Treinamento de MS Project 2010 Prof. Jorge Albernaz Martins -1- Conceitos Ao tomarmos conhecimento do mundo sonhamos em construir ou ter algo na vida. Esse desejo pode ser alcançado ou não dependendo de como levamos a vida ou focalizamos nossas energias para conseguir tais intentos. Estes sonhos podem tornar-se realidade quando planejamos e levantamos todas as variáveis e custos necessários. Porém o planejamento nem sempre é garantia de sucesso. O sucesso depende de um bom planejamento, bons recursos e bons materiais, aliado a isso dependemos de outros motivos que podem influenciar negativa ou positivamente o seu desempenho em conseguir alcançar tais objetivos. O bom entendimento destes motivos e as boas praticas de projetos e gerencia de projetos nos dará a sensação que estamos fazendo a coisa certa. Nos parágrafos anteriores introduzimos propositalmente alguns termos que você deve se perguntar “o que isso?”. O que é projeto? É um conjunto de ações realizadas em uma ordem lógica e concorrente com o emprego de recursos humanos (qualificados ou não) e materiais com um período de tempo predefinido para se alcançar um determinado resultado ou produto. Normalmente um projeto é encomendado por alguém ou uma empresa ou governo que deseja obter um objeto pronto, um serviço com o desenvolvimento de um projeto. Quando há a encomenda deste projeto há um conjunto de características que devem ser obtidas e especificações que se deve seguir para se obter algo com um determinado nível de funcionalidade e qualidade. No entanto, o simples fato de encomendar um projeto a uma empresa ou organização não é sinônimo de sucesso, pois depende de qual necessidade será atendida em um determinado momento. Exemplo: por volta do ano 2000 o governo brasileiro encomendou a construção uma caravela idêntica a que Pedro Álvares Cabral usou quando descobriu o Brasil no ano de 1500 para comemorar os 500 anos de descobrimento, no entanto houve atrasos no estaleiro em Portugal e a caravela chegou ao nosso país fora da data prevista 21 de abril de 2000. Este fato ficou marcado negativamente, pois o projeto foi desenvolvido para as comemorações que foram frustradas e repercutiu por toda a impressa brasileira. Todo projeto depende de um conjunto de tarefas ou ações inter-relacionadas que são executadas em um determinado período de tempo objetivando alcançar um resultado ou produto. Todo projeto possui um conjunto de características que faz com que possamos chamar como tal. A seguir definiremos as principais características de um projeto, em breves palavras. São elas: Temporário Especifico Mensurável Dinâmico Temporário – Todos os projetos apresentam uma data de inicio e fim de forma bem clara e objetiva. As datas de inicio e fim podem sofrer adiantamentos ou atrasos ou ainda descontinuidade do projeto por falta de interesse ou outros motivos. Especifico – Todo projeto é definido para atender a um objetivo que o torna diferente de outros projetos da mesma natureza. Mostrando assim uma particularidade de cada um. Exemplo a construção de vários prédios com a mesma planta em terrenos
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Treinamento de MS Project 2010
Prof. Jorge Albernaz Martins
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Conceitos
Ao tomarmos conhecimento do mundo sonhamos em construir ou ter algo na vida. Esse
desejo pode ser alcançado ou não dependendo de como levamos a vida ou focalizamos
nossas energias para conseguir tais intentos. Estes sonhos podem tornar-se realidade
quando planejamos e levantamos todas as variáveis e custos necessários. Porém o
planejamento nem sempre é garantia de sucesso.
O sucesso depende de um bom planejamento, bons recursos e bons materiais, aliado a
isso dependemos de outros motivos que podem influenciar negativa ou positivamente o
seu desempenho em conseguir alcançar tais objetivos. O bom entendimento destes
motivos e as boas praticas de projetos e gerencia de projetos nos dará a sensação que
estamos fazendo a coisa certa.
Nos parágrafos anteriores introduzimos propositalmente alguns termos que você deve se
perguntar “o que isso?”.
O que é projeto?
É um conjunto de ações realizadas em uma ordem lógica e concorrente com o emprego
de recursos humanos (qualificados ou não) e materiais com um período de tempo
predefinido para se alcançar um determinado resultado ou produto.
Normalmente um projeto é encomendado por alguém ou uma empresa ou governo que
deseja obter um objeto pronto, um serviço com o desenvolvimento de um projeto.
Quando há a encomenda deste projeto há um conjunto de características que devem ser
obtidas e especificações que se deve seguir para se obter algo com um determinado
nível de funcionalidade e qualidade.
No entanto, o simples fato de encomendar um projeto a uma empresa ou organização
não é sinônimo de sucesso, pois depende de qual necessidade será atendida em um
determinado momento. Exemplo: por volta do ano 2000 o governo brasileiro
encomendou a construção uma caravela idêntica a que Pedro Álvares Cabral usou
quando descobriu o Brasil no ano de 1500 para comemorar os 500 anos de
descobrimento, no entanto houve atrasos no estaleiro em Portugal e a caravela chegou
ao nosso país fora da data prevista 21 de abril de 2000. Este fato ficou marcado
negativamente, pois o projeto foi desenvolvido para as comemorações que foram
frustradas e repercutiu por toda a impressa brasileira.
Todo projeto depende de um conjunto de tarefas ou ações inter-relacionadas que são
executadas em um determinado período de tempo objetivando alcançar um resultado ou
produto.
Todo projeto possui um conjunto de características que faz com que possamos chamar
como tal. A seguir definiremos as principais características de um projeto, em breves
palavras. São elas:
Temporário
Especifico
Mensurável
Dinâmico
Temporário – Todos os projetos apresentam uma data de inicio e fim de forma bem
clara e objetiva. As datas de inicio e fim podem sofrer adiantamentos ou atrasos ou
ainda descontinuidade do projeto por falta de interesse ou outros motivos.
Especifico – Todo projeto é definido para atender a um objetivo que o torna diferente
de outros projetos da mesma natureza. Mostrando assim uma particularidade de cada
um. Exemplo a construção de vários prédios com a mesma planta em terrenos
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diferentes. Cada prédio torna-se um projeto único e especifico porque a geologia de
cada terreno é diferente o que pode alterar a estrutura de fundação do prédio diferente
aumentando ou diminuindo os custos.
Mensurável – Todo projeto pode ser acompanhado ou monitorado a partir de variáveis
como tempo de uma tarefa, quantidade de recursos de uma tarefa, quantidade de horas
homem em um projeto e muitas outras variáveis que possam aparecer no decorrer de
planejamento ou acompanhamento.
Dinâmico – Todo projeto apresenta um aspecto de mudanças no decorrer de seu
planejamento e execução. As mudanças podem ser de ordem financeira, climática,
estrutural, política ou mesmo ideológicas. Todo projeto esta sujeito a estas mudanças e
varias outras aqui não mencionadas para se adequar a um determinado cenário ou
situação. Portanto por este aspecto de mutação ou mudança o consideramos como sendo
dinâmico.
Elementos que compõe um projeto Para o bom entendimento de um projeto dentro do MS Project 2010 é importante que saibamos o conceito de cada elemento que aparece na sua utilização. Por este motivo preparamos uma seção onde definimos cada um destes elementos em sua significância. Todo projeto é composto de :
Tarefas o Duração o Precedência o Ligação o Folga o Lag
Caminho critico
Restrição
Recursos
Custos
Conflito de recursos
Tipos de dados do MS Project 2010 Tarefas – São ações necessárias que são executadas dentro de um projeto. Estas ações quando colocadas em uma seqüencia do começo ao fim do projeto que nos diz como fazer, quando fazer, por quem fazer e quando atribuímos os recursos. Toda tarefa tem uma duração, que veremos mais adiante, e também recebe os recursos que serão utilizados nestas ações, bem como, tipo de ligação com sua predecessora e sucessora, folga, lag, restrições. Termos estes que definiremos mais adiante. As tarefas dentro do MS Project são divididas em quatro grupos:
Tarefa Critica São todas as tarefas que faz parte do caminho critico do projeto, que também pode ser interpretado como sendo as tarefas que tem a menor folga de tempo de uma para a outra. Estas tarefas quando mal administradas e não executadas no prazo irão impactar o término de sua sucessora e isso pode desencadear um atraso nas demais tarefas desta cadeia que pode influenciar na data de entrega do projeto. Tarefa normal
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Toda tarefa que tem uma folga maior que zero ou ainda maior que a menor folga existente dentro do caminho critica entre a predecessora e a sucessora define-se como normal, ou como outros autores chamam de não criticas. Isto é, que não pertencem ao caminho critico do projeto. Tarefa resumo Dentro do MS Project 2010 as tarefas criticas, não criticas e marcos são agrupadas em uma estrutura hierárquica e são totalizados através da tarefa que o encabeça. As tarefas resumo são totalizadoras das tarefas que estão abaixo dela e também servem para identificar o que chamamos de etapas do projeto. Podendo ter vários níveis hierárquicos dentro da estrutura analítica do projeto (EAP) (WBS Work Breakdown Structure). Uma boa pratica é não ter muitos níveis de detalhamento, pois o ser humano não tem um bom controle quando esses níveis passam de três. Segundo estudos os humanos conseguem, com certa dificuldade, controlar até sete níveis. Tarefa marco temporal Esta é uma tarefa diferente que é tratada como um momento importante do projeto, identificada dentro do software como uma etapa. Esta tarefa tem duração zero e não aloca recurso bem como tem um valor ou totalização.
Duração – Toda tarefa tem uma meta temporal para ser finalizada, essa meta denominamos de duração. A duração pode ser medidas em minutos, horas, horas decorridas (sem intervalos), dias (úteis), dias decorridos (sem intervalos), semanas. Quando inserimos a duração o MS Project 2010 irá calcular o inicio e o término da tarefa não havendo necessidade de alterar as datas manualmente. Precedência – Indica qual ou quais tarefas devem ser executadas antes da tarefa atual. Usamos o campo precedência para criar uma rede de precedência ou histograma do gráfico de Gantt. Indicamos o numero da tarefa ou tarefas que precisam ser executadas. A precedência também é usada para informar as tarefas que serão executadas paralelamente. Ligação – A forma como as tarefas são executadas é indicada pela ligação entre as tarefas. Existem quatro tipos de ligações entre as tarefas. São elas:
Termino Início TI – Termino início significa que uma tarefa predecessora deve terminar para que a tarefa atual seja iniciada. No MS Project 2010 esta é a tarefa padrão que é associada normalmente sem a necessidade de indicar a sigla (TI). No gráfico de Gantt teremos a seguinte imagem: Término Término TT – Indica que uma tarefa predecessora deve terminar junto com a tarefa atual e é indicada pela sigla (TT). Para indicar no programa que a tarefa atual termina junto com a
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predecessora devemos informar o numero da tarefa mais a sigla (TT). Exemplo : 15TT quer dizer que a tarefa atual tem como predecessora a tarefa 15 e deve terminar junto com ela. Graficamente teremos: Início Início II – A tarefa predecessora deve iniciar juntamente com a tarefa atual. Para informar isso no programa indicamos o numero da tarefa juntamente com a sigla (II). Exemplo 15II – diz ao MS Project 2010 que a tarefa predecessora da tarefa atual deve começar juntas. No gráfico de Gantt teremos: Início Término IT – Este tipo de ligação é pouco comum de acontecer, porém pode ocorrer, indicando que uma tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora deve iniciar. Caso queira informar essa situação devemos usar o numero da tarefa seguida da sigla (IT). Exemplo 15IT diz ao programa que a tarefa atual deve terminar para que a tarefa predecessora inicie. No histograma teremos:
Folga – É o prazo ou intervalo de tempo entre uma tarefa e sua sucessora. Consideramos dois tipos de folgas:
Folga Livre – Conhecida no MS Project como margem de atraso permitida é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar qualquer tarefa sucessora.
Folga Total – também conhecida como Margem de Atraso Total contém a quantidade de tempo que a data de término de uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar a data de término do projeto.
LAG (Latency At Game) - é o tempo mínimo obrigatório que existe entre uma tarefa e outra. E não gera custos para o projeto. Também tratado como latência no programa. No campo precedência colocamos a tarefa predecessora mais a ligação mais a quantidade de tempo necessário para esperar. Exemplo: 15 II + 2 dias, neste caso estamos
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dizendo ao programa que a tarefa atual tem que começar junto com a tarefa 15 porém deve ter uma espera de dois dias uteis.
Caminho Critico – É a menor soma de folgas livres entre as tarefas que compõe um caminho do começo ao fim do projeto. Este caminho indica a duração do projeto. Caso uma tarefa neste caminho não termine no prazo irá atrasar o termino do projeto inteiro. O Caminho Critico tem sua origem nas técnicas usadas na década de cinqüenta quando os americanos começaram a corrida espacial e adotaram a técnica PERT-CPM (Path Evaluation Thecnique Critical Path Method) onde eram somadas todas as durações dos caminhos indicados dentro do projeto. Em seguida verifica se qual delas é a menor, esse caminho então é identificado como caminho critico. Veja mais detalhes a respeito da técnica PERT-CPM na pagina 14 deste material. Restrição – é uma forma de influenciar o programa no calculo da data de inicio ou termino de uma tarefa que pode ser de ordem tática, custo, prazo e escopo. Uma restrição é indicada pela ligação entre as tarefas. Por exemplo podemos informar que uma tarefa que é inserida no programa com ligação termino inicio (TI) terá por padrão a restrição o mais cedo possível. Desta forma entende se que a tendência é trazer todos inicio de tarefas para mais próximo da data de inicio do projeto. Exitem oito formas de impor restrições ao MS Project 2010: O mais cedo possível ... O mais tarde possível ... Não iniciar antes de ... Não iniciar depois de ... Não terminar antes de ... Não terminar depois de ... Deve iniciar em ... Deve terminar em ...
Uma observação importante que devemos fazer é que ao fazer o agendamento do Projeto a partir da data final todas as tarefas terão a restrição o mais tarde possível, ou seja todas as tarefas terão suas datas de inicio apontando para uma data próximo da data final do projeto. Todas as vezes que aplicar uma restrição a uma tarefa o programa indicara na planilha de tarefas um ícone de uma agenda. Recursos – No MS Project 2010 um recurso pode ser mão de obra, equipamento, material ou custo. Em todo projeto o recurso é o responsável pela atribuição de custos ao projeto. Existem várias maneiras de atribuir um recurso ao projeto. Trataremos deste assunto em maiores detalhes mais adiante neste material. Custos – No MS Project 2010 podemos efetuar os cálculos dos projetos aplicando vários tipos de custos. Só para citar alguns:
Custo por hora – é a forma em que o recurso é remunerado.
Custo Fixo – é um valor que o recurso necessita para ser adquirido ou uma verba necessária para instalação.
Custo de Reaplicação – é o valor que se aplica quando há necessidade retrabalho.
Os custos podem ser classificados quanto a forma de apropriação do serviço ou bem:
Rateio – o valor pago ao recurso ou seu uso é distribuído proporcionalmente na medida em que vai sendo usado.
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Ao Inicio – Quando o recurso precisa ser remunerado antes do inicio dos trabalhos o que normalmente é negociado previamente. Ao Termino - Normalmente no ramo da construção civil é chamado de empreita do trabalho, onde o recurso é remunerado após o termino das atividades a qual ele foi contratado.
Conflito de Recurso - Acontece quando um ou mais recursos não estão disponíveis para ser atribuídos em um determinado instante do projeto. Na interface do MS Project 2010 os recursos que ficarem indisponíveis serão impressos na cor vermelha na planilha de recursos. Tipos de dados do MS Project 2010 - No MS Project 2010 temos três momentos importantes do nosso projeto: o planejamento, a confirmação do planejamento, e o acompanhamento. Na medida em que planejamos informamos dados que não se tem uma certeza e o chamamos de provável. Todas informações como data, custo, quantidade de recurso e outros são uma estimativa do que iremos precisar para efetuar tal operação. Ao confirmar que as informações que cadastramos são suficientes para a realização das tarefas e conseqüente execução do projeto passamos a chamá-las de metas ou baseline (linha de base). Isto significa que estamos assumindo um compromisso com nosso cliente ou patrocinador para a execução do projeto. Em alguns casos o próprio cronograma serve como documento adicional a um contrato de execução do projeto. Ao firmarmos o contrato e iniciar as atividades do projeto passamos a acompanhar e medir todos os valores que estão sendo alcançados durante os trabalhos. Desta forma passamos a informar a REAL situação do projeto.
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Apresentando o MS Project Atualmente a Microsoft tem MS Project em duas versões, uma voltada para usuários
que utilizam um computador e que trabalham no dia a dia cadastrando seus projetos
individualmente e outra versão para o ambiente corporativo.
{pesquisar sobre as versões}
O MS Project 2010 é um programa da família Office da Microsoft, que traz na sua
interface uma facilidade de uso herdada dos produtos anteriores do pacote e também
vários anos de experimento e aperfeiçoamento. Com isso podemos aproveitar todo o
conhecimento que adquirimos ao usar produtos como MS Word, MS Excel e usar com
a mesma intuição no MS Project. Todas as barras de ferramentas são padronizadas e
com os mesmos significados.
Observe a janela abaixo e verifique a similaridade com os produtos citados no parágrafo
anterior.
Analisando a janela acima encontramos alguns elementos importantes na manipulação e
uso que farão com que você consiga desenvolver uma habilidade e destreza com a
interface.
1 – identifica a barra de titulo da janela principal.
2- barra de menus que permite que sejam dados comandos ao programa de acordo com
a necessidade do operador.
3- barras de ferramentas são atalhos para os comandos na barra de menu que
simplificam a operação do sistema.
4 – Planilha de tarefas ou gráfico de GANTT que pode ser trocado através do menu
exibir ou na barra de modos que pode ser habilitada.
5 – Area do gráfico de GANTT onde visualizamos o histograma da rede de precedência
do nosso cronograma.
6 – Biombo onde pode se privilegia a visualização da planilha de tarefas ou o gráfico de
GANTT, faz se arrastando para a direita ou esquerda conforme a necessidade.
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Configurando o ambiente de trabalho no MS Project
Um procedimento importante no MS Project 2010 é a configuração do ambiente de
trabalho. Isto é necessário para que possamos controlar melhor o que o software faz na
medida em que criamos nossos cronogramas. Algumas informações precisam ser
adaptada a nossa forma de conduzir o calculo de um cronograma. Essas configurações
também podem alcançar um cunho pessoal permitindo assim a sua adequação a cada
gosto e necessidades metodológicas de cada organização. Para que nosso curso
transcorra sem “surpresas” vamos configurar a partir de agora algumas opções
essenciais ao que apresentamos a seguir.
No MS Project 2010 podemos configurar o programa para alcançar um nível de
personalização considerável. Não discutiremos todas as abas, mas somente aquelas que
nos afeta dentro da metodologia. Observe na janela abaixo:
Para que essa janela apareça é necessário os seguintes passos: menu Ficheiro,
selecione o item Opções.
Vamos começar por essa opção que aparece em primeiro plano na janela acima, a guia
ou aba Exibir. Vamos alterar o formato da data para que apareça no formato Seg
28/01/02 12:33, isso quer dizer que estamos fazendo com que o MS Project 2010
apresente a data junto com as horas, minutos e segundos. Assim podemos ter uma
exatidão maior na hora de acompanhar as tarefas no nosso dia a dia, principalmente em
projetos de engenharia que podemos acompanhar mais de perto a produtividade de cada
recurso presente ao projeto. Maiores detalhes no vídeo que acompanha este curso no
tópico chamado configurações do ambiente do MS Project 2010.
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Campos a serem alterados na configuração de cronograma
O próximo passo é configurar como as unidades de atribuição serão mostradas. Existem
algumas metodologias de gerenciamento de projetos que utilizam valores expressos na
forma de percentual e outras que preferem expressar em valores decimais. No nosso
caso expressaremos em decimal. E para fazer isso devemos selecionar a guia
Cronograma e escolher a opção decimal no campo Mostrar unidades de atribuição
como. Assim o programa passará a aceitar quantidades de recursos como decimal, o que
a meu ver gera menos confusão.
Para a nossa metodologia usaremos as datas calculadas automaticamente, desta forma o
MS Project poderá gerar as datas na medida em que vamos inserindo as durações de
cada tarefa. No nosso curso usaremos a opção de agendamento automático.
No campo Novas tarefas devemos selecionar a opção “Iniciar na data de inicio do
projeto”. Assim quando inserir a data de inicio do projeto estará forçando o programa a
começar todo o calculo em uma data especifica.
Outro item importante é a configuração do campo As novas tarefas são controladas
pelo empenho que deve ser desmarcada, este item influencia o programa a calcular a
duração das tarefas de tal forma que na medida em que acrescentamos recursos nas
tarefas o tempo diminui. Isso pode ser um desastre pra nos se pensarmos que quanto
mais pessoas colocarmos numa reunião pode fazer com ela dure menos tempo, o que
convenhamos é difícil de acontecer. Nesta guia pode se visualizar o botão Definir como
padrão, quando apertado faz com que todas as configurações da guia seja tornadas
padrão a partir daquele momento fazendo com que todo os arquivos abertos ou arquivos
novos recebam essas configurações. Portanto tenha cuidado ao apertar esse botão.
Na guia Calculo devemos alterar a opção A atualização do status da tarefa atualiza o
status do recurso, a ativação dessa opção faz com que tenhamos um via de mão dupla,
se atualizamos a tarefa o recurso será atualizado e o contrario também é valido. Para a
nossa metodologia desmarcaremos esta opção.
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Para efetivar esta configuração para os próximos novos arquivos, aperte o botão Definir
como padrão.
Um dado importante que deve ser inserido na criação do projeto são as datas de inicio
do projeto, a forma de agendamento, a data de status do projeto (ou data da medição),
calendário do projeto e a prioridade padrão dada a cada tarefa. Para automatizar esse
procedimento deve se alterar na guia Geral a opção Solicitar informações ao criar
projetos.
Outra opção importante para quem usa muitos arquivos e não gosta de ficar procurando
nas pastas do computador os arquivos do Project é aumentar o numero de entradas de
arquivos recém usados. O normal são 4 entradas, porém você poderá alterar esse
numero para a sua comodidade.
E por ultimo podemos configurar como será a forma de salvamento dos arquivos do MS
Project 2010. Na guia Salvar informamos onde serão salvos os arquivos do Project bem
como de quanto em quanto tempo o programa pedirá para salvar o projeto. É importante
que se seu computador não tenha um sistema de proteção contra queda de energia
coloque esse valor bem baixo para evitar o desprazer de ter que refazer tudo caso ocorra
uma queda de energia, agora se a bateria do seu notebook estiver boa não precisa
colocar um valor muito baixo. Importante também é que salve somente o arquivo ativo
pois se esta opção não estiver ativa todos os outros arquivos abertos também serão
salvos. O que pode resultar em salvamento de valores não desejados nos outros
arquivos.
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Cadastro da Tarefa
O cadastro de tarefas se dá pela simples digitação de seus nomes na coluna nome da
tarefa dentro do MS PROJECT, especificamente na coluna do gráfico de GANTT.
Devemos digitar tanto as tarefas normais quanto as tarefas resumos, aquelas que apenas
demarcam grupos de tarefas em um dado momento do projeto.
Para cadastrar uma tarefa proceda da seguinte forma:
Menu principal Exibir, em seguida, escolha gráfico de GANTT.
O campo Modo de Tarefa indica se uma tarefa foi agendada manualmente (tarefa
agendada manualmente: esse tipo de tarefa pode ser colocado em qualquer lugar do
agendamento sem que o Project faça um agendamento novamente; ela não se move
quando as informações relacionadas à tarefa são alteradas.) ou automaticamente (tarefa
agendada automaticamente: esse tipo de tarefa é agendado com o uso do mecanismo de
agendamento do Project, considerando as restrições de tarefa da conta, dependências,
calendários do projeto e calendários de recursos.), oferecendo a você a oportunidade de
decidir quanto controle deseja ter sobre o agendamento de tarefas em um projeto. Por
padrão, as tarefas são definidas como agendadas manualmente, com uma data de início,
data de término e duração definidas por você. O Microsoft Project nunca mudará as
datas de uma tarefa agendada manualmente, mas você poderá ver avisos se houver
potenciais problemas com os valores inseridos. É possível alterar uma tarefa para
agendada automaticamente, fazendo com que o Project agende-a com base em
dependências, restrições, calendários e outros fatores.
Outra dica importante é desmarcar a opção “As novas tarefas são controladas pelo
empenho” . Quando você atribui recursos (recursos: as pessoas, equipamentos e
materiais usados para executar as tarefas de um projeto.) a uma tarefa (tarefa: uma
atividade que tem um início e um fim. Os planos de projetos são constituídos por
tarefas.), o Microsoft Office Project 2010 calcula quanto tempo a tarefa levará para ser
concluída com esses recursos. Se você atribuir vários recursos ao mesmo tempo, a
duração (duração: a extensão total do período de trabalho ativo necessário para concluir
uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o início até o término de
uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e do recurso.) não será
alterada em sua estimativa original. Entretanto, se você atribuir recursos adicionais a
uma tarefa que já tem uma atribuição (atribuição: um recurso específico atribuído a uma
determinada tarefa.), o Project calculará quanto tempo menos ela levará para ser
concluída com esses recursos adicionais. Concluída com esses recursos adicionais. Isso é
conhecido como agendamento controlado pelo empenho (agendamento controlado pelo
empenho: o método padrão de agendamento do Project. A duração de uma tarefa
diminui ou aumenta conforme os recursos são adicionados à tarefa ou removidos da
mesma, enquanto o empenho necessário para concluí-la permanece inalterado.
Exercício
Cadastre as tarefas como segue abaixo, não se preocupe com a duração ou datas.
Procure focalizar suas atenções neste momento em como usar a ferramenta.
Id Nome da tarefa
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1 Lançamento Comercial de Produto
2 Rotinas da Administração
3 Comunicar Metas
4 Providenciar Registro
5 Contatar Veiculo Propaganda
6 Comprar Material Propaganda
7 Discutir Vendas
8 Reavaliar Processos
9 Discutir Lançamento
10 Conferir Material Propaganda
11 Distribuir Material Propaganda
12 Veicular Comercial
13 Lançar Produto
14 Rotinas de Produção
15 Produzir Protótipo
16 Produzir Produto
17 Produzir Embalagem
18 Pronto para Embalar
19 Embalar
20 Carrega
21 Distribuir
22 Teste de Qualidade
23 Colher/Testar Amostra
24 Analisar Resultados
25 Redigir Relatório Técnico.
Subordinando tarefas
Esta operação tem como objetivo criar uma estrutura hierárquica que identifique a
responsabilidade e a visualização de informações totalizadoras em diversos níveis. O
processo de subordinação ocorre da seguinte forma:
1º - Selecione as tarefas que estão abaixo da linha onde você deseja fazer a
subordinação.
2º - Selecione o botão Recuo na barra de ferramentas de formatação, conforme figura
abaixo nas setas verdes.
Exercício
1) No projeto de lançamento de produto faça a seguinte distribuição:
Id Nome da tarefa
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1 Lançamento Comercial de Produto
2 Rotinas da Administração
3 Comunicar Metas
4 Providenciar Registro
5 Contatar Veiculo Propaganda
6 Comprar Material Propaganda
7 Discutir Vendas
8 Reavaliar Processos
9 Discutir Lançamento
10 Conferir Material Propaganda
11 Distribuir Material Propaganda
12 Veicular Comercial
13 Lançar Produto
14 Rotinas de Produção
15 Produzir Protótipo
16 Produzir Produto
17 Produzir Embalagem
18 Pronto para Embalar
19 Embalar
20 Carrega
21 Distribuir
22 Teste de Qualidade
23 Colher/Testar Amostra
24 Analisar Resultados
25 Redigir Relatório Técnico.
Indicando prazo final
É possível indicar um prazo final para tarefas ou para o projeto como um todo de forma
que durante o planejamento seja possível observar se a data final das tarefas ou do
projeto atende aos requerimentos fundamentais. Use o Duplo clique em cima da tarefa
que aparecera uma tela contendo as informações sobre a tarefa
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Na guia avançado aparece o campo prazo final onde representa o fim da tarefa. A
duração da tarefa é informada mediante informações históricas ou de especialistas
naquele tipo de tarefa esta informação deve ser baseada em condições normais de
trabalho. A analise de exeqüibilidade é feita posteriormente.
Todas as tarefas recebem a duração a partir do campo duração da tarefa. Sempre que
não informada aparece um 1d? indicando uma estimativa do MS Project. As datas vão
sendo calculadas a partir da data de inicio informada na opção de informações sobre o
projeto no menu principal projeto. Alias este deve ser o primeiro passo na criação de um
projeto, mas que as vezes passa desapercebido, pois, podemos mudar a qualquer
momento.
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A coluna de duração de uma tarefa pode assumir as seguintes unidades de medidas: