ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO · Plano de Classificação de Documentos Codificar o tipo documental Plano de Classificação de Documentos Codificar o tipo documental 04.01.01.01

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de

Documentos: Atividades-Meio

Plano de Classificação e Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Tabela de Temporalidade de

Documentos: AtividadesDocumentos: Atividades--MeioMeio

ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo –– SAESPSAESP

Novembro 2004Novembro 2004

TreinamentoTreinamentoTreinamento

Arquivo do Estado de São PauloArquivo do Estado de São PauloArquivo do Estado de São Paulo

Direção: Dr. Fausto Couto Sobrinho

Divisão da Secretaria de Estado da Cultura

Órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

Responsável pela Política de Gestão Documental no Estado

Poder Público e o Patrimônio DocumentalPoder Público e o Poder Público e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental

“Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da

documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela

necessitem”CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988, Art. 216, § 2.º


É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivo, como instrumento de apoio à

administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.

Lei Federal de Arquivos n.º 8.159/91, art. 1.º

Decreto Federal 4.073/2002Decreto Federal 4.073/2002

Regulamentou a Lei Federal de Arquivos com a finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados bem como exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo


Decreto Federal 4.073/2002Decreto Federal 4.073/2002Atribui a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas às – Secretarias– Fundações– Autarquias– Empresas de economia mista– Entidades privadas encarregadas pela gestão de serviços

públicos no exercício de suas atividades– Instituições de caráter público– Organizações sociais – Agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função


Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público é considerada crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação:

Lei federal n.º 9.605/98, art. 62

Decreto federal n.º 3.179/99, art. 49

Código Penal, no art. 305

Crimes contra o Patrimônio DocumentalCrimes contra o Crimes contra o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental

O Poder Público Estadual e o Patrimônio DocumentalO Poder Público Estadual e o O Poder Público Estadual e o Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental

Preocupação com patrimônio arquivísticoDestruição indiscriminada de documentos públicosPrejuízos irrecuperáveis à Administração e àHistória

Sistema de Arquivos do Estado de SSistema de Arquivos do Estado de Sãão Paulo o Paulo SAESPSAESP

Decreto n. 22.789/84Decreto n. 22.789/84

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESPSistema de Arquivos do Estado de Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo São Paulo -- SAESPSAESP

Implantação de política arquivística no Estado de São Paulo

Normas e procedimentos de gestão documental e organização de arquivos

FINALIDADESFINALIDADESProteger e preservar documentos do Poder Público EstadualHarmonizar as diversas fases da administração dos documentos arquivísticos Facilitar o acesso e divulgar o patrimônio arquivístico público paulista


Coordenação: Ieda Pimenta BernardesCoordenação: Ieda Pimenta Bernardes

Equipe técnicaEquipe técnica

Camila Brandi de SouzaEliana Martinelli Hilda DelatorreLuciana Pontes Rodrigues de Lima IchikavaMarcelo Carlos Cunha BreganholaSimone Lucena Cordeiro



Implantação de Política arquivístca

Normas e procedimentos de gestão de documentose organização de arquivos

Projeto Um Sistema de Gestão Documental para o Estado de São Paulo

Decreto 48.897/2004Decreto 48.897/2004Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dáprovidências correlatas.

Decreto 48.898/2004Decreto 48.898/2004Aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio e dáprovidências correlatas.


PRODUTOS GERADOS PELO PROJETOPRODUTOS GERADOS PELO PROJETO


Decreto Estadual nº 48.898/2004

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos

Art. 8.º, do Decreto n.º 48.897/2004

ProduçãoClassificaçãoAvaliaçãoTramitaçãoUsoOrganizaçãoReprodução

Gestão DocumentalGestão DocumentalGestão Documental

ProduçãoClassificaçãoAvaliaçãoTramitaçãoUsoOrganizaçãoReprodução

Gestão DocumentalGestão DocumentalGestão Documental

Um Sistema de Gestão Documental Histórico do ProjetoUm Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Histórico do ProjetoHistórico do Projeto

19991999--20022002

Projeto elaborado pelo SAESP Aprovado e financiado pela FAPESP (Políticas Públicas)Levantamento da produção documental relativa às atividades-meioElaboração do Plano de Classificação e Tabela de TemporalidadePublicação de Proposta TTD no DOE 12/12/2002

20032003Manifestações das CADAs,TCE, PGE e MPInclusões de manifestaçõesVersão final da TTDEncaminhamento para Assessoria Técnica do Governo

20042004Ajustes finais para publicação DecretoPublicação do Decreto 48.897/2004 e do Decreto 48.898/2004Treinamento para aplicação Plano e TTD Atividade-Meio

Um Sistema de Gestão DocumentalHistórico do ProjetoUm Sistema de Gestão DocumentalUm Sistema de Gestão DocumentalHistórico do ProjetoHistórico do Projeto

51 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, instituídas de acordo com o Decreto 29.838/89– Inclusive

Procuradoria Geral do EstadoMinistério Público Estadual

Consultoria de profissionais especializados em Arquivística da USPGrupos auxiliares de trabalhoColaboradores eventuais

Cerca de 800 agentes públicos envolvidos

Um Sistema de Gestão Documental Agentes envolvidos no ProjetoUm Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Agentes envolvidos no ProjetoAgentes envolvidos no Projeto

Visitas técnicas junto a diversos órgãos e entidadesReuniões de trabalho:– Comissões de Avaliação – Procuradoras do Estado – representantes de inúmeros órgãos e entidades

Análise criteriosa dos dados coletadosExperimentação de hipóteses que permitiram o mapeamento da produção documental produzida e acumulada na AdministraçãoExaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais (federais, estaduais e municipais)Conceitos adotados:– Consolidados na legislação– Consolidados na Teoria Arquivística

Um Sistema de Gestão Documental Estratégias Um Sistema de Gestão Documental Um Sistema de Gestão Documental Estratégias Estratégias

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADETABELA DE TEMPORALIDADE

AplicaçãoAplicação

ComissComissãão de Avaliao de Avaliaçãção de o de Documentos de ArquivoDocumentos de Arquivo

OrientaOrientaçãção to téécnica da cnica da Equipe SAESPEquipe SAESP

Quem tem competência para orientar a aplicação do Plano e da Tabela?Quem tem competência para orientar a Quem tem competência para orientar a aplicação do Plano e da Tabela?aplicação do Plano e da Tabela?

Aplicar o Plano de Classificação de Documentos

Aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos

PRODUPRODUÇÃÇÃO DOCUMENTAL ATUALO DOCUMENTAL ATUAL++

MASSA DOCUMENTAL ACUMULADAMASSA DOCUMENTAL ACUMULADA

O que deve ser feito?O que deve ser feito?O que deve ser feito?

IMPORTANTEIMPORTANTEIMPORTANTE

É prioritário normalizar e controlar a produção documental atual para que se possa interromper o acúmulo desordenado de documentos

CONHECERCONHECER– Plano de

Classificação– Tabela de

Temporalidade PARAPARA

– identificar os documentos

– identificar as atividades que geraram a produção do documento

Como fazer?Como fazer?Como fazer?

Para que os Para que os servidores possamservidores possam:

– Reconhecerem as atividades que executam cotidianamente

– Estarem aptos a aplicar o Plano e a Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio

Por quê?Por quê?Por quê?

Saneamento bSaneamento báásicosico– Captação de água– Tratamento de água– Distribuição de água– Coleta de esgotos– Afastamento de esgotos– Tratamento de esgotos– Disposição final de

esgotos

Comercializa os serviComercializa os serviççosos

SABESPSABESP

recursoshumanos

funcionamento do órgão

atos administrativos

contratos

Relação comoutras instituições

e órgãos

material de consumo

material permanente distribuir

recursos

manutenção

prestar contas

pagar despesas

vigilância

O que é atividade-meio?O que é atividadeO que é atividade--meio?meio?

Saneamento bSaneamento báásicosico– Captação de água– Tratamento de água– Distribuição de água– Coleta de esgotos– Afastamento de esgotos– Tratamento de esgotos– Disposição final de

esgotos

Comercializa os serviComercializa os serviççosos

SABESPSABESPATIVIDADES ATIVIDADES

MEIOMEIO

ATIVIDADES ATIVIDADES

FIMFIM

O que é atividade-meio?O que é atividadeO que é atividade--meio?meio?

Plano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de Documentos

Plano de ClassificaPlano de Classificaçãção de o de DocumentosDocumentos

Importante instrumento de gestão documental que permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual no exercício de suas funções, subfunções e atividades



FUNÇÃOFUNÇÃOConjunto de atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos

01 Organização Administrativa02 Comunicação Institucional03 Gestão de Recursos Humanos04 Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais05 Gestão Orçamentária e Financeira06 Gestão de Documentos e Informações07 Gestão de Atividades Complementares

Art. 15, parágrafo único, Decreto 48.897/2004


SUBFUNÇÃOSUBFUNÇÃOAgrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma modalidade da respectiva função

(Art. 16, Decreto 48.897/2004)

02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL (FUNÇÃO)02.01 Assessoria de imprensa02.02 Cerimonial e relações públicas02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais

ATIVIDADEATIVIDADEAção, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função (atividade-meio)


DOCUMENTODOCUMENTORegistro de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades


Como aplicar?Como aplicar?

Identificar os tipos documentaisCodificar os tipos documentais


TIPO DOCUMENTALTIPO DOCUMENTALConfiguração que assume um documento de acordo com a atividade que o gerou

DOCUMENTODOCUMENTO + + AÇÃOAÇÃO + + OBJETOOBJETO

PROCESSO PROCESSO + + AQUISIÇÃO AQUISIÇÃO + + MATERIAL CONSUMOMATERIAL CONSUMO

Plano de Classificação de DocumentosIdentificar o tipo documentalPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosIdentificar o tipo documentalIdentificar o tipo documental

Plano de Classificação de DocumentosCodificar o tipo documentalPlano de Classificação de DocumentosPlano de Classificação de DocumentosCodificar o tipo documentalCodificar o tipo documental

04.01.01.01

FUNÇÃOSUBFUNÇÃO

ATIVIDADEDOCUMENTO

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO: Referência numérica que associa o documento ao seu contexto de produção e possui os seguintes campos

ÍndiceÍndiceÍndiceInstrumento complementar do Plano de Classificação de Documentos que possibilita a recuperação dos documentos a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades de sua produção

ÍndiceÍndiceÍndice

Expressões adotadas pelo sistema, organizadas em ordem alfabéticaNomeações que ocorrem no quotidiano da administração pública, entre Secretarias com culturas organizacionais diferentes ou entre públicos diferentes. Esta é a função das remissivas incluídas nos índices (USE)


Contas da Contas da EletropauloEletropauloContas da Contas da EmbratelEmbratelConta de águaConta de água

USE USE Processo Processo de de ppagamentoagamento de contas de de contas de utilidade públicautilidade pública

Aquisição de caféAquisição de caféCompra de papelCompra de papel

USE Processo de USE Processo de aquisição de material de aquisição de material de consumoconsumo


Sugestão para análise de outras possibilidades, relacionadas à expressão pesquisada, mas que não mantêm com esta uma relação de sinonímia (VER TAMBÉM)

Divulgação das ações de governo VER TAMBVER TAMBÉÉMMPublicidade de atos oficiais


É apresentado sob forma permutada


Outra informação que o Índice oferece refere-se a documentos que integram processos, expedientes e prontuários funcionais

AApostila de adicional por tempo de serviço INTEGRA INTEGRA Prontuário funcional


Liga expressões não adotadas pelo Plano de Classificação às expressões adotadas pelo mesmoPermite a busca de tipos documentais a partir das variantes de seu conteúdo e das modalidades de sua produçãoConfere credibilidade e confiabilidade ao sistema possibilita precisão e agilidade na buscaPermite a padronização da denominação dos documentos


Tabela de TemporalidadeTabela de TemporalidadeTabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade de Tabela de Temporalidade de DocumentosDocumentos

Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental


PRAZO DE GUARDAPRAZO DE GUARDATempo de permanência de cada documento na Unidade Produtora ouna Unidade com atribuição de arquivo


UNIDADE PRODUTORAUNIDADE PRODUTORA(Fase corrente)(Fase corrente)Número de anos em que o documento deve permanecer no arquivo corrente do órgão produtor/acumulador, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido.


VIGÊNCIAVIGÊNCIA

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram sua produção

ATÉ APROVAÇÃO ATÉ APROVAÇÃO DAS CONTASDAS CONTAS

O prazo definido no campo Unidade com Atribuição de Arquivo começa a contar a partir da data de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo

Prazos de guarda na Unidade ProdutoraPrazos de guarda na Unidade ProdutoraPrazos de guarda na Unidade Produtora

UNIDADE COM ATRIBUIUNIDADE COM ATRIBUIÇÕÇÕES DE ARQUIVOES DE ARQUIVO(Fase intermedi(Fase intermediáária)ria)Número de anos em que o documento, após o prazo de guarda na Unidade Produtora, deve ainda permanecer arquivado para eventuais consultas, em decorrência do cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais


DESTINADESTINAÇÃÇÃOONesse campo está registrado o resultado da avaliação de cada tipo de documento, a partir da qual se define se o documento deve seguir para:

• Eliminação ou

• Guarda permanente


GUARDA PERMANENTEGUARDA PERMANENTEIndica quando os documentos foram considerados de valor permanente, após esgotados os prazos de guarda previstos na Unidade produtora e na Unidade com atribuições de Arquivo


ELIMINAÇÃOIndica quando os documentos podem ser eliminados após cumprimento de prazos prescricionais ou precaucionais, por não apresentarem valor que justifique sua guarda definitiva


Relação de eliminação de documentosRelação de eliminação de Relação de eliminação de documentosdocumentos

Edital de ciência de eliminação de documentosEdital de ciência de eliminação Edital de ciência de eliminação de documentosde documentos

Termo de eliminação de documentosTermo de eliminação de Termo de eliminação de documentosdocumentos

Eliminação de documentos públicosEliminaEliminaçãção de documentos po de documentos púúblicosblicos

Selecionar amostrasRelação de Eliminação de DocumentosEdital de Ciência de EliminaçãoFragmentar documentosTermo de Eliminação de DocumentosDoar ao Fundo os documentos fragmentados em suporte papel

OBSERVAOBSERVAÇÕÇÕESESNeste campo estão informados os atos legais ou razões de natureza administrativa que fundamentaram, para cada tipo de documento, a indicação dos prazos propostos nos campos anteriores. Consta ainda informações relevantes sobre a natureza do documento, sobre seu conteúdo, esclarecimentos sobre sua produção, guarda ou destinação.


O que fazer com a massa documental

acumulada?

O que fazer com a O que fazer com a massa documental massa documental

acumulada?acumulada?

Aplicar o Plano de Classificação de Documentos

Aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos

PRODUPRODUÇÃÇÃO DOCUMENTAL ATUALO DOCUMENTAL ATUAL++

MASSA DOCUMENTAL ACUMULADAMASSA DOCUMENTAL ACUMULADA

O que fazer com a massa documental acumulada? O que fazer com a massa O que fazer com a massa documental acumulada? documental acumulada?


Verificar se as caixas estão separadas por funçãoCaso os documentos estejam misturados nas caixas, agrupá-los por funçãoCaso haja algum critério de organização e classificação, é necessário elaborar uma RELAÇÃO DE EQUIVALÊNCIA que possibilita relacionar osdocumentos que estão hoje no Sistema, sem prejuízo às habituais consultas


Benefícios da Gestão Documental para a Administração Pública do

Estado de São Paulo

Benefícios da Gestão Documental Benefícios da Gestão Documental para a Administração Pública do para a Administração Pública do

Estado de São PauloEstado de São Paulo

Benefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão DocumentalBenefícios da Gestão Documental

Simplificar e racionalizar os procedimentos de gestão dos documentos e das informações na Administração Estadual

Garantir agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões


Imprimir maior qualidade e produtividade ao serviço público, tal como previsto no Decreto n.º 40.536, de 12 de dezembro de 1995, que instituiu o Programa Permanente da Qualidade e Produtividade no Serviço Público


Assegurar condições para o planejamento, o controle e a transparência nas finanças públicas, atendendo aos objetivos da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar n.º 101, de 4 de maio de 2000)


Assegurar o acesso à informação, direito básico do usuário do serviço público, em conformidade com a Constituição Federal, art. 5.º e as disposições da Lei n.º 10.294, de 20 de abril de 1999


Assegurar o acesso à informação, direito básico do usuário do serviço público, em conformidade com a Constituição Federal, art. 5.º e as disposições da Lei n.º 10.294, de 20 de abril de 1999



Racionalizar a guarda de documentos– preservação de documentos que

apresentam valor histórico, informativo ou probatório

– eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valores que justifiquem a sua guarda

– otimização do espaço físico– racionalização de custos

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

SAESPSistema de Arquivos do Estado de São PauloSistema de Arquivos do Estado de São Paulo

SAESPSAESP

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