Andrzej Muter Kierownik Wydziału ds. Funduszy UE NFOŚiGW

Warsztaty z zakresu rozliczania umów o dofinansowanie

przedsięwzięcia w ramach Instrumentu finansowego LIFE+

Andrzej Muter

Kierownik Wydziału ds. Funduszy UE

NFOŚiGW

Finansujący – Komisja Europejska

„Artykuł 3 - UczestnicyW projektach LIFE+ mogą brać udział cztery rodzaje „uczestników”, w zależności od ich ról i obowiązków:

beneficjent koordynujący, współbeneficjent(ci), podmiot(y) współfinansujący(e)podwykonawca (y).”

Postanowienia Wspólne

„Artykuł 7 – Podmioty współfinansujące projekt

7.1 Podmioty współfinansujące wnoszą jedynie wkład finansowy do projektu, nie są bezpośrednio zaangażowane w techniczne wykonanie projektu i nie korzystają ze wspólnotowego finansowania. 7.2 Beneficjent koordynujący i/lub jego współbeneficjenci zawierają z podmiotami współfinansującymi umowy niezbędne do zagwarantowania współfinansowania, pod warunkiem że te nie naruszają zobowiązań beneficjenta koordynującego i/lub współbeneficjentów, określonych w umowie o dotację.”


Komisja Europejska ma głos ostateczny w sprawie umowy LIFE+

wypłacenie przez NFOŚiGW środków nie jest równoznaczne z ich uznaniem za kwalifikowane przez Komisje Europejską;

zasadnicze znaczenie w uznaniu kosztów za kwalifikowane będzie miał niezależny audytor prowadzący audyt projektu zgodnie z art. 31 Postanowień Wspólnych (PW);

ostateczna kwota kosztów kwalifikowanych wypłaconych ze środków NFOŚiGW będzie określana po zatwierdzeniu przez KE Sprawozdania końcowego, o którym mowa w art. 12.7 PW

(aczkolwiek zwiększa prawdopodobieństwo uznania ich za kwalifikowane)


„Artykuł 32 – Audyt finansowy Komisji

32.1 Komisja lub dowolny przedstawiciel upoważniony przez Komisję może przeprowadzić audyt beneficjenta koordynującego lub współbeneficjenta w dowolnym czasie w ciągu okresu realizacji projektu oraz do pięciu lat po ostatniej płatności wkładu finansowego Wspólnoty, o którym mowa w art. 28 ust. 4.

32.2 Audyt przeprowadzany jest na zasadzie poufnej.

32.3 Komisja lub dowolny upoważniony przedstawiciel ma dostęp do dokumentacji wymaganej do ustalenia kwalifikowalności kosztów uczestników projektu, takich jak faktury, wyciągi z listy płac, zamówienia zakupowe, dowody płatności, karty ewidencji czasu pracy oraz wszelkie inne dokumenty używane do kalkulacji i przedstawienia kosztów.”


„Artykuł 25 – Koszty kwalifikowalne

25.1 Aby koszty mogły być uznane za kwalifikowalne, muszą one:

• zostać przewidziane w budżecie projektu lub zatwierdzone poprzez zmianę umowy o dotację;

• być bezpośrednio związane z i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową o dotację;

• być rozsądne i odpowiadać zasadom dobrego zarządzania finansowego,

w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztów;

• odpowiadać wymaganiom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych; oraz

zostać rzeczywiście poniesione w ciągu okresu trwania projektu określonego w umowie o dotację, być odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz być możliwe do określenia i

zweryfikowania. (…)”


„Artykuł 26 – Koszty niekwalifikowalne

• wszelki koszt poniesiony na działanie, które korzysta z pomocy udzielonej w ramach innych instrumentów finansowych Wspólnoty;

• koszty poniesione w odniesieniu do działań nieprzewidzianych w projekcie lub do modyfikacji działań, dla których nie wydano dodatkowej pisemnej umowy przewidzianej w art. 15;

• koszty poniesione na zakup dóbr trwałych lub na produkcję materiałów komunikacyjnych, w tym tablic ogłoszeniowych i stron internetowych, nieoznaczonych logo LIFE (oraz, w stosownym przypadku, logo Natura 2000); • (…)

Lista ta nie jest wyczerpująca.”

Poniższe koszty nie są uważane za kwalifikowalne i dlatego nie są ujęte przez Komisję w kalkulacji całkowitego kwalifikowanego kosztu:


Najistotniejsze dokumenty przedsięwzięcia LIFE+:Postanowienia WspólneAplikacja do KE

Umowa z NFOŚiGW jako podmiotem współfinansującym projekt

Kluczowe dokumenty

Współfinansowanie NFOŚiGW:

• Umożliwia zbilansowanie przedsięwzięcia;

• Poprawia płynność finansową Beneficjenta LIFE+ (Kwartalne wypłaty);

• Pomaga wnioskodawcy w spełnieniu wymogu pozwalającego na wystąpienie o II transzę zaliczki;

• Zwiększa prawdopodobieństwo uznania przez KE poniesionych kosztów za kwalifikowane.

Współfinansowanie NFOŚiGW

Składniki umowy z NFOSiGW:

Oświadczenie dotowanego

Warunki ogólne

Warunki szczególne

Załączniki (w tym harmonogram rzeczowo-finansowy, Postanowienia Wspólne oraz elementy wniosku do LIFE+)

Wniosek LIFE+

Umowa z NFOŚiGW

Pierwsza wypłata środków dotacji

Warunkiem uruchomienia umowy i wypłaty pierwszej transzy dotacji jest dostarczenie do NFOSiGW dokumentów

wymienionych w pkt 15 Warunków szczególnych, min.:

Aktualne zaświadczenie WIOŚ o braku zaległości w uiszczaniu kar pieniężnych za nieprzestrzeganie wymagań ochrony środowiskaAktualne zaświadczenie Marszałka Województwa o wywiązywaniu się z uiszczania opłat za korzystanie ze środowiskaAktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkachAktualne zaświadczenie ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek Wyciąg z KRSAktualny statut potwierdzony za zgodność z oryginałem

Kopia umowy pomiędzy Beneficjentem koordynującym a Komisją Europejską dotyczącej projektu (potwierdzona za zgodność z oryginałem) wraz z kopia ostatecznej wersji wniosku LIFE+, przekazanego do Komisji EuropejskiejKopie umów pomiędzy Beneficjentem koordynującym a współbeneficjentem, zawartych na realizację PrzedsięwzięciaOświadczenie Beneficjenta koordynującego zawierające informacje dotyczące podatku VATOświadczenia współbeneficjentów zawierające informacje dotyczące podatku VAT


Weksel własny „in blanco” opatrzony klauzulą „bez protestu” (nie dotyczy wszystkich podmiotów)

Deklaracja wekslowa wystawcy weklsa (nie dotyczy wszystkich podmiotów)

Wymagane przez prawo lub statut uchwały organów Dotowanego w sprawie przyjęcia dofinansowania oraz zabezpieczenia zwrotu środków z dofinansowania, w tym w szczególności wyrażenia zgody na zaciągnięcie zobowiązania wekslowego, w oryginale lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę, opatrzona aktualna data.


Terminy przedstawiania dokumentów rozliczeniowych:

Dokumenty muszą zostać złożone do NFOŚiGW nie później niż na 14 dni przed terminem wypłaty danej transzy dotacji.

Termin przekazania przez NFOŚiGW transzy dotacji – nie później niż 30 dni od daty wpływu kompletu dokumentów rozliczeniowych.

Terminy

Od dnia 1.01.2011 r. obowiązują nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe, co skutkuje:

Nowym sposobem opisu faktur;Zmienionymi zasadami sporządzania pism dotyczących przesunięć środków dotacji między kwartałami.

Nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe

Powyższa zmiana dotyczy również dokumentów złożonych do NFOŚiGW przed 01.01.2011 r. jeśli kwota dotacji, której dotyczy rozliczenie nie została wypłacona w IV kwartale 2010 r.!!

Pisma, które wpłynęły do NFOŚiGW, zwierające prośbę o przesunięcie wypłaty na I kwartał niezawierające wspomnianego podziału powinny zostać poprawione i ponownie przesłane.

Nowe harmonogramy rzeczowo-finansowe

[w złotych]

Koszty kwalifikowane do poniesienia ogółem

w tym NFOŚiGW - Koszty/wydatki

inwestycyjne i zakupy inwestycyjne

w tym NFOŚiGW - Koszty/wydatki bieżące -

nieinwestycyjne

I II III IV I II III IV I1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 … … … … n …

2

3

6

5

Zakres rzeczowy

Rok 2010jednostki miary

Lp

zł

Wyszczególnienie zgodnie z kategoriami kosztów określonych w Postanowieniach Wspólnych

(Common Provisions)

Koszt całkowity

Koszty kwalifikowane do poniesienia ogółem

do wypłaty z NFOŚiGW - Koszty/wydatki bieżące - nieinwestycyjne

1

4

V. Zakup gruntu / długoterminowa dzierżawa

7

Harmonogram rzeczowo-finansowy dla przedsięwzięcia / zadania pt. ………………………………………………………………….

Rok 2012

I. Bezpośrednie koszty osobowe

II. Koszty podróży i utrzymania

III. Wsparcie zewnętrzne

IVa. Środki trwałe - Infrastruktura

IVb. Środki trwałe - Wyposażenie

IVc. Środki trwałe - Prototypy

Razem rok 20….

Razem rok 20…

Rok 2011ilość, liczba

zł

do wypłaty z NFOŚiGW - Koszty/wydatki inwestycyjne i zakupy inwestycyjne

Zmiany warunków umowy i harmonogramu rzeczowo-finansowego:

Przesunięcia środków NFOŚiGW w harmonogramie pomiędzy pozycjami/kwartałami;Zmiana zakresu rzeczowego;Zmiany rodzaju/typu urządzeń lub wyposażenia;Przedłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia, w tym przedłużenie terminu przedłożenia dokumentów potwierdzających osiągnięcie efektu ekologicznego i rzeczowego;Zmiana rodzaju lub zakresu dokumentów potwierdzających uzyskanie efektu rzeczowego i ekologicznego;

Zmniejszenie kosztu przedsięwzięcia w tym proporcjonalne zmniejszenie środków NFOSiGW, bez zwiększenia udziału % NFOSiGW w koszcie przedsięwzięcia;(…)

Zmiany harmonogramów

Powyższe zmiany wymagają pisemnej prośby, jasnego i rzeczowego uzasadnienia;Zgoda NFOŚiGW powinna być uzyskana przed wprowadzeniem takiej zmiany do projektu;Zmiany powinny być zaakceptowane (jeśli to konieczne) przez Komisję Europejską.

Zmiany harmonogramów

Przykładowe błędy w dokumentach rozliczeniowych

Nieprawidłowo opisane dowody księgowe - brak szczegółowego opisu.Opis powinien zawierać dokładnie czego i jakich okoliczności dotyczy dany dokument, należy wskazać kategorię kosztów oraz pozycję w harmonogramie, oraz dokładny koszt jaki będzie pokryty ze środków NFOŚiGW.

Każdy z dokumentów powinien być potwierdzony za zgodność z oryginałem przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową beneficjenta (pieczątka imienna i podpis) wraz z datą.Pieczątka powinna umożliwiać identyfikację funkcji osoby dokonującej potwierdzenia.W sytuacji, gdy kopia została potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę inną niż ww., do rozliczenia powinno być dostarczone pisemne upoważnienie dla danej osoby.

Przykładowe błędy w dokumentach rozliczeniowych

W przypadku rozliczania rachunków do umów niezbędne jest przedłożenie umowy, której dotyczy rachunek wraz z protokołem odbioru pracy;Przy przedstawianiu faktur, rachunków dotyczących publikacji i innych dzieł należy dostarczyć daną publikację do NFOŚiGW;Wydatki przedstawione do refundacji powinny być kosztem kwalifikowalnym – powinny być przewidziane w harmonogramie i wniosku do LIFE+ oraz być zgodne z Postanowieniami Wspólnymi;Zakup środków trwałych powinien być potwierdzony protokołem odbioru i dowodem OT.

Uwagi do dokumentów:

Rozliczanie wynagrodzeń

„25.2 Koszty osobowe nalicza się w stosunku do rzeczywistego czasu poświęconego na projekt. Są one obliczane na podstawie rzeczywistych wynagrodzeń brutto powiększonych o obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne oraz wszelkie inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu, lecz z wyłączeniem wszelkich innych kosztów. Czas, jaki każdy pracownik spędza pracując przy projekcie jest regularnie rejestrowany przy pomocy kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu rejestracji czasu pracy ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez beneficjenta koordynującego / współbeneficjenta. (…)”

Project ReferenceName of BeneficiaryName of staff memberIs staff member employed Full-time or Part-time Calendar YearCalendar Month

Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31In case of absence, indicate one of the reason codes belowHours worked on this projectHours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Other activitiesTotal hours (including overtime) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0*indicate project reference

Absences

Weekend WE

Sick leave SL

Public holidays PH

Annual holidays AHOther absence OA

Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible

Summary for this month

Hours worked on this project 0,0

Hours worked on other projects* 0,0


Hours worked on other projects* 0,0Hours worked on other projects* 0,0Hours worked on other projects* 0,0Other activities 0,0Total hours (including overtime) 0,0



Project ReferenceName of BeneficiaryName of staff memberIs staff member employed Full-time or Part-time Calendar YearCalendar Month

Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31In case of absence, indicate one of the reason codes below

WE WE WE WE SL SL SL WE WE PE WE WE AH AH WE WE OH

Hours worked on this project 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Hours worked on other projects*Other activities 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0Total hours (including overtime) 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,0 8,0 8,0 0,0 0,0 0,0*indicate project reference

Absences Wynagrodzenie za miesiąc: 4 000 zł

Weekend WE Łaczna liczba godzin roboczych: 112

Sick leave SL Wynagrodzenie w dniach choroby: 80% = 457,14

Public holidays PH Stawka na godzinę: 3885,71/112= 34,69 zł

Annual holidays AHOther absence OA Liczba godzin przepracownych przy projekcie: 56

Refinansowanie ze środków LIFE+: 56x34,69= 1 942,86 złPod warunkiem, że OH był dniem ustatowo płatnym (np.: dzień wolny z tytułu narodziń dziecka)

Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible

Summary for this month

Half time

Hours worked on this project 56,0



Hours worked on other projects* 0,0Hours worked on other projects* 0,0Hours worked on other projects* 0,0Other activities 56,0Total hours (including overtime) 112,0

25

Wydział ds. projektów UE

NFOŚiGW

tel. (22) 459 02 88, 459 05 43fax. (22) 459 01 [email protected]

www.nfosigw.gov.plJesienna aleja kolo Swignajna

http://www.sadyba.free.ngo.pl/aleje.html

Departament Ochrony Przyrody

Chrońmy aleje !!!

Andrzej Muter Kierownik Wydziału ds. Funduszy UE NFOŚiGW

Documents