Apostila MS Access - Portuguese

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BANCO DEDADOS

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Aprenda de forma descomplicadaa trabalhar com o MS Access !

ApresentaçãoAutor de “O Mundo Mágico do Photoshop”, apaixonado por informática, artes, música, teatro, Welington, instrutor de informática, gosta de coisas simples e lugares tranquilos. Apaixonado de coração pelo que faz, sonhador, acredita ainda em um mundo melhor. E, no mundo da informática, tudo se evolui rapidamente. Decidido em suas atividades e projetos, resolveu desenvolver apostilas em PDF de forma gratuita para ajudar aqueles que possuem dificuldades em determinados programas. De forma descomplicada e tudo em detalhes, começaremos a usar o MICROSOFT WORD! Faça com calma, dedicação, e chegará ao resultado esperado. Bom trabalho a todos.

Welington Carvalho http://welingtonsc.blogspot.com/[email protected]

O Microsoft Access, programa que faz parte do pacote Office da Microsoft, é usado para banco de dados, armaazenamento de informações, pesquisas, consultas, relatórios, e muito mais. Um poderoso aplicativo no qual dentro dele, pode-se desenvolver pequenos apps, macros entre outros. Dentro dessa apostila, irei passar o básico sobre o programa para você entender sobre seu funcionamento! A versão usada aqui é 2013, você consegue fazer na versão 2007, 2010 tranquilamente, apenas algumas coisas foram trocadas de lugar e claro, acrescentadas! Vamos começar.

Esta é a tela inicial do programa versão 2013. Na versão 2010, não difere muito, no qual irá aparecer as opções, e, logo abaixo do lado direito, a opção criar, e indicar o diretório onde você irá salvar seu documento. Aqui, vamos iniciar um BANCO DE DADOS EM BRANCO.

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Ao clicar em BANCO DE DADOS EM BRANCO, vamos clicar no ícone da pasta (menor) para indicarmos o local de onde iremos salvar nosso trabalho. Sugeri o nome TREINAMENTO. Depois clicamos em CRIAR.

Esta é a tela no qual iremos desenvolver. Mas, de padrão, ele já aparece a tela no qual iremos preencher os dados, só que, ainda não temos os campos definidos (Nome, endereço, etc). Iremos fazer isso mostrando na próxima tela.




Na parte superior ao lado esquerdo, vamos clicar em MODO DE EXIBIÇÃO e logo depois vamos clicar em MODO DESIGN. Este modo é onde iremos «construir» os campos. Logo após clicar em MODO DESIGN, ele irá pedir para adicionar um nome na TABELA. Vamos colocar o nome CLIENTES. Vejamos na próxima imagem.

Esta é a janelinha indicando o nome que você irá colocar. Após colocar CLIENTES, vamos clicar em OK.

Nesta nova tela que aparece, é onde iremos adicionar os campos. Da outra maneira também dá pra fazer, mas vamos pelo modo «difícil» pra depois ir pro modo fácil. Do lado esquerdo aparece o nome da TABELA que você adicionou, é ali também que irá aparecer os outros componentes como RELATÓRIOS, CONSULTAS. Do lado direito, é onde iremos adicionar os campos (Na parte de cima). Na parte superior, são as propriedades dos campos no qual iremos mexer!




Este é o primeiro campo, o código. Quando, por exemplo, você vai fazer registro de clientes e quer que fique fácil de localizar através de código (números), deixe esse campo, e, ao lado esquerdo mostra uma CHAVE. Essa Chave, quando ativa do jeito que está, indica que será colocado números automaticamente a cada registro novo que você adicionar (nome, produto, etc). Para remover a Chave, basta clicar com o botão direito em cima dela e desmarcar CHAVE PRIMÁRIA. Neste exemplo, vamos deixar como está e vamos prosseguir criando um campo abaixo:

Para adicionar os campos, é um abaixo do outro, note que já acrescentei o NOME e SOBRENOME - ao lado, aparece o tipo de CAMPO (se será campo de texto, de moeda, número). Então, ao adicionar por exemplo PREÇO (caso for uma tabela de produtos, ali você terá de alterar para campo monetário, para representar dinheiro). Vamos adicionar os campos e depois iremos fazer as alterações devidas! Observe na próxima imagem os campos que iremos finalizar!

Vamos manter primeiramente estes campos, e na próxima página, iremos fazer as devidas alterações.




No primeiro campo, NOME, iremos deixar como TEXTO CURTO mesmo, e logo abaixo, onde marquei na imagem, vamos definir a quantidade de caracteres que queremos pra esse campo. Como é o primeiro NOME, vamos colocar o máximo de 50 caracteres. Faça isso também para SOBRENOME, ENDEREÇO, BAIRRO e CIDADE. Para o campo NÚMERO E CEP, vamos mudar a propriedade do campo de TEXTO CURTO para NÚMERO. Se tiver dificuldade, veja na próxima imagem:




No campo do CEP, ao alterar para número também, nós vamos na propriedade abaixo em MÁSCARA DE ENTRADA. Na frente, digite 99-999-999 - Isso vai fazer com que, na hora de você registrar um novo CEP, ele já se encaixará de acordo, acrescentando traços e a determinada quantidade de valores referente ao CEP.

Agora, em TIME e logo depois em HOBBY, nós vamos escolher a opção ASSISTENTE DE PESQUISA. Isso fará com que, na hora do registro sobre a pessoa, teremos opções pra escolher em TIME e HOBBY, e claro, se a opção que estiver disponível não coincidir com o gosto da pessoa, poderemos digitar também. Escolha então ASSISTENTE DE PESQUISA e vamos pra próxima etapa!

Surgirá a seguinte caixa de diálogo ao lado. Vamos marcar a opção DIGITAREI OS VALORES QUE DESEJO e vamos AVANÇAR.

Você irá digitar os TIMES um debaixo do outro, digite quantos você quiser. Logo depois, clique em AVANÇAR. o Nome TIME irá se manter e é só você confirmar clicando em CONCLUIR.




Vamos fazer o mesmo para a opção HOBBY. Escolha Assistente de Pesquisa, segue o mesmo processo, d i g i t e u m a q u a n t i d a d e PASSATEMPO que a pessoa pode escolher fazer e depois clica em AVANÇAR e CONCLUIR. Vamos agora para a última OPÇÃO, que é o SEXO da pessoa.

Em SEXO, nós vamos mexer nas opções abaixo. Em REGRA DE VALIDAÇÃO, digite em maísculo e sem aspas M ou F (isso fará com que o campo só aceite se você digitar M de Masculino ou F de FEMININO. Logo a b a i x o , e m T E X T O D E VALIDAÇÃO, digi te: O Valor digitado não é válido. Isso fará com que o valor que você digitar ao cadastrar a pessoa, se não for M ou F, ele irá avisar que não aceitará! Feito isso, tudo certo pra começarmos a registrar algumas pessoas.

Volte para a opção no MODO DE E X I B I Ç Ã O p a r a F O L H A D E DADOS e começaremos a registrar as pessoas ! Irá aparecer uma caixinha de diálogo perguntando se deseja salvar as alterações, clique em SIM.




Veja que, o código é automaticamente acrescentado, veja a área de CEP, Número, TIME, ao acrescentar, você pode tanto escolher quanto digitar. Faça testes, coloque um valor incorreto no CAMPO SEXO e verá que dará o alerta que você adicionou ao campo quando estávamos montando. Faça cadastro de pelo menos umas 5 pessoas. Fica a seu critério, coloque amigos ou nomes fictícios, somente pra começarmos a fazer testes no programa. Abaixo, o meu modelo já com diversos cadastros para passarmos pra próxima etapa!




Depois de ter cadastrado algumas pessoas, vamos começar a criar CONSULTAS. As consultas, são pesquisas personalizadas e de muito valor para a tabela que criamos, pois com ela, podemos buscar por exemplo SOMENTE NOMES QUE COMEÇAM COM LETRA TAL, SOMENTE CLIENTES QUE MORAM EM TAL CIDADE. Isso facilita muito caso você tenha uma loja e cadastro com mais de 2000 clientes por exemplo, pra você não ficar perdendo muito tempo olhando manualmente. Vamos criar a primeira consulta usando todos os campos, veja como faz: VAMOS NA ABA CRIAR / ASSISTENTE DE PESQUISA:

Clique em OK na primeira etapa. Na Segunda etapa, você vai clicar nas duas setinhas que aparecem logo depois de uma única, para mover todos os campos pro lado direito, pois pra essa consulta, queremos todos os CAMPOS. Clicando nela, você verá que todos os campos ficarão do lado direito. Vamos prosseguir.




Clique em AVANÇAR, deixará marcado a opção «Detalhe...» e clique em AVANÇAR mais uma vez, vamos colocar o nome da consulta de CONSULTA DE CLIENTES, feito isso, clique em CONCLUIR.

Verá que agora, além da tabela CLIENTES, você tem uma consulta, a CONSULTA DE CLIENTES. Vendo assim, você vê que nada mudou aparentemente, certo ? Mas, agora vamos ao MODO DE DESIGN, assim como fizemos com a tabela, para acrescentarmos atributos a CONSULTA para buscarmos determinados clientes!




Volte para a página INICIAL, altere o modo para MODO DE DESIGN, e veja como modificou. Os campos que colocamos estão na parte superior, divididas. Nós, vamos colocar atributos no CAMPO NOME para que façamos busca na tabela, por exemplo, NOMES INICIADOS COM A LETRA TAL, preste atenção, iremos adicionar o atributo onde marquei na imagem abaixo:

Vamos digitar o critério: «como[DIGITE O NOME DO CLIENTE]+*» nessa área de critério do campo NOME. O + e * servirão de busca de mais um cliente, por exemplo, se você digitar na hora da busca nomes com a LETRA A, irão surgir todos os clientes com a letra A. Depois de digitar, você clicará no botão EXECUTAR acima e verá que surgirá a caixa de diálogo com o que você fez:




Ao aparecer a caixa de diálogo, você pode digitar o nome da pessoa que esteja buscando ou somente a letra inicial. Aqui, no exemplo, digitei a letra P e surgiu apenas a cliente que cadastrei com a letra P - PRISCILA. Viu que interessante ? É uma forma bem bacana de localizar a cliente ou clientes específicas.

Vamos agora voltar a tabela que criamos, clique único dela, e depois criar uma nova CONSULTA. Vamos consultar agora cidades. Queremos apenas mostrar quem mora na cidade de LEOPOLDINA (exemplo dado aqui). Iremos acrescentar um outro critério. Ao criar a CONSULTA, vamos adicionar CIDADE como primeiro campo de resultado. Para isso, clique no campo CIDADE, e adicione clicando na primeira setinha. Depois, para os demais campos, clique na setinha dupla abaixo:




Dê o nome de Consulta de CIDADE, Clique em CONCLUIR, vamos pro MODO DESIGN e acrescentar o critério no campo CIDADE. Aqui usei a cidade LEOPOLDINA como exemplo, você vai colocar o que você usou de exemplo aí. O critério é «=LEOPOLDINA».

Clique em EXECUTAR e verá que surgirá somente na consulta pessoas que moram na cidade que você definiu na consulta! Interessante, não ? Então com estes dois exemplos, você vê como funciona a consulta e você pode criar quantas consultas quiser com uma única tabela. Por exemplo, outra, você adiciona produtos, preço. Para exibir preço maior que tal valor, no critério, adicione «>1000" e será mostrado preço maior que 1000.




Vamos agora criar um formulário com a mesma tabela ainda. Nos formulários, podemos adicionar mais registros (clientes, produtos), p o d e m o s p e r s o n a l i z a r s u a aparência e adicionar botões de ação (como na página da web, como em aplicativos).Adicione todos os campos assim como fizemos no anterior e vamos pra próxima etapa, clicando em AVANÇAR. Verá que irá aparecer opções de como quer que as i n f o r m a ç õ e s a p a r e ç a m .

Vamos colocar no modo Justificado, ou se preferir, escolha o modelo que achar melhor. Avançando, coloque o nome F o r m u l á r i o C l i e n t e s . C l i q u e e m CONCLUIR.

Veja como vai ficar. A aparência é de um formulário, como na web, app ou mesmo impresso, para você p r e e n c h e r, a d i c i o n a r. P a r a adicionar um novo registro, é só clicar no símbolo marcado na imagem. Para mostrar os outros registros, só clicar nas setinhas ao lado do símbolo.




Vamos agora mudar para a opção MODO DESIGN, em PÁGINA INICIAL. Verá que muda muito em relação a TABELA e CONSULTA. No formulário, podemos personalizar fonte, podemos adicionar cor de plano de fundo, podemos adicionar logo, endereço de site, botões de ação (imprimir, fechar janela, etc). Então, vamos lá: na parte onde está escrito FORMULÁRIO DE CLIENTES, clique duas vezes caso queira alterar o título.

Depois, vamos alterar a cor de fundo. Para isso, clique com o botão direito fora da área do texto, depois em COR DE FUNDO / PREENCHIMENTO. Escolha a cor de sua preferência, mas não muito forte, para não ficar exagerado.

Podemos agora alterar a fonte, cor da fonte e muito mais pela opção FORMATO, na aba acima. Coloque uma fonte bacana, padrão, que não fuja do contexto do formulário. Logo nas propriedades de DESIGN / FORMAÇÃO também podemos adicionar imagem de fundo e podemos adicionar a logo da empresa, caso tenha. Caso no seu formulário, nos campos aparecerem ######## significa que falta espaço, então você pode ajustar o tamanho do campo também, levando o cursor até ele e os sinais de ### irão desaparecer!




Neste formulário, quero acrescentar o botão de IMPRIMIR e o botão de FECHAR, para que possamos fechar ele sem precisar ir no ícone lá de cima. Então, no MODO DESIGN ainda, vamos nessa área:

Ao clicar no ícone do botão, ele irá te dar a opção de «clicar e largar, desenhando» o botão. Ao fazer o botão, irá aparecer uma caixa de DIÁLOGO com diversas opções. Vamos marcar a opção OPERAÇÕES DE FORMULÁRIO do lado esquerdo e assim, logo após, vamos marcar a opção IMPRIMIR FORMULÁRIO. Vamos clicar agora em AVANÇAR.

Aqui você irá selecionar o formulário no qual iremos adicionar o recurso, no caso, apareceu o único formulário que trabalhamos até agora, ele será o escolhido. Ao trabalhar com vários formulários, irá aparecer nessa área.




Aqui irá pedir pra você escolher se, você quer deixar o botão com TEXTO ou se quiser, você pode adicionar uma imagem para representar, no caso, uma imagem de impressora! Feito sua escolha, clique em AVANÇAR e apenas CONCLUIR ! Feito isso, já teremos o botão IMPRIMIR.Vamos adicionar agora outro, que é FECHAR. É o mesmo caminho, ao invés de selecionar IMPRIMIR FORMULÁRIO, vamos FECHAR FORMULÁRIO. Assim, teremos os dois botões !

Para testar, vamos mudar a opção de MODO DESIGN para MODO DE FORMULÁRIO e vamos clicar nos botões. Nota que, cliquei na opção imprimir, e ele automaticamente já abre as opções de impressão de acordo com sua impressora (caso tenha). Viu que bacana ? São só exemplos do que você pode fazer muito mais com o Access. Vamos agora passar para os Relatórios.

OBS: Nesses intervalos, sempre clique em SIM ao pedir pra SALVAR, ok ?

Vamos aos Relatórios. Eles s ã o p a r e c i d o s c o m o s F o r m u l á r i o s , e d e l e s d i r e t a m e n t e p o d e m o s imprimir, fazer como se fossem Recibos, Notas.P r a i s s o , c l i c a m o s novamente na TABELA CLIENTES e vamos em C R I A R , d e p o i s e m A S S I S T E N T E D E RELATÓRIO, como mostra a imagem.




Ao clicar em ASSISTENTE DE RELATÓRIO, nos deparamos novamente com a caixa de D i á l o g o p e d i n d o p r a selecionarmos campos para o relatório. Vamos colocar TODOS como exemplo. Clique em Avançar até CONCLUIR (Não é necessário mexer nas outras o p ç õ e s p o r e n q u a n t o ) . Finalizando, verá que o relatório é parecido com o Formulário, mas que apareceram ##### - Teremos de mexer para ajustar.

Veja que do lado esquerdo foi adicionado RELATÓRIOS. Vimos que até agora não é bicho de sete cabeças trabalhar com o ACCESS. Vamos agora alterar para o modo DESIGN, clicando na PÁGINA INICIAL / ALTERAR MODO / MODO DESIGN para ajustarmos, mudar fonte, cor, acrescentar a logo e também adicionar RODAPÉ. É a mesma coisa que fizemos pro FORMULÁRIO. Então mãos à massa, e veja o meu como ficou, ao lado!




Vamos agora finalizar, trabalhando com RELAÇÕES. O próprio nome já diz, você pode relacionar uma tabela a outra, por exemplo, já temos a tabela CLIENTES, vamos criar uma nova tabela com o nome de COMPRAS. Isso significa que, cada cliente registrado, terá sua compra registrada, de acordo com cada código. Vamos na aba CRIAR, nova TABELA, e agora, vamos criar os campos de modo mais eficaz. Lembra que no início teríamos o MODO DIFÍCIL pra depois o FÁCIL ? Então, chegou!

Modo mais eficazde adicionar campos.Mas lembre-se queos critérios, atributos,valem pelo modode DESIGN ;)

Aqui usei os campos TEXTO CURTO, MOEDA e NÚMERO. Produto, Preço, Prestação. Ok. Feito isso, salve como P R O D U T O S e v a m o s n a A B A FERRAMENTAS DE BANCOS DE DADOS e depois em RELAÇÕES.




Essa é a RELAÇÕES. Clicando nela, vamos ao próximo passo.

Vai aparecer o nome das duas tabelas que temos, são elas mesmo que queremos relacionar uma com outra. Selecione as duas e clique em Adicionar. Agora, arraste a opção CÓDIGO de uma tabela para cima do outro CÓDIGO da outra tabela. Vamos relacionar os mesmos códigos e logo depois verá o que isso vai mostrar.

Apenas Confirme os dados ao lado. Clicando em CRIAR, verá a ligação feita de uma tabela e outra e pra gente ver isso, FECHAMOS a opção de relação e vamos na tabela CLIENTE, verá que um sinal de + foi adicionado. Clique nele e verá que uma tabela foi re lac ionada a ou t ra , o código equivalente um valeu pra outro!






A intenção da apostila foi passar uma idéia básica para você ver que não é difícil lidar com banco de dados. Espero que você tenha sucesso com o aplicativo, e tendo dúvidas, entre em contato, será um prazer debater sobre! Faça diversos testes no programa e avance com outros critérios, você pode encontrar facilmente na web !

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ARTE, DESIGN e INFORMÁTICA emalta qualidade para você !

Apostila MS Access - Portuguese

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