OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Halaman: 1/19 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB 1. Penyediaan Pesanan Belian 1.1 Sebelum pesanan belian dikeluarkan, pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:- PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan) (a) Borang Permohonan Pembelian- SOK/KEW/BR002/BUY (b) Daftar Serahan RO/PO held (c) PO held yang perlu ditandatangani ringkas dan cop pegawai yang menginput. (d) Sebut Harga sebagai sokongan untuk pembelian terus. (e) Minit kelulusan (jika berkaitan) (f) Salinan sijil yang berkaitan 1.2 Borang pesanan belian yang masih belum digunakan hendaklah disimpan dengan kemas di tempat berkunci bagi memastikan keselamatannya. PTK (Zon/Seksyen Kewangan) 1.3 Pastikan pesanan dikeluarkan seperti berikut:- (a) Salinan asal dan pendua diserahkan kepada syarikat melalui PTJ/Seksyen Kewangan; (b) Salinan ketiga disimpan di Unit Pembelian PTJ; dan (c) Salinan keempat disimpan di Zon/Seksyen Kewangan 1.4 Pastikan setiap pesanan yang dikeluarkan ditandatangani oleh pegawai kewangan yang telah diberikuasa. PK/PA/PTK (Zon/Seksyen Kewangan)
19
Embed
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: …reg.upm.edu.my/spk_upm/OPR-KEW-web/dok_opr_bend_3.1... · ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011 5.8 Contoh yang
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
2. Fail Pesanan Belian PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)2.1 Satu daftar pesanan belian hendaklah disediakan bagi pesanan yang telah dikeluarkan dan maklumat berikut hendaklah dicatat pada daftar tersebut.
(a) Nombor siri pesanan “Pre printed”
(b) Nombor pesanan (SAGA)
(c) Nama PTJ
(d) Jumlah
(e) Tarikh commit
(f) Tandatangan PTJ
Pesanan belian hendaklah difailkan di dalam fail mengikut PTJ/ nombor siri sistem SAGA bersama satu daftar pesanan yang mengandungi nombor siri pre printed. PT PTJ/PTK
(Zon/Seksyen Kewangan)
2.2 Daftar ini hendaklah dikemaskini setiap kali pesanan belian baru dikeluarkan.
3. Pesanan Rosak Atau Batal
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
3.1 PT PTJPesanan belian yang telah rosak atau batal tidak boleh dibuang atau dipindahkan ke merata tempat ianya hendaklah dicop batal dan catat tarikh dan sebab dibatalkan pada pesanan tersebut.
3.2 Rekod pesanan yang dibatalkan di dalam daftar pesanan dan failkan pesanan tersebut bersama pesanan yang lain. Tindakan ini dibuat bagi tujuan pemantauan dan untuk mengelakkan penyalahgunaan.
4. Edar Pesanan Belian4.1 Serahkan dua (2) salinan pesanan belian termasuk salinan
asal kepada syarikat.
4.2 Simpan satu salinan pesanan belian di Unit Pembelian PTJ.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan pesanan belian melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.
Skop: Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian.
Keperluan Pengguna:Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.
5. Tatacara:
5.1 Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
iii. Klik ikon . Pilih “Selected” seperti skrin di bawah.
iv. Masukkan kod Company dan nombor PO yang hendak difaktorkan. Tekan OK.
v. Masukkan Factoring Company di ruang “Factor Supplier” seperti yang ditunjukkan di bawah. Sebelum itu, pastikan Factoring Company telah berdaftar dengan UPM. Tekan OK.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
vi. Skrin “PU:Purchase Order akan dipamerkan dan ruang “Factor” akan bertanda (√) yang bermaksud PO itu telah difaktorkan.
8. Pembatalan Pesanan Belian (Forced Completion)
8.1 Pembatalan hanya boleh dilakukan di zon-zon kewangan atas sebab-sebab tertentu ataupun atas arahan PTJ. Berikut adalah langkah-langkah pembatalan Pesanan Belian (PO):
i. Pada modul “Purchasing”. Klik ikon “Process” dan pilih “Forced Completion”.
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
ii. Skrin “PU: Forced Completion” akan dipamerkan.
iii. Masukkan kod Company (kod PTJ) dan no. PO seperti mana yang terdapat pada PO yang hendak dibatalkan. Contohnya pembatalan PO 018631 untuk Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (4001) yang dapat dilihat pada skrin seperti di bawah. Tekan OK.