Apuntes Proyect 2010-2

Apuntes de Project - 2010

2013

14/06/2013

Apuntes de Project - 2010 2013

1

Contenido

INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................... 4

INGRESAR A MS PROYECT. ............................................................................................... 5

Ingresar al programa. ................................................................................................... 5

Explorando las pestañas de menú ................................................................................ 6

Configuración del proyecto. ......................................................................................... 8

Configuración inicial del proyecto. ........................................................................... 8

Definir fecha de Inicio del proyecto ....................................................................... 12

Definir calendario laboral del proyecto. ................................................................. 13

Ajustar el horario laboral diario. ............................................................................ 13

Establecer días no laborables ................................................................................. 16

Opciones de Project .................................................................................................... 19

UNIDAD 1. TAREAS. ........................................................................................................ 21

1.1. Ingresar tareas ..................................................................................................... 21

1.2. Duración estimada y duración real. ..................................................................... 22

1.3. Duración transcurrida. ......................................................................................... 22

1.4. Hitos ..................................................................................................................... 22

1.5. Tareas repetitivas ................................................................................................ 23

1.6. Modificar datos de tareas.................................................................................... 25

.................................................................................................................................... 27

1.7. Eliminar una tarea. .............................................................................................. 27

1.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. ............................................... 27

1.9. Tareas de resumen y subtareas. .......................................................................... 28

1.10. Tarea de resumen del proyecto ........................................................................ 29

1.11. Vincular tareas ................................................................................................... 29

1.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. ................................................. 31

1.13. Dividir tareas ...................................................................................................... 32

1.14. Tareas críticas .................................................................................................... 33

1.15. Camino crítico. ................................................................................................... 33

1.16. Tipos de tareas .................................................................................................. 38

1.17. Cambiar el tipo de tarea. ................................................................................... 39


2

1.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. .............................................................. 39

1.19. Delimitaciones de tarea. .................................................................................... 40

1.20. Tipos de delimitación. ....................................................................................... 41

1.21. Prioridad. ........................................................................................................... 42

UNIDAD 2. RECURSOS. .................................................................................................... 44

2.1. Tipos de recursos ................................................................................................. 44

2.2. Hoja de recursos .................................................................................................. 44

2.3. Ingresar recursos. ................................................................................................ 45

2.4. Tipo de reserva. ................................................................................................... 47

2.5. Disponibilidad de recursos .................................................................................. 48

2.6. Calendario de recursos. ....................................................................................... 49

UNIDAD 3. ASIGNACIÓN. ................................................................................................ 51

3.1. Asignar recursos a una tarea ............................................................................... 51

3.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. ................................ 52

3.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso .................................................................. 52

UNIDAD 4. COSTOS. ........................................................................................................ 54

4.1. Tipos de costo ...................................................................................................... 54

4.2. Ingresar costos ..................................................................................................... 54

4.3. Acumulación de costos. ....................................................................................... 56

4.4. Diferentes tasas de costo. ................................................................................... 56

4.5. Horas extras. ........................................................................................................ 59

UNIDAD 5. SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN. ...................................................... 61

5.1. Sobreasignación y redistribución de recursos. .................................................... 61

5.2. Como resolver las sobreasignaciones.................................................................. 61

5.3. Vista Gantt de redistribución............................................................................... 62

UNIDAD 6. SEGUIMIENTO. ............................................................................................. 63

6.1. Línea de base y plan provisional .......................................................................... 63

6.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional. ................................................... 65

6.3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto .......................................... 66

6.4. Comparar el plan previsto con el plan real ......................................................... 66

6.5. Gantt de varias líneas de base. ............................................................................ 67


3

6.6. Tareas con margen de demora. ........................................................................... 67

6.7. Barra de herramientas seguimiento. ................................................................... 68

UNIDAD 7. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS. ....................................... 69

7.1. Actualizar el proyecto según la programación. ................................................... 69

7.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas ................................................... 72

7.3. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas. .................................. 73

UNIDAD 8. FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR. .................................................................. 75

8.1. Filtros. .................................................................................................................. 75

8.2. Ordenar ................................................................................................................ 76

8.3. Agrupar ................................................................................................................ 77

UNIDAD 9. INFORMES. ................................................................................................... 79

9.1. Informes visuales. ................................................................................................ 79

9.2. Modificar informes. ............................................................................................. 80

9.3. Copiar imagen ...................................................................................................... 82


4

INTRODUCCIÓN.

El presente manual pretende entregar conocimientos y a la vez mostrar una

herramienta para la planificación de proyectos.

La planificación de proyectos nos permite organizar y analizar las tareas previamente a

su ejecución, racionalizar y distribuir los recursos eficientemente así como establecer

las mejores estrategias para la realización eficaz de dichas acciones.

Todo proyecto independiente de su magnitud requiere de una planificación eficiente

para minimizar los riesgos y la incertidumbre de sus resultados, de esta forma asegurar

el éxito del proyecto y por tanto de la organización para la cual ha sido diseñado.

Es por esto que MS PROJECT 2010 le permitirá al usuario crear los proyectos con sus

actividades, asignar recursos y costos a fin de obtener la información necesaria y

suficiente para el control y seguimiento de cada proyecto.

Cabe destacar que este Programa permite al usuario realizar simulaciones de

determinadas etapas del proyecto de modo de seleccionar la mejor alternativa y

combinación de tiempos y recursos que se incorporaran al proyecto definitivo.


5

INGRESAR A MS PROYECT.

Ingresar al programa.

Se accede igual que todos los programas de Microsoft.

Inicio Todos los Programas Microsoft office Microsoft Office Proyect

2010.

En la siguiente figura se muestra la ventana principal de Proyect 2010 identificando

cada una de sus aplicaciones.

En la figura anterior se pueden apreciar los elementos principales de Proyect 2010:

Barra de acceso rápido: son aplicaciones de office que las incluye en todos sus

programas, las cuales sirven para manipular el proyecto en forma directa y

simplificada.


6

Fichas o pestañas de menú: el proyect 2010 presenta 5 tipos de pestañas de

menú (Archivo, Tarea, Recurso, Proyecto, Vista, formato.), cuya finalidad es

facilitar el trabajo de planificación al usuario.

Cinta de opciones: es la novedad de esta versión, cuya finalidad es facilitar el

trabajo de planificación.

Escala de Tiempo: aquí muestra las indicaciones de variaciones de tiempo, le

ayuda al usuario a interpretar la duración de cada tarea del proyecto.

Hoja de cálculo: está al lado izquierdo de la Vista. Se puede usar de hoja de

cálculo para introducir, editar y ver información sobre el proyecto.

Línea de división: línea que divide la hoja de cálculo y el área de diagrama.

Área de diagrama: en esta área se desplazan las barras que indican la duración,

vinculación y programación de las tareas.

Explorando las pestañas de menú

Las pestañas de menú tienen en su interior una serie de comandos que están

agrupadas de acuerdo a la función que cumple cada una de ellas. A continuación le

presentaremos cada uno del menú que presenta el Project.

1. Tarea: El menú tarea se divide en 8 grupos:

Ver

Porta papeles

Programación

Tareas

Insertar

Propiedades

Edición

2. Recurso: El menú recurso se divide en se divide en 5 grupos:

Ver


7

Asignación

Insertar

Propiedades.

Redistribución.

3. Proyectos: El menú proyectos se divide en 6 grupos:

Insertar

Propiedades

Programación

Estado

Informes

Revisión

4. Vistas: El menú vistas se divide en 7 grupos:

Vista por tareas

Vista por recursos

Datos

Zoom

Vista de dos paneles

Ventana

Macros

5. Formato: El menú formato se divide en 5 grupos:

Formato

Columnas

Estilo de Barra

Mostrar u ocultar

Dibujos


8

Se recomienda realizar la configuración del proyecto como primer paso dentro del

proceso de planificación, no obstante, esto se lo puede realizar en la etapa intermedia

o final de la planificación, pero, por razones de seguir un orden cronológico, en esta

guía se sugiere realizarlo al inicio de la planificación.

Configuración del proyecto.

Configuración inicial del proyecto.

El objetivo de la configuración del proyecto es introducir al Project toda la información

principal del proyecto y configurarlo de acuerdo a sus características.

Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al menú Archivo

2. Luego, abrir la pestaña Informaciones

3. Clic sobre Información de proyectos

4. Clic sobre Propiedades avanzadas


9

Dentro del cuadro de dialogo “Propiedades de Proyecto” abrir la opción Resumen.

Con todo ello, concluimos y salimos de este cuadro de dialogo prosiguiendo con la

configuración inicial del proyecto, ahora se debe ingresar a la ventana Opciones, para

ello se debe seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al menú Archivo

2. Abrir la ventana Opciones


10

3. Clic sobre la pestaña General y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo, en

ella, se puede cambiar las configuraciones predeterminadas que por defecto

vienen con el Project.

4. Luego, hacer clic sobre “mostrar”, y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:


11

5. Una vez configurado la pestaña Mostrar, continuamos con la tercera pestaña

que es “programación” hacemos clic sobre ella y se desplaza el siguiente

cuadro:


12

Definir fecha de Inicio del proyecto

Para definir la fecha de inicio del proyecto se debe ingresar en el menú “Proyectos”.

Aquí se programa la fecha de inicio del proyecto, para ello hay que hacer clic sobre la

opción Información del proyecto, tal como se observa en la figura siguiente:

Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Para predeterminar el calendario a utilizar, se puede elegir la que se adapte mejor al

proyecto, lo más usual y recomendado es usar el calendario estándar.


13

Definir calendario laboral del proyecto.

El Microsoft Project nos permite establecer un calendario laboral específico para el

proyecto, a través de ello, se puede programar el horario laboral diario, los días no

laborables por feriado, y cualquier otra excepción que ocurra dentro del periodo de

ejecución del proyecto.

Ajustar el horario laboral diario.

Para ajustar el horario laboral del proyecto se debe ingresar al menú Proyectos, luego,

hacer clic sobre la opción cambiar calendario de trabajo (ver figura siguiente).


14

Una vez hecho todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de diálogo:

Para definir el horario laboral se debe seguir los siguientes pasos:

1. En la parte de abajo del cuadro seleccionar semanas laborables

2. Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la opción

detalles (ver figura siguiente).


15

3. Seleccionar el día que se desee cambiar el horario en el lado izquierdo del

cuadro del dialogo.

4. Seleccionar la tercera alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir,

“establecer día en estos periodos laborables específicos”.

5. Vera usted, que con la selección de la tercera alternativa en la tabla de abajo se

habilitara los espacios de las horas de trabajo.

6. Introducir manualmente el horario de trabajo deseado, en este caso se

establecerá el horario de 8:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30 (ver cuadro siguiente).


16

Finalmente, para concluir con la configuración se debe hacer clic en aceptar en los dos

cuadros de diálogos.

Establecer días no laborables

El Microsoft Project 2010 también nos presenta la posibilidad de definir días no

laborables dentro del proyecto, estas se pueden dar por feriados, o por cualquier otro

motivo que el proyecto considere necesario preverlo.

Para ello, debemos ingresar al mismo cuadro de dialogo estudiado en el anterior

acápite, es decir menú – cambiar tiempo de trabajo (ver figura siguiente).

Con todo ello, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:


17

Aquí se debe seguir los siguientes pasos:

1. En la parte de abajo del cuadro seleccionar Excepciones.

2. Luego, poner el cursor sobre la fecha especifica que se quiera establecer

como día no laborable, en este caso definiremos el 6 de Agosto como

día no laborable.

3. En la parte inferior del cuadro, en la columna de nombre poner el

motivo por el cual se considera esa fecha como no laborable, en este

caso, diremos que el 6 de Agosto es aniversario de Bolivia (ver figuras

siguientes).


18

4. Vea usted en la figura anterior que el día programado como no

laborable tiene un color de fondo diferente a los demás, eso nos indica

que ése es un día de excepción (no laborable). Y finalmente para

guardar las modificaciones realizadas hacer clic sobre aceptar.


19

Opciones de Project

Antes de definir y asignar recursos, es importante configurar el software para que presente la información de manera adecuada. Principalmente, debe configurar las Unidades monetarias y las unidades de asignación de recursos:

Unidades Monetarias: Ir a “Archivo”, “Opciones”, “Mostrar”, “Opciones de moneda para este proyecto”, en “Símbolo” $. Elegir también el número de decimales que debe mostrar Project en los costos.

Unidades de Asignación de Recursos (Unidad, no %): Ir a “Archivo”, “Opciones”, “Programación”, “Programación”, en “Mostrar las Unidades de Asignación como” elegir “Valores Decimales”.

Puede suceder que al abrir su archivo en otra PC esta configuración haya variado. Así

que configure la nueva PC siguiendo estos mismos pasos.

Pestaña General

1* Opciones generales de Microsoft Office Project.

Abrir último archivo al inicio: si tildamos esta opción cuando abramos Project se va a

abrir el último archivo que hayamos estado utilizando, si dejamos la opción destildada

se abrirá un nuevo proyecto en blanco.

Solicitar información de proyecto al crear nuevos proyectos: Si tildamos esta opción

cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecerá el cuadro de diálogo Información

del proyecto.


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Activar autofiltro en los proyectos nuevos: Si tildamos está opción cuando

empecemos un nuevo proyecto, cada columna va a tener de forma predeterminada el

autofiltro.

Archivos usados recientemente: Según el número que ingresemos en el cuadro van a

ser los la cantidad de archivos que se mostrarán al final del menú "Archivo".

Nombre de usuario: Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project, pero

podemos cambiarlo desde este recuadro.

Deshacer niveles: Según el número ingresado en este recuadro es la cantidad de veces

que podremos volver atrás con el botón "Deshacer".

Botón Opciones de servicio: En este curso no vemos ningún tema que tenga relación

con los cambios que podemos hacer con el cuadro de diálogo que se abre al presionar

este botón.

2* Asistente para planeamiento.

En ésta sección podemos configurar el asistente para planeamiento.

Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opción el asistente

no aparecerá en ningún proyecto.

Las tres opciones que siguen me permiten elegir que tipo de consejos deseo recibir

activando o desactivando la casilla de verificación.

3* Opciones generales para [Nombre del proyecto].

Lo que configuremos aquí sólo será aplicado en el proyecto en el que estemos.

Agregar recursos y tareas de forma automática: Si esta casilla está desactivada y por

ejemplo, desde el cuadro de diálogo “Información de la tarea” queremos asignar un

recurso, que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso, Project nos

avisará de que éste no está en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dará

opciones para solucionarlo; si la casilla está tildada directamente los agrega. Cuidado!

Porque puede pasar que ingresemos un nombre mal escrito, si esta casilla está activa

lo tomará como un nuevo recurso.

Tasa estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras: Si desea

cambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros.

Botón Predeterminar: Los cambios que hagamos en esta sección sólo serán para el

proyecto abierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos

debemos presionar este botón.


21

UNIDAD 1. TAREAS.

1.1. Ingresar tareas

Agregar una tarea.

En la ficha Vista Vistas de Tareas Diagrama Gantt.

En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo

completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración.

La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s),

meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días.

Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio

de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto

(observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días

pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la

barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral

es de 8 horas, de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto

se debe al tipo de tarea lo cual veremos más adelante.


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1.2. Duración estimada y duración real.

Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se

identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el

signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de

tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no

sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha

duración sacamos el signo y listo.

1.3. Duración transcurrida.

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de

recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por

ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado.

Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración, que significa totales. Quedará de

esta manera: 2dt

Importante: No modifique las fechas de comienzo y fin de la tarea; estas serán

calculadas por MS Project según las vinculaciones creadas entre las tareas.

1.4. Hitos

Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro

proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con

una duración cero días, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como

hito.

Si se especifica una duración de cero días para una tarea, MS Project mostrará el

símbolo de hito (rombo negro relleno).

En el menú “Tarea”, “Ver”, haga clic en “Diagrama de Gantt”.

Escriba 0 en el campo Duración de la tarea que desee cambiar.

Presione ENTRAR.


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Algunos hitos pueden necesitar una duración. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito

de aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación lleva una

semana. Para marcar una tarea como un hito con una duración de más de 0 días, siga

los siguientes pasos:

Seleccione la tarea y haga doble clic para abrir el cuadro de Información de la

tarea.

Seleccione la pestaña “Avanzado”.

En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea.

Active la casilla de verificación “Marcar la tarea como hito”.

Presione ENTRAR. La tarea seguirá apareciendo como un rombo negro relleno, indicando su fecha de fin.

1.5. Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project

nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se

repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el

momento adecuado.

Ingresar una tarea repetitiva.

1. En el menú “Tarea”, “Ver”, haga clic en “Diagrama de Gantt”.

2. En el campo “Nombre de tarea”, seleccione la fila debajo de la cual desea

que aparezca la tarea repetitiva.

3. En el menú “Insertar”, haga clic en “Tarea”, “Tarea periódica”. Se abrirá el

cuadro “Información de tarea repetitiva”.

4. En el cuadro “Nombre de tarea”, escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro “Duración”, escriba la duración de una realización de la tarea.

Usualmente las tareas repetitivas tales como limpieza, o reuniones periódicas,

tienen una duración menor a un día, por lo que se debe incluir el valor real.

6. En “Patrón de repetición”, haga clic en “Diariamente”, “Semanalmente”,

“Mensualmente” o “Anualmente”.

7. A la derecha de “Diariamente”, “Semanalmente”, “Mensualmente” o

“Anualmente”, especifique la frecuencia de la tarea.


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8. En “Intervalo de repetición”, escriba la fecha de comienzo en el cuadro

“Comienzo” y, a continuación, seleccione “Terminar después de” o “Terminar

el”.

9. Si ha seleccionado “Terminar después de”, escriba el número de ocurrencias

de la tarea. Si ha seleccionado “Terminar el”, escriba la fecha en la que desea

que termine la tarea repetitiva.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hrs., la misma

se repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de

la tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las

tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes).


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1.6. Modificar datos de tareas

Para modificar el nombre de una tarea podemos:

Cambiar de forma permanente el nombre de los campos personalizados para

que el nombre se muestre cada vez que los campos aparezcan en MS Project:

Presione el botón “cambiar nombre…” y escriba el nuevo campo del nombre.


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Para modificar la duración podemos:

Cuando desee realizar el seguimiento de una fecha límite de una tarea concreta

pero no desee bloquear la programación con una delimitación inflexible, puede

establecer una fecha límite para la tarea. MS Project continúa actualizando la

programación según las necesidades, pero realiza un seguimiento de las fechas

límite y muestra un indicador si una tarea va a terminar después de su fecha

límite. Para colocarle fecha límite a una tarea realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la tarea y realice doble clic sobre la misma para abrir el cuadro de

información de tarea.

2. Seleccione la pestaña de “Avanzado” y seleccione la fecha límite en la opción

“Fecha límite:” la fecha límite para que finalice la tarea.

3. Por defecto aparecerá en el Diagrama de Gantt como una flecha verde

vertical.


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Si durante el transcurso del proyecto se supera la fecha límite, MS Project lo indicará con un rombo rojo en la columna indicadores.

1.7. Eliminar una tarea.

Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada),

cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

1.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas.

Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón

derecho y luego Nueva tarea ó ir al menú Insertar → Nueva tarea. Se creará la fila

para ingresar el nombre y demás datos de la misma.


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1.9. Tareas de resumen y subtareas.

Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que

compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea

de resumen.

Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La

información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer

varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la

barra con un formato diferente.

En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangrías.

Para ello debemos:

1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente

se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se

convierte en tarea de resumen.

Sacar sangrías.


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Para ello debemos:

1. Seleccionar las subtareas.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las

subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre

como desde los signos +-de la barra de herramientas.

1.10. Tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.

Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas → Opciones… en la

pestaña Vista tildar la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Nuestro proyecto se verá así:

Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0

y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen

es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto.

1.11. Vincular tareas

Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por

ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello


30

Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es

la tarea antecesora y cuál la predecesora.

Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo

necesitemos:

Fin – Comienzo

Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo – Fin

El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo – Comienzo

Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin – Fin

Ambas tareas finalizan juntas.

Nótese que en todas las imágenes desde la primera tarea sale la flecha para terminar

en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en

este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.


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Como vincular tareas.

1. Seleccionar la tarea antecesora.

2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.

3. Con las dos tareas seleccionadas en el menú “Tarea”, “Programación”,

seleccione el icono de la cadena “Vincular tareas”.

4. Si se quiere vincular varias tareas, se debe seleccionar todas las tareas en

orden, con la tecla Ctrl presionada, o si las tareas son consecutivas, se pueden

seleccionar con el mouse, o utilizando la tecla Shift.

Nota: Por defecto MS Project 2010, hace que todas las nuevas vinculaciones

que se realizan sean del tipo Fin Comienzo. Esto se puede modificar y se

pueden colocar otras vinculaciones que a continuación se comentan.

Muy Importante: Todas las tareas deben tener Predecesora y Sucesora, y

Nunca se deben vincular tareas resume entre sí o con otras subtareas.

Desvincular tareas.

1. Seleccionar las tareas a desvincular.

2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas.

1.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto.

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer

un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea

sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.

Esta posposición puede ser incluida en días hábiles o como porcentaje de la duración

de la tarea predecesora. Ejemplo: B comienza al 10% de la duración de A (A sería la

predecesora de B, y la posposición sería del 10% de la duración de A). Esto se realiza

una vez que ya se realizó la vinculación entre las tareas. Para modificar el tipo de

precedencia y agregarle posposición realice los siguientes pasos:

Como establecer el tiempo de posposición o adelanto.

1. Seleccione la tarea sucesora.

2. Haga doble clic sobre la tarea para abrir el cuadro “Información de tarea”.


32

3. Seleccione la pestaña de “Predecesora”, en donde verá todas las

predecesoras de la tarea.

4. En la columna “Tipo”, modifique el tipo de precedencia según lo visto

anteriormente.

5. En “Pos” seleccione la posposición con respecto a la predecesora, la misma

puede ser positiva o negativa, y puede estar expresada en unidades temporales

(minuto, hora, día, semana, mes), o en porcentaje.

1.13. Dividir tareas

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede

dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes

etapas.

Como dividir una tarea.

1. En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea. Obtendrá una

figura divisoria en el cursor; localice esta figura en la barra que desea dividir, en

la posición en que desea dividirla. Al desplazar el cursor obtendrá un cuadro de

diálogo que le indicará el lugar en donde será creada la división.


33

2. Al dar clic sobre la barra con el cursor MS Project 2010® creará una división

de un período de tiempo en la tarea (si la escala temporal es mensual la división

mínima será de un mes; si la escala temporal es semanal, la división temporal

mínima será de una semana, etc.).

Una vez cortada la tarea, arrastre la segunda parte de la barra hacia el período

de tiempo en el cual quiere que se ejecute, si no coincidiera con el período en

donde MS Project 2010® la ha localizado, vuelva a intentarlo. Si necesita mejor

precisión para colocar la segunda parte de la barra, aumente la escala temporal

con zoom (+).

Ya colocada la barra, si localiza el cursor sobre la segunda barra obtendrá un

cartel indicándole la fecha en la que será localizada esta barra.

1.14. Tareas críticas

Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se

retrase. Es decir, Tareas con un “Margen de demora total” igual a 0. Estas tareas están

identificadas con el color rojo en el ejemplo anterior. Las tareas críticas son tareas

que, según la forma en que se relaciona con las tareas sucesoras, tienen “0” margen

de demora. Por esta razón, es indispensable identificar estas tareas y monitorear su

desempeño para poder controlar los plazos de ejecución del proyecto.

A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser

críticas.

1.15. Camino crítico.


34

Camino crítico es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del

proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a

las que deberíamos prestarle más atención.

Importante: Siempre verificar que las tareas sobre las que tenemos mayor

incertidumbre en su duración, o en su forma de realización, no sean las tareas críticas

del proyecto, dado que esas incertidumbres van a derivar en retrasos seguros en la

ejecución de las tareas, lo que implicaría retrasos en la duración total del proyecto. Por

lo tanto, si estas tareas que tienen incertidumbre o riesgos importantes forman parte

del camino crítico marcado por MS Project 2010®, modifique la secuencia de tareas,

trate de superponerlas, verifique la posibilidad de ejecutarlas en forma simultánea, o

bien minimice los riesgos y las incertidumbres de manera de garantizar el

cumplimiento de estas tareas en tiempo y forma.

Sugerencias:

Se puede filtrar el listado de tareas de manera de mostrar únicamente las

tareas críticas (tareas sin margen de demora total). Para esto, en el menú

“Vista”, “Datos” señale “Filtro” y haga clic en “Tareas críticas”.

Después de filtrar las tareas críticas, puede ordenarlas por duración, de la más

larga a la más corta. Esto le ayudará a observar dónde debe esforzarse para

reducir las tareas. Para esto vaya a “Vista”, “Datos”, “Ordenar”, “Ordenar

por…”, y en “Primer criterio”, seleccione “Duración”. Lo puede ordenar en

forma ascendente o descendente. Para reordenar las tareas repita los pasos,

pero ahora ordenando por “Id”.

También puede utilizar el informe “Tareas Críticas”. Para activarlo vaya a

“Proyecto”, “Informes”, “Generales…”, “Tareas Críticas”.

Puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de

que afecte a la fecha de otras o a la fecha de fin del proyecto y, por tanto, se

convierta en una tarea crítica. En el menú “Archivo”, haga clic en “Opciones”,

“Avanzado” y, a continuación, en la ficha “Opciones de cálculo para este

proyecto”. En el cuadro “Las tareas son críticas si la demora es menor o igual

a”, escriba un número para la demora.

Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde

la barra de vistas o desde el menú Ver.

En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crítica en color

rojo.


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Calculo correcto del camino crítico.

Para que el camino crítico sea correctamente calculado por MS Project, se deben tener

varias cosas en cuanta.

No agregar tareas con fecha fija: Para que se calcule correctamente el camino

crítico, y este sea único, no deben existir tareas con fecha fija. El problema que

ocasiona fijarle la fecha a las tareas es que MS Project las toma como punto de

partida para el cálculo del camino crítico, sin tener en cuenta las tareas

temporalmente anteriores, dado que estas tendrían holgura. Además puede

hacer que MS Project calcule más de un camino crítico.

En este ejemplo al fijarle la fecha de comienzo de la tarea “Ejecución de obra”, las

demás tareas dejan de tener participación en el camino crítico dado la holgura o

margen de demora que tienen.


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Todas las tareas deben estar vinculadas: Es necesario que todas las tareas del

cronograma esté vinculadas, es decir que cada tarea tenga al menos una

predecesora y una sucesora. De esta manera no aparecerán distintos caminos

críticos. En el ejemplo a continuación se puede observar que la tarea

“Contrataciones”, la cual no tiene sucesora, se muestra como tarea crítica por

más que tiene suficiente holgura o margen de demora al final de proyecto.

Para que todas las tareas tengan predecesora y sucesora, es de mucha utilidad crear

hitos de comienzo y finalización de actividades, de manera de poder vincular estos

hitos a las tareas. De la misma forma es importante que el cronograma tenga un hito

de comienzo y uno de finalización, para que todas las tareas puedan tener predecesora

y sucesora.

Como se puede ver en el ejemplo, al agregar los hito y vincular la tarea contrataciones

con el hito de finalización, desaparece este segundo camino crítico calculado por MS

Project.

Nunca vincular las tareas resumen: Las tareas resumen no se deben vincular,

dado que si se lo hace, se fija la fecha de comienzo de las subtareas y de esta

manera ocurre el mismo problema que ocurre cuando se fija la fecha de

comienzo de una tarea independiente. Como se muestra en el ejemplo a

continuación, las tareas “Pedidos de materiales”, “Orden de compra”, y


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“Tiempo de espera” aparecen como críticas por ser parte de la tarea resumen

“Compra de materiales”, y además no está vinculadas.

Para solucionar este problema, lo que se debe hacer, como ya se mencionó

anteriormente, es colocar hitos de inicio y fin de las actividades para poder vincular las

tareas a estos hitos según la lógica adecuada.

En este ejemplo se muestra como se debería realizar la programación, colocando los

hitos al comienzo y al final de cada actividad (remarcados con el resaltador de cuadros

para hacerlos más visibles), de esta manera se evita vincular a las tareas resumen, y se

puede hacer la red de vinculación para que todas las tareas tengan predecesoras y

sucesoras, y de esta manera el cálculo del camino crítico sea correcto y solo se

muestre uno.

No planificar con duraciones en días totales: La planificación de las tareas

asignando algunas duraciones en días laborales y otras en días totales, impide


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que MS Project realice el cálculo correcto del camino crítico. Esto sucede

debido a que las tareas con duración en días totales no respetan ningún

calendario, y si forman parte del camino crítico y la sucesora de estas tareas

tiene la duración en días laborales, puede ocurrir que el calendario de la tarea

le fije el comienzo en el primer día laborable después que terminó la tarea con

duración en días totales. De esta manera al fijar la fecha de comienzo de la

tarea ocurre lo que se comentó en el punto anterior.

En el ejemplo se puede ver que las tareas de “Ingeniería detalle” y “Entrega de planos”

no respetan el calendario, en cambio, la tarea sucesora a estas, que es “Revisión

ingeniería” respeta el calendario del proyecto y posterga su comienzo al primer día

hábil, que en este caso es un lunes, quedando dos días de holgura para la tarea

“Entrega de planos”.

1.16. Tipos de tareas

Project nos permite definir tres tipos de tareas:

Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo

que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras

necesidades.

Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se

define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio

que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de

recursos asignados.

Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración

de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de

recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma.

Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de

trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda

suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo

de la misma.

El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula:


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TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

1.17. Cambiar el tipo de tarea.

1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.

2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado.

3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.

1.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta

opción esta activa de manera predeterminada.

Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo.

1. Hacer doble clic sobre la tarea.


3. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.


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1.19. Delimitaciones de tarea.

Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha

de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice

después de una fecha determinada.

Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada

o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de

proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o

fecha de fin.

Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en

un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea

y tampoco es una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está

completa, un indicador nos avisará.


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1.20. Tipos de delimitación.

Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de

comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que

hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las

tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto.

Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de

comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que

hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las

tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto.

No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible

en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada.

No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede

finalizar durante o antes de la fecha indicada.

Debe finalizar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que

debe finalizar una tarea.

Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que

debe comenzar una tarea.

No comenzar antes del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede

comenzar antes de la fecha indicada.

No comenzar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede

comenzar durante o antes de la fecha especificada.

Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea

1. Doble clic sobre la tarea


3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios.


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Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es

recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.

Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de

fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con

fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.

1.21. Prioridad.

Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás

tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0

la menos importante y 1000 la más importante.

Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales,

no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta

función es muy útil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante.

Como cambiar la prioridad a una tarea.

1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Información de la tarea.

2. En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.


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44

UNIDAD 2. RECURSOS.

2.1. Tipos de recursos

Project 2007 divide los recursos en tres categorías:

Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan

trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se

utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de máquinas.

Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para

llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc.

Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una

comida, un viaje, etc.

2.2. Hoja de recursos

La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el

proyecto.

Importante: Se recomienda definir los recursos antes de iniciar la asignación de estos,

lo cual ahorra tiempo después. La idea es crear una base de datos que incluya todas las

características de cada recurso. Esta base de datos se crea a través de la vista “HOJA

DE RECURSOS”

1. Vaya al menú “Tarea”, “Ver”.

2. Seleccione “Hoja de recursos”.

Por defecto, la vista “Hoja de Recursos” presenta la tabla de “Entrada”, con las

siguientes columnas:


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2.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.

3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo

podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un

mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea.

4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la

iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por

defecto Project pone la primera letra del nombre pero podemos cambiarlas.

5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo:

albañiles, torneros.

6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto

en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por

ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a

50% la capacidad máxima de dicho recurso.

Modificar datos de recursos

Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y

hacemos el cambio que deseemos.

También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del

recurso.

Podemos acceder a ella desde:

•Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto → Información del recurso.


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•Haciendo doble clic sobre el recurso.

•Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de

este cuadro de diálogo.

Eliminar un recurso.

Para ello debemos seleccionar el recurso desde el

indicador de fila (columna numerada), cliquear con

el botón derecho y elegir la opción Eliminar

recurso. El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.


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Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón

derecho y luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar → Nuevo recurso. Se creará la fila

para ingresar el nombre y demás datos del mismo.

2.4. Tipo de reserva.

Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o

propuesto, la incorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son

confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva.

Para ello:

1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.

2. En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante el

recuadro Tipo de reserva:


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2.5. Disponibilidad de recursos

Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo el

proyecto. Por ejemplo, que esté disponible a partir de una fecha determinada ó hasta

una fecha, también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo

menor o mayor ó cualquier combinación (de este tipo) posible.

Para ingresar estos datos, debemos:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. Se abrirá el

cuadro de diálogo Información del recurso.

2. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por

defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que está disponible desde la fecha de

comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final

del proyecto y también en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En

esas líneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta

el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volverá a estar disponible desde el

02/05/2011 hasta la finalización del proyecto, pero al 50% de su capacidad máxima.

Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.


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2.6. Calendario de recursos.

De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto

podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería

si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del

proyecto (motivos religiosos, personales, etc).

Como establecer un calendario para un recurso en particular:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el


2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el

proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que

podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el

sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche.


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51

UNIDAD 3. ASIGNACIÓN.

3.1. Asignar recursos a una tarea

Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos

asignárselo a las tareas.

Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:

1. En cualquier vista de tareas (por ejemplo, el Diagrama de Gantt u otra vista que liste

las tareas del proyecto), abrir la casilla de información de la tarea, dando doble clic

sobre su nombre.

2. Seleccione la pestaña de “Recursos”, y en esta, elija el nombre del recurso de la lista,

seleccionando el renglón, y abriendo la ventana. Luego asigne un número de unidades.

3. Si es un recurso material, puede asignar unidades totales o unidades en función del

tiempo. Ejemplo: 10 toneladas, o 10ton/día. Deberá asignarlas de acuerdo a las

unidades que predeterminó para este recurso.

4. Si hace referencia a un recurso de trabajo, es posible asignarlo con dedicación

parcial; asignando fracciones de unidad del recurso, o asignar más de una unidad del

recurso. Por ejemplo, puedo asignar un ingeniero al 30% (Escribiendo 0.30 en el campo

“Unidades”) considerando que solo estará presente el 30% del tiempo de ejecución de

la tarea, o asignar 2 oficiales por tarea, al 100%.

5. Para asignar más de un recurso, utilice los renglones siguientes de esta casilla.

6. De manera predeterminada MS Project le mostrara al lado de la Barra Gantt los

recursos asignados.


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3.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos podemos, dar click en el icono Recursos, del cual se

desprende el cuadro de diálogo Asignar recurso, desde ahí podemos definir cuanto

tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos

a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen unidades.

Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de

cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al

100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

3.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso

Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de

diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos.

El cuadro de diálogo “Asignar Recursos” presenta unas opciones adicionales para el

proceso de asignación de recursos:

Filtrar por: Los filtros que se pueden utilizar para mostrar recursos que

cumplan ciertos criterios, por ejemplo para buscar recursos que pertenezcan a

un grupo determinado, tal y como se definen en la vista Hoja de recursos.

Disponible para trabajar: Permite limitar la lista a los recursos disponible para

trabajar un cierto número de horas, según la definición de capacidad máxima

del recurso y las asignaciones del mismo recurso a otras actividades. Es decir,

lista aquellos recursos con una disponibilidad superior a cierta cantidad de

horas por día en el período en que se ejecutará la tarea.


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Observe que si tiene ambas casillas de verificación Filtrar por activadas, se

enumeran los recursos que cumplen las dos condiciones de filtro, además de

aquellos que ya están asignados a las tareas seleccionadas y los que pueda

haber agregado mediante el botón Agregar recursos después de aplicar los

filtros.

Gráficos: Muestra por recurso, gráficos del trabajo realizado, la disponibilidad

restante, y la asignación en la tarea que se encuentra seleccionada y a la cual se

le está asignando o modificando la asignación de recursos.

La asignación de recursos utilizando el cuadro de asignación de recursos tiene los

mismos resultados que la asignación a través de la Casilla de Información de la Tarea;

elija la opción que le resulte más cómoda para asignar los recursos a todas las tareas

del proyecto.


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UNIDAD 4. COSTOS.

4.1. Tipos de costo

Tenemos tres tipos de costos:

Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa

Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el

recurso.

Costo Fijo:

Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se

establece un costo en el que el recurso no interviene.

4.2. Ingresar costos

Ingresar un costo fijo:

El costo fijo de la tarea es independiente de la cantidad de recursos asignados y de la

duración de la tarea. Para introducirlo:

1. En cualquier vista de tareas, active la tabla “Costo” (“Vista”, “Datos”, “Tablas”;

“Costo”).

Aparecerán las columnas Costo Fijo y Acumulación de Costo Fijo.

2. Agregue el costo fijo de la tarea en la columna Costo Fijo y elija el método de

acumulación que desee para este costo.

3. Para ver cómo se suma el costo fijo a los otros costos de la tarea analice la columna

Costo.


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4. El costo fijo de una tarea resumen NO es la suma de los costos fijos de sus

subtareas; en el campo Costo Fijo de una tarea resumen puede agregar cualquier costo

no discriminado entre las subtareas.

5. También puede agregar valores al campo Costo Fijo al nivel del Proyecto.

Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos

asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por

hora.

2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que

queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa

estándar que el valor que ingresemos es por hora.

3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa

estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.


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4.3. Acumulación de costos.

La acumulación de costos es determinar cómo se pagaran los mismos, esto es, si al

comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener

en cuenta que esto influirá en el seguimiento económico del proyecto.

Para ello:

En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulación que

necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

4.4. Diferentes tasas de costo.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, éstas pueden ser de dos maneras:

• Diferentes tasa de costo en períodos diferentes.

• Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.


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Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el


2. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los

valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho).

3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que

marquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente.

4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el

número directamente ó un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a

partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% más, sólo deberemos

escribir +15% (si fuera menos escribiríamos -15%), Project hará los cálculos

correspondientes, siempre basándose en la fila superior.


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Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el


2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A,

pero podemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también

podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.

3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A.

Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular

debemos ir a la vista Uso de tareas.

4. Buscar la tarea en la cual queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el

recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación.

5. En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y

elegir la tabla por la cual se regirán los costos de este recurso en esta tarea.


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4.5. Horas extras.

El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que

estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado

a una tarea son horas extras.

Aplicar horas extras.

1. Abrir la vista Uso de recursos.

2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.

3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la

columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de

las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos

agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la

tarea, ‘X’ cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del

proyecto.


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UNIDAD 5. SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN.

5.1. Sobreasignación y redistribución de recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más

tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le

correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la

columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos

sobreasignados en color rojo.

5.2. Como resolver las sobreasignaciones.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual está

asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros

recursos con el fin de no sobreasignarlos.

• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a

gusto ciertos parámetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja,

no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los

mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando

la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté

disponible, etc.


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Además del trabajo se pueden observar otras variables, como ser, trabajo real, costo,

sobreasignaciones, etc. Estas variables se pueden agregar haciendo clic con el botón

derecho del mouse en la parte derecha de la pantalla, y de esta manera se pueden

elegir las variables que ya están predefinidas, o bien haciendo clic en “Estilos de

detalle” se puede agregar otras variables. Además, en este cuadro se puede modificar

el color de la fila de cada una de las variables que se agreguen con el fin de facilitar la

visualización de las mismas.

5.3. Vista Gantt de redistribución

Podemos activar la vista Gantt de redistribución para ver de manera gráfica como

Proyect redistribuyó las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir.

Para aplicar la vista debemos ir al menú Ver → Mas vistas… → Buscar la vista Gantt de

seguimiento y Aplicar.


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UNIDAD 6. SEGUIMIENTO.

6.1. Línea de base y plan provisional

La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la información del proyecto

con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duración, costos,

fechas de inicio y finalización, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las

tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirán como punto de

referencia para los cambios que se irán dando conforme el proyecto avanza.

El plan provisional es como una línea de base pero más resumido, sólo guarda fechas

de comienzo y de fin de tareas.

Guardar una línea base y/o plan provisional.

Para guardar la línea de base vaya a “Proyecto”, “Programación”, “Establecer línea

base”. Seleccione “Proyecto Completo” para guardar la Línea de base de todas las

tareas.


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1* Línea de base: Para guardar una línea de base esta opción debe estar tildada.

Podemos guardar hasta 11 líneas de base por cada proyecto.

Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opción. Al

igual que la línea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales.

2* Podemos guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el

proyecto ó para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta

opción se habilitan otras opciones adicionales.

Resumir líneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas

seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar

por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se

reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la línea de base o De

subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se

reflejan en la tarea de resumen de la línea de base seleccionada.

Nota: Una vez guardada la línea de base los datos guardados pasan a ser “datos

previstos” son los datos en el momento en el que se guardó la línea de base Y “datos

reales”, son los datos con la información real del progreso según la información de

seguimiento que vayamos incorporando.


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6.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional.

Nos puede ser útil borrar un plan ó línea base para tener disponibilidad en caso de que

se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar información que ya no se

utilizará.

Para ello debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento…→ Borrar línea de base…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En la opción Borrar plan previsto podemos desplegar el menú y elegir qué línea de

base deseamos borrar (si es que hemos guardado más de una).

En la opción Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional.


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Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos

seleccionado previamente.

6.3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto

Si luego de guardar la línea de base o plan provisional hemos hecho algún cambio que

deseamos que estén dentro del plan previsto sólo tenemos que repetir los pasos que

dimos al guardar la línea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los

datos diremos que sí.

6.4. Comparar el plan previsto con el plan real

Al guardar Línea de Base y posteriormente actualizar la programación, puede comparar

la Línea de Base con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones

advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como estaba

planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación,

es necesario asegurarse que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y

terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante

detectar lo antes posible aquellas tareas que se desvían del plan previsto, de modo

que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar

algunas tareas para cumplir las fechas límite.

Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan

previsto con el progreso real hasta la fecha.

1. En la Barra de vistas, haga clic en “Gantt de seguimiento”. La vista Gantt de

seguimiento muestra las variaciones de las tareas gráficamente, lo que facilita la

detección de variaciones en la programación. Las fechas del plan inicial guardado como

Línea de Base aparecerán representadas por las barras grises de la vista, y las fechas

reales por las barras azules.

2. Además, podrá identificar las variaciones fácilmente utilizando la tabla Variación. En

el menú “Vista”, “Datos”, señale “Tablas”, “Más tablas…” y, a continuación, elija

“Variación”.

3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos de variación.


67

Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas

reales. En la imagen, éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha

comenzado.

6.5. Gantt de varias líneas de base.

Si hemos guardado más de una línea de base y queremos verlas de manera gráfica,

debemos activar la vista Gantt de varias líneas de base, para ello debemos ir al

menú Ver →Más vistas… → en el cuadro de diálogo buscar la vista y Aplicar.

Las barras se muestran como una línea, la primer línea de base guardada será la barra

superior, la que sigue la segunda y así sucesivamente. Si nos situamos con el mouse

sobre las líneas aparece un cartel con la información de la línea de base a la que

pertenece.

6.6. Tareas con margen de demora.

La demora indica cuánto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de

fin del proyecto.

Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt

detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de diálogo Más vistas del

menú Ver. Abrir la tabla Programación.


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La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total,

la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo

marca con una línea delgada al final de la barra de tarea, también nos indica cuál es el

margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

6.7. Barra de herramientas seguimiento.

Antes de comenzar con la actualización de las tareas, y para hacer más fácil la

actualización de las mismas, se debe agregar la barra de herramientas de seguimiento.

Para esto vaya al menú “Ver”, “Barra de herramientas”, y elija la opción de

“Seguimiento”.

A través de la barra de herramientas Seguimiento podrá introducir rápidamente

información sobre el estado actual de las tareas.


69

UNIDAD 7. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS.

7.1. Actualizar el proyecto según la programación.

Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. Para ello debemos:

1. En el menú “Archivo”, señale “Opciones”, “Personalizar cinta de opciones” y, a

continuación, busque “Líneas de progreso” (este comando se puede agregar

para que quede a la vista).

2. Haga clic en la ficha “Fechas e intervalos”.

3. En la casilla de verificación “Línea de progreso actual”, active “Mostrar:”.

4. Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic “en la fecha de estado

del proyecto”.

5. Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic “en la fecha actual”.

6. Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha

establecido ésta, MS Project mostrará el progreso de la fecha actual.

7. También es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En

Mostrar líneas de progreso en relación con él, seleccione Plan previsto.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Actualizar el trabajo real

Cuando actualiza los valores de duración o % completado de la tarea, MS Project

calcula siempre la cantidad de trabajo real según las asignaciones realizadas en cada


70

tarea. En algunas ocasiones la cantidad de trabajo real puede ser diferente de las

asignaciones iniciales y no corresponder con el avance en tiempo de una tarea. Por

ejemplo, puede que haya transcurrido el 50% del tiempo de la tarea (% completado =

50%) pero se haya consumido el 70% de las horas hombres de recursos asignadas a la

tarea. En estos casos es posible ingresar manualmente los valores de trabajo real.

Sin embargo, es importante considerar que ingresar valores de trabajo real requiere de

un esfuerzo adicional, que no siempre es necesario para garantizar el buen

seguimiento de un proyecto. Se aconseja realizar seguimiento de trabajo real

solamente cuando se disponga de adecuada información al respecto, y la información

a generar requiera un nivel de detalle importante en cuanto a la utilización exacta de

los recursos del proyecto.

Si requiere de un importante nivel de detalle en el seguimiento de las horas hombres

de los recursos, entonces requerirá conocer la cantidad de trabajo (horas-hombre) que

se ha realizado en una tarea. En este caso, puede ingresarlo como el trabajo real para

la tarea. Cuando especifique el trabajo real para una tarea, MS Project calcula el

porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas

Porcentaje de: Trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante =

Trabajo – Trabajo real.

1. En el menú “Ver”, haga clic en “Más vistas”. En la lista “Vistas:”, haga clic en “Hoja

de tareas” y elija “Aplicar”.

2. En el menú “Vista”, “Datos”, elija “Tablas” y haga clic en “Trabajo”.

3. En el campo “Real” de las tareas que desee actualizar, escriba los valores de trabajo

reales.

4. Los valores recalculados para el porcentaje de trabajo finalizado y para el trabajo

restante aparecen en los campos “% trabajo compl.” (porcentaje de trabajo

completado) y “Restante”, respectivamente.

5. El % completado no se ve afectado por estos valores ya que % completado refiere a

duraciones.

6. El trabajo real de una tarea se distribuirá de manera proporcional (según la

proporción de las asignaciones iniciales) entre los recursos de la misma.

Actualizar el porcentaje de trabajo completado

Si ha asignado recursos a tareas y está haciendo un seguimiento del trabajo, puede

indicar el porcentaje de trabajo que se ha completado en una tarea. Al especificar un

porcentaje de trabajo completado entre 0% (no se ha realizado trabajo en la tarea) y


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100% (todo el trabajo de la tarea se ha llevado a cabo), puede comparar el trabajo

completado real con el programado.

Cuando especifique el porcentaje de trabajo completado para una tarea, MS Project

calcula el trabajo real y el trabajo restante de acuerdo con las fórmulas Trabajo real =

Trabajo * Porcentaje trabajo completado y Trabajo restante = Trabajo – Trabajo real.

1. En el menú “Ver”, haga clic en “Más vistas”. En la lista “Vistas:”, haga clic en “Hoja

de tareas” y elija “Aplicar”.


3. En el campo % trabajo compl. (Porcentaje trabajo completado), escriba el

porcentaje de trabajo completado para las tareas que desee actualizar. Presione la

tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible.

4. Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los

campos “Real” y “Restante”, respectivamente.

5. MS Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen según el

grado de progreso de sus subtareas. También puede escribir manualmente el

porcentaje de trabajo completado en una tarea de resumen, en este caso MS Project

calculará el porcentaje de trabajo completado en las subtareas de manera

proporcional.

Actualizar el trabajo real para asignaciones de recursos

Para realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que ha realizado cada recurso

en una tarea desde que comenzó la tarea, puede especificar el trabajo real total

realizado por cada recurso asignado a la tarea. Cuando se especifica el trabajo real

para una asignación de recursos, MS Project calcula el porcentaje de trabajo

completado y el trabajo restante para la asignación de acuerdo con las fórmulas

Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / Trabajo y Trabajo restante =

Trabajo – Trabajo real. Para cada tarea, MS Project calcula y muestra la suma del

trabajo realizado por los recursos individuales.

1. En el menú “Ver”, haga clic en “Uso de tareas”.


3. En el campo “Real”, escriba el trabajo real para las asignaciones de recursos que

desee actualizar.

4. Si es necesario, presione la tecla TAB para moverse al campo Real.


72

7.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas

Así es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. Observar que

las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso

de las mismas.

Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, podrá mostrar

líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada,

MS Project dibuja una línea de progreso que conecta las tareas en curso y crea un

gráfico en el Diagrama de Gantt con picos (o extremos) dirigidos hacia la izquierda para

indicar el trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo

que va por delante de la programación. La distancia entre el pico y la línea vertical

representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación

en la fecha de progreso.

En este ejemplo, observe la línea roja con picos. Esta es la línea de Progreso: Aparece

vertical, cuando el porcentaje completado de la tarea corresponde a la programación,

tal como sucede en la tarea 14. En la tarea 16 el retraso es grande, por lo que el pico es

grande. La tarea 17 va adelantada, pero la línea de progreso no muestra un pico

positivo. Para la tarea 11, que es una tarea resumen, también hay un pico: El progreso

de una tarea resumen depende del progreso de sus subtareas.

Puede mostrar múltiples líneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y

cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar líneas de progreso relativas al plan

real o a una línea base guardada del mismo

1. En el menú “Vista”, haga clic en “Diagrama de Gantt”.

2. En el menú “Archivo”, señale “Opciones”, “Personalizar cinta de opciones” y, a

continuación, busque “Líneas de progreso” (este comando se puede agregar

para que quede a la vista).

3. Haga clic en la ficha “Fechas e intervalos”.

4. En la casilla de verificación “Línea de progreso actual”, active “Mostrar:”.

5. Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic “en la fecha de estado

del proyecto”.

6. Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic “en la fecha actual”.


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7. Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha

establecido ésta, MS Project mostrará el progreso de la fecha actual.

8. También es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En

Mostrar línea de progreso en relación con él, seleccione Plan previsto.

7.3. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas.

Actualizar tareas

Si necesitamos hacer un seguimiento más detallado del progreso de las tareas

podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo Actualizar tareas.

Para abrirla debemos desplegar el menú Herramientas → Seguimiento → Actualizar

tareas…


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Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estén habilitadas si la

actualización va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de

tareas.

1* % completado: Aquí podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las

tareas seleccionadas. Esta misma información la podemos introducir desde el cuadro

de diálogo Información de la tarea en la pestaña General.

Duración real y Duración restante: Aquí podemos introducir el tiempo real que

necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se completó debemos ingresar las

horas o días que se necesitaron para completarse y si aún no está completa ingresar

las horas o días ya trabajadas, también podemos introducir lo que resta para

completarse en el cuadroDuración restante. Project actualizará la duración

programada y la duración restante para que coincida con la duración real que hemos

ingresado.

2* Sección Estado real

Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos, éstas tienen

prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. Por

ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamos una fecha

de fin real Project establecerá que la tarea ya se ha completado al 100%.

3* Sección Estado actual

Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si estamos

actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarán vacíos.

Botón Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota

desde aquí podemos modificarla o leerla.


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UNIDAD 8. FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR.

8.1. Filtros.

Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la información con

el objeto de ver sólo aquella que nos interesa.

Según en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes.

Además de los filtros estándar, MS Project ofrece Auto filtros, visibles en la mayoría de

las vistas de hoja. Cada columna de una vista de hoja tiene su propio Auto filtro. De

forma predeterminada, los Auto filtros están desactivados, pero se pueden activar

haciendo clic en el icono “Auto filtro”

Si aplicamos algún filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una

opción de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc según en la vista en

que estemos.

Más filtros…

En este cuadro de diálogo tenemos más opciones para el filtrado.


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Sólo tenemos que elegir uno y Aplicar.

Si en vez de Aplicar presionamos el botón Resaltar, se mostrarán todos los datos pero

los que cumplan el criterio elegido se mostrarán de otro color.

Si presionamos el botón Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios

personalizados.

En este cuadro de diálogo debemos especificar las instrucciones que deberían

mostrarse cuando se aplica el filtro creado.

8.2. Ordenar


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Esta función nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero

ordenados según un criterio. Para ello desde el menú Proyecto → Ordenar se

mostrarán criterios para el orden de los datos. El orden por defecto es Por

identificador.

La opción Ordenar por nos abre el siguiente cuadro de diálogo.

Por medio de este cuadro de diálogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden,

decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos

se deben volver a enumerar según el nuevo orden que estemos definiendo.

8.3. Agrupar

Por último, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos

elegir una opción desde el menú Proyecto → Agrupar por:


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La opción Más grupos… me permite elegir entre otros criterios que no están en el

menú.

Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botón Nuevo me permite

crear grupos personalizados.


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La opción Personalizar Agrupar por:… nos permite revisar o modificar un grupo

existente, crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir el color, el tipo

de fuente y la trama de los grupos.

UNIDAD 9. INFORMES.

9.1. Informes visuales.

Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinámica

de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinámico de M. O. Visio Professional. Este tipo

de informes ofrecen una solución más ágil que los informes básicos.

Para utilizar un informe de MS Project, vaya al menú “Proyecto”, “Informes”,

“Informes”. Aparecerá el cuadro de diálogo que permite acceder a los informes a

través de 6 categorías:


80

Por medio de este cuadro de diálogo podemos ver, crear y guardar un informe.

9.2. Modificar informes.

En cada informe es posible modificar diferentes aspectos (marcados en cursiva en la

tabla anterior). Puede modificar el contenido que aparece en la mayoría de los

informes modificando tablas, filtros o ambos. Para modificar el contenido de un

informe, seleccione la categoría de informe (Generales, Actividades Actuales, Costos,

Asignaciones, Carga de Trabajo, Personalizados). Luego de un clic sobre el nombre del

informe a modificar, y presione Modificar.

No todos los informes permiten las mismas modificaciones. A continuación,

mostramos un ejemplo de las modificaciones posibles al informe de “Lista de tareas

pendientes”:


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Nombre: Puede modificar el del informe.

Período: Especifica las unidades de tiempo utilizadas para ayudar a determinar

los intervalos para los que se imprime la información.

Número: Especifica el número de unidades de tiempo utilizadas para ayudar a

determinar los intervalos para los que se imprime la información.

Tabla: Especifica la tabla que contiene los campos que desea mostrar en la

primera línea para cada recurso o tarea.

Filtro: Especifica el filtro que desea utilizar para ver o resaltar la información de

proyecto seleccionada.

Resaltar: Resalta los recursos o tareas que cumplen los criterios del filtro.

Mostrar tareas de resumen: Incluye tareas de resumen en el informe. Esta

opción aparece atenuada para los informes de recursos.

Bandas de grises: Muestra una banda gris entre períodos de tiempo. No es

aplicable si imprime un informe de todo el proyecto, que es el período

predeterminado. También muestra una banda gris en la parte superior de la

sección que se imprime. Esta casilla de verificación está desactivada de forma

predeterminada.

Texto…: Abre el cuadro de diálogo “Estilos de texto”, que puede utilizar para

especificar estilos de texto de los elementos del informe.


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9.3. Copiar imagen

Esta opción me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla.

Para abrirla debemos ir a Informes → Copiar imagen…

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen que

queremos capturar.

Apuntes Proyect 2010-2

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