APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 1. BAB I - PENDAHULUAN 2. PENGENALAN 2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:- (a) Harta Modal (b) Inventori BAB I -PENDAHULUAN 2. PENGENALAN 2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:- (a) Harta Modal (b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) 2. BAB I –PENDAHULUAN 3. DEFINISI DAN TAFSIRAN 2. Harta Modal Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal. 3. Inventori Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan. BAB I –PENDAHULUAN 3. DEFINISI DAN TAFSIRAN 2. Harta Modal Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:- i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit. ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual. iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal. 3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal: i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hiasan, Hamparan dan yang seumpamanya. ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.
21
Embed
APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN ... - UMS€¦ · KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS
BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
1. BAB I - PENDAHULUAN
2. PENGENALAN
2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
(a) Harta Modal (b) Inventori
BAB I -PENDAHULUAN
2. PENGENALAN
2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
(a) Harta Modal
(b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)
2. BAB I –PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
2. Harta Modal
Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang
bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau
aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.
3. Inventori
Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan
mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan
mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian
atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan.
BAB I –PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
2. Harta Modal
Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:-
i) Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit.
ii) Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. iii) Memerlukan penyelenggaraan berjadual.
iv) Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.
3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah
Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan
mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang
dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal:
ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
3. BAB I – PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
9. Pegawai Penerima
Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi tanggungjawab
untuk menerima aset yang diperolehi. Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai
pegawai penerima di JSPIU
BAB I – PENDAHULUAN
3. DEFINISI DAN TAFSIRAN
9. Pegawai Penerima
(a) Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Pusat
Tanggungjawab yang diberi tanggungjawab untuk menerima, memeriksa dan mengesahkan aset yang diperolehi.
(b) Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai pegawai penerima di
JFPIU. Bagi maksud ini, surat lantikan sebagai Pegawai Penerima hendaklah dikeluarkan kepada pegawai yang dilantik
dengan syarat tiada ’conflict of interest’ yang berlaku.
(c) Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah
memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.
4. BAB III – PENERIMAAN
7. PERATURAN PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset
alih:-
(i) Menyemak butiran di dalam
dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;
(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
(iii) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta
maka:
- Dokumen seperti Nota Serahan, Pesanan Rasmi Universiti dan
dokumen lain yang berkaitan hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji” (kemukakan surat
BAB III – PENERIMAAN
7. PERATURAN PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset
alih:-
(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan
aset yang diterima adalah betul;
(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji
serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
(iii) Penyimpanan dan penjagaan aset yang diterima sebelum pengesahan pemeriksaan dan ujilari.
(a) Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab untuk
menjaga aset yang diterima dengan memastikan perkara
berikut dipatuhi: i. Aset yang diterima disimpan dengan baik dan teratur di
dalam bilik tersebut.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
peringatan kepada pembekal);
(iv) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah
bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset
Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu (1) salinan kepada
pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod;
(v) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua
Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen
penghantaran atau syarikat pembekal;
(vi) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang
mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti
dalam perjanjian pembelian; dan
(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
ii. Memastikan dan memantau keselamatan peralatan aset
dari semasa ke semasa.
(b) Semasa pemasangan/ujilari/
latihan dijalankan oleh pihak pembekal, Pegawai Penerima hendaklah berada bersama bagi memastikan program yang
dirancang berjalan dengan lancar.
(iv) Penerimaan aset daripada agen penghantaran/ diterima secara berperingkat.
(a) Sekiranya pengesahan pemeriksaan dan ujilari aset yang diterima tidak dapat dilakukan serta merta, maka dokumen
tersebut hendaklah dicatatkan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang atau diuji”.
(b) Mengemukakan surat peringatan kepada pembekal untuk
memeriksa, mengira, mengukur, menimbang atau menguji dalam tempoh yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak
jika tidak dilaksanakan pada hari penghantaran bekalan.
(c) Menampal catatan ”Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” di setiap kotak aset yang dihantar
bagi menunjukkan bahawa aset tersebut belum diujilari/dipasang.
(v) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan
Aset Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu
(1) salinan kepada pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan
oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod.
(vi) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dihantar dengan serta
merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima hendaklah membuat susulan kepada
pembekal sehingga aset dibekalkan seperti yang telah
ditetapkan dalam spesifikasi.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang
mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti
dalam perjanjian pembelian. Pegawai Penerima juga hendaklah memastikan bahawa tempoh Surat Jaminan adalah selepas
tarikh pemasangan dan ujilari selesai.
(viii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
(ix) Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima JFPIU
hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan Rasmi Universiti, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan
dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan
pengesahan.
5. BAB IV- PENDAFTRAN
11. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh empat belas (14) hari
bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar.
BAB IV – PENDAFTARAN
11. TEMPOH PENDAFTARAN
(a) Setiap aset hendaklah didaftar dengan kadar segera selepas tarikh
pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja.
(b) Pegawai Aset hendaklah memastikan bahawa tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap ditentukan dengan tepat sebagai Tarikh
Dibeli/Tarikh Diterima yang dimasukkan ke dalam Sistem i-Aset ketika proses pendaftaran dalam Borang KEW.PA-2 & KEW.PA-3
iaitu merujuk kepada tarikh-tarikh berikut:
i. Tarikh Nota Serahan (Delivery Order) jika aset alih yang
dibekalkan tidak memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.
ii. Tarikh dokumen seperti User Acceptance Test, Testing &
Commissioning Certificate atau dokumen lain yang berkaitan jika aset alih yang dibekalkan memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(c) Kos aset alih yang ditentukan untuk dipermodalkan dan didaftarkan
hendaklah mengambil kira kos secara langsung sehingga aset tersebut dapat berfungsi dan boleh digunakan seperti berikut:
i) Kos pemasangan ii) Kos mengujilari
iii) Latihan
(d) Kos komponen daripada kaedah Freight On Board (FOB) seperti kos insurans dan kos pengangkutan tidak dimasukkan sebagai kos aset
alih.
(e) Kos Cukai Barangan Dan Perkhidmatan (GST) tidak diambil kira
sebagai kos aset alih.
6. BAB IV – PENDAFTRAN
12. PENDAFTARAN ASET HADIAH
12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan didaftarkan
berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;
12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan
12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Daftar
Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) bersama-
sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.
13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.
13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan tertentu
adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang
diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja
BAB IV - PENDAFTARAN
12. PENDAFTARAN ASET HADIAH
12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan
didaftarkan berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;
12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan
12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-
3) bersama-sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.
13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.
13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan
tertentu adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan
yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja
14. Aset Yang Dibekalkan Bersekali
Dengan Bangunan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
(a) Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.
(b) Sekiranya nilai aset alih tidak dapat ditentukan, kos dinilaikan pada harga RM1.00 dengan syarat usiaguna telah
melebihi lima (5) tahun selaras dengan kadar susut nilai 20% bagi peralatan dan kelengkapan pejabat dalam dasar
perakaunan universiti.
15. Aset Yang Disewa Beli
Aset Alih yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan
kepada terma dan syarat yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:-
(i) Didaftarkan semasa diterima jika dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik Universiti
bermula tarikh penerimaan/penyerahan.
16. Aset Yang Disewa
Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti
mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah
disediakan oleh JFPIU bagi tujuan rekod.
17. Pindahan Aset
17.1 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset antara PTJ
dengan PTJ yang lain setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing.
17.2 Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar oleh PTJ yang membuat perolehan. PTJ yang
menerima hendaklah mendaftarkan aset tersebut berdasarkan punca maklumat.
17.3 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset yang
dipindahkan, hendaklah dibatalkan dan dicap dengan perkataan
“DIPINDAHKAN, KEPADA ..................................... dan
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
ditarikhkan.....”
17.4 Bagi aset yang telah didaftarkan oleh PTJ pemberi, salinan
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ
penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini oleh PTJ pemberi.
17.5 PTJ penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut
mengikut tarikh perolehan asal dan mengemaskini KEW.PA-4, KEW.PA-5 serta KEW.PA-7.
17.6 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan semula oleh PTJ penerima.
17.7 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran
hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya
kenderaan yang dipindahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan
semula di jalan raya selepas dibaiki.
17.8 Bagi kenderaan yang akan dipindahkan untuk tujuan latihan
atau pameran, kad pendaftaran kenderaan hendaklah dibatalkan oleh PTJ Pemberi di Jabatan Pengangkutan Jalan.
18. Penempatan Aset Ke JFPIU Lain
Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain
di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan penukaran
hak milik maka tindakan berikut hendaklah dilaksanakan:-
18.1 PTJ yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset tersebut dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Nombor Siri
Pendaftaran PTJ yang mendaftar adalah kekal kerana aset
tersebut milik PTJ asal;
18.2 Salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima;
18.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset
dan menyediakan KEW.PA-7 secara berasingan;
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
18.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut;
dan
18.5 Semua urusan pengurusan aset termasukpenyelenggaraan,
pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira kehilangan aset adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang mendaftar.
18.6
7. BAB IV – PENDAFTARAN
14. PUNCA MAKLUMAT
14.1 Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
(a) Aset yang dibeli:-
(i)Pesanan Rasmi Universiti; (ii)Serahan;
(iii)Invois; (iv) Dokumen Kontrak;
(v) Kad Jaminan;
(vi) Manual Pengguna; dan (vii) Dokumen-dokumen lain
yang berkaitan
BAB IV – PENDAFTARAN
14. PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
(a) Aset yang dibeli:-
(i) Pesanan Rasmi Universiti; (ii) Serahan;
(iii) Invois; (iv) User Acceptance Test (v) Testing & Commissioning Certificate (vi) Dokumen Kontrak; (vii) Kad Jaminan;
(viii) Manual Pengguna; dan (ix) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
8.
BAB IV – PENDAFTARAN
18.2 Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat yang
mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;
(i) melabel kod aset, (ii) mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Universiti
Malaysia Sabah dan nama JSPIU berkenaan.
BAB IV – PENDAFTARAN
18.2 Pelabelan Aset
(a) Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat
yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;
(i) melabel kod aset (Barcode),
(ii) mengecat, dan ditanda Hak Milik Universiti Malaysia Sabah
(b) Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di tempat yang tidak mudah dilihat.
(c) Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti
keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan
seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi
Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.
9.
BAB IV - PENDAFTARAN
19 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
19.1 Laporan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 Universiti
hendaklah dikemukakan oleh Pegawai Aset kepada Urusetia
JKPAU secara suku tahun sebelum 5hb berikutnya.
19.2 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8
Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia JKPAU kepada
Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.
BAB IV – PENDAFTARAN
19. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8
19.1 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia
JKPAU kepada Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.
10. BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
25. PEMERIKSAAN
25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:
(a) Fizikal (b) Rekod
(c) Penempatan
25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,
tepat dan dikemaskini. (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat
dalam daftar.
25.3 Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Naib Canselor
dipertanggungjawabkan untuk membuat pemeriksaan mengikut jadual yang telah disediakan oleh Pegawai Aset.
25.4 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kuranya satu (1) kali
setahun.
BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
25. PEMERIKSAAN
25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:
(a) Fizikal (b) Rekod
(c) Penempatan
25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya.
(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini.
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat dalam daftar.
25.3 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangya satu (1) kali setahun.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-
11 yang lengkap berserta laporan rumusan hasil pemeriksaan kepada
Urus Setia JKPAU dalam tempoh 1 (satu) bulan dari tarikh arahan pemeriksaan oleh Pegawai Aset JSPIU untuk tujuan pelaporan dan
rekod.
25.6 Pengurusan Aset yang memuaskan akan diberikan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) oleh Naib Canselor.
25.4 Lantikan
(a) Ketua JFPIU hendaklah melantik
Pegawai Pemeriksa daripada kakitangan gred 17 dan ke atas
yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset yang diperiksa.
(b) Pegawai Pemeriksa dibahagiakan kepada kumpulan
berdasarkan penempatan di JFPIU mengikut program/ makmal/ aras atau zon dengan merujuk kepada kaedah
swift/tukar ganti. Setiap kumpulan diketuai oleh Ketua
Pasukan Pemeriksa yang bertanggungjawab untuk memantau proses pemeriksaan dan penghantaran laporan.
(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU akan menguruskan
pelantikan Ketua Pasukan Pemeriksa dan Pegawai
Pemeriksa. Surat pelantikan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab JFPIU dan salinan dikemukakan kepada
Sektor Pengurusan Harta & Risiko, Jabatan Bendahari selaku Unit Pengurusan Aset Univerisiti.
25.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Pemeriksa
(a) Ketua Pasukan Pemeriksa perlu mengadakan sesi perbincangan
dengan ahli kumpulan untuk mengatur jadual pemeriksaan dan memaklumkan Pegawai Aset yang bertanggungjawab ke atas
aset yang diperiksa agar pemeriksaan dapat dijalankan
mengikut jadual yang ditetapkan.
(b) Semua Pegawai Pemeriksa hendaklah memastikan bahawa pemeriksaan dijalankan ke atas keseluruhan aset alih mengikut
penempatan dan menjalankan pemeriksaan mengikut skop
yang ditetapkan.
(c) Tempoh pelaksanaan pemeriksaan adalah selama satu (1) bulan daripada tarikh surat lantikan.
(d) Ketua Pasukan Pemeriksa hendaklah mengumpul hasil laporan
daripada kumpulan pemeriksa dan dikemukakan kepada
Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.6 Tugas Dan Tanggungjawab
Pegawai Aset
(a) Semua Pegawai Aset dikehendaki untuk memastikan perkara
berikut diambil tindakan:
i. Menyediakan senarai aset alih (borang KEW.PA-7) mengikut lokasi penempatan dan memastikan borang tersebut telah
dikemaskini.
ii. Pegawai Penempatan yang bertanggungjawab terhadap
peralatan/lokasi yang diperiksa hendaklah mengiringi dan membantu Pegawai Pemeriksa sepanjang tempoh
pemeriksaan dijalankan.
(b) Pegawai Aset hendaklah mengambil tindakan sewajarnya ke
atas laporan hasil pemeriksaan (jika ada) dan mengemukakan tindakan pembetulan kepada Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.
25.7 Tugas Dan Tanggunjawab
Urusetia Pengurusan Aset JFPIU
(a) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungjawab
untuk mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa, Ketua Pasukan Pemeriksa serta mengatur jadual dan penempatan pegawai
tersebut.
(b) Memastikan latihan Sistem i-Aset diberikan kepada semua
Pegawai Pemeriksa yang dilantik dan laporan pemeriksaan hendaklah dijana melalui sistem berkenaan. Bagi aset yang
tidak berdaftar contohnya komputer dalam tempoh sewaan, borang KEW.PA-10/ KW.PA-11 disediakan secara manual.
(c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungajawab memantau keseluruhan pelaksanaan pemeriksaan aset alih
diJFPIU masing-masing.
(d) Hasil laporan pemeriksaan tersebut hendaklah dibawa ke mesyuarat pengurusan JFPIU dan memastikan tindakan telah
diambil ke atas dapatan/ teguran daripada laporan berkenaan.
APPENDIKS BIL. P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017
25.8 Laporan
(a) Borang yang digunakan oleh Pegawai Pemeriksa untuk
menjalankan pemeriksaan adalah seperti berikut:
i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10)
ii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)
(b) Laporan pemeriksaan tersebut berserta laporan tindakan pembetulan (jika ada) dikemukakan kepada Unit Pengurusan
Aset Universiti bagi tujuan pelaporan dalam mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).
(c) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Allih Bernilai
Rendah (KEW.PA-12) akan dikeluarkan kepada JFPIU yang
telah diperiksa berdasarkan perakuan JKPAU.
11. BAB VI –PENYELENGGARAAN
26. OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan
selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;