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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE CINCIAS CONTBEIS
ASPECTOS LEGAIS E DE CONTROLES INTERNOS NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS
THOMAZ BLUMENTHAL GUIMARES
Orientador: Msc. Mrio Guilherme Rebollo
Porto Alegre
2010
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ASPECTOS LEGAIS E DE CONTROLES INTERNOS NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS
Thomaz Blumenthal Guimares
Resumo:
Este artigo tem o objetivo de evidenciar alguns aspectos legais e de controles
internos a serem observados nas micro e pequenas empresas, dentre eles, os
critrios e conceitos de micro e pequena empresa e o tratamento diferenciado que
as empresas deste porte recebem, conforme a Constituio Federal e o Sistema
Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas e
Empresas de Pequeno Porte SIMPLES. Tambm sero abordados os conceitos e
objetivos dos controles internos, dando enfoque a dois deste controles: o Fluxo de
Caixa e o Controle de Passivos.
Palavras-Chave: Micro e Pequenas Empresas, Aspectos Legais, Controles Internos, Fluxo de Caixa, Controle de Passivos
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1. INTRODUO
As micro e pequenas empresas so um dos principais pilares de sustentao
da economia brasileira, quer pela sua enorme capacidade geradora de empregos,
quer pelo infindvel nmero de estabelecimentos. Conforme estudo realizado pelo
IBGE, as atividades de comrcio e servios cobrem cerca de 80% da atividade total
do segmento das micro e pequenas empresas MPEs, tanto em termos da receita
gerada quanto da quantidade de pessoas nele ocupadas.
Uma importante contribuio das micro e pequenas empresas no crescimento
e desenvolvimento do Pas a de servirem como alternativa para aquela fatia da
sociedade que sofre com o desemprego. Constituem uma alternativa de ocupao
para uma pequena parcela da populao que tem condio de desenvolver seu
prprio negcio e, em uma alternativa de emprego formal ou informal, para uma
grande parcela da fora de trabalho excedente, em geral com pouca qualificao,
que no encontra emprego nas empresas de maior porte.
Por estes motivos, elas tm um papel fundamental no contexto econmico
brasileiro. No obstante essa realidade, os pequenos negcios ainda no tm
recebido tratamento compatvel com a sua importncia econmica e com a sua
inegvel capacidade de gerar contrapartidas sociais. Os programas governamentais
brasileiros e a poltica adotada ainda so insuficientes para atender esse segmento
que acaba se obrigando a encontrar por si prprio, a melhor maneira para gerir seus
negcios continuar a existir.
Apesar desse cenrio de dificuldades, a empresa que estiver dotada de
processos decisrios adequados, suportado por boa estrutura de controles internos,
garante vantagem importante sobre aquelas que no contam com um processo
organizado e eficaz.
O estilo gerencial e a forma de comunicao influenciam muito o escopo e
utilidade dos controles internos.
O gestor munido de bons controles internos possui maior probabilidade de
acertar continuamente o processo decisrio e atingir a eficcia almejada pela
empresa, seja ela pelo lucro ou pela simples sobrevivncia empresarial com
agregao de valor ao negcio.
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2 AS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS BRASILEIRAS
2.1 CRITRIOS E CONCEITOS PARA CLASSIFICAO DE EMPRESAS
Os critrios que classificam o tamanho de uma empresa constituem um
importante fator de apoio s micro e pequenas empresas, permitindo que
estabelecimentos dentro dos limites institudos possam usufruir os benefcios e
incentivos previstos nas legislaes.
No Estatuto da Micro e Pequena Empresa, de 1999, o critrio adotado para
conceituar micro e pequena empresa a receita bruta anual, cujos valores foram
atualizados pelo Decreto n 5.028/2004, de 31 de maro de 2004, so os seguintes:
- Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 433.755,14 (quatrocentos e trinta e trs mil, setecentos e cinqenta e cinco reais e quatorze
centavos);
- Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ 433.755,14 e igual ou inferior a R$ 2.133.222,00 (dois milhes, cento e trinta e trs mil, duzentos
e vinte e dois reais).
Atualmente, esses critrios so adotados em diversos programas de crdito
do governo federal em apoio s MPE.
importante ressaltar que o regime simplificado de tributao - SIMPLES,
que uma lei de cunho estritamente tributrio, adota um critrio diferente para
enquadrar micro e pequena empresa. Os limites, conforme disposto na Medida
Provisria 275/05, so:
- Microempresa: receita bruta anual igual ou inferior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais);
- Empresa de Pequeno Porte: receita bruta anual superior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 2.400.000,00 (dois milhes e
quatrocentos mil reais).
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Cada estado brasileiro possui uma variadade de conceitos critrios para
classificar as micro e pequenas empresas, de acordo com a sua situao econmica
e fiscal prpria.
Os maiores limites de enquadramento so definidos por SP, RS, PR e BA,
que adotaram R$ 2.400.000,00 de receita bruta anual. Os municpios carecem de
leis nesse sentido, sendo muito poucos aqueles que contemplam o segmento da
MPE com legislaes prpria de fomento.
Alm do critrio adotado no Estatuto da Micro e Pequena Empresa, o Sebrae
utiliza ainda o conceito de nmero de funcionrios nas empresas, principalmente nos
estudos e levantamentos sobre a presena da micro e pequena empresa na
economia brasileira, conforme os seguintes nmeros:
- Microempresa:
I) na indstria e construo: at 19 funcionrios
II) no comrcio e servios, at 09 funcionrios.
-Pequena empresa:
I) na indstria e construo: de 20 a 99 funcionrios
II) no comrcio e servios, de 10 a 49 funcionrios.
Nos levantamentos que tm como fonte de dados o IBGE, as estatsticas
sobre micro e pequenas empresas divulgadas pelo Sebrae utilizam o critrio acima.
Nos levantamentos dos censos e pesquisas scio-econmicas anuais e mensais, o
IBGE classifica as firmas segundo as faixas de pessoal ocupado total.
O conceito de "pessoas ocupadas em uma empresa abrange no somente
os empregados, mas tambm os proprietrios. Essa uma forma de se dispor de
informaes sobre o expressivo nmero de micro unidades empresariais que no
empregam trabalhadores, mas funcionam como importante fator de gerao de
renda para seus proprietrios.
(SEBRAE)
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2.2 ASPECTOS LEGAIS
2.2.1 A Constituio Federal e o Estatuto
Os artigos 146, 170, 179 da Constituio Federal de 1988 contm os marcos
legais que fundamentam as medidas e aes de apoio s micro e Pequenas
empresas no Brasil.
O artigo 170 insere as MPEs nos princpios gerais da ordem econmica,
garantindo tratamento favorecido a essas empresas.
O artigo 179 orienta as administraes pblicas a dispensar tratamento
jurdico diferenciado ao segmento, visando a incentiv-las pela simplificao ou
reduo das obrigaes administrativas, tributrias, previdencirias e de crdito por
meio de leis.
O artigo 146 contm dois novos dispositivos, aprovados pela Reforma
Tributria de 2003, prevendo que uma lei de hierarquia superior, a lei
Complementar, definir tratamento diferenciado e favorecido para as MPEs,
incluindo um regime nico de arrecadao dos impostos e contribuies da Unio,
dos estados e dos municpios, alm de um cadastro unificado de identificao.
Os artigos acima constituem as principais referncias para a adoo de
medidas de apoio s MPE, por meio de legislao infra-constitucional, como leis,
decretos e outros instrumentos legais.
(Fonte: SEBRAE)
2.2.2 Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte SIMPLES
O SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuies
das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) foi institudo pela MP n 1.526,
de 1996, posteriormente convertida na Lei n 9.317 de 05 de dezembro de 1996 (em
vigor at 30/06/2007). Em 14 de dezembro de 2006 foi aprovada a Lei
Complementar n 123, que dentre outras coisas, institui o Estatuto Nacional da
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Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, substituindo, a partir de 30 de junho
de 2007 a Lei n 9.317/96.
O art. 3, 1 da Lei n 9.317/96 (em vigor at 30/06/2007) e alteraes
posteriores define os impostos e contribuies abrangidos pelo SIMPLES. Desta
forma, inscrio no sistema implica pagamento mensal unificado dos seguintes
impostos e contribuies:
a) Imposto de Renda das Pessoas Jurdicas - IRPJ;
b) Contribuio para os Programas de Integrao Social e de Formao
do Patrimnio do Servidor Pblico - PIS/PASEP;
c) Contribuio Social sobre o Lucro Lquido - CSLL;
d) Contribuio para Financiamento da Seguridade Social - COFINS;
e) Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI;
f) Contribuies para a Seguridade Social, a cargo da pessoa jurdica,
Conforme o art. 3, 4 da Lei n 9.317/96 (em vigor at 30/06/2007),
inscrio no SIMPLES dispensa, ainda, a pessoa jurdica do pagamento das demais
contribuies institudas pela Unio.
O SIMPLES poder, tambm, incluir o ICMS e/ou o ISS, desde que o Estado
e/ou o Municpio em que esteja estabelecida a microempresa ou empresa de
pequeno porte venha aderir ao SIMPLES mediante convnio (art. 4 da Lei n
9.317/96, em vigor at 30/06/2007).
O art. 3, 2 da Lei n 9.317/96 (em vigor at 30/06/2007) traz os tributos
no abrangidos pelo SIMPLES. Assim, a opo pelo regime no exclui a incidncia
dos seguintes impostos ou contribuies, devidos na qualidade de contribuinte ou
responsvel, em relao aos quais ser observada a legislao aplicvel s demais
pessoas jurdicas:
a) Imposto sobre Operaes de Crdito, Cmbio e Seguro, ou Relativas a
Ttulos ou Valores Mobilirios - IOF;
b) Imposto sobre Importao de Produtos Estrangeiros - II;
c) Imposto sobre Exportao, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou
Nacionalizados - IE;
d) Imposto de Renda, relativo aos pagamentos ou crditos efetuados pela
pessoa jurdica e aos rendimentos ou ganhos lquidos auferidos em aplicaes de
renda fixa ou varivel, bem assim relativo aos ganhos de capital obtidos na
alienao de ativos;
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e) Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural - ITR;
f) Contribuio Provisria sobre a Movimentao Financeira - CPMF;
g) Contribuio para o Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS;
h) Contribuio para a Seguridade Social, relativa ao empregado.
Vedaes opo pelo SIMPLES
Esto definidas no art. 9 da Lei 9.317/96 (em vigor at 30/06/2007) e
alteraes. Assim, no poder optar pelo SIMPLES, a pessoa jurdica:
a) na condio de microempresa que tenha auferido, no ano-calendrio
imediatamente anterior, receita bruta superior a R$ 240.000,00;
b) na condio de empresa de pequeno porte que tenha auferido, no
anocalendrio imediatamente anterior, receita bruta superior a R$ 2.400.000,00;
c) constituda sob a forma de sociedade por aes;
d) cuja atividade seja banco comercial, banco de investimentos, banco de
desenvolvimento, caixa econmica, sociedade de crdito, financiamento e
investimento, sociedade de crdito imobilirio, sociedade corretora de ttulos, valores
mobilirios e cmbio, distribuidora de ttulos e valores imobilirios, empresa de
arrendamento mercantil, cooperativa de crdito, empresas de seguros privados e de
capitalizao e entidade de previdncia privada aberta;
e) que se dedique compra e venda, ao loteamento, incorporao ou
construo de imveis;
f) que tenha scio estrangeiro, residente no exterior;
g) constituda sob qualquer forma, de cujo capital participe entidade da
administrao pblica, direta ou indireta, federal, estadual ou municipal;
h) que seja filial, sucursal, agncia ou representao, no pas, de pessoa
jurdica com sede no exterior;
i) cujo titular ou scio participe com mais de 10% do capital de outra empresa,
desde que a receita bruta global ultrapasse o limite de R$ 2.400.000,00;
j) de cujo capital participe, como scio, outra pessoa jurdica.
l) que realize operaes relativas a: locao ou administrao de imveis;
armazenamento e depsito de produtos de terceiros; propaganda e publicidade,
excludos os veculos de comunicao; factoring; prestao de servio vigilncia,
limpeza, conservao e locao de mo-de-obra;
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m) que preste servios profissionais de corretor, representante comercial,
despachante, ator, empresrio, diretor ou produtor de espetculos, cantor, msico,
danarino, mdico, dentista, enfermeiro, veterinrio, engenheiro, arquiteto, fsico,
qumico, economista, contador, auditor, consultor, estatstico, administrador,
programador, analista de sistema, advogado, psiclogo, professor, jornalista,
publicitrio, fisicultor, ou assemelhados, e de qualquer outra profisso cujo exerccio
dependa de habilitao profissional legalmente exigida;
n) que participe do capital de outra pessoa jurdica, ressalvados os
investimentos provenientes de incentivos fiscais efetuados antes da vigncia da Lei
n 7.256/84, quando se tratar de microempresa, ou antes da Lei 9.317/96 (em vigor
at 30/06/2007), quando se tratar de empresa de pequeno porte;
o) que tenha dbito inscrito em dvida ativa da unio ou do Instituto Nacional
do Seguro Social - INSS, cuja exigibilidade no esteja suspensa;
p) cujo titular, ou scio que participe de seu capital com mais de 10%, esteja
inscrito em dvida ativa da unio ou do Instituto Nacional do Seguro Social
- INSS, cuja exigibilidade no esteja suspensa;
q) que seja resultante de ciso ou qualquer outra forma de desmembramento
da pessoa jurdica, salvo em relao aos eventos ocorridos antes da vigncia da Lei
9.317/96 (em vigor at 30/06/2007);
r) cujo titular, ou scio com participao em seu capital superior a 10%,
adquira bens ou realize gastos em valor incompatvel com os rendimentos por
ele declarados.
s) que exera a atividade de industrializao, por conta prpria ou por
encomenda, de bebidas, cigarros e demais produtos classificados nos captulos 22 e
24 da Tabela de Incidncia do IPI (TIPI), sujeitos ao regime de tributao de que
trata a Lei n 7.798, de 10 de julho de 1989; mantidas at 31 de dezembro de 2000,
as opes j exercidas.
Portanto, as empresas acima citadas, mesmo dentro dos limites da receita
bruta para enquadramento no SIMPLES, no podero optar pelo sistema.
A edio da Lei complementar n 123/06 trouxe mudanas no tocante s
empresas excludas do sistema, bem como em relao quelas vedadas pela lei de
optar pelo regime diferenciado.
A Lei Complementar n 123/06 traz, em seu art. 3, 4 as empresas agora
excludas do sistema:
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de cujo capital participe outra pessoa jurdica;
que seja filial, sucursal, agncia ou representao, no Pas, de pessoa
jurdica com sede no exterior;
de cujo capital participe pessoa fsica que seja inscrita como empresrio, ou
seja, scia de outra empresa que receba tratamento jurdico diferenciado nos termos
desta Lei Complementar, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite de
R$2,4 milhes;
cujo titular ou scio participe com mais de 10% (dez por cento) do capital de
outra empresa no beneficiada por esta Lei Complementar, desde que a receita
bruta global ultrapasse o limite de R$2,4 milhes;
cujo scio ou titular seja administrador ou equiparado, de outra pessoa
jurdica com fins lucrativos, desde que a receita bruta global ultrapasse o limite de
R$2,4 milhes;
constitudas sob a forma de cooperativas, salvo as de consumo;
que participe do capital de outra pessoa jurdica;
que exera atividade de banco comercial, de investimentos e de
desenvolvimento, de caixa econmica, de sociedade de crdito, financiamento e
investimento ou de crdito imobilirio, de corretora ou de distribuidora de ttulos,
valores mobilirios e cmbio, de empresa de arrendamento mercantil, de seguros
privados e de capitalizao ou de previdncia complementar; resultante ou
remanescente de ciso ou qualquer outra forma de desmembramento de pessoa
jurdica que tenha ocorrido em um dos cinco anos-calendrio anteriores;
constituda sob a forma de sociedade por aes.
novas vedaes ao sistema. Tambm abriu espao para que empresas,
antes impedidas de optar pelo SIMPLES, possam aderir ao sistema.
Vale destacar que sero consideradas inscritas no Simples Nacional as
microempresas e empresas de pequeno porte regularmente optantes pelo regime
tributrio de que trata a Lei n 9.317, de 5 de dezembro de 1996, salvo as que
estiverem impedidas de optar por alguma vedao imposta por esta Lei
Complementar.
A Lei Complementar 123/06 em seu artigo 17 veda o ingresso no Simples
Nacional a que:
explore atividade de prestao cumulativa e contnua de servios de
assessoria creditcia, gesto de crdito, seleo e riscos, administrao de contas a
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pagar e a receber, gerenciamento de ativos (asset management), compras de
direitos creditrios resultantes de vendas mercantis a prazo ou de prestao de
servios (factoring);
tenha scio domiciliado no exterior;
do capital participe entidade da administrao pblica, direta ou indireta,
federal, estadual ou municipal;
que preste servio de comunicao;
que possua dbito com o Instituto Nacional do Seguro Social - INSS, ou com
as Fazendas Pblicas Federal, Estadual ou Municipal, cuja exigibilidade no esteja
suspensa;
que preste servio de transporte intermunicipal e interestadual de
passageiros;
que seja geradora, transmissora, distribuidora ou comercializadora de
energia eltrica;
que exera atividade de importao ou fabricao de automveis e
motocicletas;
que exera atividade de importao de combustveis;
que exera atividade de produo ou venda no atacado de bebidas
alcolicas, cigarros, armas, bem como de outros produtos tributados pelo IPI com
alquota ad valorem superior a 20% (vinte por cento) ou com alquota especfica;
que tenha por finalidade a prestao de servios decorrentes do exerccio de
atividade intelectual, de natureza tcnica, cientfica, desportiva, artstica ou cultural,
que constitua profisso regulamentada ou no, bem como a que preste servio de
instrutor, de corretor, de despachante ou de qualquer tipo de intermediao de
negcios;
que realize cesso ou locao de mo-de-obra;
que realize atividade de consultoria;
que se dedique ao loteamento e incorporao de imveis.
A Lei Complementar, entretanto, destaca que no se aplicam essas vedaes
quando se tratar de pessoa jurdica que se dedique exclusivamente s atividades
seguintes ou a exera em conjunto com outras atividades que no tenham sido
objeto de vedao entre as indicadas acima.
creche, pr-escola e estabelecimento de ensino fundamental;
agncia terceirizada de correios;
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agncia de viagem e turismo;
centro de formao de condutores de veculos automotores de transporte
terrestre de passageiros e de carga;
agncia lotrica;
servios de manuteno e reparao de automveis, caminhes, nibus,
outros veculos pesados, tratores, mquinas e equipamentos agrcolas;
servios de instalao, manuteno e reparao de acessrios para veculos
automotores;
servios de manuteno e reparao de motocicletas, motonetas e
bicicletas;
servios de instalao, manuteno e reparao de mquinas de escritrio e
de informtica;
servios de reparos hidrulicos, eltricos, pintura e carpintaria em
residncias ou estabelecimentos civis ou empresariais, bem como manuteno e
reparao de aparelhos eletrodomsticos;
servios de instalao e manuteno de aparelhos e sistemas de ar
condicionado, refrigerao, ventilao, aquecimento e tratamento de ar em
ambientes controlados;
veculos de comunicao, de radiodifuso sonora e de sons e imagens, e
mdia externa;
construo de imveis e obras de engenharia em geral, inclusive sob a
forma de subempreitada;
transporte municipal de passageiros;
empresas montadoras de estandes para feiras;
escolas livres, de lnguas estrangeiras, artes, cursos tcnicos e gerenciais;
produo cultural e artstica;
produo cinematogrfica e de artes cnicas;
cumulativamente administrao e locao de imveis de terceiros;
academias de dana, de capoeira, de ioga e de artes marciais;
academias de atividades fsicas, desportivas, de natao e escolas de
esportes;
elaborao de programas de computadores, inclusive jogos eletrnicos,
desde que desenvolvidos em estabelecimento do optante;
licenciamento ou cesso de direito de uso de programas de computao;
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planejamento, confeco, manuteno e atualizao de pginas eletrnicas,
desde que realizados em estabelecimento do optante;
escritrios de servios contbeis;
servio de vigilncia, limpeza ou conservao;
Portanto, nem todas as microempresas ou empresas de pequeno porte
podem optar por esse regime unificado de arrecadao. Algumas empresas so
excludas ou vedadas pela lei, no podendo optar pelo regime favorecido, mesmo
estando dentro dos limites da receita bruta.
As Alquotas no Simples
Atualmente existem cinco tabelas de tributao sobre o valor da receita bruta
alcanada pela MP e EPP, anexadas ao texto da Lei Complementar, sendo uma
para a indstria, outra para o comrcio e trs para os servios, somando o ICMS e o
ISSQN.
GRUPO SETOR ALQUOTAGrupo 1 Industrial 4,5% a 12,1%Grupo 2 Comercial 4% a 11,6%
Grupo 3 Servios
6% a 17,4% j podiam optar pelo Simples
4,5% a 16,85% para aqueles que podero optar pelo Simples
6% a 18,5% para novos gruposFONTE: Informaes sintetizadas das tabelas encontradas em:
http://www.affectum.com.br/snacional/tabelas.htm
3 CONTROLES INTERNOS
3.1 CONCEITOS DE CONTROLES INTERNOS
No Brasil, o conceito de controle interno emanado pelo IBRACON e pelo
CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE - CFC .
O IBRACON pronunciou-se, na NPA-02 Procedimentos de Auditoria
Independente de Instituies Financeiras e Entidades Equiparadas, com as
seguintes palavras:
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O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto
ordenado dos mtodos e medidas, adotados pela entidade para proteger seu
patrimnio, verificar a exatido e o grau de confiana de seus dados contbeis.
INSTITUTO BRASILEIRO DE CONTADORES IBRACON Livreto de
Normas e Procedimentos de Auditoria
NPA 02 Procedimentos de Auditoria Independente de Instituies
Financeiras e Entidades Equiparadas.
J CFC no distingue o sistema de controle interno do sistema de
contabilidade. Para essa entidade, conforme item 11.2.5.1 da NBC-T-11 Normas
de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis:
O sistema contbil e de controles internos compreende o plano de
organizao e o conjunto integrado de mtodos e procedimentos adotados pela
entidade na proteo do seu patrimnio, promoo da confiabilidade e
tempestividade dos seus registros e demonstraes contbeis, e da sua eficcia
operacional.
INFORMAES OBJETIVAS IOB Caderno Textos Legais Boletim
6/98, pg. 3.
3.2 OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS NAS MPEs
O controle interno apresenta objetivos intimamente ligados s metas
empresarias, nas quais o lucro o fator principal. Logo, os objetivos do controle
interno contemplam:
a) dotar a empresa de uma base informativa confivel e tempestiva;
b) induzir comportamento focado em resultados;
c) salvaguardar patrimnio; e
d) garantir, subsidiariamente, observncia de regulao aplicvel firma.
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Oliveira, Perez Jr. e Silva explicitam os principais objetivos do conjunto de
controles internos:
a) verificar e assegurar os cumprimentos s polticas e normas da
companhia, incluindo o cdigo de ticas nas relaes comerciais e profissionais;
b) obter informaes adequadas, confiveis, de qualidade e em tempo hbil,
que sejam realmente teis para as tomadas de decises;
c) comprovar a veracidade de informes e relatrios contbeis, financeiros e
operacionais;
d) proteger os ativos da entidade, o que compreende bens e direitos;
e) prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrncia dos mesmos, possibilitar a
descoberta o mais rpido possvel, determinar sua extenso e atribuies de
corretas responsabilidades;
f) servir como ferramenta para a localizao de erros e desperdcios,
promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correo;
g) registrar adequadamente as diversas operaes, de modo a assegurar a
eficiente utilizao dos recursos da empresa;
h) estimular a eficincia do pessoal, mediante a vigilncia exercida por meio
de relatrios;
i) assegurar a legitimidade dos passivos da empresa, com o adequado
registro e controle das provises, perdas reais e previstas;
j) assegurar o processamento correto das transaes da empresa, bem como
a efetiva autorizao de todos os gastos incorridos no perodo; e
k) permitir a observncia e estrito cumprimento da legislao em vigor.
Conforme Attie (1995, p. 34), um sistema de contabilidade que no esteja
apoiado em um controle interno eficiente , at certo ponto, intil, uma vez que no
possvel confiar nas informaes contidas nos seus relatrios.
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4 CONTROLES INTERNOS PARA MICRO E PEQUENAS EMPRESAS
4.1 FLUXO DE CAIXA
Segundo GITMAN (1997), MATARAZZO (1998), o fluxo de caixa onde se
obtm as entradas e sadas de caixa. Atravs dele a empresa ser capaz de
verificar a capacidade de pagamento por determinado perodo, se h possibilidade
de investimentos, em qual data ser melhor para se programar determinada compra,
enfim o orientador da empresa para sua tomada de deciso. Atravs do fluxo de
caixa a empresa poder saber sobre sua sade financeira, pois identifica as
compras desnecessrias, as contrataes mal feitas, doaes em data errada.
Portanto, se a empresa tiver um fluxo de caixa bem elaborado fica torna-se mais
fcil conduzir a empresa de modo rentvel.
Para o SEBRAE, o fluxo de caixa o documento que mostra a importncia de
controlar os gastos para o equilbrio do caixa.
Ele serve para organizar, ao longo do tempo, os pagamentos dos gastos, pois
mant-los em dia muito importante. Geralmente, entre os principais itens de gastos
esto aqueles efetuados com diversos parceiros do empreendimento, tais como,
fornecedores, funcionrios e bancos.
Ter um bom relacionamento com esses seus parceiros fundamental para o
sucesso do seu negcio.
Pode ser utilizada uma planilha de fluxo de caixa onde so registrados os
pagamentos e recebimentos.
Tudo que acontece no negcio como compras, vendas, contratao de
funcionrios, ou demisso de funcionrios, conserto de mquinas, retiradas dos pr-
labores dos scios, financiamentos e etc, geram entradas (recebimentos) ou sadas
(pagamentos) do caixa. Usando-se uma planilha de fluxo de caixa pode-se
acompanhar e planejar entradas e sadas.
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A planilha a seguir um modelo para registros dirios.
(Fonte: SEBRAE)
O que preencher em cada campo:
Datas: Identificar o perodo ao qual a planilha se refere.
Cada planilha cobre uma semana, de Segunda a Segunda sem se prender
aos dias do ms. Portanto, devero ser indicadas as datas (dia, ms e ano) de todos
os dias nos formulrios. Tambm poder ser indicado um nmero para cada
semana, para no perder a seqncia. Assim, cada formulrio ter um nmero.
Saldo do Caixa: o saldo em Caixa, no incio do dia. O saldo no incio do dia
de hoje o saldo no incio do dia de ontem somado ao que foi recebido ontem,
subtrado o que foi pagou ontem. Esta linha indica o dinheiro disponvel.
Recebimentos (entradas): a soma de todo o dinheiro que entrou no dia, ou
melhor, tudo que foi recebido no dia. Nesta linha so lanados os recebimentos
futuros.
Obs: pode entrar dinheiro no caixa porque foi recebido o pagamento de um
cliente (o que mais comum) ou por algum outro motivo, como o recebimento de um
emprstimo, por exemplo, (o que mais raro). Por isso, existem duas linhas para
anotar os recebimentos do dia. A linha para anotar os recebimento dos clientes e a
linha para anotar os outros tipos de recebimentos. Ocorrendo diversos recebimentos
no mesmo dia deve ser feita a soma de tudo e colocado o valor total na linha
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recebimentos. Se houver somente um recebimento no dia, mesmo assim, deve ser
repetido o valor dele na linha recebimentos.
Pagamentos (sadas): a soma de todo dinheiro que saiu no dia, ou melhor,
tudo que foi pago no dia. Nesta linha podero ser lanados os pagamentos futuros.
Obs: normalmente sai dinheiro do caixa porque algum foi pago. Pode ser
algum fornecedor ou o transporte que foi usado para atender um cliente, por
exemplo.
Pode ser tambm uma retirada (pr-labore). Por isso, existem vrias linhas
para serem anotados os pagamentos do dia. Ocorrendo diversos recebimentos no
mesmo dia, deve ser feita a soma de tudo, e colocado o valor total na linha
pagamentos.
Saldo do dia: a diferena entre o que saiu e o que entrou durante o dia. a
diferena entre tudo que foi recebido e tudo que foi pago neste dia. Este valor
dever ser somado (se ele for positivo) ou subtrado (se ele for negativo) do valor
que no incio deste mesmo dia, para saber com quanto dinheiro iniciar o dia
seguinte.
Segunda-feira: O valor do saldo na ltima segunda-feira do formulrio ser
transferido para a primeira segunda-feira do formulrio da prxima semana, ou seja,
o ltimo saldo de cada formulrio ser igual ao primeiro saldo do formulrio seguinte.
4.2 CONTROLE DE PASSIVOS
Segundo o Sebrae, trata-se de um instrumento destinado ao registro de
todas as obrigaes exigveis da empresa por terceiros. Tais compromissos
constituem o chamado passivo do empreendimento e representam o montante do
endividamento que este apresenta em determinado momento devendo, portanto, ser
controlado com muito cuidado.
Este controle permite o registro dos itens de passivo, de forma que seja
possvel controlar a composio em um determinado momento, e a variao ao
longo do tempo.
O controle de passivos deve ser preenchido para registrar as obrigaes da
empresa para com terceiros. O registro feito diretamente nos campos da tabela,
observando-se os critrios de acompanhamento contbil comumente usados pelas
empresas.
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(Fonte: SEBRAE)
EXEMPLO:
(Fonte: SEBRAE)
O passivo circulante onde so colocadas as obrigaes de curtssimo prazo.
So contas a pagar (gua, luz, telefone), fornecedores de insumos, salrios e
encargos de empregados da empresa, os impostos devidos e os emprstimos
bancrios de curto prazo.
O passivo exigvel a longo prazo contm aqueles financiamentos de longo
prazo, normalmente com instituies financeiras. Um emprstimo s deve ser
lanado nesta conta quando do efetivo recebimento dos recursos, e sua
contrapartida o dinheiro que aparece na conta bancos, do ativo.
No exemplo acima, a empresa, de um perodo para outro, aumentou suas
obrigaes com fornecedores, empregados (salrios a pagar ) e Governo
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( impostos ), indicando que ela pode estar numa fase de crescimento, o que se
confirmaria pela anlise da variao de receitas.
5 CONCLUSO
Os aspectos legais abordados neste artigo sintetizaram as principais leis
aplicveis s micro e pequenas empresas, possibilitando assim o enriquecimento do
conhecimento relativo s classificaes conforme o porte, e principalmente,
esclareceu a questo tributria atravs da apresentao do SIMPLES Nacional.
O presente artigo tambm ajudou a melhor compreender a necessidade da
implantao de alguns controles internos para o dia-a-dia de uma empresa,
apresentando exemplos simples de controles que podem ser aplicados, de maneira
fcil e objetiva, nas MEPs. Controles estes, que, se utilizados corretamente, podem
ser teis na gesto, proporcionando anlises que serviro de base para futuras
tomadas de deciso.
Pode-se ver que o Fluxo de Caixa , sem dvida, um dos principais
instrumentos financeiros a serem observados na MEPS e torna-se indispensvel
para o sucesso destes tipos de empreendimento, visto que propicia ao gestor saber
sobre sua sade financeira e a partir da programar os investimentos futuros com
maior segurana.
O Controle de Passivos, demonstrado neste artigo tambm percebido como
uma ferramenta interessante para servir de auxlio para o Fluxo de Caixa, sua
importncia tambm grande, visto que mantendo-se as contas em dia, o mercado
ver a empresa com mais confiana e os fornecedores passaro a trat-la de forma
diferente, oferecendo melhores condies de pagamento.
Existem muitos outros tipos de controles internos que tambm pode ser
aplicados na MEPs, a prpria bibliografia pesquisada pode oferecer diferentes tipos
de controles que se encaixem melhor a cada tipo de empresa.
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LEGAL ASPECTS AND INTERNAL CONTROLS ASPECTS IN MICRO AND SMALL ENTERPRISES
Thomaz Blumenthal Guimares
Abstract:
This article aims to highlight some aspects of legal and internal controls to be
observed in micro and small enterprises, among them the criteria and concepts of
micro and small enterprises and differential treatment that companies of this size
given according to the Constitution and the Federal System Integrated Payment of
Taxes and Contributions of Micro and Small Enterprises - SIMPLES. Also we discuss
the concepts and objectives of internal controls, focusing on two of those controls:
Cash Flow and Liabilities Control.
Keywords: Micro and Small Business, Legal, Internal Controls, Cash Flow, Liabilities Control
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
Sites
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