ASAMBLEA DE BOYACÁ NIT: 800054743-8 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 1 PROCESO PRESIDENCIA 2016 FORMATO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO VERSIÓN 01 CÓDIGO RG-TH-33 001 NOMBRE CARGO ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected]y [email protected]ASAMBLEA DEPARTAMENTAL BOYACÁ PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO (PAAC) TUNJA 2016
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ASAMBLEA
DE BOYACÁ
NIT:
800054743-8
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA 1
PROCESO PRESIDENCIA 2016
FORMATO
GESTIÓN DE TALENTO
HUMANO
VERSIÓN 01
CÓDIGO RG-TH-33
001
NOMBRE CARGO
ELABORÓ JENSY PAOLA NANDAR BEJARANO CONTRATISTA
Tunja, Calle 19 Nº 9-35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7438648 - 7 439989 Ext 102 Web: http://asamblea-boyaca.gov.co E-mail: [email protected] y [email protected]
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RESOLUCIÓN No. 0132 DE 2016
(Marzo 30 de 2016)
Por medio de la cual se adopta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Asamblea Departamental de Boyacá, para la vigencia 2016
EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ en uso de sus
facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el art 299 de la C.P, el decreto 1222 de 1996 y los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de
2011 y el Decreto 2641 de 2012.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, determina que en cada entidad del orden departamental se deberá elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. A la vez que le asigna el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar una metodología para diseñar y hacerle seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Que de la misma forma el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, establece que en toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Entidad. Igualmente asignado al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función de señalar los estándares que deben cumplir las Entidades Públicas para dar cumplimiento a lo allí establecido. Que el Decreto 2641 de 2012, señalo como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, la contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Y a su vez señaló los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011. Que para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, la Asamblea de Boyacá elaboró el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, en concordancia con lo establecido en el Sistema de Gestión y Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, los cuales contemplan acciones que buscan desarrollar una gestión integra y transparente al servicio del ciudadano y de la sociedad civil.
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Que la Asamblea de Boyacá debe adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2016, el cual constituye una estrategia anticorrupción y de atención al ciudadano para la Asamblea de Boyacá, como un instrumento de tipo preventivo, correctivo y de control de la gestión. Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE: ARTICULO PRIMERO: ADOPTESE EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ PARA EL AÑO 2016, el cual hace parte integral de esta Resolución. ARTICULO SEGUNDO: ALCANCE. Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá. ARTICULO TERCERO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano de la Asamblea de Boyacá se hará cada año, debiéndose publicar en un medio de fácil acceso al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año. ARTICULO CUARTO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al Ciudadano, estará a cargo de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ARTICULO QUINTO: El seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del presente acto administrativo, estará a cargo de la Oficina de Control Interno de la Asamblea, o quien haga sus veces. ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. Dado en Tunja a los, quince (15) días del mes de Abril de dos mil dieciséis (2016).
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá
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Siguiendo las orientaciones de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la
República y el DAFP, y el decreto 2641 de 2012 y la herramienta “Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”; el plan se construirá
convalidando los riesgos que la Entidad ya tiene identificados en Sistema de Gestión de
Calidad:
En este sentido el plan contendrá en su orden:
- Mapa de Riesgos de Corrupción.
- Matriz DOFA diagnóstico para la formulación del plan.
- Estrategia antitrámites.
- Rendición de cuentas.
- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
8.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Presidencia
La negativa por parte de la presidencia en forma injustificada frente a la función de imprimir su firma en todos los documentos que oficialmente expide la asamblea.
No realizar en debida forma las citaciones a los diputados para que concurran puntualmente a las sesiones plenarias y a las diferentes reuniones.
No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados.
Sustraerse de conformar y nombrar las comisiones accidentales cuando los asuntos de trascendencia puestos a consideración de la asamblea así lo requieran.
Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los proyectos de ordenanza.
El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la asamblea.
La generación de incertidumbre frente a la imparcialidad que el presidente debe generar en el manejo de las diferentes sesiones y reuniones que dirige. Imposibilidad de controvertir las decisiones tomadas por el presidente con el agotamiento de los recursos que los diputados tienen a disposición para tal fin.
No velar porque los empleados de la asamblea desempeñen cumplidamente sus deberes y funciones.
El desconocimiento por parte de la asamblea de las comunicaciones y documentos que lleguen a la misma.
No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los funcionarios de la asamblea.
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No realizar la compulsa de copias a los diferentes entes de control cuando algún funcionario de la asamblea incurra en alguna situación que amerite tal disposición.
No velar por el estricto cumplimiento de las funciones en materia de contratación delegadas a otros funcionarios.
No realizar la contratación que requiera la asamblea teniendo en cuenta los principios establecidos para tal fin y con el cumplimiento de los requisitos de ley.
No justificar su negativa para firmar y avalar los informes de orden fiscal que emita la entidad con destino a los entes de control.
Vencimiento en la presentación de informes a los diferentes entes de control.
Desatención de los procesos en los estrados judiciales.
Vicepresidencia No asumir las funciones inherentes al cargo de presidente cuando las situaciones así lo ameriten.
No firmar los documentos dentro de los cuales según la normatividad y el reglamento interno de la asamblea se requiera de su intervención.
Secretaria ejecutiva No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera pérdida de la información.
Pérdida de la información registrada en el computador.
Lectura de oficios e invitaciones posterior a la fecha de asistencia.
Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna.
Inasistencia injustificada a las diferentes sesiones y reuniones que requieren su presencia.
La desatención en cuanto al envío para estudio de los diferentes proyectos de ordenanza.
No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen las diferentes comisiones.
Desatender la recepción de informes de las comisiones y el archivo de las actas y demás documentos que soporten el cumplimiento de las funciones de la asamblea.
No hacer un control efectivo de los bienes devolutivos que estén a su cargo.
No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las actividades desarrolladas por la Asamblea.
No estar permanentemente informada sobre los proyectos que son objeto de estudio y debates programados.
No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las solicitudes de entidades de control.
Oficina de Talento Humano No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los empleados de la asamblea. No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia.
No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional.
No actualizar de forma permanente las situaciones administrativas de los funcionarios de la Asamblea.
La Asamblea del Departamento de Boyacá es una corporación administrativa de elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados ordenanzas; y le corresponde
reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante
todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo.
IDENTIFICACIÓN ANÁLISI S MEDIDAS DE
MITIGACIÓN SEGUIMIENTO
Proceso y
Objeto Causas
Riesgo
VALORACIÓN
Acciones
Indicador No. Descripción Tipo de Control
Desarrollar las sesiones o reuniones de la
corporación las cuales se desarrollan con la
existencia del quórum decisorio o deliberatorio,
para estudiar y determinar asuntos de la
competencia de la Asamblea de Boyacá dentro
del cronograma establecido por tal fin.
1
Incumplimiento disposiciones legales ley
617 de 2000. No ejercer control al inicio
y en el desarrollo de las sesiones
ordinarias y reuniones de la asamblea
frente a la asistencia de los diputados.
Actualizar y aplicar en su
totalidad el Reglamente
Interno de la Asamblea.
N° veces que se aplica el Régimen Disciplinario de la Asamblea, contemplado en el Reglamento Interno.
Transcribir textualmente las actas de las sesiones
ordinarias y extraordinarias de la Corporación,
para dejar evidencia escrita del ejercicio de sus
funciones tanto administrativas como de control
político.
2 Incumplimiento disposiciones legales ley
617 de 2000
Cumplir lo establecido en las
normas especialmente en la
Ley 1551 de 2012, respecto a
la publicación de las actas y
ponerlas en conocimiento a
los Honorables Diputados
antes de cada sesión.
Actas publicadas.
Convocar a diferentes funcionarios del gobierno
departamental para que asistan a una o varias
sesiones plenarias, con el fin de atender los
requerimientos de la Asamblea de Boyacá,
dentro de su función de control político.
3 Ineficiente Control Político
Citar conforme a la Ley y los
Reglamentos Internos a
funcionarios del Gobierno
Departamental y Diputados
con la debida antelación.
N° de sesiones de Control
Político
realizadas en debida
forma.
Estudiar y aprobar los proyectos de ordenanzas
en desarrollo de las funciones constitucionales
de la asamblea de Boyacá, para reglamentar,
expedir y adoptar los actos administrativos con
el objeto de determinar el arreglo de algunos de
los asuntos que son de su competencia. Ver
artículo 300 de la Constitución política de
Colombia.
4
Imposibilidad de poner en discusión o
consideración las objeciones en los
proyectos de ordenanza. El no sancionar
las ordenanzas que el gobernador no
haya sancionado dentro del término
legal generaría incertidumbre legal en
cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que
deben tener los actos administrativos
emitidos por la Asamblea.
Aplicar las normas
al respecto.
N° Actos Administrativos y
Ordenanzas debidamente discutidas y
sancionadas
Elegir al Contralor general del departamento de
Boyacá, en virtud de la competencia legislativa y
la función electoral de la asamblea de Boyacá. 5 Conflicto de intereses, amiguismo y
clientelismo.
Elección transparente
Control Fiscal eficiente en
el Departamento.
Elaboración y ejecución irregular del presupuesto por razones de desconocimiento de la ley de presupuesto, falta de acompañamiento en la aprobación del presupuesto. Falta de planeación en la actividad contractual debido a la no elaboración del plan anual de adquisiciones, o no elaboración de estudios previos. Autorizaciones de gastos no autorizados.
Inversiones de dineros públicos e entidades de
dudosa solidez financiera, a cambio de
beneficios indebidos para servidores públicos
encargados de su administración.
6 Incumplimiento de normas en materia
presupuestal.
1. Formular el Manual
de Presupuesto de la Asamblea y dar aplicación efectiva al Decreto 111 de 1996 en Etapa de Aprobación Presupuestal. 2. Capacitar a los
funcionarios responsables en la
aprobación y adopción del
presupuesto.
Manual Presupuestal, N°
de sesiones de
capacitación.
Radica solicitud del suministro de un bien o la
prestación de servicios en presidencia. Estudia
conveniencia y solicita certificado de
disponibilidad presupuestal. Expide certificado
presupuestal y devuelve a presidencia. Expide
orden de suministro a solicitud de servicio.
Verifican información comercial y tributaria del
proveedor. Hace el registro presupuestal,
creándolo en el catálogo de terceros si fuera
necesario. Reúne soportes de a cuenta si la
orden es de prestación de servicios Reciben los
bienes o servicios y se expide certificado a
satisfacción. Verifica documentos soportes
adjuntos y elabora la resolución de àgo. Si es de
prestación de servicios la oficina de personal
elabora la resolución. Registra la acusación
contable en el sistema y genera orden de pago
a tesorería. A final de mes hace cierres de
presupuesto y de las cuentas de planeación y
presupuesto, genera información consolidada.
Modifica el presupuesto según sea necesario en
la ejecución del presupuesto. Elaborar informes
anuales para la Contraloría General.
7 Incumplimiento de normas en materia
presupuestal y de contabilidad
Establecer el Manual de
Tesorería de la Entidad.
Manual de Tesorería
implementado
Concentración de labores de supervisión de
múltiples contratos en poco personal.• No
adelantar acciones necesarias para mantener
actualizada la planta de personal y el manual de
funciones, y los procedimientos de la
dependencia
8 Deficientes herramientas y escases de
personal en la Entidad.
Implementación de un
Sistema de Administración de
Personal
Sistema Administración Personal
de
de
No presentar oportunamente los planes de
bienestar y capacitación para los empleados de
la Asamblea.
9 Sanciones contra la Entidad
Formular el Plan de Capacitación y Bienestar social
de la Entidad.
Plan de Capacitación e incentivos implementado
No desarrollar programas de seguridad social y
salud ocupacional. 10 Sanciones contra la Entidad
Formular el Plan de Emergencia y asegurar la Política de Salud Ocupacional en la Entidad.
Plan de Emergencia
Implementado
No implementar programas de modernización
institucional que permitan cumplir con los
principios de eficiencia y eficacia de la gestión.
No realizar seguimiento al préstamo de
documentos sometidos a su custodia.
Recomendación de adquisición de elementos no
acordes con las necesidades
11 Sanciones contra la Entidad
Implementación de programas de modernización institucional y reestructuración
administrativa, SISTEDA,
MECI.
N° de programas de modernización
implementados
Ausencia de controles en el manejo de
certificaciones y documentos. 12 Ocasionar daño por perdida de expedientes y documentos que deba tramitar la Entidad
Establecer Manuales y
Procedimientos para el
manejo de expedientes y
documentos.
Manual para el manejo de expedientes y documentos aplicado
Atraso pensional, PASIVOCOL, FONPET. 13 Riesgo patrimonial y déficit fiscal por
pensiones.
Establecer los valores reales que la asamblea de Boyacá adeuda a los fondos privados de pensiones, entidades promotoras de salud y el instituto de seguro social, por concepto de aportes en salud, pensiones y fondo de solidaridad pensional de los funcionarios y ex funcionarios de la Corporación
PASIVOCOL de la
Asamblea actualizado.
Extralimitación de funciones 14 Extralimitación de funciones
Capacitación, reglamentos y
cumplimiento de normas.
Cumplimiento de normas
Irregularidades en los procesos de: Compra y
suministro de bienes, almacenamiento y
conservación de bienes, usos de bienes, equipos
de oficinas, muebles y enseres
15 Daño patrimonial a la Entidad
Aplicar las herramientas de
Control y la normatividad
vigente en contratación y
almacén
N° de controles
realizados, informes
periódicos, rendición de
cuentas.
Incumplimientos legales de los términos
establecidos para atender la petición.
Incumplimientos legales al proyectar una
respuesta que no sea acorde con el objeto de la
petición y no la absuelva de fondo.
Incumplimientos legales de los términos
establecidos para atender la queja, reclamo o
sugerencia. Incumplimientos legales al proyectar
una respuesta que no sea acorde con el objeto
de la queja, reclamo o sugerencia y no la
absuelva de fondo. No llevar el consecutivo de la
correspondencia recibida y enviada genera
pérdida de la información. Pérdida de la
información registrada en el computador.
Vencimiento de los derechos de petición sin dar
respuesta alguna. No realizar seguimiento al
trabajo que con relación a las ordenanzas
realicen las diferentes comisiones. No elaborar,
publicar o distribuir oportunamente la
información de las actividades desarrolladas por
la Asamblea. No garantizar la oportuna entrega
de informes de la dependencia a las solicitudes
de entidades de control.
16 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y POSIBLES SANCIONES A LA ENTIDAD, Y FUNCIONARIOS.
Cumplimiento de normas
N° de peticiones y requerimientos atendidas
en debida forma
Ausencia de Controles de seguridad e la entrada y
salida de personal externo a la Entidad.
17 Inseguridad personal de los Diputados y demás funcionarios de la Asamblea
Establecer el Plan de Seguridad
de la Entidad.
Plan de
Seguridad
implementado.
Deficiente gestión documental. 18
Daño de archivos al trasladarlos para su
entrega. Hurto de bienes luego de la
verificación física de existencias.
Deficiente capacidad tecnología
Organizar, controlar y resguardar los archivos originales de la Asamblea de Boyacá. Capacitar al personal de la
Entidad en el tema de
organización y administración
de archivos.
Ley 594 de 2000 implementada en la Entidad.
Falta de medios efectivos de recepción de quejas, reclamos y peticiones. Incumplimiento de las disposiciones legales.
Aplicación de la Ley 909 de 2004, Acuerdos, Formatos,
Resoluciones, de CNSC, DAFP.
N° de evaluaciones del
desempeño
Incumplimientos legales al calificar la actuación
a seguir. Incumplimientos legales en los
términos establecidos por la ley 734 de 2002. No
hacer los correctivos necesarios en el caso de
que se presenten faltas disciplinarias o
incumplimiento de deberes y funciones por
parte de los funcionarios de la asamblea.
22 Incumplimiento normativo.
Establecer una acción
disciplinaria con base en el
análisis de una queja
interpuesta contra algún
funcionario de la Asamblea
Departamental, realizando las
respectivas investigaciones de
acuerdo con el tipo de
proceso disciplinario.
Capacitar al funcionario
responsable de Control
Interno en el procedimiento
disciplinario de la ley 734 de
2000 y la ley 1474 de 2011,
revisar carga laboral de este
funcionario y definir la
conveniencia o no de
mantener esta función
delegada.
N° de actuaciones y sanciones y disciplinarias
La revisión programada por la dirección no se
lleva a cabo por cambio de Presidente. Que las
tareas de mejoramiento asignadas por parte de
la presidencia después de la revisión no sean
ejecutadas por los funcionarios y que la
presidencia no le haga el seguimiento
correspondiente, perdiéndose así la efectividad
del proceso.
23 Incumplimiento de normas internas de la
entidad.
Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad, de la Asamblea de Boyacá por parte de la dirección, para asegurar el cumplimiento de los requisitos, la policía y los objetivo; su conveniencia a la Entidad y el mejoramiento continuo, a partir de la conformación requerida por el numeral
5,6 de la norma NTCGP1000-2004 considere el
comité de calidad de la
corporación.
SISTEM DE GESTION DE CALIDAD ACTUALIZADO Y
APLICADO.
Que el funcionario responsable de la auditoría interna no lo realice, incumpliendo así el cronograma establecido. Que los funcionarios a auditar ni se presenten a
trabar ese día.
24 Incumplimientos legales.
Cumplimiento de normas
SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA
ACTUALIZADO Y
APLICADO.
DESORDEN EN COMISIONES,
25
INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO
INTERNO DE LA ASAMBLEA
ACTUALIZAR Y APLICAR EL REGLEMTNO INTERNO DE LA ASAMBLE
ORGANIZACIÓN
INSTITUCIONAL Y
NORMTIVA.
DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA, FALTA DE FIRMAS.
Deficiente defesa judicial
26
RIESGO PATRIMONIAL POR
SANCIONES CONTRA LA ENTIDAD.
IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DEFNESA
JUDICIAL DE LA ENTIDAD.
Entidad asistida en
temas relacionados con
demandas y demás
pretensiones contra la
entidad.
8.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Idoneidad y experiencia del
personal directivo.
- Se tiene acceso a gobierno en
línea y se cuenta con página web.
- Cambio de personal por
transición administrativa.
- Desactualización del manual
de contratación.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
- Nuevas normas en
materia de control de la
corrupción.
- Renovación de la
plataforma tecnológica.
- Credibilidad confianza
de ciudadanía.
- Modernizar la entidad y ajustar
su estructura acorde con los
nuevos retos institucionales.
- Convenios y capacitación a
todo el personal de la entidad.
- Establecer un sistema de
administración de personal
acorde con la ley, para
evitar improvisación y
riesgos. Adoptar el
principio de buen gobierno
en la entidad.
- Actualizar manuales y
procedimientos.
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
- Cambios constantes en la
legislación.
- Cambios de la estructura
administrativa por la
rotación de periodos de
gobierno.
- Disposiciones del Orden
Nacional que reduzcan los
recursos para
funcionamiento y control,
asignación de nuevas
competencias sin recursos.
- Implementación de proceso
de capacitación en
transparencia y en la nueva
normatividad en materia en
materia de contratación.
- Implementación de las
jornadas de inducción y re
inducción del personal,
incursionando en la cultura
de la transparencia.
- Ajustes en los manuales de
funciones y procedimientos y
mapa de procesos de la
Asamblea.
Fortalecimiento de los
procesos contractuales por el
ajuste y revisión del manual
de contratación.
8.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES:
- Programa de sensibilización y difusión sobre alcances del marco legal de
fortalecimiento del sistema Anticorrupción, Ley 147 de 2011.
- Programas de educación, información y comunicación, accesibles, sencillo y claros,
que proporcionen a la ciudadanía toda la información necesaria para realizar un trámite
o solicitar un servicio, poniendo énfasis en los estándares éticos que la dependencia o
Entidad se compromete a cumplir, además de incluir formas de participación
ciudadana.
- La gestión antitrámites será una gestión permanente y continua de la Asamblea, por lo
que una vez entre en vigencia el presente plan la Entidad realizará una evaluación de
cada uno de sus trámites buscando racionalizarlos y ajustarlos a las necesidades de
los usuarios de la Entidad.
Para ello se nombrará una persona responsable de administrar El SUIT de la Entidad
en coordinación con el DAFP con el fin de inscribir y registrar los trámites requeridos y
si es el caso eliminar trámites innecesarios ajustando esta estrategia a lo reglado en el
Decreto 019 de 2012. La metodología para esta actividad será la guía establecida por
el DAFP y la CNSC para la racionalización de trámites.
- Establecer el Gobierno en línea
8.5 RENDICIÓN DE CUENTAS:
En cumplimiento con el CONPES 3654 DE 20101, que establece que la rendición de
cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de petición de
información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión y que busca la
transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los
principios de Buen Gobierno.
Con esta herramienta la Asamblea de Boyacá busca acercase más a la comunidad,
brindado contempla claridad respecto al mecanismo que utiliza la entidad para rendir
cuentas de manera transparente, adoptando los principios de buen gobierno y afianzando
la relación entre la Administración y la comunidad en general. Los componentes de la
rendición de cuentas son:
Visibilidad de los Diputados: el sitio de Internet de la Asamblea contendrá de manera
permanente y con un diseño claro que facilite su consulta, toda información relacionada
con la hoja de vida, el ejercicio de las funciones y las actividades relacionadas de los
Diputados.
Visibilidad de la Asamblea: Visibilidad de la Asamblea: El sitio de internet de la Asamblea
contendrá de manera permanente a disposición del público toda la información pública
sobre la misma.
Como mínimo deberán publicarse:
1. Las proposiciones aprobadas en la Plenaria anotando su estado de tramitación.
2. Las respuestas escritas a los cuestionarios por parte de las personas citadas a
debates de Control Político.
3. Los proyectos de Ordenanza discutidos en el respectivo periodo.
4. Las ponencias sobre los proyectos de Ordenanza.
1 POLITICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS. DNP-DEPP.DDTS,DJSG,
PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA
CORRUPCION. Bogotá D.C., 2010
5. Las Actas de las sesiones.
6. Las Ordenanzas aprobadas.
7. Las observaciones u opiniones presentadas por escrito por las personas que hagan
ejercicio del derecho a opinar sobre los Proyectos de Ordenanza.
8. Las resoluciones y demás actos administrativos proferidos en el periodo.
Grabación Digital de las sesiones: El audio y el video de las sesiones de la plenaria de
la Asamblea se grabarán en medios digitales para garantizar que puedan ser consultados
de manera permanente a través del sitio de Internet de la Corporación.
Transmisión en Directo vía Internet: En el sitio Web de la Asamblea se trasmitirá en
directo vía internet las sesiones de la plenaria y de las comisiones permanentes, cuando
los medios tecnológicos disponibles para la Corporación así lo permitan.
8.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
La Asamblea de Boyacá de Boyacá para brindar una óptima y oportuna atención a las
quejas, reclamos y denuncias de todos los ciudadanos
- Página WEB www.asambleaboyaca.gov.co: la cual contará con actualización
permanente sobre la información relacionada con los proyectos de ordenanza de la
Asamblea.
- Atención al público: para atender los requerimientos y necesidades de los
ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de Asamblea
mediante el establecimiento de Horarios e información previa del cronograma de
sesiones de la Entidad.
- Establecer la estrategia de transparencia en todas las Entidades del Departamento
de Boyacá, realizando control político periódico a todos los funcionarios del
Departamento Objeto del respectivo control.
- Celebrar convenios de transparencia con Entidades Internacionales del Gobierno
Nacional, los municipios y las demás entidades de control.
- Publicar todos los actos administrativos, ordenanzas, procesos contractuales,
procesos electorales y procesos de control en la página de la Entidad de fácil
acceso o buscar otro medio de divulgación que permita que los ciudadanos del
Departamento De Boyacá se enteren y participen de la actuar diario de la Entidad
y de cada uno de sus funcionarios y Diputados.
- Establecer una estrategia que permita conocer los resultados del Plan
Anticorrupción y de atención al ciudadano formulado y publicado por las Entidades
y funcionarios objetos de control de la Entidad, solicitando los informes
correspondientes y realizando el respectivo control, seguimiento y evaluación.
- Fortalecer la comisión de ética de la Asamblea y asignar funciones de seguimiento,
control y evaluación en el tema anticorrupción y transparencia en el Departamento.
- Adelantar jornadas permanentes de capacitación, foros, chat, cabildos abiertos y
todas las estrategias que permitan a la Entidad contar con la participación de la
ciudadanía boyacense en el quehacer de la Asamblea Departamental.
- Descentralizar las sesiones ordinarias y si el Gobernador así lo acepta las sesiones
extraordinarias de la Entidad buscando hacer presencia en todas las regiones del
Departamento.
- De ser posible y en coordinación con el departamento se buscara la opción de que
en el departamento de Boyacá cuente con un canal regional de televisión, que
permita hacer visible las actuaciones de esta entidad; contemplando modelos de
otras regiones del país.
8.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
El seguimiento al presente plan estará a cargo de la dependencia de control interno de la
entidad o quien haga sus veces, la cual deberá informar trimestralmente de las acciones
realicen en del plan y del avance del mismo.
El control del plan estará a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la entidad, en
una política de autocontrol y de reducción o erradicación del riesgo todo ello en
cumplimiento del artículo 6 constitucional.
La evaluación de resultados y las estrategias para el cumplimiento del plan serán
responsabilidad de la presidencia de la Asamblea del Departamento, para ello se realizaran
reuniones periódicas con todo el personal de la entidad informando y publicando lo
correspondiente.
8.8 MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
En cumplimiento del derecho fundamental de Acceso a la información Pública regulado por
la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015, según el cual toda persona
puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos
obligados de la ley; la Asamblea de Boyacá ha fortalecido sus mecanismos de acceso y
divulgación de la información, es así como en aras de consolidar la transparencia en su
gestión se publica de manera periódica la información referente a su estructura, funciones,
servicios que presta a los ciudadanos, funcionamiento planes, proyectos, presupuesto,
fuentes de financiación,; lo que permite al ciudadano tener información de primera mano
de la gestión de la entidad y facilita el acceso a de los usuarios a los servicios prestados.
JAIME RAUL SALAMANCA Presidente Asamblea de Boyacá