and Rotary International Database Integration · ClubRunner New Integration System: • ClubRunner and RI databases tied via a secure connection • Every time an Active or Honorary

ClubRunner and Rotary International Database Integration

District 7780January 2011

Instruction posted on District Website

ClubRunner 2

Data Integration Instruction  www.rotary7780.org

ClubRunner

New Integration System:

• ClubRunner and RI databases tied via a secure connection

• Every time an Active or Honorary member profile is updated, ClubRunner updates RI database in real time

• Wait 10 minutes for update to go live• Strict business logic layer for catching exceptions and protect data integrity

3

ClubRunner

Web API Integration (New)

ClubRunnerDatabase(Club or District)

Rotary InternationalDatabase

Member Updates 

(Web Service)

Security Rules and Privacy Settings

API Library

Return RI Member No.

HIGH ACCURACY & DATA INTEGRITY

4

ClubRunner

Member Updates• Name changes (Mandatory)• Home address (At least one address is mandatory)• Work address• Home Phone• Work Phone• Cell (Mobile) Phone• Home Fax• Work Fax• Email• Updates can be limited to required fields, if members choose to have more privacy.

5

ClubRunner

New Members

• Add New Member – Automatic Email Notification to RI

• One week until updated at RI• RI Member No. populated on ClubRunner member profile

• Updates to that member from that point are  automatically synchronized

6

ClubRunner

Terminated Members

• When member terminated – Automatic Email Notification to RI

• One week until updated at RI• Future updates to that member no longer synchronized (only Active and Honorary)

7

ClubRunner

Privacy OptionsClub and Member Privacy Options:

• Club decides which fields to share with RI• Found under RI Integration link, under Membership tab

• Individual members can further decide to opt out of certain fields

• Found in Member Profile, under Privacy tab

8

ClubRunner

RI Member No.• This is the key to making successful updates• Found within ClubRunner member profile, under Rotary tab

• Automatically populated once you switch on API Integration

• Allow one hour for completion• Unmatched members report found in RI Integration link, under Membership tab

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Step to implement Data Integration:

Must be done by person registered with Rotary International as President, Secretary, or Executive Secretary.

1. All – Follow steps to turn on data integration at the RI website

2. ClubRunner Version 2 – Follow the steps on your own club’s website

3. ClubRunner Version 1 or Non‐ClubRunner – Follow steps on the District Website, www.Rotary7780.org

4. Not Sure of ClubRunner Version‐ Log into your club website, Select Admin, See if your admin page looks like the ClubRunner V2 instructions.  If not, you are version 1.

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ClubRunner Version 1 ClubRunner Version 2

ClubRunner

RI Member Access Portal (MAP)

www.rotary.org

11

ClubRunner

RI Member Access Portal (MAP)

Login Screen

12

ClubRunner

RI Member Access Portal (MAP)

Administration Options

13

ClubRunner

RI Member Access Portal (MAP)

Membership List

14

ClubRunner

Getting Started

• Opt in at Rotary Member Access• Opt in at ClubRunner• Set your club’s privacy options• Wait for RI Member No.s to get populated (under one hour)

• Continue to make updates through ClubRunner as before

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ClubRunner

Opt in at Rotary.org• Log in as Club President, Secretary or Executive Secretary/Director• Click on Update Club Data on the left menu

16

ClubRunner

Opt in at Rotary.org• Scroll to bottom of page, and look for Partner Organization section• Click on the Add Partner Organization link

17

ClubRunner

Opt in at Rotary.org• Select ClubRunner from drop down menu• Read the terms and conditions, and if you agree, press I Agree button

18

ClubRunner

Opt in at ClubRunner• Log into your ClubRunner V2 site as Site Administrator• Click on the Switch on Data Integration with RI (Automatic) link 

19

ClubRunner

Opt in at ClubRunner• Check the checkbox to switch on integration• Customize your privacy options by selecting the fields to synchronize• Press the Update Privacy button

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ClubRunner

Opt in at ClubRunner• Verify your Rotary Club ID is properly set by going to Edit Club Info & 

Settings from the Admin page• Enter your Club ID if not already populated, then press Save Changes

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Non-ClubRunner Clubs – RI Integration

P a g e | 1

Opt-in at Rotary International

1. Log in as Club President, Secretary

or Executive Secretary/Director

2. Click on Update Club Data on the

left menu

3. Scroll to bottom of page, and look

for Partner Organization section

4. Click on the Add Partner

Organization link

5. Select ClubRunner from drop

down menu

6. Read the terms and conditions,

and if you agree, press I Agree button

Non-ClubRunner Clubs – RI Integration

P a g e | 2

Non-ClubRunner Club Integration

1. Login to the admin page of the District Website

2. Under For Club Executives, “Click Switch on Data Integration with RI (Automatic)”

3. Check the checkbox to switch on integration

4. Customize your privacy options by selecting the fields to synchronize

5. Press the Update Privacy button

6. When enabling has finished, Click “Update Privacy”.

ClubRunner

Setting Member Privacy• If you have some members who prefer not to send data updates, go to 

their ClubRunner member profile, and select the Privacy tab• Uncheck the fields which you do not wish to share with RI for that 

member

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ClubRunner

Ongoing Updates• Now that Integration is switched on, continue to make updates through 

your ClubRunner site

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ClubRunner

Ongoing Updates• Click on Edit to 

make changes

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ClubRunner

Ongoing Updates• Click Save, and synchronization with RI will happen automatically

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