultatif

(quatre membres actifs et deux précédents) et les cinq membres du Secrétariat de l’AU-ABAC ont indiqué que le CCUAC ne remplissait pas la plupart des fonctions énoncées dans sa convention ;

b) le rapport d’activité pour l’exercice clos en décembre 2015 soumis au Conseil exécutif indiquait que seulement 1 % des objectifs du plan stratégique (c’est-à-dire de 2011 à 2015) avaient été atteints ;

c) au moment du présent audit, seuls 401 des 55 États membres de l’UA ont ratifié la Convention de l’Union africaine sur la prévention et la lutte contre la corruption, 15 ans après son adoption ; et

d) pour la période allant de janvier 2016 à août 2018, le CCUAC n’a mené qu’une seule mission de sensibilisation (en 2016, à Maurice) et une seule mission d’évaluation (en 2017, en Ouganda), bien que ces activités constituent l’une de leurs principales fonctions conformément à la convention.

54. Le Bureau de l’audit interne a noté que les principaux facteurs ayant contribué à la non-réalisation du mandat étaient les suivants :

a) absence de plan stratégique et de plan de travail annuel officiellement

approuvés (jusqu’en janvier 2018) ;

1 The ratification de l’un des États membres (Maurice) faisait encore l’objet d’examen par le Bureau du Conseiller juridique aux fins de confirmation.


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b) postes clés vacants, en particulier pour les exercices 2015, 2016 et 2017 (secrétaire exécutif et/ou fonctionnaire principal chargé des politiques) ;

c) le mandat de deux ans du conseil consultatif et la non résidence du président ont nui à la conception et à la mise en œuvre des programmes ;

d) l’insuffisance des ressources budgétaires et des effectifs par rapport au niveau et à l’ampleur des activités à mettre en œuvre ;

e) absence de mécanisme de mesure et d’évaluation des performances des membres du Conseil consultatif aux niveaux individuel et collectif ;

f) absence d’exigence en termes de connaissances, d’exposition, de bons antécédents et d’expérience en matière de lutte contre la corruption lors de la nomination des membres du Conseil consultatif et du personnel du Secrétariat;

g) non-réceptivité des États membres aux demandes du CCUAC pour effectuer des missions de sensibilisation et d’évaluation ; et

h) les relations malsaines entre le Conseil et le bureau du Secrétariat. Recommandation 55. Le BCP devrait faciliter le réexamen de la durée du mandat des membres du Conseil consultatif étant donné que le mandat de deux ans a un impact potentiel sur la réalisation des mandats du CCUAC.


Le BCP demandera au SPPERMM d’aider le Conseil à élaborer des buts et objectifs annuels clairs et des indicateurs de performance clés pour le Secrétaire exécutif pour l’exercice 2019, et de présenter au Bureau du Conseil les processus pertinents de l’UA pour l’évaluation des performances du Secrétaire.

Recommandation 56. Le BCP devrait faciliter la mise en place d’un mécanisme de mesure et d’évaluation des résultats pour les membres du Conseil consultatif, individuellement et collectivement, afin de garantir la responsabilité et l’obligation de rendre compte de l’exécution des mandats.


La Conférence de l’UA examinera et se prononcera sur la proposition de critères de sélection et d’indicateurs de performance pour les représentants élus, dans le contexte du Programme de réforme institutionnelle de l’UA.


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Recommandation 57. Le BCP devrait faciliter l’établissement de critères pour la nomination des membres du Conseil afin d’inclure les connaissances, la visibilité, de bons antécédents et l’expérience en matière de lutte contre la corruption.


1. La Conférence de l’UA examinera et se prononcera sur la proposition de critères de sélection et d’indicateurs de performance pour les représentants élus, dans le contexte du programme de réforme institutionnelle de l’UA. 2. Le BCP recommande que le CCUAC inclue sa proposition d’amendement à la Convention du Conseil afin de prolonger le mandat des membres du Conseil de 2 à 6 ans dans son prochain rapport d’activité à la Conférence pour examen et décision.

4.4.2. Gestion des retraits d’avances

58. Les sections 7 et 8 de la Politique administrative de l’UA sur les voyages et les missions stipulent que les avances doivent être retirées à temps et que le rapport de fin de mission doit être présenté. En outre, une fois la mission achevée, le rapport de mission devrait être présenté, y compris le montant des avances, le montant dépensé pour chaque ligne budgétaire et les résultats de la mission liés au mandat du bureau. 59. Toutefois, l’examen du retrait des avances temporaires a révélé les faiblesses suivantes :

a) la fusion mélange des dépenses d’une mission avec celles d’une autre au

lieu de les déclarer séparément ;

b) retards dus au remboursement des avances temporaires ;

c) absence de rapports sur la réalisation des objectifs de la mission ;

d) les frais de mission n’ont pas été résumés, examinés et approuvés par le chef de mission ;

e) le manque d’information reliant les avances temporaires et le retrait d’avances temporaires qui s’y rattache.

Recommandation 60. L’AU-ABAC devrait veiller à ce que le retrait des avances temporaires soit effectué dans les délais impartis.


C’est ce qui est en train d’être fait et qui sera appliqué désormais.


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Recommandation 61. Le CCUAC devrait s’assurer que les rapports sur les frais de mission sont résumés, examinés et approuvés par le chef de réunion ou de mission concerné et soumis à l’agent financier et administratif.



Recommandation 62. Le CCUAC devrait utiliser un système de recoupement approprié pour relier les documents de retrait d’avances et les pièces justificatives du dépôt des fonds laissés par la mission aux bons de paiement anticipé de la régie d’avances.



Recommandation 63. Le CCUAC devrait veiller à ce que des rapports de mission expliquant les résultats de la mission soient élaborés et soumis pour toutes les missions.



4.4.3. Absence de mécanisme de suivi et d’évaluation 64. Selon les pratiques de l’UA, la mise en œuvre des activités/programmes fait l’objet d’un suivi, d’un examen et d’une évaluation pour déterminer si les programmes et activités sont mis en œuvre comme prévu. Toutefois, aucun rapport n’a été soumis au Bureau pour examen et vérification. 65. Cela s’explique par l’absence d’un mécanisme de suivi, d’examen et d’évaluation et par le manque de personnel nécessaire pour mener à bien cet exercice. Il en est résulté l’absence d’indicateurs de mesure de l’état d’avancement de l’exécution de ses mandats. Recommandation 66. L’AU-ABAC devrait mettre en place un mécanisme de suivi, d’examen et d’évaluation pour évaluer la mise en œuvre de ses programmes et activités.


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Ce plan sera élaboré et sa mise en œuvre sera renforcée à partir du plan de travail annuel de 2019.

4.5. Contrôles internes

4.5.1. Gestion des véhicules et du parc automobile 67. L’article 67(f) du Règlement financier dispose que « l’Administrateur des comptes établit un système de contrôle interne qui garantit que, dans tous les organes et institutions de l’Union, ... les ressources de l’Union sont employées et gérées de manière efficace, économique et efficiente ». Il est également pratique courante d’utiliser les relevés kilométriques/odométriques des véhicules pour surveiller la consommation de carburant des véhicules. Les pratiques exemplaires recommandent en outre de disposer d'un registre d’entretien approprié pour l’entretien des véhicules. Toutefois, le Bureau de l’audit interne a relevé les faiblesses suivantes en ce qui concerne le contrôle de l’utilisation des véhicules officiels et de la consommation de carburant. 68. La surveillance des déplacements des véhicules et de la consommation de carburant n’était ni économique ni efficace en raison des éléments suivants

a) Le déplacement des véhicules n’a pas fait l’objet d’un examen et d’une

surveillance adéquats. Par conséquent, les données du carnet de bord du véhicule indiquaient des incohérences et des informations erronées, notamment l’enregistrement de différents kilomètres pour le même itinéraire.

b) Le ravitaillement en carburant a été effectué presque tous les deux jours et/ou en deux jours (en centaines de litres) sans rapprochement de la consommation de carburant.

69. L’AU-ABAC a fait l’acquisition d’un Toyota Hiace Minbus 15 places, réceptionné le 24 février 2018. Cependant, au cours des six derniers mois, le véhicule n’a parcouru qu’environ 2 274 km. D’autre part, l’AU-ABAC a continué à louer des véhicules comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Rien n’indique qu’une analyse coûts-avantages ait été effectuée pour justifier la location d’un véhicule plutôt que le recrutement un chauffeur temporaire pour les réunions en question.

Date Réf. Description Montant

(en dollars EU)

Observations

28 mars 2018 D000408

Location de voiture auprès de Serena pour la délégation de la CUA en mission officielle. 367,92

L’autobus officiel de l’UA n’a pas été utilisé

26 mars 2018 D000405

Location de véhicule auprès de Serena pendant la réunion du Conseil de mars 2018. 1 871,11



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27 juin 2018 D000440

Location de véhicule auprès de Serena pendant la réunion du Conseil de juin 2018. 1 821,77


TOTAL

4 060,80

Recommandation 70. Le CCUAC devrait examiner et surveiller régulièrement l’utilisation des véhicules aux fins d’économie et d’efficacité de la consommation de carburant et des coûts connexes en utilisant correctement les carnets de route. En outre, le CCUAC devrait prendre les mesures appropriées en cas de négligence grave et de présentation erronée des informations figurant dans le carnet de bord de la voiture.


Un système de surveillance est en cours de mise en place afin de vérifier s’il y a effectivement une mauvaise utilisation des véhicules officiels.

Recommandation

71. L’AU-ABAC devrait effectuer une analyse coûts-avantages afin de justifier si la location d’un véhicule ou le recrutement d’un chauffeur temporaire pour l’autobus officiel est la meilleure option pendant ses réunions.


Une note de service est envoyée à la cour à l’effet de faire une annonce visant le recrutement de conducteurs temporaires afin de vérifier le coût de location des véhicules par rapport à celui du recrutement d’un conducteur temporaire pendant les réunions.

4.5.4. Paiement d’un loyer pour la salle de réunion des séances du Conseil 72. L’article V, Annexe technique I, de l’Accord de siège stipule que le pays hôte doit fournir « ... (C) des salles de réunion pour les fonctionnaires du Secrétariat ; (d) des salles de réunion pour les sessions du Conseil ; (e) des salles de traduction et d’interprétation ... » Toutefois, l’AU-ABAC a payé le loyer de la salle de réunion du Conseil du Centre international de conférences d’Arusha (AICC) où l’AU-ABAC est hébergé. Cette constatation a été mentionnée dans le précédent rapport d’audit du Bureau, référencé OIA/2017/014 de décembre 2017. Toutefois, aucune mesure corrective n’a été prise pour recouvrer le montant payé et le CCUAC a continué de payer le loyer. Le tableau ci-après présente quelques-uns de ces paiements après le précédent rapport d’audit interne.


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Référence Date Montant

en dollars EU

Description

D000745 15 décembre 2017 12 080,25 Location de salles de réunion à l’AICC pour les sessions et ateliers du Conseil en décembre 2017

D000715 16 novembre 2017 2 416,05 Location de salles de réunion à l’AICC pour l’atelier de novembre 2017

D000812 29 mars 2018 9 687,80 Loyer des salles de réunion à l’AICC pour les sessions du Conseil de mars 2018

D000881 27 juin 2018 8 525,50 Loyer des salles de réunion à l’AICC pour les sessions du Conseil en mars 2018

Total 32 709,60

73. Cet état de fait était dû à la supervision de la direction d’ABAC de l’UA qui devait assurer le suivi de la mise en œuvre de l’accord de siège auprès des Affaires étrangères tanzaniennes. Si cet argent n’est pas recouvré en temps voulu auprès du gouvernement tanzanien, il en résultera des pertes financières importantes. Recommandation 74. Le CCUAC devrait calculer tous les montants payés à ce jour pour la location de salles de réunion (salles de conférence) pour toutes les sessions du Conseil au Centre international de conférences d’Arusha (AICC) et les recouvrer auprès du Gouvernement tanzanien en temps voulu.


Le calcul sera finalisé d’ici la fin du mois de novembre 2018

Recommandation 75. Le CCUAC devrait veiller à ce que le gouvernement tanzanien mette à disposition du Conseil des salles de réunion tel que stipulé dans l’accord de siège.


Une note verbale sera adressée au gouvernement sur cette question et une réunion de suivi avec le gouvernement hôte aura lieu en décembre 2018.

4.5.5. Acquisition de billets d’avion en classe économique pour les membres du

Conseil 76. L’article 2.7.3(a) de la Politique administrative sur les voyages et les missions stipule que « Les responsables élus autres que ceux mentionnés aux articles 2.7.1 et 2.7.2 en mission officielle voyageront en classe affaires et sur l’itinéraire le plus direct et le plus économique, peu importe la durée du vol ».


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77. Toutefois, l’audit a relevé des cas où deux membres du Conseil consultatif ont voyagé en classe économique durant une partie de leur voyage à Arusha pour la 23e session du Conseil tenue du 24 au 28 juillet 2017 alors que les autres membres du Conseil ont voyagé en classe affaires. Le bureau du Secrétariat a expliqué à l’équipe d’audit que cet état de fait était dû à la réservation tardive du vol. Il en est résulté une insatisfaction et une plainte de la part du Président du conseil consultatif. Il a également été noté que la plainte avait été communiquée à S.E. le vice-président de la CUA. Recommandation 78. Le CCUAC devrait s’assurer que l’achat de billets d’avion est traité en temps opportun afin d’éviter la réservation de billets en classe économique pour les membres du Conseil.


Convient de renforcer la mise en œuvre de la Politique sur les voyages.

4.5.6. Pénalité pour changement de date de voyage et annulation de billet 79. L’article 3.8 de la politique administrative de l’UA sur les voyages et les missions stipule qu’« en soumettant une autorisation de mission ou de voyage, l’unité des voyages s’assure qu’un billet est délivré conformément à la durée approuvée de la mission ». De plus, la section 3.9 stipule que « l’unité des voyages ne traitera les demandes de billets des participants aux réunions que sur réception d’une confirmation écrite des participants ». 80. Toutefois, le Bureau de l’audit interne a constaté que de nombreux changements et annulations de billets entraînaient des pénalités. Dans certains cas, aucune justification n’était jointe pour expliquer la raison des changements de date et des annulations. À cet égard, le Bureau de l’audit interne a rendu compte dans le précédent rapport d’audit interne (réf. OIA/2017/014 en date de décembre 2017 que l’AU-ABAC avait perdu une somme d’argent importante (21 723 dollars EU). Le même problème s’est poursuivi et l’organe a encouru des frais supplémentaires de 4 243 dollars EU au titre de la pénalité de réémission et d’annulation du billet pendant la période d’octobre 2017 à mai 2018. Recommandation 81. Le CCUAC devrait négocier avec l’agent chargé des voyages et/ou les compagnies aériennes concernés pour obtenir des annulations ou des changements de billets gratuits sans encourir de pénalité. La direction du CCUAC devrait s’assurer que les voyageurs (tant le personnel du Secrétariat que les membres du Conseil) fournissent une confirmation écrite pour minimiser les changements de billets et les pénalités.


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Il est convenu d’améliorer la planification des voyages une fois que les plans annuels et trimestriels seront établis.

4.5.7. Taxes sur la valeur ajoutée non réclamées (TVA) 82. Le paragraphe 2 de l’article XIV de l’accord avec le pays hôte stipule que « ... le gouvernement convient que, lorsque le Conseil effectue d’importants achats de biens à usage officiel et que ces achats donnent lieu à des droits et taxes, il prendra, chaque fois que possible, les dispositions administratives appropriées pour la remise des montants des droits ou taxes concernés ». Depuis sa création, le CCUAC n’a jamais demandé de remboursement de TVA. Malgré les recommandations de l’audit interne précédent dans son rapport réf. OIA/2017/014 en date de décembre 2017, aucune mesure n’a été prise par le Secrétariat. En conséquence, le montant recouvrable de la TVA s’élève à 90.478 dollars EU (quatre-vingt-dix mille quatre cent soixante-dix-huit) au 30 juin 2018. 83. Cette situation s’explique par le fait que l’AU-ABAC n’a pas assuré le suivi nécessaire auprès de l’autorité gouvernementale concernée, ce qui entraîne des pertes financières pour le CCUAC si le montant de la TVA n’est pas recouvré. Recommandation 84. Le CCUAC devrait recouvrer auprès de la Tanzania Revenue Authority, avec effet immédiat, la TVA à recevoir d’un montant de 90 478 dollars EU (quatre-vingt-dix mille quatre cent soixante-dix-huit) au 30 juin 2018. Le CCUAC devrait également mettre en place un mécanisme pour s’assurer que toutes les demandes de remboursement de la TVA sont présentées en temps utile.


Cette question est actuellement à l’étude.

4.5.9. Gestion des espèces rapportées des missions officielles 85. La circulaire Référencée PBFA/20/3/210 sur les directives relatives au service des missions stipule que « le fonctionnaire des finances doit rendre compte des fonds de la mission dans les 7 jours suivant son retour et les espèces rapportées de la mission doivent être déposées immédiatement à la banque ». 86. Toutefois, l’examen des avances temporaires a révélé que les sommes rapportées des missions officielles n’étaient pas déposées à la banque dans les délais impartis ou étaient utilisées pour d’autres missions. Cela peut conduire à une mauvaise comptabilisation et à un mauvais contrôle des espèces ramenées des missions, et également entraîner des détournements de fonds.


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Recommandation 87. L’AU-ABAC devrait s’assurer que toutes les espèces rapportées de la mission sont immédiatement déposées à la banque.


Cette pratique sera renforcée pour l’ensemble du personnel avec effet immédiat.

4.5.10. Erreur lors du retrait d’une avance temporaire 88. L’article 67 du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’UA stipule que « L’Administrateur des comptes établit un système de contrôle interne qui garantit que dans tous les organes et institutions de l’Union .... (b) les dépenses sont valides et correctement autorisées ... ; (d) les informations financières et opérationnelles sont exactes et fiables... ». 89. Une avance temporaire de 80 000 dollars EU (réf. D000714 du 7 novembre 2017) a été prise pour assurer le service de l’atelier consultatif d’Arusha du 15 au 17 novembre 2017 et un montant total de 64 107 dollars EU (soixante-quatre mille cent sept) a été déclaré au titre des dépenses (réf. AV171105 du 31 novembre 2017 ; réf CA00787 du 17 novembre 2017). Toutefois, le Bureau a constaté une surestimation des dépenses de 2 340 dollars EU. 90. Cette situation s’explique par le fait que 2 808 dollars EU (deux mille huit cent huit cents huit) ont été déclarés comme émoluments des interprètes alors que le montant exact versé n’était que de 468 dollars EU (quatre cent soixante-huit). Il en a résulté une perte financière qui a affecté l’économie du CCUAC. Recommandation 91. La direction du CCUAC devrait immédiatement recouvrer 2 340 dollars EU (deux mille trois cent quarante) auprès de l’agent (numéro d’identification ST11-4) qui a assuré le service de la mission.


Cela sera fait avec effet immédiat.

4.6. Questions relatives à la gestion des risques

4.6.1. Non-application de la politique de gestion des risques d’entreprise de l’UA

92. La section 4.3 de la politique de gestion des risques de l’UA indique que l’utilisation de cette politique « améliorera les processus de planification et de performance,


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permettant à l’UA de se concentrer sur la prestation des services essentiels et l’amélioration continue ». La section 4.5 de la même politique stipule qu’elle « fournit aux parties prenantes une assurance raisonnable que les objectifs de l’UA seront atteints, que les principaux risques seront gérés et que les résultats seront démontrés ». 93. Toutefois, le CCUAC n’a pas mis en œuvre la politique de gestion des risques d’entreprise de l’UA en raison de la supervision et du manque d’orientation. Par conséquent, le risque de ne pas réaliser les mandats et les objectifs n’a pas été pris en compte. Recommandation

94. Le CCUAC devrait veiller à ce que la politique de gestion des risques de l’UA soit mise en œuvre dans tous les aspects des activités opérationnelles et stratégiques de l’AU-ABAC.


La politique a depuis été transmise au CCUAC en 2018 et sera étudiée à l’effet de l’appliquer à l’AU-ABAC.


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CHAPITRE 5 : CONSTATATIONS DE L’AUDIT DES RECRUTEMENTS

5.1. Évaluation incomplète du rendement du Secrétaire exécutif 95. La Règle 36 a) des Statuts et règlement du personnel de l’Union africaine stipule que « Les membres du personnel sont évalués chaque année par leurs supérieurs hiérarchiques immédiats pour leur efficacité, leur compétence et leur intégrité au moyen de mécanismes d’évaluation du comportement professionnel qui évaluent leur respect des normes énoncées dans les Statuts et le règlement du personnel aux fins de la responsabilisation et de la continuité dans le service de l’Union ». 96. Il a été noté que l’évaluation des performances du personnel du Secrétaire exécutif n’avait pas été faite pour 2016. Pour l’exercice 2017, l’évaluation à mi-parcours n’a pas été effectuée, mais l’évaluation de fin d’année a commencé à la fin août 2018. L’évaluation à mi-parcours de 2018 a également commencé fin août 2018. Toutefois, l’évaluation pour la fin de l’année 2017 et à mi-parcours pour l’exercice 2018 n’était pas encore terminée. Il n’y a donc pas eu de rétroaction sur la question de savoir si les membres du personnel en poste respectaient les normes de rendement (objectifs fixés). Recommandation 97. Le Président du Conseil consultatif devrait veiller à ce que l’évaluation du comportement professionnel du personnel en poste soit achevée dans les délais.

Commentaires de la direction (Président du Conseil consultatif)

Pas encore reçu.

5.2. Insuffisance du personnel pour réaliser le mandat 98. La structure organisationnelle actuelle de l’AU-ABAC approuvée par la Décision exécutive référencée EX.CL/687/(XX)I montre que le bureau ne devrait compter que 7 postes : Secrétaire exécutif (P5), 2 fonctionnaires principaux (P3), fonctionnaire des finances (FAO-P2), documentaliste/assistant de bureau (P1), secrétaire bilingue et chauffeur/coursier. * 99. Les entretiens avec les représentants des membres du Conseil consultatif et du Secrétariat du CCUAC ont permis de constater que les effectifs actuels sont insuffisants pour permettre au CCUAC de remplir son mandat. À cet égard, une demande a été soumise au Président du Sous-comité du COREP sur les structures, conformément à la note de service référencée AUABC/CHAIR/2018/05/096 du 11 mai 2018. Toutefois, en raison de l’absence de décision opportune sur la nouvelle structure par les Organes délibérants, les effectifs existants ont entravé l’exécution des mandats du CCUAC.


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Recommandation 100. Le BCP devrait assurer le suivi du réexamen de la structure organisationnelle du CCUAC en vue de l’accomplissement du mandat du CCUAC.


L’observation d’audit est pertinente. Le plan d’action sera examiné lors du prochain atelier qui sera organisé prochainement.


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CHAPITRE 6 : CONCLUSION 101. Dans l’ensemble, il ressort de l’évaluation de l’AU-ABAC en matière d’économie, d’efficience et d’efficacité dans l’utilisation des ressources disponibles ainsi que de son mandat, que la performance du CCUAC doit encore être améliorée. La vérification a permis de conclure que l’environnement de contrôle actuel ne fournirait pas une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs et du mandat. Le BIA est donc d’avis qu’une correction rapide et complète des faiblesses mises en évidence dans le présent rapport d’audit contribuera grandement à la réalisation des mandats/fonctions confiés au CCUAC. 102. Dans l’ensemble, il ressort de l’examen de l’audit du recrutement, que le système de contrôle interne du processus de recrutement du CCUAC est satisfaisant, c’est-à-dire que le processus de recrutement était conforme aux Statuts et règlement du personnel et aux autres décisions/directives applicables.


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CHAPITRE 7 : REMERCIEMENTS 103. L’aide, la coopération et les informations reçues au cours de l’exercice d’audit de la part de tout le personnel concerné sont très appréciées.

La Directrice Bureau de l’audit interne

Addis-Abeba (Éthiopie)

Audit de performance & Audit du recrutement du

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