HALAMAN PENGESAHAN
Laporan Kuliah Kerja Industri yang berjudul: Penerapan Sistem
Open Source Enterprise Resource Planning Pada Perusahaan PD. Mujur
Jaya ini telah diperiksa dan disahkan pada:Hari / Tanggal: Senin,
29 Desember 2014
Mengetahui:Koordinator Kuliah Kerja Industri,
Sriyanto, S.T., M.TNIP. 197409122000121002
Dosen Pembimbing,
Dr. Ratna Purwaningsih, S.T., M.TNIP. 197212311998022001
KATA PENGANTARSegala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT atas segala limpahan karunia, rahmat, taufik, dan
hidayah-Nya serta shalawat dan salam atas Nabi Muhammad SAW,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Industri
yang berjudul:Penerapan Sistem Open Source Enterprise Resource
Planning Pada Perusahaan PD. Mujur JayaDalam penyusunan Laporan
Kuliah Kerja Industri ini, penulis menyadari bahwa tidak akan
terselesaikannya laporan ini tanpa adanya dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
kepada:1. Bapak, Ibu, mas Sugeng yang selalu menjadi penyemangat
dan pendamping setia bagi penulis.2. Bapak H. Martono selaku
pemilik PD Maju Makmur.3. Ibu Dr. Ratna Purwaningsih S.T., M.T
selaku dosen pembimbing Kuliah Kerja Industri yang telah memberikan
bimbingan yang sangat bermanfaat dan membangun dalam pembuatan
laporan ini.4. Felix Pandan dan Andre Audi Havid selaku teman
seperjuangan dari Kerja Praktek sampai Kuliah Kerja Industri yang
selalu memberikan dukungan dan semangat bagi penulis untuk
menyelesaikan laporan ini.5. Pihak lain yang tidak dapat disebutkan
satu persatu.Dalam penyusunan laporan ini penulis menyadari bahwa
laporan ini masih ada kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan
kritik dan saran yang membangun untuk kesempurnaan laporan kuliah
kerja industri ini. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
penulis sendiri maupun bagi pembaca untuk menambah wawasan dan
pengetahuan.Semarang, 29 Desember 2014
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHANiKATA PENGANTARiiDAFTAR ISIiiiDAFTAR
GAMBARivDAFTAR TABELvBAB I PENDAHULUAN11.1 Latar Belakang11.2
Perumusan Masalah21.3 Tujuan Penulisan21.4 Batasan Masalah21.5
Sistematika penulisan3BAB II TINJAUAN PUSTAKA42.1 Sistem
Informasi42.2 Sistem Enterprise Resources Planning (ERP)52.2.1
Pengertian Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)62.2.2
Ciri-ciri Enterprise Resources Planning (ERP)72.2.3 Unsur-unsur
Enterprise Resources Planning (ERP)82.2.4 Tahapan Enterprise
Resource Planning (ERP)112.3 Manfaat Penerapan ERP152.4 Faktor
Penyebab Kegagalan Implementasi ERP162.5 Tanda-Tanda ERP Mengalami
Kegagalan162.6 Software ERP172.7 Modul-Modul dalam ERP19BAB III
METODOLOGI PENELITIAN20BAB IV TINJAUAN SISTEM224.1 Sejarah dan
Perkembangan Perusahaan224.2 Lokasi Perusahaan234.3 Struktur
Organisasi Perusahaan264.4 Tenaga Kerja29BAB V PEMBAHASAN335.1 Data
Identifikasi Proses Bisnis335.1.1 Proses Bisnis Purchase
Order335.1.2 Proses Bisnis Produksi345.1.3 Data Proses Bisnis
Penjualan355.2 Rancangan Open ERP365.2.1 Pemilihan Modul365.3
Implementasi ERP375.3.1 Purchase Order375.3.2 Production425.3.3
Sales Order445.3.4 Laporan perusahaan485.3.5 Chart of Account485.4
Analisis Usulan49BAB VI PENUTUP516.1 Kesimpulan516.2 Saran51DAFTAR
PUSTAKA52
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Komponen Sistem Informasi5Gambar 3. 1 Metodologi
Penelitian (1)20Gambar 3. 2 Metodologi Penelitian (2)21Gambar 4. 1
Lokasi Perusahaan23Gambar 4. 2 Struktur Organisasi
Perusahaan27Gambar 5. 1 Proses bisnis pembelian33Gambar 5. 2 Proses
bisnis produksi34Gambar 5. 3 Proses bisnis penjualan35Gambar 5. 4
Modul open ERP36Gambar 5. 5 Stok gudang kosong38Gambar 5. 6
Purchase order38Gambar 5. 7 Draft invoice39Gambar 5. 8 Pembayaran
invoice39Gambar 5. 9 Supplier invoice40Gambar 5. 10 Proses
pengecekan barang41Gambar 5. 11 Transfer barang ke gudang41Gambar
5. 12 Update gudang setelah pemesanan42Gambar 5. 13 Pembuatan
manufacturing order42Gambar 5. 14 Pengecekan ketersediaan
barang43Gambar 5. 15 Konfirmasi produksi43Gambar 5. 16 Production
order44Gambar 5. 17 Sales order45Gambar 5. 18 Draft sales
order45Gambar 5. 19 Invoice sales order46Gambar 5. 20 Pembayaran
Invoice46Gambar 5. 21 Transfer barang ke komsumen47Gambar 5. 22
Transfer barang di gudang setelah pengiriman47Gambar 5. 23 Jurnal
Entries 148Gambar 5. 24 Jurnal Entries 248Gambar 5. 25 Chart of
Account49
DAFTAR TABELTabel 5. 1 Perbandingan Open ERP dengan manual50
v
BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar BelakangPerkembangan sistem informasi
telah mengalami kemajuan yang sangat pesat. Pengunaan sistem
informasi terintegrasi telah banyak diterapkan dalam berbagai
bidang, salah satunya dalam dunia industri. Sistem informasi
terintegrasi telah banyak berkembang dan digunakan dalam lini
industri. Penerapan sistem informasi terintegrasi telah
dikembangkan untuk kemajuan industri pada semua department
perusahaan. Hal ini tidak terlepas untuk mendukung industri dalam
menghasilkan profit.Salah satu penerapan sistem informasi
terintegrasi dalam dunia industri adalah menggunakan software
openERP. OpenERP merupakan sistem pengelolaan bisnis terpadu
(Enterprise Resource Planning ERP) yang memiliki berbagai aplikasi
bisnis seperti Sales, Purchase, Customer Relationship Management
(CRM), Human Resource Management (HRM), Business Intelligence,
Manufacturing, Warehouse Management dan lain-lain. Saat ini
tersedia lebih dari 2000 modul yang siap digunakan. Sistem ini
membantu dalam industri untuk memudahkan dalam pencapain informasi.
Selain itu, openERP akan memudahkan dalam transfer informasi antar
departmen. Sehingga proses bisnis dalam sebuah industri dapat
berlangsung dengan cepat dan efisien. Perusahaan PD mujur jaya
merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pangan. Produk yang
dihasilkan dari perusahaan ini berupa mie. Produk yang diuggulkan
dari perusahaan berupa mie sohun. Perusahaan PD mudur jaya termasuk
dalam perusahaan besar. Pangsa pasar dari perusahaan ini meliputi
pulau jawa dan sumatera.Bedasarkan tinjuan lapangan, proses bisnis
perusahaan masih tergolong konvensional. Beberapa proses
administrasi, seperti pencatatan produksi, jadwal operasi mesin dan
jumlah permintaan masih dicacat menggunakan buku secara manual.
Sehingga proses bisnis yang terjadi tidak efisien dikarenakan masih
konvensial. Selain itu, data-data perusahaan mengalami kehilangan
dikarenakan proses yang masih konvensional.Berdasarkan permaslahan
diatas, penelitian ini akan membahas mengenai penerapan openERP
pada perusahaan PD Mujur Jaya. Penggunaan openERP dalam perusahaan
ini bertujuan agar dapat memperbaiki proses bisnis yang ada dalam
perusahaan. Sehingga output yang diharapkan dapat tercipatanya
implementasi system informasi terintegrasi dalam perusahaan yang
nantinya dapat memudahkan perusahaan dalam menyampaikan informasi
antar departemen. Selain itu, juga menmberikan solusi praktis
kepada perusahaan dalam menghadapi permasalahan data yang sering
hilang.1.2 Perumusan MasalahPerumusan masalah dalam penelitian ini
adalah adanya proses bisnis perusahaan masih tergolong
konvensional. Beberapa proses administrasi, seperti pencatatan
produksi, jadwal operasi mesin dan jumlah permintaan masih dicacat
menggunakan buku secara manual. Sehingga proses bisnis yang terjadi
tidak efisien dikarenakan masih konvensial. Selain itu, data-data
perusahaan mengalami kehilangan dikarenakan proses yang masih
mengunakan pencatatan dengan buku.1.3 Tujuan PenulisanTujuan dari
penelitian ini adalah sebagai berikut ini:1. Merancang sistem
informasi guna mengintegrasikan aliran informasi di seluruh unit
produksi dan departemen di perusahaan PD Mujur Jaya.2. Memberikan
usulan perbaikan pada proses bisnis perusahaan agar tercipta aliran
informasi yang cepat dan efektif.1.4 Batasan MasalahBatasan dan
asumsi-asumsi yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut ini:1. Penelitian dilakukkan pada proses bisnis yang ada
dalam perusahaan yaitu di unit produksi dan departemen-departemen
di PD Mujur Jaya. 2. Dalam pembuatan sistem informasi, software
yang digunakan adalah openERP guna memudahkan dalam record data
pada PD Mujur Jaya.1.5 Sistematika penulisanSistematika yang akan
digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:BAB I
PENDAHULUANBab pendahuluan berisi hal-hal umum yang berkaitan
dengan judul-judul yang dipilih. Bab ini terdiri dari: latar
belakang masalah / alasan pemilihan judul, perumusan masalah,
tujuan, batasan pembahasan masalah & asumsi-asumsi yang
diambil, urutan pemikiran/sistematika penulisan.BAB II LANDASAN
TEORI/STUDI PUSTAKABab ini berisi dasar-dasar teori, rujukan dan
metode yang digunakan sebagai dasar dan alat untuk pemecahan
masalah.BAB III METODOLOGI PENELITIANBagian metologi penelitian
berisi urutan langkah dan metode-metode yang digunakan dalam
menyelesaikan masalah, cara pengumpulan dan pengolahan data yang
dilakukan. BAB IV TINJAUAN SISTEMBerisi gambaran perusahaan PD
Mujur JayaBAB V PEMBAHASANBagian ini berisi data-data yang akan
digunakan dalam analisis/perhitungan maupun data penunjang yang
telah disiapkan/diolah untuk pemecahan persoalan dan hasil
pengolahan data. Mengolah beradasarkan hasil pengolahan data yang
dilakukan analisis dan pembahasan.BAB VI KESIMPULAN DAN SARANBagian
ini berisi mengenai kesimpulan dan saran dari hasil analisis dan
pembahasan yang dilakukan pada bagain sebelumnyaDAFTAR
PUSTAKADaftar pustaka berisi referensi/bacaan yang digunakan dalam
pembahasan
BAB IITINJAUAN PUSTAKA2.1 Sistem InformasiSistem
Informasi(SI)adalah kombinasi dariteknologi informasidan aktivitas
orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan
manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi
yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses
algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini
digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan
organisasiteknologi informasi dan komunikasi(TIK), tetapi juga
untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam
mendukung proses bisnis. Ada yang membuat perbedaan yang jelas
antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses
bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi
dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen
TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi
informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem
informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Alter
berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem
kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau
mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk
memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem
informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan
untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil,
memanipulasi dan menampilkan) informasi. Dengan demikian, sistem
informasi antar-berhubungan dengansistem datadi satu sisi dan
sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu
bentukkomunikasisistem di mana data yang mewakili dan diproses
sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat
dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia
dalampengambilan keputusandan tindakan.Sistem informasi merupakan
fokus utama dari studi untukdisiplin sistem informasidanorganisasi
informatika.
Gambar 2. 1 Komponen Sistem InformasiSuatu sistem informasi pada
dasarnya terbentuk melaluui suatu kelompok kegiatan operasi yang
tetap, yaitu:1. Mengumpulkan data2. Mengelompokkan data3.
Menghitung4. Menganalisa5. Menyajikan laporan2.2 Sistem Enterprise
Resources Planning (ERP)Konsep ERP adalah sebuah sistem yang
mengintegrasikan proses line dalam manajemen perusahaan secara
transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk
memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi
pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara
yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu pada
bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup
penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati
banyak perusahaan bersekala besar yang masih kurang efisien
contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara
untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi
perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang
belum cukup optimal dalam mengintegrasikan setiap proses dalam
perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih
lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil,
pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan
pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut
seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.2.2.1 Pengertian
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)Menurut Marshall B. Romney
dan Paul John Steinbart (2004:442) mengemukakan pengertian
Enterprise Resources Planning adalah: Enterprise Resources Planning
(ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh aspek
aktivitas organisasi kedalam suatu sistem informasi
akuntansi.Menurut Azhar Susanto (2004:20) mengemukakan pengertian
Enterprise Resources Planning adalah: ERP adalah paket software
terintegrasi yang dirancang untuk memberikan integrasi yang
menyeluruh terhadap seluruh data yang terkait dengan sistem
informasi perusahaan.Menurut James A. Hall (2002:114) mengemukakan
pengertian Enterprise Resources Planning adalah: ERP sistem adalah
paket perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama dari
sistem perencanaan manufaktur tradisional (manufacturing resources
planning-MRP II).Menurut Jay Heizer dan Barry Rander (2005:186)
mengemukakan pengertian Enterprise Resources Planning adalah: ERP
adalah software yang memungkinkan perusahaan untuk: Mengotomasi dan
mengintegrasikan bnyak proses bisnis mereka. Bebagi database dan
praktik bisnis yang umum diseluruh perusahaan Menghasilkan
informasi dalam waktu terkini.Menurut definisi di atas ERP adalah
sistem yang didesain untuk menggantikan perangkat perusahaan
terdahulu, dengan kumpulan modul-modul software canggih yang
terintegrasi dalam menghasilkan sistem informasi.2.2.2 Ciri-ciri
Enterprise Resources Planning (ERP)Menurut Mulia Hartono dalam 7
langkah mudah membangun sistem informasi ERP yang dikutip melalui
Journal Enterprise Resources Planning (2003:2) sebuah ERP sistem
memiliki ciri-ciri sebagai berikut:1. Sistem TunggalSistem ERP
dibangun dalam sistem tunggal sehingga informasi dapat diperoleh
dengan mudah dan cepat karena memiliki data yang terintegrasi.
Sistem lain yang non-ERP umumnya dibangun tidak dalam mesin tunggal
misal ada data dalam SQL server, sementara data lainnya dalam
FozPro, hal ini menyebabkan sulitnya memperoleh informasi dengan
cepat.2. Modul LengkapSistem ERP yang memiliki modul yang lengkap
dan saling terintegrasi yang menjangkau semua bagian dan fungsi
perusahaan karena mempunyai konsep yang jelas.3. FleksibelSistem
ERP sangat fleksibel dan dapat diimplementasikan di semua anak
perusahaan atau pabrik manapun dalam suatu perusahaan karena dapat
disesuaikan (dikonfigurasi) sesuai dengan kebutuhan.4.
LaporanSistem ERP memiliki data seluruh sumber daya perusahaan dan
dapat memberikan laporan apa saja yang diperlukan termasuk
fungsi-fungsi statistik untuk menganalisa laporan.2.2.3 Unsur-unsur
Enterprise Resources Planning (ERP)Menurut Michael Uram (2002:2)
mengemukakan bahwa ada seperangkat komputer atau disebut
infrastruktur ERP yang diperlukan terdiri dari:1. Physical
Component (Komponen Fisik)a. Server-Client yang terdiri dari
komputer server dan beberapa komputer client. Server menjadi pusat
sistem informasi, sedangkan client merupakan komputer yang
digunakan untuk melakukan tugas-tugas penenganan data.b. Network
(Jaringan), merupakan suatu unit komunikasi yang membantu didalam
penyebaran informasi.c. Storage (penyimpanan), merupakan tempat
penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data yang diolah oleh
komputer.
2. People (Sumber Daya Manusia)Sumber daya manusia yang
mempunyai peranan penting untuk pengembangan dan implementasi
sistem adalah:a. Staf Bisnis (Business Staff)Staf bisnis merupakan
orang yang bertugas menganalisa workflow (urutan proses) sistem
manajemen yang sedang berjalan (workflow as-is) dan mendesain
workflow baru yang lebih efisien (workflow should-be). Staf bisnis
haruslah orang yang menguasai ilmu yang berhubungan dengan proses
bisnis yang dianalisa, misalnya membuat analisa di departemen
accounting maka staf bisnis harus menguasai siklus akuntansi.b.
Staf Operasi (Operation Staff)Staf operasi merupakan staff yang
bertanggung jawab pada kegiatan operasional sehari-hari, misalnya
backup data.c. Staf Pengembangan (Development Staff)Staf
pengembangan bertugas untuk mengembangkan sistem dengan mendesain
program-program yang diperlukan.3. Organization Process (Proses
Organisasi)a. Program dan Proyek Manajemen (Program and Project
Management) Penerapan sistem ERP biasanya merupakan bagian dari
program dan proyek manajemen, yang dilakukan berdasarkan
pertimbangan - pertimbangan manajemen.Berikut ini alasan mengapa
perusahaan melakukan perubahan:1. Perubahan kebutuhan pemakai atau
bisnisPeningkatan pesaing, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi,
merger dan divestasi, peraturan baru, atau perubahan dalam hubungan
regional serta global dapat mengubah struktur dan tujuan
organisasi. Agar tetap responsif atas kebutuhan perusahaan, maka
sistem juga harus berubah.2. Perubahan TeknologiSejalan dengan
makin maju dan murahnya teknologi, perusahaan dapat memanfaatkan
berbagai kemampuan baru atau lama.3. Peningkatan Proses
BisnisBanyaknya perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak
efisien sehingga membutuhkan pembauruan untuk memuaskan
pelanggan.4. Keunggulan KompetitifPeningkatan kualitas, kuantitas
dan kecepatan informasi dapat meningkatkan produk atau layanan
serta dapat membantu mengurangi biaya.5. Perolehan
ProduktivitasKomputer akan mengotomatisasi pekerjaan administrasi
secara rutin serta signifikan didalam mengurangi waktu untuk
melakukan tugas- tugas lainnya.6. PertumbuhanPerusahaan berkembang
lebih besar dari sistemnya sehingga harus meningkatkan atau
melakukan perubahan terhadap sistemnya secara keseluruhan.
7. PenciutanPerusahaan seringkali berpindah dari mainframe
terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis internet untuk
memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan
pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan
organisasi.
b. Perubahan Proses Kerja (Change Management)Penerapan sistem
ERP berpengaruh terhadap budaya perusahaan, sehingga diperlukan
perubahan proses kerja (Change Management) pada masapenyesuaian
atau yang sering disebut proses implementasi. Jika pada proses
implementasi tersebut diperlukan perubahan proses kerja yang cukup
mendasar, maka perusahaan harus melakukan rekayasa ulang proses
bisnis atau Business Process Reenginering (BPR) yaitu analisis
menyeluruh dan mendesain ulang yang lengkap atau proses bisnis dan
sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis.
Walaupun memerlukan waktu yang cukup lama beberapa keuntungan dari
proses BPR yaitu:a. Untuk menyederhanakan sistemb. Untuk membuatnya
lebih efektifc. Untuk meningkatkan kualitas serta layanan
perusahaan
c. Layanan dan Dukungan dari IT Departemen (Support
Service)Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada sistem dan
mendukung pelaksanaan dari sistem ERP agar dapat berjalan dengan
baik dan mencapai tujuan, diperlukan adanya layanan dan dukungan
dari IT departemen atau vendor software. Dengan begitu para
pengguna (Users) akan mampu memahami sistem secara cepat, dan user
aakan puas dengan sistem yang ada karena sistem tersebut dapat
membantu kerja mereka dan tidak merumitkan.Pengimplementasian
sistem ERP bukan merupakan kejadian yang muncul kemudian berakhir.
Skala sistem yang sangat luas menyebabkan manajer menyadari yang
terjadi tidak akan pernah lengkap terselesaikan. Organisasi-
organisasi akan terus berubah dan berkembang dan sistem yang ada
harus ikut berubah dan berkembang bersama.2.2.4 Tahapan Enterprise
Resource Planning (ERP)Secara umum, tahapan sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) meliputi tahapan perencanaan, tahapan
analisis, tahapan desain, tahapan dukungan teknis, dan tahapan
implementasi.Menuturut Santo F. Wijaya dan Suparto Darudiato (2009:
116), mengemukakan tahapan Enterprise Resource Planning (ERP)
yaitu:1. Tahapan Perencanaan2. Tahapan Analisis3. Tahapan Desain4.
Tahapan Dukungan Teknis5. Tahapan ImplementasiAdapun penjelasan
dari tahapan Enterprise Resource Planning (ERP) di atas adalah:1.
Tahapan PerencanaanLangkah awal adalah membentuk komite pengarah,
yang bertugas untuk mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup
proyek sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menentukan
Project Leader dan anggota tim dalam membangun sistem.Tugas Tim
Project adalah:a. Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan
oleh sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan menentukan ruang
lingkup proyek secara lebih rinci.b. Mengevaluasi alternative
pendekatan pada Enterprise Resource Planning (ERP), seperti solusi
kostumisasi, satu kesatuan paket, integrasi beberapa paket software
atau kombinasi dari beberapa alternative dan memilih salah satu
solusi.c. Membuat jadwal dan anggaran proyek dengan memperhatikan
studi kelayakan dan melaporkan setiap temuan yang signifikan kepada
komite pengarah secara berkala baik secara tertulis maupun lisan.2.
Tahapan AnalisisDalam tahapan analisis, maka komite pengarah telah
sepakat untuk menjalankan proyek sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) dan sudah menentukan pendekatan yang akan dilakukan.
Tim mulai membentuk kelompok kerja pada berbagai fungsi di
organisasi untuk mengumpulkan informasi dan mengidentifikasikan
kebutuhan pengguna. Pihak konsultan luar dapat dilibatkan hanya
untuk mambantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis
ini. Tanggung jawab utama Tim adalah:a. Mengevaluasi vendor yang
dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada Tim
pengarah, yang akan memilih vendor kemudian Tim akan melakukan
evaluasi lebih rinci atas vendor terpilih.b. Mengidentifikasikan
inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan
berdasarkan pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
dan paket yang dipilih. Meskipun tidak selalu menjadi alternative
yang baik, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi untuk melakukan
kostumisasi paket.Setelah itu, maka perwakilan vendor dan pihak
konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis, di mana komite
pengarah dan tim proyek akan diberikan pelatihan intensif mengenai
konsep dan operasional sistem oleh pihak konsultan.Tahap akhir fase
ini adalah akan dihasilkan sebuah prototype sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) di berbagai fungsi organisasi untuk
melakukan simulasi dan menunjukan integrasi antar modul kepada
pengguna dan identifikasi sesuai kebutuhan. Akhirnya tim proyek
akan membuat laporan rekomendasi kepada komite pengarah untuk
proses persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek.3. Tahap
DesainTahap desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor
atau konsultan yang telah dipilih. Tingkat desain tergantung pada
pendekatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP), jika memilih
satu kesatuan paket, maka antarmuka sebagian besar sudah
ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan pada bagian-bagian
minor saja. Jika perusahaan memilih pendekatan kostumisasi paket,
biasanya desain antarmuka akan lebih lama. Paket kesatuan biasanya
memerlukan middleware (perangkat perantara) yang minimal, karena
hanya memerlukan antarmuka dengan beberapa bagian system yang
alamat atau paket aplikasi yang disediakan. Jika pendekatan
kombinasi beberapa paket, maka memerlukan desain antarmuka yang
lebih rumit, karena berbagai paket dari 4. Tahap Dukungan
TeknisUntuk menjalin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka
panjang, maka dukungan teknis dan para pengguna sangatlah
diperlukan. Walaupun semua pengguna sudah mendapatkan pelatihan
intensif, namun staf dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya
untuk pembuatan sistem yang drastic dan komperhensif, misalnya
perbaikan koreksi kesalahan program yang ditemukan pengguna dalam
menjalankan sistem baru. Jika terjadi kesalahan program, maka
diperlukan respon yang cepat dari konsultan atau project leader
untuk menjaga kepercayaan pengguna terhadap sistem baru dan demi
mendukung kelancaran dan efektifitas kerja.Untuk itu, diperlukan
pemeliharaan sistem untuk menjaga kinerja sistem agar tetap,
optimal. Demikian pula pelaksanaan audit sistem dapat dilakukan
dengan secara periodic untuk mengetahui apakah tujuan sistem
Enterprise Resource Planning (ERP) sudah tercapai sesuai yang
diharapkan.5. Tahapan ImplementasiSetelah perusahaan menentukan
paket software terpilih yang akan digunakan dan dilakukan
kostumisasi, maka tahapan berikutnya adalah melakukan konstruksi.
Untuk pendekatan kesatuan paket, maka program sudah dirancang dan
diterapkan per modul. Misalnya: fungsi pembelian, inventory,
pembayaran. Untuk fungsi industri manufaktur, biasanya modul yang
digunakan bervariasi tergantung jenis proses bisnis perusahaan.Dari
tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis
diterapkan, karena semua hardware, software, data, jaringan sudah
diterapkan, maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan
prosedur. Struktur organisasi dapat berubah, karyawan dapat
berpindah posisi (mutasi). Untuk mendukung proses implementasi,
biasanya diterapkan beberapa prosedur kerja baruSetelah modul
selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan
program lainnya, maka tahapan selanjutnya adalah:a. Pembuatan
prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan validasi
beberapa kali iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya sistem
siap dijalankan.b. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem
dilakukan beberapa konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja
sistem.c. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan
pelatihan kepada semua pengguna sistem.d. Membuat rencana konversi
roll-out sistem, yang meliputi jadwal instalisasi sistem di seluruh
organisasi dengan pendekatan strategi konversi terpilih.2.3 Manfaat
Penerapan ERPMenurut O'Brien (2005, p.322-p.323), banyak perusahaan
lainnya menemukan nilai bisnis utarna dari penggunaan Enterprise
Resource Planning (ERP) dalam beberapa cara mendasar: Kualitas dan
EfisiensiERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan
meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan
peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan
pelanggan, produksi, dan distribusi. Penurunan BiayaBanyak
perusahaan melaporkan penurunan signifikan dalam biaya pemrosesan
transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung TI, jika
dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang
digantikan oleh sistem ERP baru mereka. Pendukung KeputusanERP
menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang
sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara
signifikan meningkatkan kemarnpuan mereka dalam mengambil keputusan
secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan.
Kelincahan PerusahaanMengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan
banyak dinding departemen dan fungsi atau "benteng" berbagai proses
bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini
menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manjerial, dan
peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan
organisasi serta tenaga kerja yang Iebih Iincah dan adaptif, yang
dapat lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis.Manfaat
lain yang diperoleh dari penerapan ERP menurut Brady, et all (2001,
p.28) adalah: Sistem ERP menghasilkan integrasi secara global
berbagai proses bisnis perusahaan Sistem ERP tidak hanya
mengintegrasi manusia dan data, tetapi juga memperbaharui dan
memperbaiki sistem komputer yang terpisah. Sistem ERP mengizinkan
pihak manajemen untuk mengelola operasi, bukan hanya mengawasi.2.4
Faktor Penyebab Kegagalan Implementasi ERPBerikut ini merupakan
Fakor Penyebab Kegagalan Implemntasi ERP, yaitu: Waktu dan biaya
implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak
dilakukan dengan baik Strategi operasi tidak sejalan dengan
business process design dan pengembangannya Orang-orang tidak
disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru2.5
Tanda-Tanda ERP Mengalami KegagalanKegagalan ERP biasanya ditandai
oleh adanya hal-hal sebagai berikut: Kurangnya komitmen top
management Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis
strategi bisnis) Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap
atau terburu-buru memutuskan) Kurangnya sumber daya (manusia,
infrastruktur dan modal) Kurangnya buy in sehingga muncul
resistensi untuk berubah dari para karyawan Kesalahan penghitungan
waktu implementasi Tidak cocoknya software dgn business process
Kurangnya training dan pembelajaran Cacatnya project design &
management Kurangnya komunikasi Saran penghematan yang
menyesatkan2.6 Software ERPDewasa ini, terdapat sekitar ratusan
jenis software ERP dengan berbagai fitur, versi, dan skala
kemampuan. Dari berbagai jenis software yang saat ini terdapat di
pasaran, terdapat beberapa vendor yang mendominasi pasar penyedia
software ERP di dunia internasional dimana setiap software
menawarkan kelebihan-kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa
perbedaan spesifik pada fitur-fitur yang ada pada masing-masing
software misalnya:1. SAP (Systems, Applications, Product in Data
Processing)SAP AG adalah perusahaan penyedia dan konsultan software
yang didirikan di Jerman pada tahun 1972. Produk utamanya meliputi
SAP ERP Enterprise Core, yang merupakan solusi aplikasi ERP, dan
SAP Business Suite, yang merupakan paket solusi aplikasi e-bisnis
dan berbagai aplikasi-aplikasi lainnya seperti SAP CRM (Customer
Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), dan
SAP PLM (Product Lifecycle Management). 2. J.D. EdwardsSebagai
penyedia aplikasi ERP yang cukup terkemuka, memiliki dua jenis
produk utama yang disesuaikan dengan kebutuhan dan ruang lingkup
perusahaan konsumennya. J.D. Edwards Enterprise OneJ.D. Edwards
Enterprise One adalah aplikasi terintegrasi yang merupakan paket
software ERP komprehensif, yang dibangun dilandasi oleh teknologi
standar dan pengalaman yang mendalam di dunia industri. Paket
aplikasi ini bersifat sangat fleksibel sehingga kita dapat memilih
sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan
digunakan sehingga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan
kemampuan perusahaan. J.D Edwards WorldJ.D Edwards World adalah
salah satu paket solusi yang cukup fleksibel untuk mendukung
integrasi dan pengembangan sistem, termasuk integrasi dengan sistem
lama (Legacy), implementasi modular (Best of Breed), dan produk
pihak ketiga (Bolt-on). Microsoft Business SolutionMicrosoft,
melalui unit bisnis Business Solution menyediakan 3 jenis software
untuk implementasi ERP yaitu, Microsoft Dynamic Axapta, Microsoft
Dynamic Great Plains, dan Microsoft Dynamic Navision. QAD
MFG/PROQAD adalah sebuah perusahaan software di Santa Barbara,
Amerika Serikat yang didrikan pada tahun 1979. Salah satu produk
QAD adalah MFG/PRO, yaitu produk yang dirancang untuk mendukung
sistem ERP di perusahaan. MFG/PRO adalah salah satu produk ERP yang
cukup sukses di pasaran dunia dan juga di Indonesia. Software
MFG/PRO bersifat komprehensif, terbuka, fleksibel, interaktif, dan
dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan manufaktur modern.
Open Source ERPSelain software-software ERP dalam bentuk paket
terintgrasi maupun modular yang ditawarkan berbagai vendor
tersebut, pilihan lain yang dapat dimanfaatkan adalah Open Source
ERP. Aplikasi Open Source ERP ini bersifat nonkomersil, artinya
dapat langsung digunakantanpa perlu mengeluarkan biaya lisensi atau
pembelian lainnya. Sifat aplikasi ini sama seperti aplikasi Open
Source lainnya, yaitu disediakan dalam bentuk aplikasi yang belum
dikonfigurasi, mendukung kostumisasi, dan disediakan langsung
beserta kodenya.Contoh software yang bersifat Open Source ERP
adalah: Compiere Openbravo GNU Enterprise
2.7 Modul-Modul dalam ERPModul-modul pada paket sistem ERP
biasanya dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun pada
implementasinya perusahaan boleh memilih mengimplementasikan
beberapa modul sesuai keperluan perusahaan. Tidak semua modul
selalu tersedia pada paket aplikasi ERP. Kelengkapan modul pada
masing-masing paket sangat bergantung pada target konsumen serta
perkembangan software yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Banyak
perusahaan pembuat paket ERP menyediakan dukungan kostumisasi atas
modul-modul tersebut sehingga memungkinkan implementasi yang
fleksibel.Berikut ini adalah beberapa modul yang terdapat di dalam
sistem Enterprise Resource Planning (ERP) antara lain:1. Modul
Financial, adalah modul utama dan merupakan pusat dari semua modul
karena semua transaksi di modul lain akhirnya pasti akan
berhubungan dengan modul ini. Sub modulnya terdiri dari General
Accounting, Financial Accounting, Assets Management, Treasury,
Controlling, dan Costing.2. Modul Material Management, adalah modul
yang berhubungan dengan sumber daya material perusahaan. Sub
modulnya terdiri dari Purchasing dan Warehouse Management.3. Modul
Sales, adalah modul yang berhubungan dengan penjualan. Sub modulnya
yaitu Marketing, Transportation, dan Shipping.4. Modul Human
Resource, adalah modul yang berhubungan dengan Sumber 5. Daya
Manusia (SDM). Sub modulnya terdiri dari Time Management,
Appraisal, Over Time Training, dan Payroll.6. Modul Maintenance,
adalah modul yang berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan.
Sub modulnya terdiri dari Plant Maintenance, Preventive
Maintenance, dan Service Maintenance.7. Modul Production Control,
adalah modul yang berhubungan dengan pengontrolan produksi. Sub
modulnya antara lain Production Planning.
BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN
Gambar 3. 1 Metodologi Penelitian (1)
Gambar 3. 2 Metodologi Penelitian (2)
BAB IVTINJAUAN SISTEM4.1 Sejarah dan Perkembangan PerusahaanPD.
Mujur jaya merupakan salah satu perusahaan sohun yang berbentuk
perusahaan perseorangan dan termasuk perusahaan dagang yang
didirikan oleh Bapak Martono pada tanggal 20 Oktober 1990. Nama
perusahan diambil sesuai dengan lokasi perusahaan yang terletak di
Desa Mujur Kecamatan Kroya Kabupaten Cilacap, sedangkan kata jaya
merupakan harapan pemilik akan perkembangan perusahaan ini nantinya
menjadi perusahaan yang lebih besar. Izin usaha diperoleh dari
Dinas Perindustrian Kabupaten Cilacap dengan nomor perindustrian
IS/II.08/PMl1992 dan Nomor Izin Usaha IS0/PL.21-10S2/0S. PD Mujur
Jaya telah memperoleh sertifikat halal dari LPPOM MUI No.
1737092001.Latar belakang didirikannya perusahaan ini adalah
pengalaman yang dimiliki Bapak Martono selaku pendiri perusahaan
ini dalam memproduksi sohun. Sebelum mendirikan perusahaan ini
beliau pemah bekerjasama dengan Bapak Sukeni selama lima tahun dan
Bapak Riono selama dua tahun dalam usaha yang sarna. Dalam
kerjasama ini Bapak Martono berperan sebagi pelaksana Japangan
sementara kedua rekannya berperan sebagai pemilik modal. Berbekal
pengalaman yang dimilikinya tersebut, serta peluang bisnis yang ada
saat itu, Bapak Martono melepaskan kerjasama dengan kedua rekannya
tersebut dan mendirikan perusahaan sendiri pada tahun 1990, dengan
modal pinjaman dari bank BRI dan BNI.Sebagai perusahaan
perseorangan, pada awalnya PD. Mujur Jaya hanyalah perusahaan
berskala kecil yang pengelolaannya dilakukan oleh keluarga dengan
satu unit produksi dan 20 orang karyawan. Seiring berjalannya waktu
perusahaan terus mengalami perkembangan yang menggembirakan.
Perkembangan ini dapat dilihat dari perluasan perusahaan yang
dilakukan secara terus menerus, baik secara intensifikasi maupun
secara ekstensifikasi. Perusahaan menambah tiga unit produksi pada
tahun 1998 sehingga perusahaan memiliki empat unit produksi.
Permintaan sohun yang semakin meningkat di pasaran mendorong
perusahaan untuk melakukan penambahan dua unit produksi pada tahun
2000 dan satu unit produksi lagi pada tahun 2002 dengan mesin
pengaduk dan pencetak mekanis sebagai uji coba. Pada bulan Februari
2003 perusahaan mengganti satu mesin pencetak manualnya dengan
pengaduk dan pencetak mekanis. Sampai saat ini perusahaan memiliki
tujuh unit produksi, lima unit produksi menggunakan mesin pengaduk
dan pencetak manual serta dua unit produksi yang menggunakan mesin
pengaduk dan pencetak mekanis. Tenaga kerja yang diserap perusahaan
ini mencapai 333 orang karyawan dan buruh lepas yang didominasi
oleh wanita. Perkembangan perusahaan yang cukup pesat dari tahun ke
tahun membuat perusahaan ini menjadi perusahaan sohun yang cukup
besar, bahkan terbesar di Kabupaten Cilacap dan sekitarnya.4.2
Lokasi PerusahaanLokasi perusahaan merupakan faktor penting bagi
kemajuan dan perkembangan dari suatu perusahaan. Lokasi perusahaan
ini juga mempengaruhi mekanisme perusahaan baik dari segi
penyediaan bahan baku, proses produksi pemasaran serta
transportasi. Penentuan lokasi perusahaan memerlukan pertimbangan
dan perhitungan dengan cermat, karena berpengaruh terhadap
pengeluaran yang harus dibiayai oleh perusahaan.
Gambar 4. 1 Lokasi PerusahaanLokasi PD. Mujur Jaya ada di Jalan
Mujur Km 1,5 Kroya Cilacap, tepatnya di Desa Mujur Kecamatan Kroya
Kabupaten Cilacap. Perusahaan didirikan di atas tanah seluas 3,5 ha
dengan luas lahan pengeringan 2 ha selebihnya bangunan. Perusahaan
dikelilingi oleh sawah pada bagian utara, barat dan selatan,
sedangkan pada bagian timur adalah jalan raya. Perusahaan ini juga
berbatasan dengan desa Gerojogan di sebelah timur, desa Gentasari
di sebelah barat dan desa Kedawung di sebelah selatan serta desa
Sidamulya di sebelah utara. Lokasi ini sangat menguntungkan bila
ditinjau dari beberapa aspek, antara lain:1. Transportasi dan
KomunikasiPD. Mujur Jaya terletak di pinggir jalan raya sehingga
memudahkan transportasi untuk mobilisasi perusahaan terutama saat
pengiriman bahan baku dan distribusi produk. Infrastruktur
transportasi di daerah ini sangat memadai dengan kondisi jalan yang
layak dan alat transportasi yang cukup. Pelayanan komunikasi dan
informasi terpenuhi dengan baik dan tidak menjadi kendala.2.
ProduksiLokasi perusahaan cukup monguntungkan karena dikelilingi
lahan persawahan yang cukup luas tanpa penghalang pepohonan maupun
bangunan tinggi sehingga cahaya marahari dapat diterima maksimal.
Hal ini berhubungan dengan keberhasilan proses pengeringan yang
merupakan tahap akhir dan penting dalam produksi sohun.3.
Ketersediaan tenaga kerjaPD. Mujur Jaya memcrlukan tenaga kerja
yang cukup besar terutama untuk bagian produksi. Kebutuhan tenaga
kerja terus bertambah seiring dengan berbagai pengembangan yang
tcrus dilakukannya. Ketersediaan tenaga kerja di daerah sekitar
perusahaan cukup besar karena daerah tersebut cukup padat
penduduknya terutama penduduk usia produktif sehingga kebutuhan
tenaga kerja dapat dengan mudah terpenuhi. Hal ini akan mengurangi
biaya transportasi pekerja. Selain itu akan mempermudah komunikasi
dan penyampaian informasi ke pekerja apabila ada produksi
mendadak.
4. PemasaranDitinjau dari aspek pemasaran lokasi tersebut cukup
strategis, berada di jalur penting yang menghubungkan beberapa
pasar induk yaitu pasar kroya, banyumas dan kebumen sehingga
memungkinkan banyak pedagang melewati jalur tersebut. Hal ini
memudahkan perusahaan untuk mempromosikan produknya secara tidak
langsung.5. Kemungkinan adanya ekstensifikasi pabrikBangunan pabrik
yang dikelilingi sawah memungkinkan dilakukannya ekstensifikasi
pabrik yaitu dengan memperluas area pabrik. Bangunan pabrik
perusahaan ini terbagi menjadi dua bangunan utama yang berada di
bagian utara dan selatan area pabrik, mengapit satu lahan yang luas
untuk tempat pengeringan sohun. Bangunan-bangunan ini memankang
dari barat ke timur dan terbagi-bagi dalam unit-unit produksi. Unit
I sampai IV menempati satu banunan utama yang berada di bagian
utama bertasu dengan kantor administrasi, masjid, gudang, bengkel,
ancak serta dapur. Mess pekerja terletak di bagian timur bangunan.
Unit produksi V sampai VII berada pada bangunan utama yang
terpisah.Tiap unit produksi umumnya menempati sebuah bangsal besar
berukuran 32 x 12 meter dan terbagi atas ruang-ruang. Ruang-ruang
tersebut antara lain ruang pencucian, pemasakan, pencetakan,
pengemasan dan penyimpanan sementara. Bahan baku tidak memiliki
gudang khusus tetapi bergabung dengan ruang pencucian.Ruang
pencucian berukuran 12 x 8 m, terdiri dari bak-bak pencucian
berbentuk silinder dengan kedalaman 1,5 m dan diameter 2 m. di
dalam ruang ini juga terdapat bak penampungan limbah cair sementara
serta tempat penampungan limbah padat. Ruang pemasakan dan
pencetakan terdiri dari bak penampung pati sementara, tungku
pemasakan, serta mesin pencetak sohun. Ruang ini cukup terbuka dan
hampir menyatu dengan ruang pengemasan dan penyimpanan sohun
jadi.
4.3 Struktur Organisasi PerusahaanStruktur organisasi merupakan
unsur yang penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebuah
perusahaan memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapainya baik
jangka panjang maupun jangka pendek. Sebagai usaha dalam rangka
pencapaiantujuan tersebut perlu adanya aktivitis yang terencana
dengan tepat. Agar tujuan dapat tercapai sesuai rencana, maka
struktur organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan
dan perkembangan perusahaan. Dalam struktur organisasi perusahaan
perlu dilakukan penataan dan pembagian tugas dan wewenang yang
jelas, perusahaan dapat mengetahui secara tepat kebutuhan julah
karyawan.Kepastian jumlah tenaga kerja dalam sebuah perusahaan
sangat penting untuk optimalisasi produksivitas perusahaan,
sehingga dapat dihindari kelebihan tenaga kerja yang dapat
menyebabkan tidak efisiensinya pengluaran perusahaan dan kekurangan
tenaga kerja yang menyababkan tidak optimalnya kinerja
perusahaan.Struktur organisasi perusahaan yang tepat merupakan
langkah awal menuju manajemen perusahaan yang sukses. Struktur
orgaisasi berperan penting dalam rangka tercapainya tujuan
perusahaan, sehingga penentuan struktur perusahaan disesuaikan
dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan.Berikut adalah
struktur orgaisasi yang diterapkan pada perusahaan PD Mujur
Makmur:
Gambar 4. 2 Struktur Organisasi PerusahaanPenjelasan Job
description sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing
bagian dalam struktur organisasi perusahaan sohun PD Mujur Makmur
Jaya adalah sebagai berikut:1. Direktur a. Memimpin perusahaan b.
Melakukan kegiatan monitoring perusahaanc. Membuat rencana
pengambangan baik jangka pendek maupun jangka panjangd.
Bertanggungjawab untuk menyelesaikan permasalahan perusahaan baik
intern maupun ekstern2. General Managera. Melaksanakan tugas dan
fungsi manajemenb. Mengadakan penilaian dan pertimbangan atas hasil
kerja yang dilaksanaka bawahanyac. Bertanggungjawab untuk membantu
direktur menyelesaikan permasalahan perusahaan baik intern maupun
eksternd. Bertanggungjawab terhadap direktur perusahaan3. Bagian
Administrasi Umuma. Bertanggungjawab terhadap pengadaan surat,
pembukuan, dan pengelolaan kepegawaianb. Mengkoordinasikan
administrasi perusahaan secara keseluruhanc. Mencatat semua
transaksi yang berhubungan dalam kegiatan perusahaan termasuk
rencana dan kebijakan perusahaand. Mencatat seluruh pembayaran gaji
karyawan4. Bagian Keuangana. Mengelola penerimaan, pengeluaran, dan
penyimpanan keuangan perusahaanb. Mempertanggungjawabkan keuangan
perusahaan opada pimpinan perusahaanc. Melaksanakan pembayaran gaji
karyawan5. Bagian Bimbingan Mental (HR)Bagian ini merupakan salah
satu karyawan perusahaan PD Mujur Jaya yang bertugas untuk
menyelenggarakan kegiatan yang bersifat pembangunan mental secara
spiritual. Kegiatan yang dilakukan antara lain pengajian rutin dua
pekan sekali di hari Selasa, mewajibkan karyawan untuk sholat
dzuhur, mewajibkan karyawan laki-laki untuk sholat Jumat di masjid
perusahaan dan mewajibkan karyawan perempuan untuk menggunakan
kerudung. Tujuan adanya bagian ini adalah sebagai berikut:a.
Mendekatkan diri kepada Allah SWTb. Meningkatkan wawasan keislaman
bagi karyawanc. Menciptakan suasana agamis dalam lingkungan
perusahaan d. Salah satu bentuk syukur kepada Allah SWT6. Bagian
Produksia. Melaksanakan dan Mengawasu proses produksi mulai dari
bahan baku sampai menjadi barang jadi yang siap untuk dipasarkanb.
Bertanggungjawab atas kualitas barang hasil produksic. Menentukan
standar penggunaan bahan bakud. Menentukan kualitas dan kuantitas
dalam hal pembelian bahan bakue. Bertanggungjawab atas kelancaran
jalannya proses produksi7. Bagian Pemasarana. Mengadakan kegiatan
pemasaran termasuk pemasaran dan pembayaran yang dilakukanb.
Mengadakan penagihan piutang yang telah jatuh tempo terhadap
pelanggan yang membeli dengan sistem tempoc. Melayani komsumen
dalam hal transaksi pembelian8. Bagian Gudang dan Perlengkapana.
Mengawasi dan mencatat keluar masuknya bahan baku penunjangb.
Menerima, menyimpan, memelihara, serta mengeluarkan bahan baku
penunjang sesuai dengan permintaan masing masing bagianc.
Memelihara dan memperbaiki alat-alat produksi apabila terjadi
kerusakand. Melakukan pengadaan barang yang diperlukan perusahaan
baik untuk proses produksi maupun keperluan administrasi9. Karyawan
Produksia. Melakukan semua kegiatan yang berhubingan dengan
aktivitas produksib. Melakukan semua intruksi dari pengawas
produksi yang berhubungan dengan proses produksi.4.4 Tenaga
KerjaPD. Mujur Jaya mempunyai total karyawan kurang lebih 333
orang, baik laki-Iaki maupun perempuan dan mempunyai jenjang
pendidikan yang bervariasi. Mayoritas dari mereka adalah lulusan
dari SLTP atau sederajat tetapi ada juga yang lulusan SD, SLTA atau
sederajat dan Perguruan Tinggi. Karyawan yang lebih banyak
mendominasi adalah perempuan yaitu sekitar 65 %. Mereka kebanyakan
ditempatkan pada bagian pengepakan dan pengeringan, sedangkan
karyawan laki-laki lebih banyak ditempatkan di bagian pencucian,
pemasakan dan pencetakan.Karyawan di PD. Mujur Jaya dibagi menjadi
dua kategori yaitu:1. Karyawan bulanan/tetap, yaitu karyawan yang
mendapat gaji tetap tiap bulan. Ada sanksi pengurangan gaji jika
karyawan berulang kali melanggar aturan yang berlaku pada
perusahaan seperti terlambat masuk dan tidak masuk kerja tanpa izin
lebih dari 4 kali, Karyawan yang termasuk di dalamnya adalah
karyawan staf.2. Karyawan borongan, yaitu karyawan yang diberi upah
sesuai dengan satuan pekerjaan yang dihasilkan. Termasuk karyawan
borongan adalah karyawan bagian produksi, penjemuran dan packing.
Karyawan bagian produksi dan produksi. Tiap kwintal dihargai
sebesar 32.500,00 yang akan dibagi-bagi sesuai dengan pembagian
kerjanya. Lain lagi dengan bagian packing. Bagian ini upah
diberikan berdasarkan jumlah ball yang dihasilkan, dimana tiap ball
dinilai sebesar Rp. 700,00. Satu ball sohun memiliki berat 1.1 - 2
kg tergantung pesanan, dengan jumlah gulung tiap ball berbeda-beda
untuk tiap standar unit produksi, misalnya 120 unting dalam satu
ball.
Prosedur perekrutan karyawan PD. Mujur Jaya sangat sederhana dan
sedikit berbeda dengan perusahaan lain. Karyawan direkrut tanpa
mempertimbangkan jenjang pendidikan. Hanya untuk posisi-posisi
tertentu saja jenjang pendidikan dipertimbangkan. Syarat umum yang
hams dipenuhi untuk menjadi karyawan di perusahaan ini yaitu:1.
Memiliki minat yang kuat terhadap pekerjaan yang akan dilakukan,2.
Jujur dan tekun dalarn bekerja,3. Taat dalam menjalankan perintah
agama.Sebagai upaya untuk meningkatkan fungsi dan kesejahteraan
karyawan, perusahaan memberikan berbagai fasilitas dan tunjangan.
Fasilitas dan tunjangan ini dibedakan menjadi dua yaitu berdasarkan
prestasi dan tanpa syarat. Fasilitas dan tunjangan berdasarkan
prestasi diberikan pada karyawan yang berprestasi dan berdedikasi
terhadap perusahaan, berupa hadiah atau penghargaan. Fasilitas dan
tunjangan tanpa syarat diberikan kepada seluruh karyawan tanpa
memandang prestasinya, diantaranya:1. Tunjangan kesehatanTunjangan
ini berupa penggantian uang periksa dan pembelian obat yang berlaku
bagi keluarga karyawan. Karyawan laki-laki memperoleh tunjangan
kesehatan untuk istri dan dua orang anak, sedangkan karyawan
perempuan hanya memperoleh tunjangan untuk dua anaknya saja.2.
Biaya pendidikanBagi karyawan yang telah bekerja selama satu tahun
dan masih mempunyai anak yang masih sekolah di SMP akan diberikan
beasiswa pengganti SPP.3. MakanBagi karyawan bulanan/tetap dan
karyawan bagian produksi akan mendapat makan tiga kali, sedangkan
untuk karyawan bagian packing hanya akan mendapatkan makan siang
saja. Selain itu semua karyawan mendapatkan beras masing-masung 5
kg setiap tiga bulan sekali.4. Simpan pinjamPD. Mujur Jaya sudah
mempunyai koperasi yang melayani simpan pinjam. Pinjaman dapat
diambil oleh karyawan maksimal Rp. 3.000.000 dengan bunga sebesar 1
persen.5. JamsostekJamsostek merupakan tunjangan yang diberikan
oleh perusahaan kepada karyawan dengan tujuan memberikan keamanan
kepada pekerja pada saat bekerja di perusahaan.6.
KendaraanFasilitas kendaraan dari perusahaan hanya dapat dibawa
oleh karyawan tertentu untuk kepentingan perusahaan.7. Tunjangan
hari rayaPD. Mujur Jaya menetapkan hari libur hanya pada 1
Muharram, idul fitri dan idul adha. Tiap 1 Muharram perusahaan
memberikan tunjangan pesangon liburan sedangkan pada hari raya idul
fitri perusahaan memberikan tunjangan hari raya.
Karyawan bekerja selama 8 jam setiap harinya, mulai pukul 08.00
WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB dan waktu istirahat selama satu
jam dari pukul 12.00 WIB sampai pukul 13.00 WIB. Selama satu minggu
baik karyawan tetap maupun karyawan borongan bekerja selama tujuh
hari yaitu senin sampai minggu, akan tetapi jika stok sohun masih
banyak atau melebihi kapasitas maka produksi dilakukan selama 6
hari dan hari minggu libur. Pada saat musim hujan khususnya jika
tidak ada panas atau mendung maka produksi dihentikan dan karyawan
diliburkan, sedangkan staf karyawan administrasi dan umum tetap
bekerja seperti biasanya. Bila ada halangan, karyawan bisa
mengambil cuti secara bergantian.
BAB VPEMBAHASAN DAN ANALISIS5.1 Data Identifikasi Proses
Bisnis5.1.1 Proses Bisnis Purchase Order
Gambar 5. 1 Proses bisnis pembelian5.1.2 Proses Bisnis
Produksi
Gambar 5. 2 Proses bisnis produksi5.1.3 Data Proses Bisnis
Penjualan
Gambar 5. 3 Proses bisnis penjualan
5.2 Rancangan Open ERP5.2.1 Pemilihan ModulDalam membuat sistem
informasi terintegrasi pada PD Mujur Jaya, digunakan beberapa modul
Open ERP yang diperlukan.
Gambar 5. 4 Modul open ERPModul yang digunakan dalam Open ERP
adalah: Warehouse Management Sales Management Purchase Management
Accounting and Finance MRP Employee Directory
1. Modul Warehouse ManagementModul ini digunakan untuk mengatur
barang yang ada pada gudang yaitu raw material dan produk jadi mie
soun. Modul warehouse management dioperasikan oleh kepala bagian
pergudangan di PD Mujur Jaya 2. Modul Sales ManagementModul ini
digunakan untuk mengatur order penjualan produk dari konsumen.
Modul sales management di operasikan oleh Manajer Penjualan di PD
Mujur Jaya.3. Modul Purchase ManagementModul ini digunakan untuk
mengatur proses pembelian raw material, termasuk jumlah dan biaya
yang digunakan untuk melakukan pembelian raw material ke supplier.
Modul purchase management dioperasikan oleh bagian pengadaan PD
Mujur Jaya.
4. Modul Accounting & FinanceModul ini digunakan untuk
mengatur transaksi keuangan yang meliputi aliran keuangan masuk
dari proses penjualan dan keluar dari proses pengadaan. Modul
accounting & finance dioperasikan oleh manajer keuangan PD
Mujur Jaya.5. Modul MRPDalam modul MRP terdapat pengaturan dalam
proses produksi, diantaranya penjadwalan produksi, data data
mengenai Bill of Material dan Routing pembuatan produk.6. Modul
Employee DirectoryModul ini digunakan untuk mengatur data-data
karyawan juga departemen-departemen yang bernaung di bawah
perusahaan.5.3 Implementasi ERP5.3.1 Purchase OrderOrder pembelian
di PD Mujur Jaya dilakukan jika stok persediaan bahan baku di
gudang hampir habis sehingga harus dilakukan pengisian kembali
bahan baku di gudang untuk kelancaran proses produksi. Purchase
order pertama yang dilakukan bagian pengadaan adalah membeli pati
sagu yang merupakan bahan baku utama pada pembuatan sohun. Bagian
warehouse akan memberikan perintah ke bagian purchasing untuk
melakukan pemesanan pati sagu ke supplier.
Gambar 5. 5 Stok gudang kosongPada gambar diatas diketahui bahwa
stok bahan baku digudang habis, maka bagian warehouse akan
memberikan perintah ke bagian purchase untuk melakukan pemesanan
bahan baku ke supplier.
Gambar 5. 6 Purchase orderSetelah bagian purchase melakukan
order pemesanan bahan baku ke supplier, selanjutnya laporan
pemesanan atau invoice akan didapat oleh bagian accounting. Bagian
accounting bertugas untuk melakukan validasi apakah pemesanan yang
akan dilakukan sudah sesuai dengan kebutuhan. Setelah invoice
tervalidasi bagian accounting melakukan pembayaran transfer kepada
supplier.
Gambar 5. 7 Draft invoice
Gambar 5. 8 Pembayaran invoicePembayaran dilakukan melalui
transfer, setelah accounting melakukan pembayaran, maka status di
Open ERP akan menunjukkan invoice telah terbayar.
Gambar 5. 9 Supplier invoiceSupplier invoice merupakan tanda
bukti hasil pembayaran yang didapatkan dari supplier sebagai bukti
hasil pembayaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Setelah
hasil pembayaran selesai dilakukan maka pesanan dapat langsung
dikirimkan ke PD Mujur Jaya.Selanjutnya bagian pengadaan sebagai
pihak pemesan barang mempunyai hak untuk mengecek kondisi pati sagu
yang telah dipesan, jika kondisi pati sagu sesuai dengan pesanan
maka barang dapat lolos pengecekan dan masuk ke gudang.
Gambar 5. 10 Proses pengecekan barangBagian gudang bertugas
untuk mengupdate apakah pati sagu yang telah dikirim sudah di
masukkan ke gudang atau belum, jika sudah maka status pesanan
berubah menjadi tansfered.
Gambar 5. 11 Transfer barang ke gudangMaka secara otomatis
sistem ERP langsung mengupdate jumlah persediaan di gudang. Proses
pengadaan bahan baku yang lain seperti kalium hipoklorit, sumbo dan
hakkol juga dilakukan untuk ketersediaan bahan baku untuk proses
produksi.
Gambar 5. 12 Update gudang setelah pemesanan5.3.2
ProductionProses produksi dilakukan oleh bagian produksi, dimana di
PD Mujur Jaya terdapat 7 unit produksi yang aktif dalam melakukan
produksi sohun. Operator modul manufacturing dalam Open ERP
diberikan kepada kepala unit masing masing untuk mengontrol proses
produksi berjalan dan terupdate dengan baik agar integrasi seluruh
unit dapat terupdate secara real time.
Gambar 5. 13 Pembuatan manufacturing orderProses produksi
dimulai dengan melakukan manufacturing order. Manufacturing order
di perusahaan PD Mujur Jaya akan dilakukan 4 kali dalam sehari
sesuai dengan waktu yang tersedia.
Gambar 5. 14 Pengecekan ketersediaan barangSistem ERP akan
secara otomatis mendeteksi bahan baku apa saja yang diperlukan
untuk membuat suatu produk. Karena dalam sistem ERP telah
ditentukan Bill of Material dan Routing proses produksi.
Gambar 5. 15 Konfirmasi produksiKonfirmasi manufacturing order
diperlukan untuk menentukan apakah ketersediaan bahan baku sesuai
dengan kebutuhan produk jadi yang akan dibuat.
Gambar 5. 16 Production orderProduction order menjelaskan detail
produksi yang digunakan sebagai perintah melakukan produksi.5.3.3
Sales OrderSetelah proses produksi selesai maka sohun siap untuk
dijual, proses penjualan dilakukan melalui customer order. Admin
yang memegang modul sales adalah bagian penjualan. Dengan Open ERP
pencatatan penjualan dapat dilakukan secara otomatis dan real time
sesuai dengan barang jadi yang ada di gudang jadi dapat
meminimalisasi kesalahan dalam penghitungan.
Gambar 5. 17 Memasukkan Sales orderMemasukkan order penjualan ke
dalam sistem, setiap order yang masuk akan masuk ke sistem ERP agar
dapat terkoneksi dengan bagian gudang untuk mengalokasikan jumlah
sohun yang tersedia di gudang untuk di kirim ke konsumen.
Gambar 5. 18 Draft sales orderSetelah membuat order, maka draft
invoice akan tercetak untuk diberikan kepada bagian keuangan. Draft
invoice yang dicetak oleh bagian penjualan akan di validasi oleh
bagian keuangan untuk memastikan pesanan sohun.
Gambar 5. 19 Invoice sales orderInvoice yang telah di validasi
kemudian akan dikirimkan ke konsumen yang membeli produk untuk
memberitahu pembayaran yang harus dilakukan.
Gambar 5. 20 Pembayaran InvoiceSetelah konsumen melakukan
pembayaran maka bagian accounting akan merubah status pesanan
pelanggan menjadi terbayar dan sohun siap untuk dikirim.
Gambar 5. 21 Transfer barang ke komsumenProses pengiriman
dilakukan oleh bagian gudang yang juga mempersiapkan berapa jumlah
yang harus dikirimkan sesuai dengan pesanan pelanggan.
Gambar 5. 22 Transfer barang di gudang setelah pengirimanSistem
ERP secara otomatis mengurangi stok di gudang sesuai dengan
pengurangan dari hasil penjualan sohun.
5.3.4 Laporan perusahaanSetiap proses dan kegiatan yang
dilakukan dalam perusahaan berupa proses input barang, pembelian,
serta penjualan akan dapat dilihat di sistem ERP perusahaan.
Laporan perusahaan dibuat oleh bagian accounting melalui Jurnal
Entries di Open ERP.
Gambar 5. 23 Jurnal Entries 1
Gambar 5. 24 Jurnal Entries 2Dengan adanya Jurnal Entries ini
akan memudahkan bagian accounting untuk melakukan pembuatan laporan
dan melakukan pengecekan terhadap setiap proses dan kegiatan yang
telah dilakukan.
5.3.5 Chart of AccountChart of Account adalah suatu daftar atau
tabel akun yang dibuat dan disusun secara sistematis, didalamnya
tersusun unsur-unsur kode akun atau nama akun yang sudah
dikelompokkan sebelumnya.
Gambar 5. 25 Chart of AccountFungsi Chart of Account adalah
untuk mengontrol keuangan perusahaan sehingga dapat diproses dengan
mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan tersebut
tersusun rapi.5.4 Analisis UsulanPenggunaan sistem ERP pada PD
Mujur Jaya dengan menggunakan Open ERP merupakan altenatif yang
dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi proses kerjanya.
Dengan menggunakan sistem ERP proses pendataan dan proses bisnis
perusahaan dapat berjalan mudah, terstruktur dan terintegrasi.
Tabel 5. 1 Perbandingan Open ERP dengan manualERPManual
PengadaanProses pengadaan barang dilakukan berdasarkan stok
bahan baku di gudang jadi tidak akan terjadi masalah kekurangan
stok atau bahan baku yang menumpuk. Pencatatan sudah otomatis pada
open ERP.Proses pengadaan dilakukan tidak memperhatikan stok bahan
baku yang ada di warehouse, dan pendataan pada laporan pemesanan
dilakukan secara manual di buku.
ProduksiProses produksi berjalan berdasarkan manufacturing order
yang memperhatikan stok bahan baku di gudang dan waktu prosesnya
sehingga proses produksi dapat berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.Proses produksi berjalan sendiri-sendiri sesuai dengan
kemauan dari mandor di setiap unit produksi sehingga proses
produksi tidak optimal.
PenjualanPada proses penjualan pencatatan pesanan konsumen dapat
direkap secara rapi dan real time oleh sistem ERP jadi dipastikan
tidak ada data yang hilang atau tidak tercatat.Pencatatan data
konsumen dilakukan manual pada buku tulis sehingga akan merepotkan
karyawan dan dapat terjadi hilangnya data atau data yang tidak
tercatat.
BAB VIPENUTUP6.1 KesimpulanKesimpulan yang dapat diperoleh dari
Kuliah Kerja Industri ini adalah: Dengan penerapan sistem informasi
menggunakan open source Open ERP pada PD Mujur Jaya akan
mempermudah perusahaan untuk dapat mengatur proses bisnis pada
proses pembelian, produksi dan penjualan dapat terintegrasi dengan
baik. Dengan penerapan sistem informasi terintegrasi menggunakan
Open ERP pada PD Mujur Jaya maka perusahaan dapat melakukan proses
pendataan pada seluruh proses bisnisnya secara otomatis, akurat dan
real time dimana sebelumnya masih menggunakan sistem pencatatan
manual.6.2 SaranSaran yang dapat diberikan setelah melakukan Kuliah
Kerja Industri antara lain: PD Mujur Jaya dapat menggunakan
berbagai usulan yang telah diberikan oleh penulis. Diperlukan
pengembangan dan penelitian lebih lanjut untuk dapat
mengimplemtasikan ERP dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Newman, Donald. 1990. Engineering Economic Analysis, Binarupa
Aksara. Jakarta.Parthasarathy, 2007. Enterprise Resource Planning A
Managerial and Technical Perspective. Madurai: Ltd.
Publisher.Pinckaers, Gardiner. 2011. Open ERP, a Modern Approach,
to Integrated Business Management.43