Por Margareth Carneiro, PMP Introdução Um colega ficou surpreso quando disse que escreveria sobre WBS – Work Breakdown Structure, pois na edição anterior de MundoPM tinha escrito sobre “Escritórios de Projetos”. Na visão dele o assunto PMO era de mais alto nível e de certa forma mais importante do que a construção de uma EAP. Nesse ponto eu discordo dele, e muito. Lembrando o que Paul Dinsmore disse em uma das suas palestras, gerenciamento de projetos é simples no todo, mas cheio de detalhes que são fundamentais para o seu sucesso. Um ditado diz que “The devil lives in details” (o diabo mora nos detalhes). Com certeza, o conhecimento das técnicas de planejamento e controle de projetos faz parte do conjunto de conhecimentos que todo gerente de projetos deve ter. O gerente deve ter uma determinada gama de conhecimento, ou seja, precisa saber o que fazer, mas também precisa saber fazer. Para que o conhecimento possa ser aplicado de forma eficaz, é necessário ter capacidade e habilidades individuais. A capacidade (saber fazer) e as habilidades pessoais é que vão determinar a competência em gerenciamento. Muitas vezes usamos metodologias, preenchemos formulários, aplicamos técnicas sem ter sido treinados ou então, mesmo que sendo treinados, não tivemos o tempo necessário para aprender a fazer. Saber fazer exige experiência que apenas se adquire com disciplina e insistência. Construir uma WBS é uma técnica fundamental no planejamento de um projeto e servirá de base para a definição do cronograma, da matriz de responsabilidades, da avaliação de riscos e outros processos do gerenciamento de projetos. O que é WBS ou EAP? A WBS – Work Breakdown Structure, que no PMBoK terceira edição foi traduzida por EAP – Estrutura Analítica do Projeto, tem outras denominações em literatura anterior ao PMBoK 3ª Edição, tais como EDT – Estrutura de Decomposição de Tópicos e EAT – Estrutura Analítica do Trabalho. Nesse artigo vamos usar o termo EAP para designar esse diagrama. Conforme PFIFFER(2005), o significado dos termos são: Work – [Trabalho] Esforço físico ou mental aplicado para superar obstáculos e alcançar resultados e objetivos;
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Por Margareth Carneiro, PMPIntroduoUmcolegaficousurpresoquandodissequeescreveriasobreWBSWork Breakdown Structure, pois na edio anterior de MundoPM tinha escrito sobre Escritrios de Projetos. Na viso dele o assunto PMO era de mais alto nvel e de certa forma mais importante do que a construo de uma EAP.Nesse ponto eu discordo dele, e muito. Lembrando o que Paul Dinsmore disse em uma das suas palestras, gerenciamento de projetos simples no todo, mas cheio de detalhes que so fundamentais para o seu sucesso. Um ditado diz que The devil lives in details (o diabo mora nos detalhes).Comcerteza,oconhecimentodastcnicasdeplanejamentoecontrolede projetos faz parte do conjunto de conhecimentos que todo gerente de projetos deveter.Ogerentedeveterumadeterminadagamadeconhecimento,ou seja,precisasaberoquefazer,mastambmprecisasaberfazer. Para queoconhecimentopossaseraplicadodeformaeficaz,necessrioter capacidadeehabilidadesindividuais.Acapacidade(saberfazer)eas habilidades pessoais que vo determinar a competncia em gerenciamento.Muitasvezesusamosmetodologias,preenchemosformulrios,aplicamos tcnicassemtersidotreinadosouento,mesmoquesendotreinados,no tivemosotemponecessrioparaaprenderafazer.Saberfazerexige experincia que apenas se adquire com disciplina e insistncia.ConstruirumaWBSumatcnicafundamentalnoplanejamentodeum projetoeservirdebaseparaadefiniodocronograma,damatrizde responsabilidades, da avaliao de riscos e outros processos do gerenciamento de projetos. O que WBS ou EAP?AWBSWorkBreakdownStructure,quenoPMBoKterceiraediofoi traduzida por EAP Estrutura Analticado Projeto, tem outras denominaes emliteraturaanterioraoPMBoK3Edio,taiscomoEDTEstruturade Decomposio de Tpicos e EAT Estrutura Analtica do Trabalho. Nesse artigo vamos usar o termo EAP para designar esse diagrama.Conforme PFIFFER(2005), o significado dos termos so:Work [Trabalho] Esforofsicooumentalaplicadoparasuperarobstculosealcanar resultados e objetivos; Umaatividadeespecfica,obrigao,funoou tarefa, geralmente como parte ou fase de um empreendimento maior; Algo produzido ou realizado atravs de esforo; Um conjunto de atividades produtivas ou criativas.Breakdown [Decompor]Dividir em partes ou categorias; separar em elementos mais simples. Structure - [Estrutura] Algo arranjado em uma determinada forma de organizao.UmaEAP,porserumdiagramaestruturado,possuisempreuma organizao hierrquica,ouemdiagramadecaixas,similaraumorganogramaouem tpicos, mostrando a sua hierarquia pelo identao dos tpicos e a numerao.Opropsitoquebraroprojetoem partesmenores,maisgerenciveis,para termos uma noo mais clara e detalhada do escopo do projeto.Como fazer uma EAP?SegundooPMBoKaEAPfeitaatravsdeumadecomposiodotrabalho, orientado a deliverables. Segundo PFIFFER(2005), a EAP: uma representao do trabalho como atividade e este trabalho leva a um resultado tangvel. um arranjo em uma estrutura hierrquica. Tem um objetivo ou resultado tangvel, que chamado de deliverableAi que comea a discusso, j iniciada nos Estados Unidos h algum tempo, decomodeveserfeitaumaEAP.Porqueexistemtrsvertentesclaramente identificadasemlivrosenavidaprtica: algunsprofissionaisdesenvolvema EAP orientada por entregveis, outros a desenvolvem orientada a atividades, e existemosprofissionaisquedesenvolvemaEAPfazendoummistodasduas coisas.UmaformasimplesdescobrirseoprofissionalestusandoEAPorientadaaentregas ou a atividades: quando usa atividades, o profissional usa o infinitivo dosverbos. MaxWideman,umcanadenseveteranodegerenciamentode projetosquejescreveuvrioslivroseartigosequetemumsitepessoal (www.maxwideman.com),divulgouem2000suasidiasarespeitodesse assunto, onde diz que a abordagem de se usarentregveis ou atividades nas EAP no uma coisa trivial, porque atividades expressa otrabalhoaserfeito,enquantoentregveisexpressaosresultados desse trabalho.Particularmente,estoucomosprofissionaisquefazemaEAPestritamente orientadaadeliverables,ouentregveis,ouentregas,conformeutilizao PMBoKterceiraedioemportugus.Masoquesoasentregas?So produtos ou servios ou conjunto de funes que so entregues a um ou mais stakeholder do projeto. OPMIescreveuumpadrodenominadoPracticeStandardforWork BreakdownStructures(WBS),oque,supostamente,poderiaresolveressa questodecomoconstruirapropriadamenteumaWBS.Entretanto,opadro no esclarece como deve ser feita uma WBS e apresenta, nos exemplos no seuanexo,ostrstiposacimamencionados. Entretanto,noglossriodomesmo padro,aEAPdefinidacomoumagrupamentodeelementosdo projeto que organiza e define o escopo total do projeto.E a definio de Escopo a soma dos produtos ou servios providos pelo projeto.Oproblema,conformeMaxWidemanafirma,queaspessoasso acostumadasapensarnasatividades,talvezporqueamaioriajusava cronogramasantesdeconheceraEAP.Eparapiorar,ossoftwaresque utilizamos podem induzir as pessoas a ter essa noo. O WBS-Chart-Pro e MS-Project,porexemplo,porumaquestodeimplementaodesoftware, consideram tudo como atividades. Cabe ao usurio saber usar os softwares de acordo com os conceitos, conhecimento e experincia.Convenhamos:SeEAPuminstrumentodadisciplinaEscopo,quedefineo escopo do projeto e, se o escopo de projeto a soma dos produtos, resultados ouserviosprovidospeloprojeto;ento,EAPdeveregistrarasomados produtos ou servios providos pelo projeto!SeaEAPfosseparaserfeitaorientadasatividades,paraqueserviriao processodeidentificaodeatividades,primeiroprocessodadisciplina TEMPO?NessadisciplinaoPMBokorientaquealistadeatividades desenvolvida a partir dos pacotes de trabalho, ltimo nvel da EAP.Portanto,apsterpassadoporumperodorealizandoEAPorientadaa atividades, migrando depois para uma abordagem mais complacente, fazendo um misto entre atividades e produtos, passei a adotar agora EAP estritamente orientada a produtos ou servios. Se isso fez diferena nos meus projetos e na forma que planejo? Fez toda a diferena.EAP na prticaClaroqueimportanteetildividiroprojetoempartesmaisgerenciveis.Para isso existe a EAP. Mas como decompor (tcnica de quebra sucessiva para gerar a EAP)? Bom, podemos comear com reas geogrficas, depois com fases e depois comosprodutosouservios.Tambmpodemoscomeardiretocomfasesou com produtos ou fazer um misto entre eles. ParafazerumaEAP,conformeoPMBoK 3Edio, quatro processosdevem ter acontecidoanteriormente:definiodoprojetocharter,declaraodoescopo preliminar,planejamentodoescopoedefiniodoescopo.Comisso,ata criao da EAP j se tem maior conhecimento sobre o escopo do projeto incluindo objetivos, metas, restries, premissas, descritivo do produto, etc.Vamospensarumprojetosimples,depreparaodeumafestainfantil. Suponhaqueafestadeveseremumplay-grounddoprdio(espaojfoi reservado) e a me da criana s quer gastar R$ 2.000,00 (local e oramento sorestries)e que afestadeve ter ummgico e outras animaes,alm de um buffet orientado s crianas, os pais devero deixar os filhos e busc-los aofinal,nodeveterbebidasalcolicas(descritivosdoproduto).Afesta seraoarlivre,eumasuposioquenovaichovernodiadafesta (suposiesimplicamemriscos).Comesseconhecimentopodemos desenvolver uma EAP, por exemplo, a seguinte:Nesse exemplo,faz parte doprojeto ofornecimentoosprodutos ou servios:Decorao, Recreao e Buffet. Essa EAP parece suficiente? Vamos verificar se cobre todo o escopo do projeto. Se tivermos uma decorao, recreao e buffet, temos a festa? No, faltam as pessoasconvidadas,ouconvitespessoas(servio).Precisodelocalpara realizarafesta?Claro,masnocomoprodutodaEAP,poisolocaljest reservado.NonecessriodespenderesforoouTRABALHOnombitodo projeto para produzir esse produto ou servio. Outra questo comum : at onde devo quebrar? De acordo com o PMI o pacote deve ser quebrado at um pacote indivisvel, que tenha um responsvel. No est explicitamente descrito no PMBoK mas exigida em prova da certificao a regraem que diz que produtos devem ser desenvolvidos em no mximo 80 horas (regra das 80 horas). Nesseexemplo,paraidentificarmosseprecisamosquebrarmais,umadas perguntas poderia ser:posso fazer ospacotes em menorou igual tempo que 80 horas? Outra seria: a quebra desses pacotes vai identificar produtos claros que, ao quebrar em outros vo tornar meu projeto mais gerencivel.A fim de ficar melhor gerencivel, a EAP poderia ser mais detalhada, conforme abaixo:Temosqueconvirque,paraumame(stakeholderdesseprojeto),fica visualmente muito mais fcil entender o escopo do projeto com a EAP do que com um cronograma detalhado. A EAP no deve ser construda somente pelo gerente,deveserfeitapelaequipeedeveteraparticipaoevalidao dos demandantes ou stakeholders chave do projeto.Agora, a EAP est completa? Na minha viso sim. Percebam que foi includo o servio de Gerenciamento do Projeto. Toda EAP deveria ter esse produto e seu desdobramentobemclaro.Nesseprojetoemespecial,ofundamentalparaa gesto, na minha viso, seria a confeco de um plano da festa, o controle dos recursosfinanceiroseagestodosterceiros(serviodebuffetincluindo garomeajudantes,recreadores,etc.).Paracadaprojeto,anfasedo gerenciamento pode ser mudada. No necessrio colocar todos os produtos e servios previstos na metodologia da empresa, mas essa umaopodecadaorganizao.Odetalhamentodosprodutoseservios depender da sua real utilidade e facilidade de gesto do projeto.Sparaesclarecimento, nessecasoforamconsideradososconvitesfsicos comosendo adquiridos nadecorao. Mas alistadosconvidados e aentrega dos produtos fazem parte do servio convidados.UmaspectoimportantedesedeixarbemclarodesenvolverEAPo resultado de umprocessomental ederaciocnio,e por isso, comum as pessoasfazeremdeformadiferente.Oimportante,entretanto,queao final a EAP expresse exatamente o escopo do projeto, incluindo a soma dos produtos ou servios providos pelo projeto, nem mais e nem menos.Quandoestamosemumambienteempresarialimportanteaadoode modelosoutemplatesdeEAP,paraqueaspessoascomecemaseguirum padrodeabordagem.Asboasprticasdevemsercompartilhadasentreos profissionais, de forma a se buscar um padro. Como podemos saber o que cada um desses produtos ou servios? Para isso usamos o Dicionrio de EAP.OdicionriodeEAPserveparadefiniroquecadaumdospacotesde trabalho, podendo inclusive ter critrios de aceitao dos mesmos. Quando detalhamososcritriosdeaceitaodosprodutos,estamosdetalhandoo escopo dos produtos, isso , definindo os requisitos que devem ter para a sua aceitao.Podemosaindaterummatrizderesponsabilidades,ondeo(a) aniversariante seria responsvel pela escolha da decorao e do tema, e a me seriaresponsvelportodooresto(sermepadecernoparaso).Pode-se aindacriarcategoriasderesponsabilidades:aprova,executa,supervisiona, etc.O desenvolvimento do cronogramaA partir do momento que tenho o escopo do meu projeto definido, a sim devo partir para o cronograma: para cada pacote do ltimo nvel listo as atividades necessriasparaproduzirosprodutosouservios.comumaofazero cronograma,falhasnaEAPseremidentificadaseessasdevemsersanadas.Essevaievoltaacontecenapratica,deformaaterumaintegridadee consistncia entre a EAP e o cronograma.Umcolega,aoprestarumaconsultoriaemumaempresaindicouqueeles fizessemaEAPdeumaformaedepoisdesenvolveuumcronograma completamente diferente. Na minha viso est errado esse procedimento, pois as atividades devem serpara produzir alguma coisa.Esse resultado de atividades deveriam ser os produtos ou servios definidos na EAP.No nosso exemplo da festa de aniversrio podemos ter:Id Nome da tarefa Durao Predecessoras0FESTA-ANIVERSARIO 30 dias1 Gerenciamento do Projeto 30 dias2 Plano da festa 6 dias3 Avaliar alternativas da festa 2 dias4 Elaborar o plano da festa 2 dias 35 Documentar o plano da festa 1 dia 46 Fazer ajustes com famlia 1 dia 57 Plano da festa concludo 0 dias 68 Gesto do oramento 24 dias9 Identificar o baseline de custos 2 dias 710 Organizar papelada das contrataes 3 dias 25;31;3811 Fazer os pagamentos 1 dia 4412 Elaborar planilha de gastos 1 dia 1113 Planilha final de gastos concluda 0 dias 1214 Gesto dos terceiros 4 dias15 Checar de vspera se est tudo correto 1 dia 44TI-2 dias16 Acompanhar execuo dos servios (B e D) 1 dia 44II17 Acompanhar a entrega e montagem da decorao 1 dia 44TI-6 hrs18 Acompanhar devoluo de material 1 dia 44TI+1 dia19 Decorao 4,83 dias20 Escolha do tema e decorao 2,5 dias21 Definir temas possveis 1 dia22 Pesquisar fornecedores da decorao desejada 1,5 dias 2123 Contratao 2,33 dias24 Escolher um fornecedor (Custo x Qualidade) 2 hrs 2225 Alugar a decorao 1 dia 24TI+1 dia26 Decorao escolhida e contratada 0 dias 2527 Recreao 8,33 dias28 Definir tipo de recreao 1 dia29 Fazer pesquisa de opes 5 dias 2830 Escolher um fornecedor (Custo x Qualidade) 2 hrs 2931 Contratar servio de recreao 1 dia 30TI+1 dia32 Recreao contratada 0 dias 3133 Buffet 8,33 dias34 Definir tipo de alimentao desejada 1 dia35 Definir tipo de staff desejado 1 dia 34II36 Fazer pesquisa de opes 5 dias 3537 Escolher um fornecedor (Custo x Qualidade) 2 hrs 3638 Contratar servio de buffet 1 dia 37TI+1 dia39 Buffet Contratado 0 dias 3840 Convidados 5 dias41 Lista de convidados 2 dias 442 Entrega de convites 3 dias 4143 Pessoas convidadas 0 dias 4244 FESTA DE ANIVERSRIO 0 hrsAniversariante;memememe;Aniversariante;pai7/6memememe1/7memememeAniversariante;meme;Aniversariantememe6/6Aniversariantemememe9/6mememememe9/6Aniversariantepai;me9/630/622/5 29/5 5/6 12/6 19/6 26/6 3/7 10/7Junho Julho
As atividades soasnecessrias para aconcluso integral doservioouprodutoaqueserefere.Umdiagramademilestones(ou marcos) do projeto seria:Id Nome da tarefa Durao Predecessoras0 FESTA-ANIVERSARIO 30 dias1 Gerenciamento do Projeto 30 dias2 Plano da festa 6 dias7 Plano da festa concludo 0 dias 68 Gesto do oramento 24 dias13 Planilha final de gastos concluda 0 dias 1219 Decorao 4,83 dias26 Decorao escolhida e contratada 0 dias 2527 Recreao 8,33 dias32 Recreao contratada 0 dias 3133 Buffet 8,33 dias39 Buffet Contratado 0 dias 3840 Convidados 5 dias43 Pessoas convidadas 0 dias 4244 FESTA DE ANIVERSRIO 0 hrs7/61/76/69/69/69/630/622/5 29/5 5/6 12/6 19/6 26/6 3/7 10/7Junho JulhoObservar que os produtos, resultados ou servios podem ter um marco final no cronograma, oque facilitaavisualizaoda data de entrega dos produtos ou de encerramento dos servios. Caberessaltarqueaformacomqueplanejamosajudarnocontrolee monitorao do projeto. Podemos controlar a realizao dos produtos ou ento arealizaodasatividades,quenofundoservemparaaconfecodos produtos. No controle entendemos melhor a regra das 80 horas. Se tivssemos um produto que fosse realizado em um ms e meio, por exemplo, e fizssemos umareunioacadaquinzedias,entoficariamuitodifcildegerenciar,pois no teramos um ponto de controle claro, uma evidncia de realizao ou no doplano.Osprofissionaisouossoftwaresinformamqualopercentualde realizao da atividade, o que, geralmente, no condiz com a realidade. Ospontosdecontrolefeitospormilestones,quegeralmentesopontosque evidenciamafinalizaodeumproduto,soimportantesinstrumentosde acompanhamento de projetos. 80 horas no umnmero cabalstico,parece ser razovel, pois permite a viso de produtos finais a cada duas semanas no mximo. Em alguns projetos de curta durao ou que tenha muitos produtos, entretanto, talvez seja mais eficiente quebrar em pontos semanais (40 horas). Outros grandes projetos de 5,6 ou mais anos, por exemplo, podem ter pontos decontrolemensais duranteosprimeiros doisanosde projeto, porexemplo.Umalunoreportouumprojetodetelecomunicaesdegrandedesafio, conduzido por umgerente de projetos italiano, cujocontrole eradirio:eram definidos produtos e atividades dirias para cumprimento desses produtos, de forma a garantir que o cronograma altamente desafiador fosse implementado dentrodoesperado.Ouseja,aregradas80horasorientativaenolei aplicvel a todo projeto.ConclusoA EAP visa: Garantir que todo o trabalho necessrio seja considerado no projeto. Garantir que o projeto no considera nenhum trabalho desnecessrio.A EAP abasedadefinio doescopodo projetoe nodeve ser confundida comocronogramadoprojeto,queumdesdobramentodamesma.AEAP permite: Definio das atividades. Planejamento dos recursos. Estimativa e oramentao de Custos. Planejamento do Gerenciamento de Riscos. Planejamento da qualidade e critrios de aceitaoUmaEAPbemdesenvolvidaefeitacomaparticipaodaequipeedos stakeholders chave permite uma viso mais apropriada do esforo e resultados aseremalcanadospeloprojeto,incorporandoaperspectivadosenvolvidos. Adicionalmente,aoparticiparemdaconfecooudorefinamentodaEAP,os stakeholders seroserco-responsveispelamesma,oquecolaborarcom satisfaodosenvolvidos,comprometimentoefacilidadenaaceitaodos produtos.AEAPumexcelentediagramadecomunicao,defcil entendimentoepermiteumavisocomumdoescopodoprojetoaos participantes.ApartirdeumaEAPbemdesenvolvidaequeogerentedeve evoluir nas demais disciplinas (tempo, custos, qualidade, etc.).Assimcomoqualquerinstrumento,tcnicaouferramenta,cabeaogerente exercitar a sua criao, trocar informaes com outros colegas da rea, buscar consolidarboasprticasecompartilharconhecimento,atchegaramodelos de EAP satisfatrios aos seus projetos.Nome do arquivo: Artigo-WBS-MargarethPasta: C:\Documents and Settings\margareth.PMA-MARGARETHC\My Documents\Artigos-MargarethModelo: C:\Documents and Settings\margareth.PMA-MARGARETHC\Application Data\Microsoft\Modelos\Normal.dotTtulo: Na edio anterior de MundoPM escrevi sobre Escritrios de Projetos, que versava desde as caractersticas de um Escritrio e as carreiras possveis para uso em um Escritrio, como tambm Assunto:Autor: margarethPalavras-chave:Comentrios:Data de criao: 8/22/2005 9:19:00 AMNmero de alteraes:7ltima gravao: 9/29/2005 9:23:00 AMSalvo por: margarethTempo total de edio: 35 Minutosltima impresso: 2/1/2006 3:28:00 PMComo a ltima impressoNmero de pginas: 9Nmero de palavras: 2.398 (aprox.)Nmero de caracteres: 13.675 (aprox.)
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