Anhang: Checkliste zur Einführung eines CAFM-Systems978-3-642-30502-3/1.pdf · CAFM-Systems Michael Marchionini und Michael May Die nachfolgende Checkliste ist als Hilfsmittel zur
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Anhang: Checkliste zur Einführung einesCAFM-Systems
Michael Marchionini und Michael May
Die nachfolgende Checkliste ist als Hilfsmittel zur übersichtlichen Planung eines Projektes„Einführung eines CAFM-Systems“ gedacht. Gleichzeitig dient sie der laufenden Kontrolledes Projektfortschritts sowie der Übersicht zu eigenen Aufwendungen und Kosten in einemgroben Rahmen. Die Aktivitäten entsprechend der Checkliste sollten erst beginnen, wenndas Management des Unternehmens sich grundsätzlich für das Thema CAFM entschiedenhat und auch bereit ist hierfür zu investieren. Als ausführliche Quelle für das Vorgehen beider CAFM-Einführung sei hier auf die Kapitel Kap. 13 und 14 verwiesen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Aktivitäten in einer Tabelle zusammengefasst undder Anschaulichkeit halber beispielhaft ausgefüllt. Bei der Einschätzung der Aufwendungenund Zeiträume wurde von folgendem fiktiven Fallbeispiel ausgegangen.
Der Verwalter einer Büroimmobilie mit einer Größenordnung von ca. 100.000 m2 BGF(Brutto-Grundfläche) beabsichtigt die Einführung einer CAFM-Lösung zur Unterstützungseiner laufenden FM-Prozesse.Eigene Kapazitäten zur Vorbereitung und Durchführung des Projektes sind beschränktvorhanden. Externes Know-how soll einbezogen werden. Die Aufgabenstellung für denexternen Berater ist die Begleitung des Projektteams im Sinne einer kompetenten Mo-deration und die Zusammenfassung der Ergebnisse der Konzeptionsphase im Rahmeneines Lasten-/Pflichtenheftes einschließlich eines Leistungsverzeichnisses für eine beschränkteAusschreibung.Favorisiert wird eine IT-Lösung in Client/Server-Architektur für insgesamt fünf Arbeitsplätze.Gleichzeitig ist insbesondere unter dem Gesichtspunkt der Kosten ein Webzugriff für weiterepotenzielle Nutzer im Unternehmen sowie für vertraglich gebundene Dienstleister zu prü-fen. Entsprechend hoch sind die Ansprüche an die Möglichkeiten der Administration derZugriffsrechte im gesamten CAFM-System.
Die grafischen Daten (Grundrisse und Einrichtungspläne) liegen aktuell als CAD-Dateienvor. Die wichtigsten alphanumerischen Daten (u. a. zum Raumbuch, Mitarbeiterverzeichnis,Inventar) existieren in aktueller Form als Excel-Tabellen. Hinreichende IT-Kenntnisse sind imUnternehmen vorhanden.
Die für dieses Fallbeispiel in der Tab. A.1 eingetragenen Aufwendungen in Form von Zeitund Kosten dienen der Veranschaulichung der Vorgehensweise. Sie haben weder Anspruchauf Allgemeingültigkeit noch sind sie für eine einfache Übernahme bei gleichartigen Projek-ten bestimmt. Selbst bei anscheinend gleichen Voraussetzungen können die Aufwendungenauf Grund individueller Besonderheiten, die im Konzept zu formulieren sind, teilweiseerheblich abweichen.
Die generelle Vorgehensweise sowie die erforderlichen Aktivitäten besitzen jedoch Allge-meingültigkeit. Hierbei ist lediglich zu prüfen, welche Aktivitäten für ein konkretes Projekttatsächlich notwendig sind.
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