APLICATIE PRACTICA PRIVIND EXECUTAREA UNEI MISIUNI DE AUDIT
PUBLIC INTERN DE SISTEM SI REGULARITATE LA O ENTITATE PUBLICA1
Prezentarea actiunii de audit public intern la institutia XAuditul
de sistem reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de
conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea
functioneaza economic, eficace si eficient pentru identificarea
deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea
acestora.Auditul intern s-a dezvoltat, in evolutia sa fireasca, pe
auditul de regularitate (conformitate), in mod traditional
auditorul verificand daca regulile si procedurile sunt bine
aplicate, dacase respecta organigramele, sistemele de informare
etc.Auditul de regularitate are ca scop compararea realitatii cu
sistemul de referinta propus.Dimensiunea entitatii este deosebit de
importanta in alegerea numarului de auditori interni care sa
raspunda necesitatilor entitatii. In cazul nostru, vorbim despre o
institutie publica de dimensiuni relativ mari, al carei conducator
este ordonator secundar de credite, subordonata ierarhic unui
minister la nivelul caruia activitatea de audit intern a fost
organizata prin constituirea uneistructuri centrale specializate
unice, Directia Audit Intern, cu sectiile subordonate. Directia
Audit Intern se subordoneaza nemijlocit ministrului si isi exercita
atributiile in conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002
privind auditul public intern, Normelor generale privind
exercitarea activitatii de audit public intern, Normelor privind
exercitarea activitatii de audit public intern in ministerul
respectiv, precum si actelor normative specifice in
vigoare.Unitatea auditata prezinta particularitati ale tipului de
finantare si organizare, avand o larga paleta de atributii si
responsabilitati, asigurand din punct de vedere material un numar
important de structuri centrale ale ministerului si desfasurand
activitati cu finantare de la bugetul de stat, finantantare din
venituri proprii si subventii, finantare din venituri
proprii.Obiectivele fundamentale ale auditului public intern in
ministerul caruia ii apartine institutia auditata sunt:-asigurarea
obiectiva si consilierea conducerii ministerului si structurilor
auditate pentru imbunatatirea calitatii sistemelor si activitatilor
desfasurate;-sprijinirea indeplinirii ob 444e41e iectivului
ministerului si structurilor subordonate printr-o abordare
sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste
eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a
controlului si a proceselor administrarii.2 Studiu de caz privind
Raportul de audit public intern de sistem si regularitatela
institutia X2.1. INTRODUCEREStructura
auditata:EntitateapublicaXTipul de audit: audit de sistem si de
regularitateBaza legala a misiunii:Legea 672/2002 privind auditul
public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;Planul de
audit public intern pe anul 2007siPlanificarea misiunilor de audit
public intern ale Sectiei Audit Internin luna iunie
2007;A.P.I.-1Norme privind exercitarea activitatii de audit public
intern in ministerulaprobate prinOrdinul ministrului nr.M 87/2003,
modificat si completat prinOrdinul ministrului nr. M
93/2004;Ordinul de serviciu seria DC nr. 0351101 emis la data de
01.02007 de directorul Directiei Audit Intern.Echipa de audit
public intern: este constituita din auditori din cadrul Directiei
Audit Intern a , astfel:Sef de echipa:-FP PopescuIon
Membri:-FPDumitruGeorge-FP GeorgeLaurentiu
-FP Vasile Constantin-FP Mazare Fflorin
-FP PopescuDumitru-FP BiroGheorghe
-FP PopIon-FP PopescuGheoghe
-FPIonVasile-FPStancuMarian
-FP GeorgescuAdrian-FP VrabieConstantin
-FP DumitrescuCostin-FPPopescuMariana
-FP ParaschivFlorin-FPGeorgescuLoredana
Durata actiunii de audit: 05.04-28.05.2007Perioada auditata:
01.10.2004-31.03.2007Scopul misiunii de audit: evaluarea si
imbunatatirea sistemelor si activitatilor Entitatii PubliceX,
cresterea eficacitatii si eficientei acestora, precum si a
managementului economico-financiar.Modul de desfasurare a misiunii
de audit public intern: sondaj si documentare.2.2. OBIECTIVELE
MISIUNII DE AUDITObiectivele de audit prevazute si tratate in
prezentul raport coincid cu cele inscrise innotificarea transmisa
unitatii anexata la ordinul de serviciu si vizeaza:asigurarea
obiectiva si consilierea structurii de conducere, in vederea
imbunatatirii sistemelor si activitatilor pe care aceasta le
gestioneaza;sprijinirea structurii in indeplinirea obiectivelor
stabilite, printr-o abordare sistematica si metodica, prin care se
evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere
bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor
administrarii.2.3. METODOLOGIA UTILIZATATehnicile si instrumentele
de audit public intern utilizate pentru atingerea obiectivelor
misiunii sunt cele prevazute in Anexa nr. 13 dinA.P.I.-1Norme
privind exercitarea activitatii de audit public intern in
Entitateapublica, astfel:2.3.1. Principalele tehnici de audit
intern utilizate:Verificarea, in scopul asigurarii validarii,
confirmarii si acuratetei documentelor si declaratiilor, precum si
concordantei acestora cu legile si regulamentele
aplicabile.Comparatiaunor documente si informatii din doua sau mai
multe surse;Examinarea, prin urmarirea in special a detectarii
erorilor si iregularitatilor;Recalculareaunor documente prezentate,
din punct de vedere al calculelor
matematice;Confirmareainformatiilor si documentelor justificative
din mai multe surse independente, inclusiv prin obtinerea unor
explicatii verbale din partea persoanelor responsabile;Punerea de
acorda doua categorii diferite de inregistrari, operatiuni sau
documente.Garantarea, respectiv verificarea realitatii
tranzactiilor inregistrate, prin examinarea documentelor de la
articolul inregistrat spre documentele justificative;Urmarirea,
respectiv verificarea procedurilor de la documentele justificative
spre articolul inregistrat.Observarea fizica, prin care membrii
echipei de audit si-au format o parere proprie in legatura cu
obiectivele auditate.Intervievareapersoanelor cu atributii in
domeniile care au facut obiectul misiunii de audit, de la care s-au
obtinut explicatii verbale, acestea fiind validate prin documentele
solicitate de membrii echipei de audit si puse la dispozitie de
conducerea institutiei auditate.Analizaobiectivelor misiunii s-a
facut prin descompunerea acestora in elemente distincte, in scopul
identificarii, cuantificarii si masurarii.2.3.2 Principalele
instrumente de audit intern utilizate:Chestionarul de luare la
cunostinta, cuprinzand intrebari referitoare la contextul
socio-economic, organizarea interna, functionarea institutiei
auditate;Chestionarul de control intern, utilizat in activitatea de
identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale
acestora;Chestionarul lista de verificare, utilizat pentru
stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare
domeniu auditabil;Fisa de identificare si analiza a problemelor,
intocmita pentru fiecare disfunctie constatata.2. CONSTATARILE SI
RECOMANDARILE AUDITULUIIn conformitate cu reglementarile interne
ale Ministerului EntitatiiPublice,Entitatea PublicaX are aprobat ca
domeniu de competenta asigurarealogistica,principalele atributii
fiind:asigurarea aprovizionarii, depozitarii si distributiei
echipamentului ;asigurarea administrativa si intretinerea spatiilor
din constructiile atribuite in responsabilitate.Asa cum rezulta din
documentul deinfiintareaEntitatiiX , prin restructurarea propusa
s-au realizat obiectivele stabilite in Strategia de transformare a
EntitatiiPublice pentru remodelarea structurilor de suport
logistic, in concordanta cu cerintele structurilorpe care le
deservesc, realizandu-se astfel degrevarea completa aentitatilor
active de sarcini administrative.Prin misiunile si
responsabilitatile deosebit de complexe pe care le are, indeosebi
in urma reorganizarii din anul curent, Entitatea Publica X este o
structura unicat in MinisteruluiEntitatiiPublice, care gestioneaza
resurse materiale si umane semnificative, avand in organica sau in
subordine numeroase unitati, cu o dispersie teritoriala foarte
mare.De asemenea, structura auditata are, in opinia noastra, o
importanta deosebita in cadrul ministerului, prin paleta larga de
responsabilitati si competente.Prezentam in continuare constatarile
si recomandarile auditului structurate conform obiectivelor
prevazute in mandatul misiunii. Detalii privind disfunctiile si
deficientele constatate sunt cuprinse in Fisele de Identificare si
Analiza a Problemei, denumite in continuare FIAP, care sunt anexate
la prezentul raport si fac parte integranta din
acesta.2.1.ANGAJAMENTELE BUGETARE SI LEGALE DIN CARE DERIVA DIRECT
SAU INDIRECTOBLIGATII DE PLATAProblema 1:Organizarea, evidenta si
raportarea angajamentelor bugetare si legale(FIAP nr.
A/1)Constatari:Contabilitatea analitica a angajamentelor legale se
tine in cadrul Sectiei Financiar-Contabile pe titluri, articole si
alineate in cadrul fiecarui subcapitol sau capitol al bugetului
aprobat, insa nu in toate situatiile s-a urmarit actualizarea
angajamentelor legale, astfel incat sa fie asigurat controlul
angajarii si utilizarii creditelor numai in scopurile pentru care
au fost aprobate.La finele anului, nu a fost inregistrat in
creditul contului 960'Angajamente legale'totalul platilor efectuate
in cursul anului in contul angajamentelor legale incheiate, prin
preluarea totalului platilor efectuate in contul angajamentelor
legale din contul 700'Finantarea bugetara privind anul
curent',astfel incat soldul contului la finele anului sa reprezinte
totalul angajamentelor neachitate.Cauze:a) persoana imputernicita
sa exercite controlul financiar preventiv nu asupravegheat
actualizarea evidentei angajamentelor legale;b) pe parcursul anului
nu s-a urmarit ca platile de casa sa fie efectuate in limita
fiecarui angajament legal incheiat.Consecinte:Evidenta
angajamentelor legale nu furnizeaza informatii in orice moment si
pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercitiul
bugetar curent cu privire la platile efectuate in contul fiecarui
angajament legal aprobat de ordonatorul de credite.Recomandari si
solutii propuse:Organizarea evidentei angajamentelor legale astfel
incat sa fie asigurata angajarea si utilizarea creditelor numai in
scopurile pentru care au fost aprobate.Problema 2:Respectarea
prevederilor legale cu privire la organizarea si tinerea evidentei
contabile pentru operatiunile cuprinse in sfera de aplicare a taxei
pe valoare adaugata(FIAP nr. A/2)Constatari:Pentru activitatile
economice de natura prestarilor de servicii desfasurate , Entitatea
Publica X este inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea
adaugata, in conformitate cu prevederileLegii 571/2003 privind
Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.Potrivit
prevederilor legale in vigoare, orice persoana impozabila
inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata are dreptul
de deducere a taxei pe valoarea adaugata aferenta bunurilor care
i-au fost livrate sau urmeaza sa ii fie livrate, si pentru
prestarile de servicii care i-au fost prestate ori urmeaza sa ii
fie prestate de o alta persoana impozabila, daca bunurile si
serviciile achizitionate sunt destinate utilizarii in folosul
operatiunilor sale taxabile.In perioada auditata au fost realizate
venituri in suma de 1.000.000 lei, taxa pe valoarea adaugata
aferenta serviciilor prestate, fiind de 159.664 lei, insa nu a fost
exercitat dreptul de deducere al taxei pe valoarea adaugata,
aceasta virandu-se integral la bugetul statului.Cauze:Nu au fost
respectate in totalitate prevederile art. 156 dinLegea 571/2003
privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare,
cu privire la obligatia din punct de vedere al evidentei
operatiunilor impozabile a persoanelor impozabile, inregistrate ca
platitori de taxa pe valoarea adaugata sa tina evidenta contabila
astfel incat sa poata determinataxa pe valoarea adaugata
deductibila aferenta achizitiilor.Achizitiile de bunuri si servicii
destinate exclusiv realizarii de operatiuni care dau drept de
deducere, inclusiv de investitii destinate realizarii de astfel de
operatiuni, nu au fost inscrise intr-un jurnal pentru cumparari,
intocmit separat pentru aceste operatiuni, astfel incat sa poata fi
determinata taxa pe valoarea adaugata deductibila
aferenta.Consecinte:Taxa pe valoarea adaugata datorata bugetului de
stat ar fi putut fi diminuata cu valoarea taxei pe valoare adaugata
deductibila aferenta bunurilor si serviciilor achizitionate,
unitatea auditata avand astfel posibilitatea de a utiliza resurse
suplimentare pentru finantarea unor activitati.Recomandari si
solutii propuse:Organizarea si tinerea evidentei contabile potrivit
legii, astfel incat sa poata fi determinata baza de impozitare si
taxa pe valoarea adaugata colectata pentru livrarile de bunuri
si/sau prestarile de servicii efectuate, precum si cea deductibila
aferenta achizitiilor.Problema 3:Disfunctii privind acordarea unor
drepturi banesti personalului entitatii(FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si
A/9)Constatari:In urma verificarilor efectuate asupra modului de
stabilire si plata a unor categorii de drepturi banesti
personalului entitatii auditate, au fost constatate urmatoarele
disfunctii:stabilirea incorecta a salariilorde bazapentru functiile
indeplinite pana in momentul primeireincadrari , pentru
doifunctionaripublici ;acordarea eronata a sporuluide
vechimecorespunzator vechimii in munca pentru
treifunctionaripublici;plata eronata a indemnizatiei de conducere
pentruun functionarpubliccarenu este incadrat pefunctie de
conducere;Cauze:a) neaplicarea intocmai a prevederilorlegalepentru
stabilirea coeficientilor de ierarhizare pentru unelefunctii din
structurile Entitatiiale caror state defunctii intra in vigoare in
perioada 2005-2006, cu modificarile sicompletarile ulterioare si a
prevederilor art. 2 dinAnexala DispozitiaconducatoruluiEntitatii
nr.11/02.10.2006 Metodologie privind aplicarea unitara a unor
prevederi ale acestora ;b) aplicarea, apreciem eronata, a
prevederilorart. 11, 12 si 44 dinLegea 251/2001cu privire la
salarizarea si alte drepturi ale personaluluidin institutiile
publice;Consecinte:Calculul si plata eronata a drepturilor
salariale pentrufunctionariipublici mentionatiin FIAP si riscul
existentei unor situatii similare pentru altecategoriide personal,
pentru care nu au putut fi consultate pe timpul misiunii de audit
documentele de evidenta personala (cartide munca, fise de evidenta
etc.);Recomandari si solutii propuse:a) dispunerea masurilor legale
ce se impun pentrurectificarea prin ordin de zi pe unitate a
disfunctiilor constatate,acordarea sumelor cuvenite si neacordate,
respectiv pentru recuperarea sumelor acordate
necorespunzatorpersonalului mentionat inFIAP nr. A/4, A/5, A/7 si
A/9.b) verificarea existentei unor spete similare celor constatate
in FIAP nr. A/4, A/5, A/7 si A/9.Problema 4:Fundamentarea
Programului anual al achizitiilor publice pe anul 2007(FIAP nr.
A/10 si E/15)Constatari:La nivelul structurii auditate nu este
implementata o procedura formalizata de colectare, verificare si
centralizare a necesarului de aprovizionat pentru entitatileaflate
in asigurare.Astfel, pentru anul 2007, necesarele de aprovizionat
au fost inaintate Biroului Plan, Achizitii si Contracte, fiind
preluate, centralizate si inscrise in Programul anual al
achizitiilor publice, fara ca datele din aceste cereri sa fie
verificate si validate de catre sefii structurilor de
specialitate.De asemenea, situatiile inaintate de structurile
aflate in asigurare nu cuprind baze de calcul si nu ofera elemente
suficiente sefilor structurilor de specialitate ( drepturi conform
normelor, existent) pentru verificarea corectudinii cererilor
intocmite.Pe de alta parte, structura de logistica
aEntitatiiPubliceX nu tine evidenta statistica la principalele
grupe de bunuri materiale existente in cele 53 destructuridin
asigurare, cu toate ca emite ordine de distributie pentru miscarea
unor categorii de bunuri intre unitati, pentru acoperirea unor
necesitati stringente, in baza unor informatii obtinute telefonic
la momentul respectiv.In ceea ce priveste intocmirea programului
referitor la partea de lucrari, nu s-a executat controlul periodic
al cladirilor, constructiilor speciale, instalatiilor aferente
acestora, amenajarilor si imprejmuirilor din constructiileaflate in
evidenta contabila si administrarea EntitatiiPubliceX, anual si ori
de cate ori situatia o impune, obligatoriu inaintea datei cand se
planifica fondurile pentru anul urmator. De asemenea, nu s-a
intocmit planul anual de lucrari de reparatii si intretinere
insotit de documentatiile tehnice din care sa rezulte lucrarile
necesare si oportune, cantitatile de materiale necesare, estimarea
valorii acestora si modul de executie (cu forte proprii sau in
antrepriza).Cauze:a) inexistenta unei proceduri formalizate care sa
stabileasca circuitul situatiilor cu nevoile de asigurare inaintate
de structurile subordonate;b) intocmirea cererilor de materiale
fara baze de calcul, care sa le fundamenteze;c) subdimensionarea
statului de functiial biroului logistic, raportat la necesarul de
activitati ce trebuie executate, ceea ce determina posibilitati
limitate de verificare;d) nerespectarea prevederilor ordinului
nr.30/1984 al ministrului entitatii publice pentru aprobarea G 22 -
Normativ tehnic de intretinere si reparatii curente pentru
constructiile din administrarea entitatii publice.;e) neexecutarea
controlului intern la nivelul entitatii, prin structura de
specialitate din subordine, privind modul de administrare si
intretinere a cazarmilor.Consecinte:a) achizitii de bunuri
materiale peste necesarul calculat conform normelor, crearea de
stocuri excedentare si posibile deprecieri ale bunurilor
aprovizionate peste prevederile legale;b) achizitii de bunuri care
sa nu satisfaca in totalitate nevoile reale ale structurilor
subordonate;c) posibilitati limitate de realizare a regularizarilor
de stocuri de materiale;d) riscul de a nu se fundamenta corect
Programul Anualal Achizitiilor Publice si bugetul de venituri si
cheltuieli, la nivelul entitatii auditate, prin reflectarea eronata
a cantitatilor de materiale de constructii, instalatii si a
lucrarilor de reparatii curente, intretinere, reparatii capitale si
investitii propuse;e) deteriorarea prematura a starii tehnice a
constructiilor si instalatiilor aferente, a sigurantei in
exploatare a acestora, ca urmare a imposibilitatii de interventie
datoritanecuantificarii si nealocarii fondurilor
necesare.Recomandari si solutii propuse:a) implementarea unui flux
informational adecvat, pentru colectarea datelor si informatiilor
referitoare la necesarul, existentul, deficitul si excedentul
bunurilor materiale din gestiunea structurilor aflate in asigurare
materiala inainte de intocmirea Programului anual al achizitiilor
publice;b) instiintarea scrisa a structurilor aflate in asigurare
materiala pentru atasarea bazelor de calcul la viitoarele cereri de
materiale ce se vor intocmi pentru fundamentarea Programului anual
al achizitiilor publice;c) stabilirea si implementarea unei
proceduri formalizate, care sa permita verificarea necesarului de
aprovizionat transmis de catre unitatile militare aflate in
asigurare materiala, de catre sefii structurilor de specialitate,
inainte de centralizarea acestora in Programul anual al
achizitiilor publice;d) crearea unei baze de date in format
electronic care sa permita accesarea in timp util a datelor si
informatiilor referitoare la necesarul, existentul, deficitul si
excedentul la principalele categorii de bunuri materiale din
gestiunea structurilor aflate in asigurare financiara;e) efectuarea
controlului periodic al cladirilor din fiecare cazarma, intocmirea
documentelor prevazute la pct.14 din G-22/1984 si fundamentarea
P.A.P.-lui si a bugetului de cheltuieli pe baza datelor furnizate
de administratorii de cazarmi prin documentele prevazute la
alineatul precedent.2.2.PLATILE ASUMATE PRIN ANGAJAMENTE BUGETARE
SI LEGALE, INCLUSIVDIN FONDURILE COMUNITAREProblema 1:Managementul
activitatii logistice(FIAP nr. B/1)Constatari:In perioada auditata,
logistica Entitatii PubliceX a fost coordonata si condusa de catre
Biroul Logistic, din cadrul ServiciuluiPlanificare, Coordonare si
Asigurare Materiala.Pentru implementarea managementului logistic,
ServiciulPlanificare, Coordonare si Asigurare Materiala a Entitatii
PubliceX astabilit, pentru biroul logistic, obiective si domenii de
competenta.Cu toate acestea, testele efectuate au demonstrat faptul
ca nu au fost implementate proceduri si nu a fost stabilit un flux
informational adecvat pentru colectarea informatiilor referitoare
la necesarul de bunuri materiale al structurilor aflate in
asigurare si centralizarea acestuia pentru intocmirea planului de
aprovizionare.Unul din obiectivele importante ale structurii a fost
efectuarea inventarierii patrimoniului si stabilirea eventualelor
pierderi determinate de perisabilitati. Analizand prin sondaj
modalitatea aplicarii scazamintelor procentuale de perisabilitati,
la bunurile materiale din sticla si portelan, am constatat ca
acestea nu s-au incadrat in pierderile normale prevazute de
legislatia in vigoare, fapt ce a obligat structura auditata sa
efectueze cercetari administrative. O analiza atenta a proceselor
verbale de cercetare administrativa scoate in evidenta
superficialitatea de care au dat dovada membrii comisiilor de
cercetare administrativa, care nu au consemnat suficiente date si
informatii in sprijinul celor relatate.Biroul Logistic a avut ca
obiectiv coordonareacantinelor. Rapoartele zilnice de gestiune care
contin date si informatii referitoare la valoarea produselor
alimentare aflate la formatiuni, precum si cele decontate la
casieria unitatii, nu au fost verificate si validate prin semnatura
de catre seful Biroului Logistic.Structura auditata asigura lunar
distributia de produse alimentare din compunerea Normei 17 N
alimentatie de protectie pentru un numar de 15 structuriaflate in
asigurare. Alimentele se distribuie in natura, o singura data, la
inceputul lunii in curs pentru luna expirata, pe baza documentelor
justificative care atesta prezenta persoanelor la program.
Produsele din compunerea acestei norme de hrana ar fi trebuit
asigurate zilnic, la locul de munca, pentru a fi consumate in ziua
desfasurarii activitatii, in vederea diminuarii efectelor nocive
ale noxelor asupra personalului Mentionam caOrdinul ministrului
entitatiipublice 43/2003, art. 90, alin. 2 interzice acordarea
retroactiva a Normei 17 N- alimentatie de protectie. Din datele si
informatiile colectate si interviurile realizate am constatat ca
posibilitatile de asigurare zilnica a produselor alimentare din
compunerea Normei 17 N alimentatie de protectie sunt limitate din
motive obiective (stat de organizare subdimensionat, personal
insuficient, etc.).Utilizarea unor documente justificative de
scadere din contabilitate care nu respecta intotdeauna
prevederileOMFP 1850/2004siOrdinului ministruluientitatii
publicenr. 8/1999(detalii in FIAP nr. B/1).Structura auditata s-a
reorganizat, incepand cu 01.07.2006, transformandu-se in
EntitateapublicaX . In urma analizei actualului stat de functiisi a
interviurilor realizate cu personalul cu functii de raspundere, am
constat faptul ca nu este prevazuta structura de logistica care sa
gestioneze in mod unitar activitatile ce se desfasoara la
nivelulEntitatiiPubliceX.Cauze:a) statul de functii al
EntitatiiPubliceX a fost subdimensionat si neechilibrat,
nepermitand desfasurarea adecvata a activitatilor logistice;b)
pregatirea insuficienta a membrilor comisiilor de cercetare
administrativa;c) neaplicarea, in totalitate, a prevederilor
M165/11.10.2005 si OMFP nr. 946/2005 referitoare la standardele de
management si control intern;d) calculul drepturilor de echipament
in natura nu este prevazut de ordinul 168/2003, in situatia cand
cota valorica se achita ulterior;e) posibilitatile limitate de
asigurare zilnica a produselor alimentare din compunerea normei 17
N alimentatie de protectie - pentru structurile aflate in
asigurare;f) inexistenta obiectivelor de verificare, control si
indrumare a activitatii la sera floricola;g) nerespectarea in
totalitate a prevederilorOrdinului ministrului finantelor publice
nr. 1850/2005siOrdinului ministrului entitatii publice nr.
8/1999referitoare la intocmirea formularelor financiar contabile;h)
inexistenta, in actualul stat de organizare, a unei structuri
specializate pe domeniul logistic, care sa gestioneze in mod unitar
toate procesele din sistem, atat la nivelulEntitatii PubliceX si la
nivelul structurilor subordonate.Consecinte:a) posibilitati
limitate de cunoastere a necesarului, existentului, deficitului si
excedentului de materiale pentru structurile aflate in asigurare de
catre biroul logistic;b) cheltuieli neeconomicoase determinate de
posibilitatea scaderii in contul statului a unor cantitati de
bunuri materiale din sticla si portelan din cauze imputabile;c)
risc de nedepistare in timp util a unor disfunctii ce pot determina
efectuarea unor cheltuieli neeconomicoase la sera
floricola.Recomandari si solutii propuse:a) implementarea unui flux
informational adecvat pentru colectarea datelor si informatiilor
referitoare la necesarul, existentul, deficitul si excedentul de
bunuri materiale al structurilor aflate in administrare;b)
instruirea comisiilor de cercetare administrativa referitor la
modul de intocmire si continutul obligatoriu al procesului verbal,
in conformitate cuOrdonantaGuvernuluinr. 129/1999 privind
raspunderea materiala a personaluluientitatii publicesiOrdinul
ministrului entitatii publice nr. 5/1999;c) aplicarea
coeficientilor de perisabilitate pentru structurile care
manipuleaza cantitati reduse de bunuri materiale din sticla si
portelan;d) intocmirea planului cu principalele obiective de
controlat specifice domeniului logistic, precum si activitatile ce
se urmaresc pe timpul controlului, conform OMFP nr. 946/2005;e)
analizarea posibilitatii de asigurare a produselor alimentare din
compunerea Normei de hrana 17 N alimentatie de protectie, conform
prevederilorOrdinului entitatii publice nr. 43/27.02000, art. 90
alin. (2);g) aplicarea in totalitate aOrdinului ministrului
finantelor publice nr. 1850/2005siOrdinului ministrului
entitatiipublicenr. 8/1999care precizeaza modalitatea utilizarii
formularelor de evidenta financiar contabila (intocmirea
BPTR-urilor pentru distributia alimentelor necesare prepararii
hranei militarilor in termen );h) analizarea posibilitatii de
armonizare a statului de organizare la cerintele actuale prin
crearea unei structuri care sa coordoneze in mod unitar logistica
Entitatii PubliceX si a structurilor subordonate.Problema
2:Activitateacantinelor(FIAP nr. B/2)Constatari:Potrivit
atributiilor functionale in vigoare la data efectuarii auditului,
seful biroului logistic are obligatia organizarii si indrumarii
activitatilor la cantinele de deservire.Cu toate acestea, din
datele si informatiile puse la dispozitie am constatat ca
activitateanu a fost periodic verificata, in perioada ianuarie 2005
- mai 2007 fiind materializat doar un singur control in registrul
unic alentitatii.De asemenea, retetarele intocmite in anii 2005,
2006 si 2007 in baza carora a fost stabilit pretul unitar al
felurilor de mancare nu au fost verificate de catre seful
structurii logistice, iar in unele situatii nu a fost posibila
efectuarea unei confruntari intre datele inscrise in retetare cu
cele inscrise in Notele de predare-primire intrucat unele retetare
din anii anteriori nu au putut fi prezentate.Datele si informatiile
inscrise in retetare nu sunt validate de catre persoana care le-a
intocmit si cea care le-a verificat, iar la linia de autoservire nu
sunt afisate cantitatile nete ale produselor de baza din compunerea
meniurilor prezentate spre vanzare.Cauze:Stat defunctii
subdimensionat si neechilibrat in raport cu atributiile functionale
stabilite pentru structura logistica;Posibilitati limitate de
efectuare ritmica a controlului intern de catre seful structurii
logistice cauzata de multiplele sarcini aparute prin prelucrarea
altor structuri;Neaplicarea in totalitate a prevederilor O.G.
21/21.08.1992 privind protectia consumatorului.Consecinte:Aparitia
unor eventuale nemultumiri ale clientilor referitor la serviciul
prestat de catre formatiune;Posibilitati limitate de efectuare a
unor verificari ulterioare asupra corectitudinii preturilor
felurilor de mancare stabilite intr-o perioada anterioara;Posibile
necorelari intre platile efectuate de clienti si valoarea reala a
felurilor de mancare vandute.Recomandari si solutii propuse:Analiza
posibilitatii de dimensionare a statului de organizare a structurii
logistice, in functie de atributiile si sarcinile multiple de revin
acesteia;Stabilirea unei proceduri de control intern prin care se
va preciza modul de intocmire, verificare, avizare, pastrare si
arhivare a documentelor prin care se stabileste pretul felurilor de
mancare distribuite la liniile de autoservire;Planificarea si
executarea unor controale periodice la toate punctele de desfacere
(cantine, bufete) pentru verificarea activitatilor ce se desfasoara
privind modul de intocmire, aprobare, indosariere si pastrare a
retetarelor;Aplicarea legislatiei in vigoare cu privire la
protectia consumatorilor si analiza posibilitatii de implementare a
unei proceduri prin care acestia pot intra in posesia unor
informatii asupra felurilor de mancare servite;Inventarierea
periodica a alimentelor aflate la cantinesi bufete.Problema
3:Acordarea asistentei medicale primare(FIAP nr. B/3)Constatari:In
statul de functiial unitatii este prevazuta structura de cabinet
medical , structura incadrata cu un medic medicina generala si un
medic stomatolog precum si cu doua functii asistent medical si o
functie asistent medical de stomatologie.In cadrul cabinetului
medical de unitate se acorda asistenta medicala primara numai
personalului angajat precum si altor categorii de persoane validate
ca asigurati ai Casei de Asigurari de Sanatate a Apararii, Ordinii
Publice, Sigurantei Nationale si Autoritatii Judecatoresti
(CASAOPSNAJ), in conformitate cu art. 5 dinOrdinul
ministruluientitatii publicenr. 89 din 17.07.2006 privind
organizarea si finantarea asistentei medicale primare in Ministerul
EntitatiiPublice.In cadrul entitatii se acorda asistenta medicala
de urgenta si altor persoane, asigurati in cadrul CASAOPSNAJ sau in
cadrul altor case de asigurari de sanatate, proveniti din
altestructuri , care nu sunt prevazute cu medic in statul de
functii, caz prevazut de altfel de art. 4 din Ordinul ministrului
entitatiipublice mai sus mentionat.Aceste consultatii nu sunt
raportate catre CASAOPSNAJ in vederea decontarii.Mai mult decat
atat, din discutiile purtate cu medicul sef , a rezultat faptul ca
desi CASAOPSNAJ deconteaza toate activitatile de medicina primara
raportate, reprezentantii Spitalului Clinic de Urgenta(SCU) nu au
asigurat medicamentele, materialele sanitare, inclusiv trusa de
urgenta, necesare functionarii cabinetului medical de unitate, asa
cum prevede art. 5 dinOrdinul ministrului entitatii publice nr. 68
din 12.06.2006 pentru finantarea activitatilor de medicina primara
desfasurate in cabinete medicalesi cu fonduri din sistemul
asigurarilor sociale de sanatate.Cauze:a) Lipsa unui cadru oficial
de reglementare a activitatilor de asistenta medicala primara
acordate personaluluistructurilor care nu sunt prevazute cu medic
in statul de organizare.b) Absenta unor comunicari formale intre
reprezentantii structurii auditate si reprezentantii SCU, in
calitate de reprezentanti legali ai acestora in relatia cu
CASAOPSNAJ.c) Nerespectarea art. 11 dinOrdinul ministrului
entitatii publice nr. 89 din 17.07.2006 privind organizarea si
finantarea asistentei medicale primare in Ministerul Entitatii
Publice, care prevede ca medicii sefi de la toate structurile vor
inainta, pe cale ierarhica,la Directia Medicala, trimestrial, in
prima luna pentru trimestrul anterior, analize, concluzii si
propuneri referitoare la asistenta medicala primara.Consecinte:a)
Alocarea insuficienta a fondurilor necesare desfasurarii in
conditii corespunzatoare a activitatilor de medicina primara.b)
Imposibilitatea elaborarii cu deplina acuratete de catre structura
de specialitate a sintezelor trimestriale referitoare la analiza,
concluziile si propunerilor referitoare la asistenta medicala
primara in MinisterulEntitatiiPublice.Recomandari si solutii
propuse:a) Contactarea tuturor structuriloraflate in aceeasi
locatie, care nu au asigurate prin statul de organizare functia de
medic, in vederea clarificarii modalitatilor de acordare a
asistentei medicale primare si adresarea unui raport catre
ministrul entitatiipublice, prin care sa se solicite arondarea
acestor unitati la cabinetul medical al entitatii auditate.b)
Intocmirea si transmiterea trimestriala catre structura de
specialitate medicala a unui documentar referitor la modul de
acordare a asistentei medicale, care sa cuprinda analize, concluzii
si propuneri referitoare la modul in care se acorda asistenta
medicala primara, atat in cadrul cabinetului medical de unitate cat
si in cadrul structurilorsubordonate.c) Comunicarea, prin Spitalul
Clinic de Urgenta , catre CASAOPSNAJ a datelor referitoare la toate
activitatile de asistenta medicala primara care se desfasoara in
cabinetul medical .d) Intocmirea si supunerea spre avizare
structuriimedicalede specialitate a unor nomenclatoare specifice
entitatii, in vederea acordarii asistentei medicale primare prin
cabinetul medical .e) Solicitarea, catre Spitalul Clinic de Urgenta
, de achizitionare, din fondurile alocate de CASAOPSNAJ, a tuturor
medicamentelor si materialelor sanitare care intra in competentele
de achizitie ale acestuia, inclusiv a trusei de urgenta necesare
functionarii cabinetului medicale de unitate.Problema 4:Modul de
gestionare a carburantilor si lubrifiantilor(FIAP nr. B/5 si
B/6)Constatari:In urma verificarilor, prin sondaj, a documentelor
justificative aferente gestiunii C.L., am constatat
urmatoarele:inregistrarea motorinei nu se face in functie de
sortul/tipul acesteia (exemplu motorina -15 sau motorina -25),
existand doar un cont comunmotorina;nu exista, la depozitul C.L. al
entitatii auditate, registrul de masuratori prevazut inOrdinul
ministrului entitatiinr. .149/11.10.2004, pentru aprobarea L-8/4,
Instructiuni privind manipularea si depozitarea
carburantilor-lubrifiantilor, lichidelor speciale si a tehnicii de
resort(detalii in FIAP B/6);au fost receptionate de la diverse
structuri similare, produse petroliere fara documente care sa
ateste calitatea acestora;a fost calculat eronat consumul de ulei
pentru tractoarele rutiere cu numerele de inmatriculare B 07 FGB, B
07 MCV, B 09PCV, prin folosirea unei formule diferite de cea
indicata in normativele in vigoare, rezultand astfel consumuri
nejustificate de ulei M20 W40, estimate la aproximativ94 l.Cauze:a)
nerespectarea prevederilorart. 23, 44, 85 ,129 si 133 din Ordinul
ministrului entitatii publice nr..149/11.10.2004;b)nerespectarea
prevederilor art.15 pct. c) din Normativele privind exploatarea
autovehiculelor FG500si art. 53, pct. c) dinOrdinul ministrului
entitatiipublice nr. 139/109.2004pentru aprobarea L 5/8, Norme de
calcul al consumului de carburanti lubrifianti si lichide speciale
pentru functionarea si mentenanta tehnicii militare.Consecinte:a)
neconcordanteintre stocurile petroliere fizice si cele scriptice
din evidenta contabila, din punct de vedere al calitatii
produselor;b) riscul neconcordantei, din punct de vedere al
cantitatii, dintre stocurile fizice si cele scriptice;c)cheltuieli
nejustificate cu uleiul de motor.Recomandari si solutii propuse:a)
Intocmirea registrului de masuratori si consemnarea operatiunilor
prezentate in FIAP B/6;b) Efectuarea unei analize pentru a stabili
existenta eventualelor diferente cantitative si/sau calitative, ca
urmare a receptionarii produselor fara documente care sa le ateste
calitatea si regularizarea evidentei contabile, daca este cazul;c)
Solicitarea/transmiterea documentelor care atesta calitatea
produselor petroliere la fiecare caz de receptie/predare.d)
Recalcularea foilor de parcurs pentru tractoarele rutiere VR 445 (B
07 FGB, B 07 MCV, B 09PCV) si U650 (B 09PCV), pentru perioada
01.10.2003 31.05.2006, stabilirea consumurilor nejustificate si
luarea masurilor legale ce se impun.2.3.CONSTITUIREA VENITURILOR
PUBLICE, RESPECTIV MODUL DE AUTORIZARE SI STABILIRE A TITLURILOR DE
CREANTA, PRECUM SI A FACILITATILOR ACORDATE LA INCASAREA
ACESTORAALOCAREA CREDITELOR BUGETAREProblema 1:Constituirea,
incasarea, virarea si inregistrarea in contabilitate a veniturilor
bugetare realizate de EntitateapublicaX(FIAP nr. C/1 si
C/2)Constatari:Entitatea Publica Xasigura din punct de vedere
financiar si material, pe langa alte unitati, sicamine.Incasarea
veniturilor bugetare reprezentand contravaloarea cazarii in camine
se efectueaza de catre persoanele imputernicite de la fiecare
structura in parte, se emite chitanta de incasare si se depune suma
respectiva in contul de venituri bugetare deschis la trezoreria din
teritoriu, de unde este virata la bugetul de stat, conform
prevederilor Legii finantelor publice nr. 500/2002.Extrasul de cont
eliberat de unitatea de trezorerie, in care este evidentiat
cuantumul sumei depuse si virate, este ridicat de catre persoana
imputernicita (de regula, administratorul caminului) si, dupa cum
rezulta din explicatiile oferite de reprezentantii unitatii
auditate, este arhivat impreuna cu celelalte documente
justificative la structura in cauza.Periodic, de regula lunar,
administratorulcaminuluitransmite Sectiei Financiar-Contabile o
copie a extrasului de cont. Pe baza acestei copii, Biroul Buget,
Finantare si Contabilitate Centrala efectueaza inregistrarea in
contabilitate a sumelor respective, fara alte documente
justificative.Mentionam faptul ca, desi nu exista o procedura
formalizata in acest sens, totusi, in cazul structurilor din
municipiul Bucuresti sau al unor unitati din tara, persoanele
imputernicite depun la structura financiar-contabila atat
contravaloarea sumelor incasate, cat si un borderou in care sunt
inscrise seria, numarul si suma aferente chitantelor eliberate,
fara a se specifica si data acestora.In urma verificarii prin
sondaj a modului de constituire, incasare, depunere si virare a
veniturilor bugetare incasate de catreEntitateapublicaX prin
casieria proprie, am constatat ca in perioada auditata nu au fost
respectate intotdeauna prevederile pct. 5.5.2 si 5.6.1 dinOrdinul
ministrului finantelor publice nr. 1235 din 19 septembrie 2003
pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si
utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata
cu modificari prin Legea nr. 201/2003referitoare la incasarea si
depunerea veniturilor bugetare in prima zi lucratoare de la
incasare.Astfel, sumele aferente veniturilor realizate (venituri
bugetare din inchirieri, concesiuni, taxe intretinere, cazare,
s.a.) sunt incasate pe baza de chitanta la punctele de incasari si
sunt depuse cu borderou la casieriaEntitatii Publice X la termene
care depasesc, in numeroase cazuri, termenul maxim de o zi
lucratoare prevazut de legislatia in domeniu.Cauze:a) Complexitatea
operatiunilor efectuate de EntitateaPublicaX, dispersia teritoriala
mare a unitatilor subordonate si insuficienta personalului;b) Lipsa
unei proceduri care sa reglementeze in mod unitar toate
operatiunile aferente constituirii, incasarii, depunerii virarii si
inregistrarii in contabilitate a veniturilor bugetare realizate,
conform prevederilor art. 4 alin. (2) pct. b) dinOG 119/1999,
republicata, privind controlul intern si controlul financiar
preventiv, respectivart. 2 alin. (1), Anexa 1 pct. ,,Procedurile si
Standardul 17 ,,Proceduri din OMFP 946/007.2005 pentru aprobarea
Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial;c) Neaplicarea in
totalitate, in opinia noastra, a prevederilor art. 6 din Legea
contabilitatii nr. 82/1991, republicata si a prevederilor pct.
5.5.2 si 5.6.1 dinOrdinul ministrului finantelor publice nr. 1235
din 19 septembrie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr.
146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, aprobata cu modificari prin Legea nr.
201/2003;e) Necuprinderea inCadrul specific al proiectelor de
operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriu,
inregistrat la nr.30/03.01.2007, a tuturor proiectelor de
operatiuni aferente constituirii, incasarii, depunerii si virarii
veniturilor bugetare si proprii realizate (exemplu: borderoul de
incasare a veniturilor realizate, desi se vizeaza in numeroase
cazuri pentru CFPP, nu este cuprins in cadru si, pe cale de
consecinta, nu exista continuitate in exercitarea
vizei).Consecinte:Riscul ca inregistrarile din contabilitate sa nu
reflecte realitatea, in lipsa unor documente justificative care sa
stea la baza acestora.Riscul semnificativ ca unitatea auditata sa
intre sub incidenta art. 50 dinDecretul 209/05.07.1976 pentru
aprobarea Regulamentului operatiilor de casa.Recomandari si solutii
propuse:Intocmirea si difuzarea unei proceduri care sa reglementeze
in mod unitar modul de constituire, incasare, depunere, virare si
inregistrare in contabilitate a veniturilor bugetare realizate,
astfel incat sa se asigure respectarea intocmai a legislatiei in
domeniu.2. SISTEMUL CONTABIL SI FIABILITATEA ACESTUIAProblema
1:Corelarea preluarilor de sarcini si patrimoniu din perioada
auditata cu evolutia numarului de posturi al structurii
financiar-contabile(FIAP nr. E/2)Constatari:In perioada
auditata,EntitateapublicaX a preluat, inclusiv din punct de vedere
al finantarii si patrimoniului, un numar foarte mare de structuri.
(detalii in FIAP nr. E/2).Din datele puse la dispozitie de catre
Biroul Contabilitate de Gestiune rezulta ca in perioada auditata au
fost preluate in patrimoniul unitatii active in valoare totala de
2.935.871 lei, din care:Active fixe: 623.610 lei;Obiecte de
inventar: 2.263.332 lei;Materiale: 48.929 lei.Pe langa acestea, in
perioada auditata au fost preluate si sarcini suplimentare.Desi au
avut loc preluari semnificative de sarcini si patrimoniu, acestea
nu au fost insotite intotdeauna si de modificari ale statului de
organizare a structurii financiar-contabile, in sensul
suplimentarii numarului de posturi pentru personalul
institutiei.Aceasta situatie a avut drept consecinta, in
majoritatea cazurilor, o crestere a volumului de informatii ce
trebuie procesate in sistemul economico-financiar al unitatii
auditate, in conditiile mentinerii unui numar sensibil egal de
functii.Cauze:a) Evolutia crescatoare a complexitatii operatiunilor
efectuate de EntitateaPublicaX, insuficienta personalului si
dispersia teritoriala mare a subunitatilor subordonate.b)
Constrangerile de ordin bugetar, ce limiteaza posibilitatea
suplimentarii numarului de posturi.Consecinte:a) Incarcarea
suplimentara a fluxurilor informationale in cadrul entitatii
auditate, precum si cresterea volumului de munca si
responsabilitatilor individuale ale persoanelor din cadrul
structurii financiar-contabile.b) Riscul de eroare, frauda,
incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta
aceste probleme.Recomandari si solutii propuse:Analizarea gradului
de corelare a resurselor umane din cadrul Sectiei
Financiar-Contabile cu atributiunile structurii si, in functie de
rezultatele acestei analize, adoptarea masurilor ce se impun,
inclusiv prin luarea in considerare a suplimentarii numarului de
posturi, daca este cazul.Problema 2:Organizarea si conducerea
contabilitatii analitice a debitorilor, furnizorilor si
clientilor(FIAP nr. E/1)Constatari:In cadrul EntitatiiPubliceX,
contabilitatea este organizata astfel:contabilitatea de gestiune,
in cadrul Biroului Contabilitate de Gestiune.contabilitatea
financiara, in cadrul Biroului Buget, Finantare si Contabilitate
Generala.In urma verificarii modului de detaliere in analitic a
unor conturi, conform prevederilorLegii contabilitatii nr. 82/1991,
republicata, am constatat urmatoarele:a) pentru conturile
117,,Rezultatul reportat, 411,,Clienti venituri proprii, 4423,,TVA
de plata, 4427,,TVA colectata, 425,,Avansuri acordate personalului,
426,,Drepturi de personal neridicate, 461,,Debitori, 482,,Decontari
intre institutii subordonate, 552,,Disponibil pentru sume de mandat
si in depozit, 562.07,,Disponibil al activitatilor finantate din
venituri proprii Cercuri Militaresi 708,,Venituri din activitati
diverse, detalierea in analitic se realizeaza manual, de catre
persoane din cadrul Biroului Buget, Finantare si Contabilitate
Generala;b) pentru conturile 401,,Furnizorisi 411,,Clienti
bugetevidenta analitica este organizata cu ajutorul unor module ale
programului informatic utilizat pentru contabilitatea de gestiune
(CONTAB) si nu prin programul informatic de contabilitate
financiara (difuzat de structura informaticaspecializataa
entitatii).In opinia noastra, aceasta situatie in care operatiunile
aferente unui cont sintetic sunt inregistrate de o persoana intr-un
program informatic, iar aceleasi operatiuni, dar aferente
detalierii in analitic a contului respectiv sunt inregistrate de o
alta persoana manual sau intr-un alt program informatic, determina
riscuri financiare si operationale, in special cele de eroare si
neconcordanta intre contul sintetic si conturile analitice (am
constatat, de exemplu, existenta unor sume care sunt inregistrate
in contul sintetic, dar nu se regasesc in detalierea analitica, sau
invers, precum si faptul ca in fisa analitica a furnizorului nu
exista o corespondenta cronologica intre numarul facturii emise si
data inregistrarii acesteia).De asemenea, din sondajele realizate a
mai rezultat faptul ca nu exista consecventa in ceea ce priveste
inregistrarea tuturor operatiunilor privind achizitiile de bunuri,
lucrari executate si servicii prestate in contabilitatea
furnizorilor. Astfel, in principal operatiunile aferente
achizitiilor de servicii si achizitiilor cu numerar nu sunt
inregistrate in conturile furnizori si conturi asimilate, ci direct
in contul de finantare prin care se realizeaza plata.Cauze:a)
Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea PublicaX si
insuficienta personalului;b) Neaplicarea in totalitate a
prevederilor pct. 3.1.1,,Furnizori si conturi asimilatedinOrdinul
ministrului finantelor publice (OMFP) nr. 1917/12.12.2005 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea
contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru
institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia,
modificat cuOMFP 556/07.02006si art. 16 dinLegea contabilitatii nr.
82/1991, republicata;c) Lipsa unor proceduri unitare in domeniul
contabilitatii, conform prevederilor art. 4 alin. (2) pct. b) dinOG
119/1999, republicata, privind controlul intern si controlul
financiar preventiv, respectivart. 2 alin. (1), Anexa 1 pct.
,,Procedurile si Standardul 17 ,,Proceduri din OMFP 946/007.2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele
de management/control intern la entitatile publice si pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial.Consecinte:a)
Contabilitatea entitatiinu asigura decat partial, in opinia
noastra, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor si
datoriilor, asa cum este prevazut la art. 2 alin. (1) dinLegea
contabilitatii nr. 82/1991, republicatasi nu este in deplina
concordanta cu prevederile art. 2 alin. (2) lit. c) din acelasi act
normativ, potrivit caruia contabilitatea publica cuprinde si
contabilitatea generala,,,bazata peprincipiul
constatariidrepturilor siobligatiilor, care sa reflecteevolutia
situatiei financiare si patrimoniale, precum si a excedentului si
deficitului patrimonial.b) Neconcordante intre inregistrarile din
contul sintetic si cele din analiticele sale.c) Incarcarea
nejustificata a fluxurilor informationale in cadrul Sectiei
Financiar-Contabile, prin,,fragmentareacontabilitatii analitice si
sintetice a unui cont intre mai multe persoane si mai multe
programe informatice.Recomandari si solutii propuse:Analizarea
oportunitatii organizarii unitare a contabilitatii sintetice si
analitice a creantelor si obligatiilor unitatii, inclusiv din punct
de vedere al programului informatic utilizat.Problema 3:Efectuarea
formala sau neefectuarea unor operatiuni privind organizarea si
desfasurarea activitatii de inventariere(FIAP nr. E/3 si
E/14)Constatari:Relativ la modul de efectuare a inventarierilor si
de intocmire al documentelor s-au constatat
urmatoarele:inventarierea nu s-a efectuat, in toate situatiile, pe
stari calitative;pe listele de inventariere a unor bunuri materiale
nu este precizat daca aceste bunuri sunt in termenul de
valabilitate;nu sunt inventariate pe liste separate bunurile aflate
la starea pentru,,casatsi cele cu miscare lenta (atipice);din
documentele intocmite nu rezulta ca s-a inventariat pe serii si
loturi bunurile materiale a caror evidenta se tine in acest mod;la
solicitarea echipei de audit, nu s-au pus la dispozitie documente
din care sa rezulte ca s-au inventariat materialele date in
prelucrare la atelierul entitatii precum si cele aflate in
folosinta individuala (scule, unelte, etc), precum si a celor
aflate in custodie.printre documentele prezentate, nu am
identificat procesele verbale de inventariere pentru inventarierile
care s-au efectuat lunar;declaratiile de inventariere au fost
datate si semnate de gestionar, dar nu si de comisia de
inventariere care atesta ca declaratia a fost data in prezenta
sa;inventarierea, atat cea lunara cat si cea anuala, nu s-a
efectuat pe stari calitative;Cauze:a) nerespectarea intocmai a
prevederilorOrdinului nr. 128/1999pentru aprobarea Normelor privind
organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului din
administrareaministeruluientitatii.,Ordinului159/23.09.2005pentru
aprobareaNormelor privind organizarea si efectuarea inventarierii
patrimoniului din administrarea entitatii.,OMFP nr.
2388/15.12.2005siOMFP nr. 1753/22.11.2004;b) nerespectarea
prevederilor art. 3 (3) dinDispozitia S.T.-3,potrivit carora
buteliile pentru oxigen admise in urma verificarilor in cadrul
activitatii de inventariere vor fi luate pe serii si an de
fabricatie si vor fi marcate orizontal in zona postamentului cu
inscriptia admis S.T.-3 de dimensiuni 40x40x499
mm;Consecinte:a)riscul utilizarii in procesul de productie a unor
bunuri materiale necorespunzatoare calitativ (cu termenul de
valabilitate expirat);b) riscurile schimbarii/disparitiei unor
bunuri sau crearii de plusuri/ minusuri in gestiune;c)
necunoasterea de catre managementul entitatii a nivelului
stocurilor pentru bunurile de casat, depreciate sau cu miscare
lenta.Recomandari si solutii propuse:a) mentionarea pe listele de
inventariere, in functie de situatie, a bazelor tehnice de calcul
pe baza carora se determina cantitatile de bunuri inventariate,
calitatea/starea bunurilor, seriile identificate/anul de
fabricatie;b) inventarierea tuturor bunurilor inclusiv a celor
aflate pe locuri de folosinta (ateliere, lucrari), in custodie si a
celor aflate in folosinta individuala;c) inventarierea pe liste
separate a bunurilorpentru casare, a celor depreciate si a celor cu
miscare lenta;Problema 4:Achizitionarea si folosirea unor produse
pentru mentinerea curateniei, care nu se regasesc in normele
aprobate ; neutilizarea formularelor prevazute de actele normative
pentru transferul de bunuri materiale intre depozitele de
materialede constructiisiformatiunile de lucru(FIAP nr. E/8 si
E/12)Constatari:In urma verificarii, prin sondaj, a cantitatilor si
a modului de utilizare a materialelor de curatenie achizitionate in
perioada supusa auditului si consumate in localurile administrate
de entitatea publica, comparativ cu normele maximale de consum
stabilite prin Instructiunile21/1991, am constatat ca majoritatea
bunurilor materiale folosite la curatenie nu se regasesc ca
denumire in normele tehnice.Entitatea auditata a argumentat
folosirea acestor materiale prin faptul ca aceste materiale nu
existau pe piata la data intrarii in vigoare a normativului,
respectiv anul 1991.Detalii privind gama produselor consumate si
incadrarea acestora in normele de consum se regasesc inbalantele de
consum materiale pentru mentinerea curateniei si iluminat pe anii
2004 si 2005, anexatela FIAP E/12.In urma verificarilor efectuate
prin sondaj asupra documentelor contabile apartinand gestiunilor
depozitelor de materialede constructiiam constatat ca predarea
materialelor necesare executarii lucrarilor de reparatii curente si
intretinere catre formatiunile de lucru s-a facut pe baza bonurilor
de consum, neexistand, in contabilitate, deschise partizi pe devize
aprobate. In fapt, bonurile de consum au fost operate in evidenta
contabila ca si bonuri de predare transfer restituire.In opinia
auditorilor, operatiunile de transfer a acestor bunuri materiale ar
trebui sa se faca folosind bonuri de predare transfer restituire,
asa cum este prevazut inAnexa nr. 2dinOMFP 1850 din 112.2004
privind registrele si formularele financiar-contabile.Cauze:a)
neactualizarea normelor tehnice de consum de materiale de
curatenie, in sensul includerii in acestea si a produselor care
sunt disponibile in mod curent in oferta distribuitorilor sau a
echivalarii cantitatilor intre produsele prevazute in norme si cele
achizitionate in mod curent de entitatea auditata;b) nerespectarea
in totalitate a prevederilorOMFP 1850 din 112.2004 privind
registrele si formularele financiar-contabile;c) nerespectarea
prevederilor art. 232 dinInstructiunea 8/1999, in sensul ca in
evidenta contabila se deschid partizi pe devizele
aprobate.Consecinte:a) Prin folosirea unor produse pentru
mentinerea curateniei care nu se regasesc in normele tehnice si a
caror justificare se face prin asimilare cantitativa, exista riscul
unor consumuri supranormate si, implicit, a unor cheltuieli
nejustificate.b) Avand in vedere faptul ca, in conformitate cu
prevederileOMFP 1850 din 112.2004, bonul de consum serveste pentru
scaderea bunurilor din evidenta contabila, prin folosirea acestora
pentru transferul materialelor de la depozitelede materialede
constructiila formatiunile de lucru, poate exista riscul ca
respectivele materiale sa fie scazute din evidenta contabila fara
alte documente care sa justifice consumurile, fapt ce poate conduce
la crearea unor eventuale prejudicii.Recomandari si solutii
propuse:a) initierea, prin compartimentul de specialitate, a
activitatii de actualizare a normelor tehnice , cap.V, pct. c) -
materiale de curatenie, cu o gama variata de produse specifice
fiecarei suprafete de curatat care sa asigure un climat si ambient
optim pentru desfasurarea activitatilor si care vor fi supuse
procedurilor de avizare si aprobare, ministrului ;b) utilizarea
formularelor, conform destinatiei acestora, privind gestionarea si
evidenta bunurilor materiale, potrivit prevederilorOMFPnr. 1850 din
112.2004;c) deschiderea de partizi pe devizele aprobate in evidenta
contabila pentru materialele cu destinatia lucrari de reparatii
curente si intretinere cladiri, distribuite din depozit la
meseriasi.Problema 5:Modul de intocmire si utilizare a unor
formulare privind activitatea financiar-contabila la gestiunile
Auto si Carburanti-Lubrifianti(FIAP nr. E/4, E/5, E/6 si
E/7)Constatari:In urma verificarilor efectuate prin sondaj, la
gestiunile auto si C.L., am constatat urmatoarele:inexistenta
inventarelor anexate la actele de primire, intocmite dupa
exemplarul nr. 1, ca documente justificative de scadere sau de
inregistrare in evidenta contabila, la predarea/primirea activelor
fixe grupate pe complete intrestructuri;majoritatea actelor de
primire nu sunt semnate de seful de compartiment pentru
certificarea verificarii operatiunilor care au avut loc, iar unele
acte de primire nu sunt semnate de gestionar;o mare parte din
matcile bonurilor valorice folosite pentru achizitia carburantului
nu sunt completate cu pretul produselor;existenta unor foi de
parcurs care nu aveau completat numarul dekilometri existent la
bordul autovehiculul la plecare si sosire, precum si verificarile
personalului de serviciu;la anumite autovehicule pentru alimentarea
carora s-au folosit bonuri valorice, foile de parcurs
corespunzatoare nu sunt completate cu cantitatea de combustibil, in
litri, cu care s-au alimentat acestea;intre foaia de parcurs cu
seria B nr. 11000/26.11.2006 si tabelul fisa de eliberare si
justificare a bonurilor valorice exista o contradictie, in sensul
ca in foaia de parcurs se precizeaza folosirea a doua bonuri
valorice, iar in tabel se justifica utilizarea a trei bonuri;exista
comenzi deschise in care nu sunt mentionate defectiunile constatate
la primirea tehnicii in reparatie, iar aproximativ 90% din
comenzile efectuate nu au semnatura organului C.T.C. care atesta
calitatea lucrarilor efectuate;la unele comenzi exista
neconcordanta intre tipul de lucrari, aferent constatarilor facute
la primirea autovehiculului in reparatie si materialele
consumate;in urma confruntarii perioadelor de imobilizare a
tehnicii in reparatie prevazute in Registrul comenzilor si in
formularele de comenzi intocmite cu perioadele in care tehnica a
circulat, conform Registrului cu evidenta iesirii-inapoierii
tehnicii din si in parc, am constatat cazuri de autovehicule care,
pe timpul efectuarii reparatiei, efectuau si misiuni de
transport;pentru fiecare autovehicul introdus in reparatie, din
cele verificate,starea tehnica la plecare si inapoiere din cursa, a
fost consemnata de personalul de serviciu pe parcbuna.Cauze:a)
nerespectarea art. 164, 195, 196 si 197 dinOrdinul ministrului
8/27.01.1999pentru aprobarea Instructiunilor privind organizarea si
conducerea evidentei cantitativ-valorice a bunurilor aflate in
administrarea entitatii, pct. 2 si 3 dinOrdinul ministruluinr.
93/1999pentru aprobarea Normelor metodologice pentru intocmirea si
utilizarea formularelor specifice privind activitatea financiara si
contabila si modelele acestora;b) nerespectarea prevederilor anexei
nr. 18 din Regulamentul asigurarii tehnice de autovehicole grele
-1/1992.Consecinte:a) riscul existentei diferentelor nejustificate
dintre cuprinsul inventarului de complet in momentul intrarii in
gestiune a activelor fixe respective si cuprinsul inventarelor de
complet intocmite la o data ulterioara;b) riscul nereflectarii cu
fidelitate in evidenta a cantitatilor de carburant achizitionate si
riscul efectuarii unor cheltuieli nejustificate;c) riscul executiei
unor lucrari care nu indeplinesc toti parametri de calitate si
riscul deschiderii si executarii formale a unor comenzi de
reparatii auto.Recomandari si solutii propuse:a) intocmirea
inventarelor valorice pentru toate activele fixe din
administrare;b) analiza tuturor operatiunilor prevazute in actele
de primire emise la gestiunile Auto si C.L., in perioada auditata
si, in functie de rezultat, luarea masurilor ce se impun conform
prevederilor legale;c) stabilirea unei comisii pentru a analiza
pretul carburantilor achizitionati cu bonurile valorice care nu
sunt completate cu pretul produselor, si, in functie de rezultat,
luarea masurilor ce se impun;d) stabilirea unei comisii pentru a
analiza corectitudinea datelor inscrise in foile de parcurs in
cazul carora carburantii au fost achizitionati cu bonuri valorice,
in perioada auditata, confruntarea acestora cu informatiile din
tabelele fisa de eliberare si justificare a bonurilor valorice, si,
in functie de rezultat, remedierea celor constatate.e) analizarea
de catre o comisie numita in acest sens, pentru perioada supusa
auditarii, a tuturor comenzilor efectuate de catre
atelieruldeReparatii., pentru a stabili incadrarea lucrarilor in
parametrii calitativi corespunzatori, executarea sau neexecutarea
comenzilor la autovehiculele care au avut misiuni in perioada de
reparatie si, in functie de rezultat, luarea masurilor in
consecinta;f) precizarea reala a starii tehnice a autovehiculelor
la inapoierea din cursa, in registrul folosit in acest sens,
auditorii recomandand mentionarea la capitolulObservatiisi a
simptomelor identificate de conducatorul auto;g) urmarirea
concordantei intre perioadele de imobilizare in reparatie si cele
de iesire in cursa, astfel incat un autovehicul sa nu apara
simultanin reparatiesiin cursa;h) intocmirea unei proceduri scrise,
la nivelul entitatiiauditate, prin care sa se stabileasca modul de
intocmire si executie a comenzilor privind reparatiile de
autovehicule.2.5.SISTEMELE DE CONDUCERE SI CONTROL, PRECUM SI
RISCURILE ASOCIATE UNOR ASTFEL DE SISTEMEIn urma evaluarii
documentelor puse la dispozitie de structura auditata, opinia
auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat un
sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au
dovedit insuficiente in unele situatii, exemplificate prin
constatarile si consecintele materializate in fisele de
identificare si analiza a problemelor.Analiza mediului de control
intern a reliefat faptul ca in intervalul de timp supus auditarii
managementul institutiei s-a bazat pe structuri organizatorice,
metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul
financiar-contabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea
si generalizarea acestora si in celelalte microstructuri
functionale ale unitatii, astfel incat sa asigure indeplinirea
obiectivelor generale ale controlului intern.In acest
sens,principalele directii de actiune pe care le consideram
prioritare, pentru dezvoltarea unui sistem de control managerial
mai eficient ar fi urmatoarele:a) efectuarea unei analize anuale
realiste a riscurilor pe care sa se fundamenteze Planul de control
al Entitatii Publice X, in scopul orientarii actiunilor de
verificare in zonele sensibile, cu riscuri operationale si
financiare majore;b) inventarierea functiilor sensibile si
stabilirea unei politici adecvate de rotatie a persoanelor care
ocupa astfel de functii;c) imbunatatirea coordonarii deciziilor si
actiunilor componentelor structurale ale entitatii, inclusiv prin
intocmirea si difuzarea unor proceduri interne care sa reglementeze
operatiunile, activitatile si evenimentele semnificative;d)
separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa secreeze
conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata controla
toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui
eveniment.Ca o prima etapa in implementarea sistemului de control
managerial, recomandam conducerii structurii auditate ca in
domeniul controlului intern sa fie valorificata si generalizata
experienta Sectiei financiar-contabile, atat in ceea ce priveste
planificarea activitatilor de control, cat si executarea efectiva a
acestora.Problema 1:Organizarea si exercitarea controlului
financiar preventiv propriu in cadrul Entitatii PubliceX(FIAP nr.
G/1)Constatari:Controlul financiar preventiv propriu al institutiei
auditate este organizat in cadrul structurii contabilului sef,
fiind exercitat de 3 persoane.In urma efectuarii verificarilor prin
sondaj asupra modului de exercitare a controlului financiar
preventiv propriu, am constatat urmatoarele aspecte, pe care le
consideram semnificative pentru conducerea unitatii auditate, in
scopul imbunatatirii cadrului actual de organizare si exercitare a
controlului financiar preventiv:1.Cadrul specific al proiectelor de
operatiuni supuse controlului financiar preventiv propriuar trebui
actualizat, in opinia noastra, si cu proiectele de operatiuni
vizate pentru control financiar preventiv propriu in prezent, dar
necuprinse in acesta.2. Nu au fost intocmite liste de verificare
(check-list) pentru toate proiectele de operatiuni cuprinse
inCadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului
financiar preventiv propriu, detalierea prin liste de verificare
fiind obligatorie, potrivit prevederilor pct. 2.3 dinOMFP
522/16.02003pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, asa cum
au fost modificate cuOMFP 912/15.06.2004, precum si ale art. 1
dinDispozitia sefului Directiei Financiare nr. A4667/29.07.2003.
Acordarea, in unele situatii punctuale, a vizei de control
financiar preventiv propriu, desi nu sunt respectate toate
conditiile de forma si fond (detalii in FIAP G/1).Cauze:a)
Complexitatea operatiunilor efectuate de Entitatea Publica X,
insuficienta personalului si dispersia teritoriala mare a
subunitatilor subordonate;b) Neaplicarea in totalitate a
prevederilor actelor normative detaliate la pct.
2,,Constatari.Consecinte:Riscul de eroare, frauda, incalcare a
legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste
probleme.Recomandari si solutii propuse:a)Analizarea oportunitatii
completariiCadrului specific al proiectelor de operatiuni supuse
controlului financiar preventiv propriucu toate proiectele de
operatiuni pentru care se acorda viza de CFPP in prezent.b)
Detalierea obiectivelor verificarii prinliste de verificare
(check-list) pentru toate proiectele de operatiuni cuprinse
inCadrul specific al proiectelor de operatiuni supuse controlului
financiar preventiv propriu.2.6.SISTEMELE INFORMATICEProblema
1:Nerespectarea in totalitate acriteriilor minimale mentionate in
OMFP 1850/2004 in ceea ce priveste sistemele informatice de
prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in
activitatea financiar-contabila(FIAP nr. H/1)Constatari:In urma
verificarilor efectuate de echipa de audit asupra modului de
prelucrare a datelor inregistrate in contabilitate, controlul si
pastrarea acestora, am constatat ca entitatea auditata utilizeaza
in acest sens sisteme informatice de prelucrare automata a datelor,
integrate intr-o retea organizata la nivelul Sectiei
financiar-contabile, ca o componenta a retelei entitatii.Din
analiza prin sondaj a modului in care sistemele informatice de
prelucrare a datelor si programele informatice utilizate in
activitatea financiar-contabila respecta criteriile minimale
mentionate inOMFP 1850/2004 privind registrele si formularele
financiar-contabile, am constatat urmatoarele:Nu exista,
materializata in documente, o procedura de salvare si arhivare a
datelor in scopul reprocesarii ulterioare in conditii de exploatare
reconstituite si nu este organizata gestiunea versiunilor,
modificarilor, corecturilor si schimbarilor de produs
informatic.Din discutiile purtate cu reprezentantii unitatii
auditate a rezultat ca se executa lunar, pe suporti externi,
salvarea datelor financiar-contabile de catre fiecare utilizator de
produs informatic.Nu exista, materializat in documente, un plan de
securitate al sistemului informatic, care sa cuprinda masurile
tehnice si organizatorice care sa asigure indeplinirea cerintelor
minimale. Astfel, de exemplu, in cazul aparitiei unor evenimente
imprevizibile ce ar conduce la deteriorarea partiala sau totala a
datelor contabile, structura auditata nu dispune de proceduri
scrise care sa precizeze fara echivoc locatia/locatiile, persoanele
si modul de restaurare a informatiilor gestionate de sistemul
informatic de prelucrare a datelor.Nu au fost stabilite prin
regulamente interne responsabilitatile ce revin personalului
institutiei cu privire la utilizarea sistemului informatic de
prelucrare automata a datelor, conform pct. 45.Din analiza
situatiei dotarii cu tehnica de calcul a Sectiei
financiar-contabile, rezulta ca in procent de 50 % calculatoarele
au durata de viata indeplinita, in unele cazuri folosindu-se pentru
procesarea de note contabile, balante analitice si liste de
inventariere, sisteme cu procesoare de frecvente reduse care, in
general, nu sunt folosite in administrarea bazelor de date.Nu
exista, la nivelul entitatii auditate, o analiza concretizata
intr-un document scris, privind repartizarea tehnicii de calcul in
concordanta cu resursele cerute de aplicatiile informatice
utilizate si documentele intocmite (utilizarea eficienta a tehnicii
de calcul).Cauze:a) neaplicarea in totalitate a prevederilorOMFP
nr. 1850/2004, pct. G si Hreferitoare la criteriile minimale
privind sistemele si programele informatice utilizate in
activitatea financiar-contabila;b) inexistenta unei strategii
unitare privind inzestrarea si repartizarea tehnicii de calcul in
concordanta cu resursele cerute de aplicatiile informatice
utilizate si documentele procesate.Consecinte:a) riscul
nedisponibilitatii informatiei financiar-contabile, in timpul cel
mai scurt, in cazul deteriorarii partiale sau totale a bazelor de
date contabile prelucrate prin sistemele informatice de calcul;b)
riscul utilizarii ineficiente a fondului de timp alocat
activitatilor de introducere si prelucrare a datelor contabile
datorata procesarii lente a informatiilor sau cresterii timpului de
indisponibilitate al acestora.Recomandari si solutii propuse:a)
intocmirea de proceduri scrise, cu precizarea
persoanelor/functiilor responsabile pentru fiecare
operatiune/activitate, care sa asigure respectarea criteriilor
minimale privind sistemele si programele informatice utilizate in
activitatea financiar-contabila, asa cum sunt ele mentionate inOMFP
1850/2004, pct. G si H;b) efectuarea unei analize la nivelul
entitatii auditate, concretizata intr-un document scris, privind
repartizarea tehnicii de calcul in concordanta cu resursele cerute
de aplicatiile informatice utilizate si documentele intocmite
(utilizarea eficienta a tehnicii de calcul). In functie de
rezultatul acestei analize entitatea auditata va intreprinde
masurile ce se impun in vederea asigurarii in timp oportun a
informatiilor prelucrate prin sistemele informatice necesare in
procesul de fundamentare a deciziilor;c) Elaborarea unei strategii
privind inzestrarea si repartizarea tehnicii de calcul care sa
asigure alocarea optima a resurselor disponibile sau previzionate,
in concordanta cu cerintele aplicatiilor informatice utilizate,
documentelor procesate si interconectarii la reteauacentralaa
entitatii. Auditorii recomanda in special analizarea posibilitatii
asigurarii de monitoare TFT (care nu emit radiatii si conduc la o
eficienta sporita in asigurarea disponibilitatii informatiei
financiar-contabile) pentru posturile in care se administreaza
bazele de date financiar-contabile precum si imbunatatirii
parametrilorsistemelor cu procesoare de frecvente reduse care sunt
folosite in administrarea bazelor de date2.5. CONCLUZIIIn urma
analizei prin sondaj si documentare a operatiunilor, activitatilor
si actiunilor efectuate in cadrul structurii si cuprinse in
intervalul controlat apreciem ca informatiile colectate asigura
auditorilor o evidenta suficienta si relevanta, oferind o baza
rezonabila pentru constatarile si concluziile acestora.In urma
evaluarii documentelor puse la dispozitie de structura auditata,
opinia auditorilor este ca in perioada analizata a fost implementat
un sistem de control intern si proceduri aferente, care insa s-au
dovedit insuficiente in unele situatii, exemplificate prin
constatarile si consecintele materializate in fisele de
identificare si analiza a problemelor.Analiza mediului de control
intern a reliefat faptul ca in intervalul de timp supus auditarii
managementul institutiei s-a bazat pe structuri organizatorice,
metode si proceduri unitare, indeosebi in sectorul
financiar-contabil, impunandu-se, in opinia noastra, imbunatatirea
si generalizarea acestora si in celelalte microstructuri
functionale ale unitatii, astfel incat sa asigure indeplinirea
obiectivelor generale ale controlului intern. In acest sens,
principalele directii de actiune pe care le consideram prioritare,
pentru dezvoltarea unui sistem de control managerial mai eficient
ar fi urmatoarele:a) efectuarea unei analize anuale realiste a
riscurilor pe care sa se fundamenteze Planul de control alEntitatii
PubliceX, in scopul orientarii actiunilor de verificare in zonele
sensibile, cu riscuri operationale si financiare majore;b)
inventarierea functiilor sensibile si stabilirea unei politici
adecvate de rotatie a persoanelor care ocupa astfel de functii;c)
imbunatatirea coordonarii deciziilor si actiunilor componentelor
structurale ale entitatii, inclusiv prin intocmirea si difuzarea
unor proceduri interne care sa reglementeze operatiunile,
activitatile si evenimentele semnificative, asigurandu-se astfel si
o mai buna continuitate a activitatii, in pofida fluctuatiei de
personal;d) separarea adecvata a atributiilor, astfel incat sa
secreeze conditiile ca nici o persoana sau compartiment sa nu poata
controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui
eveniment.In perioada auditataEntitateaPublicaX a cunoscut o serie
de transformari structurale.In general, aceste transformari au avut
ca efect cresterea semnificativa a numarului domeniilor de
activitate si a volumului activitatilor specifice ale directiei,
fara insa a fi insotite, in numeroase cazuri, si de suplimentari
ale numarului de posturi din statele de organizare.Astfel, evolutia
crescatoare a volumului si complexitatii responsabilitatilor, in
special in domeniul economico-financiar, din ce in ce mai greu de
gestionat, a determinat aparitia si mentinerea unor riscuri
semnificative de eroare si frauda, dar si de nedetectare operativa
a acestora. In opinia noastra, managementul structurii auditate
trebuie sa mentina actuale preocuparile privind suplimentarea
numarului de posturi din structura financiar-contabila, precum si
cele privind proiectarea, realizarea si implementarea unui sistem
eficient de control intern, care sa mentina riscurile prezentate la
un nivel rezidual minim.De asemenea, apreciem ca un domeniu
sensibil si totodata important de activitate al structurii auditate
il reprezinta sistemele informatice, in care eforturile
managementului ar trebui orientate, in principal, spre elaborarea
unei conceptii unitare de informatizare, avizarea si inregistrarea
programelor informatice utilizate in domeniul financiar-contabil,
precum si acreditarea si securizarea retelei informatice.In ceea ce
priveste administrarea patrimoniului imobiliar, testele efectuate
au relevat existenta a numeroase zone de risc semnificativ, cum ar
fi evidentierea eronata in contabilitate a unor active,
neactualizarea dosarelor tehnice si neconcordanta acestora cu
evidenta contabila.Opinia auditorilor cu privire la gradul de
incredere pe care conducerea ministerului si a structurii auditate
il pot avea asupra modului de gestionare a riscurilor semnificative
la care unitatea a fost expusa in perioada auditata si impactului
acestora asupra imaginii patrimoniale, este
urmatoarea:apreciereavulnerabilitatii
entitatiiredusa;apreciereacontrolului
interncorespunzator;apreciereaimpactului financiarscazut.Consideram
ca implementarea recomandarilor si solutiilor propuse de auditori
cu extinderea si adaptarea acestora si pentru activitatile sau
obiectele auditabile care nu au fost selectate in esantioanele
analizate pot conduce la diminuarea si monitorizarea riscurilor
asociate actiunilor desfasurate de structura auditata intr-o zona
acceptabila si rezonabila.Apreciem ca problematica expusa in
prezentul raport de audit public intern se poate constitui intr-o
baza reala si rezonabila de analiza din partea conducerii
ministerului si structurii auditate, care sa aiba ca finalitate
asigurarea conformitatii depline a operatiunilor din domeniul
economico-financiar cu legislatia in vigoare, in scopul asigurarii
suportului necesar indeplinirii misiunilor stabilite prin actele
normative specifice care reglementeaza activitateaEntitatii
PubliceX.In acest sens, recomandam conducerii structurii auditate
sa pastreze permanent in atentie printre domeniile prioritare de
actiune intarirea structurilor organizatorice, metodologiei si
procedurilor necesare efectuarii analizei economico-financiare,
implementarea unor sisteme eficiente de control intern si de
monitorizare a achizitiilor, precum si optimizarea administrarii
patrimoniului imobiliar.***Documentele puse la dispozitia
auditorilor pe timpul derularii misiunii au fost inapoiate in
totalitate institutiei auditate.Raportul de audit este intocmit in
doua exemplare si inregistrat laentitatea auditata cu nr. _____ din
_______, pentru a fi difuzat astfel:EntitateapublicaX - exemplarul
nr. 1;Directiei Audit Intern - exemplarul nr. 2.Despre
implementarea recomandarilor formulate de auditori, structura
auditata va informa punctual si detaliat Directia Audit Intern
conform termenelor convenite inFisa de urmarire a
recomandarilor.SUPERVIZATAM LUAT CUNOSTINTADIRECTORUL
DIRECTIEIDIRECTORUL ENTITATIIPUBLICEXAUDITSEFUL ECHIPEI DE
AUDITCONTABILULSEFSEFUL SECTIEI AUDIT INTERNALENTITATIIPUBLICEXB I
B L I O G R A F I ES E L E C T I V APetre Brezeanu si
colectiv-Audit financiar. Repere metodologice, etice si istorice.
Reglementari internationale (ISA): extrase,Editura Cavallioti,
Bucuresti, 2008Petre Brezeanu, Iulian Brasoveanu-Audit si control
financiar,EdituraA.S.E., 2003Ali Eden, Victoria Stanciu-Auditul
sistemelor informatice, Editura A.S.E., 2002Ana Stoian- Audit
financiar-contabil, Editura A.S.E., Bucuresti, 2002;Camera
Auditorilor din Romania-Audit financiar, Editura Economica,
Bucuresti, 2000***Legea nr. 672/ 2002 privind auditul public
internHG nr.235/ 2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de
nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public InternOMFP
nr. 38/ 2003 pentru aprobarea normelor generale privind exercitarea
activitatii de audit public intern, cu modificarile si completarile
ulterioareOMFP nr. 252/ 2004 pentru aprobarea codului privind
conduita etica a auditorului internOG nr. 37/ 2004 pentru
modificarea si completarea reglementarilor privind auditul public
internColectiaTribuna Economica2007