© Archivo General de la Nación 2004 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
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MÓDULO 1
FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS
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La obligación de los Órganos del Estado de proporcionar información a cualquier persona (art.1°.) sin que se motive o justifique su utilización (art.40.IV) excepto la información considerada reservada y confidencial
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Transparentar la Gestión Pública (art.4)Objetivo:
Beneficiados: Las personas y sus organizaciones (art.2)
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Los tres grandes ejes:
DISEÑO INSTITUCIONAL
OBLIGACIONES ESTÁTICAS
OBLIGACIONES DINÁMICAS
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Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
(art. 33)
DISEÑO INSTITUCIONAL
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OBLIGACIONES ESTÁTICAS
Establece la obligación del Estado, de publicar infomación reelevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12),
excepto la reservada y confidencial (arts.13-19) a más tardar el 12 de junio de 2003 (art.2 transitorio)
GOBIERNO
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Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41, 44 y
8 transitorio)
OBLIGACIONES DINÁMICAS
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COMITÉ DE INFORMACIÓN
Coordina y supervisa acciones tendientes a proporcionar información e instituye procedimientos para acceso a la información
Realiza gestiones a través de la Unidad de Enlace para localizar información
Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información
Establece criterios específicos para la conservación, organización de archivos
Elabora informes
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Recibe y trámita solicitudes de información
Lleva registros de solicitudes
Propone procedimientos al comité de información
Coordina las obligaciones de
transparencia
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Artículo 32Obligaciones:
Asegurar el adecuado
funcionamiento de los
archivos,
Elaborar y poner a
disposición del público
una guía simple de sus
sistemas de clasificación y
catalogación y,
Completar la organización
del archivo
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PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
2002-2006
POLÍTICA INTERIOR
Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales.
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL DOF 20/02/04
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ación 2004LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERALDOF 20/02/2004 DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CONTROL DE GESTIÓN ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL EXPEDIENTES DE ARCHIVO
DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TRANSITORIOS
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PROBLEMÁTICA A NIVEL INSTITUCIONAL
RECURSOS
FUNCIONAMIENTO
ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS DOCUMENTACIÓN INFORMACIÓN
• CONFUSIÓN OPERATIVA• ORGANIZACIÓN HETEROGENEA• DISPERSIÓN ORGANIZATIVA• COTECIAD (IRREGULAR)
• FUNCIONAMIENTO TÉCNICO LIMITADO• INDEFINICIÓN DE POLÍT. Y PROCEDIMIENTOS• FUNCIONAMIENTO “DE 4 PAREDES”• UCAD, DIFICULTAD EN EL CONTROL,• PROGRAMACIÓN Y SERVICIO
• MATERIALES: LOCALES INHOSPITOS;• MOBILIARIO Y EQUIPO DE DESECHO.• HUMANOS: PERSONAL NO ESPECIALIZADO• SIN ESTIMULOS SALARIALES Y PROFESIONALES. • FINANCIEROS: AUSENCIA GENERALIZADA
• INEXISTENCIA DE DISPOSICIONES JURÍDICAS GLOBALES TENDIENTES A: REGULAR LA PRODUCCIÓN, USO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES
• DEFINICIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO INTEGRAL DE LOS ARCH.
• REGULAR LA DISPOSICION Y USO DE RECURSOS INTEGRANDO POLÍTICAS DE DESARROLLO.
SITUACIÓN JURÍDICA
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PROBLEMÁTICA A NIVEL DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN
CIRCULACIÓN
USO
CONTROL
CRECIMIENTO Y COMPLEJIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
EXPLOSIÓN DOCUMENTAL
ANÁRQUICA. ABUSO DE TÉCNICAS DE REPRODUCCIÓN, FALTA DE TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
INEXISTENCIA O LIMITADAS TRANSFERENCIAS DE ARCHIVOS, INDEFINICIÓN DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN, SATURACIÓN DE ARCHIVOS, DISPENDIO DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE DEPURACIÓN
USO INADECUADO DE TESTIMONIOS OFICIALES, PROPIEDAD PRIVADA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS, CONSERVACIÓN INEFICIENTE, USO LIMITADO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN LAS GESTIONES PÚBLICAS
DOCUMENTAL EN LAS INSTITUCIONES, AUSENCIA DE POLÍTICAS DE CONTROL, AUSENCIA DE MECANISMOS INTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NIVEL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES ENCARGADAS DE DICHA RESPONSABILIDAD COMO A NIVEL DE SU FUNCIONAMIENTO
RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACIDAD INFORMATIVA
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ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACION
PÚBLICA DEL GOBIERNO DEL D.F.
OBJETIVO DETRABAJO
DOCUMENTACIÓNINFORMACIÓN
PROBLEMAS GLOBALES
A NIVELINSTITUCIONAL
A NIVELDOCUMENTAL
•ORGANIZACIÓN •FUNCIONAMIENTO•RECURSOS •JURÍDICOS
•PRODUCCIÓN•CIRCULACIÓN • USO•CONTROL
PROBLEMÁTICA
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• DISPERSIÓN Y DEBILIDAD ORGANIZATIVA.
• HETEROGENEIDAD Y OBSOLESCENCIA TÉCNICA.
• MASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
• PASIVIDAD E INEFICIENCIA EN LOS SERVICIOS.
• FALTA DE PREPARACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.
• INCONVENIENCIA DE LOCALES, MOBILIARIOS Y EQUIPO.
• ALTOS COSTOS Y RIESGOS DE OPERACIÓN.
• MARGINACIÓN ADMINISTRATIVA.
• DEPREDACIÓN Y APROPIACIÓN DE ARCHIVOS.
• INCREMENTO DE TRÁMITES O DESCONOCIMIENTO.
CIRCULO VICIOSO
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SISTEMA DE INFORMACIÓN:
Información
Documentación
Archivos
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INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO QUE ES
COMUNICADO
DOCUMENTO
UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN
REGISTRADA EN UN SOPORTE, SIRVE DE
CONSULTA
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DOCUMENTO DE ARCHIVO
ES INFORMACIÓN CONTENIDA EN CUALQUIER
SOPORTE Y TIPO DOCUMENTAL, PRODUCIDA,
RECIBIDA Y CONSERVADA POR CUALQUIER
ORGANIZACIÓN (PÚBLICA O PRIVADA) O PERSONA
EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES LEGALES O
EN EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD O FUNCIÓN
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+ =
+
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CARÁCTER DE LOS DOCUMENTOS
UNICIDAD: SON ÚNICOS A DIFERENCIA DE OTROSCOMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SONMÚLTIPLES.
ORGÁNICOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO,DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUJO Y SOLOALCANZAN SENTIDO RELACIONÁNDOSE ENTRE SI.
SERIADOS: SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VANACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOSARCHIVOS, FORMANDO SERIES.
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SERIE DOCUMENTAL
+ +
+ +
Qué es? Un conjunto de expedientes de Estructura y contenido homogéneo
De Quién? De un mismo órgano o sujeto productor
Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones oFunciones específicas
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ARCHIVOES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR UNA PERSONA O INSTITUCIÓN (PÚBLICA O PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIÓN A LAS PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.
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ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de métodos y prácticas destinadas a
planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, conservación, uso, selección y
disposición final de los documentos de archivo.
Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo
de los mismos a lo largo de su ciclo de vida
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ELEMENTOS QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS
• LEGISLACIÓN
• ESTRUCTURA
• PROGRAMA
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LEGISLACIÓN
Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e históricos)
Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los documentos.
Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.
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ESTRUCTURAElementos :
COORDINADOR DE ARCHIVOS
Oficialía de Partes
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
Recursos humanos
Un órgano normativo y de
decisión
Los órganos operativos
Los canales de
comunicación necesarios
entre los distintos órganos
del sistema.
COMITÉ DE INFORMACIÓN
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PROGRAMALos elementos que lo componen:
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PROGRAMA
ProducciónCirculación
UsoConservación
SelecciónEliminación
Cuadro de Clasificación
Catálogo de Disposición Documental
Los elementos que lo componen
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CICLO VITAL DE LOSDOCUMENTOS
Etapas (fases, edades) en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación
ACTIVA INACTIVASEMIACTIVA
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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVATIPO DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
USO CONSTANTEPOTENCIAL
CONSERVACIÓNPRECAUCIONAL
DIVERSOSOCIAL,
RELIGIOSO,ACADÉMICO,
POLÍTICO, ETC.USUARIOS ADMINISTRACIÓN E
INTERESADOSADMINISTRACIÓN TODOS
VALORES
PRIMARIOSADMINISTRATIVO
LEGALFISCAL
PRIMARIOSADMINISTRATIVO
LEGALFISCAL
SECUNDARIOSTESTIMONIALEVIDENCIAL
INFORMATIVOTRANSFERENCIA
DESTINO
PRIMARIA SECUNDARIA
DISPOSICIÓNDOCUMENTALVALORACIÓN
CONSERVACIÓNPERMANENTE
ELIMINARPROYECTOS DE
DIFUSIÓN
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CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN EN SOPORTES TRADICIONALES
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
INST. TÉCNICOSETAPA USUARIO VALORESUBICACIÓN
ACTIVA
A partir de la creación o recepción del documento durante su gestión y hasta la conclusión del asunto.
Archivo de Trámite
•Archivos de oficina
•Archivos centrales
Los generadores o responsables del trámite del documento o público conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Primarios:
•Administrativos•Contables o
Fiscales•Legales o
Jurídicos
Se conservan en oficinas durante el tiempo que dura el trámite y hasta su conclusión, son de uso frecuente
Transferencia primaria cuando el uso es exporádico
•Registro•Cuadro de clasificación•Inventario•Control de préstamos•Tabla de vigenciasExpedientes en formación
SEMIACTIVA
No prescriben los valores primarios pero su uso es exporádico
•Archivo de Concentración
Las unidades administrativas que hacen la transferencia a través de las cuales la Unidad de Enlace solicitarálos documentos que les demande la ciudadanía en atención a lo que señala la LFTAI.
Primarios:
•Administrativos•Contables o
Fiscales•Legales o
Jurídicos
Permanecen en el archivo hasta cumplir sus vigencias, se realiza el proceso de valoración para determinar su baja o transferencia al archivo histórico
•Registro y control•Tabla de vigencias•Inventarios•Formatos de préstamo
INACTIVA
Han prescrito sus valores primarios
Baja documental o transferencia secundaria al Archivo Histórico
Público en general
Secundarios:
•Informativos•Testimoniales•Evidenciales
•Se tramita la autorización de baja.•Contienen valores secundarios, transferencia al Archivo Histórico
•Control y registro•Guías, inventarios, catálogos•Difusión
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
ETAPA INST. TÉCNICOS
VALORESUBICACIÓN USUARIO
ADMINISTRATIVA
Desde la generación, registro, trámite y conclusión hasta cumplir su vigencia documental
El servidor central de la Dependencia o servidores de unidades administrativas que cuenten con sistemas de manejo y conservación de archivos validados
Los autorizados para acceder a todos los servicios del sistema o parte de los mismos.Abiertos a la consulta ciudadana cuando no se encuentren dentro de las reservas que marca la Ley de Acceso y Transparencia a la Información Pública Gubernamental
Primarios:
•Administrativos
•Contables o Fiscales
•Legales o Jurídicos
El que corresponda a las vigencias establecidas para las series y/o documentos
Procede baja,autoriza AGN.
Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos*Cuadro de clasificación*Tabla de vigencias
HISTÓRICA
Servidor asignado para la conservación permanente de documentos y archivos institucionales
En su control y manejo se establecerán Unidades Informáticas
En acceso y consulta al público en general
Primarios:
•Administrativos•Contables o
Fiscales•Legales o Jurídicos
El Sistema deberágarantizar que los archivos sean conservados y utilizados
Sistema de manejo y preservación de archivos electrónicos
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Teoría de las tres edades.Rousseau
Documentos activos
Creación de documentos
Procedencia interna
Procedencia externa
Valor primario máximoConservación en los espacios administrativos
100% de
documentos creados
Eliminación de cierto número de documentos
TRANSFERENCIA
Documentos Semiactivos
Centro de procesamiento de semiactivos o centro de archivo
a) Primario reducido
b) Primario débil
c) Primario nulo
Eliminación de cierto número de documentos
Documentos inactivos
Valor secundario máximo
Depósito de archivo
5 a10% del conjunto de documentos creados
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SISTEMA DE:INFORMACIÓN-DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS
Sistema de información que recibe, registra, describe, clasifica, integra, preserva y
proporciona acceso a los documentos de archivo de acuerdo con sus vigencias
documentales y dispone de los mismos cuando éstas han prescrito.