Aplikasi Perkantoran - Bag2 -Latar Belakang

background

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan

kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya.

Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).

latar belakang

Dengan semakin majunya teknologi komputer,

mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.

teknologi komputer untuk perkantoran

Asal mula “otomatisasi perkantoran” dapat ditelusur

balik pada awal 1960-an ketika IBM mengusulkan istilah word processing (pengolah kata) untuk menggambarkan aktivitas divisi pengetikan elektriknya.

Istilah tersebut menyatakan konsep dimana aktivitas kantor yang fokusnya di sekitar pemrosesan kata.

Tujuannya adalah menggambarkan perhatian yang sama ke produk kantor yang dicurahkan pada komputer dan pengolahan data.

otomasi kantor

Produk OA memungkinkan pekerja kantor

untuk memproses lebih banyak dokumen dengan lebih cepat dan lebih baik.

OA bisa membuat hal tersebut lebih mudah bagi pekerja berpengetahuan untuk menyiapkan korespondensi keluar.

Sebagai contoh, pekerja berpengetahuan atau sekretaris bisa menggunakan pengolahan kata untuk menyiapkan surat, memo, dan laporan.

tujuan otomasi perkantoran

posisi OA

Information Systems

Operations Support System Management Support

System

Transaction processing systems

Process control systems

Office automation systems

Management information systems

Decision support systems

Executive information systems

An information system(IS) is typically considered to be a

set of interrelated elements or components that collect(input), manipulate(processes), and disseminate (output) data and information and provide a feedback mechanism to meet an objective.

Sistem informasi (SI) adalah satu set unsur/komponen yang saling terkait, dimana terdapat unsur input, memanipulasi (proses), dan menyebarkan (output) data dan informasi, serta menyediakan mekanisme umpan balik untuk memenuhi tujuan.

Definisi Sistem Informasi

- Komponen - Lingkungan luar - Batasan - Jalinan /interface - Input - Proses - Output - Tujuan

Karakteristik sistem

- Konsep sistem - Konsep informasi - Konsep manajemen - Manusia sebagai pengolah informasi

konsep sistem

Perangkat keras Perangkat lunak Database Prosedur Personil

komponen sistem

A. Dimana manajer ditemukan Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu

disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional di dalam perusahaan.

B. Tingkatan manajemen Tingkatan manajer di dalam organisasi adalah : Tingkat perencanaan strategis Tingkat pengendalian manajemen Tingkat pengendalian operasional

KONSEP DASAR MANAJEMEN

C. Bidang Fungsional Bidang fungsional perusahaan terdiri dari 3 (tiga) bidang utama yakni : Pemasaran Manufaktur Keuangan

D. Apa yang dilakukan para manajer Fungsi manajemen menurut Henri Fayol : Planning Organizing Staffing Directing Controling

E. Peran manajerial Interpersonal (peran antar pribadi) Figurehead (kepala) Leader (pemimpin) Liasion (penghubung)

Peran Informasi Monitor (pemantau) Disseminator (pewarta) Spokesperson (juru bicara) Peran Keputusan Entrepreneur (wirausaha) Disturbance handler Resource allocation Negotiator

Keakhlian Manajer Keahlian komunikasi Keahlian pemecahan masalah Pengetahuan Manajemen Mengerti komputer Mengerti Informasi

TUJUAN

MEKANISME PENGENDALIAN

TRANSFORMASI MASUKAN

KELUARAN

MANAJER DAN SISTEM

Delapan Lingkungan Pemerintah Masyarakat global Pelanggan Pesaing Pemegang saham/pemilik Serikat kerja Pemasok Masyarakat keuangan

MANAJEMEN INFORMASI

Perusahaan

Perencanaan Stategis Sumber Daya Informasi

Rencana stategis

sumber daya informasi

Rencana stategis

sumber daya pemasaran

Rencana stategis

sumber daya manufaktur

Rencana stategis

sumber daya manusia

Rencana stategis

sumber daya keuangan

Seluruh aktivitas memperoleh informasi, menggunakan seefektif

mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat.

PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Kompleksitas Kegiatan Bisnis 1. Pengaruh ekonomi internasional 2. Persaingan dunia 3. Meningkatnya kerumitan teknologi 4. Batas waktu yang semakin singkat 5. Kendala kendala sosial

Manajeman Informasi

Kemampuan komputer yg semakin baik Perkembangan komputer mulai dari generasi I sampai dengan V ( pentium).

Evolusi Komputer Era Komputer

1. Focus of philosopy : Data Processing 2. Administrative framework : Regulated monopoly 3. Primary target : Organizational 4. Justification Purposes : Productivity efficiency

Era Teknologi Informasi 1. Focus of philosopy : end-user computing 2. Administrative framework : Free market 3. Primary target : Individual 4. Justification purposes : effectiveness

Era Sistem Informasi 1. Focus of philosopy : Strategic system 2. Administrative framework : Regulated free market 3. Primary target : Business process 4. Justification purposes : Competitive advantage

Era Globalisasi Informasi 1. Focus of philosophy : Business transformation

enabler 2. Administrative framework : Globalization 3. Primary target : Dynamic system 4. Justification purpose : Adaptivity

manajemen perkantoran