Page 1
70
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Tentang PT. Asuransi Jasindo
3.1.1 Sejarah Organisasi
PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) adalah satu-satunya
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang begerak di bidang usaha asuransi
kerugian umum. Asuransi Jasindo berdiri pada 2 Juni 1973 sebagai hasil
penggabungan antara PT. Asuransi Bendasraya dengan PT. Umum
Internasional Underwriters serta tampil sebagai maskapai asuransi kerugian
umum terbesar nasional dengan total aset per akhir tahun 2004 sebesar Rp.
1,363 milyar.
Saat ini Asuransi Jasindo memiliki jaringan pelayanan yang terdiri dari
74 Kantor Cabang yang berlokasi di seluruh Indonesia dan 1 kantor cabang
di luar negeri serta berkantor pusat di Jl. MT Haryono kav. 61 Jakarta.
Keberadaan Asuransi Jasindo semakin solid sebagaimana tercermin dari
kinerja perusahaan yang terus mengalami peningkatan serta pengakuan mutu
melalui sertifikasi 9002 sejak tahun 1998. Asuransi Jasindo juga
mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka di dunia seperti Swiss-ree dan
Partner-re sehingga memperkokoh posisi Asuransi Jasindo sebagai
perusahaan asuransi yang sustainable dan bertaraf internasional.
Melalui Keputusan Menteri Keuangan No. 764/MK/IV/12/1972, pada
tanggal 2 Juni 1973, PT. Asuransi Bendasraya yang bergerak dalam asuransi
Page 2
71
rupiah dan PT. Umum Internasional Underwriters (PT UIU) yang bergerak
dalam asuransi valuta asing dimerger menjadi PT. Asuransi Jasa Indonesia,
yang sekarang lebih dikenal sebagai Asuransi Jasindo. Pengalaman bidang
asuransi kerugian sejak era kolonial memberikan nilai kepeloporan tersendiri
bagi keberadaan dan tumbuh-kembang Asuransi Jasindo kini dan masa
mendatang.
Sebagai salah satu BUMN yang memiliki kinerja usaha gemilang di
Indonesia, seluruh saham PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dimiliki oleh
Negara Republik Indonesia. Apalagi, perjalanan waktu telah membuktikan
bahwa PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) atau dikenal dengan Asuransi
Jasindo, memang memiliki pengalaman yang mumpuni, panjang dan matang
di bidang Asuransi Umum bahkan sejak era kolonial. Pengalaman ini
memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan dan pertumbuhan
kinerja Asuransi Jasindo hingga saat ini, sehingga berhasil dalam meraih
kepercayaan publik baik yang ada di dalam maupun di luar negeri.
Dalam menyuguhkan layanan profesional dan terbaiknya, Asuransi
Jasindo senantiasa memegang teguh nilai-nilai budaya perusahaan yang
ditanamkan yaitu Asah, Asih dan Asuh. Selain itu, Asuransi Jasa Indonesia
juga berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang prima demi memenuhi
kepuasan Tertanggung. Asuransi Jasindo juga banyak mendapatkan
dukungan reasuradur terkemuka dari belahan dunia, seperti Swiss Re dan
Partner Re, dalam memberikan back-up reasuransi, terutama pertanggungan
yang bersifat mega-risk.
Page 3
72
Dalam menyelesaikan klaim-klaim besar, komitmen atas ketepatan dan
kecepatan Asuransi Jasindo tak perlu diragukan lagi. Hal ini dibuktikan
dengan penyelesain klaim-klaim besar bahkan hingga bernilai triliunan
rupiah. Misalnya, klaim Apogee Kick Motor Satelit Palapa B2 sebesar US$
75 juta, BDC Failure Satelit Palapa C2 senilai US$ 31,2 juta, dan Loss of
DB Satelit Garuda milik Aces Internasional hingga senilai US$ 101,5 juta.
Pengalaman dan kemampuan Asuransi Jasindo yang mengundang decak
kagum ini, telah pula diakui oleh badan peringkat internasional yaitu
Standard and Poor’s untuk kategori “Claim Paying Ability” pada tahun
1997 dengan peringkat BBB. Selanjutnya, di tahun 2009, sebagai satu-
satunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating dari
badan pemeringkat nasional AM Best yang berbasis di Hongkong dan
Amerika Serikat, untuk kategori “Financial Strenght Ability” (Stable
Outlook) dengan peringkat B++ dan Issuer Credit Ability (Stable Outlook)
dengan peringkat BBB.
3.1.2 Visi dan Misi Organisasi
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan asuransi yang tangguh
dalam persaingan global dan menjadi market leader di pasar domestik.
Misi perusahaan adalah menyelenggarakan usaha asuransi kerugian
dengan reputasi internasional melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan
prima dan tetap menjaga tingkat kemampulabaan serta memenuhi harapan
stakeholders.
Page 4
73
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jasindo
Page 5
74
3.1.4 Kegiatan Bisnis Utama
PT. Asuransi Jasindo bergerak di bidang jasa asuransi yang terbagi
menjadi 2 produk yaitu :
1. Produk Korporasi
a) Asuransi Kebakaran
Meliputi asuransi kebakaran clan perluasan jaminannya terhadap
gempa bumi, badai, banjir, topan clan lain lain terhadap industri
hingga Asuransi Rumah Tinggal, Rumah Susun, Perkantoran, Show
Room Mobil, Toko, Gudang hingga Gangguan Usaha Akibat
Kebakaran, dll
b) Asuransi Penerbangan
Meliputi Asuransi Satelit, Rangka Kapal Pesawat Udara, Penumpang,
Liability, Third Party Liability, Cargo Liability, Baggage Liability,
Loss of License, Airport Owner Liability, Personal Accident Crew,
Pesawat Layang, Pesawat Ultra Light dll.
c) Asuransi Kecelakaan Diri
Meliputi Kecelakaan Diri Anak Sekolah, Lintasan, Pengunjung
Wisata, Deposan, Asuransi Keluarga, Tamu Hotel, Mubalig, Haji, dll.
d) Asuransi Aneka
Meliputi Workmens Compensation, Personal Effect, Moveable All
Risk, Commercial General Liability, Employer Liability, Freight
Forwarder Liability, Professional Liability, Public Liability, Product
Liability, Golf, Fidelity Guarantee, Directors and Officers, Bankers
Blanket Bond dll.
Page 6
75
e) Asuransi Pengangkutan
Meliputi Pengangkutan Darat, Udara, Antar Pulau, Impor, Ekspor,
Containers, Paket Pos, Pengangkutan Barang Pindahan, Pengiriman
Souvenir hingga Paket Pos Kilat Khusus, dll.
f) Asuransi Engineering
Meliputi Contractor All Risk (CAR), Erection All Risk, Contractor
Plant Machinery (CPM) atau Asuransi peralatan berat, Machinery
Breakdown (MB), Loss of Profit (LOP) Following MB, Electrical
Equipment Insurance, LOP following CAR, Deterioration of Stock,
CPM Non Project Civil Engineering Completed Risks,dll.
g) Asuransi Oil & Gas
Meliputi Oil and Gas on Shore Exploration, Oil and Gas on Shore
Production, Oil and Gas on Shore Construction, Oil and Gas off shore
Exploration, Oil and Gas off shore Production, Oil and Gas off shore
Construction, dll.
h) Asuransi Rangka Kapal
Meliputi Hull & Machinery, Etc. dari berjenis - jenis kapal
berkonstruksi besi baja, aluminium, dan fiberglass dengan tonnage >
100 GRT atau power > 250 BHP atau panjang > 20 meter, seperti :
Kapal LNG, Kapal LPG, Kapal VLCC, Kapal Oil Tanker, Kapal
Chemical Tanker, Kapal General Cargo, Kapal Bulk Carrier, Kapal
Kontainer, Kapal Passenger, Kapal Roro Passenger, Kapal Ferry,
Kapal Keruk (Dredger), Fishing Vessel, Supply Vessel, Kapal
Tugboat, Kapal Tongkang (Barge) dll. termasuk juga asuransi untuk
Page 7
76
resiko pembangunan kapal (builders' risks insurance) dari jenis kapal-
kapal tersebut diatas.
i) Asuransi Keuangan
Meliputi Custom Bond, Bid Bond, Performance Bond, Advance
Payment Bond, Maintenance Bond, Installment Sales Bond, dll.
2. Produk Unggulan Ritel
a) Jasindo Oto
Asuransi Kendaraan Bermotor dari Asuransi Jasindo yang membuat
aman di hati, ringan di premi.
b) Asuransi Keluarga
Asuransi Keluarga dari Asuransi Jasindo memberikan paket-paket
pilihan untuk pertanggungan keluarga sesuai dengan kebutuhan
keluarga.
c) Asuransi Karisma
Polis Karisma mengambil alih risiko yang dapat mengganggu
ketenangan karena musibah dengan jaminan yang luas.
d) Asuransi Lintasan
Asuransi Lintasan adalah Asuransi Perjalanan dari Asuransi Jasindo
yang memberikan proteksi dalam seluruh perjalanan Anda baik
melalui udara, laut maupun perjalanan darat selama masa
pertanggungan sesuai tertera di dalam Kartu Peserta Lintas Anda.
Page 8
77
e) Asuransi Pelangi
Jasindo Pelangi adalah Asuransi Penerbangan dan Pelayaran,
merupakan produk dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi
dalam penerbangan dan pelayaran.
f) Asuransi Anak Sekolah
Asuransi Anak Sekolah adalah jaminan Asuransi bagi Siswa/Pelajar
atau Mahasiswa akibat suatu kecelakaan.
g) Jasindo Takaful
Jasindo Takaful merupakan salah satu Unit Usaha Asuransi Jasindo
yang berlandaskan kaedah atau hukum Islam dengan sistem
pengelolaan premi (dana peserta) yang ditempatkan terpisah dari
Asuransi Jasindo.
h) Inbound Travel
Jasindo Inbound Travel adalah produk asuransi untuk melindungi
perjalanan di Indonesia. Produk ini melindungi diri dari kematian,
cacat permanen, kesehatan, dan evakuasi.
i) Jasindo Graha
Asuransi Jasindo Graha merupakan kombinasi atau paduan antara
Asuransi Kebakaran, Asuransi kecelakaan diri dan Asuransi
Meninggal Dunia Biasa (Normally Death) yang ditujukan untuk
segment Debitur KPR Perbankan baik secara perorangan maupun
kumpulan.
Page 9
78
j) Jasindo Haji & Umroh
Jasindo Haji & Umroh adalah Asuransi Kecelakaan Diri Risiko
Perjalanan merupakan produk Asuransi Jasindo yang memberikan
proteksi dalam perjalanan Haji atau Umroh
3.1.5 Tugas dan Wewenang
3.1.5.1 Direktur Utama
Tugas dan tanggung jawab direktur utama :
a) Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan operasional
perusahaan khususnya dalam pengembangan pasar asuransi
kerugian.
b) Melakukan supersivisi dan koordinasi terhadap kegiatan dan
tugas-tugas anggota direksi.
c) Melakukan supervisi terhadap Satuan Pengawasan
Intern(SPI), Divisi SDM, Sekretaris perusahaan dan Biro
Program Kemitraan Bina Lingkungan(PKBL).
d) Pembinaan profesi bidang pengawasan, SDM, dan
pelayanan.
Page 10
79
3.1.5.2 Direktur Keuangan
Tugas dan tanggung jawab direktur Keuangan :
a) Bertanggungjawab terhadap pengembangan dana investasi,
kepatuhan pelaporan, tata kelola perusahaan dan
pengembangan sistem teknologi informasi.
b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Pendanaan
dan Investasi, Divisi Akuntansi dan Anggaran, Divisi
Teknologi Informasi, dan Divisi Perencanaan dan
Pengendalian Mutu.
c) Selain itu juga melakukan pembinaan profesi bidang
keuangan, akuntansi, tata kelola perusahaan dan teknologi
informasi.
3.1.5.3 Direktur Operasi Ritel
Tugas dan tanggung jawab direktur operasi ritel :
a) Bertanggungjawab dalam pengembangan produk dan
produksi bidang ritel.
b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Kendaraan Bermotor,
Divisi Non-Kendaraan Bermotor, Unit Usaha Takaful,
Kantor Cabang Ritel, dan Biro Keagenan/Supervisi Kinerja
Kantor Cabang Ritel.
c) Pembinaan profesi bidang pemasaran ritel.
Page 11
80
3.1.5.4 Direktur Teknik dan Luar Negeri
Tugas dan tanggung jawab direktur teknik dan luar negeri :
a) Bertanggungjawab dalam kualitas lingkup underwriting dan
peningkatan laba dari aspek underwriting.
b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Underwriting
Marine and Aviation, Divisi Underwriting Non-Marine,
Divisi Klaim, Divisi Reasuransi, Divisi Oil and Gas.
c) Pembinaan kompetensi profesi bidang Undewriting.
3.1.5.5 Direktur Pemasaran Korporasi
Tugas dan tanggung jawab direktur pemasaran korporasi :
a) Bertanggungjawab dalam pengembangan produk dan
produksi bidang korporasi.
b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Pemasaran Usaha
Korporasi, Divisi Pemasaran Perbankan, Kantor-kantor
cabang Korporasi, Kantor-kantor cabang Bauran.
c) Pembinaan profesi bidang pemasaran korporasi.
3.1.5.6 Kepala Divisi Kendaraan Bermotor
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi kendaraan bermotor:
a) Mencapai sasaran/target yang telah ditetapkan
b) Mengevaluasi usul rancangan Kebijakan Akseptasi Asuransi
Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat Bermotor)
c) Menyusun dan mengusulkan Program Kerja dan Anggaran
Page 12
81
d) Melakukan supervisi kantor cabang, keagenan dan broker
untuk produksi kendaraan bermotor, sebagai jalur distribusi
kendaraan bermotor
e) Memberikan keputusan akseptasi dan atau menetapkan suatu
terms & conditions pertanggungan dalam penutupan
Asuransi Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat
Bermotor)
3.1.5.7 Kepala Subdivisi Akseptasi KBM
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi KBM:
a) Menetapkan terms & conditions pertanggungan (kondisi
polis, tarif premi, brokerage/diskon/komisi, small claim
bonus) terhadap akseptasi Asuransi Kendaraan Bermotor.
b) Melakukan koordinasi dengan seluruh staf di bawah sub
divisi Akseptasi KBM
c) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu
terms & conditions
d) Memberikan tugas-tugas kepada staff bawahannya dan
mengevaluasinya
e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms &
conditions pertanggungan (kondisi polis, tarif premi,
brokerage/diskon/komisi, small claim bonus) yang berkaitan
dengan akseptasi dan lain-lain
Page 13
82
3.1.5.8 Kepala Divisi Non Kendaraan Bermotor
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi non kendaraan
bermotor:
a) Mengevaluasi usul rancangan kebijakan akseptasi asuransi
produk ritel non kendaraan bermotor
b) Melakukan pembinaan dan bimbingan teknis kepada kantor
cabang mengenai aplikasi kebijakan akseptasi asuransi
produk ritel non kendaraan bermotor
c) Melaksanakan penempatan reasuransi fakultatif
d) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu
terms & conditions pertanggungan dalam penutupan
asuransi sesuai dengan limit wewenang akseptasi sendiri
serta kewenangan dalam tanggung jawab mutu dan
wewenang kepala divisi non kendaraan bermotor
e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms &
conditions pertanggungan yang berkaitan dengan akseptasi,
penempatan dalam reasuransi fakultatif, bordero, dan slip
reasuransi fakultatif, dll.
3.1.5.9 Kepala Subdivisi Akseptasi Non Kendaraan Bermotor
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi non
kendaraan bermotor:
a) Negosiasi dan evaluasi mengenai terms & conditions
pertanggungan terhadap suatu rencana akseptasi asuransi
Page 14
83
dalam limit wewenang akseptasi dan/atau dalam
kewenangan sendiri
b) Komunikasi dan korespondensi dengan reasuradur fakultatif,
broker reasuransi, tertanggung tertentu serta dengan unit-
unit di kantor pusat/kantor cabang PT Asuransi Jasindo,
sepanjang mengenai terms & conditions pertanggungan
c) Penetapan tarif premi yang diberlakukan
d) Memberikan putusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu
terms & conditions pertanggungan sesuai dengan limit
wewenang akseptasi sendiri serta kewenangan dalam
tanggung jawab mutu dan wewenang kepala subdivisi non
kendaraan bermotor
e) Melakukan potongan tarif premi hingga 30% dari premi
bruto menurut pedoman akseptasi, pedoman tarif atau
kebijakan akseptasi bisnis asuransi yang bersangkutan atau
melakukan penerapan tarif premi khusus terhadap penutupan
asuransi di dalam limit wewenang akseptasi sendiri serta
kewenangan sendiri.
Page 15
84
3.1.5.10 Kepala Sub Divisi Klaim Non KBM
Tugas dan tanggung jawab kepala sub divisi klaim non KBM:
a) Menyusun usul rancangan kebijakan klaim asuransi produk
ritel non kendaraan bermotor
b) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan
wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan
fungsional adjuster kantor cabang
c) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment
klaim dari fungsional adjuster
d) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit
wewenangnya
e) Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian
klaim ke kantor cabang
3.1.5.11 Kepala Divisi Underwriting Marine & Aviation
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting marine
& aviation:
a) Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada
kantor cabang
b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya
c) Mengkoordinasikan perumusan kebijakan baru bagi
perusahaan dalam lingkup kerjanya
d) Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah
disetujui
Page 16
85
e) Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di
atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit
wewenang
f) Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi
3.1.5.12 Kepala Subdivisi Marine
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi marine:
a) Memberikan quotation rate
b) Mengaplikasikan ketentuan Treaty Reasuransi dan
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif
c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi
marine
d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai
limit wewenangnya
e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun
extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya
3.1.5.13 Kepala Subdivisi Aviation/Satelite
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi aviation/satelite:
a) Memberikan quotation rate
b) Mengaplikasikan ketentuan Treaty Reasuransi dan
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif
c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi
aviation/satelite
Page 17
86
d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai
limit wewenangnya
e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun
extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya
3.1.5.14 Kepala Divisi Underwriting Non Marine
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting non
marine:
a) Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada
kantor cabang
b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya
c) Mengkoordinasikan penyusunan sistem prosedur akseptasi
d) Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah
disetujui
e) Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di
atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit
wewenang
f) Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi
3.1.5.15 Kepala Subdivisi Underwriting Non Marine
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi underwriting non
marine:
a) Mengaplikasikan ketentuan treaty reasuransi dan
mengusulkan back-up reasuransi fakultatif
Page 18
87
b) Memberikan bimbingan teknis kepada kantor cabang
c) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya
d) Memberikan persetujuan pennutupan di atas limit kantor
cabang sesuai limit wewenang
e) Memberikan penilaian prestasi kerja terhadap para
underwriter dan fungsional underwriter di dalam sub
divisinya
3.1.5.16 Kepala Divisi Pendanaan dan Investasi
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi pendanaan dan
investasi:
a) Membuat, melaksanakan dan mengealuasi program dan
sasaran divisi
b) Mengkoordinasikan operasional Subdivisi Piutang &
Factoring, Subdivisi Perbendaharaan & Pajak, serta Sub
Divisi Investasi
c) Memutuskan segala hal sesuai yang berada dalam batas
wewenangnya yang menyangkut kegiatan penyelesaian
hutang piutang & factoring, kegiatan perbendaharaan dan
pajak, serta kegiatan investasi
Page 19
88
3.1.5.17 Kepala Subdivisi Perbendaharaan dan Pajak
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi perbendaharaan
dan pajak:
a) Membuat rencana program kerja dan anggaran
b) Administrasi kas dan bank
c) Penerimaan kas dan bank
d) Menandatangani tanda terima penerimaan uang
e) Menolak, menunda dan menyetujui pembayaran
3.1.5.18 Kepala Divisi Reasuransi
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi reasuransi:
a) Mengkoordinasikan pembuatan program kerja dan anggaran
divisi reasuransi
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan akseptansi reasuransi
treaty/fakultatif masuk dan penanganan klaimnya
c) Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan relasi
d) Memutuskan akseptasi reasuransi/fakultatif masuk dan
penyelesaian klaimnya sesuai dengan limit wewenang yang
telah ditetapkan dalam SK Direksi PT Jasindo
e) Melakukan otorisasi pembayaran-pembayaran hutang
piutang reasuransi, cash loss, dan biaya yang bersifat
mendukung tugas-tugas fungsional sesuai limit wewenang
otorisasi yang telah ditetapkan
Page 20
89
3.1.5.19 Kepala Subdivisi Treaty
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi treaty:
a) Membuat program kerja dan anggaran sub divisi program
treaty dan bisnis luar negeri
b) Menganalisa kebutuhan program reasuransi treaty dan
program retrosesi keluar secara treaty
c) Melakukan seleksi dan evaluasi kinerja broker reasuransi
dan reasuradur
d) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat
fungsional dan fungsionaris pada sub divisi program treaty
dan luar negeri
e) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim reasuransi
treaty/fakultatif masuk sesuai limit wewenang yang telah
ditetapkan
3.1.5.20 Kepala Subdivisi Incoming Business Dalam Negeri
Tugas dan tanggung jawab kepala incoming business dalam
negeri:
a) Membuat program kerja dan anggaran subdivisi incoming
business
b) Mengkoordinasikan pelaksanaan retrosesi atas
treaty/fakultatif masuk dari dalam negeri
c) Pembinaan relasi
Page 21
90
d) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim incoming
business sesuai limit wewenang yang telah ditetapkan
e) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat
fungsional dan fungsionaris pada subdivisi incoming
business
3.1.5.21 Kepala Divisi SDM
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi SDM:
a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pembinaan
dan pengembangan pegawai, kesejahteraan pegawai,
organisasi dan hubungan kerja, serta pengeluaran biaya
divisi SDM
b) Mengkoordinasikan program kerja dan anggaran divisi SDM
c) Mengevaluasi seluruh kegiatan divisi SDM
d) Menandatangani dokumen dan surat-surat yang
berhubungan dengan bidang tugasnya
e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan
yang berlaku
f) Melakukan rotasi pegawai pada divisi SDM untuk tingkat
fungsional
Page 22
91
3.1.5.22 Kepala Subdivisi Hubungan Kerja & Pengembangan Pegawai
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi hubungan kerja &
pengembangan pegawai:
a) Mengkoordinasikan fungsi-fungsi bidang organisasi dan
hubungan kerja
b) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja bidang
organisasi dan hubungan kerja
c) Mengembangkan dan memantapkan organisasi perusahaan
sesuai kebutuhan perusahaan
d) Menyusun dan mengevaluasi sistem rekrutmen
e) Menandatangani surat-surat rutin yang berhubungan dengan
tugasnya
3.1.5.23 Kepala Subdivisi Kesejahteraan Pegawai
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi kesejahteraan
pegawai:
a) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan
anggaran biaya bidang kesejahteraan pegawai
b) Memberikan usulan peningkatan kesejahteraan pegawai
c) Mengembangkan sistem penggajian dan kesejahteraan
pegawai
d) Menandatangani surat-surat rutin yang berkaitan dengan
tugasnya
Page 23
92
e) Menandatangani surat perjalanan dinas dalam negeri bagi
pegawai dengan pangkat spesialis tingkat III ke bawah
f) Menandatangani surat ijin cuti tahunan untuk pegawai
dengan pangkat spesialis tingkat II ke bawah
3.1.5.24 Kepala Biro Hukum
Tugas dan tanggung jawab kepala biro PKBL:
a) Meneliti dan menganalisa klaim-klaim bermasalah yang
diajukan dari divisi klaim/unit terkait/KC berdasarkan
tuntutan dari tertanggung dan panggilan pengadilan
b) Melakukan negosiasi untuk penyelesaian klaim bermasalah
c) Membantu kantor cabang dalam penyelesaian klaim
bermasalah di luar pengadilan
d) Memutuskan permohonan pengajuan kasus dari unit terkait
di kantor pusat maupun kantor cabang
e) Menandatangani seluruh dokumen, baik intern maupun
ekstern yang berhubungan dengan tugasnya
3.1.5.25 Kepala Divisi Akuntansi dan Anggaran
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi akuntansi &
anggaran:
a) Keakuratan RKAP serta ketepatan waktu penyampaiannya
b) Kewajaran laporan keuangan perusahaan dan ketepatan
waktu penyampaiannya
Page 24
93
c) Ketepatan penyelesaian utang piutang R/A
d) Mengesahkan RKAP yang akan disampaikan kepada direksi
e) Menetapkan alokasi anggaran berpedoman pada RKAP
f) Mengesahkan laporan keuangan yang akan disampaikan
kepada direksi
3.1.5.26 Kepala Subdivisi Akuntansi R/A
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akuntansi R/A:
a) Mengkoordinasikan tugas-tugas para pegawai di dalam
unitnya
b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya
c) Melakukan modifikasi sistem dan prosedur di dalam unitnya
agar berjalan dengan lebih baik
d) Mereview dan memberikan paraf atas Surat Permintaan
Pembayaran utang reasuransi
e) Memberikan penilaian prestasi kerja terhadap para pegawai
di dalam unitnya
f) Merekomendasikan atas usulan mutasi, promosi, demosi dan
pengembangan para pegawai di dalam unitnya
Page 25
94
3.1.5.27 Kepala Divisi Klaim
Tugas dan tanggung jawab kepala divisi klaim:
a) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment
klaim dari kepala subdivisi klaim dan/atau dari fungsional
adjuster
b) Pengenalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi divisi
klaim
c) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan
wawasan personil yang ada di divisi klaim dan fungsional
adjuster kantor cabang
d) Menunjuk Loss Adjuster, sesuai dengan bidang/keahliannya
e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit
wewenang
3.1.5.28 Kepala Subdivisi Klaim
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi klaim:
a) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan
wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan
fungsional adjuster kantor cabang
b) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment
klaim dari fungsional adjuster
c) Pengendalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi
anggaran divisi klaim
d) Menunjuk Loss Adjuster atas persetujuan Kepala Divisi
Page 26
95
e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan Limit
Wewenangnya
f) Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian
klaim ke kantor cabang
3.1.5.29 Kepala Subdivisi Manajemen Mutu Pelayanan
Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi manajemen mutu
pelayanan:
a) Menyusun dan melaksanakan RKAP subdivisi MMP
b) Melaksanakan tugas sebagai management representatice ISO
9001:2000
c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pelayanan
keluhan pelanggan, sertifikasi, service quality management
d) Menandatangani dokumen dan surat-surat yang
berhubungan dengan bidang tugasnya
e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan
yang berlaku
f) Memberikan persetujuan cuti tahunan
3.1.5.30 Sekretaris Perusahaan
Tugas dan tanggung jawab sekretaris perusahaan:
a) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan
anggaran sekretaris perusahaan
Page 27
96
b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan bidang
sekretaris perusahaan
c) Mengendalikan biaya-biata bidang sekretaris perusahaan
d) Menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan
tugas-tugasnya
e) Memberikan otorisasi atas pengeluaran belanja biaya dan
belanja modal sesuai dengan ketentuan yang berlaku
f) Memonitor jadwal kegiatan direksi
3.1.5.31 Kepala Biro Sekretariat, Prasarana, & Kearsipan
Tugas dan tanggung jawab kepala biro sekretariat, prasarana,
& kearsipan:
a) Mengkoordinir fungsi-fungsi kesekretariatan, prasarana, dan
kearsipan
b) Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya biro sekretariat,
prasarana dan kearsipan
c) Mengkoordinir pembuatan action plan triwulan
d) Melakukan surat menyurat yang berkaitan dengan tugasnya
e) Menyetujui pengadaan barang dan jasa kantor pusat dan
kantor cabang
f) Mengadakan komunikasi dengan fungsional yang terkait
Page 28
97
3.2 Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1 Pegawai
1. Penerimaan
Tahap pertama penerimaan pegawai harus melewati seleksi terlebih
dahulu yang diselenggarakan oleh Konsultan. Seleksi tahap pertama
adalah Tes Pengetahuan Umum. Kemudian apabila tes yang pertama lolos
dilanjutkan dengan Psikotes. Setelah keduanya lolos maka dilanjutkan
Tes Wawancara dengan Direksi. Setelah calon pegawai dinyatakan
diterima, calon pegawai harus mengikuti Pre-entry Training di LPPA
(Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Asuransi) di Cisarua selama 1 Bulan.
Kemudian selesai melakukan Pre-entry Training akan diberikan SK
Penempatan yang akan disebar di seluruh kantor cabang Jasindo dengan
status kepegawaian masih calon pegawai selama 1 tahun dengan gaji
sebesar 80%. Penempatan dan pengangkatan pegawai dilakukan dengan
diadakannya Rapat Direksi, apabila Direksi menyetujui maka akan
diberikan SK Penempatan atau SK Pengangkatan Pegawai Tetap. Data
pegawai diperoleh dari data sementara ketika berstatus calon pegawai dan
akan ditambah atau diubah datanya setelah status kepegawaiannya
sebagai pegawai tetap. Proses input dan update ini dilakukan oleh bagian
Hubungan Kerja (SDM).
Page 29
98
Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pegawai
2. Mutasi
Setiap 3 tahun pegawai harus melakukan mutasi. Mutasi dilakukan
setelah cabang yang bersangkutan melakukan permintaan kepada SDM
kantor pusat. Lalu SDM melakukan pengecekan terhadap pegawai.
Setelah pegawai yang akan dimutasikan ditentukan, kemudian dilakukan
Rapat Direksi dan diajukan rencana mutasi. Apabila mutasi disetujui akan
Page 30
99
dibuat SK Mutasi dan akan dikonfirmasikan ke cabang dan pegawai yang
bersangkutan.
Gambar 3.3 Proses Mutasi Pegawai
3. PHK
Pemutusan Hubungan Kerja dilakukan apabila pegawai melanggar
peraturan perusahaan. Kebanyakan PHK dilakukan secara tidak
terhormat. Proses PHK dimulai dari pengajuan SK dari Direksi, kemudian
dibentuk Tim Penyelidikan untuk melakukan investigasi lebih lanjut.
Setelah selesai penyelidikan Rapat Direksi akan dilakukan untuk
Page 31
100
menentukan tindakan selanjutnya. Apabila pegawai terbukti bersalah akan
diberikan SK PHK.
Gambar 3.4 Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
4. Sub Proses Promosi
Proses promosi pegawai di PT.Asuransi Jasindo diawali dari penilaian
pimpinan bagian terkait atas kinerja pegawai yang dipimpinnya.Jika
seorang pegawai dinyatakan layak mendapatkan promosi maka pimpinan
bagian terebut akan membuat surat rekomendasi promosi jabatan yang
Page 32
101
akan kemudian akan diberikan kepada Kepala Divisi Sumber Daya
Manusia (Kadiv SDM). Setelah surat rekomendasi diterima oleh Kadiv
SDM maka akan diadakan rapat direksi untuk menentukan layak atau
tidaknya pegawai tersebut untuk mendapat promosi. Jika layak,maka akan
dikeluarkan Surat Keputusan(SK) promosi bagi pegawai yang
bersangkutan dan baru dilakukan promosi jabatan.
Gambar 3.5 Sub Proses Promosi Jabatan
Page 33
102
5. Sub Proses Pensiun
Pegawai akan memasuki masa pensiun pada umur 55 tahun.Pada
saat pegawai berusia 54 tahun,pegawai tersebut akan memasuki Masa
Memasuki Cuti Besar(MMCB).Dua bulan sebelum MMCB , Divisi SDM
akan meminta surat rekomendasi perpanjangan masa kerja kepada kepala
bagian yang bersangkutan.Jika kepala bagian memberikan rekomendasi
maka selanjutnya akan dibawa ke rapat pimpinan direksi untuk
menentukan apakah pegawai yang bersangkutan diperpanjang masa
kerjanya atau menjalani MMCB.
Page 34
103
Gambar 3.6 Sub Proses Pensiun
Page 35
104
3.2.2 Penggajian
1. Proses Penggajian
Proses penggajian dimulai dengan dilakukannya pengecekan terhadap
perubahan status pegawai (status keluarga, pangkat, cabang/mutasi,
cuti), input potongan utang pegawai (seperti pinjaman koperasi,
multiguna) dan absensi. Absensi berpengaruh pada potongan gaji dan
uang transport. Jika pegawai telat, gaji akan dipotong sesuai dengan
berapa menit pegawai tersebut telat dalam sebulan. Jika pegawai tidak
masuk sama sekali, maka pegawai tidak akan mendapat uang transport.
Kemudian SDM melakukan entri gaji pokok, tunjangan rumah,
tunjangan KS, dan tunjangan peningkatan produktivitas. Setelah semua
dihitung dan dikalkulasikan, daftar gaji dan potongan tersebut dibuat kas
kredit. Kas kredit yang telah lengkap dikirim ke Divisi Pendanaan dan
Investasi untuk kemudian ditransfer ke rekening pegawai masing-
masing.
Page 36
105
Gambar 3.7 Proses penggajian
2. Proses Bonus
Proses bonus diawali dengan adanya keputusan dari direksi. SDM lalu
membuat kas kredit bonus yang kemudian diberikan kepada Divisi
Pendanaan dan Investasi. Divisi Pendanaan dan Investasi kemudian
mentransfer bonus kepada rekening pegawai masing-masing.
Page 37
106
Gambar 3.8 Proses Bonus
3. Proses Keluaran Daftar Potongan
Proses keluaran daftar potongan meliputi potongan Jamsostek, Pensiun,
YKK (Yayasan Kesejahteraan Pegawai) dan Koperasi. SDM membuat
kas kredit untuk pembayaran potongan ke Divisi Pendanaan dan
Investasi yang kemudian dibayarkan langsung ke masing-masing
institusi.
Page 38
107
Gambar 3.9 Proses Keluaran Daftar Potongan
4. Pajak
Setelah proses penggajian dilakukan pada tanggal 15-20 tiap bulannya,
proses berikutnya adalah pajak. Jika penghitungan gaji sudah selesai,
maka pajak dihitung. Setelah pajak dihitung, dibuat kas kredit yang
kemudian dikirim ke Divisi Pendanaan dan Investasi untuk dibayarkan
langsung ke Dirjen Pajak.
Page 39
108
Gambar 3.10 Proses Pajak
3.2.3 Absensi
1. Sub Proses Absensi Harian
Sistem absensi di PT.Asuransi Jasindo menggunakan sistem sidik
jari.Setelah para pegawai melakukan tap di alat absensi maka data dapat
langsung diproses oleh divisi SDM untuk membuat catatan absensi
pegawai.Data yang sudah masuk dapat dibuat laporan dalam bentuk file
microsoft excel.
2. Sub Proses Cuti
Jika seorang pegawai ingin mengambil cuti maka ia harus mengisi
forrmulir permohonan cuti dan menyerahkannya ke divisi SDM.Setelah
Page 40
109
itu Divisi SDM akan melihat sisa cuti pegawai tersebut dan mengirim
permohonan cuti ke pimpinan bagian terkait dan Kadiv SDM.Setelah
dilakukan verifikasi oleh pimpinan bagian dan Kadiv SDM maka cuti
boleh diambil.
Gambar 3.11 Sub Proses Cuti
3. Sub Proses Izin
Jika seorang pegawai ingin mengambil izin maka ia harus mengisi
formulir permohonan izin lalu menyerahkannya ke divisi SDM dan akan
diverifikasi oleh pimpinan terkait.Dalam proses perijinan proses
Page 41
110
verifikasi hanya akan dilakukan oleh pimpinan terkait.Jika pimpinan
tersebut setuju maka izin boleh diambil.
Gambar 3.12 Sub Proses Izin
Page 42
111
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Gam
bar
3.13
Sch
ema
Rel
atio
nshi
p Pe
gaw
ai
Page 43
112
Gam
bar
3.14
Sch
ema
Rela
tions
hip
Peng
gajia
n da
n Pa
jak
Page 44
113
Gambar 3.15 Schema Relationship Absensi
3.3.1 Subyek Data
Subyek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data
yang dibutuhkan dalam sebuah sistem yang dikelompokkan menjadi suatu
kelompok tertentu. Berikut adalah tabel subyek data yang terdapat pada PT.
Asuransi Jasindo :
Page 45
114
Tabel 3.1 Subyek Data pada PT. Asuransi Jasindo
Subyek Data Keterangan
Pegawai Pegawai yang bekerja di perusahaan Karir Pegawai Jenjang karir pegawai yang bekerja di perusahaan
Prestasi Pegawai Prestasi yang diraih oleh pegawai Gaji Pegawai Gaji yang diperoleh pegawai
Absensi Pegawai Absensi pegawai yang bekerja di perusahaan
3.3.2 Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh sebuah
perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Berikut ini adalah tabel
fungsi bisnis divisi Sumber Daya Manusia pada PT. Asuransi Jasindo :
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Asuransi Jasindo
Fungsi Bisnis Keterangan
Penerimaan Pegawai baru Melakukan seleksi dan penerimaan pegawai baru
Mutasi Pegawai Pengaturan mutasi pegawai Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan hubungan kerja bagi
pegawai bermasalah Promosi Pegawai Promosi kenaikan jabatan bagi
pegawai berprestasi Penggajian dan Pajak Pegawai Penggajian dan pemotongan pajak
setiap pegawai Absensi, Cuti, Izin, dan Pensiun
Pegawai Menangani absensi, cuti, izin dan
pensiun setiap pegawai
Formatted: Centered, Level 1, Indent:Hanging: 0,73 cm
Page 46
115
3.3.3 Analisis Matriks
3.3.3.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara unit
organisasi dan lokasinya.Lokasi terbagi menjadi dua bagian yaitu Jakarta
dan luar Jakarta.
Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi
Unit Organisasi Lokasi
Jakarta Luar Jakarta Direktur Utama Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi Direktur Teknik & Luar Negeri Direktur Keuangan Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor Divisi Pemasaran Korporasi Divisi Underwriting Non Marinal Divisi Pendanaan & Investasi Divisi Non Kendaraan Bermotor Divisi Asuransi Keuangan Divisi Underwriting Marine Divisi Akuntansi & Anggaran Divisi Satuan Pengawasan Divisi SDM Divisi Teknologi Informasi Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
Page 47
116
3.3.3.2 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
Tabel matriks di bawah ini menunjukkan hubungan antara unit
organisasi dengan subyek data yang berkaitan dalam menjalankan tugas-
tugasnya.
Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data
Unit Organisasi
Subyek Data
Pega
wai
Kar
ir
Pega
wai
Pres
tasi
Pe
gaw
ai
Gaj
i Peg
awai
Abs
ensi
Pe
gaw
ai
Direktur Utama
Direktur Operasi Ritel
Direktur Pemasaran Korporasi
Direktur Teknik & Luar Negeri
Direktur Keuangan
Sekretaris Perusahaan
Divisi Kendaraan Bermotor
Divisi Pemasaran Korporasi
Divisi Underwriting Non Marinal
Divisi Pendanaan & Investasi
Divisi Non Kendaraan Bermotor
Divisi Asuransi Keuangan
Divisi Underwriting Marine
Divisi Akuntansi & Anggaran
Divisi Satuan Pengawasan
Divisi SDM
Divisi Teknologi Informasi
Divisi Oil & Gas
Page 48
117
Unit Organisasi
Subyek Data
Pega
wai
Kar
ir
Pega
wai
Pres
tasi
Pe
gaw
ai
Gaj
i Pe
gaw
ai
Abs
ensi
Pe
gaw
ai
Divisi Pemasaran Perbankan
Divisi Klaim
Divisi Reasuransi
Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
3.3.3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Tabel matriks di bawah ini menggambarkan hubungan antara
fungsi binis yang berjalan di PT. Asuransi Jasindo dan unit
organisasi yang bertanggungjawab untuk menanganinya.
Page 49
118
Tabel 3.5 Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis
Unit Organisasi
Fungsi Bisnis
Pene
rim
aan
Pega
wai
B
aru
Mut
asi P
egaw
ai
PHK
Prom
osi P
egaw
ai
Peng
gajia
n &
Paj
ak
Pega
wai
Abs
en,Iz
in, C
uti
Pega
wai
Direktur Utama D E
D E
D E
D E
D E
D E
Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi
Direktur Teknik & Luar Negeri
Direktur Keuangan D E
Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor
Divisi Pemasaran Korporasi
Divisi Underwriting Non Marinal
Divisi Pendanaan & Investasi
I
Divisi Non Kendaraan Bermotor
Divisi Asuransi Keuangan
Divisi Underwriting Marine
Divisi Akuntansi & Anggaran
I
Divisi Satuan Pengawasan
I I I I I I
Page 50
119
Unit Organisasi
Fungsi Bisnis
Pene
rim
aan
Pega
wai
Bar
u
Mut
asi
Pega
wai
PHK
Prom
osi
Pega
wai
Peng
gajia
n &
Pa
jak
Pega
wai
Abs
en,Iz
in,
Cut
i Peg
awai
Divisi SDM D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
D I T A
Divisi Teknologi Informasi
Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan
Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu
I I I I I I
D (Direct Management Responsibility) : menunjukkan unit
organisasi yang bertanggungjawab secara langsung atas fungsi
bisnis yang dijalankan.
E (Executive or Policy Making Authority) : menunjukkan unit
organisasi yang mempunyai wewenang dalam menentukan
kebijaksanaan terhadap fungsi bisnis yang dijalankan.
I (Involved in the Function) : menunjukkan unit
organisasi yang menjalankan fungsi bisnis namun tidak
bertanggungjawab secara langsung dan tidak memiliki wewenang
atas fungsi bisnis tersebut.
Page 51
120
T (Technical Expertise) : menunjukkan unit
organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan
fungsi bisnis.
A (Actual Execution of the Work) : menunjukkan unit
organisasi yang secara langsung menjalankan fungsi bisnis.
3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara fungsi
bisnis yang berjalan pada PT. Asuransi Jasindo dan subyek data
yang terlibat di dalamnya.
Page 52
121
Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Unit Organisasi
Subyek Data
Pega
wai
Kar
ir
Pega
wai
Pres
tasi
Pe
gaw
ai
Gaj
i Peg
awai
Abs
ensi
Pe
gaw
ai
Penerimaan Pegawai Baru C R U
C R U
C R U
C R U
C R U
Mutasi Pegawai C R U
C R U
C R U
C R U
C R U
PHK D R U
D R U
D R U
D R U
D R U
Promosi Pegawai C R U
C R U
C R U
C R U
C R U
Penggajian dan Pajak Pegawai
C R U
C R U
C R U
C R U
C R U
Absensi,Izin,Cuti Pegawai
C R U
C R U
C R U
C R U
C R U
C (Create) : menunjukkan subyek data yang dihasilkan dalam
menjalankan fungsi bisnis.
D (Delete) : menunjukkan subyek data yang dihapus dalam
menjalankan fungsi bisnis.
R (Read) : menunjukkan subyek data yang dibaca dalam
menjalankan fungsi bisnis.
Page 53
122
U (Update) : menunjukkan subyek data yang diubah dalam
menjalankan fungsi bisnis.
3.3.4 Analisis Critical Success Factor
a) Leadership (Kepemimpinan)
Kinerja divisi SDM dengan para manajer untuk melihat pegawai di dalam
perusahan sebagai aset utama perusahaan tersebut, yang dimana
dibutuhkan investasi dan pengembangan sebagai kunci sukses di masa
depan.
b) Talents
Biasanya tiap tahun PT. Asuransi Jasindo membutuhkan pegawai di tiap
cabangnya. Divisi SDM mampu menyediakan calon pegawai yang
berpotensi untuk bekerja di dalam perusahaan dengan baik serta
memajukan perusahaan tersebut ke arah lebih baik lagi.
c) High Performance Corporate Culture
Pengalihan tanggung jawab dari tingkat manajer kepada pegawai secara
individual agar mendukung pegawai bertindak secara individual secara
maksimal tetapi tetap bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut.
Divisi SDM juga harus mampu mendukung hubungan antara manajer dan
pegawai.
d) Strategic Planning
Segala perencanaan di dalam perusahaan harus diorganisir agar tetap
sesuai dengan bisnis utama dan Divisi SDM harus mengikuti apa yang
telah didefinisikan oleh manajer perusahaan. Divisi SDM juga harus
Formatted: Indent: Left: 0 cm,Hanging: 2,5 cm
Page 54
123
mampu menyebarkan pegawai ke seluruh cabang PT. Asuransi Jasindo
secara merata.
3.3.5 Teknologi Informasi pada PT. Asuransi Jasindo
3.3.5.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo
adalah:
a) IBM iSeries Server 2464 Model 800 processor
b) 2048MB RAM
c) HD 30GB dan 17GB 10K RPM Disk Unit
3.3.5.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo
adalah:
a) Database IBM AS400
b) User interface COBOL
Tapi saat ini PT. Asuransi Jasindo sedang melakukan
pergantian sistem database menjadi:
a) Database SQL Server 2005
b) User interface VB.NET
Formatted: Left, Indent: Left: 1,27cm, Line spacing: single, Tab stops:Not at 0,25 cm
Page 55
124
3.4 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
Data dan informasi yang dibutuhkan oleh divisi SDM PT. Asuransi Jasindo
adalah sebagai berikut:
1. Data Pegawai
a. Mengetahui histori data pegawai pada PT. Asuransi Jasindo.
b. Mengetahui histori jumlah pegawai, jumlah pensiun, jumlah promosi, dan
jumlah mutasi pada PT. Asuransi Jasindo.
c. Eksekutif dapat melihat laporan histori pegawai berdasarkan pangkat,
jabatan, status karyawan, bidang, divisi, cabang, provinsi, dan negara.
2. Gaji
a. Mengetahui histori gaji pegawai pada PT. Asuransi Jasindo.
b. Mengetahui pengeluaran perusahaan melalui total gaji bersih pegawai PT.
Asuransi Jasindo.
c. Eksekutif dapat melihat laporan histori gaji berdasarkan jabatan, pangkat,
status karyawan, cabang, dan provinsi.
3. Absensi
a. Mengetahui rekapitulasi absensi bulanan pegawai yang kemudian akan
berpengaruh pada perhitungan gaji bulanan pegawai tersebut.
b. Mengetahui histori absensi pegawai sehingga dapat melihat seberapa rajin
pegawai tersebut masuk kerja yang kemudian bisa mempengaruhi prestasi,
karier, dan promosi pegawai tersebut.
c. Eksekutif dapat melihat laporan absensi berdasarkan cabang, divisi, provinsi,
cuti, jenis cuti, izin, dan mangkir.
Formatted: Left, Line spacing: single,Tab stops: Not at 0,75 cm + 2 cm + 3,5 cm
Page 56
125
3.5 Masalah yang Dihadapi
Masalah-masalah yang dihadapi oleh divisi SDM pada PT. Asuransi Jasindo
adalah sebagai berikut:
1. Direksi merasa kesulitan untuk melihat laporan pegawai. Maksudnya, jika direksi
meminta laporan pegawai kepada SDM, staf SDM harus meminta data dahulu,
print, periksa data tersebut, lalu jika semuanya sudah benar baru diberikan
kepada direksi.
2. Laporan penggajian dan pajak serta absensi selama ini masih dibuat secara
manual oleh pihak SDM. Data yang dibutuhkan untuk diolah selama ini
dikerjakan secara manual. Hal ini cenderung membuang-buang waktu dan
tenaga.
3. Belum tersedianya informasi yang fleksibel dan terintegrasi untuk membantu
pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.
3.6 Pemecahan Masalah
Setelah melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi oleh divisi SDM
pada PT. Asuransi Jasindo, pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan
membuat perancangan data warehouse sebagai berikut:
1. Data warehouse dibuat dengan menggunakan data warehouse terpusat.
2. Membuat aplikasi Business Intelligence dan VB.Net yang dapat membantu
pimpinan dalam melakukan analisis terhadap data pegawai pada PT.
Asuransi Jasindo.