17/11/2004 ATELIER6 – Procédure EDI Slide no 1 ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDI MODULE 6 : Procédure EDI
Jan 23, 2016
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ATELIERS BAAN IV ATELIERS BAAN IV MODULE 6 : Procédure EDIMODULE 6 : Procédure EDI
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SOMMAIRESOMMAIRE
• 6.1 – Statistiques
• 6.2 – Champ d’application
• 6.3 – Mode d’implémentation dans Baan
• 6.4 – Etapes du processus
• 6.5 – Spécificités par fournisseur
• 6.6 – Customisations
• 6.7 – Evolution prévue
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6.1 STATISTIQUES GENERALES -16.1 STATISTIQUES GENERALES -1
CODE SIGNAL NOMBRE D’ARTICLES
31907
D 3
E01 4
E02 1
GAZ 180
XGA 102
Nombre d’articles associés
Incohérences articles: -8 articles EDI avec code signal déclassement ou épuisement-20 articles associés au magasin EDI avec magasin principal <> EDI-2 articles avec magasin principal EDI (mais rien dans table article/magasin)
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6.1 STATISTIQUES GENERALES -26.1 STATISTIQUES GENERALES -2
FOURNISSEUR NOMBRE D’ARTICLES
AIR-03 8
ANGS50 541
BOSS18 1803
CARB25 277
FARN45 29568
Articles EDI par fournisseur
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6.1 STATISTIQUES GENERALES - 36.1 STATISTIQUES GENERALES - 3
VENTES
FOURNISSEUR ANNEE NB LIGNES MONTANT
ANGS50 2003 508 35 860
2004 486 40 886
BOSS18 2003 8358 207 597
2004 9121 254 950
CARB25 2003 2459 1 230 989
2004 2324 1 249 474
FARN45 2004 545 32 757
TOTAL 2003 11325 1 474 446
2004 12476 1 578 068
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6.1 STATISTIQUES GENERALES - 46.1 STATISTIQUES GENERALES - 4
ACHATS
FOURNISSEUR ANNEE NB COMMANDES NB LIGNES
ANGS50 2003 12 449
2004 10 440
BOSS18 2003 12 5338
2004 10 5271
CARB25 2003 12 527
2004 10 460
FARN45 2004 4 503
TOTAL 2003 36 6314
2004 34 6674
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6.2 – Articles EDI - Définition6.2 – Articles EDI - Définition
• Les articles accessibles depuis le catalogue peuvent soit être stockés au CERN soit livrés directement depuis le stock du fournisseur
• Dans ce cas, on les appelle articles EDI
• Il s’agit pour la plupart d’articles courants, à disponibilité immédiate et pouvant être livrés au client dans un délai maximum de 48 heures
• Pour l’utilisateur, la procédure est entièrement transparente quel que soit le type d’article acheté (stocké ou non)
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6.2 Pourquoi des articles EDI6.2 Pourquoi des articles EDI
• Diminuer la valeur du stock
• Eviter les frais de stockage
• Sans pénaliser les utilisateurs– Pour eux, cela ne doit rien changer, c’est comme
s’ils commandaient au magasin central………
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6.3 – Choix d’implémentation6.3 – Choix d’implémentation
• Livraison directe ou Magasin virtuel?
• Livraison directe:– Cette option n’a pas été retenue car, pour chaque demande, on aurait généré une
commande spécifique– Donc multiplication des frais administratifs (génération commande, transfert
Qualiac, facturation multiples
• Magasin virtuel - avantages:– Une seule commande par mois– Une seule facture à traiter dans Qualiac
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6.3 – Implémentation6.3 – Implémentation
• Les articles EDI sont associés dans Baan à un magasin ‘virtuel’
• On l’a appelé EDI parce que le premier fournisseur intégré dans cette procédure communiquait avec nous au moyen de la technologie EDI
• Par extension, ce terme désigne maintenant ce que l’on apple des ‘outplaced stores’
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6.3 – Définition des articles6.3 – Définition des articles
• Paramètres spécifiques dans la gestion des articles:– Magasin principal = EDI– Seuil de livraison directe = 1000000– Stock maximum = 1000000– Réapprovisionnement au stock maximum– Seuil de réapprovisionnement = 1000000– Qauntité ordre maximum 1000000
• Association article/magasin:– Stock initialisé à 1000000
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6.3 – Magasin EDI6.3 – Magasin EDI
• Magasin géré par emplacements• Le code de l’emplacement est le code du fournisseur
• Pour que les articles soient associé au bon emplacement, des conditions de stockage ont été définies
– Par exemple, les articles Bossard sont associés à l’emplacement BOSS18 globalement
– Exception : Articles FARNELL – Association article/emplacement créée automatiquement lors du chargement du catalogue FARNELL
• Pas d’implications comptables pour ce magasin (transactions de stock, etc..)
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6.4 – Etapes du processus6.4 – Etapes du processus
• Etape 1 : création de la demande par l’utilisateur dans EDH.
• Etape 2 : génération quotidienne du picking par fournisseur
• Etape 3 : envoi du fichier correspondant au fournisseur
• Etape 4 : confirmation par le fournisseur de la livraison, des reliquats éventuels, des délais de fabrication ou de l’obsolescence de l’article
• Etape 5 : traitement des confirmation, gestion des anomalies
• Etape 5 : Une fois la livraison effectuée, confirmation du picking
• Etape 6 : réapprovisionnement du magasin EDI en fin de mois et génération de la commande de régularisation au fournisseur
• Etape 7 : facturation, paiement
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6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI6.4 – Etape 1 – Commander un article EDI
Le catalogue des magasins précise si l’article est stocké au CERN ou stocké chez le fournisseur ( article EDI), le processus étant totalement transparent dans les deux cas.
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6.4 – Etape 2 - Génération du picking6.4 – Etape 2 - Génération du picking
• Tous les jours, un picking est généré pour les demandes en cours
• Les articles étant associés à l’emplacement = code fournisseur, on peut lancer la génération du picking par fournisseur
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6.4 – Etape 3 - Transmission au 6.4 – Etape 3 - Transmission au fournisseurfournisseur
• Chaque jour, le fournisseur reçoit le fichier récapitulatif des demandes à servir
• Transmission au fournisseur :– Bossard – Carbagaz : lancer la session ‘Transfert EDI –
cddev0010m000’ en indiquant le fournisseur comme paramètreafin de lancer l’extraction du fichier par la machine EDI
– Farnell: envoi automatique du fichier par mail après génération du picking
– Angst + Pfister : fax manuel
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6.4 – Etape 4 – Confirmation par le 6.4 – Etape 4 – Confirmation par le fournisseurfournisseur
• Dés réception du fichier de désenlogement, le fournisseur confirme les livraisons ou indique les délais, les reliquats…
• Normalement, les reliquats ne sont pas acceptés, la disponibilité doit être permanente
• Il ne devrait donc pas y avoir d’exceptions • Dans la pratique et en fonction des fournisseurs, la
situation est loin d’être aussi idéale:– Obsolescence des articles (Farnell)– Délais de fabrication ou d’approvisionnement (mélanges gaz)– Quantités importantes générant reliquats
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6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions6.4 – Etape 5 – Gestion exceptions
• Articles en obsolescence :– Suppression de la ligne du picking– Proposition au client d’un article de substitition s’il existe– Dans le cas contraire, suppression de la ligne de la demande
• Reliquats:– Acceptation ou non du reliquat après contact avec le client– Si acceptation : qté livrée confirmée et reliquat dans prochain picking selon
date de livraison prévue– Dans le cas contraire, suppression de la ligne de désenlogement et de la
ligne de la demande de matériel• Délais de livraison :
– Suppression de la ligne de désenlogement– Modification date de livraison dans la demande– Génération du même picking pour cette demande (pour éviter de
transmettre deux fois la même demande au fournisseur)– Ou nouveau picking (en fonction date de livraison ) , suivant convention
avec le fournisseur
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6.4 – Etape 6 – confirmation picking6.4 – Etape 6 – confirmation picking
• Procédure :– Les livraisons des fournisseurs EDI arrivent à la réception centrale
et sont ensuite transportées aux magasins– Avant confirmation du picking les livraisons sont pointées– La confirmation du picking déclenche la livraison interne
• Confirmation partielle des pickings:– Selon la proposition faite dans l’atelier achat, il serait possible, au
prix d’un développement assez limité, de permettre une confirmation globale d’un picking en excluant certaines positions non encore livrées.
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6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement6.4 – Etape 6 – Réapprovisionnement
• Le magasin EDI est réapprovisionné en fin de mois avant la clôture comptable des magasins
• Auparavant, les pickings en cours sont confirmés• Ensuite, le réappro est lancé. La quantité à commander est le
cumul des quantités livrées au cours du mois courant :– Qté réappro = stock maximum (1000000) – stock réel– On ne tient pas compte des quantités réservées– La session de génération INV a été customisée dans ce sens
• Les ordres INV sont ensuite confirmés et génèrent la commande de régularisation au fournisseur
• Cette commande est réceptionnée en bloc et transférée dans Qualiac
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6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement6.4 – Etape 7 – Facturation, paiement
• Le fournisseur établit la facture mensuelle sur la base de la commande de régularisation
• Les montants doivent être parfaitement identiques– Nécessité de synchroniser la dernière date du mois pour l’envoi
d’un picking pour respecter la clôture des magasins
• En cas de différence, vérification manuelle • Sinon, traitement de la facture et paiement dans
Qualiac• Problème : la plupart des fournisseurs cloturent au
mois calendaire et nous le dernier week-end– Difficulté de réconcilier les factures (sauf Bossard)
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6.5 – Particularités par fournisseur6.5 – Particularités par fournisseur
procédure standard définie
mais
autant de modalités d’application que de
fournisseurs
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6.5 –Bossard6.5 –Bossard
• Historique : en production depuis 1992• Type de transmission : EDI• Messages échangés : DELJIT, DESADV• Niveau de service : 98 %• Anomalies :
– Pas de reliquats ou délais sauf grosses quantités– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification
de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)
• Facturation : – La facture Bossard est entièrement basée sur la commande de
réapprovisionnement– Synchronisation parfaite
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6.5 – Carbagaz6.5 – Carbagaz
• Historique : en production depuis 1998– D’abord Air liquide (01/01/1998)– Puis Carbagaz (01/01/2003)
• Type de transmission : EDI• Messages échangés : DELJIT, DESADV(qté), DESADV (délai)• Anomalies :
– Pas de reliquats ou délais sauf mélanges de gaz– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification
de la date de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)• Location des bouteilles • Facturation :
– 1 facture par picking – Problème synchronisation (clôture calendaire)– Facturation gérée par tableau récapitulatif Excel au bureau des
factures
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6.5 –Carbagaz – Location bouteilles 6.5 –Carbagaz – Location bouteilles • Dans chaque DESADV, envoi des codes barre relatifs aux
bouteilles attribuées pour la location
CARBAGAZ EDI GATEWAYDesadv
EDI DB
Source : J.Purvis IT/AIS
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6.5 –Carbagaz – Facturation location 6.5 –Carbagaz – Facturation location • En fin de mois, envoi par Carbagaz d’un fichier contenant la
liste des locations à facturer
CERN(asedi)
CARBAGAZ email
DateBar CodePriceOrder NoPicking NoItemDelivery Area
EDI-Algallocation
Baan
EDI-Alg-Allocation
EDI DB
Source : J.Purvis IT/AIS
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6.5 – Carbagaz – Transfert location 6.5 – Carbagaz – Transfert location
• En fin de mois, lancement du bouclement des magasins
EDI-Algallocation
Baan
SLS992
Bouclement :Vérification codeGénération écrituresTransfert
QualiacOriac
CET
Foundations(code de
remplacement)
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6.5 –Angst et Pfister6.5 –Angst et Pfister
• Historique : – En production depuis 2001– Longues négocations– EDI jamais finalisé
• Type de transmission :– fax manuel contenant fichier picking– Pourrait être envoyé automatiquement (cf Farnell)
• Retours d’information (confirmations, etc..)– par téléphone, mail, fax
• Anomalies :– 5% des articles avec délai supplémentaire– Dans ce cas, suppression de la position dans picking, modification de la date
de livraison et sélection dans prochain picking (f.date)• Facturation :
– Problème synchronisation (clôture calendaire)– 1 facture par picking
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6.5 –Farnell6.5 –Farnell• Historique :
– En production depuis juin 2004• Type de transmission :
– email automatique contenant subset fichier picking– cXML à l’étude
• Articles : – catalogue Farnell chargé dans le catalogue magasin– Création automatique des articles dans Baan
• Retours d’information (confirmations, etc..)– par mail
• Anomalies : très nombreuses– Articles obsolete
• -> article de substitution proposé au client • -> sinon, position de picking et ligne supprimée
– Délais de livraison, reliquats• suppression de la position dans picking, • modification de la date de livraison et • sélection dans prochain picking (f.date)• Mais : FARNELL envoie 2 fois la marchandise
• Facturation : – Problème synchronisation (clôture calendaire)– 1 facture par picking et par client– Problème avec les prix (septembre)
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6.5 – Farnell – Intégration catalogue6.5 – Farnell – Intégration catalogue
• 30000 articles FARNELL intégrés dans le catalogue et dans BAAN
• Opération effectuée sur la base de la technologie XML, selon les étapes suivantes:– Import des données XML Farnell dans notre catalogue. Les données XML
sont extraites et sauvées dans la base y compris les images.pdf– Import des données du catalogue dans Baan : option de menu dans le
‘Catalog Maintenance tool’– Calcul du prix de revient et de vente dans Baan – soit à la demande soit
par batch le samedi matin– Chargement du prix de Baan dans le catalogue – job de synchronisation
Baan>catalogue qui tourne chaque nuit. Ce job synchronise tous les changements effectués dans Baan sur un article en important les données correspondantes dans le catalogue
– L’utilisateur peut voir les articles FARNELL importés dans le catalogue comme n’importe quel autre article des magasins
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.6 – Customisations dans Baan6.6 – Customisations dans Baan
• Intégration EDH :– Importer données EDH : tdsls9240m000:
• Insérer records dans sls991 (dates livraison) pour gaz• Désenlogement :
– Génération avis de désenlogement - tdilc4201m000 • Envoi automatique d’un mail (Farnell)
• Réapprovisionnement :– Génération propositions INV – tdinv3201m000
• Qté à approvisionner = stock théorique – stock réel• Pas de propositions pour autres magasins si article EDI• Si la quantité = 0 -> pas de proposition
• Finances + Interface Oriac :– Pas de valorisation de stock pour magasin EDI– Location bouteilles intégré dans Interface Transfert Oriac
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6.7 – Evolution6.7 – Evolution
• A l’origine, EDI était le seul type de transmission utilisé
• Une machine est dédiée à cette fonction (sunasedi = edi gateway)
• Depuis l’arrivée de nouveaux fournisseurs, le mode de transmission s’est élargi
• Le gateway EDI assure actuellement :– La transmission/réception des messages EDI – La location des bouteilles de gaz
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6.7 - Raison choix EDI6.7 - Raison choix EDI
• Projet initié au CERN en 1990• Technologie EDI en plein essor• Née des standards de l’industrie automobile
(odette)– Flux-tendus– Livraison juste à temps– Diminution des stocks
• Prise en charge par l’ONU dans un but de standardisation
• Finalité :– Faciliter et accélérer les échanges dans le commerce
international
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6.7 – EDI - définition6.7 – EDI - définition
• EDI (Electronic Date Interchange) est un système de transmission d’information – sous forme standardisée (EDIFACT)– Avec un protocole de communication spécifique
• Quelles informations :– Toute la chaine du circuit commercial depuis l’offre d’un produit
jusqu’à la facturation en passant par le dédouanement éventuel
• Pour fonctionner, EDI suppose un convertisseur entre l’application et le réseau:– Extraction d’un fichier plat de la DB locale– Conversion aux normes EDIFACT– Réception d’un message EDIFACT– Conversion en fichier plat avant intégration dans DB locale
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6.7 – Transmission Bossard6.7 – Transmission BossardHistoriqueHistorique
BAANIVGénération
Picking
DB BOSSARDIntégration
Deljit+génération
flat file DESADV
EDI GATEWAYExtraction
ConversionEnvoi message
DELJITReception ConversionDESADV
RESEAU IBM
Fonctionalité:Transmission sécurísée Gestion acknoledgments
EDI GATEWAY
RéceptionConversion
DELJITExtraction
ConversionTransmission
DESADV
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6.7 – Schéma actuel6.7 – Schéma actuel
MESSAGES ECHANGES
DeljitDesadv
EDHDemandeMatériel
BAANIntegration
+ generationpicking
SunASEDI
EDI
reseau
Logiciel EDI
Fournisseur
FOURNISSEURS: BOSSARD CARBAGAZ
Source : J.Purvis IT/AIS
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6.7 – EDI - Bilan6.7 – EDI - Bilan
• Standardisation des messages mais subsets pour chaque fournisseur
• Projet ambitieux : – Gérer l’ensemble du flux commercial jusqu’à facturation (electronic
invoicing) et paiement par la banque
• Résultat mitigé :– Pendant longtemps , un seul message (DELJIT)– DESADV est venu se greffer plus tard– Pas d’intégration automatique du DESADV
• Technologie sur le point d’être dépassée:– Nouveaux standards en vigueur XML, etc..
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6.7 – GATEWAY EDI6.7 – GATEWAY EDI
• Le gateway assure extraction, conversion, transmission, réception des messages pour Bossard et Carbagaz
• Il stocke également les données relatives à la location des bouteilles de gaz
• Problèmes:– Version du logiciel de conversion plus compatible– Pas de release prévue– Nécessité d’envisager une autre solution technique– Le gateway ne gère actuellement que la technologie EDI
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6.7 –FUTUR :6.7 –FUTUR :• Aujourd’hui :
– Technologie EDI dépassée ou sur le point de l’être– Coûteuse à implémenter pour les fournisseurs (architecture,
conversion)– Procédures spécifiques pour chaque fournisseur– Soft de conversion EDI obsolete (version oracle)– Coût : gateway, soft, abonnement réseau
• Priorités :– Remplacer EDI par une nouvelle technologie permettant un
passage plus souple d’un fournisseur à l’autre– Dans le cas où une nouvelle technologie est adoptée, le gateway
devient inutile– Dans ce cas, il faut envisager de gérer la location des bouteilles de
gaz directement dans Baan
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6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML6.7 – ALTERNATIVES à EDI : XML
• De nombreux standards XML sont disponibles: – AS2 – EDI over Internet– RosettaNet– cXML– xCBL– ebXML
• Différents protocoles de communication sont supportés:– Web Services– http– E-mail– Etc……….
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.7 – XML : Quel standard utiliser?6.7 – XML : Quel standard utiliser?
• Adopter un standard spécifique implique que le fournisseur avec lequel on va communiquer utilise le même standard
• Pour de nombreuses raisons:– Nécessité de choisir et implémenter rapidement une solution de
remplacement pour EDI– Un de nos fournisseurs ayant déjà implémenté avec d’autres
clients cXML – implémenter un autre standard lui demanderait du temps
– Des standards comme ebXML et des protocoles comme Web Services ne bénéficient pas encore d’une large utilisation et certains standards (ebXML par ex.) ne sont pas encore complètement définis
cXML a été choisi. – Ultérieurement, il pourra être remplacé par un autre standard XML
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.7 – cXML - Définition6.7 – cXML - Définition
• cXML = commerce eXtensible Markup Language .
• Ce standard definit les documents et également les transactions B2B qui les gèrent. Les documents cXML les plus courants sont:– Catalogues(Catalogues statiques i.e fichiers) – PunchOut ( Catalogues vivants, interactifs tournant sur le site
Web du fournisseur) et– Commandes
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.7 – cXML - Implémentation6.7 – cXML - Implémentation
• Chaque picking sera envoyé au fournisseur via un HTTP POST, soit en un seul fichier XML soit en plusieurs , chacun contenant les lignes d’une seule demande de matériel
• Un mecanisme sera mis en place pour vérifier qu’un demande de livraison est envoyée une fois, et une fois seulement
• Le fournisseur enverra une réponse par e-mail dans le cas où certains articles ne pourraient être livrés ou livrés seulement à une date ultérieure
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.7 – cXML – Schéma d’implémentation6.7 – cXML – Schéma d’implémentation
BAAN
Picking Processor
Supplier
Fichiers pickings
Sender
cXMLcXML
Source : I. Dobrovnicova IT/AIS
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6.7 - RADIOSPARES6.7 - RADIOSPARES
• RADIOSPARES est un nouveau fournisseur potentiel EDI approché récemment
• Il utilise un Punch-out catalogue– Un utilisateur peut accéder à son catalogue– Ensuite, circuit d’approbation interne (workflow EDH)– Si ok, confirmation d’achat
• Implémentation possible:– Sur l’ensemble des produits proposés, seule une gamme
d’articles relativement limitée nous intéresse– Intégration de ces articles dans le catalogue (cf FARNELL)
Source : J.Purvis IT/AIS