APLIKASI PENGELOLAAN INVENTARIS SEKOLAH PADA MTS YAPPI SUMBERJO GUNUNGKIDUL Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat terasa manfaatnya dalam membantu permasalahan dalam suatu proses kegiatan. Kegiatan yang umumnya menggunakan peranan teknologi informasi seperti pengolahan data keuangan, pengolahan data penjualan dan pembelian, pengolahan data kepegawaian, pengolahan data inventarisasi barang dan lain-lain. Beberapa kegiatan selalu terkait dengan proses bisnis yang ada dalam perusahaan. Kegiatan tersebut tidak boleh lepas dari pengawasan dan harus dimonitoring setiap harinya, karena kegiatan tersebut adalah roda inti dalam berjalannya roda bisnis pada suatu perusaan atau di dalam suatu lembaga. Penelitian ini membahas tentang pentingnya inventaris dalam suatu lembaga pendidikan, dikarenakan dalam setiap lembaga pendidikan atau sebuah instansi selalu memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan data inventaris yang di miliki oleh lembaga atau instansi tersebut. Hal itu bersifat sangat penting, demi menjaga agar _sset tetap aman. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu Aplikasi Inventaris dalam mengelola data tersebut. Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang hubungannya dengan barang atau _sset di dalam sebuah instansi. Umumnya kegiatan dalam inventarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, dan pemeliharaan. Penelitian Tugas Akhir ini mengambil studi kasus yang ada pada MTs YAPPI Sumberjo Gunungkidul, di mana kegiatan inventarisasi barangnya masih kurang efektif, dikarenakan pengelolaan data – data barang, dan beberapa data – data pendukung yang ada masih di kelola secara manual dan menggunakan aplikasi sederhana. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan diatas, maka dapat diketahui masalah yang harus di selesaikan adalah. 1. Pengelolaan data barang di MTs YAPPI Sumberjo yang belum efektif. 2. Pembuatan laporan inventaris yang tidak efisien.
48
Embed
APLIKASI PENGELOLAAN INVENTARIS SEKOLAH …jurnal.stmikelrahma.ac.id/assets/file/Muhammad Al Firdaus... · Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang pedoman teknis ... Jurusan Teknik
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
APLIKASI PENGELOLAAN INVENTARIS SEKOLAH
PADA MTS YAPPI SUMBERJO GUNUNGKIDUL
Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat terasa manfaatnya dalam
membantu permasalahan dalam suatu proses kegiatan. Kegiatan yang umumnya
menggunakan peranan teknologi informasi seperti pengolahan data keuangan,
pengolahan data penjualan dan pembelian, pengolahan data kepegawaian, pengolahan
data inventarisasi barang dan lain-lain.
Beberapa kegiatan selalu terkait dengan proses bisnis yang ada dalam
perusahaan. Kegiatan tersebut tidak boleh lepas dari pengawasan dan harus
dimonitoring setiap harinya, karena kegiatan tersebut adalah roda inti dalam
berjalannya roda bisnis pada suatu perusaan atau di dalam suatu lembaga.
Penelitian ini membahas tentang pentingnya inventaris dalam suatu lembaga
pendidikan, dikarenakan dalam setiap lembaga pendidikan atau sebuah instansi selalu
memiliki keterkaitan dengan proses pengelolaan data inventaris yang di miliki oleh
lembaga atau instansi tersebut. Hal itu bersifat sangat penting, demi menjaga agar _sset
tetap aman. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu Aplikasi Inventaris dalam mengelola
data tersebut.
Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang hubungannya dengan
barang atau _sset di dalam sebuah instansi. Umumnya kegiatan dalam inventarisasi
barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, dan pemeliharaan.
Penelitian Tugas Akhir ini mengambil studi kasus yang ada pada MTs YAPPI
Sumberjo Gunungkidul, di mana kegiatan inventarisasi barangnya masih kurang
efektif, dikarenakan pengelolaan data – data barang, dan beberapa data – data
pendukung yang ada masih di kelola secara manual dan menggunakan aplikasi
sederhana.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan diatas, maka dapat
diketahui masalah yang harus di selesaikan adalah.
1. Pengelolaan data barang di MTs YAPPI Sumberjo yang belum efektif.
2. Pembuatan laporan inventaris yang tidak efisien.
3. Tidak adanya pencatatan distribusi data dan status yang jelas.
1.3. Batasan Masalah
Agar pembahasan dan penyusunan tugas akhir ini dapat dilakukan secara
terarah dan tidak menyimpang serta sesuai dengan apa yang diharapkan, maka perlu
ditetapkan batasan-batasan dari masalah yang dihadapi, yaitu.
1. Pengelolaan data barang di MTs YAPPI Sumberjo.
2. Pembuatan laporan inventaris.
3. Pencatatan distribusi data dan status yang jelas.
1.4. Tunjuan Penelitian
1. Menghasilkan aplikasi yang dapat mengolah data inventaris sekolah.
2. Menghasilkan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengetahui distribusi
inventaris sekolah.
3. Menghasilkan informasi dan laporan tentang distribusi dan status inventaris
sekolah.
1.5. Manfaat Penelitian
1. Memudahkan pegawai dalam mengolah data inventaris sekolah.
2. Memudahkan pegawai dalam pencatatan dan pendistribusian inventaris sekolah.
3. Memberikan laporan data inventaris beserta distribusi dan status secara efektif dan
efisien.
1.6. Metodologi Penelitian
1. Studi Literatur
Penelitian ini dimulai dengan studi _ystem_ure yaitu pengumpulan data-data yang
berhubungan dengan permasalahan yang dibahas sehingga dapat membantu
penyelesaian masalah dalam perancangan aplikasi pariwisata kabupaten
Pangandaran berbasis Android ini.
2. Perancangan Aplikasi
Pada tahap ini dilakukan perancangan terhadap _ystem yang akan dibangun seperti
perancangan menu kategori wisata, perancangan menu list wisata, detail
wisata,menu galeri, dan perancangan menu untuk aspek pendukung lainnya.
Karena tahap ini merupakan tahapan perancangan _ystem secara keseluruhan,
maka tahapan ini merupakan tahapan terpenting dalam rangkaian pembuatan
aplikasi dan mempengaruhi tahapan implementasi.
3. Pembuatan Aplikasi
Pada tahap ini _ystem yang telah dirancang kemudian diimplementasikan ke dalam
bahasa pemrograman yakni bahasa pemrograman Java.
4. Uji coba dan Evaluasi Aplikasi
Uji coba ini bertujuan untuk memastikan bahwa masing-masing bagian dari _ystem
ini dapat bekerja sesuai yang diharapkan.
5. Penyusunan Laporan dan Kesimpulan Akhir
Pada tahap ini dilakukan penyusun laporan tentang seluruh isi penelitian dan
analisanya ke dalam format penulisan skripsi dengan disertai kesimpulan akhir.
Sekolah merupakan salah satu unsur pemerintah daerah yang berada dalam
pembinaan dinas pendidikan Kota atau Kabupaten, sementara kedudukan Madrasah adalah
setara sengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SPKD) yang berada dalam pembinaan Kantor
Wilayah Kementrian Agama di daerah. Sebagai bagian dari perangkat daerah, maka sudah
seharusnya sekolah mengikuti aturan yang berlaku di pemerintahan daerah termasuk dalam
hal pengelolaan asset atau barang. Sedangkan madrasah yang merupakan bagian dari
Kementrian Agama juga memiliki kewajiban yang sama dengan pengelolaan asset atau
barang yang dikuasakan kepada masrasah.
Sarana dan prasarana sekolah adalah hal yang penting dan wajib tersedia dan
terpelihara di dalam kehidupan sekolah sebagai bentuk pelayanan pendidikan minimal yang
diberikan sekolah untuk didayagunakan kepada anak didik secara optimal, hal ini sesuai
dengan pengertian sarana dan prasaranan yang termaktub dalam Bab I Permendiknas
Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Standar Sarana dan Prasarana untuk
Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah (SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah
Tsanawiyah(SMP/MTs), dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah(SMA/MA).
Madrasah Tsanawiyah (MTs) YAPPI Sumberjo adalah sebuah institusi pendidikan
yang ada di tiga lembaga sekaligus yaitu Kementrian agama (Kemenag) Kabupaten
Gunungkidul, Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga(Dikpora) Kabupaten Gunungkidul
dan Pimpinan YAPPI Nahdatul Ulama Gunungkidul, yang tentunya dalam proses
kelembagaan memerlukan pelaporan dari berbagai kegiatan dan data sekolah yang meliputi
kegiatan kurikulum, kesiswaan, pendidik dan tenaga kependidikan serta sarana dan
prasaranan.
Dalam hal pencatatan barang atai inventarisasi barang mempunyai dasar hokum yang
kuat. Dasar hokum tersebut antara lain :
1. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang pengelolaan barang milik
Negara/Daerah, serta perubahannya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun
2008 yang secara rinci menjelaskan tentang segala hal yang terkait dengan
pencatatan barang milik daerah.
2. Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 tentang pedoman teknis pengelolaan barang
milik daerah. Didalam Peraturan di tingkat Mentri ini juga dilengkapi dengan
lampiran mengenai sistem pengkodean barang di tingkat daerah. Sedangkan untuk
Madrasah, kodefikasi barang mengacu pada Peraturan Mentri Keuangan.
3. Permendiknas Nomor 24 Tahun 2007 tentang standar sarana dan prasaranan untuk
Sekolah Dasar/Madrasah Ibtidaiyah(SD/MI), Sekolah Menengah Pertama/Madrasah
Tsanawiyah (SMP/MTs), dan Sekolah Menengah Atas/Madrasah Aliyah (SMA/MA).
Sehingga penelitian ini akan membuat Aplikasi Pengelolaan Inventaris Sekolah dalam
rangka untuk mewujudkan tuntutan perkembangan dan peraturan yang ada pada MTs YAPPI
Sumberjo Gunungkidul. Para peneliti sebelumnya diantaranya Riyanto Jurusan Teknik
Informatika PENS-ITS Surabaya dengan judul “Sistem Informasi Inventarisasi Alat / Barang
Di SMKN 1 Jenangan Ponorogo Berbasis Web”, Fitra Sani Program Studi Pendidikan Teknik
Informatika dan Komputer Universitas Negeri Padang dengan judul “Perancangan Sistem
Informasi Manajemen Aset dan Inventaris SKMN 7 Padang”, dan Novi Kusumawati Program
Studi Sistem Informasi STMIK Duta Bangsa Surakarta dengan judul “Sistem Informasi
Inventarisasi sarana dan prasarana Sekolah Madrasah Tsanawiyah Muhammadiyah
Surakarta”.
Riyanto (2011), Penelitian ini telah menunjang kegiatan inventarisasi barang di
SMKN 1 Jenangan Ponorogo. Metode yang digunakan dalam sistem ini memanfaatkan web
sebagai media akses dengan bahasa pemrograman menggunakan Java Server Page (JSP),
Apache Tomcat sebagai Web Server dan MYSQL sebagai media penampung database.
Aplikasi Sistem inventarisasi Alat / Barang di SMKN 1 Jenangan Ponorogo dapat bekerja
dengan baik. Sehingga ketika pengguna ingin mengecek apa saja alat/bahan yang sudah
masuk, bagaimana kondisi barang, serta dari mana perolehan barang tersebut.
Hasil pengujian sistem ini dapat memberikan informasi dan membantu pengguna
dalam melakukan pendataan barang, dan pelacakan dimana posisi barang itu berada. Sistem
ini memberikan laporan peminjaman barang berdasarkan harian, bulanan, dan tahunan. Dari
ketiga hasil pengujian kinerja aplikasi berdasarkan survery terhadap 10 responden dari segi
tampilan sebanyak 40% menyatakan baik, untuk penguian kinerja aplikasi berdasarkan
kecepatan sebanyak 50% menyatakan cepat, dan dari hasil pengujian berdasarkan user
friendly sebanyak 70% menyatakan mudah dalam pengoperasian. Hasil komulatif dari ketiga
pengujian tersebut diperoleh hasil rata-rata sebesar 53,3% dalam penggunaan aplikasi
tersebut.
Fitra Sani (2014), Skema sistem metode yang digunakan adalah siklus hidup
pengembangan sistem(SDLC). Ini dimulai dari desain sistem untuk Skema fase sistem secara
rinci, seperti flowmap, dan DBMS (Database Of Management System) untuk database,
normalisasi, ERD (Entity Relationship Diagram) dan juga menggunakan Java untuk bahasa
programan dan Neatbeans 7.4 untuk IDE, itu dijalankan melalui desktop. Keunggulan ini
aplikasi: memfasilitasi dalam pengolahan data dan membantu operator untuk mengelola aset
inventaries di SMKN 7 Padang. Selain itu, program ini memberikan kesederhanaan bagi
siswa, guru, dan pengunjung peminjaman dan pengembalian aset inventarisasi di SMKN 7
Padang.
Hasil dari penelitian ini adalah dapat mempermudah dalam pengelolaan Manajemen
aset dan inventaris pada SMK N 7 Padang dengan menggunakan Sistem Informasi
Manajemen Aset dan Inventaris. Sistem berbasis komputerisasi ini dapat menajemen
pengolahan aset dan inventaris lebih terstruktur dan terarah. Sistem Informasi Pengolahan
Manajemen Aset dan Inventaris menghasilkan informasi yang dapat dilihat setiap saat dengan
mudah serta penyimpanan datanya terjamin, aman, tidak banyak memakan tempat dan
laporan-laporan yang dihasilkan pada sistem ini lebih jelas dan terinci.
Novi Kusumawati (2014), Sistem Inventarisasi sarana prasarana dibangun di MTs
Surakarta secara rinci sesuai dengan format standar menggunakan Framework CodeIgniter.
Sistem ini dapat digunakan sebagai media untuk penginventarisasian data inventarisasi
sekolah yang berisi : data persediaan barang, data inventarisasi lahan, data inventarisasi
peralatan, data inventarisasi mesin dan perlengkapan.
Dengan dibangunya system inventarisasi sarana prasaranan ini bagian sarana
prasarana dapat dilakukan pendataan perlengkapan atau barang yang ada disekolah sesuai
dengan standarisasi undang-undang yang berlaku. Selain itu, juga mempercepat kinerja
petugas bagian sarana dalam menginventarisasi barang atau perlengkapan serta mempercepat
proses pelaporan kepada Kepala Madrasah ataupun Ketua Yayasan. hasil ringkasan Tinjauan
Pustaka seperti Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Tinjauan Pustaka
No Pengarang Tahun Isi
1. Riyanto 2011 Metode yang digunakan dalam sistem ini memanfaatkan
web sebagai media akses dengan bahasa pemrograman
menggunakan Java Server Page (JSP), Apache Tomcat
sebagai Web Server dan MYSQL sebagai media
penampung database.
2. Fitra Sani 2014 Desain sistem untuk Skema fase sistem secara rinci,
seperti flowmap, dan DBMS (Database Of Management
System) untuk database, normalisasi, ERD (Entity
Relationship Diagram) dan juga menggunakan Java
untuk bahasa programan dan Neatbeans 7.4 untuk IDE,
itu dijalankan melalui desktop.
3. Novi
Kusumaw
ati
2014 Sistem Inventarisasi sarana prasarana digunakan
sebagai media untuk penginventarisasian data
inventarisasi sekolah yang berisi : data persediaan
barang, data inventarisasi lahan, data inventarisasi peralatan, data inventarisasi mesin dan perlengkapan.
4. Muhamma
d Firdaus
2015 Aplikasi Pengelola Inventaris Sekolahan menggunakan
Netbeans IDE 7.1 dan MySql sebagai databe. Aplikasi
ini mencatat dan melaporkan data pegawai, jenis barang,
barang, tempat, peminjaman dan distribusi inventaris
pada MTs YAPPI Sumberjo Gunungkidul.
Sistem Informasi Manajemen
3.1.1. Sistem
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Jogiyanto, 2005,1).
3.1.2. Data
Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angka-
angka, huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain
yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
3.1.3. Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah Data,
menurut Jogiyanto dalam buku „Analisis dan desain sistem informasi‟ adalah :
“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” .(Jogiyanto,2005; 8).
3.1.4. Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto,2005; 11).
3.1.5. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah :
„Suatu _ystem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber
daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan
dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian‟.
(Jogiyanto,2005,14).
Jadi Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi _ystem-
sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen.
3.2. Analisis Sistem
Analisis _ystem (system analis) adalah organisasi yang menganalisis _ystem
(mempelajari masalah-masalah yg timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai _ystem) untuk mengidentifikasi pemecahan yang beralasan. Analisis _ystem
dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu _ystem informasi yang utuh kedalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan