Operación de Microsoft Word Guía del Usuario Página 91 Centro de Capacitación en Informática Apariencia de las páginas de un documento Diseño de página Al iniciar el trabajo en un nuevo documento de Word, están definidos un conjunto de valores que determinan el formato (diseño) de las páginas de dicho documento, como los son los márgenes, la orientación y el tamaño del papel, la alineación vertical, etc. Estos valores predefinidos o por defecto, pueden ser modificados para lograr el formato deseado del documento con el cual se está trabajando antes de realizar una impresión del mismo. La definición de las características del documento en cuanto a su diseño, pueden ser realizadas como primer paso al ingresar a un nuevo documento, o sea antes de comenzar a escribir, así como también al finalizar el ingreso del texto, claro está que la primer opción es la que le permitirá al usuario observar cómo irá quedando el documento prácticamente en su versión final, antes de imprimirlo. La opción Configurar Página del menú Archivo, muestra un cuadro de diálogo con cuatro fichas, mediante las cuales es posible seleccionar distintas opciones como los márgenes, el tamaño de papel y la alineación vertical entre otros. La opción Aplicar a se repite en cada una de las fichas del cuadro de diálogo Configurar página. En esta opción se deberá indicar a que parte del documento se desean aplicar los valores actuales de dicho cuadro de diálogo, o sea si serán aplicados a la sección actual o secciones seleccionadas (si las hay definidas) o a todo el documento. Márgenes de la página Márgenes de la página Márgenes de la página Márgenes de la página En los cuadros correspondientes a los Márgenes se debe seleccionar un número o escribir la distancia que se desee establecer: entre la parte superior de la página y la parte superior de la primera línea de la página para el margen superior. entre la parte inferior de la página y la parte inferior de la última línea de la página para el margen inferior.
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Un encabezado o pie de página puede estar formado por texto o gráficos,
como el número de página, la fecha, el título del documento, el nombre del archivo,
el nombre del autor o el logotipo de una organización, que suele imprimirse en la
parte superior o inferior de todas las páginas de un documento. El encabezado se
imprime en el margen superior y el pie de página en el inferior.
Puede utilizarse el mismo encabezado y pie de página para todo el documento
o cambiarlos en una parte del mismo. Por ejemplo, se puede utilizar un logotipo en
el encabezado de la primera página y, a continuación, incluir el título del documento
en el encabezado del resto de las páginas. También se puede utilizar distintos
encabezados y pies de página para las páginas pares e impares o para cada sección
del documento.
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Crear encabezados y pies de páginaCrear encabezados y pies de páginaCrear encabezados y pies de páginaCrear encabezados y pies de página
Para poder crear un encabezado o un pie de página en el documento actual
(dado que el procedimiento es análogo para uno u otro), se debe realizar el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la opción Encabezado y pie de página del menú Ver.
2. En ese momento se activa la zona del Encabezado encuadrada por una línea
guionada, el texto de la página se atenúa (se pone gris porque no se encuentra
activo en ese momento) y aparece automáticamente la barra de herramientas
Encabezado y pie de página con botones que permiten ingresar texto en
forma de código.
3. Para crear un encabezado, se debe escribir el texto o incluir las imágenes en
el área del encabezado. También se pueden seleccionar los botones de la
barra de herramientas Encabezado y pie de página los cuales permiten
incorporar texto en forma de código.
++++ Recuérdese que el Encabezado es una característica de la sección; por tanto
puede ser diferente de una sección a otra del mismo documento. Esto puede
servir precisamente para incluir en él, el título de la sección que puede ser un
capítulo de un libro.
4. Para crear un pie de página, se debe seleccionar el botón Cambiar entre
encabezado y pie de la barra de herramientas Encabezado y pie de páginacon el fin de desplazarse al área del pie de página (mismo botón se debería
escoger si el desplazamiento fuera a la inversa). A continuación, se debe
repetir el paso 3.
5. Cuando se haya terminado la edición del encabezado y pie de página, se debe
seleccionar el botón Cerrar, de forma de salir de la zona de edición de estos,
y volver a la zona de edición del documento.
El texto incluido en un encabezado o pie de página se alinea automáticamente
a la izquierda. Es posible que se desee cambiar la alineación del elemento o incluir
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varios elementos; por ejemplo, la fecha alineada a la izquierda y el número de
página alineado a la derecha. Para cambiar la alineación de un solo elemento se
pueden utilizar los botones de alineación de la barra de herramientas Formato. Si
se desea alinear horizontalmente varios elementos en distinta posición, se debe
recurrir a las tabulaciones.
Dentro de la zona de
encabezado o pie de página
existen marcas de tabulación
definidas por defecto para la
plantilla Normal. Habrá una
marca de tabulación con
alineación al centro (en la mitad de la regla horizontal) y una marca de tabulación
con alineación a la derecha (contra el margen derecho de la regla).
Para centrar un elemento, se debe presionar la tecla T luego de colocar el
cursor delante de dicho elemento y para alinear un elemento a la derecha, se debe
presionar la tecla T dos veces. Claro está que el usuario puede modificar la
ubicación de estas marcas de forma de conseguir otras apariencias en la alineación
de los elementos incluidos en los encabezados y/o pies de página (por más
información sobre tabulaciones, ver el apartado “Uso de tabulaciones”).
Descripción de la barra de herramientas Encabezado y pie de página
���� Insertar autotexto: esta opción despliega un submenú con distintos
elementos de autotexto que se pueden insertar en el documento.
���� Insertar número de página: permite insertar el número de página que se
actualiza automáticamente al agregar o eliminar páginas en el documento.
���� Insertar número de páginas: permite insertar el número total de páginas
del documento activo.
���� Formato del número de página: permite acceder a un cuadro de diálogo
en el cual se puede modificar el formato al número de página de la selección
actual. Por más información sobre formato de números de página, ver el
apartado “Agregar números de páginas al documento”.
���� Insertar fecha: inserta un campo de fecha que se actualiza
automáticamente para que aparezca la fecha actual al abrir o imprimir el
documento.
���� Insertar hora: inserta un campo de hora que se actualiza
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automáticamente para que aparezca la hora actual al abrir o imprimir el
documento.
���� Configurar página: este botón permite acceder al mismo cuadro de
diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo. A través
de éste cuadro de diálogo, se pueden establecer los márgenes, la fuente y
tamaño del papel, la orientación de la página y otras opciones de diseño del
documento activo. Las opciones que interesan modificar para encabezados y
pie de página se localizan en las fichas Márgenes y Diseño de página.
���� .Mostrar u ocultar texto del documento: muestra u oculta el texto del
documento mientras se trabaja en el área del encabezado o del pie de página.
���� Igual que el anterior: este botón permite insertar el encabezado o pie
de página de la sección anterior en la sección actual o crea un encabezado o
pie de página distinto mediante la ruptura de la conexión del encabezado o
pie de página entre las dos secciones.
���� Cambiar entre encabezado y pie: desplaza el punto de inserción entre
las zonas en las que se crea o modifica los encabezados y los pies de página.
���� Mostrar el anterior y Mostrar siguiente: mueve el punto de inserción
al encabezado o al pie anterior o posterior respectivamente.
���� Cerrar: Cierra el panel de edición del encabezado o pie de página regresando
al documento actual.
Colocar encabezados y pies de páginaColocar encabezados y pies de páginaColocar encabezados y pies de páginaColocar encabezados y pies de página
Antes de creados o después de esto, se podrá cambiar la posición horizontal
de los encabezados y pies de página como, por ejemplo, centrar un encabezado o
pie de página, o bien alinearlo con el margen izquierdo o derecho, tal como se
explicó en el apartado anterior.
Para que el encabezado o pie de página ocupen parte del margen izquierdo o
derecho, se puede establecer una sangría negativa. Por ejemplo, para que un
encabezado o pie de página se extienda 2 cm dentro del margen izquierdo, se debe
desplazar el botón de Sangría Izquierda de la regla horizontal a la marca negativa
correspondiente.
También se puede cambiar la posición vertical de los encabezados y pies de
página ajustando la distancia desde el borde superior o inferior de la página, así
como la cantidad de espacio que aparece entre el texto del documento y el
encabezado o el pie de página.
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Guía del Usuario Página 101
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Para ajustar la posición vertical de un encabezado o pie de página, se debe
realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar la opción Encabezado y pie de página del menú Ver.
2. En caso necesario, se debe desplazar al encabezado o al pie que se desee
ajustar.
3. En la barra de herramientas Encabezado y pie de página que se despliega,
seleccionar el botón Configurar página.
4. Del cuadro de diálogo que se despliega escoger la ficha Márgenes.
5. En el cuadro Encabezado del sector Desde el borde, se debe escribir la
distancia que se desee establecer desde el borde superior de la página hasta
el borde superior del encabezado; mientras que en el cuadro Pie de página,
se debe escribir la distancia que se desee establecer desde el borde inferior
de la página hasta el borde inferior del pie de página.
Para cambiar la distancia entre el texto del documento y el encabezado o el
pie de página, se deben modificar los márgenes que correspondan.
Encabezados y pie de página diferentesEncabezados y pie de página diferentesEncabezados y pie de página diferentesEncabezados y pie de página diferentes
Es bastante habitual que la primera página (la que lleva el título del
documento) no tenga encabezado y/o pie de página. Word permite hacer que la
primera página de un documento (o de una sección) sea diferente a las demás.
También es posible distinguir entre las páginas pares e impares. Todas estas
opciones se pueden configurar desde la ficha Diseño de página la que se activa con
el comando Configurar página del menú Archivo.
En el ejemplo anterior se muestran definidas las opciones Primera página
diferente y Página pares e impares diferentes.
También se podrán establecer encabezados o pie de página diferentes para
cada una de las secciones definidas en un documento. Para esto se deberá tener en
cuenta los nombres de las zonas de encabezado o pie de página que Word presenta.
Por ejemplo si se encuentra en la sección número 2 del documento y se encuentra
en la zona de edición para el encabezado par, Word mostrará en el ángulo superior
izquierdo de dicho recuadro “Encabezado en página par –Sección 2-“.
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Página 102 Guía del Usuario
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Si se modificará alguna de las opciones de Diseño de página o Márgenes de la
ficha Configurar página, se debe tener en cuenta el valor establecido en la opción
Aplicar a:. Además se debe tener en cuenta el efecto del botón Igual que el
anterior, el cual se deberá activar o desactivar según se requiera.