Apostila de Auxliar de Escritório

7/24/2019 Apostila de Auxliar de Escritrio

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Auxliar de escritrio

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O mercado de trabalho - A importncia da constante atualizao

O mercado de trabalho est exigente e buscam cada vez mais,

profssionais ualifcados e di!erenciados com extenso conhecimento

t"cnico# $esse cenrio, !altam candidatos preparados para ocupar as vagas

dispon%veis, mesmo sobrando pessoas & procura de emprego#

A participao dos 'ovens no mercado de trabalho " a menor desde o

in%cio deste s"culo# (egundo a mais recente )esuisa $acional por Amostra

de *omic%lios +)nad, divulgada pelo ./0 em setembro, pouco menos de 12

milh3es de brasileiros com 14 a 56 anos estavam trabalhando ou

procurando emprego em 5718, o euivalente a 97,6: da populao dessa

!aixa etria# ; a menor proporo desde 5771, uando a )nad passou a

divulgar esse dado#

s voltadas para 'ovens, em tr>s

perfsB primeiro emprego, callcenter e trainee#

mportncia do auxiliar de escritrio no mercado de trabalho

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$o mercado existem muitas pessoas uerendo trabalhar, mas poucas

so as ue realmente interagem com a necessidade das empresas

A necessidade existente no mercado empresarial de profssionais

capacitados com Ccompet>nciaD na rea !az com ue vrias institui3es

desenvolvam cursos profssionalizantes e de capacitao para o

desempenho da atividade e, mesmo depois de ' haverem conseguido sua

vaga na rea, elas promovem cursos rpidos ou palestras, possibilitando a

reativao dos valores !undamentais para seu desempenho#

0ste cargo " muito procurado por vrios tipos de empresas ue denominam

este cargo como auxiliar de escritrio, auxiliar administrativo ou assistente

administrativo# 0sta afrmao pode ser comprovada nos anEncios de

emprego nos 'ornais#

O mercado de trabalho nessa rea " bem amplo pois toda nova

organizao aberta, se'a ela peuena, m"dia ou grande necessita de vrios

auxiliares de escritrio ou assistentes administrativos# Fm auxiliar de

escritrio pode atuar em uma empresa privada ou de administrao pEblica,

escolas, hot"is, cl%nicas, hospitais, indEstrias, com"rcios, companhia de

servios etc# (e ainda tiver dEvidas sobre este excelente mercado detrabalho, ve'a abaixo exemplos de anEncios de auxiliar de escritrio#

$os Eltimos anos houve um aumento do nEmero de empregos no

mercado !ormal nesta rea# $o entanto as pre!er>ncias so dadas aos

profssionais com alguma experi>ncia, ou ue tenham cursos de

especializao em vendas, computao, organizao, recepo etc#

O auxiliar administrativo executa vrios controles importantes como

controle e emisso de notas fscais, !az peuenas compras, controla estoue

de material de escritrio, controla !reu>nciade !uncionrios, digita relatrios, aruiva documentos, mant"m a

organizao dos aruivos etc#

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Programa 5S

O 5S ou House keeping um conjunto de tcnicas desenvolvidas noJapo e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas paraenvolver todos os membros da famlia na administrao e organizaodo lar.

o final dos anos !"# $uando os industriais japoneses comearam aimplantar o sistema de $ualidade total %&'( nas suas empresas#perceberam $ue o 5S seria um programa b)sico para o sucesso da&'.

*sse programa pode ser con+ecido com outros nomes# porm 5S

o mais utilizado e vem das iniciais das cinco tcnicas $ue o comp,e

Seiri- organizao# utilizao# liberao da )reaSeiton- ordem# arrumaoSeiso- limpeza

Seiketsu- padronizao# asseio# sa/deShitsuke- disciplina# autodisciplina.

O 5S pode ser implantado como um plano estratgico $ue# ao longodo tempo# passa a ser incorporado na rotina# contribuindo para acon$uista da $ualidade total e tendo como vantagem o fato de

provocar mudanas comportamentais em todos os nveis+ier)r$uicos.

0uitos dos conceitos da $ualidade total se fundamentam na teoriada mel+oria contnua %Kaizen: Kai# mudana e Zen# para mel+or(# poisa &' um processo e no um fato $ue possa ser consideradoconcludo. uma primeira etapa necess)rio estabelecer a ordempara ento buscar a &'. 1ara estabelecer a ordem usamos o 5S.

2lguns objetivos desse programa so

mel+oria do ambiente de trabal+o

preveno de acidentes

incentivo 3 criatividade

reduo de custos

eliminao de desperdcio

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desenvolvimento do trabal+o em e$uipe

mel+oria das rela,es +umanas

mel+oria da $ualidade de produtos e servios. SEIRI - Organizao, liberao da rea

*ssa tcnica utilizada para identificar e eliminar objetos einforma,es desnecess)rias# e4istentes no local de trabal+o.

Seu conceitro c+ave a utilidade# porm# devemos tomar cuidadocom o $ue vai ser descartado para no perdermos informa,es eoudocumentos importantes.

2 tabela abai4o mostra como separar e selecionar

IDENTIFICAO PROVIDNCIAS

Se usado toda hora Colocar no prprio local de trabalho

Se usado todo dia Colocar prximo ao local de trabalho

Se usado toda semana Colocar no almoxarifado, etc

Se no necessrio Descartar, disponibilizar

2s principais vantagens do Seiriso

conseguir liberao de espao

eliminar ferramentas# arm)rios# prateleiras e materiais eme4cesso

eliminar dados de controle ultrapassados

eliminar itens fora de uso e sucata

diminuir risco de acidentes.

1ara a e4ecuo do Seiri devem ser definidas e instaladas reas dedescarte.*ssas )reas devem ser devidamente sinalizadas para evitar$ue se tornem 6)reas de baguna6. 'odo material descartado deve sereti$uetado e controlado %materiais para recuperao# alienao#almo4arifado# materiais para outros 7rgos# reciclagem ou para li4o ou

sucata(.

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2 responsabilidade da pessoa $ue est) descartando s7 termina nomomento do destino final do material descartado.

SEITON - Ordem, arrumao

8 uma atividade para arrumarmos as coisas $ue sobraram depoisdo Seiri. Seu conceito c+ave a simplificao. Os materiais devem sercolocados em locais de f)cil acesso e de maneira $ue seja simplesverificar $uando esto fora de lugar.

9antagens

rapidez e facilidade para encontrar documentos# materiais#ferramentas e outros objetos

economia de tempo

diminuio de acidentes.

SEISO - Limpeza

esta etapa devemos limpar a )rea de trabal+o e tambm investigar

as rotinas $ue geram sujeira# tentando modific)-las. 'odos os agentes$ue agridem o meio-ambiente podem ser englobados como sujeira%iluminao deficiente# mal c+eiro# rudos# pouca ventilao# poeira#etc(.

:ada usu)rio do ambiente e m)$uinas respons)vel pelamanuteno da limpeza. 2 pr)tica do Seisoinclui

no desperdiar materiais

no forar e$uipamentos dei4ar ban+eiros e outros recintos em ordem ap7s o uso# etc.

:omo vantagens da aplicao desse terceiro S# temos

mel+oria do local de trabal+o

satisfao dos empregados por trabal+arem em ambiente limpo

maior segurana e controle sobre e$uipamentos# m)$uinas eferramentas

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eliminao de desperdcio.

SEIKETSU- Padronizao, asseio, sade

2p7s termos cumprido as tr;s primeiras etapas do programa 5Sdevemos partir para a padronizao e mel+oria contnua dasatividades. *ssa etapa e4ige perseverana# pois se no +ouvermudanas no comportamento das pessoas e nas rotinas $ue geramsujeira logo voltaremos a situao inicial# antes da implantao do 5S.

2ssim# atravs do Seiketsuconseguimos manter a organizao#arrumao e limpeza obtidas atravs dos tr;s primeiros Ss %Seiri,Seiton, Seiso(.

2lm do ambiente de trabal+o o asseio pessoal acaba mel+orando#pois os funcion)rios# no $uerendo destoar do ambiente limpo eagrad)vel# acabam por incorporar +)bitos mais sadios $uanto 3apar;ncia e +igiene pesssoais.

essa etapa# devem ser elaboradas normas para detal+ar asatividades do 5S $ue sero e4ecutadas no dia-a-dia e asresponsabilidades de cada um.

:omo principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu# temos

e$uilbrio fsico e mental

mel+oria do ambiente de trabal+o

mel+oria de )reas comuns %ban+eiros# refeit7rios# etc(

mel+oria nas condi,es de segurana.

SHITSUKE

- Disciplina ou autodisciplina

O compromisso pessoal com o cumprimento dos padr,es ticos#morais e tcnicos# definidos pelo programa 5S# define a /ltima etapadesse programa.

Se o S+itsu

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envolvidas devem discutir e participar da elaborao de normas eprocedimentos $ue forem adotados no programa 5S.

2s vantagens so

trabal+o di)rio agrad)vel

mel+oria nas rela,es +umanas

valorizao do ser +umano

cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos

mel+or $ualidade# produtividade e segurana no trabal+o.

IPL!"#!$%O DO P&O'&!! 5S

*mbora composto por tcnicas simples a implantao do programadeve seguir alguns passos.

Sensibilizao- preciso sensibilizar a alta administrao para$ue esta se comprometa com a conduo do programa 5S.

De(inio do gestor ou comit) central- $uando a direo daempresa adota o programa 5S# deve decidir $uem ir)promov;-lo. O gestor deve ter capacidade de liderana econ+ecimento dos conceitos $ue fazem parte desse programa.8 funo do gestor

criar a estrutura para implantar o 5S

elaborar o plano diretor

treinar lderes

promoco integrada do 5S.

!nncio o(icial- a direo deve anunciar# para todos osintegrantes da organizao# a deciso de implantar o 5S. *ssean/ncio pode ser feito atravs de carta aberta ou de umacerim=nia# sempre enfatizando a import>ncia da adoo dos

conceitos do 5S na empresa.

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#reinamento do gestor ou do comit) central - o treinamentopode ser feito atravs de literatura especfica# visitas a outrasinstitui,es $ue j) estejam implantando o programa 5S# cursos#etc.

*laborao do plano-diretor- esse plano deve definir objetivosa serem atingidos# estratgias para ating-los e meios deverificao.

#reinamento da m+dia ger)ncia e (acilitadores - essetreinamento visa um maior compromisso da mdia ger;ncia coma e4ecuo do 5S# assim como treinar pessoas $ue possamdifundir os conceitos do 5S para os demais funcion)rios.

ormao de comit)s locais- a funo desse comit; promover o 5S no seu local de trabal+o.

#reinamento de comit)s locais para o lanamento do 5S-com um maior con+ecimento sobre o 5S os comit;s locaispodem orientar e conduzir os colegas de trabal+o durante aimplantao do programa.

2ntes do lanamento do programa 5S devem ser elaboradosformul)rios para avaliao de cada etapa do programa. 2travsdesses formul)rios poderemos visualizar se todas as etapas estosendo cumpridas e onde +) fal+as.

:ada )rea onde ser) implantado o 5S deve ter um diagn7sticoinicial# inclusive com registro fotogr)fico ou filmagem das )reas paracomparao do antes edepoisdo 5S.

?eito o diagn7stico# deve ser escol+ida uma data para o 6@ia daArande Bimpeza6# marco inicial para a implantao do 5S. @efinida adata devem ser providenciados os seguintes itens

- )reas para descarte de materiais provenientes do Seiri- e$uipamentos de limpeza# proteo individual# transporte e descarte

O dia do lanamento do 5S deve ser um dia festivo# com eventostais como caf da man+ ou almoo de confraternizao# gincana#palestra# apresentao de grupos culturais# etc.

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O dia seguinte ao dia do lanamento do 5S um dia propcio para aprimeira de uma srie de avalia,es $ue devero ser realizadasvisando sempre a mel+ora contnua do ambiente de trabal+o%filosofia Kaizen(.

ILIO'&!I! .O"S/L#!D!0

2'2BC# 0. Praticando o 5S na ind/stria# comrcio e vida pessoal.So 1aulo *ditora S'S# DEE5. D"Dp.

FCG*CFO# H. 5S ! ase para a 1ualidade #otal um roteiro parauma implantao bem sucedida. Salvador :asa da &ualidade. DEEI.

DD5p.

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O QUE 5S ?

O Gs " uma das !erramentas do pensamento Hean ue nos a'uda a

criar a cultura da disciplina, identifcar problemas e gerar

oportunidades para melhorias# A proposta do Gs +assim como

algumas outras !erramentas lean " reduzir o desperd%cio de

recursos e espao de !orma a aumentar a efci>ncia operacional#

Gs I ?adeiras pro'etadas debaixo da mesa para otimizar o espao

O aprendizado e a prtica do Gsproporciona a melhoria da

ualidade de vida pessoal e profssional# 0m meio a tantos

recursos dispon%veis na vida ou mesmo nas organiza3es, " preciso

aprendermos a utilizar destes recursos# ; necessrio orden-los,

limp-los, conserv-los ou mesmo 'ogar !ora ou reciclar estes

recursos uando chegar o momento# O Gs !unciona a partir domomento ue o indiv%duo internaliza este conceito e o coloca em

prtica# O colaborador o recebe como uma flosofa de vida pessoal

e " da natureza pessoal ue a organizacional se benefcia# A

citao C*ever " escola primria, compreender " universidadeD se

encaixa muito bem na flosofa do Gspois ele deve ser mani!estado

como um comportamento natural e no como um dever#

$as organiza3es, a metodologia dos Gs permite desenvolver uma

melhoria cont%nua na destinao dos materiais# 0sta metodologiamelhora o clima organizacional, a produtividade e

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conseuentemente a motivao dos !uncionrios e " dividida em G

palavras de origem 'aponesaB (eiri, (eiton, (eiso, (eiJetsu e

(hitsuJe# ?ada uma destas palavras busca despertar a ateno

para um senso de responsabilidade#

SEIRI SENSO E U!I"I#$%&OO C(D (eiri representa o senso de utilizao dos recursos# Assim

como a !olha de uma planta descarta a !olha seca e sem utilidade,

o mesmo deve acontecer com os recursos e materiais

desnecessrios ou inEteis para o processo produtivo da empresa#

)rocure pela empresa %tens !ora do lugar ou sem utilidade comoB

=ateriais

Kerramentas

)eas de reposio

*ocumentos

n!ormativos

$esta !ase, um uestionamento ue deve ser !eito "B C$s

precisamos dissoLD A resposta ir a'udar muito a tomada de

deciso e caso o indiv%duo no se'a capaz de responder estapergunta, " recomendvel marcar o %tem de alguma maneira para

outra pessoa ir l e con!erir posteriormente# 0sta marcao pode

ser !eita atrav"s de uma etiueta amarela ou vermelha, pois assim

o %tem fcar destacado e os responsveis podero analisar com

cuidado posteriormente# $a etiueta, poder constar a data da

inspeo ou mesmo uma descrio apontando a dEvida

anterior# ?omo cada empresa " complexa em di!erentes aspectos,

o melhor padro " auele criado levando em considerao assingularidades do local e da maneira de trabalhar#M ?liue auipara saber mais

SEI!ON SENSO E OR'$NI#$%&O( ORE)*$utrientes so destinados de maneira natural para as di!erentes

regi3es do corpo humano ue destes necessitam# $a empresa,

este racioc%cio no " di!erente# O senso de organizaoestimula a

colocar tudo ue " necessrio em locais predeterminados dentro

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do processo produtivo e da organizao dos departamentos# )ara

comear, " preciso colocar cada %tem em seu devido lugar# Aps, "

interessante colocar ao alcance das mos o ue " mais usado no

dia-a-dia# A premissa do (eiton "B Co ue no est classifcado no

est organizadoD#M ?liue auipara saber mais

SEISO SENSO E "I)+E#$O senso de limpezadesperta ateno tanto para o aspecto

pessoal, da apar>ncia, uanto do ambiente de trabalho e tamb"m

dos processos# @uanto menos su'eira no ambiente de trabalho e

uanto mais ateno a melhorar o ue ' est limpo, melhor# $o

mundo utpico do senso de limpeza, o banheiro fcar mais limpo

ao indiv%duo sair dele# As pessoas ue deixam rastro de su'eira por

onde passam esto na contra-mo do senso de limpeza# Fm bom

exemplo de como o senso de limpeza pode inNuenciar as pessoas "

olharmos para o metr de (o )aulo# 0mbora todos os dias passem

milhares de pessoas por l, o local " limpo e muitas pessoas !alamB

Cno metr no se pode 'ogar papel no choD +como se outros

lugares pudessemP# $o in%cio das atividades do metr, os

dirigentes !oram r%gidos com relao a pintura de paredes pichadas

e descascadas e tamb"m com relao a limpeza# 0sta iniciativa

impactou !ortemente na cultura de milhares de pessoas ue usam

deste meio pEblico#

$a !ase de implantao do (eiso, " interessante no s limpar,

mas tamb"m uestionar alguns pontos# (o elesB

@uanta limpeza " necessria para a segurana dos

trabalhadores de !orma a !acilitar o uso e a manuteno doseuipamentosL

@uanto de limpeza " necessria para uma ualidade de vida

no trabalhoL

?omo a limpeza contribui para melhorar a ualidade do

produtoL

Ao limpar, " notado algum problema na manuteno ue

dever ser posteriormente abordadoL

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; importante aps a implementao do (eiso tirar uma !oto do

ambiente e fxar ela em um local vis%vel para in!ormar a todos o

novo padro de limpeza ue dever ser seguido#M ?liue auipara saber mais

SEI,E!SU SENSO E NOR)$"I#$%&OAps a !axina +implementao do (eiri, (eiton e (eisu, " preciso

Ctornar comumD na cultura da empresa alguns valores e normas de

comportamento# /eralmente, so criadas regras e normas para

manter o ue !oi conuistado e a organizao investe na

conscientizao destas normas# $o " simples manter os n%veis

atingidos, pois con!orme mencionado antesB C*ever " escola

primria, compreender " universidadeD# $o mundo per!eito dos Gs,

as regras e normas no so necessrias pois " da natureza do

!uncionrio manter o padro conuistado# $esta !ase tamb"m "

levantado as !ontes de su'eira e as solu3es para minimizar o

impacto# /eralmente " atribu%do a cada !uncionrio alguma !uno

ue contribua para a limpeza como rotinas programadas com

periodicidades semanais, uinzenais e mensais e fca por

responsabilidade da ger>ncia acompanhar se o mesmo est sendo

praticado# $esta !ase " muito importante tornar estas rotinas

e atribui3es de tare!as viveis e realizveis#

M ?liue auipara saber mais

S-I!SU,E SENSO E ISCI+"IN$O C(D (hitsuJe valoriza a necessidade de ateno e autogesto#

$esta !ase so implantados programas ue !uncionam como um

m"todo pedaggico no intuito de ensinar os novos !uncionrios e

reciclar os !uncionrios anteriores# O ob'etivo " monitorar,controlar e manter a disciplina para ue todos os Gs se'am

aplicados continuamente# Os responsvies pelo (hitsuJe no

devem ser encarados como fscais e sim como !acilitadores pois se

o Gs !or encarado como um deer/o resultado ser somente para

auele momento do programa# )or outro lado, se

!or com0reendido como uma flosofa de vida e de trabalho, o Gs

o!erecer resultados a m"dio e longo prazo e benefciar a

ualidade de vida de todos os envolvidos melhorando osresultados da organizao#

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M ?liue auipara saber mais

$"'UNS 1ENE23CIOS OS 5S

=aior segurana no desenvolvimento das atividades =elhoria do ambiente de trabalho

=enos !alhas humanas durante o trabalho

=aior !acilidade para encontrar problemas

*iminuio do desperd%cio de tempo na busca por %tens

Aumento da confana da euipe

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IC$S +$R$ $ I)+"$N!$%&O O5S?

Al"m de angariar o envolvimento e participao de todos os!uncionrios, " necessrio de ue as pessoas este'am convencidas

de ue o Gs realmente trar bene!%cios tanto na vida profssional

uanto pessoal# Abaixo seguem algumas dicas para melhorar o

processo de implantaoB

4 ESCO"-$ U) E+$R!$)EN!O +$R$CO)E%$R.

O Gs reuer a utilizao de recursos# )or este motivo " interessante

maximizar a ateno onde o retorno ser mais rpido e vis%vel#

2$%$ $ I)+"$N!$%&O +OR E!$+$S.

?ada C(D deve ser implantado no seu devido tempo# /eralmente,

segue-se a seu>ncia em ue !oram apresentados neste artigo# O

tempo de durao de cada !ase deve ser o sufciente para ue aspessoas envolvidas absorvam os conceitos e adotem os mesmos

como rotina no seu dia a dia# A aplicao de avalia3es peridicas

e utilizao de uadros de gesto a vista a'udam a avaliar se a

metodologia est sendo abosorvida pela organizao de !orma

adeuada#

6 !REIN$)EN!OS E CURSOS

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O!erea treinamentos para todos os !uncionrios, desde aueles

ue esto no cho de !brica at" gerentes e diretores#

7 EQUI+ES )U"!I8ISCI+"IN$RES?rie euipes multi-disciplinares e aloue as mesmas em di!erentes

reas# 0stas euipes iro mapear os problemas, os desperd%cios e

os riscos criando planos de ao e procedimentos para manter o Gs

em um ciclo de melhoria cont%nua#

5 SE9$ CONSIS!EN!E E RE$"IS!$.

Qire !otos do novo padro estabelecido, crie rotinas de limpeza,organizao e principalmenteB se'a consistente e realista &s metas

e padr3es estabelecidos# ?ada organizao !unciona de uma !orma

di!erente e " !undamental ue os conceitos aplicados se'am

adeuados a !orma de trabalho#

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*ico e oratria

0m propor3es crescentes, a necessidade de !alar em pEblico "

uma realidade para ualuer profsso# *as palestras &s reuni3es

de rotina, ou ainda apresenta3es, na !aculdade ou no trabalho,

so diversas as situa3es ue exigem do orador um bom

desempenho na de!esa do seu ponto de vista#

*iante disso, " comum o sentimento de insegurana e ansiedade#

A razo, por vezes, est na !alta de conhecimento sobre como

comportar-se, se !azer ser entendido sem cansar o pEblico,

dimensionar o tempo de explicao e evitar exagerado n%vel detenso#

A palavra CcomunicarD tem origem no termo comunicare do latim,

ue signifca Cpor em comumD, Centrar em relao comD# O

dom%nio da !ala " o principal instrumento de um bom comunicador,

o ue torna essencial a dico e a destreza na oratria# $a

expresso, por meio de palavras, a !orma de emitir sons voclicos

d caracter%sticas & voz#