applicazioni informatiche - lezione 31 APPLICAZIONI INFORMATICHE I PROCESSI.

applicazioni informatiche - lezione 3 1

APPLICAZIONI INFORMATICHE

I PROCESSI


indice

• Perché si parla di processi

• Come ragionare per processi

• Come rappresentare i processi

• Come monitorare i processi

• Il progetto di una Applicazione Informatica


Perché si parla di PROCESSI

• Un PROCESSO è una serie di attività finalizzate a creare un valore per il cliente finale

• Una PROCEDURA è una serie di attività che può essere parte di un processo, ma non crea valore per il cliente finale


Il processo

• Il PROCESSO nel quale si articola la realizzazione di una

Applicazione Informatica è una sequenza di passi distinti ma logicamente interconnessi

il cui valore finale è dato dalla operatività dell’applicazione


È un processo quello che deve essere supportato da una Applicazione Informatica

È un processo la realizzazione di una Applicazione Informatica

Il processo


Procedure e Semantica

Nella gestione dei processi devono essere definiti i “ruoli chiave”.

Che differenza c’è tra “interessamento” e “coinvolgimento” ?

.

Alcuni di essi, come l’OWNER del processo, sono coinvolti, altri semplicemente interessati


• Nel processo di preparazione di “uova e pancetta”

Il maiale è … “coinvolto”

La gallina è “interessata”

Procedure e Semantica


Come ragionare per processi ?

Come rappresentare i processi ?

Come monitorare i processi ?

I processi


Come ragionare per processi ?

+ Noi svolgiamo tutte le nostre attività “per processi”+ Nelle Aziende si lavora “solo” per processi+ Ne’ noi ne’ le aziende siamo consapevoli di questo

= Ragionare per processi è intuitivo ma non spontaneo


L’approccio per processi

tradizionalmente le “gestioni” e i “miglioramenti” sono stati impostati “per funzioni”

amm comm prod


L’approccio per processi

ma... l’organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e non mediante le sue funzioni

sono i processi a creare valoresono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente

CLIE

NTI

FO

RN

ITO

RI


il maggior potenziale di miglioramento e’ nascosto nei confini tra i “regni funzionali”

I PROCESSI SONO GESTITI DA PROCEDURE SPESSO STATICHE E DISATTESE

NESSUNO SI PREOCCUPA DEGLI SPAZI INTERFUNZIONALI

LE FUNZIONI SONO "OVER-MANAGED"

L'EFFETTO "REGNO" RIDUCE LE PRESTAZIONI

??

?

?

I “regni funzionali”


guida alla creazione del valore per il cliente:

la soddisfazione del cliente ha origine direttamente dai processi e solo indirettamente dalle funzioni

la gestione per processi consente di identificare più facilmente le responsabilità

spinge ad eliminare tutte le attività che non aggiungono valore al prodotto (Sistema Toyota)

orienta ad identificare il valore per il cliente interno

La logica dei processi


Il processo

Cambia il modo di essere e di lavorare delle persone

Focalizza l’attenzione verso l’esito del proprio agire

Fa percepire il doppio ruolo di cliente / fornitore interno

Evidenzia le operazioninon necessarie

Aiuta a operare in logica di prevenzione

P


Processo: concetti base

Tutte le attività fanno parte di processi

Il processo è una trasformazione con valore aggiunto

Ogni processo coinvolge persone e/o risorse

Ogni processo ha input e output (risultati)

Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità

Occorre misurare input, attività di processo, output


Attività o serie di attività che trasforma determinati input in output definiti, creando valore per clienti (esterni o interni)

Un processo ha un punto di inizio e un punto di fine, e comprende azioni che sono:

– definite– ripetibili– prevedibili– misurabili

un processo è …

FORNITORI CLIENTI

outputmisurabili

inputmisurabili


Rapporto fra funzioni e processi

• La funzione è composta da attività della stessa

natura, mentre il processo è formato da attività di

natura diversa ma finalizzate al raggiungimento di

un obiettivo comune, cioè lo stesso output (…

sistema…)

• Nello stesso processo sono in genere coinvolte

diverse funzioni.

• La stessa funzione è presente in diversi processi


Processo e funzioni


Esempio

Le attività svolte per rifornire un magazzino ricambi del

materiale necessario costituiscono

un processo di approvvigionamento,

in cui sono coinvolti più attori; l'output è la consegna del

materiale a magazzino e gli input sono i fabbisogni espressi

dalla produzione e dai clienti.

il valore è costituito dal materiale presente in magazzino


Input

Informazioni e/o materiali che vengono usati e modificati dalle attività del processo

Tutto o parte viene:

– incorporato nell’output– trasformato dalle attività– consumato dalle attività


Output

• Possono essere dati, informazioni, materiali, servizi o altri prodotti generati dalle attività del processo

• Se una attività non genera output, significa che non ha valore aggiunto: può essere eliminata


ISO 9000, per la gestione di un processo

Il processo è ben definito ?4.1 e 5.4.1

C’è una documentazione formale?4.2.1

I documenti sono controllati?4.2.3

Ci sono registrazioni per la qualità?4.2.4

Sono definiti gli obiettivi per la qualità del processo?5.4.1

Le responsabilità e autorità sono definite?5.5.1

Le persone coinvolte sono state formate?6.2.1 e 6.2.2

Il processo richiede attrezzature o supporti? 6.3

Come viene monitorato e misurato il processo? 8.2.3.

Come vengono gestite le azioni correttive? 8.5.2


Come rappresentare un processo ?

• Molti standard

• Molti strumenti

• Pochi concetti


Inquadramento dei processi

Fornitori

INPUT

Clienti

OUTPUT

Inizia quando … Finisce quando …

RESPONSABILE (owner) DEL PROCESSO

Esigenze dei

Clienti

INDICATORI

Processo Processo


Esempi di rappresentazione dei processi

INQUADRAMENTODEL PROCESSO

•SCOPO-MISSION•RESPONSABILE•FORNITORI-INPUT•CLIENTI-OUTPUT•INDICATORI•RIF. LEGISLATIVI

DIAGRAMMA DI FLUSSO

Attività Esecutore Strumenti

Moduli

Note

Attività Esecutore Strumenti

Moduli

Note

c) ISTRUZIONI OPERATIVEb) PROCEDURA

a) SCHEDA IDENTIFICATIVA

ALLEGATI (moduli, modelli, documenti di lavoro)

d) REGISTRAZIONI


Diagramma di flusso 01 dell'acquisizione, trattamento, emissione materiale

Responsabilemateriali

Operatoridi front-office

Aiuto magazziniereResponsabilità unità operativa

NoteFontiAttività

2)Progettazione

acquisti

7) Collocazione edemissione materiale

documentario

6) Trattamentomateriale

documentario

5) Catalogazione

4) Acquisto

3) La valutazione èpositiva?

1) Proposta diincremento/

aggiornamentomateriale

I.O011

3

Per fonti si intendono:1) utenti;

2) esigenza di aggiornare lecomponenti

3) recensioni;4) informazioni tecniche;

5) fornitori

4

5

I.O02

I.O03

Processi60 e 66

I.O04

6

7

Sì

No

I.O05

Il materiale nonviene acquistato

2

Processo di acquisizione, trattamento, emissione materiale


Diagramma cross-funzionale (+ T)

IniziareRiparazioni

Portare l’automobilein Officina

Diagnosticareil guasto

Attesa

Valutare tempiriparazione

ComunicarePreventivo al

Cliente

Completareriparazioni

Altriguasti

?

Prepararela fattura

IncassarePagamento

OrdinareRicambi

Ritirarel’automobile

ClienteOK?

RicambiArrivati?

Ricambidisponibili?

AccettareAutomobileda riparare Consegnare

l’automobileal Cliente

Pagare Riparazioni

N

NO

N

NO

Y

SI

Y

SI

RE

SP

ON

SA

BIL

ER

ICA

MB

IM

EC

CA

NIC

OA

UT

OA

CC

ET

TA

ZIO

NE

Cli

en

te

Tempo


Come monitorare un processo ?

Se non lo misuri non lo gestisci(P. Drucker)


Regolazione del processo

sensorisensori

INPUTINPUT OUTPUTOUTPUT

decisoridecisori comparatoricomparatoriattuatoriattuatori

PROCESSOPROCESSO


monitorare i parametri di monitorare i parametri di regolazione del processo;regolazione del processo;

confrontare i dati rilevati con confrontare i dati rilevati con quelli di progetto;quelli di progetto;

indicare gli interventi da effettuare, indicare gli interventi da effettuare, sulla base del confronto effettuato;sulla base del confronto effettuato;

ripristinare le condizioni richiesteripristinare le condizioni richieste

sensori:sensori:

comparatori:comparatori:

decisori:decisori:

attuatori:attuatori:

FinalitàFinalità


verifiche ispettive, controlli e collaudi, misure varie, reclami dei clienti, rilevamento dati, ...

specifiche, indicatori aziendali, programmi, ...

direzione aziendale, comitato qualità, responsabili di funzione o di attività, ...

singole persone o gruppi di lavoro

sensori:sensori:

comparatori:comparatori:

decisori:decisori:

attuatori:attuatori:

RiferimentiRiferimenti


• Se non si raccolgono le informazioni

è come togliere i sensori ad un processo, e nessuno sa esattamente cosa succede

• Se non si emettono le specifiche, o non si utilizzano gli indicatori,

è come togliere i comparatori, ragion per cui le misure sono inutili e il processo non può essere tenuto sotto controllo

• Se le decisioni non sono prese su dati oggettivi,

i decisori non possono svolgere il loro ruolo, e il processo non è più sottoposto a regolazione

• Se non si affrontano i problemi e le non conformità,

è come togliere gli attuatori, cioè non si può riportare il processo sotto controllo, né migliorarlo


Il processo di sviluppo

Il processo di sviluppo (comunque articolato) di una applicazione in ambito IT

risente spesso dello scarso consolidamento delle metodologie proprie di questo settore

E’ compito dell’Ingegnere applicare e far applicare gli standard metodologici fin dalle fasi preliminari


LE FASI

• ANALISI REQUISITI

• ANALISI FUNZIONALE

•ANALISI TECNICA

• PROGETTAZIONE

• REALIZZAZIONE

• TEST

• PRODUZIONE


LE FASI

• ANALISI REQUISITI

momento della esternazione delle esigenzel’utente “racconta” mentre l’uomo dell’IT acquisisce


LE FASI

• ANALISI FUNZIONALE

Le esigenze vengono “tradotte” in funzioniè il momento della verifica delle capacità di analisi dell’Uomo dell’IT


• ANALISI TECNICA

Ora la “traduzione” è verso i tecnici ITSi devono trasformare le specifiche funzionali In un insieme di indicazioni di carattere tecnico

LE FASI


• PROGETTAZIONE

Si definisce l’architettura del sistema Si tracciano le linee guida dello sviluppo

LE FASI


• REALIZZAZIONE

Quella che viene spesso definitala fase di “sviluppo applicativo”detta anche “codifica” perché si scrive il codice

LE FASI


• TEST

InternoEsternobetatest

LE FASI


• PRODUZIONE

Avviamento in esercizioAddestramento dell’utenteImpostazione del SLA

LE FASI


Il progetto

I fattori critici di successo

nel processo di progettazione di una

Applicazione Informatica

le attività in cui le imprese devono eccellere per avere massimo impatto sulla creazione di valore per il cliente e per il raggiungimento dei risultati prefissati


•UTENTE

•MARKETING

•COSTI

•AMBIENTE

Analisi dei requisiti


Analisi funzionale

•INTERPRETAZIONE

•MARKETING

•PSICOLOGIA

•UTENTE FINALE

•USABILITA’

•UTILITA’

•SUCCESSO


Analisi tecnica

•PRAGMATISMO

•TECNOLOGIA

•UTENTE FINALE

•USABILITA’


Progettazione

•QUALITA’

•PRAGMATISMO

•P.M.

•C.A.S.E.

•PROSPETTIVA (Mktg)

•TEST

•MANUTENZIONE


Realizzazione

•ELASTICITA’

•P.M.

•C.A.S.E.

•RISORSE

•TEMPI


Test

•VALORE

•AMBIENTE

•METODO

•PAZIENZA

•FORTUNA


Produzione

•COINVOLGIMENTO

•VENDITA

•DELICATEZZA

•GRADUALITA’

•RIQUALIFICAZIONE

•MONITORAGGIO

•MANUTENZIONE


Paradigmi di processo


I progressi nella qualità

Pre

staz

ion

e

Tempo

Svolta

Normalizzazione

Retrocessioni

PROGRESSO SENZA NORMALIZZAZIONE

PROGRESSO CON NORMALIZZAZIONE

PROGRESSO CON MIGLIORAMENTO CONTINUO

Miglioramento continuo


La Gabbia S.V.M.F. (*)

* Solito Vecchio Modo di Fare


• Seguire il ciclo PDCA

• Perseverare nella ricerca di una sempre maggiore profonda conoscenza

Cambiamento di Paradigmi


C’era una volta . . .

Un gruppo della qualità che lavorò

molto duramente

per rendere un PESSIMO processo

…molto VELOCE!


Il gruppo riuscì nel

far correre il bruco

molto, molto, molto

più velocemente


Ciclo di Deming

• P - Plan. Programmazione.• D - Do. Esecuzione del programma, dapprima in

contesti circoscritti.• C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei

risultati e dei feedback.• A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il

processo.

costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita


Ciclo di Deming

• PLAN - PIANIFICARE:

• 1.definire il problema/impostazione del progetto;

2.documentazione sulla situazione di partenza;

3.analisi del problema;

4.progettazione delle azioni correttive.


Ciclo di Deming

• DO - REALIZZARE:

• 1.Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive.

• 2.Applicare le azioni correttive che sono state pianificate.

OEM User

Questa ruota di Deming che ne contiene un'altra descrive la relazione esistente, all'interno di grandi compagnie, tra il management strategico e la gestione della business unit. Solitamente ci sono diverse Business Unit separate con propri obiettivi e standard ma questa figura evidenzia il fatto che le attività di business costituiscono il DO di tutto lo sforzo strategico.


Ciclo di Deming

• CHECK – VERIFICARE:

• 1.Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi;

• 2.Se si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 1 della fase ACT;

•3.Se non si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 2 della fase ACT.


Ciclo di Deming

• ACT – MANTENERE O MIGLIORARE:

1.Obiettivo raggiunto:standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori;procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema.

2 ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dell’obiettivo.


P D C A - Il ciclo di Deming

Identifica leOpportunità

Siluppa le Teorie1. Definisci il Piano2. Stabilisci le Misure

Attua il Plano

Verifica le Teorie

Studia ciò chehai appreso

Controlla irisultati delle

verifiche.

Identifica i passisuccessivi

Agisci sui risultati:AccettaAltera

Abbandona


La guida all’applicazione del metodo P D C A

Riduci la complessità

del processo / il suo

tempo di ciclo

Riduci la complessità

del processo / il suo

tempo di ciclo

Minimizza gli errori

/ i difetti

Minimizza gli errori

/ i difetti

Acquisisci conoscenza

del processo

Acquisisci conoscenza

del processo

Migliora il

processo

Migliora il

processo

Stabilizza il

processo

Stabilizza il

processo

applicazioni informatiche - lezione 31 APPLICAZIONI INFORMATICHE I PROCESSI.

Documents