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NOES DE ARQUIVAM ENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O
TJDFT
CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO
GOMES
AULA 02 O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS
Diagnostico Arquivos correntes e intermedirios; Protocolos; Avaliao
de documentos; Arquivos permanentes Classificao de documentos de
arquivo; Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo; Tabela de
Temporalidade de documentos de arquivo. GESTO DE DOCUMENTOS
Em uma comparao simples, na aula anterior ns conhecemos os
arquivos: vimos suas definies, seus conceitos e sua classificao,
assim como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades
dos arquivos. Como dito na aula anterior, a funo dos arquivos
tornar os documentos e informaes disponveis a quem deles precise. O
arquivo ento deve existir para atender s necessidades de
determinado usurio. E para atender da melhor forma possvel esse
usurio, deve dispor de recursos e capacidades para faz-lo.
Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a
Teoria das Trs Idades e seu funcionamento.
Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificao quanto
aos estgios de sua evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades
pode ser chamada tambm de Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de
Evoluo dos Arquivos; portanto tenham bastante ateno a essas
expresses: caso aparea alguma delas, trata-se do mesmo assunto.
Essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados
em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a
intermediria e a permanente. Vamos estudar tambm cada uma delas,
conforme nosso plano de estudos.
importante saber que todos os documentos, quando so criados ou
recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos:
o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato,
ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e
o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado
diretamente aos objetivos que levaram sua criao.
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se
no fosse assim, no seriam sequer criados. Esse valor temporrio, ou
seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder
esse valor. Mas ao contrrio, nem todos os documentos possuem o
valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser
atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o
documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o
valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio)
ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que
guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido
seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo
intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados
frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda
permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser
descartado; caso possua, ser preservado permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos,
diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um
grfico:
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Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao
arquivo
permanente, ele no pode ser descartado.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes
produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente
possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica
correspondente esfera de competncia do rgo.
Resoluo O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os
documentos de valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE
ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo
indefinido.
Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um
arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam
constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes,
fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o
arquivo intermedirio sempre se chama transferncia , e a passagem
para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa
questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum
desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual
arquivo se refere.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do
plano de destinao.
Resoluo O item est incorreto. A passagem de documentos para o
arquivo intermedirio
denomina-se transferncia.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos
documentos ao arquivo permanente.
Resoluo O item est incorreto. A conduo dos documentos ao arquivo
permanente denomina-se
recolhimento.
Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o
documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so
recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem
ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda,
h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do
arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse
caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa
saber.
Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria
das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos
simples.
O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O
documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao
objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento
cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto,
ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est
ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para
pesquisas histricas ou culturais.
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O segundo documento uma requisio de transporte para um
funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente
convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao
objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio.
Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse
documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa
histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio
ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de
prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor
secundrio: ser descartado.
Essas so noes introdutrias de Ciclo Vital dos Documentos. No foi
pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, to
importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso
estudo. No vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou
colocar algumas questes sobre isso na lista de exerccios e tambm
comentar alguns no fim da nossa aula.
importante saber estas noes por que a Gesto de Documentos tem
todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas
atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo
possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim,
somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e
intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente
administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras
utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por
exemplo.
A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a
Gesto de Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no
arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao
(eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu
seu objetivo.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso,
avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para
guarda permanente.
Resoluo O item est correto. exatamente o que preceitua o texto
da Lei 8.159/91, transcrito acima
A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se
justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos
so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo
desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo
desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e
extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como
objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos
arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e
agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio.
A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a
produo, a utilizao e a destinao. Vamos tratar de cada uma
delas.
A fase de produo onde os documentos so
criados/confeccionados/recebidos e so
inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so
exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a
elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da
necessidade do documento, etc.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre
outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos,
formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos
normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea
arquivstica.
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Resoluo O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so
realizadas atividades que
viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas,
padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a
definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao,
seus conhecimentos e aptides.
A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a
finalidade principal para
que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se
movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho
necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades
so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do
documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.
(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as
atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de
utilizao de documentos.
Resoluo O item est correto. A fase de utilizao abriga as
atividades de controle sobre o acesso,
uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e
recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento
encontram se nesta fase.
A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes
determinado pelo
processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando
os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio.
Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste
arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de
Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente
dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o
recolhimento para o arquivo permanente.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos
constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas
atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e
equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
Resoluo O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de
subsidiar a criao dos
documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de
destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de
acordo com sua importncia. So elas: a avaliao (que estudaremos
adiante), a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de
listas e editais de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de
documentos, a possibilidade de doao dos documentos, etc.
1. DIAGNOSTICO
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do
arquivo da instituio, de forma a identificar as falhas ou lacunas
existentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a
eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como: 1.
Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);
2. Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); 3.
Condies de armazenamento; 4. Estado de conservao do documento; 5.
Espao fsico ocupado; 6. Volume documental; 7. Controle de
emprstimos (frequncia de consultas); 8. Recursos humanos (nmero de
pessoas, nvel de escolaridade, formao)
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De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o
especialista estar
habilitado a analisar objetivamente a real situao dos servios de
arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor as alteraes
e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema
a ser implantado. Em sntese, trata-se de verificar se estrutura,
atividades e documentao de uma instituio correspondem A sua
realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao
dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento
eficiente do arquivo.
2. ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS
Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio.
Como dito no incio da aula, a compreenso da Teoria das Trs Idades
fundamental, pois ser com base nela que todos os estudos e prticas
sero desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e
intermedirio porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis,
pelas caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a
afirmar que o arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente.
A no ser pela frequncia de uso de seus documentos, no h diferenas
significativas entre seus documentos. Vamos falar sobre cada
um.
Arquivos Correntes
A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que
so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de
grande valor primrio. Este arquivo vital para o funcionamento de
toda instituio, pois abriga todos os documentos que foram e sero
criados ou recebidos. Sua localizao deve ser a mais prxima possvel
do produtor, para que possa ter acesso facilitado aos documentos.
Entre suas atividades esto:
Atividades de Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e
consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos;
Conservao de Documentos. Dica de prova: Nesta fase os documentos no
so de interesse pblico, por mais que
tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos
somente autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso
daquele.
(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos
arquivos correntes aberto a todos os que necessitam das informaes
contidas nesses documentos.
Resoluo O item est incorreto. Acabamos de ver que os documentos
de arquivo corrente somente podem ser acessados pelo seu produtor.
No caso de acesso a terceiros, somente pode ocorrer com a permisso
do produtor.
Arquivos Intermedirios Os arquivos intermedirios so a segunda
fase, e so responsveis por guardar
documentos ainda de valor primrio, mas que no so frequentemente
utilizados. Sua localizao deve ser distante do produtor para
viabilizar o fluxo do arquivo corrente. Suas atividades so:
Arquivamento; Emprstimo e Consulta; Conservao de Documentos.
Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como
uma extenso dos
arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as
mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o
fluxo de e documentos, pois no h movimentao de documentos
(movimentao administrativa).
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(MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivstica, o servio ou depsito de
armazenamento temporrio esto associados ao conceito de arquivo
intermedirio.
Resoluo O item est correto. Pelo que estudamos, os arquivos
intermedirios servem
principalmente para auxiliar o fluxo de documentos no arquivo
corrente. E pelo esquema da Teoria das Trs Idades, todo documento
desta fase sofrer destinao, que a guarda permanente ou a eliminao.
Portanto, todos os documentos desta fase so de armazenamento
temporrio.
3. PROTOCOLO
Foi primordial que aprendssemos, antes de tudo, algo sobre a
Gesto de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em
diante, nesta aula, so algumas de suas atividades. Lembrando que a
Gesto de Documentos o conjunto de atividades que busca gerenciar o
ciclo dos documentos, desde sua produo at sua destinao.
Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que um conjunto de
atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de
Documentos.
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam
controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode
significar:
O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da
instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que
o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento
dentro da instituio. muito utilizado em processos.
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes
internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so
feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao
destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de
recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de
documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e
sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos,
registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as
movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o
documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento
deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra
instituio ou pessoa.
As atividades de protocolo se resumem em dois grupos:
recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas
ainda consideram a expedio como atividade de protocolo, mas
infelizmente no podemos afirmar a posio da banca escolhida para o
nosso concurso. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio
como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no
considere, no mencionar tal atividade.
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As atividades de recebimento e classificao so as seguintes:
Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos
particulares; Envia os documentos particulares aos seus
destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia
os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e
classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos
ao setor de registro e movimentao. As atividades de
registro e movimentao so as que tratam da distribuio,
redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio.
As atividades de expedio tratam da sada de documentos e
correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter
oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo,
e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo
instituio.
Requisio dos antecedentes ao arquivo. Se eles no estiverem l, o
setor encarregado de registro e movimentao informar onde se
encontram e os solicitar, para ser feita a juntada, isto , agrupar,
por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
Juntada: Anexao: definitiva, mesmos interessados. Apensao:
temporria Desapensao
Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as
atividades de protocolo
s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os
arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou
constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de
controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas
tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de
protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e
permanente.
Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo
somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e
controle de documentos dentro da instituio.
Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes:
Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e
Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a
atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos
considerar a atividade.
(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de
recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos
envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a
existncia de antecedentes.
Resoluo O item est correto. Segundo os procedimentos descritos,
as correspondncias
ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao dos
documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv
destinatrios atravs do registro e movimentao.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo
intermedirio para a realizao dessa atividade.
Resoluo O item est incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula,
que geral (ou central) e setorial
so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo
corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est
correto. Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao
arquivo corrente, e no ao intermedirio e permanente.
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(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento
do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do
trmite documental.
Resoluo O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos
Correios, tentando induzir ao
mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de
Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo
intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente
vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os
documentos do arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem
utilidade administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma
ligao entre protocolo e arquivo permanente.
(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no
protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que
tramitar na organizao.
Resoluo O item est correto. Os metadados so os dados do
documento, como nmero, assunto,
destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A
fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de
controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao,
alm de controlar seu trmite.
4. AVALIAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
A avaliao atividade da Gesto de Documentos, em sua fase de
destinao, e consiste
em estudar a importncia que o documento tem para a instituio ou
para a sociedade. Este estudo deve ser realizado por uma comisso
formada especialmente para este fim,
que a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Devem
participar como membros efetivos dessa comisso um arquivista ou
responsvel pelo arquivo, um membro da direo da instituio, um
jurista e um profissional da rea financeira; e como membros
eventuais devem participar os profissionais ligados rea de que
trate o assunto do documento.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso
de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo
multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um
arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de
prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos.
Resoluo O item est correto. A comisso deve ser multidisciplinar,
ou seja, composta por
profissionais de diversas reas do conhecimento. E como resultado
da avaliao surgem os prazos de guarda e a destinao dos documentos,
conforme estudaremos agora.
A avaliao deve ser feita enquanto os documentos ainda esto em
fase corrente, para
distinguir os documentos de valor eventual daqueles que possuem
valor probatrio ou informativo. Deve ser evitada sua realizao no
arquivo intermedirio, pois o processo se torna muito oneroso.
5. ARQUIVOS PERMANENTES
Arquivos Permanentes o conjunto de documentos custodiados em
carter definitivo, em funo do seu valor secundrio. Valor Secundrio:
refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento
passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros
e para a prpria administrao.
Principais atividades dos Arquivos Permanentes:
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Arranjo: a operao resume-se na reordenao dos conjuntos
documentais remanescentes das eliminaes ditadas pela Tabela de
Temporalidade (TTD), obedecendo a critrios que respeitam o carter
orgnico dos conjuntos documentais.
Entende-se por arranjo a sequncia de operaes intelectuais e
fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou coleo,
utilizando-se diferentes mtodos, de acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
- as operaes intelectuais compreendem a anlise dos documentos
quanto a sua origem funcional, forma e contedo;
- as operaes fsicas referem-se ao acondicionamento dos suportes
documentais em locais apropriados e identificao dos mesmos para
definir sua disposio.
- O estudo das funes, das atividades e da estrutura da organizao
produzir um esquema chamado Quadro de Arranjo para atividades
intelectuais e fsicas de arranjo.
Descrio: Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos
formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a
elaborao de instrumentos de pesquisa.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Antes de iniciarmos, importante que no confundam a Classificao
dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos
estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de
Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento
um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos
de uma instituio.
E tambm a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma
das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de
utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este
chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu.
(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de
classificao entendida como identificao do assunto no documento,
localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no
documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por
arquivistas.
Resoluo O item est incorreto. A classificao do documento
realizada por qualquer profissional
que esteja atuando no protocolo. no momento de sua entrada ali
que o mesmo recebe o cdigo de classificao.
A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao
documento de acordo com o assunto de que ele trate.
O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido
pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada
por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da
instituio.
Como vimos tambm, quando se tratar de documento ou
correspondncia de carter
ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de
protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar
conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder
classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Ateno para
que as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a
atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo
acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de
protocolo.
O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a
serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero
arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano.
Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando
todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser
flexvel, capaz de atender as
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necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos
para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas
podem ocorrer.
Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso
constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente
de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o
estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de
acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica
os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela
instituio.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o
critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma
instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que
fazer mudanas no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou
dividir algum de seus setores, por exemplo.
Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique
a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas,
pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao.
Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro
classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os
produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o
assunto de que tratam, independente da rea de atuao da
instituio.
Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com
a funo da instituio. Esta funo dividida em subjunes, atividades e
tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o
particular.
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(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional
pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a
funo.
Resoluo O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio
estrutural pressupe o
agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto.
Muito importante que saiba tambm que, por fora da Resoluo CONARQ
(Concelho
Nacional de Arquivos) n 14, todas as entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de
Classificao para documentos da atividade meio institudo por eles, e
ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos
mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.
Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e
entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns
privados que integram o sistema) devem adotar, para os documentos
relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os
documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia
para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela
adotada para os documentos da atividade meio. ocaso da Polcia
Federal.
A classificao deve ser realizada por profissional habilitado
para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes
so:
ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de
verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as
referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um
mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou
mais assuntos.
CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao
assunto de que trata o documento.
E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o
documento para classificao; 2.Ler o documento, identificando o
assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com
seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de
classificao de documentos de arquivo,
utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na
primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de
referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas
diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo
CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu
contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a
todos a responder muitos itens sobre o assunto.
(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados
apartir de um plano de classificao nos arquivos correntes,
desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo
intermedirio.
Resoluo O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm
a mesma funo: servir
administrao. A nica diferena vai ser a frequncia de uso entre
eles. Assim, tambm devem ter a mesma classificao. A classificao
pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo
permanente, pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa.
Desde que respeitado o princpio da Provenincia (aula 01), nada
impede a reclassificao, ou arranjo, do conjunto documental.
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Essa Resoluo do CONARQ estabelece que a classificao dos
documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez
classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Assim
temos, segundo a resoluo:
Classe 000/ Classe 100/ Classe 200/ Classe 300/ Classe 400/
Classe 500/ Classe 600/ Classe 700/ Classe 800/ Classe 900
Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 j foram
destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e
entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com
suas atividades fim. A classe 000 est destinada a Administrao
Geral, e a 900 est destinada a generalidades, ou a documentos cujo
assunto no se encontra no cdigo.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o
cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s
suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser
aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal.
Resoluo O item est incorreto. A parte que nos interessa est
certa, pois as entidades devem
desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim.
Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse
desenvolvimento deve ser aprovado pela instituio arquivstica
federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser
aprovado pela instituio arquivstica na respectiva esfera de
competncia (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o
caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do desenvolvimento das
classes para a Polcia Federal deve sim ser aprovado pelo Arquivo
Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das
classes para a Polcia Civil de um determinado estado fica sujeito
aprovao do arquivo pblico deste estado.
ARQUIVAMENTO E ORDENAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao
acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.
Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a
vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns
sobre os outros, deitados,
dentro do mobilirio. indicado para arquivos permanentes e para
documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos
mesmos.
Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos
outros dentro do mobilirio. indicado para arquivos correntes, pois
facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos.
Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos
considerar tantos os mtodos quanto os sistemas.
Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade
ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. No fiquem
alarmados, o nome grande, mas o conceito fcil! Tudo o que isso quer
dizer apenas se precisa ou no de uma ferramenta (ndice, tabela ou
qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um
arquivo.
Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de
busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e
geogrfico, que estudaremos nesta aula.
Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de
busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos.
Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que no aparece
em provas, mas que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico,
que estudaremos adiante. Este mtodo se caracteriza pela necessidade
parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo,
precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para
localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da
estante, a prateleira ser localizada de forma direta.
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Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos,
pois tm relao com o assunto da aula de hoje, os Mtodos de
Arquivamento. Agora vamos a eles.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo,
a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca
dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so
divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no
confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto).
Vamos tratar
deles detalhadamente. Os mtodos de arquivamento,
como j dito, se dividem em duas classes, que so os mtodos bsicos
e os mtodos padronizados. Por sua vez, pertencem classe dos bsicos
quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe
dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex,
automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os
esquemas:
MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este
mtodo, pois o mais cobrado em
provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo
considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio
seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com
esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em
provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio
dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo
baixo, de fcil implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do
arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa
uso de ferramentas para recuperao
da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois
critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A
escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo,
arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De
Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome
e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois
critrios:
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Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas
as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que
o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), vero
que memoriz-las no difcil, e naturalmente, ao resolver alguns
exerccios, elas viro a mente. Vamos a elas:
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome
e depois o prenome. Ex.: Rafael Lira Santos
------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga
Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes
Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem
alfabtica considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A
de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do
O de SOUZA.