ASUMAN UĞUR MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ ANKARA

ASUMAN UĞUR

MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ

ANKARA

ZAMAN YÖNETİMİ

ZAMAN

ÇOĞALTILAMAZSATIN ALINAMAZDEPOLANAMAZEN UCUZ VE EN PAHALI KAYNAKTIR

ZAMAN YÖNETİMİ

AMAÇLARA VE HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN ZAMANI VERİMLİ KULLANMAKTIR.

Zaman Yönetimine Zihinsel Hazırlık

• Mücadeleci Kişilik Yapısının Oluşturulması• Kendini Değiştirmeyi Hedefleme• Bilgi Sahibi Olma ve Uygulama• Olumlu Bakış Açısı ve İstekli Olma• Kendi Kendini Gözleme ve Özeleştiri

ZAMAN YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR?

İş ve özel yaşam arasında denge kurmak içinKişisel gelişim içinMotivasyon içinStresi azaltmak içinBakış açınızı genişletmek içinDaha verimli olmak için

Zaman Kötü Kullanıldığında• Uzun Dönemli Düşünemeyiz• Yaratıcı Olamayız• Hatırlayamayız• Takım Çalışması Yapamayız• Kişisel verimimizi Artıramayız• Etkin İletişim Kuramayız• Kişisel Kalitemizi Artıramayız• Sürekli Huzursuz ve telaşlı Oluruz

Zaman Biyolojik Ritm İlişkisi

Sabah tipleri

Öğleden sonra tipleri

Her zaman hazır tipler

En Yüksek Performans Zamanı

Önemli işleri belirlemek ve yapmak

Orta Performans Zamanı

Planlama yapmak

Rutin işleri yapmak

Düşük Performans Zamanı

Telefon görüşmeleri yapmak

Ziyaretçileri kabul etmek

Mektupları cevaplandırmak

DAVRANIŞ BİÇİMLERİ VE ZAMAN YÖNETİMİ

A Tipi Davranış Biçimi

B Tipi Davranış Biçimi

ZAMAN – STRES İLİŞKİSİ

Zaman Baskısı= Stres

Stresle Mücadeleyi Zorlaştıran Faktörler

•Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler•Kendilerini her konuda suçlayanlar•Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar•Ben merkezciler•Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar•Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler•Çevresi ile ilişki kuramayanlar

Stresle Kolay Mücadele Edebilenler

•İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar•Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar•Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar•Gelecekten beklentisi olanlar•Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar•Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler

Zamanın Verimli Kullanılması İçin;

Amaç ve hedeflerin belirgin olmasıPlanlama yapılmasıÖnceliklerin belirlenmiş olmasıAcil durum değerlendirmesi yapılması

AMAÇ

Gelecekte sahip olmayı istediğimiz değerler ve

kendimizi görmek istediğimiz yerdir.

Hedef

Amaçlara ulaşmak için yapılması gerekli eylemler

AMAÇLARI BELİRLERKEN

NE?

NEDEN?

NASIL?

HEDEFLER

BelirliÖlçülebilirUlaşılabilirSonuca yönelikZamanlı

PLAN

Hedeflere ulaşmak için gerekli yol ve yöntemlerin seçimidir.

Planlamanın Önündeki Engeller

Amaç ve hedeflerin belirsizliğiAmaca ulaşmak için hedef belirlemenin öneminin bilinmemesiGünlük ve acil olaylara önem vermePlanlamayı önemsemeyen tutucu kişilerin yönetimde olmasıYönetim ve kalite standartlarının iyileştirme bilincinin olmaması

Planlama Yaparken

Amaca uygun hedefleri saptamakMevcut durumun analizini yapmakOlası gelişme ve değişimleri incelemekBu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmakKarar vermek ve uygulamakDenetleme ve kontrol etmek

Plansız da başarı sağlanır!

Başarının yöntemler yüzünden değil, onlara

rağmen kazanıldığını bilin

Önemlilik Değerlendirmesi

Çok önemli (Asıl amaç için mutlaka yapılmalı)

Oldukça önemli (Asıl amaç için yapılması gerekli)

Önemli (Asıl amaç için yapılması faydalı)

Önemsiz (Asıl amaç için yapılması gerekli değil)

Acil Durum Değerlendirmesi

Çok Acil (Hemen yapılması gerekli)

Acil (Kısa zaman içinde yapılmalı)

Acil Değil (Zaman olduğunda yapılmalı)

Zaman Önemli Değil

Zaman Yönetimini Engelleyen Nedenler

Kişisel Nedenler

Dışsal Nedenler

Örgütsel Nedenler

Mekanik Nedenler

Zaman Yönetimini Engelleyen Kişisel NedenlerOrganize olamamakErtelemekSürüncemede bırakmakKendim yapacağım tutkusuZaman tahminlerinde yanılma“Hayır” diyememekMasa düzeninin olmayışı

Organize Olamamak

Konsantrasyon sorunu varsaHiperaktif yapıya sahipseB tipi davranış özelliğine sahipseDisiplinsizlik sorunu varsa

ERTELEMENİN NEDENLERİAlışkanlıklarPlanlamaya zaman ayırmamakBaşarısızlık korkusu“Hata yapacağım” korkusuHoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek İşe konsantre olamamakVerilmesi güç kararlarMükemmelliyetçilik

ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN

Hemen işe başlamakErtelenebilecek işleri parçalara ayırmakSıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmekTarih saptamakİş bitiminde kendini ödüllendirmek

İnsan beyni en fazla slogandan etkilenir

ÜŞENME, ERTELEME, VAZGEÇME

ŞİMDİ DEĞİL DE NE ZAMAN ?

SÜRÜNCEMEDE BIRAKMAK

İşe başladıktan sonra sıkılmak

Daha cazip bir işe başlama isteği

Mükemmelliyetçilik

MÜKEMMELLİYETÇİLER• Düşünceleri katı ve siyah beyazdır• Sürekli kendilerini eleştirirler• Kendilerine çok yüksek, bazen ulaşamayacakları

standartlar koyarlar• Sürekli ve ısrarlı olarak tatminsizdirler• Mükemmele ulaşma ihtiyacı ve bunu

başaramamaları nedeniyle bir engellenmişlik duygusu yaşarlar

• Başarıya ulaşalar bile bunu tam olarak takdir edemezler

• Çoğu işe, sanki bütün benlik değerleri o işe bağlıymış gibi yaklaşırlar

• Ya çok çalışırlar ya da tersini yaparlar.Hiç çaba harcamaz veya ertelerler çünkü mükemmel olmamaktan korkarlar.

Sürüncemede bırakmamak için

Zaman sınırlaması koymakMükemmelliyetçilikten kurtulunZor ve sıkıcı olandan korkmayınİşi bitirdikten sonra kendinizi ödüllendirin.

“Kendim Yapacağım” Tutkusu

Yetki devri konusunda isteksizA tipi davranış özellikleriMükemmelliyetçilikAstlarına güvensiz

HAYIR DİYEMEMEK

Sevilmeme korkusu

Kendine güvensizlik

Aşırı hassasiyet

MASA DÜZENİNİN OLMAYIŞI

Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederlerÜretkenlikleri azalırDikkat dağınıklığı olurSürekli gergin ve yorgun olurlarDiğer çalışanların gözünde imaj zedelenir.

MASA DÜZENİNİN KALICI OLABİLMESİ İÇİN

Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalıABC sistemi uygulanmalıÜzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalıEtkili bir dosyalama sistemi kurulmalıMasanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN DIŞSAL NEDENLER

İş gezileri

Ziyaretçiler

İŞ GEZİSİNE KATILMANIZ GEREKLİ İSE

Yanınıza alacaklarınızın listesini yapınGörüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyinGidilecek yere ait bilgileri edininDüzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırırAlınacak eşyalar kalınacak gün için yeterli olmalıBir dosya içinde belgeler, teklifler hazır olmalı

ZİYARETÇİLERİN ÇALIŞMAYI KESMEMESİ İÇİN

Yetenekli bir sekretere ihtiyaç vardırRandevu alışkanlığının kazanılması gerekirGörüşme saatleri saptanmalıdırZaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdırZiyaretçi ile başkası ilgilenebilirZiyaretçiler için görüşme salonları oluşturulabilir

İkramda bulunmak süreyi uzatabilir.

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN ÖRGÜTSEL NEDENLER

Yetki devrinin olmayışıKarar verememekKriz yönetiminin olmayışıVerimsiz toplantılarÇalışma ortamının işi engellemesiÖğle yemeği ve dinlenme aralarıHızlı okuma tekniklerinin bilinmemesiSekreterlerin verimsizliğiKuralsız yazışmalar

YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER

Yetki veren açısından

Yetki verilen açısından

İşletmeler açısından

YETKİ VEREN AÇISINDAN ENGELLER

Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamakGüvensizlikAstların yetkinliğinden çekinmekAyrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek“En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmakDenetimi yitirme korkusuİş bölümü ve koordinasyonun olmayışı

YETKİ VERİLEN AÇISINDAN ENGELLER

Deneyim yetersizliğiYetenekli olmamakMesleki bilginin yetersizliğiÜstlere bağımlılıkİlgi eksikliği

İŞLETMELER AÇISINDAN ENGELLER

Görev tanımlarının belirli olmayışıİç iletişimde yetersizlikKararların isabetsizliğiYönetsel başarısızlıkYetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışıYetki devrini engelleyen yasal nedenlerPersonel sayısının yetersizliğiİşin özelliği ve müşteri memnuniyetiKriz yönetimi

TERS YÖNDE YETKİ DEVRİNİN NEDENLERİ

Astların kendine güveni olmayışıBilgi yetersizliğiRiskten kaçmakEleştirilmekten korkmakBağımsız karar verememek

KARARSIZLIĞIN NEDENLERİ

Yenilgi korkusuRiskli kararlarHata yapma korkusuSonuçlardan çekinme

BAŞARISIZ TOPLANTILARIN ÖZELLİKLERİ

Amacı belirlenmemişGündemsizKötü yerde yetersiz cihazla yapılanKötü yönetilenMaliyeti hesaplanmayanSüresi belirlenmemişGereksiz kişilerle ve hazırlıksız katılımcılarla yapılan

VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN

Toplantının gerekliliği araştırılmalıKatılımcı sayısı sınırlandırılmalıZamanlama doğru olmalıUygun yerde yapılmalıAmacı saptanmalıMaliyeti hesaplanmalıBaşkanı olmalıKatılanlar bilgilendirilmeliKararlara katılım sağlanmalıTutanak hazırlanmalı

ÇALIŞMA ORTAMININ KOŞULLARI

NemHavalandırmaAydınlatmaGürültüSıcaklık

ÖĞLE YEMEĞİ VE DİNLENME ARALARI

Yasa ile saptanmış aralarİş akışına bağlı dinlenme aralarıİsteğe bağlı aralar

İYİ BİR YAZININ ÖZELLİKLERİ

Amacı belli ve açık olmalı

Tam ve anlaşılır olmalı

Kısa ve net olmalı

OKUNABİLİR YAZILAR İÇİN

Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı

Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli

Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır

HIZLI OKUMA TEKNİKLERİ

Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemekYüksek sesle okumamakOkumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamakOkunanları tekrar etmemekOkurken dudakları oynatmamak

BAŞARILI VE VERİMLİ SEKRETERLER İÇİN

Sekreterinizi bilgilendirinBazı basit kararları vermesine izin verinÖncelikli işleri beraber planlayınRutin işleri sekreterinize devredinRandevularınıza sadık olunBaşarıyı ve övüncü paylaşınKendisini geliştirmesine imkan verinHatalara karşı anlayışlı olunSorunları özel olarak bildirin

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN MEKANİK NEDENLER

TelefonTeknoloji kullanılması

TELEFON EDERKEN

Telefonu çevirmeden önce gerekliliğini tartınRutin aramalar için en uygun zamanı tespit edinGörüşme öncesinde kısa notlar alınÖnemli telefonlar için randevu alınAramaları sekreterinize yaptırın

TELEFONLA ARANILDIĞINDA

• Öncelikli telefon görüşmeleri hemen yapılabilir.

• Daha az öncelikli görüşmeler, sekreterin yardımıyla daha az verimli saatlere aktarılabilir.

• Sekreterler gerekirse telefonu başka birine yönlendirebilir.

• Konuşma mutlaka zamanında bitirilmelidir.

TEKNOLOJİ KULLANIMI

Duygusal ve düşünsel güvensizlikEgo- konum bütünlüğünün bozulmasıMeydan okumaDenge arayışıGrup arayışıOlumlu tecrübelerDurumu kabullenmeOrtama ayak uydurma