ANEXO COMPETENCIA, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO DEL ENTE UNICO REGULADOR DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES PARA EL ARCHIVO DE EXPEDIENTES EURSPCABA CAPITULO I Competencia y funciones Art. 1º: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo del Ente Único Regulador de los Servicios Públicos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, es responsable del Archivo General del Organismo, tiene a su cargo la custodia, conservación y depuración de los expedientes EURSPCABA que le sean remitidos por las oficinas, en cumplimiento de las disposiciones que se establecen a continuación. Art. 2º: Son funciones de la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo del Ente Único Regulador de los Servicios Públicos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: a) Organizar y clasificar la documentación que reciba para su archivo. b) Analizar y determinar plazos de guarda en caso de imprevisión. c) Adoptar los recaudos necesarios para la correcta custodia y conservación de los expedientes. d) Depurar los expedientes, vencido el plazo de guarda. e) Facilitar la consulta de la documentación en su custodia. f) Establecer y registrar los plazos de guarda que se asignen a las nuevas tratas que se incorporen en el Nomenclador de Tratas. g) Mantener actualizado el Nomenclador de Tratas, indicando el número de versión y la fecha de actualización h) Asesorar, asistir técnicamente y capacitar a las oficinas que así lo requieran sobre la materia y procedimientos comprendidos en el presente. CAPITULO II Remisión de expedientes Art. 3º: Una vez concluido el trámite la oficina que solicita el archivo, emite informe indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto según la trata en Anexo I adjunto, el que a todos sus efectos forman parte del presente. Art. 4º: Los expedientes remitidos para su archivo deben cumplir con los siguientes requisitos: a) Estar correctamente foliados, caso contrario, deben subsanarse las anomalías previamente a su remisión. b) Contener todas las Presentaciones a Agregar. ANEXO - RESOLUCIÓN N.° 716/ERSP/17 Nº 5367 - 7/5/2018 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires Nº 1206
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ANEXO
COMPETENCIA, FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO
DEL ENTE UNICO REGULADOR DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DE LA CIUDAD AUTONOMA DE BUENOS AIRES
PARA EL ARCHIVO DE EXPEDIENTES EURSPCABA
CAPITULO I Competencia y funciones
Art. 1º: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo del Ente Único Regulador de los
Servicios Públicos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, es responsable del Archivo General del Organismo, tiene a su cargo la custodia, conservación y depuración de los expedientes EURSPCABA que le sean remitidos por las oficinas, en cumplimiento de las disposiciones que se establecen a continuación.
Art. 2º: Son funciones de la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo del Ente Único
Regulador de los Servicios Públicos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires:
a) Organizar y clasificar la documentación que reciba para su archivo. b) Analizar y determinar plazos de guarda en caso de imprevisión. c) Adoptar los recaudos necesarios para la correcta custodia y
conservación de los expedientes. d) Depurar los expedientes, vencido el plazo de guarda. e) Facilitar la consulta de la documentación en su custodia. f) Establecer y registrar los plazos de guarda que se asignen a las nuevas
tratas que se incorporen en el Nomenclador de Tratas. g) Mantener actualizado el Nomenclador de Tratas, indicando el número de
versión y la fecha de actualización h) Asesorar, asistir técnicamente y capacitar a las oficinas que así lo
requieran sobre la materia y procedimientos comprendidos en el presente.
CAPITULO II Remisión de expedientes
Art. 3º: Una vez concluido el trámite la oficina que solicita el archivo, emite informe
indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto según la trata en Anexo I adjunto, el que a todos sus efectos forman parte del presente.
Art. 4º: Los expedientes remitidos para su archivo deben cumplir con los siguientes
requisitos:
a) Estar correctamente foliados, caso contrario, deben subsanarse las anomalías previamente a su remisión.
b) Contener todas las Presentaciones a Agregar.
ANEXO - RESOLUCIÓN N.° 716/ERSP/17
Nº 5367 - 7/5/2018 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires Nº 1206
c) Concordar el código de trata de la carátula y su correspondiente plazo de
guarda con el consignado en el acto administrativo a través del cual se solicita el archivo.
d) Remitir el expediente a través de remito SUCE o formulario que lo reemplace.
Art. 5º: Ante el incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente, y en
caso de no poder ser subsanados por la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, se devolverá el expediente a su remitente con un informe indicando los requisitos faltantes.
CAPITULO III
Recaudos y registros del archivo Art. 6°: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, efectuado el control del
cumplimiento de lo dispuesto en los artículos precedentes efectúa el correspondiente registro en el Libro de Archivo de Expedientes (electrónico), en el SUCE y en la carátula del expediente (el espacio reservado para tal fin) y agrega el Formulario de Archivo de Expediente EURSPCABA, que como Anexo II forma parte del presente, generado por el SUCE, con su correspondiente número de folio.
CAPITULO III Plazos de guarda
Art. 7º: Los plazos de guarda que se establecen, en correspondencia con las tratas
de los expedientes son de uno (1) dos (2), cinco (5) y diez (10) años, y con vigencia administrativa (permanentes), conforme lo dispuesto en el Anexo del presente.
Art. 8º: En caso de duda sobre el plazo de guarda de expedientes que no se
encuentren contemplados por las figuras descriptas en los anexos adjuntos, la oficina remitente, atendiendo a la naturaleza de los actuados y por principio de analogía, establece el plazo de guarda en cada supuesto, fundando su criterio en el acto administrativo o providencia que ordena el archivo y su remisión.
Art. 9º: Si la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo acepta el criterio establecido por la
oficina en el supuesto del punto anterior, debe registrar tal circunstancia, conforme a lo dispuesto en el punto decimosegundo del presente.
Art. 10: Si la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo rechaza el criterio establecido por
la oficina para la determinación del plazo de guarda, elabora un informe fundado sugiriendo el plazo a establecer y lo gira a la unidad remitente, de coincidir las oficinas, esta última reenvía el expediente con la modificación del plazo de guarda respectivo.
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Art. 11: Si la oficina remitente ratifica su criterio la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo gira las actuaciones al servicio jurídico permanente para que dictamine sobre la cuestión.
Art. 12: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo está facultada a establecer y
registrar los plazos de guarda que se impongan a los expedientes cuyas tratas se incorporen al Nomenclador de Tratas.
Art. 13: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo está facultada a arbitrar, una vez
vencidos los plazos de guarda, las medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes.
CAPITULO IV Depuración del expediente
Art. 14: Vencido el plazo de guarda la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo procede
a la depuración del expediente resguardando la siguiente documentación:
a) Carátula del expediente. b) Acto administrativo resolutorio. c) Acto administrativo (informe) que solicita el archivo y establece el plazo
de guarda. d) Formulario de Archivo de Expediente EURSPCABA
Art. 15: Registra la depuración en el Formulario de Archivo de Expediente
EURSPCABA e imprime en el Libro de Archivo de Expedientes y la carátula del expediente el sello “DEPURADO”.
Art. 16. Procede a la destrucción de la documentación descartada. Art. 17: Resguarda tecnológicamente el expediente depurado. Art. 18: Cuando algún expediente, excepcionalmente, se encuentre dañado de forma
tal que haga imposible practicar su depuración la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo procede, previo a su destrucción, a resguardar electrónicamente (PDF o soporte similar) la carátula y una providencia emitida a tal fin en la que señala:
a) número de expediente - asunto - código de trata b) rótulo del archivo: número de orden – carpeta – caja - plazo de guarda c) circunstancia en la que se produjo el daño
CAPITULO V
Desarchivo y resguardo tecnológico Art. 19: La solicitud de desarchivo de expedientes se realizará por nota o
memorando dirigido a la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Art. 20: Previo a su remisión los expedientes deben resguardarse tecnológicamente.
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CAPITULO VI Disposiciones transitorias
Art. 21: Hasta tanto se determine el sistema e implemente la digitalización de los
expedientes depurados, conforme lo dispone el Art. 17, los mismos se resguardarán en papel.
Art. 22: La Mesa de Entradas, Salidas y Archivo y el Área de Innovación Tecnológica
de manera conjunta estudiaran, analizaran y propondrán un sistema para digitalizar los expedientes depurados y elevaran la propuesta al Directorio.
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ANEXO I
TRATAS Y PLAZOS DE GUARDA EXPEDIENTES EURSPCABA V009 - Fecha de actualización: 01/02/2017
GRUPO TRATA DESCRIPCIÓN CÓDIGO PLAZO
DE GUARDA
Acto Administrativo
Información sumaria
Información sumaria ACTO.001 1
Acto Administrativo
Instrucción sumaria
Instrucción sumaria ACTO.002 5
Acto Administrativo
Recursos LPACBA
Interpone recurso ACTO.003 2
Agua y servicios sanitarios Consulta
Solicita información s/ condiciones del servicio AYSS.001 1
Agua y servicios sanitarios Denuncia
Denuncia deficiencia AYSS.002 2
Alumbrado Consulta Solicita información s/ condiciones del servicio ALUM.001 1
Alumbrado
Denuncia / Plan de control c/deficiencia
Denuncia deficiencia "Prestador o zona" - Denuncia:"NNNN/AA denuncia" / Plan de control c/deficiencia "Prestador o zona" - "MMM/AA"
ALUM.002 2
Alumbrado Reclamo Reclamo por daños ocasionados ALUM.003 10
Alumbrado Plan de control s/deficiencia
Plan de control s/deficiencia "Prestador o zona" - "MMM/AA"
ALUM.004 1
Alumbrado Audiencia Pública
Solicita al PE la convocatoria a Audiencia Pública
Solicita información s/ condiciones del servicio PEST.001 1
Playas de estacionamiento
Denuncia / Plan de control c/deficiencia
Denuncia deficiencia playa "denominación playa o dirección - prestador" - Denuncia:"NNNN/AA denuncia" / Plan de control c/deficiencia "denominación playa o dirección - prestador"- "MMM/AA"
PEST.002 2
Playas de estacionamiento Reclamo
"APELLIDOS, Nombres del reclamante" s/Reclamo por daños ocasionados "EMPRESA"- Reclamo: "NNNN/AAAA" - "MMM.AA"
PEST.003 10
Playas de estacionamiento
Plan de control s/deficiencia
Plan de control s/deficiencia "denominación playa o dirección - prestador" - "MMM/AA"
PEST.004 1
Playas de estacionamiento
Audiencia Pública
Solicita al PE la convocatoria a Audiencia Pública
PEST.005 1
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TRATAS Y PLAZOS DE GUARDA EXPEDIENTES EURSPCABA V009 - Fecha de actualización: 01/02/2017
GRUPO TRATA DESCRIPCIÓN CÓDIGO PLAZO
DE GUARDA
Playas de estacionamiento Licitación
Licitación pública - ejercicio PEST.006 2
Presupuesto Ajuste presupuestario
Ajuste presupuestario - Ejercicio PRES.001 2
Presupuesto
Compensación créditos presupuestarios
Compensación de crédito presupuestario - Ejercicio
PRES.002 1
Presupuesto
Incremento créditos presupuestarios
Solicita incremento de crédito presupuestario - Ejercicio
PRES.003 1
Presupuesto Proyecto de Presupuesto
Ante Proyecto de Presupuesto - Ejercicio PRES.004 2
Presupuesto Ejecución Presupuestaria
Seguimiento y control de gestión presupuestaria - Ejercicio
PRES.005 2
Presupuesto Cuenta de Inversión y Balance
Rendición de cuentas y balance - Ejercicio PRES.006 2
Presupuesto Seguimiento de metas físicas
Seguimiento cumplimiento de metas físicas – Ejercicio