a.s.b.l. C.I.G.E.R. INFOSHOP 8 Système d’aide à la gestion prévisionnelle dans les administrations publiques François Bodart a.s.b.l. C.I.G.E.R.
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INFOSHOP 8
Système d’aide à la gestion prévisionnelle
dans les administrations publiques
François Bodart
a.s.b.l. C.I.G.E.R.
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Système informatique d’aide à la gestion prévisionnelle dans les
administrations publiques
Plus de services… avec moins de moyens…
20 Novembre 2007
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Perspectives
• A l’usage des responsables politiques et administratifs
• Appliqué actuellement au niveau des pouvoirs locaux à :
– La gestion des bâtiments (énergie, toitures, châssis)
– La propreté publique (voirie, espaces verts)
• Applicable à tout autre domaine de gestion
– Sécurité, travaux publics, communication, gestion administrative, enseignement,…
• Applicable à tout organisme public – Provinces,
– Ministères,
– Organismes para-régionaux,
– Entreprises publiques
– Etc.
• Diffusion thématique
Un outil d’aide à la décision…
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Un outil d’aide à la décision pour mandataires et gestionnaires communaux, provinciaux, …
De l’Analyse Stratégique Pluriannuelle
au Pilotage Annuel
et
à la Gestion du quotidien
Plus de services… avec moins de moyens…
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• AUBANGE• CINEY• ENGIS• ETTERBEEK• LIBRAMONT
• MARCHE-EN-FAMENNE• NAMUR• OHEY• SAINT-HUBERT• SCHAERBEEK
En cours d’expérimentation auprès des communes de :
Ainsi qu’auprès du Ministère de la Région Wallonne
• Direction de la Communication
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Composants du projet
Système de Gestion PluriannuellePluriannuelle
Plans d’actionPlans d’action : 3 ans – 6 ans : 3 ans – 6 ans
Système de Pilotage AnnuelAnnuel
IndicateursIndicateurs de suivi de suivi
SystèmeSystèmess de de Gestion Opérationnelle Gestion Opérationnelle courantecourante
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Le Système de Gestion prévisionnelle Pluriannuelle
– Définir des plans d’action et leurs scénarios
– Décrire les actions associées et les résultats attendus
– Évaluer les ressources requises, physiques et financières
– Produire des rapports, supports à la prise de décision
Permet, pour tout domaine de gestion, de :
Gérer : c’est prévoir
De la stratégie aux tableaux de bord prospectifs
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Système de Gestion Pluriannuelle
Exemple : actions associées à un scénario
Description action Enjeux Services concernés
Échéancier
05 06 07 08
A1
Maintenance, Entretien préventifMaintenance annuelle des vannes thermostatiques + Remplacement systématique des vannes défectueuses
Standardisation du type de vannes
thermostatiques
Performance énergétique
Amélioration cadre de vie
Serv. Patrimoine
S-traitance externe
50% 50% X X
A2
RénovationTerminaison de l’isolation des toitures
Performance énergétique
Serv. Patrimoine X
A…
RénovationRemplacement des chaudières de > 15 ans par chaudières modernes à
régulation intégrée
Performance énergétique
Préservation Patrimoine
S-traitance externe X X
Voir Kaïla
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Système de Gestion PluriannuelleExemple : actions associées à un scénario
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Système de Gestion Pluriannuelle
Exemple de résultats attendus Sous forme D’INDICATEURS qui seront suivis dans le PILOTAGE de la
gestion annuelle
Plan d’action P1 - Scénario 1 - Résultats attendus
Résultats attendus Indicateur/Donnée de suivi Échéancier
05 06 07 08
R1
Réduction de la Consommation de mazout pour les 5 écoles prioritaires Rejoindre les normes régionales
Consommation annuelle normalisée (litres)
10% 15% 20% 25%
Consommation annuelle normalisée / élève
10% 15% 20% 25%
Consommation annuelle normalisée / M3 chauffé
10% 15% 20% 25%
R2Sensibilisation citoyenne Nombre de campagnes de
sensibilisation organisées annuellement 4 2 2 2
R…
Réduction des émissions de CO2 Emission de CO2 par habitant -X X X
Voir Kaïla
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Système de Gestion Pluriannuelle
Exemple de résultats attendus
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– Ressources humaines – Bâtiments– Terrains– Véhicules– Autres
Valorisation financièreValorisation financière
Quantités physiques requises
Système de Gestion Pluriannuelle
Evaluer les ressources
Voir Kaïla
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Système de Gestion PluriannuelleExemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité
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– Ressources humaines – Bâtiments– Terrains– Véhicules– Autres
Valorisation financièreVoir Kaïla
Valorisation financièreVoir Kaïla
Quantités physiques requises
Système de Gestion Pluriannuelle
Evaluer les ressources
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Système de Gestion PluriannuelleExemple – Ressources : Quantités requises Analyse de faisabilité
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Usages
Plus de services… avec moins de moyens…
Gérer : c’est prévoir
Résultats attendus
Résultats attendus
Ressources requises
Ressources requises BudgetsBudgets
ActionsActions
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Le Système Annuel de Pilotage
– L’analyse d’indicateurs sélectionnés
• Valeurs observées
• Valeurs critiques
• Valeurs cibles
Suivre : pour réagir à temps
Permet le suivi des plans annuels par :
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Consommation de mazout par surface de plan d’eau (Piscine)
Définition : Consommation de mazout de la piscine ramenée au m² de plan d’eau
Unité : Litres / m²
Valeurs observées En 2005 : 380 Litres/ m² ; En 2006 : 378 Litres / m²
Valeurs Cibles En 2007 : 296 Litres / m²
Valeurs Acceptables En 2007 : 326 Litres / m²
Système de PilotageExemple d’indicateur
Voir Kaïla
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Système de PilotageExemple d’indicateur : description
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Système de PilotageExemple d’indicateur : valeurs
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Le Système Annuel de Pilotage
– La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage
– Des interrogations sur critères
• Valeurs critiques – valeurs cibles
• Evolution positive - négative
• Etc..
Suivre : pour réagir à temps
Permet le suivi des plans annuels par :
Voir Kaïla
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PilotageTableau de bord
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Le Système Annuel de Pilotage
– La visualisation dans les tableaux de bord de pilotage
– Des interrogations sur critères
• Valeurs critiques – valeurs cibles
• Evolution positive - négative
• Etc..
Suivre : pour réagir à temps
Permet le suivi des plans annuels par :
Voir Kaïla
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Pilotage Interrogations/ Analyses
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Pilotage Interrogations/ Analyses
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Pilotage Interrogations/ Analyses
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Usages
– Vue politique
– Vue fonctionnaires généraux
– Vue fonctionnaires opérationnels
– Vue information citoyenne
Suivre : pour réagir à tempsPilotage
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Les Systèmes de Gestion opérationnelle
Exemples
Cadastre bâtiments, relevés de consommation énergétique,
Relevés des dépôts sauvages, des tonnages de déchets des poubelles publiques,
Permettent :
d’analyser au quotidien,
d’alimenter les systèmes pluriannuels et de pilotage
Gérer au quotidien
Propres à une commune: Fiches papier, Fichiers Excel, SGBD
Interfaçage avec les deux autres sous-systèmes!
Vers une approche thématique
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Gestion prévisionnelle Facteurs de succès
1. Créer un projet d’entreprise
– Projet à long terme, créateur d’une nouvelle « culture d’entreprise »
– Mobilisation de l’ensemble des partenaires
2. Dégager un concensus sur la stratégie à adopter – Dimension politique Efficience administrative
– Etablissement d’un « contrat de législature »
3. Promouvoir une approche pédagogique du changement
– Information, transparence
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4. Adapter les structures d’organisation– Collecte des informations
• Mise en place, adaptation des circuits de collecte : non redondance
• Saisie à coûts marginal nuls
– Collaboration transversale
• Ressources métiers appartenant à des services ne relevant pas d’un même échevinat
• Données ne faisant pas partie de la même application
5. Mettre les moyens à disposition
– Evaluer les ressources nécessaires à l’implémentation
• Disponibilité des personnes !!!
– Respect des balises réglementaires
6. Former
7. Motiver les acteurs
– Motivation = Résultante des autres facteurs
Gestion prévisionnelle Facteurs de succès (Suite)
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Contacts
Plus de services… avec moins de moyens…
• François Bodart (Conseiller scientifique)
• Thérèse Petitjean (Analyste - Support opérationnel)
[email protected] - 081/ 554 516