Anti-Korruptions- Compliance-Programm Datum der Veröffentlichung: Februar 2019
Anti-Korruptions- Compliance-Programm
Datum der Veröffentlichung: Februar 2019
2/ 16 PIRELLI Anti-Korruptions-Compliance-Programm
Inhalt
1 Der Pirelli-Ansatz zur Korruptionsbekämpfung .............................................................................. 3
2 Das regulatorische Umfeld .............................................................................................................. 6
3 Compliance-Programm ................................................................................................................... 7
3.1 Ziele und Anwendungsbereich .............................................................................................. 7
3.2 Annahme und Umsetzungsverfahren ................................................................................... 7
3.3 Whistleblowing ...................................................................................................................... 7
3.4 Verstöße ................................................................................................................................ 8
3.5 Schulung & Sensibilisierung .................................................................................................. 8
3.6 Rollen und Verantwortlichkeiten .......................................................................................... 9
3.7 Strafen ................................................................................................................................... 9
4 Sensible Bereiche .......................................................................................................................... 10
4.1 Vermittler und Lieferanten/Dienstleister ........................................................................... 10
4.2 Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung .......................................................................... 12
4.3 Zuwendungen und Repräsentationskosten ........................................................................ 12
4.4 Sponsoring- und Werbemaßnahmen .................................................................................. 13
4.5 Beiträge an die externe Gemeinschaft ................................................................................ 14
4.6 Personalwesen .................................................................................................................... 15
4.7 „Facilitation Payments“ (Beschleunigungszahlungen) ........................................................ 15
5 Informationsströme ...................................................................................................................... 15
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1 Der Pirelli-Ansatz zur Korruptionsbekämpfung
Ethisch verantwortungsvolles Verhalten auf der Grundlage der Werte Ehrlichkeit, Korrektheit und
Transparenz zählt für Pirelli zu den wichtigsten Erfolgskomponenten.
Wir sind fest von unserer Verantwortung überzeugt, die in den Ländern, in denen wir präsent sind,
geltenden Vorschriften und Regeln im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit zu befolgen. Damit
heben wir uns als Unternehmen hervor, das in der Lage ist, die Werte, die unser Handeln
bestimmen, nach außen zu tragen und in den Gemeinschaften, in denen wir tätig sind, zu fördern.
Pirelli ist aufrichtig verpflichtet, Korruption zu bekämpfen und in jedem Zusammenhang und jeder
Form und Art abzulehnen.
Die Kenntnis der Umgebungen mit latentem Korruptionsrisiko und das Eintreten für beispielhaftes
Verhalten müssen auch in Zukunft unser tägliches Engagement bestimmen, mit dem unser
höchstes Gut geschützt werden soll: unsere Integrität.
Dieses „Anti-Korruptions-Compliance-Programm“ legt die Werte, Prinzipien und
Verantwortlichkeiten fest, denen sich Pirelli in Sachen Korruptionsbekämpfung verpflichtet hat.
Pirelli setzt sich für die Förderung ethischer und verantwortungsvoller Geschäftsgebaren in
Übereinstimmung mit den Gesetzen, Bestimmungen, Normen und Richtlinien ein, die für die
Geschäftstätigkeit in den Ländern gelten, in denen das Unternehmen präsent ist.
Pirelli billigt und verfolgt die Prinzipien des United Nations Global Compact1 und unterstützt
Transparency International2.
Auch in Übereinstimmung mit den Business Principles von Transparency International und den
Prinzipien des UN Global Compact, wonach Unternehmen sich verpflichten, die Korruption in jeder
Form, einschließlich Erpressung und Bestechung, zu bekämpfen, bestätigt Pirelli sein Engagement
in der Korruptionsbekämpfung durch Umsetzung und kontinuierliche Aktualisierung des im Jahr
2013 entwickelten Compliance-Programms (im Folgenden auch das „Programm“ genannt). Dieses
Programm wurde auf der Grundlage verschiedener Aktivitäten entwickelt, u.a. einer speziellen
Beurteilung der Korruptionsgefährdung. Diese Bewertung wird regelmäßig wiederholt, um das
1 United Nations Global Compact ist ein von den Vereinten Nationen gefördertes Aktionsprogramm, das die Unternehmen einbeziehen und zum Beitritt zu den Zehn Prinzipien in den folgenden Bereichen bewegen möchte: Menschenrechte, Arbeitsstandards, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung. 2 Transparency International (TI) ist eine gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die ihre Aufgabe in der weltweiten Bekämpfung der Korruption sieht. TI erstellt den jährlich erscheinenden CPI (Corruption Perceptions Index), der einen Überblick über den Grad der Korruption in zahlreichen Ländern der Welt gibt.
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Korruptionsrisiko zu beurteilen, zu überwachen und zu vermeiden und um geeignete Schulungs-
und Sensibilisierungsprogramme festzulegen.
Das Compliance-Programm wurde u.a. angesichts der internationalen Norm ISO 37001 „Anti-
bribery management systems“ („Managementsysteme zur Korruptionsbekämpfung“) aktualisiert,
welche Leitlinien für die Vermeidung, Erkennung und Bekämpfung der Korruption gibt, und mit
dem Ziel entwickelt, einen Bezugsrahmen zu schaffen. Dieser soll die „Antikorruptionspolitik“
weiter stärken, die Pirelli im Laufe der Zeit umgesetzt hat, zunächst mit dem Ethikkodex und den
Verhaltensgrundsätzen, später mit speziellen Programmen und Modellen in den verschiedenen
Ländern, in denen Pirelli tätig ist (ein Beispiel ist das auf die italienischen Unternehmen des
Konzerns anwendbare Organisationsmodell gemäß ital. Gesetzesvertretendem Dekret 231/2011).
Das Compliance-Programm gründet auf folgenden Verpflichtungen:
Die Verpflichtung zur Korruptionsbekämpfung
Der Pirelli-Konzern duldet Korruption in keiner Gestalt oder Form, in keiner Gerichtsbarkeit und
auch nicht an Orten, an denen eine solche Aktivität in der Praxis als zulässig gilt, geduldet oder
gerichtlich nicht verfolgt wird. Deswegen dürfen die Adressaten keine Zuwendungen oder sonstige
Vergünstigungen anbieten, die einen Verstoß gegen die Bestimmungen darstellen könnten oder im
Konflikt mit dem Ethikkodex oder den Verhaltensgrundsätzen stehen oder dem Pirelli-Konzern bzw.
dessen Ansehen im Falle der Öffentlichmachung Schaden zufügen könnten.
Die Werte und der Ethikkodex - Verhaltensgrundsätze
Zu diesem Zweck verpflichtet sich der Pirelli-Konzern, Korruption in keiner Gestalt oder Form und in
keiner Gerichtsbarkeit zu dulden, auch nicht an Orten, an denen eine solche Aktivität in der Praxis
als zulässig gilt, geduldet oder gerichtlich nicht verfolgt wird.
Politik der sozialen Verantwortung für Gesundheitsschutz, Sicherheit und Rechte am Arbeitsplatz
sowie Umweltschutz
In ihren Beziehungen zu den Vertretern in- und ausländischer Unternehmen ist es den Adressaten
der Verhaltensgrundsätze verboten, diesen Vertretern (oder deren Angehörigen, Verwandten,
Lebenspartnern usw.) direkt oder indirekt Geld, Güter oder sonstige Vergünstigungen außerhalb
der normalen geschäftlichen und institutionellen Beziehungen zukommen zu lassen oder zu
versprechen, wenn damit unzulässige Vorteile erworben werden sollen oder damit der Eindruck von
Unredlichkeit oder unlauterem Verhalten entsteht. Auf jeden Fall ist es verboten, den
vorgenannten Personen Geld, Güter oder sonstige Vergünstigungen zukommen zu lassen oder zu
versprechen, damit diese entgegen ihren Amts- oder Treuepflichten bestimmte Maßnahmen
ergreifen bzw. unterlassen und damit der Gesellschaft, der sie angehören, Schaden zufügen.
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Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf betriebliche Angelegenheiten und Marktkommunikation
Die Verpflichtung zu rechtskonformem Verhalten:
Die Adressaten der Verhaltensgrundsätze sind in Übereinstimmung mit dem Ethikkodex des
Konzerns verpflichtet, die Gesetze und Bestimmungen in den Ländern zu befolgen, in denen das
Unternehmen tätig ist. Es wird keine Beziehung zu Personen begonnen oder fortgesetzt, die diesen
Grundsatz nicht zu respektieren beabsichtigen.
Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf Beziehungen zu betriebsinternen und dritten Personen
Sorgfältige Auswahl der Geschäftspartner:
Die Beauftragung von Personen, die im Namen und/oder Auftrag und/oder Interesse des
Unternehmens tätig sind, muss [...] eine spezielle Klausel beinhalten, welche die Befolgung der
Ethik- und Verhaltensgrundsätze des Unternehmens vorsieht. Wird diese spezielle Klausel nicht
befolgt, ist das Unternehmen berechtigt, die vertragliche Beziehung zu beenden.
Alle Berater, Lieferanten/Dienstleister und allgemein alle Dritten, die im Namen und/oder Auftrag
und/oder Interesse des Unternehmens handeln, werden in absoluter Objektivität, Autonomie und
Unvoreingenommenheit ermittelt und ausgewählt. Bei der Auswahl bewertet das Unternehmen
sorgfältig Fachkompetenz, Ansehen, Unabhängigkeit, organisatorische Fähigkeiten und die Eignung zur
pünktlichen und genauen Erledigung der vertraglichen Verpflichtungen und erteilten Aufgaben.
Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf Beziehungen zu betriebsinternen und dritten Personen
Sorgfältige Kontrolle der Aktivitäten der Geschäftspartner:
Alle Berater und sonstigen Personen im Dienste des Unternehmens müssen stets und ausnahmslos
rechtschaffen und redlich sowie in voller Übereinstimmung mit allen Grundsätzen der Korrektheit
und Rechtmäßigkeit handeln, wie es der jeweilige Ethikkodex festlegt, den sie übernommen haben.
Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf Beziehungen zu Dritten
Verpflichtung zur Festlegung von Buchhaltungsdaten:
Die Leiter der Verwaltungs-/Buchhaltungsabteilungen haben im Rahmen ihrer Aufgaben und
Zuständigkeiten dafür zu sorgen, dass sämtliche Transaktionen folgenden Ansprüchen entsprechen:
- sie sind rechtmäßig, angemessen, genehmigt und nachprüfbar;
- sie werden korrekt und fortlaufend registriert, damit sie für die Entscheidungsfindung, für
Genehmigungen und den Durchführungsprozess überprüft werden können;
- sie sind mit Dokumenten belegt, die jederzeit die Prüfung der Merkmale und Gründe jeder
Transaktion sowie die Feststellung der Personen erlauben, welche die Transaktion jeweils
genehmigt, durchgeführt und geprüft haben.
Verhaltensgrundsätze im Hinblick auf betriebliche Angelegenheiten und Marktkommunikation
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Alle Pirelli-Betriebsangehörigen und alle Dritten, mit denen Pirelli arbeitet, haben diese
Grundsätze zu befolgen.
2 Das regulatorische Umfeld
In den vergangenen Jahren sind auf nationaler und internationaler Ebene zahlreiche Maßnahmen
zur Bekämpfung der Korruption ergriffen worden.
Auf globaler Ebene werden von den Aufsichtsbehörden zunehmend strengere Strafen für die
diversen Formen der Korruption verhängt, die auf internationalen Übereinkommen und Verträgen
beruhen. Diese wiederum sollen eine globale Strategie festlegen, um die bestehenden
Unterschiede zwischen den verschiedenen nationalen Rechtssystemen zu verringern.
In diesem Kontext haben viele Länder bereits Gesetze verabschiedet, die nicht nur die Korruption
staatlicher Beamten, sondern auch die Korruption zwischen Privatparteien unter Strafe stellen.
Als ein multinationaler Konzern unter der Kontrolle der Pirelli & C. S.p.A. mit Geschäftstätigkeit in
über 160 Ländern unterliegt Pirelli zahlreichen nationalen Gesetzen, die folgende
Verhaltensweisen untersagen:
Das Angebot/Versprechen gegenüber in- und ausländischen staatlichen Vertretern
(direkt oder indirekt) von Geld, Vergütungen, Zuwendungen oder sonstigen Vergünstigungen,
damit diese eine Handlung im Zusammenhang mit ihren Amtspflichten unterlassen oder
vornehmen (aktive Korruption im öffentlichen Sektor);
Das Angebot/Versprechen gegenüber Dritten (direkt oder indirekt) von Geld, Vergütungen,
Zuwendungen oder sonstigen Vergünstigungen, damit diese eine Handlung im Zusammenhang mit
den ihnen erteilten Aufgaben unterlassen oder vornehmen (aktive Korruption im privaten Sektor);
Die Forderung bzw. Entgegennahme seitens Dritten (direkt oder indirekt) von Geld, Vergütungen,
Zuwendungen oder sonstigen Vergünstigungen, um eine Handlung im Zusammenhang mit den ihnen
erteilten Aufgaben zu unterlassen oder vorzunehmen (passive Korruption im privaten Sektor).
Jeder Verstoß gegen diese Regeln würde im Übrigen dem Ansehen von Pirelli einen
schwerwiegenden und nicht wieder gutzumachenden Schaden zufügen und Strafen für Pirelli mit
sich bringen, auch unabhängig von der örtlichen Gesetzgebung des Landes, in dem die
Korruptionshandlung begangen wurde. In bestimmten Fällen können diese Strafen sogar zu einem
vollständigen Verbot aller geschäftlichen Tätigkeiten von Pirelli in diesem Land führen.
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3 Compliance-Programm
3.1 Ziele und Anwendungsbereich
Pirellis Engagement in der Korruptionsbekämpfung manifestiert sich im Compliance-Programm.
Dieses gründet auf der Ablehnung jeglicher Korruptionshandlung - in allen direkten und indirekten
Formen der Korruption, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor - und ist um die
Befolgung aller Gesetze bemüht, einschließlich derjenigen zur Korruptionsbekämpfung.
Das vorliegende Dokument soll einen Bezugsrahmen für die von Pirelli umgesetzte Politik auf dem
Gebiet der Korruptionsbekämpfung geben.
3.2 Annahme und Umsetzungsverfahren
Nach der Genehmigung durch den Vorstand der Pirelli & C. S.p.A. gilt das Anti-Korruptions-
Compliance-Programm weltweit für alle Mitarbeiter/innen von Pirelli sowie für alle
Personen/Subjekte, die im Namen und/oder im Auftrag und/oder im Interesse von Pirelli handeln
oder geschäftliche bzw. sonstige vertragliche Beziehungen zu Pirelli unterhalten (nachstehend die
„Adressaten“). Daher sind alle angehalten, dieses Programm auf der Pirelli-Internetseite zu lesen.
Spezielle Fortbildungs- und Informationsprogramme werden auf Konzernebene für die aktuelle
Belegschaft festgelegt, während alle neu eingestellten Mitarbeiter/innen das Compliance-
Programm unterzeichnen müssen.
Die Adressaten sind dazu verpflichtet, die geltenden Gesetze und Bestimmungen in den Ländern,
in denen sie tätig sind, wie auch die betrieblichen Vorschriften und Regeln zu befolgen. Sie müssen
die hier dargelegten Grundsätze Tag für Tag verantwortungsvoll und aktiv demonstrieren und mit
gutem Beispiel vorangehen: Nur ethisch verantwortungsvolles Verhalten kann den Erfolg eines
Konzerns effektiv unterstützen.
Alle Änderungen an diesem Programm müssen vom Pirelli-Vorstand genehmigt werden.
3.3 Whistleblowing
Pirelli unterstützt die Befolgung der im vorliegenden Dokument enthaltenen Grundsätze durch
Förderung einer offenen Unternehmenskultur. Diese lässt keinerlei Repressalien gegen Personen
zu, die mögliche oder mutmaßliche Verstöße gegen das Compliance-Programm melden.
Auf jeden Fall haben die Adressaten jede direkte oder indirekte Forderung im Hinblick auf
Zahlungen, Geschenke, Reisen, persönliche Begünstigungen oder sonstige Vergünstigungen für die
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Person selbst oder deren Angehörige oder sonstige Begünstigte gemäß dem bestehenden Pirelli
Whistleblowing-Verfahren und insbesondere gemäß dem Whistleblowing-Verfahren des Konzerns
unter der Adresse [email protected] unverzüglich zu melden.
3.4 Verstöße
Adressaten, die Verstöße gegen das Programm oder eine andere Pirelli-Bestimmungen oder gegen
Antikorruptionsbestimmungen vermuten oder Kenntnis von ihnen haben, müssen diese unter
Nutzung der bereitgestellten Kanäle und Hilfsmittel und gemäß den festgelegten Verfahren
melden, die auf der Internetseite des Unternehmens (Whistleblowing Policy) veröffentlicht sind.
Niemand darf entlassen, suspendiert oder am Arbeitsplatz auf irgendeine Art und Weise
diskriminiert werden, weil er in gutem Glauben einen Verstoß gegen die Pirelli-Bestimmungen
gemeldet hat.
Pirelli garantiert die Anonymität des Hinweisgebers und behält sich das Recht vor, auf geeignete
Art und Weise gegen die Personen vorzugehen, welche Repressalien gegen diejenigen ergreifen
oder androhen, die im Zusammenhang mit dem vorliegenden Programm Hinweise gegeben haben.
Bei Verstößen gegen das Programm wird Pirelli in Übereinstimmung mit den Tarifvereinbarungen,
Verfahrensweisen, Gesetzen und Bestimmungen der Länder, in denen Pirelli tätig ist, die vom
betrieblichen Disziplinarsystem vorgesehenen Strafen anwenden.
Kein/e Mitarbeiter/in darf Repressalien, Diskriminierungen oder Disziplinarmaßnahmen ausgesetzt
werden, weil sie/er:
sich geweigert hat, an Aktivitäten teilzunehmen, bei denen die/der Mitarbeiter/in aus
gutem Grund das Vorliegen eines erheblichen Korruptionsrisikos festgestellt hat;
in gutem Glauben und auf der Grundlage einer hinreichenden Überzeugung den Verdacht
geäußert oder Meldung gemacht hat von versuchten, tatsächlichen oder gegenwärtigen
Korruptionshandlungen.
3.5 Schulung & Sensibilisierung
Die Adressaten sind verpflichtet, den Inhalt des vorliegenden Dokuments und der
Antikorruptionsgesetze in den Ländern, in denen sie tätig sind, zu kennen und zu befolgen, damit
sie verantwortungsvolle Entscheidungen treffen und mit allen Korruptionsrisiken, die bei der
Erfüllung ihrer Pflichten und Tätigkeiten entstehen, angemessen umgehen können.
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Pirelli unterstützt und fördert geeignete Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme: Das
Compliance-Programm (und die nachfolgenden Änderungen und Ergänzungen) wird der
gesamten Belegschaft bekannt gegeben und im Intranet des Unternehmens bereitgestellt.
Kommunikations- und Fortbildungsaktivitäten sollen die Vertrautheit mit nationalen und
internationalen Antikorruptionsgesetzen, dem Inhalt des vorliegenden Dokuments sowie
allen anderen Initiativen im Zusammenhang mit Antikorruptionsfragen gewährleisten.
Die Fortbildungsmaßnahmen richten sich an Mitarbeiter/innen, die anhand ihrer
Funktionen im Unternehmen und je nach mit diesen verbundenem Korruptionsrisiko
ermittelt werden.
3.6 Rollen und Verantwortlichkeiten
Das Spitzenmanagement von Pirelli nimmt, unterstützt von der Compliance Group-Abteilung, eine
strategische Rolle bei der vollständigen Umsetzung dieser Policy ein und es stellt sicher, dass alle
Beschäftigten und Mitarbeiter von Pirelli einbezogen werden und deren Verhalten mit den in
dieser Policy enthaltenen Werten übereinstimmt.
Die Compliance Group-Abteilung in ihrer Eigenschaft als Konformitätsabteilung für die
Korruptionsprävention leistet Unterstützung bei der Anwendung der Grundsätze und
Bestimmungen des Compliance-Programms, überwacht ständig das Korruptionsrisiko und stellt die
Fortbildung und Beratung der Mitarbeiter/innen von Pirelli zu allen Fragen und Angelegenheiten
im Zusammenhang mit Korruption sicher.
Die interne Audit-Abteilung prüft und überwacht die aktive Befolgung der Grundsätze und
Bestimmungen des Compliance-Programms im Rahmen der regelmäßig in allen
Konzernunternehmen durchgeführten Audits.
3.7 Strafen
Pirelli setzt keine Handlungen um, die gegen diese Grundsätze und gegen die in den Ländern, in
denen das Unternehmen tätig ist, geltenden Antikorruptionsgesetze verstoßen.
Wird ein Adressat als für einen solchen Verstoß verantwortlich erachtet, wendet Pirelli die vom
geltenden gesetzlichen/vertraglichen System vorgesehenen Strafen an, was bis zur
Vertragsauflösung reichen kann.
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4 Sensible Bereiche
Die Adressaten müssen die bereits im Ethikkodex und den Verhaltensgrundsätzen zum Ausdruck
gebrachten Regeln einhalten und die nachstehenden Grundsätze befolgen. Diese ermöglichen eine
harmonisierte Verwaltung der Bereiche, die potentiellen Risiken ausgesetzt sind, und führen zur
Definition eines Systems für Organisation, Verwaltung und Kontrolle, das möglichen
Korruptionspraktiken entgegenwirkt.
Unabhängig davon überprüft Pirelli die Erfahrung und technische Qualifikation seiner
verschiedenen Geschäftspartner (Mitarbeiter/innen sowie alle, die im Namen und/oder Auftrag
und/oder Interesse von Pirelli handeln oder mit Pirelli geschäftliche oder vertragliche Beziehungen
unterhalten) und bittet ferner um deren Erklärung, dass gegen sie nicht im Zusammenhang mit
Korruptionspraktiken ermittelt wurde oder Gerichtsurteile ergangen sind.
Außerdem müssen alle Tätigkeiten durch angemessene Buchhaltungsaufzeichnungen
dokumentiert und mit Unterlagen belegt werden, die alle Transaktionen ordentlich und mit
entsprechender Genauigkeit reflektieren, und durch gewissenhafte Audits bestätigt werden.
Die Überwachung des Verbots korrupter Praktiken ist grundsätzlicher Art und besonders wichtig in
den folgenden sensiblen Bereichen:
4.1 Vermittler und Lieferanten/Dienstleister
Zur Unterstützung der eigenen Tätigkeiten nimmt Pirelli Vermittler und Lieferanten/Dienstleister3
in Anspruch, die den von Pirelli anerkannten Anforderungen hinsichtlich Ehrlichkeit und
beruflicher Korrektheit entsprechen müssen. Die Beziehungen zwischen Pirelli und den
Vermittlern und Lieferanten/Dienstleistern beruhen auf folgenden Grundsätzen:
Die Verwaltung der Beziehungen zu den Vermittlern wird durch die für den Erwerb von
Waren und Dienstleistungen und für professionelle Beratungs- und Dienstleistungen
geltenden betrieblichen Bestimmungen geregelt.
Die Auswahl der Vermittler und Lieferanten/Dienstleister erfolgt auf der Grundlage eines
vorausgehenden Auswahlverfahrens. Dieses wird von Personen mit unabhängigem
Urteilsvermögen, Fachkompetenz und den entsprechenden Vollmachten gemäß den Pirelli-
Bestimmungen durchgeführt.
3 „Vermittler und Lieferanten/Dienstleister“ sind Personen, die mit Geschäftspartnern in Kontakt stehen oder zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern tätig sind. Für die Zwecke des vorliegenden Dokuments handelt es sich um Agenten, Vertreter, Berater oder Beratungsfirmen, Distributoren, Wiederverkäufer, Lieferanten/Dienstleister, Subunternehmer, Tochterunternehmen und Franchisenehmer.
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Pirelli untersucht und prüft jeweils die Erfahrung und die technischen Anforderungen der
Geschäftspartner und bittet um deren Erklärung, dass gegen sie nicht im Zusammenhang
mit Korruptionspraktiken ermittelt wurde oder Gerichtsurteile ergangen sind.
Je nach vertragsgegenständlicher Tätigkeit, Wert oder Relevanz/Risikobehaftung der
Lieferung/Erbringung können einige Geschäftspartner einer Due-Diligence-Prüfung zur
Vertiefung ethischer Aspekte unterzogen werden.
Die Verträge werden gemäß den bestehenden Pirelli-Standards schriftlich abgefasst und
enthalten geeignete spezielle Klauseln, die u.a. die Einhaltung der von Pirelli eingegangenen
Verpflichtungen in Sachen Korruptionsbekämpfung durch die Gegenseite gewährleisten.
Während der Zusammenarbeit haben die Vermittler und Lieferanten/Dienstleister ein mit
den Ethik-Grundsätzen von Pirelli übereinstimmendes Geschäftsverhalten umzusetzen. Ein
diesbezüglicher Verstoß kann zur sofortigen Beendigung des Vertrags führen.
Das an die Gegenseite gezahlte Entgelt muss auf geeigneten Buchhaltungsunterlagen beruhen,
welche die Prüfung der Übereinstimmung der Dienstleistung mit den Vertragsklauseln erlauben.
Die Ergebnisse des Auswahlprozesses, die Buchhaltungsunterlagen und die Unterlagen im
Zusammenhang mit den mit der Gegenseite getroffenen vertraglichen Vereinbarungen
müssen gemäß den Pirelli-Bestimmungen archiviert, registriert und gespeichert werden.
Im Rahmen der Beziehung zu Vermittlern und Lieferanten/Dienstleistern kommt dem
Zahlungsmanagement eine besondere Bedeutung zu. Es hat die Konzernvorschriften zu befolgen
und insbesondere Folgendes sicherzustellen:
vollumfängliche Einhaltung der einschlägigen internationalen und nationalen
Rechtsvorschriften, einschließlich der Bestimmungen zur Bekämpfung der Geldwäsche;
sorgfältige Überwachung aller Zahlungen, die aus nachgewiesenen wirtschaftlichen Gründen
an Offshore-Finanzplätze/nicht kooperative Länder vorgenommen werden müssen4;
geeignete Autorisierung manueller oder, noch seltener, in Papierform vorgenommener Zahlungen;
Aktualisierung der Bankdaten der Lieferanten/Dienstleister durch Identifikationsüberprüfung
der anfragenden Person (so genanntes „Callback“-Verfahren), um die Echtheit der Anfrage zu
überprüfen und unrechtmäßigen Zahlungen/Betrug vorzubeugen.
4 Jedes Unternehmen hat auf die jeweils in den geografischen Gebieten, in denen es tätig ist, geltenden Schwarzen Listen Bezug zu
nehmen, die von den internationalen Institutionen oder den zuständigen nationalen Regierungen erstellt werden (die für die Europäische Union geltende Liste ist angezeigt unter dem Link: https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en; die für Italien geltende Liste ist angezeigt unter dem Link:
https://www.guidafisco.it/paesi-black-list-elenco-aggiornato-773).
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4.2 Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung
In ihren Beziehungen zu staatlichen Stellen (öffentliche Bedienstete, Amtsträger), müssen die
Adressaten des Programms von allen Handlungen oder Unterlassungen Abstand nehmen, die auch
nur den bloßen Versuch einer Beamtenbestechung darstellen könnten.
Die Adressaten müssen dokumentierte Aufzeichnungen der wirtschaftlichen Beziehungen
zu öffentlichen Bediensteten (z.B. Repräsentationskosten, Zuwendungen, Vergütungen für
Leistungen der öffentlichen Verwaltung usw.) führen.
Jede direkte oder indirekte Forderung seitens eines öffentlichen Bediensteten im Hinblick
auf Zahlungen, Geschenke, Reisen, persönliche Begünstigungen oder sonstige
Vergünstigungen zu dessen Gunsten oder für Angehörige, Verwandte und Lebenspartner
oder einen anderen Begünstigten als Gegenleistung dafür, Handlungen gegenüber Pirelli
durchzuführen oder zu unterlassen, ist sofort der Compliance Group-Abteilung zu melden.
Alle Zuwendungen und Repräsentationskosten (einschließlich Bewirtungskosten) für
institutionelle Zwecke an Personen, die der öffentlichen Verwaltung angehören oder mit ihr
in Verbindung stehen, oder an deren Angehörige (z.B. Teilnahme an Veranstaltungen, die
von Pirelli gesponsert werden und/oder zu einer Kostenbelastung durch Pirelli führen,
beispielsweise die Teilnahme an Formel-1-Events, an der Vorstellung des Pirelli-Kalenders
usw.) müssen in der Regel unter dem geringen Wert liegen und vorher durch Führungskräfte
im Einklang mit den betrieblichen Bestimmungen hinsichtlich Zuwendungen und
Repräsentationskosten genehmigt werden. Nur in nachgewiesenen Ausnahmefällen (z.B.
öffentliche Veranstaltungen, institutionelle Besuche) sind Abweichungen vom geringen Wert
als Obergrenze gegenüber hohen Amtsträgern der öffentlichen Verwaltung möglich.
Die/der die Aufwendung beantragende Betriebsangehörige hat in allen Fällen von Zuwendungen
und Repräsentationskosten an öffentliche Bedienstete den für die Genehmigung zuständigen
betrieblichen Abteilungen die Gründe für die Aufwendung zu melden.
4.3 Zuwendungen und Repräsentationskosten
Zuwendungen und Repräsentationskosten5 entstehen bei Pirelli nur für institutionelle,
geschäftliche und Marketingzwecke, und zwar stets gemäß den Konzernbestimmungen und in
5 Unter Zuwendungen und Repräsentationskosten versteht man Aufwendungen für die kostenlose Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen (z.B. Reifen, Pzero-Produkte, Bewirtung und Reisen) zu Werbezwecken oder im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit mit dem Ziel, einen potenziellen wirtschaftlichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
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jedem Fall in Übereinstimmung mit den Gesetzen, geschäftlichen Gepflogenheiten und - soweit
bekannt - den Ethikkodizes der Firmen/Stellen, zu denen die Beziehungen bestehen.
Zuwendungen und Repräsentationskosten müssen unter Einhaltung der geltenden
Konzernvorschriften verwaltet werden, in denen die Verhaltensregeln auch für erhaltene
Zuwendungen, und nicht nur für gewährte Zuwendungen in Bezug auf dieses Thema und
insbesondere die nachfolgenden Referenzstandards festgelegt sind:
-a) Pirelli überschreitet bei der Vergabe dieser „Zuwendungen“ nicht die Grenzen der
normalerweise im Geschäftsleben üblichen Praktiken
-b) Pirelli erlaubt keine Form von Geschenken, die den Anschein erwecken könnten, dass
damit die Durchführung oder Unterlassung bestimmter Aktivitäten gegenüber Pirelli
gewährt werden soll.
Geschenke oder sonstige Vergünstigungen von geringem Wert können öffentlichen
Bediensteten nach den auf Konzernebene festgelegten Regeln gewährt werden, wie im
Einzelnen im Abschnitt „Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung“ beschrieben.
Keinesfalls zulässig sind Sondergenehmigungen für (vorgenommene oder erhaltene)
Zuwendungen und Repräsentationskosten ohne Bezug zu normalen institutionellen,
geschäftlichen, Marketing- und Höflichkeitsbeziehungen oder zum normalen
Geschäftsbetrieb bzw. wenn damit der Eindruck entstehen kann, dass unzulässige
Vergünstigungen erworben oder gewährt werden sollen.
Gemäß den Pirelli-Bestimmungen unterliegen die Annahme der Zuwendung und deren
Zweckbestimmung je nach geschätztem Wert der Zuwendung einem speziellen
Genehmigungsverfahren und in Fällen, in denen der Wert der Zuwendungen den geringen
Wert überschreitet, ist eine Mitteilung an die Kontrollabteilungen vorgesehen.
Mitarbeiter/innen, die Vergünstigungen oder Zuwendungen außerhalb der erlaubten Fälle
erhalten, müssen sofort ihren unmittelbaren Vorgesetzen und die Compliance-Abteilung
informieren, die deren Angemessenheit auf der Grundlage der betrieblichen Verfahren bewertet.
Die Buchhaltungs- und Genehmigungsunterlagen im Zusammenhang mit den
Zuwendungen und Repräsentationskosten müssen gemäß den Pirelli-Bestimmungen
archiviert, registriert und aufbewahrt werden.
4.4 Sponsoring- und Werbemaßnahmen
Pirelli beteiligt sich an Sponsoring- und Werbemaßnahmen6, um den Bekanntheitsgrad und das
Ansehen der Marke Pirelli zu steigern. Die Adressaten garantieren, dass dabei ausschließlich das
genannte Ziel verfolgt wird.
6 Unter Sponsoring- und Werbemaßnahmen versteht man eine Veranstaltung oder Aktivitäten, die durchgeführt wird/werden, um Möglichkeiten für die Bewerbung der Marke Pirelli und des Pirelli-Unternehmens zu schaffen.
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Sponsoring- und Werbemaßnahmen müssen in Übereinstimmung mit den einschlägigen geltenden
Pirelli-Bestimmungen verwaltet werden und insbesondere die folgenden Referenzstandards
berücksichtigen:
Pirelli ermittelt einen Ansprechpartner, mit dem Sponsoring- und Werbemaßnahmen
entwickelt werden können, die den Anforderungen im Hinblick auf Ehrlichkeit und
professionelle Korrektheit entspricht. Die Verträge werden schriftlich abgefasst und
enthalten geeignete Klauseln, welche die Befolgung der von Pirelli eingegangenen
Verpflichtungen in Sachen Korruptionsbekämpfung durch die Gegenseite gewährleisten.
Sponsoring-Initiativen unterliegen je nach Wert der Initiative einem speziellen
differenzierten Genehmigungsverfahren, bei dem auch die Ziele und erwarteten
Wirkungen bewertet werden.
Die Analyse und Auswahl der Begünstigten und die Buchhaltungsunterlagen und
Dokumente über die mit der Gegenseite getroffenen Vereinbarungen müssen gemäß den
Pirelli-Bestimmungen archiviert, registriert und gespeichert werden.
4.5 Beiträge an die externe Gemeinschaft
Pirelli unterstützt zahlreiche Tätigkeiten mit Beiträgen an die externe Gemeinschaft7 zugunsten
von natürlichen und juristischen Personen, privaten und öffentlichen Institutionen und
Vereinigungen, um projektbezogene oder institutionelle Ziele der Begünstigten zu unterstützen.
Beiträge und Zahlungen an die externe Gemeinschaft müssen nach den geltenden Pirelli-
Bestimmungen verwaltet werden und insbesondere die folgenden Referenzstandards berücksichtigen:
Die Begünstigten von Beiträgen und Spenden werden durch Personen mit unabhängigem
Urteilsvermögen, Fachkompetenz und den entsprechenden Vollmachten gemäß den Pirelli-
Bestimmungen ermittelt. Beiträge an die externe Gemeinschaft unterliegen je nach Wert
der Initiative einem speziellen differenzierten Genehmigungsverfahren.
Die Analyse und Auswahl der Begünstigten und die Buchhaltungsunterlagen und
Dokumente über die mit der Gegenseite getroffenen Vereinbarungen müssen gemäß den
Pirelli-Bestimmungen archiviert, registriert und gespeichert werden.
7 Unter „Beitrag“ versteht man jede Form von Beitrag (Geld- und Sachleistungen, Gewährung von Räumen/Dienstleistungen) zu Gunsten natürlicher oder juristischer Personen, Institutionen, Vereinigungen, die auf nationaler oder internationaler Ebene nachweislich über Erfahrung, Ehrenhaftigkeit und Anerkennung verfügen und in den Bereichen Bildungswesen/akademische Welt, Kultur, Sport, Sicherheit im Straßenverkehr, soziale Solidarität und Menschenrechte sowie Umweltschutz und Umweltbildung tätig sind.
15/ 16 PIRELLI Anti-Korruptions-Compliance-Programm
4.6 Personalwesen
Die Personalsuche und -auswahl8 erfolgt bei Pirelli unter anderem nach den Grundsätzen der
Nichtdiskriminierung, absoluter Objektivität, Autonomie und Unvoreingenommenheit. Dadurch
soll gewährleistet werden, dass die Wahl auf die Personen fällt, die jeweils am besten für die Stelle
geeignet sind. Das Angebot muss den auf dem Referenzmarkt geltenden Werten entsprechen und
einen gleichberechtigten Zugang zu Beschäftigungschancen garantieren.
Insbesondere muss das Einstellungsverfahren gemäß den einschlägigen Pirelli-Bestimmungen von
Personen durchgeführt werden, die für diese Aufgabe geeignet sind und den entsprechenden
Anforderungen hinsichtlich Fachkompetenz und Unabhängigkeit entsprechen.
Nach den geltenden Gesetzen und Bestimmungen sind die Bewerber/innen zur Abgabe der
folgenden Erklärungen und zu folgenden Angaben verpflichtet:
ihre möglichen Verbindungen zu öffentlichen Bediensteten;
alle Ämter und Positionen, die sie in den letzten beiden Jahren in der öffentlichen Verwaltung
innehatten (in diesem Fall ist eine unverzügliche Meldung der Bewerbung an die Compliance-
Abteilung für die Vornahme der entsprechenden Kontrollen erforderlich).
4.7 „Facilitation Payments“ (Beschleunigungszahlungen)
Pirelli tritt weltweit für beispielhafte geschäftliche Verhaltensweisen ein. Daher untersagt das
Unternehmen strengstens die Erbringung, das Angebot oder die Entgegennahme direkter oder
indirekter Beschleunigungszahlungen (auch „Facilitation Payments“ oder „Schmiergelder“)9, d.h.
Zahlungen und Vergünstigungen jeder Art und in jedem Ausmaß, mit denen – bereits zustehende
– Leistungen seitens Subjekten/Personen außerhalb von Pirelli beschleunigt werden sollen.
Wenn Beschleunigungszahlungen gefordert, versprochen oder angeboten werden, sind der direkte
Vorgesetzte und die Compliance Group-Abteilung unverzüglich zu informieren.
5 Informationsströme
Damit das Anti-Korruptions-Compliance-Programm für den Konzern tatsächlich ein nützliches
Instrument bei der Vermeidung und Bekämpfung der Korruption sein kann, ist ein
8 Wird als Abfolge von Aktivitäten und Phasen definiert, die zur Einstellung von neuem Personal führt (einschließlich Zeitarbeiter, Auszubildende/Praktikanten und leitende Angestellte). . 9 Unter „Facilitation Payments“ versteht man Zahlungen an öffentliche Bedienstete, um „behördliche Routinearbeiten“, die dem Unternehmen bereits zustehen, zu erleichtern oder zu beschleunigen, beispielsweise die Ausstellung von Genehmigungen, Lizenzen oder sonstiger offizieller Dokumente, die Erstellung behördlicher Dokumente wie Visa oder sonstiger Arbeitsaufträge, die Bereitstellung von Telekommunikationsdienstleistungen, Strom und Wasser, das Be- und Entladen von Waren oder der Schutz empfindlicher/gefährlicher Güter, die Planung von Inspektionen im Zusammenhang mit der Vertragsausführung oder dem Güterverkehr im Land.
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Referenzrahmen erforderlich, in dem spezifische Informationsströme enthalten sind für die
frühzeitige Erkennung und Aufdeckung der relevantesten Risiken und Situationen in den
verschiedenen Ländern, in denen Pirelli tätig ist. Darunter im Besonderen:
GESETZLICHE ÄNDERUNGEN UND NEUERUNGEN: Gesetzliche Neuregelungen und aktuelle
Änderungen der Gesetze und Bestimmungen zur Korruptionsbekämpfung im jeweiligen
Land mit Hervorhebung der wichtigsten Abänderungen und Beifügung der für eine
geeignete Analyse nützlichen Dokumente.
SCHULUNG & SENSIBILISIERUNG: Einhaltung der Fortbildungspläne und der Pläne für die
interne Kommunikation mit den zuständigen Funktionsträgern zur Förderung der
eingehenden Kenntnis und der Verbreitung der anwendbaren Antikorruptionsgesetze und -
bestimmungen, des Inhalts des vorliegenden Dokuments und aller sonstigen Maßnahmen,
die zur Vorbeugung und Bekämpfung der Korruption umgesetzt werden.
WHISTLEBLOWING: Hinweise oder sonstige nützliche Erfahrungen im Zusammenhang mit
der Korruptionsbekämpfung und -vorbeugung sowohl in sensiblen als auch in anderen
Bereichen.
AUDITS: Ergebnisse von Audits und/oder sonstigen Maßnahmen zur Vorbeugung und
Aufdeckung von Korruptionsrisiken.